this file 7546 14949 1 SM
P-ISSN : 2089-6549 E-ISSN : 2582-2182
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
INFORMATION MANAGEMENT SPECIAL EVENT HUTTEL 62
By SMA NEGERI 3 JAKARTA
MANAJEMEN INFORMASI SPECIAL EVENT HUTTEL 62
OLEH SMA NEGERI 3 JAKARTA
Oleh :
Syahidatia Chairunissa Aulia
Yanti Setianti
Priyo Subekti
Universitas Padjadjaran
e-mail : priyo.subekti@gmail.com
Abstrak. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana proses manajemen informasi special
event yang dilakukan oleh penyelenggara HUTTEL 62 mulai dari riset, desain, perencanaan, koordinasi,
serta evaluasi sesuai dengan konsep special event milik Joe Goldblatt. Metode penelitian deskriptif, data
kualitatif dengan paradigma positivisme. Hasil penelitian ini mengemukakan bahwa manajemen special
event HUTTEL 62 dikategorikan dalam lima tahap yaitu riset, desain, perencanaan, koordinasi, dan evaluasi.
Riset yang dilakukan berupa riset informal dengan cara penelusuran data sekunder berupa monitoring
pemberitaan mengenai SMA Negeri 3 Jakarta. Hasl riset menunjukan gambaran mengenai situasi yang
melandasi diselenggarakannya HUTTEL 62 adalah anggapan masyarakat bahwa nama Teladan yang terdapat
di SMA Negeri 3 Jakarta tidak sesuai engan apa yang terjadi di sekolah tersebut. Desain warna Ungu dan
Biru diciptakan menyesuaikan tema yang diusung HUTTEL 62 yaitu ‘Kembalikan Teladanku’. Unsur
desain gerak dan suara ditunjukan melaui pengisi acara dalam closing. Perencanaan HUTTEL 62 diawali
dengan menetapkan tujuan yang ingin dicapai yaitu mengembalikan citra ‘Teladan’ kepada SMA Negeri 3
Jakarta pasca insiden tindak bullying. Koordinasi yang dilakukan oleh penyelenggara HUTTEL 62 meliputi
koordinasi dengan internal kepanitiaan dan pihak eksternal yang terlibat dalam penyelenggaraan HUTTEL
62. Komunikasi dilakukan dengan rapat wajib dan rapat informal serta komunikasi dengan online messenger.
Evaluasi dilakukan untuk mengukur pencapaian HUTTEL 62, evaluasi dilakukan dalam divisi dan antar divisi
setiap rangkaian acara telah dilaksanakan dan nantinya dijadikan sebagai laporan pertanggung jawaban. Dari
hasil evaluasi didapatkan kendala di internal kepanitiaan yaitu adanya hambatan komunikasi dan informasi
di internal panitia. Simpulan penelitian ini menunjukan bahwa manajemen special event HUTTEL 62 yang
dilakukan oleh SMA Negeri 3 Jakarta dalam menyampaikan pesan anti bully belum dilakukan secara efektif
dan maksimal.
Kata kunci : manajemen informasi, special event, bully
Abstract. The purpose of this research is to know how to process information management special event
conducted by organizers HUTTEL 62 ranging from research, design, planning, coordination, and evaluation
in accordance with the concept special event belongs to Joe Goldblatt. Research methods a descriptive,
qualitative data with the paradigm of positivism. The results of this study suggested that the management of
the special event HUTTEL 62 categorized in ive stages, namely research, design, planning, coordination,
and evaluation. Research carried out in the form of informal research with secondary data searches ways be
monitoring news coverage about SMA Negeri 3 Jakarta. Hasl research shows the overview of the situation
of informing host HUTTEL 62 is the assumption that the community name of the example contained in the
SMA Negeri 3 Jakarta not sesuaid with what happened at that school. The design of the color purple and
blue created the Customize the theme carried HUTTEL 62 ‘ Return Teladanku ‘. Motion design elements and
sounds indicated by performers in closing. 62 HUTTEL planning begins with setting goals to be achieved,
namely restoring the image of ‘ exemplary ‘ to SMA Negeri 3 Jakarta Post acts of bullying incidents.
