2016 Panduan Pelaksanaan Administrasi Akademik
PERLUNYA BUKU PANDUAN
PELAKSANAAN ADMINISTRASI AKADEMIK
LATAR BELAKANG
Aktivitas akademik merupakan core business
dari seluruh kegiatan yang berjalan di
perguruan tinggi.
Aktivitas tersebut bisa berjalan baik jika
didukung oleh administrasi yang berkualitas.
Maka, diperlukan adanya tata kelola yang
sistematis dan baku.
Oleh
karena
itu,
UIN
Sunan
Kalijaga
memandang
perlu
adanya
panduan
administrasi
akademik
(khusus bidang
akademik) yang baku dan sistematis serta bisa
diaplikasikan.
DASAR ACUAN
Panduan Administrasi Akademik ini disusun dengan
mengacu pada konsep Sentralisasi Administrasi
dan Desentralisasi Akademik (SADA).
Dimana semua aspek yang terkait dengan
pelaksanaan administrasi akademik diarahkan
terpusat dan sebisa mungkin menjadi tugas dan
wewenang administratur di tingkat universitas.
Harapan dengan diberlakukannya konsep SADA ini
adalah :
1.
2.
Instruksi serta kendali terhadap proses bisnis dan
pelaporan menjadi lebih cepat, singkat, dan sederhana.
Terdapat standar pelayanan dan penanganan terhadap
semua proses dan penanganan permasalahan yang
terjadi di seluruh fakultas serta unit kerja UIN Sunan
TUJUAN
Tujuan akhir dari penyusunan panduan
administrasi akademik ini adalah:
1. Terwujudnya tata kelola yang baku dan
sistematis sehingga dapat memperbaiki
jalannya administrasi yang selama ini telah
berjalan.
2. Memberikan layanan yang prima (excellent
services)
terhadap
para
pemangku
kepentingan, utamanya sivitas akademika
di
lingkungan
UIN
Sunan
Kalijaga
Yogyakarta.
REGISTRASI MAHASISWA BARU
1. Membayar UKT sesuai yang tertuang dalam SK
Rektor, mendapatkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM)
dan Password (PIN) yang tertuang dalam kwitansi.
2. Mengisi Data Pribadi Mahasiswa (DPM) dilaman:
akademik.uin-suka.ac.id, akan mendapat Form
Kesediaan Menaati Kode Etik Mahasiswa dari sistem
Registrasi.
3. Menyerahkan berkas registrasi di loket LAYANAN
TERPADU seperti: Bukti pembayaran, ijazah, akta
kelahiran, surat sehat dan lainnya.
4. Pengambilan foto untuk mendapatkan Kartu Tanda
Mahasiswa (KTM)
HERREGISTRASI
1. Melakukan Pembayaran UKT di bank yang
ditunjuk sesuai waktu yang ditentukan.
2. Mengupdate DPM dan Pengisian Kartu Rencana
Studi (KRS) secara online dilaman: akademik.uinsuka.ac.id.
3. Melakukan pengesahan KRS ke Dosen
Pembimbing Akademik
4. Mahasiswa yang tdk Herregistrasi pada waktunya
secara otomatis akan diberikan status Cuti oleh
sistem, dan tidak bisa menggunakan layanan
berbasis IT yang diberikan UIN Sunan Kalijaga.
PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI
(KRS)
1. Setiap awal semester mahasiswa yang telah
membayar biaya pendidikan wajib mengisi KRS
secara online sesuai Kalender Akademik.
2. Sebelum pengisian KRS mahasiswa wajib
berkonsultasi dengan Dosen Pembimbing Akademik.
3. Pengambilan matakuliah berprasarat harus sesuai
aturan yang berlaku pada Fakultas/Program Studi
masing-masing.
4. Perubahan rencana studi hanya dapat dilakukan
pada masa Revisi KRS.
5. KRS berfungsi sebagai Kartu Ujian baik UTS, UAS
maupun Munaqasyah.
PENGAMBILAN JUMLAH SKS
Mahasiswa baru mengambil jumlah sks sesuai paket matakuliah
masing-masing Jurusan/Program Studi.
2. Mahasiswa lama (aktif) mengambil sks sesuai Indeks Prestasi (IP)
semester sebelumnya, dengan ketentuan:
IP Semester 3.00 ke atas : maksimum 24 sks
IP Semester 2.50-2.99
: maksimum 22 sks
IP Semester 2.00-2.49
: maksimum 20 sks
IP Semester 1.50-1.99
: maksimum 18 sks
IP Semester < 1.50
: maksimum 16 sks
3. Kesalahan dalam pengisian KRS (input KRS) menjadi
tanggungjawab mahasiswa.
4. Mahasiswa yang aktif kembali dari Cuti Akademik pengambilan
jumlah sks-nya didasarkan pada IP Semester terakhir.
5. Mahasiswa yang mengambil Kuliah Kerja Nyata (KKN) tdk
diperbolehkan mengambil matakuliah kecuali Skripsi/Tugas Akhir
(untuk KKN Reguler)
1.
KARTU TANDA MAHASISWA (KTM)
1. Setiap mahasiswa wajib memiliki KTM yang
dikeluarkan UIN Sunan Kalijaga
2. KTM juga berlaku sebagai Kartu Perpustakaan
setelah mengikuti User Education
3. Masa berlaku KTM adalah 8 semester untuk
program S1 dan dapat diperpanjang hingga 14
semester; 6 semester untuk program D3 dan
dapat diperpanjang hingga 10 semester.
4. Jika KTM hilang atau rusak Mahasiswa dapat
mengajukan KTM Pengganti dengan
melampirkan kwitansi biaya pengganti KTM.
KARTU TANDA MAHASISWA
(LANJUTAN)
5. Jika mahasiswa sampai 8 semester
untuk program S1 dan 6 semester
untuk program D3 dapat diperpanjang
setiap semester dengan melampirkan
kwitansi biaya pengganti KTM.
