BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang - SISTEM INFORMASI RUANG BACA FAKULTAS PERIKANAN DAN KELAUTAN UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA Repository - UNAIR REPOSITORY
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Fakultas Perikanan dan Kelautan Universitas Airlangga (FPK Unair) merupakan Fakultas ke -14 dari 15 Fakultas yang didirikan di lingkungan kampus C Universitas Airlangga Surabaya. FPK Unair merupakan pengembangan dari Program Studi S1 Budidaya Perairan di bawah Fakultas Kedokteran Hewan Universitas Airlangga. FPK Unair berdiri dengan visi menjadi Fakultas yang mandiri, inovatif yang diakui secara nasional dan intenasional serta mempunyai keunggulan di bidang perikanan dan kelautan berdasarkan moral keagamaan. Serta mempunyai misi : 1) menyelenggarakan pendidikan akademik berbasis teknologi pembelajaran modern dengan menerapkan prinsip penjaminan mutu (Quality Assurance). 2) menyelenggarakan penelitian dasar, terapan dan penelitian yang inovatif dan untuk menunjang pengembangan pendidikan dan pengabdian kepada masyarakat. 3) mendharmabaktikan keahlian dalam bidang perikanan dan kelautan kepada masyarakat untuk mendukung pembangunan.
Untuk menunjang sarana dalam bidang akademik, Bagian Sarana dan Prasarana mendirikan fasilitas ruang baca sebagai penyedia informasi yang terus tumbuh dan berkembang serta fasilitas yang berkualitas diharapkan dapat menumbuhkan minat sehingga dapat mewujudkan generasi yang berpotensi, profesional dan handal dalam hal sains dan teknologi. Ruang baca FPK
- – Unairmenyediakan bahan bahan (referensi)pustakaseperti
1 koleksi buku, skripsi, jurnal, laporan PKL, tesis, laporan penelitian dosen, disertasi, majalah dan beberapa komputer yang bisa dimanfaatkan oleh mahasiswa sebagai penunjang proses belajar mengajar. Kemudian ruang baca FPK Unair bertanggung jawab dalam pemeliharaan bahan pustaka, diantaranya dengan melakukan penambalan, penyambungan, dan laminasi pada bahan pustaka yang telah rusak. Ruang baca FPK Unair juga bertanggung jawab dalam pengolahan bahan pustaka dengan melakukan inventarisasi, klasifikasi berdasarkan tema, katalogisasi berdasarkan kategori buku, dan peletakaan/ penjajaran koleksi berdasarkan kategori buku. Selain itu, ruang baca FPK Unair secara rutin melakukan pengadaan bahan pustaka sesuai dengan permintaan dari departemen.
Ruang baca FPK Unair buka setiap hari Senin sampai dengan Jumat mulai pukul 08.00 – 16.00 WIB, merupakan tempat membaca di tempat untuk proses belajar yang melayani peminjaman buku sebagai referensi dan menyediakan akses internet tidak berbayar untuk pengunjung pihak dalam dan pihak luar(tamu).
Pengunjung pihak dalam terdiri dari mahasiswa FPK Unair, mahasiswa Unair selain FPK, dan dosen/ karyawan Unair. Sedangkan pengunjung pihak luar (tamu) adalah pengunjung dari luar Unair dan harus menyertakan surat pengantar dari instansi asal untuk melakukan aktivitas di ruang baca FPK Unair. Dalam proses menciptakan sarana yang menunjang kegiatan belajar mengajar, maka FPK Unair menginginkan terpenuhinya kebutuhan informasi yang memadahi dengan meningkatkan kualitas pelayanan ruang baca FPK Unair. Selama ini proses yang berjalan di ruang baca FPK Unair masih dilakukan secara manual. Seperti pengisian daftar pengunjungyang masih ditulis manual di buku daftar pengunjung.
Hal ini menyebabkan antrian ketika banyak pengunjung yang datang ke ruang baca FPK Unair. Yang kedua yaitu proses peminjaman buku pada petugas, proses ini juga masih dilakukan dengan mengisi form bon peminjaman. Pada pengisian form bon peminjaman tidak ada keterangan yang membedakan antara pengunjung yang akan membacabuku atau meminjam buku (referensi), sehingga terkadang menyulitkan petugas untuk membedakan jenis bon peminjaman ketika akan membuat laporan. Selain itu terkadang petugas juga mengalami kehilangan form bon peminjaman, sehingga laporanyang dihasilkan menjadi tidak akurat. Pada proses pengembalian buku, petugas hanya memberikan checklist pada bon peminjaman ketika buku sudah dikembalikan. Selain itu,saat terjadi keterlambatan dalam pengembalian buku, petugasakan memberikan reminder pengembalian buku tidak langsung kepada peminjam yang dituju, namun melalui departemen di FPK terlebih dahulu dan juga tidak kepada semua peminjam yang terlambat mengembalikan buku. Sehingga menyebabkan penyampaian informasi keterlambatan buku berlangsung lama dan kurang optimal. Hal – hal tersebut menjadikan pelayanan ruang baca FPK Unair tidak efektif dan efisien. Selain itu katalog koleksi buku (referensi) juga masih dalam bentuk lembaran, sehingga menyulitkan pengunjung untuk mencari daftar buku (referensi) yang diinginkan.
Oleh karena itu, perlu dibuatkan sistem terkomputerisasi untuk proses pelayanan ruang baca FPK Unair.