Coordination is done by the Organizer HUTTEL 62 include coordination with internal and external parties
the Committee involved in organizing HUTTEL 62. The communication is done by informal meetings and
mandatory meetings and communications with online messenger. The evaluation was conducted to measure
the achievement of HUTTEL 62, the evaluation is conducted in the Division and the Division of any series of
events have been implemented and later serve as a report on liability. Hasl acquired evaluation of barriers
in the internal Committee namely the barriers of communication and information in the internal Committee.
A summary of this research menenujukan that special event management HUTTEL 62 made by SMA Negeri
3 Jakarta in conveying the message of anti bully hasn’t done effectively and optimally.
Keywords: Information management, special event, bully
Edulib - Syahidatia Chairunissa Aulia,Yanti Setianti, Priyo Subekti
43
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
Tindak bullying yang terjadi di SMA Negeri
PENDAHULUAN
S
MA Negeri 3 Teladan Jakarta merupakan
salah satu sekolah favorit yang terletak
di Daerah Khusus Ibukota Jakarta
3 Jakarta melalui insiden tersebut langsung
khususnya di wilayah Jakarta Selatan. SMA
tidak lama. Hal ini didukung dengan maraknya
Negeri 3 Jakarta dikenal sebagai sekolah teladan
pemberitaan mengenai insiden tersebut di
karena pada awal terbentuk sekolah tersebut
seluruh media nasional baik media cetak
dijadikan model dan contoh bagi SMA-SMA di
maupun media elektronik. Pemberitaan tersebut
seluruh Indonesia. Prestasi yang diraih SMAN
tentu saja membawa pengaruh negatif terhadap
3 Jakarta dalam bidang akademik maupun non
citra SMA Negeri 3 Jakarta.
mendapatkan
perhatian
dari
Pemerintah
Provinsi dan masyarakat dalam waktu yang
akademik juga menjadi indikator bagi sekolah
Hasil pra riet menunjukan bahwa SMA
tersebut agar tetap menjadi sekolah favorit di
Negeri 3 Jakarta terus melakukan langkah-
DKI Jakarta. Sekolah ini juga sangat dikenal
langkah dan upaya perbaikan nama baik dan
melalui lulusannya yang menjadi tokoh-tokoh
citra sekolah. Ini terus dilakukan agar SMA
penting dan tokoh papan atas baik di bidang
Negeri 3 Jakarta kembali menjadi sekolah
musik, ilm, olahraga, maupun politik. Hal ini
‘Teladan’
menjadikan SMA Negeri 3 Jakarta tetap menjadi
masyarakat agar menyekolahkan anak mereka
sekolah percontohan dan sekolah favorit.
dan mendapatkan pendidikan menengah atas di
Citra SMA Negeri 3 Jakarta sebagai sekolah
serta
mendapat
kepercayaan
SMA Negeri 3 Jakarta.
basket yang sudah dibentuk selama puluhan
Upaya yang dilakukan oleh pihak SMA
tahun ternyata berbanding terbalik dengan
Negeri 3 Jakarta berupa kegiatan komunikasi
pemberitaan yang ada di media. Menurut
yang mencakup lingkup internal dan eksternal.
pemberitaan di media selama dua tahun
Pendekatan persuasif kepada siswa, perubahan
terakhir, SMA Negeri 3 Jakarta memiliki image
peraturan di sekolah yang semakin ketat,
sebagai sekolah yang gemar melakukan tindak
penyuluhan rutin mengenai tindak bullying
Bullying dan sudah menjadi tradisi selama
dilakukan setiap minggu dan ditujukan kepada
bertahun-tahun. Keadaan inilah yang membuat
siswa-siswi SMA Negeri 3 Jakarta khususnya
pemberitaan tindak Bullying di SMA Negeri 3
kepada siswa-siswi baru yang duduk di kelas
Jakarta semakin ramai diberitakan oleh media
sepuluh, hal tersebut merupakan kegiatan yang
baik cetak, non cetak, maupun online.