6. Pada saat mahasiswa melakukan
pendaftaran wisuda, KTM akan ditarik
dan diganti Kartu Alumni.
PERPANJANGAN DAN ATAU PENGGANTIAN KTM
PROSEDUR PENGAJUAN SEBAGAI BERIKUT:
1. KTM HILANG:
Menyerahkan Surat Kehilangan dari Kepolisian.
Melampirkan kwitansi biaya pengganti KTM.
Semua persyaratan diajukan ke Subbag. Layanan
Akademik, Bagian Akademik Biro AAKK
2. KTM Perpanjangan (habis masa berlaku)
atau Rusak:
+ Menyerahkan KTM habis masa berlaku
atau rusak.
LANJUTAN
Melampirkan kwitansi biaya pengganti
KTM.
Semua persyaratan di ajykan ke Subbag.
Layanan Akademik, Bagian Akademik
Biro AAKK
Masa berlaku KTM adalah 1 (satu)
semester dan selanjutnya dapat
mengajukan kembali sampai masa
studinya habis.
CUTI AKADEMIK
1. Cuti Akademik dapat dilakukan karena
beberapa alasan: Kesehatan, tidak dapat
membayar biaya pendidikan (UKT) pada waktu
yang telah ditentukan, atau karena musibah
(force major).
2. Cuti Akademik diberikan paling banyak 2
semester selama masa studi, dan dapat diambil
secara berturut-turut.
3 Mahasiswa yang telah memiliki status cuti 2
semester tidak memiliki hak cuti lagi, dan
apabila terkena aturan cuti, sistem akan
memberikan status Drop Out (DO).
PERKULIAHAN
1. Pada setiap pertemuan kuliah,
mahasiswa wajib mengisi daftar hadir
kuliah.
2. Perkuliahan dalam satu semester
dilaksanakan paling sedikit 16 (enam
belas) minggu termasuk evaluasi/ujian
tengah semester dan evaluasi akhir
semester dengan tatap muka 50 menit
per sks per minggu sesuai dengan
bobot sks matakuliah tersebut
EVALUASI EFEKTIFITAS PEMBELAJARAN
1. Setiap akhir perkuliahan mahasiswa
diwajibkan mengisi Kuesioner Online Penilaian
Mahasiswa terhadap Efektifitas Pembelajaran.
2. Masa pengisian kuesioner online tersebut
dibuka sejak 3 minggu sebelum perkuliahan
berakhir sampai perkuliahan berakhir.
3. Mahasiswa yang sampai batas akhir yang
telah ditentukan belum mengisi Kuisioner
Evaluasi Efektifitas Pembelajaran Online, maka
mahasiswa tidak dapat melihat dan mencetak
nilai matakuliah yang diambil sampai semester
berikutnya dimulai.
EVALUASI HASIL STUDI
1. Evaluasi Akhir Semester
* Hasil Evaluasi ini digunakan untuk menentukan beban studi yang
boleh diambil
pada semester berikutnya.
* Jika mahasiswa memperoleh IPK kurang dari 2,0 maka mahasiswa
tersebut oleh sistem diblokir
sehingga tidak dapat membayar
biaya pendidikan untuk semester berikutnya. Mahasiswa tersebut
harus download surat peringatan dan menghadap Kaprodi untuk
mendapat bimbingan akademik. Selanjutnya mahasiswa
menandatangani Bukti Tanda Terima Surat Peringatan di atas materai
6000 (enam ribu rupiah) dan harus ditandatangani oleh Kajur/Kapodri
dan Wakil Dekan I, kemudian diserahkan ke Bagian Keuangan dan
Akuntansi untuk dibukakan blokir pembayaran.
2. Evaluasi Hasil Studi 4 Semester Pertama
Setelah 4 semester pertama, mahasiswa bisa melanjutkan studi
apabila lulus minimal 30 sks dengan IPK minimal 2,0 dan nilai
terendah adalah C, mahasiswa yang tidak dapat memenuhi
persyaratan diatas dinyatakan putus studi atau Drop Out (DO) .
EVALUASI HASIL STUDI (LANJUTAN)
3. Evaluasi Hasil Studi 8 Semester
Mahasiswa yang tidak memenuhi sekurangkurangnya 80 sks dengan IPK 2.0 pada akhir
semester ke delapan, maka diberi peringatan
dan perhatian khusus untuk memperlancar
studinya oleh fakultas.
4. Evaluasi Akhir Program/ 14 Semester
Mahasiswa sampai 14 semester tidak
memenuhi syarat –syarat yang ditentukan
oleh Jurusan/Program Studi, maka yang
bersangkutan dinyatakan DO.
KULIAH KERJA NYATA (KKN)
Syarat mengikuti KKN
a. Syarat mengikuti KKN Reguler adalah:
1. Terdaftar sebagai mahasiswa aktif pada
semester yang berjalan.
2. Mahasiswa telah lulus sekurangkurangnya 110 sks dari sks yang wajib
ditempuh dengan nilai terendah C.
3. Mendaftar secara online sebagai
peserta Pra KKN.
4. Lulus pembekalan KKN.
KULIAH KERJA NYATA (LANJUTAN)
5. Mendapatkan Surat Keterangan
Sehat dari Poliklinik UIN Sunan
Kalijaga.
6. Mendaftar secara online dan
mencantumkan KKN dalam KRS.
7. Tidak boleh mengambil matkuliah
lain kecuali Tugas Akhir atau Skripsi.
8. Sanggup di tempatkan di lokasi
KKN manapun.