Sehingga dalam hal ini diperlukan suatu rancangan sistem informasi untuk mengelola sistem pelayanan ruang baca FPK Unair yang terpadu. Dengan menggunakan sistem informasi pelayanan ruang baca berbasis web yang dilengkapi dengan fitur katalog koleksi buku online dan reminderpengembalian buku berbasise-mailgateway, diharapkan mampu memenuhi kebutuhan informasi dan meningkatkan kualitas pelayanan ruang baca FPK Unair menjadi lebih efektif dan efisien. Setiap pihak yang berkepentingan dapat mengakses informasi yang ada pada sistem dan juga data tetap terjaga keamanannya. Dengan melihat permasalahan yang ada saat ini, maka diperlukan adanya pemecahan masalah, melakukan analisis kebutuhan, merancang dan membuat implementasi untuk Sistem Informasi Ruang Baca Fakultas Perikanan dan Kelautan Universitas Airlangga Surabaya.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas maka dapat disimpulkan rumusan masalah pada perancangan dan pembuatan aplikasi sistem ini adalah sebagai berikut :
a. Bagaimana merancang dan membuat sistem informasi untuk ruang baca secara terkomputerisasi yang terdiri daripendataan pengunjung, peminjaman dan pengembalian buku (referensi), serta dapat menyajikan laporan hasil transaksi tersebut?
Bagaimana membuat laporan mengenai daftar pengunjung, peminjaman, b. pengembalian, dan data koleksi buku (referensi) secara tepat dan akurat?
1.3 Tujuan
Berdasarkan uraian masalah di atas, terdapat tujuan pembuatan system ini adalah sebagai berikut : a. Merancang dan membuat sistem informasi untuk pelayanan ruang baca secara terkomputerisasi yang terdiri dari pendataan pengunjung, peminjaman dan pengembalian buku (referensi), serta dapat menyajikan laporan hasil transaksi tersebut.
b. Membuat laporan mengenai daftar pengunjung, peminjaman, pengembalian, dan data koleksi buku (referensi) secara tepat dan akurat.
1.4 Manfaat
Berdasarkan tujuan di atas, manfaat yang diharapkan penulis dalam pembuatan system adalah sebagai berikut: Meningkatkan kualitas pelayanan ruang baca Fakultas Perikanan dan a.
Kelautan Universitas Airlangga menjadi lebih mudah, efektif dan efisien untuk dijalankan.
b. Mempermudah pihak – pihak yang terkait dalam system untuk menjalankan aktivitas pada ruang baca, yaitu pengisian buku pengunjung, peminjaman, pengembalian, dan pencarian daftar koleksi buku.
c. Mempermudah pembuatan laporan mengenai data pengunjung, data peminjaman, dan data koleksi buku (referensi) serta meminimalkan terjadinya kesalahan yang dapat mengurangi keakuratan laporan.
d. Mempermudah pengunjung dalam proses pengisian buku pengunjung, peminjaman, pengembalian, dan pencarian dafar koleksi buku.
1.5 Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas maka batasan masalah pada perancangan dan pembuatan aplikasi sistem ini adalah sebagai berikut : a. Proses pendataan pengunjung
Proses peminjaman buku b.
c. Proses pengembalian buku Proses pembuatan laporan d.
BAB II ANALISIS SISTEM Analisis sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang
menguraikan sebuah sistem menjadi bagian – bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus bagian – bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan mereka (Whitten, Bentley, Dittman.2004).Dalam
bab ini akan dibahas lebih detail tentang sistem yang digunakan saat ini. Metode yang digunakan sistem pada saat ini adalah dengan menggunakan pendekatan
proses oriented
. Adapun metode analisis dan desain sistem yang digunakan untuk perancangan dan pembuatan aplikasi yaitu:
2.1 Metode Analisis dan Desain Sistem
Analisis dan desain sistem informasi merupakan sebuah metode yang diciptakan untuk menciptakan dan memelihara sistem informasi yang menjalankan fungsi bisnis tertentu. Tujuannya adalah meningkatkan efisiensi kinerja user dengan menerapkan solusi perangkat lunak yang tepat untuk mengerjakan tugas/pekerjaan tertentu. Pendekatan terstruktur perlu digunakan untuk menjamin keberhasilan penggunaan perangkat lunak tersebut.
Analisa sistem terstruktur adalah sebuah teknik model-driven dan berpusat pada proses yang digunakan untuk menganalisis sistem yang ada, mendefinisikan persyaratan – persyaratan bisnis untuk sebuah sistem baru, atau keduanya (Whitten, Bentley, Dittman.2004). Analisa sistem adalah proses
7 memahami sistem yang sedang berjalan beserta masalahnya, menguraikan kebutuhan-kebutuhan informasi dan menetapkan prioritas untuk pekerjaan sistem selanjutnya. Untuk mendefinisikan kebutuhan data dalam suatu pendekatan proses-oriented akan dijalankan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Mendefinisikan masalah
2. Mengidentifikasikan keputusan yang dibutuhkan
3. Menjabarkan kebutuhan informasi
4. Menentukan pemrosesan yang dibutuhkan
5. Menentukan spesifikasi kebutuhan data Alasan mengapa pendekatan proses-oriented kadang-kadang disebut pendekatan problem-oriented adalah karena dimulai dengan suatu masalah.
Masalah dapat baik atau buruk atau dapat menjadi suatu ancaman bagi instansi atau peluang untuk dieksploitasi. Setelah masalah teridentifikasi, data dan pemrosesan yang berhubungan dengan solusi masalah tersebut juga akan dapat ditentukan.kekuatan dari pendekatan proses-oriented adalah bahwa pendekatan ini dapat mengatasi masalah dengan baik. Sekumpulan diagram tentang keterhubungan antar data, seperti:
2.1.1 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram
atau sering disingkat DFD adalah sebuah alat untuk menggambarkan aliran data dan proses kerjanya yang terjadi di system(Whitten, Bentley, Dittman.2004). Data Flow Diagram (DFD) merupakan representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen – komponen sebuah sistem, aliran – aliran data di mana komponen – komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut.