dilakukan SMA Negeri 3 Jakarta. Kegiatan
Pemberitaan
tindak
yang mencakup eksternal SMA Negeri 3
bullying di SMA Negeri 3 Jakarta muncul
Jakarta yang dilakukan oleh pihak SMA Negeri
saat
bernama
3 Jakarta antara lain adalah acara Suling Asean
‘Sabhawana’ mendapatkan insiden berupa
saat perayaan ASEAN’S DAY, upacara bendera
meninggalnya dua anggota mereka yang
pada hari Senin dengan pejabat pemerintahan
merupakan siswa kelas sepuluh saat masa
dan Kementerian, serta pencanangan Gerakan
orientasi kegiatan ekstrakurikuler tersebut
Anti Bully dalam acara HUTTEL 62.
salah
satu
media
mengenai
ekstrakurikuler
berlangsung. Sabhawana merupakan sebuah
Salah satu upaya yang dilakukan oleh
kegiatan ekstrakurikuler pecinta alam yang
SMA Negeri
berada di SMA Negeri 3 Jakarta.
menyelenggarakan special event HUTTEL 62.
44
3
Jakarta
adalah
dengan
Manajemen Informasi Special Event Huttel 62 Oleh Sma Negeri 3 Jakarta
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
HUTTEL merupakan akronim dari Hari Ulang
HUTTEL 62 yang harus diwujudkan oleh
Tahun Teladan. Pada tahun 2015, SMA Negeri 3
semua elemen sekolah.
Jakarta mengadakan kegiatan HUTTEL 62. Ada
Penyelenggaraan
sukses
suatu
acara
dikarenakan
dapat
yang berbeda dari HUTTEL tahun ini dengan
dikatakan
adanya
tahun-tahun sebelumnya. HUTTEL tahun 2015
perencanaan yang matang serta adanya kerja
dibuat dalam bentuk suatu rangkaian kegiatan
sama team yang memiliki visi dan misi yang
dengan jangka waktu tertentu.
sama. Hasil pra riset menunjukan bahwa
Jika tahun-tahun sebelumnya acara HUTTEL
pada proses awal perencanaan HUTTEL 62
hanya berjalan satu hari dan berupa acara musik
terdapat masalah internal yang dihadapi oleh
untuk para alumni, siswa, guru, dan karyawan
kepanitiaan HUTTEL 62. Adanya selisih
SMA Negeri 3 Jakarta, maka di tahun 2015
paham serta perbedaan visi dan misi antara
kegiatan HUTTEL 62 menjadi kegiatan yang
pihak siswa dengan pihak sekolah serta alumni
sangat besar dan melibatkan publik internal
dirasa sebagai penyebab utama terhambatnya
dan eksternal SMA Negeri 3 Jakarta. Kegiatan
perencanaan acara tersebut.
HUTTEL 62 melibatkan beberapa kegiatan-
Pihak sekolah memutuskan untuk tidak
kegiatan internal dan eksternal seperti talkshow,
lagi melaksanakan kegiatan ANTTIC (Anak
perlombaan akademik dan non akademik untuk
Tiga Teladan Cup) mulai tahun 2015. ANTTIC
siswa SMA Negeri 3 Jakarta, perlombaan non
merupakan kegiatan rutin yang dilakukan
akademik untuk siswa SMA lainnya se-Jakarta
oleh siswa SMA Negeri 3 Jakarta di bawah
dalam kegiatan Teladan Cup dan Teladan MUN,
naungan OSIS SMA Negeri 3 Jakarta. Kegiatan
serta pencanangan Deklarasi Gerakan Anti
tersebut berupa perlombaan olahraga, seni,
Bully pada saat pembukaan HUTTEL 62 yang
dan akademik untuk seluruh siswa SMA se-
juga menjadi fokus pada kegiatan HUTTEL
Jabodetabek yang di akhir acara ditutup oleh
tahun 2015. Berbeda dengan HUTTEL tahun-
sebuah pertunjukan seni dengan skala besar.