KULIAH KERJA NYATA (LANJUTAN)
b. Syarat mengikuti KKN NonReguler/Mandiri:
1. Terdaftar sebagai mahasiswa aktif
pada semester berjalan
2. Mahasiswa telah lulus minimal 120 sks
dari sks wajib ditempuh dengan nilai
terendah adalah C
3. Mendaftar secara online sebagai
peserta Pra KKN
4. Lulus Pembekalan KKN
KULIAH KERJA NYATA (LANJUTAN)
5. Mendapatkan Surat Keterangan
Sehat dari Poliklinik UIN Sunan
Kalijaga
6. Mendaftar secara online dan
mencantumkan KKN dalam KRS
7. Mahasiswa boleh mengambil mata
kuliah maksimal 12 sks termasuk
KKN dan Skripsi pada semester
berjalan
KULIAH KERJA NYATA (LANJUTAN)
8. Mahasiswa membentuk kelompok KKN
sendiri yang terdiri dari 8-10
mahasiswa (minimal terdiri dari 2
fakultas dan 3 Program Studi)
9. Mahasiswa boleh mengusulkan lokasi
KKN dan DPL
10. Bentuk-bentuk KKN Non-Reguler
lainnya akan di atur lebih lanjut oleh
LP2M
SKRIPSI ATAU TUGAS AKHIR
Persyaratan Seminar Proposal Skripsi/Tugas Akhir
1. Telah lulus minimal 100 sks dengan IPK
minimal 2.0 dan nilai terendah adalah C.
2. Mencantumkan Skripsi/Tugas Akhir dalam KRS.
3. Sudah pernah mengikuti seminar proposal
Skripsi/Tugas Akhir sebanyak 3 kali.
4. Bagi prodi yang mempunyai konsentrasi studi,
topik skripsi harus sesuai dengan konsentrasi
yang dipilih.
5. Memenuhi persaratan lain yang ditetapkan
Fakultas/Jurusan/Prodi.
LANJUTAN
Prosedur Pengajuan Skripsi/Tugas
Akhir
1. Mahasiswa mengajukan
tema/topik skripsi/tugas akhir
kepada Kajur/Kaprodi atas
persetujuan DPA, dan mengisi
formulir pengajuan penyusunan
skripsi/tugas akhir dengan
mencantumkan Skripsi/Tugas akhir
pada KRS.
LANJUTAN
3. Setelah proposal disetujui oleh Pembimbing
Skripsi/Tugas Akhir, mahasiswa diwajibkan
mempresentasikan proposalnya pada seminar
proposal sesuai aturan yang berlaku difakultas.
4. . Mahasiswa yang tdk menyelesaikan
Skripsi/Tugas Akhir pada rentang waktu 2
semester aktif sejak dicantumkan dalam KRS,
diberi perpanjangan 2 bulan. Jika batas waktu
tersebut belum selesai, maka diminta
mengganti judul dengan proses pengajuan baru.
Jika tidak selesai sampai batas akhir masa
studinya, maka mahasiswa diminta
mengundurkan diri.
UJIAN SKRIPSI/TUGAS AKHIR
Syarat Ujian Skripsi/Tugas Akhir/Munaqasyah
1. Terdaftar sebagai mahasiswa aktif pada saat
Munaqasyah
2. Telah menyelesaikan semua beban teori
3. Telah Lulus KKN dan PPL/PLP/PKL/KP/PPS
4.IPK minimal 2.0 dan nilai terendah adalah C
5. Menyerahkan bukti telah menyerahkan
Skripsi/tugas Akhir yang disetujui pembimbing.
6. Lulus SOSPEM, TOEC dan atau IKLA dengan
nilai minimal 400 dari P2B, serta ICT dengan nilai
minimal B dari Pusat Teknologi Informasi dan
Pangkalan Data (PTIPD) UIN Sunan Kalijaga.
UJIAN SKRIPSI/TUGAS AKHIR
(LANJUTAN)
7. Menyerahkan sertifikat Bahasa Indonesia dengan
score minimal 70 dari 100, yang dikeluarkan oleh Pusat
Pengembangan Bahasa (P2B)
8. Menyerahkan fotokopi Ijazah SLTA dan Akte kelahiran.
9. Menyerahkan pas foto berwarna ukuran 3 x 4
sebanyak 5 lembar dengan background merah berjas
dan berdasi.
10. Memenuhi persyaratan lain yang ditentukan oleh
fakultas masing-masing.
11. Melakukan pendaftaran Munaqasyah secara online
melalui laman: http://akademik.uin-suka.ac.id.
12. Pelaksanaan munaqasyah diatur dan ditentukan
oleh fakultas.
YUDISIUM
A. Syarat Yudisium
1. Mahasiswa berstatus aktif pada saat mendaftar
yudisium secara online.
2.Menyerahkan skripsi/tugas akhir dalam bentuk
sofcopy dan hardcopy ke Fakultas.
3. Memproses surat keterangan bebas pustaka di
UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
dengan cara mengunggah/mengupload
skrpsi/tugas akhir dalam format pdf ke laman
http://pustaka.uin-suka.ac.id dan menyerahkan
hardcopy ke UPT Perpustakaan dan telah
diverifikasi oleh petugas verifikator perpustakaan.
YUDISIUM (LANJUTAN)
4.Mahasiswa telah dinyatakan lulus
munaqasyah dan telah menyelesaikan
seluruh administrasi akademik, wajib
mendaftar yudisium secara online ke
laman http://akademik.uin-suka.ac.id..
5 Mencetak draft ijazah, transkrip
akademik, dan SKPI dari laman
http://akademik.uin-suka.ac.id.
6. Memastikan telah terdaftar yudisium
secara online.
LANJUTAN
B. Pendaftaran Yudisium
1. Mahasiswa wajib melakukan pendaftaran yudisium
melalui sistem
2. Paling lambat 1 hari kerja sebelum pelaksanaan
yudisium, fakultas (operator sistem) wajib mencetak
daftar peserta yudisium dan berkas lain yang diperlukan.
3. Paling lambat 1 hari kerja setelah yudisium, fakultas
(operator sistem) wajib meng-entry-kan tanggal yudisium
bagi peserta yang dinyatakan lulus ke dalam sistem.
4. Paling lambat 1 hari kerja setelah yudisium, fakultas
wajib memberitahukan kepada peserta yudisium yang
tidak lulus disertai alasan ketidaklulusannya.