Simbol – simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram dapat dilihat pada Tabel 2.1 sebagai berikut : Tabel 2. 1 Tabel simbol – simbol dalam Data Flow Diagram
Notasi Yourdan/Demarco Notasi Gane & Sarson Keterangan Symbol externd entity/ Terminator menggambarkan asal atau tujuan data di luar sistem Symbol lingkaran menggambarkan entitas atau proses di mana aliran data masuk ditransformasikan ke aliran data keluar Symbol aliran data menggambarkan aliran data Symbol file menggambarkan tempat data disimpan
2.1.2 Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model
(CDM) adalah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam konteks entitas dan hubungan yang dideskripsikan oleh data tersebut (Whitten, Bentley, Dittman.2004). Berikut adalah simbol-simbol dalam CDM asalah sebagai berikut : a. Entity
Entitas mewakili suatu objek yang didefinisikan dalam sistem informasi dimana kita ingin menyimpan informasi. Simbol entitiy ditunjukkan pada gambar
2.1. Gambar 2. 1 Simbol entity
b. Relationship Relationship merupakan hubungan antar entitas, yang terdiri dari : 1) Mandatory
Mandatory
berarti hubungan antara entitas pertama dengan entitas kedua harus memiliki nilai (harus diisi). Simbol mandatory ditunjukkan pada Gambar
2.2. Gambar 2. 2 Simbol Mandatory 2) Bukan Mandatory
Bukan mandatory berarti hubungan antara entitas pertama dengan entitas kedua tidak harus memiliki nilai (boleh tidak diisi). Simbol bukan mandatory ditunjukkan pada Gambar 2.3
Gambar 2. 3 Simbol Bukan Mandatory
c. Dependent Entitas pertama keberadaannya bergantung kepada entitas kedua, jika entitas kedua tidak ada maka entitas pertama juga tidak ada. Tanda | berarti
mandatory
, sedangkan tanda o berarti bukan mandatory. Simbol dependent ditunjukkan pada Gambar 2.4.
Gambar 2. 4 Simbol Dependent Kardinalitas Relasi d.
Kardinalitas relasi adalah sebuah bilangan yang menunjukkan jumlah maksimum elemen dari sebuah entitas yang dapat berelasi dengan elemen dari entitas yang lain. Faktor-faktor lain yang perlu diperhatikan berkaitan dengan kardinalitas relasi dalam CDM, yaitu sebagai berikut :
Satu ke Satu (one to one) 1)
Setiap elemen dari entitas pertama dapat berhubungan dengan maksimal satu elemen pada entitas kedua. Sebaliknya, setiap elemen dari entitas kedua dapat berhubungan dengan maksimal satu elemen pada entitas pertama. Kardinalitas satu ke satu (one to one) dijelaskan pada Tabel 2.2.
Tabel 2. 2 Tabel Kardinalitas Satu ke Satu No. Simbol Keterangan
1. Kardinalitas satu non mandatory ke satu non mandatory
2. Kardinalitas satu mandatory ke satu mandatory Satu ke Banyak (one to many)
2) Hubungan one to many berarti setiap elemen dari entitas pertama dapat berhubungan dengan maksimal banyak elemen dari entitas kedua. Sebaliknya, setiap elemen dari entitas kedua dapat berhubungan dengan maksimal satu elemen dari entitas pertama. Kardinalitas satu ke banyak (one to many) dijelaskan pada Tabel 2.3.
Tabel 2. 3 Tabel Kardinalitas Satu ke Banyak No. Simbol Keterangan
1. Kardinalitas satu non mandatory ke banyak non mandatory
2. Kardinalitas satu mandatory ke banyakmandatory
3. Kardinalitas satu non mandatory ke banyakmandatory
4. Kardinalitas satu mandatory ke banyak nonmandatory Banyak ke Banyak (many to many)
3) Setiap elemen dari entitas pertama dapat berhubungan dengan maksimal banyak elemen dari entitas kedua. Dan sebaliknya, setiap elemen dari entitas kedua dapat berhubungan dengan maksimal banyak elemen dari entitas pertama. Kardinalitas banyak ke banyak dijelaskan pada Tabel 2.4.
Tabel 2. 4 Tabel Kardinalitas Banyak ke Banyak No. Simbol Keterangan
1. Kardinalitas banyak non
mandatory
ke banyak non
mandatory
2. Kardinalitas banyakmandatory ke banyakmandatory
3. Kardinalitas banyak non
mandatory
ke banyakmandatory
4. Kardinalitas banyakmandatory ke banyak nonmandatory
2.1.3 Pysical Data Model (PDM)
Physical data model
(PDM) menspesifikasikan implementasi secara fisik pada database. Selain itu, harus mempertimbangkan secara detail implementasi fisik dan memperhitungkan target software dan struktur storage-nya. (Whitten, Bentley, Dittman.2004).
PDM adalah organisasi fisik dalam suatu format grafis yang menghasilkan catatan modifikasi dan rancangan database yang mempertimbangkan perangkat lunak dan penimpanan data struktur. PDM didapatkan dari hasil generate CDM dengan atribut yang diperluas. Obyek dalam PDM ditunjukkan pada Tabel 2.5.
Tabel 2. 5 Tabel Obyek dalam PDM No. Obyek Keterangan
Menggambarkan sekumpulan data yang diatur
1 Tabel dalam bentuk baris dan kolom yang merupakan pemodelan dari tabel basis data.
Merupakan struktur data yang sudah dipilih untuk mengidentikasikan baris secara unik yang berfungsi
2 Kolom untuk mempermudah pengaturan dan perbaikan data. Suatu atribut yang sudah dipilih untuk mengidentifikasikan baris secara unik yang
Primary Key
3 berfungsi untuk mempermudah pengaturan dan perbaikan data. Merupakan kunci (key) pada suatu tabel yang
Foreign Key
4 terhubung dengan primary key pada tabel yang lain.
Merupakan hubungan antara primary key dan
Reference
5
foreign key dari tabel yang berbeda.