tahun sebelumnya yang hanya untuk merayakan
ANTTIC sendiri sudah rutin dilaksanakan
hari ulang tahun SMA Negeri 3 Jakarta, pada
selama sepuluh tahun terakhir.
HUTTEL tahun 2015 berfokus kepada aktivitas
Adanya keputusan pihak sekolah untuk
yang dapat memulihkan citra SMA Negeri 3
meniadakan kegiatan ANTTIC menimbulkan
Jakarta sebagai sekolah anti bully.
reaksi negatif dari para siswa SMA Negeri 3
Penyelenggaraan HUTTEL 62 di tahun
Jakarta. Reaksi tersebut ditunjukkan oleh siswa
2015 melibatkan kepanitiaan yang cukup
dengan cara mereka antipati terhadap acara
besar yang terdiri dari empat elemen yang
HUTTEL 62 yang ingin diselenggarakan oleh
terdapat di sekolah yaitu siswa kelas sepuluh
pihak sekolah. Pihak sekolah berupaya untuk
sampai dua belas, orang tua siswa, guru, serta
menghimpun seluruh elemen sekolah termasuk
alumni. Adanya kepanitiaan yang melibatkan
para siswa untuk bersama-sama membuat acara
keempat elemen sekolah ini diharapkan dapat
HUTTEL 62 menjadi acara besar yang berbeda
mewujudkan goals dari HUTTEL 62 itu sendiri
dari tahun sebelumnya.
yaitu ‘Kembalikan Teladanku’. Goals yang juga
Pihak siswa SMA Negeri 3 Jakarta
menjadi tema dalam acara tersebut diharapkan
menunjukan reaksi negatif ini dengan cara
menjadi suatu tujuan utama terselenggaranya
melakukan demo ke pihak sekolah karena
Edulib - Syahidatia Chairunissa Aulia,Yanti Setianti, Priyo Subekti
45
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
mereka tidak terima jika kegiatan yang sudah
Gerakan Anti Bully yang dilakukan saat
mereka rencanakan dengan matang dan selalu
pembukaan HUTTEL 62 menunjukan hasil
rutin dilaksanakan, yaitu ANTTIC, dihapuskan
bahwa sampai awal tahun 2016 di dapatkan
dari kegiatan rutin sekolah. Para siswa juga
adanya ketidakseimbangan antara pemberitaan
menunjukan rasa antipati nya dengan cara
HUTTEL 62 dan Deklarasi Gerakan Anti Bully-
sengaja tidak menghadiri undangan rapat
nya dengan pemberitaan insiden tindak bullying
wajib dari pihak sekolah yang beragendakan
yang terjadi di SMA Negeri 3 Jakarta.
pembahasan
mengenai
rangkaian
acara
Pemberitaan
tentang
insiden
tindak
HUTTEL 62. Hal ini dilakukan para siswa
bullying yang terjadi di SMA Negeri 3 Jakarta
sebagai bentuk protes dengan harapan pihak
mendapatkan pemberitaan yang lebih banyak
sekolah akan mengabulkan permintaan mereka
dibandingkan dengan pemberitaan mengenai
untuk tetap melaksanakan kegiatan ANTTIC.