PROSES CETAK IJAZAH
TAHUN
INPUT DATA
PENULISAN/CETAK
IJAZAH
.....S.D. MEI 2006
PETUGAS PROSES
IJAZAH
TULIS TANGAN
PETUGAS KHUSUS
MEI 2006 - APRIL
2014
DIKETIK OLEH
PETUGAS PROSES
IJAZAH DI BAGIAN
AKADEMIK
CETAK KOMPUTER
AGUSTUS 2014
-SISTEM INFORMASI
AKADEMIK
-- PENDAFTARAN
WISUDA ONLINE OLEH
MAHASISWA
-- INPUT DATA
KELULUSAN OLEH
PETUGAS FAKULTAS
CETAK KOMPUTER
MELALUI SISTEM
INFORMASI AKADEMIK
(SIA)
.
PROSES PENERBITAN IJAZAH
Berkas untuk Penerbitan Ijazah:
Surat permohonan penerbitan ijazah
secara kolektif dari
Fakultas/Pascasarjana
Berita Acara Lulus Munaqasyah/ Lulus
Ujian Tesis/ Lulus Ujian Terbuka
Promosi Doktor
Fotocopy Ijazah SLTA/S1/S2 dan atau
Akta Kelahiran, beserta Ralat ijazah
(jika ada).
PROSES PENERBITAN IJAZAH (LANJUTAN)
Pas
foto terbaru berwarna dengan latar belakang
merah, ukuran 3x4 cm, posisi badan tegap
menghadap ke depan, posisi badan tidak boleh
miring, pakaian kemeja warna cerah, berjas warna
gelap dan berdasi, bukan foto selfie.
Surat pernyataan bermeterai bahwa data pribadi
yang diisi mahasiswa secara online adalah sudah
sesuai dengan ijazah terakhir dan atau akta
kelahiran.
Draft/contoh Ijazah yang diprint dari sistem yang
sudah diverifikasi dan diparaf oleh Kasubag.
Akademik/Kabag. TU Fakultas.
PROSEDUR PENERBITAN IJAZAH
PENGAMBILAN IJAZAH
Di Fakultas
Waktu : Setelah Hari Pelaksanaan
Wisuda
Legalisir Ijazah : di Fakultas
PERMASALAHAN PERBEDAAN DATA PADA PENERBITAN
IJAZAH:
Adanya perbedaan data di SIA dengan dokumen
pendukung:
1. Penulisan nama, tempat dan tanggal lahir harus
sesuai dengan ijazah sebelumnya (SLTA/S1/S2)
atau jika ada ralat pada ijazah sebelumnya maka
harus dilampirkan.
Yang sering muncul adalah perbedaan spasi nama,
singkatan nama, penambahan huruf pada nama,
spasi penulisan tempat lahir, perbedaan tempat
lahir.
2. Tanggal lulus: harus sesuai dengan Berita Acara
Munaqasyah.
WISUDA
1. Mahasiswa telah melakukan pendaftaran
munaqasyah dan yudisium secara online melalui
laman http://akademik.uin-suka.ac.id
2. Mahasiswa telah dinyatakan lulus munaqasyah
dan sidang yudisium yang dilaksanakan oleh
fakultas sesuai Kalender Akademik yang berlaku.
3. Mahasiswa berstatus lulus pada Sistem
Informasi Akademik (SIA)
4. Membayar biaya wisuda sesuai ketentuanyang
berlaku.
5. Melakukan pengisian data pribadi secara online
ke laman http://akademik.uin-suka.ac.id dan
memeriksa kebenaran data tersebut.
WISUDA (LANJUTAN)
6. Mencetak surat pernyataan kebenaran data
wisuda, draf Ijazah dan draf Transkrip Akademik.
7. Menyerahkan KTM dan menunjukkan draf
Ijazah, Transkrip Akademik dan Surat pernyataan
kebenaran data wisuda, dan melakukan foto di
Subbag. Layanan terpadu .
8. Menyerahkan draf Ijazah, Transkrip Akademik
dan Surat pernyataan kebenaran data wisuda di
fakultas.
9. Waktu pengambilan toga, undangan dan samir
sesuai dengan jadwal di masing-masing fakultas.
PELAPORAN PD-DIKTI
Penyelenggara pendidikan tinggi wajib
melaporkan transaksi akademik
mahasiswa nya dalam laman
forlap.dikti.go.id. (awal perkuliahan dan di
akhir perkuliaan)
Mahasiswa merangkap kuliah di perguruan
tinggi lain dapat menyebabkan transaksi
akademik mahasiswa di salah satu
perguruan tinngi yang diikutinya tidak
dapat dilaporkan dalam forlap.dikti.go.id.
KURIKULUM
Tahun
Akademik 2016/2017
kurikulum yang berlaku bagi
mahasiswa baru UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta adalah Kurikulum
Mengacu Kerangka Kualifikasi
Nasional Indonesia (KKNI) dan
Standar Nasional Pendidikan Tinggi
(SN-DIKTI) dengan
mengintegrasikan dan
menginterkoneksikan ilmu
KURIKULUM (LANJUTAN)
Mahasiswa
Akademik
Ijazah(SKPI)
Ijazah
lulus berhak mendapatkan: Ijazah, Transkrip
dan
Surat
Keterangan
Pendamping
adalah dokumen pengakuan prestasi belajar,
sedangkan Transkrip Akademik adalah kumpulan nilainilai matakuliah kumulatif yang telah ditempuh dan
dinyatakan lulus sesuai ketentuan yang berlaku sebagai
hak mahasiswa karena yang bersangkutan dapat
menyelesaikan studinya sampai batas yang telah
ditentukan. SKPI adalah dokumen yang memuat
informasi tentang pencapaian akademik atau kualifikas
dari lulusan pendidikan tinggi bergelar dan prestasi
akademik dan pendukung akademik selama menjadi
mahasiswa.