2.1.4 Diagram Jenjang
Diagram jenjang disebut juga Hierarchy plus Input-Proses-Output (HIPO) adalah metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. Tetapi saat ini HIPO juga banyak digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem (Jogiyanto, 1990). Diagram ini secara grafis menjelaskan fungsi suatu sistem dari tingkat umum ke tingkat khusus. Mula-mula tiap fungsi utama diidentifikasikan dan kemudian dibagi lagi kedalam tingkatan fungsi yang lebih. Contoh pembuatan Diagram Jenjang dapat dilihat pada Gambar 2.5.
Gambar 2. 5 Contoh Diagram Jenjang
2.1.5 Flow of Document Diagram
Bagan Alir Dokumen (Flow Of Document) adalah bagan-bagan yang mempunyaiarus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah.Bagan aliradalah bagan yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistemsecara logika. Bagan alir digunakan untuk menggambarkan prosedur sistem baik sistemberjalan ataupun sistem yang akan diusulkan. (Whitten, Bentley, Dittman.2004). Disebut juga bagan alir formulir (form flow
chart
) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Dapat menggambarkan tiap-tiap bagian organisasi yang terlibat dalam pengolahan dokumen di dalam proses-proses yang dikerjakan sistem (Jogiyanto, 1990). Komponen dari bagan tersebut ditunjukkan pada Tabel 2.6.
Tabel 2. 6 Simbol - simbol document flow diagram
2.1.6 Fishbone Diagram
Metode analisis kebutuhan sistem ini menggunakan diagram fishbone (tulang ikan). Diagram fishbone adalah sebuah alat grafis yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengeksplorasi dan menggambarkan suatu masalah, sebab dan akibat dari masalah itu. Sering disebut diagram sebab-akibat atau diagram tulang ikan karena menyerupai tulang ikan.Konsep dasar dari diagram fishbone adalah nama masalah yang mendapat perhatiandicantumkan di sebelah kanan diagram (atau pada kepala ikan) dan penyebab masalah yangmungkin digambarkan sebagai
(Whitten, D.Bentley, & Ditmann, 2004, 228-229) tulang-tulang dari tulang utama.
.
Fishbone
dipakai jika ada perlu untuk kategorikan berbagai sebab potensial dari satu masalah atau pokok persoalan dengan cara yang mudahdimengerti dan rapi. Fishbone juga membantu dalam menganalisa apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses. Yaitu dengan cara memecah proses menjadi sejumlah kategori yang berkaitan dengan proses, mencakup manusia, material, mesin, prosedur , kebijakan, dan sebagainya.
Gambar 2. 6 Contoh Diagram Fishbone Gambar diatas adalah gambar diagram fishbone dimana problem merupakan permasalahan utama dari sistem yang akan dibangun. Tulang rusuk yang besar (Main cause) adalah penyebab utama dari permalasahan utama. Level
1 cause adalah penyebab dari main cause dan seterusnya.
2.2 Fakultas Perikanan dan Kelautan Universitas Airlangga
Berikut sedikit profil Fakultas Perikanan dan Kelautan Universitas Airlangga Surabaya.
2.2.1 Sejarah Singkat FPK Universitas Airlangga
Fakultas Perikanan dan Kelautan Universitas Airlangga didirikan pada 25 Juli 2008 berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas Airlangga, nomor 5887/JO3/OT/2008, merupakan Fakultas ke-14 dari 15 Fakultas, yang didirikan di lingkungan Universitas Airlangga.Fakultas Perikanan dan Kelautan Universitas Airlangga merupakan pengembangan dari Program Studi S1 Budidaya Perairan di bawah Fakultas Kedokteran Hewan Universitas Airlangga berdasarkan Surat Keputusan Dirjen Dikti Nomor 325/DIKTI/Kep/2000 tanggal 7 September 2000.
Dalam perkembangannya, Program Studi S1 Budidaya Perairan sudah terakreditasi dengan nilai A berdasarkan Surat Keputusan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi Depdiknas Nomor :004/BAN-PT/Ak-XV/S1/IV/2012 tanggal 27 April 2012. Tersertifikasi ISO, IWA dan Malcom Baldrige.
Bagian Sarana dan Prasarana Fakultas Perikanan dan Kelautan Unair mendirikan sarana Ruang Baca sebagai salah satu fasilitas penunjang akademik yang terdapat di Fakultas Perikanan dan Kelautan UNAIR.Sesuai dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 0103/0/1981, dimana Ruang Baca berfungsi sebagai pusat kegiatan belajar mengajar, pusat penelitian dan pusat informasi bagi pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan tugas :
1. Melaksanakan pengelolaan Ruang Baca.
2. Menyiapkan, menyajikan bahan pustaka serta pelayanan perpustakaan dan bertanggung jawab dalam pemeliharaan, pengolahan bahan pustaka serta sarana perpustakaan.
2.2.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi : Menjadi Fakultas yang mandiri, inovatif yang diakui secara nasional dan intenasional serta mempunyai keunggulan di bidang perikanan dan kelautan berdasarkan moral keagamaan. Misi : 1.
Menyelenggarakan pendidikan akademik berbasis teknologi pembelajaran modern dengan menerapkan prinsip penjaminan mutu (Quality Assurance).
2. Menyelenggarakan penelitian dasar, terapan dan penelitian yang inovatif dan untuk menunjang pengembangan pendidikan dan pengabdian kepada masyarakat.
3. Mendharmabaktikan keahlian dalam bidang perikanan dan kelautan kepada masyarakat untuk mendukung pembangunan.
2.2.3 Lokasi Perusahaan
Fakultas Perikanan dan Kelautan Universitas Surabaya berlokasikan pada Kampus C di Jl. Mulyorejo Surabaya, 60113, Jawa Timur, Indonesia.
2.2.4 Struktur Organisasi
Berikut adalah struktur organisasi Fakultas Perikanan dan Kelautan Unair, digambarkan pada struktur organisasi perusahaan Gambar 2.7.