SEKIAN
TERIMA KASIH
PELAKSANAAN ADMINISTRASI AKADEMIK
LATAR BELAKANG
Aktivitas akademik merupakan core business
dari seluruh kegiatan yang berjalan di
perguruan tinggi.
Aktivitas tersebut bisa berjalan baik jika
didukung oleh administrasi yang berkualitas.
Maka, diperlukan adanya tata kelola yang
sistematis dan baku.
Oleh
karena
itu,
UIN
Sunan
Kalijaga
memandang
perlu
adanya
panduan
administrasi
akademik
(khusus bidang
akademik) yang baku dan sistematis serta bisa
diaplikasikan.
DASAR ACUAN
Panduan Administrasi Akademik ini disusun dengan
mengacu pada konsep Sentralisasi Administrasi
dan Desentralisasi Akademik (SADA).
Dimana semua aspek yang terkait dengan
pelaksanaan administrasi akademik diarahkan
terpusat dan sebisa mungkin menjadi tugas dan
wewenang administratur di tingkat universitas.
Harapan dengan diberlakukannya konsep SADA ini
adalah :
1.
2.
Instruksi serta kendali terhadap proses bisnis dan
pelaporan menjadi lebih cepat, singkat, dan sederhana.
Terdapat standar pelayanan dan penanganan terhadap
semua proses dan penanganan permasalahan yang
terjadi di seluruh fakultas serta unit kerja UIN Sunan
TUJUAN
Tujuan akhir dari penyusunan panduan
administrasi akademik ini adalah:
1. Terwujudnya tata kelola yang baku dan
sistematis sehingga dapat memperbaiki
jalannya administrasi yang selama ini telah
berjalan.
2. Memberikan layanan yang prima (excellent
services)
terhadap
para
pemangku
kepentingan, utamanya sivitas akademika
di
lingkungan
UIN
Sunan
Kalijaga
Yogyakarta.
REGISTRASI MAHASISWA BARU
1. Membayar UKT sesuai yang tertuang dalam SK
Rektor, mendapatkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM)
dan Password (PIN) yang tertuang dalam kwitansi.
2. Mengisi Data Pribadi Mahasiswa (DPM) dilaman:
akademik.uin-suka.ac.id, akan mendapat Form
Kesediaan Menaati Kode Etik Mahasiswa dari sistem
Registrasi.
3. Menyerahkan berkas registrasi di loket LAYANAN
TERPADU seperti: Bukti pembayaran, ijazah, akta
kelahiran, surat sehat dan lainnya.
4. Pengambilan foto untuk mendapatkan Kartu Tanda
Mahasiswa (KTM)
HERREGISTRASI
1. Melakukan Pembayaran UKT di bank yang
ditunjuk sesuai waktu yang ditentukan.
2. Mengupdate DPM dan Pengisian Kartu Rencana
Studi (KRS) secara online dilaman: akademik.uinsuka.ac.id.
3. Melakukan pengesahan KRS ke Dosen
Pembimbing Akademik
4. Mahasiswa yang tdk Herregistrasi pada waktunya
secara otomatis akan diberikan status Cuti oleh
sistem, dan tidak bisa menggunakan layanan
berbasis IT yang diberikan UIN Sunan Kalijaga.
PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI
(KRS)
1. Setiap awal semester mahasiswa yang telah
membayar biaya pendidikan wajib mengisi KRS
secara online sesuai Kalender Akademik.
2. Sebelum pengisian KRS mahasiswa wajib
berkonsultasi dengan Dosen Pembimbing Akademik.
3. Pengambilan matakuliah berprasarat harus sesuai
aturan yang berlaku pada Fakultas/Program Studi
masing-masing.
4. Perubahan rencana studi hanya dapat dilakukan
pada masa Revisi KRS.
5. KRS berfungsi sebagai Kartu Ujian baik UTS, UAS
maupun Munaqasyah.
PENGAMBILAN JUMLAH SKS
Mahasiswa baru mengambil jumlah sks sesuai paket matakuliah
masing-masing Jurusan/Program Studi.
2. Mahasiswa lama (aktif) mengambil sks sesuai Indeks Prestasi (IP)
semester sebelumnya, dengan ketentuan:
IP Semester 3.00 ke atas : maksimum 24 sks
IP Semester 2.50-2.99
: maksimum 22 sks
IP Semester 2.00-2.49
: maksimum 20 sks
IP Semester 1.50-1.99
: maksimum 18 sks
IP Semester < 1.50
: maksimum 16 sks
3. Kesalahan dalam pengisian KRS (input KRS) menjadi
tanggungjawab mahasiswa.
4. Mahasiswa yang aktif kembali dari Cuti Akademik pengambilan
jumlah sks-nya didasarkan pada IP Semester terakhir.
5. Mahasiswa yang mengambil Kuliah Kerja Nyata (KKN) tdk
diperbolehkan mengambil matakuliah kecuali Skripsi/Tugas Akhir
(untuk KKN Reguler)
1.
KARTU TANDA MAHASISWA (KTM)
1. Setiap mahasiswa wajib memiliki KTM yang
dikeluarkan UIN Sunan Kalijaga
2. KTM juga berlaku sebagai Kartu Perpustakaan
setelah mengikuti User Education
3. Masa berlaku KTM adalah 8 semester untuk
program S1 dan dapat diperpanjang hingga 14
semester; 6 semester untuk program D3 dan
dapat diperpanjang hingga 10 semester.
4. Jika KTM hilang atau rusak Mahasiswa dapat
mengajukan KTM Pengganti dengan
melampirkan kwitansi biaya pengganti KTM.
KARTU TANDA MAHASISWA
(LANJUTAN)
5. Jika mahasiswa sampai 8 semester
untuk program S1 dan 6 semester
untuk program D3 dapat diperpanjang
setiap semester dengan melampirkan
kwitansi biaya pengganti KTM.
6. Pada saat mahasiswa melakukan
pendaftaran wisuda, KTM akan ditarik
dan diganti Kartu Alumni.
PERPANJANGAN DAN ATAU PENGGANTIAN KTM
PROSEDUR PENGAJUAN SEBAGAI BERIKUT:
1. KTM HILANG:
Menyerahkan Surat Kehilangan dari Kepolisian.
Melampirkan kwitansi biaya pengganti KTM.
Semua persyaratan diajukan ke Subbag. Layanan
Akademik, Bagian Akademik Biro AAKK
2. KTM Perpanjangan (habis masa berlaku)
atau Rusak:
+ Menyerahkan KTM habis masa berlaku
atau rusak.
LANJUTAN
Melampirkan kwitansi biaya pengganti
KTM.
Semua persyaratan di ajykan ke Subbag.
Layanan Akademik, Bagian Akademik
Biro AAKK
Masa berlaku KTM adalah 1 (satu)
semester dan selanjutnya dapat
mengajukan kembali sampai masa
studinya habis.
CUTI AKADEMIK
1. Cuti Akademik dapat dilakukan karena
beberapa alasan: Kesehatan, tidak dapat
membayar biaya pendidikan (UKT) pada waktu
yang telah ditentukan, atau karena musibah
(force major).
2. Cuti Akademik diberikan paling banyak 2
semester selama masa studi, dan dapat diambil
secara berturut-turut.
3 Mahasiswa yang telah memiliki status cuti 2
semester tidak memiliki hak cuti lagi, dan
apabila terkena aturan cuti, sistem akan
memberikan status Drop Out (DO).
PERKULIAHAN
1. Pada setiap pertemuan kuliah,
mahasiswa wajib mengisi daftar hadir
kuliah.
2. Perkuliahan dalam satu semester
dilaksanakan paling sedikit 16 (enam
belas) minggu termasuk evaluasi/ujian
tengah semester dan evaluasi akhir
semester dengan tatap muka 50 menit
per sks per minggu sesuai dengan
bobot sks matakuliah tersebut
EVALUASI EFEKTIFITAS PEMBELAJARAN
1. Setiap akhir perkuliahan mahasiswa
diwajibkan mengisi Kuesioner Online Penilaian
Mahasiswa terhadap Efektifitas Pembelajaran.
2. Masa pengisian kuesioner online tersebut
dibuka sejak 3 minggu sebelum perkuliahan
berakhir sampai perkuliahan berakhir.
3. Mahasiswa yang sampai batas akhir yang
telah ditentukan belum mengisi Kuisioner
Evaluasi Efektifitas Pembelajaran Online, maka
mahasiswa tidak dapat melihat dan mencetak
nilai matakuliah yang diambil sampai semester
berikutnya dimulai.
EVALUASI HASIL STUDI
1. Evaluasi Akhir Semester
* Hasil Evaluasi ini digunakan untuk menentukan beban studi yang
boleh diambil
pada semester berikutnya.
* Jika mahasiswa memperoleh IPK kurang dari 2,0 maka mahasiswa
tersebut oleh sistem diblokir
sehingga tidak dapat membayar
biaya pendidikan untuk semester berikutnya. Mahasiswa tersebut
harus download surat peringatan dan menghadap Kaprodi untuk
mendapat bimbingan akademik. Selanjutnya mahasiswa
menandatangani Bukti Tanda Terima Surat Peringatan di atas materai
6000 (enam ribu rupiah) dan harus ditandatangani oleh Kajur/Kapodri
dan Wakil Dekan I, kemudian diserahkan ke Bagian Keuangan dan
Akuntansi untuk dibukakan blokir pembayaran.
2. Evaluasi Hasil Studi 4 Semester Pertama
Setelah 4 semester pertama, mahasiswa bisa melanjutkan studi
apabila lulus minimal 30 sks dengan IPK minimal 2,0 dan nilai
terendah adalah C, mahasiswa yang tidak dapat memenuhi
persyaratan diatas dinyatakan putus studi atau Drop Out (DO) .
EVALUASI HASIL STUDI (LANJUTAN)
3. Evaluasi Hasil Studi 8 Semester
Mahasiswa yang tidak memenuhi sekurangkurangnya 80 sks dengan IPK 2.0 pada akhir
semester ke delapan, maka diberi peringatan
dan perhatian khusus untuk memperlancar
studinya oleh fakultas.
4. Evaluasi Akhir Program/ 14 Semester
Mahasiswa sampai 14 semester tidak
memenuhi syarat –syarat yang ditentukan
oleh Jurusan/Program Studi, maka yang
bersangkutan dinyatakan DO.
KULIAH KERJA NYATA (KKN)
Syarat mengikuti KKN
a. Syarat mengikuti KKN Reguler adalah:
1. Terdaftar sebagai mahasiswa aktif pada
semester yang berjalan.
2. Mahasiswa telah lulus sekurangkurangnya 110 sks dari sks yang wajib
ditempuh dengan nilai terendah C.
3. Mendaftar secara online sebagai
peserta Pra KKN.
4. Lulus pembekalan KKN.
KULIAH KERJA NYATA (LANJUTAN)
5. Mendapatkan Surat Keterangan
Sehat dari Poliklinik UIN Sunan
Kalijaga.
6. Mendaftar secara online dan
mencantumkan KKN dalam KRS.
7. Tidak boleh mengambil matkuliah
lain kecuali Tugas Akhir atau Skripsi.
8. Sanggup di tempatkan di lokasi
KKN manapun.