DEKAN KETUA BPF SEKRETA WAKIL WAKIL WAKIL RIS BPF DEKAN I DEKAN II DEKAN III KA. BAGIAN KA. BAGIAN KA. SARANA AKADEMIK BAGIAN PRASARANA SUMBER DAYA SUB SUB KA. UNIT RUANG BAGIAN BAGIAN SISTEM BACA PENDIDIKAN KEMAHASI
INFORMASI SWAAN
Sumber : FPK Unair
Keterangan : Garis Koordinasi Garis Komando
Gambar 2. 7 Struktur Organisasi FPK Unair Pada Gambar 2.7. bagian yang berwarna biru merupakan bagian yang terlibat dalam Sistem Informasi Ruang Baca Fakultas Perikanan dan Kelautan (FPK) Universitas Airlangga Surabaya.
2.3 Bagian yang Terlibat
Bagian-bagian yang terlibat dalam Sistem Informasi Ruang Baca Fakultas Perikanan dan Kelautan Universitas Airlangga Surabaya adalah sebagai berikut:
1. Kepala Bagian Sarana Prasarana Kepala bagian sarana dan prasaranaadalah personal yang membawahi ruang baca FPK Unair. Mempunyai kewajiban dalam mengetahui dan mengesahkan laporan peminjaman, data pengunjung, dan data koleksi buku di ruang baca FPK Unair.
2. Petugas Ruang Baca Petugas ruang baca adalah personal yang bertanggung jawab dalam mengelola pelayanan di ruang baca FPK Unair. Dalam hal ini petugas ruang baca menangani peminjaman dan pengembalian buku, serta pembuatan laporan di ruang baca FPK Unair.
3. Pengunjung Pengunjung terdiri dari pihak dalam dan pihak luar. Pihak dalam terdiri dari mahasiswa FPK Unair, mahasiswa Unair, dosen/ karyawan Unair dan pihak luar/ tamu. Sedangkan pihak luar (tamu) adalah pengunjung dari luar Unair dan harus menyertakan surat pengantar dari instansi asal untuk melakukan aktivitas di ruang baca FPK Unair. Pengunjung dapat melakukan pendataan pengunjung, peminjaman dan pengembalian buku, serta mendapatkan fasilitas di ruang baca.
2.4 Dokumen yang Digunakan
Dokumen – dokumen yang digunakan dalam pelayanan ruang baca fakultas perikanan dan kelautan Universitas Airlangga Surabaya, antara lain :
1. Buku daftar pengunjung ruang baca Buku ini digunakan untuk pengisian data identitas pengunjung pihak dalam yang mengunjungi ruang baca. (Lampiran 1)
Buku daftar pihak luar/ tamu 2.
Buku ini digunakan untuk pengisian data identitas pengunjung yang mengunjungi ruang baca dari tamu/ pihak luar. (Lampiran 2) Buku peminjaman dosen/karyawan 3.
Buku ini digunakan untuk pendataan peminjaman buku yang dilakukan oleh dosen/ karyawan Unair. (Lampiran 3)
4. Form bon peminjaman Form ini berisi daftar buku yang akan dipinjam dan digunakan untuk mengajukan permintaan buku kepada petugas ruang baca. (Lampiran 4)
5. Katalog buku teks perikanan Katalog ini berisi daftar koleksi buku teks perikanan yang ada di ruang baca FPK Unair. (Lampiran 5)
6. Katalog buku teks agama Katalog ini berisi daftar koleksi buku teks agama yang ada di ruang baca FPK Unair. (Lampiran 6)
7. Katalog buku teks Katalog ini berisi daftar koleksi buku teks yang ada di ruang baca FPK Unair.
(Lampiran 7) Katalog majalah, buletin, jurnal 8.
Katalog ini berisi daftar koleksi majalah, buletin, jurnal yang ada di ruang baca FPK Unair. (Lampiran 8) Katalog PKL 9.
Katalog ini berisi daftar koleksi PKL yang ada di ruang baca FPK Unair. (Lampiran 9)
Katalog skripsi 10.
Katalog ini berisi daftar koleksi skripsi yang ada di ruang baca FPK Unair. (Lampiran 10)
11. Katalog tesis Katalog ini berisi daftar koleksi tesis yang ada di ruang baca FPK Unair.
(Lampiran 11)
12. Laporan data pengunjung dan peminjaman Laporan pengunjung ruang baca berisi jumlah pengunjung ruang baca berdasarkan tanggal danlaporan peminjaman berisi jumlah pengunjung yang meminjam buku berdasarkan tanggal. (Lampiran 12)
Laporan data koleksi buku 13.
Laporan koleksi buku berisi jumlah koleksi buku berdasarkan kategori buku. (Lampiran 13)
2.5 Sistem Kerja Saat Ini
Sistem kerja saat ini menceritakan bagian proses dan prosedur kerja dan permasalahan sistem saat ini yaitu:
2.5.1 Proses Kerja
Proses kerja yang ada di Sistem Informasi Ruang Baca Fakultas Perikanan dan Kelautan Universitas Airlangga Surabaya saat ini adalah sebagai berikut:
2.5.1.1 Proses Pendataan Pengunjung
Proses pendataan pengunjung adalah proses pengisian data diri pengunjung pada buku daftar pengunjung ruang baca yang dilakukan sebelum pengunjung melakukan kegiatan di ruang baca. Proses ini dapat dilakukan oleh pengunjung. Pengunjung dibedakan menjadi pengunjung pihak dalam dan pengunjung pihak luar (tamu). Pengunjung pihak dalam terdiri dari mahasiswa FPK Unair, mahasiswa Unair selain FPK, dan dosen/ karyawan Unair. Sedangkan pengunjung pihak luar (tamu) adalah pengunjung dari luar Unair dan harus menyertakan surat pengantar dari instansi asal untuk melakukan aktivitas di ruang baca FPK Unair.