KULIAH KERJA NYATA (LANJUTAN)
b. Syarat mengikuti KKN NonReguler/Mandiri:
1. Terdaftar sebagai mahasiswa aktif
pada semester berjalan
2. Mahasiswa telah lulus minimal 120 sks
dari sks wajib ditempuh dengan nilai
terendah adalah C
3. Mendaftar secara online sebagai
peserta Pra KKN
4. Lulus Pembekalan KKN
KULIAH KERJA NYATA (LANJUTAN)
5. Mendapatkan Surat Keterangan
Sehat dari Poliklinik UIN Sunan
Kalijaga
6. Mendaftar secara online dan
mencantumkan KKN dalam KRS
7. Mahasiswa boleh mengambil mata
kuliah maksimal 12 sks termasuk
KKN dan Skripsi pada semester
berjalan
KULIAH KERJA NYATA (LANJUTAN)
8. Mahasiswa membentuk kelompok KKN
sendiri yang terdiri dari 8-10
mahasiswa (minimal terdiri dari 2
fakultas dan 3 Program Studi)
9. Mahasiswa boleh mengusulkan lokasi
KKN dan DPL
10. Bentuk-bentuk KKN Non-Reguler
lainnya akan di atur lebih lanjut oleh
LP2M
SKRIPSI ATAU TUGAS AKHIR
Persyaratan Seminar Proposal Skripsi/Tugas Akhir
1. Telah lulus minimal 100 sks dengan IPK
minimal 2.0 dan nilai terendah adalah C.
2. Mencantumkan Skripsi/Tugas Akhir dalam KRS.
3. Sudah pernah mengikuti seminar proposal
Skripsi/Tugas Akhir sebanyak 3 kali.
4. Bagi prodi yang mempunyai konsentrasi studi,
topik skripsi harus sesuai dengan konsentrasi
yang dipilih.
5. Memenuhi persaratan lain yang ditetapkan
Fakultas/Jurusan/Prodi.
LANJUTAN
Prosedur Pengajuan Skripsi/Tugas
Akhir
1. Mahasiswa mengajukan
tema/topik skripsi/tugas akhir
kepada Kajur/Kaprodi atas
persetujuan DPA, dan mengisi
formulir pengajuan penyusunan
skripsi/tugas akhir dengan
mencantumkan Skripsi/Tugas akhir
pada KRS.
LANJUTAN
3. Setelah proposal disetujui oleh Pembimbing
Skripsi/Tugas Akhir, mahasiswa diwajibkan
mempresentasikan proposalnya pada seminar
proposal sesuai aturan yang berlaku difakultas.
4. . Mahasiswa yang tdk menyelesaikan
Skripsi/Tugas Akhir pada rentang waktu 2
semester aktif sejak dicantumkan dalam KRS,
diberi perpanjangan 2 bulan. Jika batas waktu
tersebut belum selesai, maka diminta
mengganti judul dengan proses pengajuan baru.
Jika tidak selesai sampai batas akhir masa
studinya, maka mahasiswa diminta
mengundurkan diri.
UJIAN SKRIPSI/TUGAS AKHIR
Syarat Ujian Skripsi/Tugas Akhir/Munaqasyah
1. Terdaftar sebagai mahasiswa aktif pada saat
Munaqasyah
2. Telah menyelesaikan semua beban teori
3. Telah Lulus KKN dan PPL/PLP/PKL/KP/PPS
4.IPK minimal 2.0 dan nilai terendah adalah C
5. Menyerahkan bukti telah menyerahkan
Skripsi/tugas Akhir yang disetujui pembimbing.
6. Lulus SOSPEM, TOEC dan atau IKLA dengan
nilai minimal 400 dari P2B, serta ICT dengan nilai
minimal B dari Pusat Teknologi Informasi dan
Pangkalan Data (PTIPD) UIN Sunan Kalijaga.
UJIAN SKRIPSI/TUGAS AKHIR
(LANJUTAN)
7. Menyerahkan sertifikat Bahasa Indonesia dengan
score minimal 70 dari 100, yang dikeluarkan oleh Pusat
Pengembangan Bahasa (P2B)
8. Menyerahkan fotokopi Ijazah SLTA dan Akte kelahiran.
9. Menyerahkan pas foto berwarna ukuran 3 x 4
sebanyak 5 lembar dengan background merah berjas
dan berdasi.
10. Memenuhi persyaratan lain yang ditentukan oleh
fakultas masing-masing.
11. Melakukan pendaftaran Munaqasyah secara online
melalui laman: http://akademik.uin-suka.ac.id.
12. Pelaksanaan munaqasyah diatur dan ditentukan
oleh fakultas.
YUDISIUM
A. Syarat Yudisium
1. Mahasiswa berstatus aktif pada saat mendaftar
yudisium secara online.
2.Menyerahkan skripsi/tugas akhir dalam bentuk
sofcopy dan hardcopy ke Fakultas.
3. Memproses surat keterangan bebas pustaka di
UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
dengan cara mengunggah/mengupload
skrpsi/tugas akhir dalam format pdf ke laman
http://pustaka.uin-suka.ac.id dan menyerahkan
hardcopy ke UPT Perpustakaan dan telah
diverifikasi oleh petugas verifikator perpustakaan.
YUDISIUM (LANJUTAN)
4.Mahasiswa telah dinyatakan lulus
munaqasyah dan telah menyelesaikan
seluruh administrasi akademik, wajib
mendaftar yudisium secara online ke
laman http://akademik.uin-suka.ac.id..
5 Mencetak draft ijazah, transkrip
akademik, dan SKPI dari laman
http://akademik.uin-suka.ac.id.
6. Memastikan telah terdaftar yudisium
secara online.
LANJUTAN
B. Pendaftaran Yudisium
1. Mahasiswa wajib melakukan pendaftaran yudisium
melalui sistem
2. Paling lambat 1 hari kerja sebelum pelaksanaan
yudisium, fakultas (operator sistem) wajib mencetak
daftar peserta yudisium dan berkas lain yang diperlukan.
3. Paling lambat 1 hari kerja setelah yudisium, fakultas
(operator sistem) wajib meng-entry-kan tanggal yudisium
bagi peserta yang dinyatakan lulus ke dalam sistem.
4. Paling lambat 1 hari kerja setelah yudisium, fakultas
wajib memberitahukan kepada peserta yudisium yang
tidak lulus disertai alasan ketidaklulusannya.
PROSES CETAK IJAZAH
TAHUN
INPUT DATA
PENULISAN/CETAK
IJAZAH
.....S.D. MEI 2006
PETUGAS PROSES
IJAZAH
TULIS TANGAN
PETUGAS KHUSUS
MEI 2006 - APRIL
2014
DIKETIK OLEH
PETUGAS PROSES
IJAZAH DI BAGIAN
AKADEMIK
CETAK KOMPUTER
AGUSTUS 2014
-SISTEM INFORMASI
AKADEMIK
-- PENDAFTARAN
WISUDA ONLINE OLEH
MAHASISWA
-- INPUT DATA
KELULUSAN OLEH
PETUGAS FAKULTAS
CETAK KOMPUTER
MELALUI SISTEM
INFORMASI AKADEMIK
(SIA)
.
PROSES PENERBITAN IJAZAH
Berkas untuk Penerbitan Ijazah:
Surat permohonan penerbitan ijazah
secara kolektif dari
Fakultas/Pascasarjana
Berita Acara Lulus Munaqasyah/ Lulus
Ujian Tesis/ Lulus Ujian Terbuka
Promosi Doktor
Fotocopy Ijazah SLTA/S1/S2 dan atau
Akta Kelahiran, beserta Ralat ijazah
(jika ada).
PROSES PENERBITAN IJAZAH (LANJUTAN)
Pas
foto terbaru berwarna dengan latar belakang
merah, ukuran 3x4 cm, posisi badan tegap
menghadap ke depan, posisi badan tidak boleh
miring, pakaian kemeja warna cerah, berjas warna
gelap dan berdasi, bukan foto selfie.
Surat pernyataan bermeterai bahwa data pribadi
yang diisi mahasiswa secara online adalah sudah
sesuai dengan ijazah terakhir dan atau akta
kelahiran.
Draft/contoh Ijazah yang diprint dari sistem yang
sudah diverifikasi dan diparaf oleh Kasubag.
Akademik/Kabag. TU Fakultas.
PROSEDUR PENERBITAN IJAZAH
PENGAMBILAN IJAZAH
Di Fakultas
Waktu : Setelah Hari Pelaksanaan
Wisuda
Legalisir Ijazah : di Fakultas
PERMASALAHAN PERBEDAAN DATA PADA PENERBITAN
IJAZAH:
Adanya perbedaan data di SIA dengan dokumen
pendukung:
1. Penulisan nama, tempat dan tanggal lahir harus
sesuai dengan ijazah sebelumnya (SLTA/S1/S2)
atau jika ada ralat pada ijazah sebelumnya maka
harus dilampirkan.
Yang sering muncul adalah perbedaan spasi nama,
singkatan nama, penambahan huruf pada nama,
spasi penulisan tempat lahir, perbedaan tempat
lahir.
2. Tanggal lulus: harus sesuai dengan Berita Acara
Munaqasyah.
WISUDA
1. Mahasiswa telah melakukan pendaftaran
munaqasyah dan yudisium secara online melalui
laman http://akademik.uin-suka.ac.id
2. Mahasiswa telah dinyatakan lulus munaqasyah
dan sidang yudisium yang dilaksanakan oleh
fakultas sesuai Kalender Akademik yang berlaku.
3. Mahasiswa berstatus lulus pada Sistem
Informasi Akademik (SIA)
4. Membayar biaya wisuda sesuai ketentuanyang
berlaku.
5. Melakukan pengisian data pribadi secara online
ke laman http://akademik.uin-suka.ac.id dan
memeriksa kebenaran data tersebut.
WISUDA (LANJUTAN)
6. Mencetak surat pernyataan kebenaran data
wisuda, draf Ijazah dan draf Transkrip Akademik.
7. Menyerahkan KTM dan menunjukkan draf
Ijazah, Transkrip Akademik dan Surat pernyataan
kebenaran data wisuda, dan melakukan foto di
Subbag. Layanan terpadu .
8. Menyerahkan draf Ijazah, Transkrip Akademik
dan Surat pernyataan kebenaran data wisuda di
fakultas.
9. Waktu pengambilan toga, undangan dan samir
sesuai dengan jadwal di masing-masing fakultas.
PELAPORAN PD-DIKTI
Penyelenggara pendidikan tinggi wajib
melaporkan transaksi akademik
mahasiswa nya dalam laman
forlap.dikti.go.id. (awal perkuliahan dan di
akhir perkuliaan)
Mahasiswa merangkap kuliah di perguruan
tinggi lain dapat menyebabkan transaksi
akademik mahasiswa di salah satu
perguruan tinngi yang diikutinya tidak
dapat dilaporkan dalam forlap.dikti.go.id.
KURIKULUM
Tahun
Akademik 2016/2017
kurikulum yang berlaku bagi
mahasiswa baru UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta adalah Kurikulum
Mengacu Kerangka Kualifikasi
Nasional Indonesia (KKNI) dan
Standar Nasional Pendidikan Tinggi
(SN-DIKTI) dengan
mengintegrasikan dan
menginterkoneksikan ilmu
KURIKULUM (LANJUTAN)
Mahasiswa
Akademik
Ijazah(SKPI)
Ijazah
lulus berhak mendapatkan: Ijazah, Transkrip
dan
Surat
Keterangan
Pendamping
adalah dokumen pengakuan prestasi belajar,
sedangkan Transkrip Akademik adalah kumpulan nilainilai matakuliah kumulatif yang telah ditempuh dan
dinyatakan lulus sesuai ketentuan yang berlaku sebagai
hak mahasiswa karena yang bersangkutan dapat
menyelesaikan studinya sampai batas yang telah
ditentukan. SKPI adalah dokumen yang memuat
informasi tentang pencapaian akademik atau kualifikas
dari lulusan pendidikan tinggi bergelar dan prestasi
akademik dan pendukung akademik selama menjadi
mahasiswa.
SEKIAN
TERIMA KASIH