2.5.1.2 Proses Peminjaman Buku
Proses peminjaman buku terdiri dari perpanjangan masa peminjaman buku dan peminjaman. Sedangkan peminjaman terdiri dari pengisian form bon peminjaman, permintaan buku pada petugas ruang baca dan pencatatan data peminjaman oleh petugas ruang baca. Kegiatan peminjaman memiliki dua kategori yaitu membaca buku dan meminjam buku. Kategori membaca buku dapat dilakukan oleh seluruh pengunjung, yaitu pengunjung dapat membaca seluruh buku/ referensi di ruang baca. Kategori meminjam buku dapat dilakukan oleh pengunjung pihak dalam(mahasiswa FPK Unair, mahasiswa Unair dan dosen/karyawan Unair), yaitu dapat membawa keluar buku teks, jurnal dan majalah dari ruang baca untuk dipinjam dengan maksimal peminjaman tiga buku.
Waktu peminjaman untuk mahasiswa FPK Unair adalah dua hari dengan masa perpanjangan satu hari. Waktu peminjaman untuk mahasiswa Unair adalah satu hari. Dan waktu peminjaman untuk dosen/karyawan Unair adalah dua minggu dengan masa perpanjangan satu minggu. Sedangkan pengunjung pihak luar (tamu) tidak diperbolehkan untuk meminjam buku.
2.5.1.3 Proses Pengembalian Buku
Proses pengembalian buku dilakukan jika pengunjung telah selesai membaca dan meminjam buku maka buku dikembalikan kepada petugas ruang baca. Proses ini terdiri dari penerimaan buku, pengecekan kelengkapan buku dan pemberian tanda/ pencatatan pengembalian buku serta pengembalian buku pada rak sesuai tempatnya. Buku dengan kondisi hilang/ rusak pada saat pengembalian buku, harus diganti sesuai dengan buku tersebut. Jika buku sudah diganti maka buku dianggap sudah dikembalikan.
2.5.1.4 Proses Pembuatan Laporan
Proses pembuatan laporan adalah perekapan data transaksi yang ada di ruang baca FPK Unair. Data yang digunakan dalam laporan terdiri dari data pengunjung ruang baca, data peminjaman dan data koleksi buku. Pembuatan laporan ini dilakukan tiga bulan dan satu tahun sekali, untuk kemudian diserahkan kepada bagian sarana prasarana.
2.5.2 Prosedur Kerja
Adapun prosedur untuk masing-masing proses dalam sistem kerja saat ini, dapat dijabarkan sebagai berikut:
2.5.2.1 Prosedur Pendataan Pengunjung 1.
Pengunjung mendatangai ruang baca FPK Unair.
2. Pengunjung dibedakan menjadi dua, yaitupihak dalam dan pihak luar. Pihak dalam terdiri dari mahasiswa FPK Unair, mahasiswa Unair, dosen/ karyawan Unair dan pihak luar(tamu). Sedangkan pihak luar/ tamu adalah pengunjung dari luar Unair.
3. Jika pengunjung berasal dari pihak luar (tamu) maka harus menyerahkan surat pengantar instansi dari instansinya kepada petugas ruang baca.
4. Petugas ruang baca menerima surat pengantar instansi dari pengunjung pihak luar/tamu dan mengarsipkannya.
5. Kemudian pengunjung pihak luar (tamu) mengisi data diri di buku daftar pihak luar/tamu.
6. Sedangkan pengunjung dari pihak dalam yang mengunjungi ruang baca maka harus mengisi data diri di buku daftar pengunjung ruang baca.
Document flow diagram proses pendataan pengunjung pada Sistem Informasi Ruang Baca Fakultas Perikanan dan Kelautan Universitas Airlangga Surabaya, mengacu pada gambar berikut ini. Proses Pendataan Pengunjung Petugas Ruang Baca Pengunjung Start
Cek jenis pengunjung Mengisi data di buku daftar pengunjung ruang baca Menyerahkan surat pengantar ke petugas ruang baca Pihak luar (tamu) Surat pengantar instansi Surat pengantar instansi C Mengisi data di buku daftar pihak luar/ tamu Finish Pihak dalam Buku daftar pengunjung ruang baca Buku daftar pihak luar/ tamu Mendatangi ruang baca
Gambar 2. 8 Docflow Proses Pendataan Pengunjung
2.5.2.2 Prosedur Peminjaman Buku 1. Petugas ruang baca menanyakan keperluan pengunjung untuk bertransaksi.
2. Transaksi pengunjung dibedakan menjadi dua, yaitu perpanjangan masa peminjaman buku dan peminjaman.
3. Jika pengunjung melakukan perpanjangan masa peminjaman buku maka harus memberitahukan kepada petugas ruang baca untuk memperpanjang masa peminjamannya.
4. Ketika yang melakukan perpanjangan masa peminjaman buku adalah pengunjung pihak dalam (mahasiswa FPK Unair), maka petugas ruang baca akan mencatat data perpanjangan masa peminjaman buku pada form bon peminjaman.
5. Ketika yang melakukan perpanjangan masa peminjaman buku adalah pengunjung pihak dalam (dosen/ karyawan Unair), maka petugas ruang baca akan mencatat data perpanjangan masa peminjaman pada buku peminjaman dosen/ karyawan.
6. Jika pengunjung melakukan peminjaman,untuk pengunjung pihak dalam (dosen/karyawan Unair) langsung meminta buku kepada petugas sesuai yang diinginkan.
Sedangkan peminjaman untuk pengunjung pihak dalam (mahasiswa FPK 7.
Unair, mahasiswa Unair dan pihak luar (tamu)) harus mengisi form bon peminjaman maksimal tiga buku, kemudian menyerahkan kepada petugas ruang baca.
8. Petugas ruang baca menerima form bon peminjaman dari pengunjung pihak dalam (mahasiswa FPK Unair, mahasiswa Unair dan pihak luar (tamu)) kemudian disimpan.
9. Setelah itu petugas ruang baca mencarikan buku sesuai permintaan pengunjung dan memberikan kepada pengunjung.
10. Jika pengunjung melakukan peminjaman untuk membaca buku, maka buku dibaca di ruang baca.
11. Jika pengunjung pihak dalam (dosen/ karyawan Unair) melakukan peminjaman untuk meminjam buku, maka petugas ruang baca mencatat data peminjaman ke buku daftar peminjaman dosen/ karyawan Unair. Jika pengunjung pihak dalam(mahasiswa FPK Unair, mahasiswa Unair dan 12. pihak luar (tamu)) melakukan peminjaman untuk meminjam buku, maka harus menyerahkan KTM/kartu identitas kepada petugas ruang baca.
Pengunjung pihak luar (tamu) dilarang melakukan peminjaman untuk 13. meminjam buku.
Document flow diagram proses peminjaman buku pada Sistem Informasi Ruang Baca Fakultas Perikanan dan Kelautan Universitas Airlangga Surabaya, mengacu pada gambar berikut ini. Proses Peminjaman Buku Pengunjung Petugas Ruang Baca Cek jenis Menanyakan keperluan Start Peminjaman masa peminjaman Perpanjangan transaksi Memberitahukan memperpanjang pada petugas untuk (mahasiswa FPK Unair) pengunjung /karyawan Unair) Pihak dalam Cek kategori Pihak dalam (dosen pengunjung Cek kategori Pihak dalam (Dosen/ masa pengunjung karyawan Unair) peminjaman peminjaman masa pada form bon Mencatat data perpanjangan Mencatat data perpanjangan peminjaman karyawan dosen/ Unair masa Pihak dalam (mahasiswa FPK Unair & Mahasiswa Unair), pihak luar (Tamu) Mengisi form bon Meminta buku pada peminjaman peminjaman Form bon Buku peminjaman dosen/ karyawan peminjaman peminjaman peminjaman Form bon Form bon petugas 1 memberikan buku Mencarikan dan 1 1 di ruang membaca Membaca C sesuai permintaan pengunjung Cek jenis Pihak dalam (Mahasiswa FPK Unair, mahasiswa Unair) Meminjam & pihak luar (tamu) Cek kategori pengunjung baca peminjaman identitas pada Menyerahkan KTM/kartu petugas Pihak dalam (Dosen/karawan Unair) dosen/karyawan Mencatat data peminjaman Unair Buku peminjaman KTM/ kartu KTM/ kartu C identitas identitas dosen/ karyawan 1 Finish
Gambar 2. 9 Docflow Proses Peminjaman Buku
2.5.2.3 Prosedur Pengembalian Buku
Pengunjung menyerahkan buku dan memberitahukan NIM/NIP/NIK/No 1. identitas kepada petugas ruang baca. Kemudian petugas ruang baca menerima buku dari pengunjung.
2.
3. Jika pengunjung pihak dalam (mahasiswa FPK Unair, mahasiswa Unair dan pihak luar (tamu)), maka petugas mencari form bon peminjaman dan mengecek kelengkapan buku sesuai form bon peminjaman.
4. Jika pengunjung pihak dalam (dosen/karyawan Unair) maka petugas mencari data peminjaman pada buku daftar peminjaman dosen/karyawan Unair dan mengecek kelengkapan buku sesuai data peminjaman.
5. Jika buku belum lengkap, maka petugas ruang baca memberitahukan informasi kekurangan kepada pengunjung.
6. Jika buku sudah lengkap namun kondisi buku hilang/ rusak maka pengunjung mengganti sesuai dengan buku tersebut, kemudian petugas ruang baca mencatat data pengembaliannya sesuai kategori pengunjung.
7. Jika kondisi buku baik, untuk pengunjung pihak dalam (mahasiswa FPK Unair, mahasiswa Unair dan pihak luar (tamu))maka petugas ruang baca memberikan checklist pada form bon peminjaman.
8. Sedangkan untuk pengunjung pihak dalam (dosen/ karyawan Unair) ketika buku sudah lengkap dan melakukan transaksi membaca maka petugas ruang baca mengembalikan buku pada rak dan jika melakukan transaksi meminjam maka petugas ruang baca mencatat data pengembaliannya pada buku peminjaman dosen/ karyawan.
9. Selanjutnya untuk pengunjung pihak dalam (mahasiswa FPK Unair, mahasiswa Unair dan pihak luar (tamu)), jika melakukan transaksi membaca maka petugas ruang baca mengembalikan buku pada rak dan jika melakukan transaksi meminjam maka petugas ruang baca menyerahkan KTM/kartu identitas kepada pengunjung.
10. Kemudian pengunjung pihak dalam (mahasiswa FPK, mahasiswa Unair dan pihak luar (tamu)) menerima KTM/kartu identitasnya.
Document flow diagram proses pengembalian buku pada Sistem Informasi Ruang Baca Fakultas Perikanan dan Kelautan Universitas Airlangga Surabaya, mengacu pada gambar berikut ini. Proses Pengembalian Buku Petugas Ruang Baca Pengunjung Start
Memberitahukan NIM/NIK/NIP/No identitas dan menyerahkan buku pada petugas Mencari form bon peminjaman Form bon peminjaman Cek kelengkapan buku Memberitahukan kekurangan buku pada pengunjung Tidak lengkap Cek kategori pengunjung Lengkap Memberikan checklist pada Pihak dalam (Mahasiswa form bon peminjaman Cek jenis peminjaman FPK Unair & Mahasiswa Unair), pihak luar (Tamu) Pihak dalam (Dosen/ karywan Unair) meminjam
Mengembalikan KTM/ kartu identitas pada pengunjung KTM/ kartu identitas KTM/ kartu identitas Finish membaca Cek kategori pengunjung Pihak dalam (Mahasiswa FPK Unair & Mahasiswa Unair), pihak luar (Tamu) Mencari data peminjaman dosen/ karyawan Unair Pihak dalam (Dosen/karawan Unair) Mengembalikan buku pada rak Mencatat data pengembalian dosen/karawan unair Cek jenis peminjaman
membaca
meminjam Buku peminjaman dosen/ karyawan Form bon peminjaman Buku peminjaman dosen/ karyawan Cek kondisi buku Mengganti buku sesuai yang hilang/rusak Hilang/ rusak BaikGambar 2. 10 Docflow Proses Pengembalian Buku
2.5.2.4 Prosedur Pembuatan Laporan 1.
Petugas ruang baca merekap dan mengolah data transaksi pengunjung ruang baca, data peminjaman dan data koleksi buku.
2. Data transaksi yang sudah diolah kemudian dicetak dalam bentuk hardcopy sebanyak dua lembar.
3. Setelah itu, petugas ruang baca menyerahkan laporan kepada bagian sarana prasarana untuk disetujui.
4. Kepala bagian sarana prasarana menyetujui laporan dan mengarsipkan satu laporan yang telah disetujui.
5. Petugas ruang baca menerima lembar kedua yang telah disetujui kepala bagian sarana prasarana dan mengarsipkannya.
Document flow diagram proses pembuatan laporan pada Sistem Informasi Ruang Baca Fakultas Perikanan dan Kelautan Universitas Airlangga Surabaya, mengacu pada gambar berikut ini. Proses Pembuatan Laporan Petugas Ruang Baca Bagian Sarana Prasarana Start Laporan peminjaman dan koleksi buku Merekap & mengolah data pengunjung ruang baca, Laporan Mencetak laporan Laporan tersetujui Menyetujui laporan
Laporan Laporan Laporan tersetujui C C Laporan tersetujui Finish
Gambar 2. 11 Docflow Proses Pembuatan Laporan
2.6 Permasalahan Sistem Saat Ini
Pelayanan di ruang baca Fakultas Perikanan dan Kelautan Unair masih dilakukan secara manual, sehingga menjadikan sebagian kegiatan tidak optimal.
Permasalahan yang terjadi pada sistem saat ini terdiri daripermasalahan pada proses pengisian daftar pengunjung, perekapan data, proses pengembalian buku, daftar koleksi, dan proses pembuatan laporan.
Pada proses pengisian daftar pengunjung masih dilakukan secara manual, sehingga proses pengisian berlangsung lama dan menimbukan antrian. Hal tersebut diakibatkan karena pengunjung beberapa kali salah membedakan antara buku pengunjung ruang baca dan buku tamu. Selain itu, beberapa kali pengunjung mengisikan data dirinya ke buku pengunjung secara berulang – ulang, sehingga terjadi penumpukan data yang sama.
Pada perekapan atau pencatatan data berlangsung tidak efektif. Hal tersebut diakibatkan data yang terdapat pada form – form yang digunakan masih kurang lengkap. Pada proses peminjaman, janis form bon peminjaman juga belum dibedakan berdasarkan kategori peminjamannya. Selain itu, form – form transaksi di ruang baca FPK Unair sering terselip. Hal ini diakibatkan tempat penyimpanan form – form transaksi yang belum aman.
Pada proses pengembalian buku, aktivitas reminder pengembalian buku berlangsung tidak optimal karena masih dilakukan secara manual. Hal ini diakibatkan informasi pengembalian buku disampaikan kepada pihak departemen FPK Unair terlebih dahulu, sehingga proses penyampaian informasinya berlangsung lama. Selain itu, informasi pengembalian buku terkadang hanya disampaikan kepada peminjam dari mahasiswa FPK Unair, sehingga tidak semua peminjam mendapatkan reminder.
Pada daftar koleksi buku, proses pencariannya masih dilakukan secara manual sehingga berlangsung lama dan menimbulkan antrian. Hal ini diakibatkan bentuk katalog buku masih belum praktis, yaitu terpisah – pisah berdasarkan kategorinya, berbentuk lembaran dan isinya dalam bentuk list.
Selanjutnya pada proses pembuatan laporan masih dilakukan secara manual, sehingga menimbulkan waktu lama dalam proses pembuatan dan hasilnya tidak akurat. Hal ini diakibatkan dalam perhitungan jumlah pengunjung, peminjaman, dan koleksi buku terkadang masih dilakukan secara manual yaitu menggunakan kalkulator kemudian direkap di Microsoft Excel. Selain itu karena ada beberapa form transaksi yang terselip, perekapan data menjadi tidak lengkap.
Untuk penggambaran permasalahan digunakan Fishbone Diagram yang bisa dilihat pada Gambar 2.12. Proses pembuatan lama Menghitung jumlah bentuk lembaran data manual Pembuatan laporan Daftar koleksi Perekapan data tidak lengkap Pembuatan Laporan tidak akurat
Proses perubahan
katalog lama Katalog buku katalog manal Harus mencetak bentuk list berulang-ulang Katalog dalam Katalog terpisah-pisah Daftar buku masih dalam Proses pencarian katalog manual buku tidak optimal Proses reminder pengembalian Penyampaian informasi berlangsung lama Data sering terselip Pencatatan data tidak efektif belum diperhatikan Pengunjung salah Kelengkapan data Jenis form Pengunjung mengisi belum diperhatikan Keamanan data belum praktis membedakan buku pengunjung Unair kurang optimal Pelayanan Ruang Proses pengisian lama Baca FPK mendapatkan reminder Tidak semua peminjam Pengembalian buku Data Pengisian daftar pengunjung belum dibedakan data berulang - ulang Gambar 2. 12 Diagram Fishbone Sistem2.7 Kebutuhan Sistem Baru
Fitur Login 1.
Fitur ini untuk membatasi hak pengguna agar tidak terjadi penyalahgunaan tugas dan kewajiban.