HUTTEL 62 serta Deklarasi Gerakan Anti
Adanya aksi boikot yang dilakukan oleh siswa
Bully yang mereka laksanakan. Ini menunjukan
SMA Negeri 3 Jakarta ini memakan waktu
bahwa SMA Negeri 3 Jakarta belum berhasil
cukup lama yang mengakibatkan perencanaan
dengan maksimal untuk mengkomunikasikan
dan persiapan event HUTTEL 62 menjadi tidak
pesan anti bully yang disampaikan oleh pihak
maksimal. Aksi yang dilakukan oleh para siswa
SMA Negeri 3 Jakarta melalui event HUTTEL
menjadi masalah awal dari proses pembuatan
62 sebagai media komunikasinya. Hal ini
HUTTEL 62.
menunjukan bahwa terdapat permasalahan
Event HUTTEL 62 dijadikan oleh pihak
SMA Negeri 3 Jakarta sebagai tools komunikasi
pada proses perencanaan acara dan pada proses
evaluasi setelah pelaksanaan acara.
untuk mengkomunikasikan pesan bahwa SMA
Berdasarkan penjabaran konteks penelitian
Negeri 3 Jakarta adalah Sekolah Wilayah Anti
tersebut, fokus penelitian ini adalah “Bagaimana
Bully lewat Deklarasi Gerakan Anti Bully yang
Manajemen
mereka deklarasikan saat pembukaan HUTTEL
oleh SMA Negeri 3 Jakarta Sebagai Media
62 berlangsung pada tanggal 28 Oktober 2015
Komunikasi dalam Menyampaikan Pesan Anti
yang juga bertepatan dengan hari ulang tahun
Bully?”
Special
Event
HUTTEL 62
SMA Negeri 3 Jakarta. Pesan anti bully yang
dikomunikasikan SMA Negeri 3 Jakarta melalui
Tinjauan Pustaka
acara HUTTEL 62 memberikan dampak yang
Joe Goldblatt (2014:8) mendeinisikan
cukup besar terhadap internal SMA Negeri 3
special event sebagai sebuah selebrasi yang
Jakarta. Peraturan sekolah yang dibuat menjadi
memiliki keunikan tertentu dengan bentuk
lebih disiplin diharapkan dapat berdampak
seremonial
dan
terhadap internal SMA Negeri 3 Jakarta dan
kebutuhan
spesiik.
mempengaruhi persepsi pihak eksternal SMA
Pudjiastuti
Negeri 3 Jakarta bahawa SMA Negeri 3 Jakarta
bahwa special event adalah media publisitas
adalah sekolah anti bully.
yang efektif karena dapat membantu dalam
ritual
untuk
memenuhi
Yaverbaum
(2010:xvii)
dalam
mengemukakan
Hasil pra riset lewat penelusuran data
memasarkan perusahaan dan produk jasa
online terkait pemberitaan mengenai HUTTEL
kepada publik, sangat bersifat promosi, serta
62 secara keseluruhan maupun Deklarasi
mampu mendapatkan publisitas yang banyak
46
Manajemen Informasi Special Event Huttel 62 Oleh Sma Negeri 3 Jakarta
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
efektif dan eisien, yaitu penelitian (research),
dari berbagai pihak media massa.
Special event adalah salah satu kiat yang
perencanaan
diselenggarakan oleh perusahaan atau lembaga
koordinasi
untuk mendapatkan perhatian publik sehingga
(evaluation).
(planning),
(coordinating),
desain
(design),
dan
evaluasi
menciptakan citra positif bagi perusahaan
Research. Penelitian yang dilakukan dengan
atau lembaga serta terjadi komunikasi timbal
baik akan mengurangi resiko kegagalan dalam
balikantara kedua pihak yang saling terkait.
pelaksanaan sebuah event. Penelitian dilakukan
Fungsi Public Relations menurut Cutlip,
untuk menentukan kebutuhan, keinginan, dan
Center, dan Broom (2009) bila dikaitkan
ekspektasi khalayak sasaran. Penelitian yang
dengan special event adalah sebagai berikut:
dialakukan harus dilakukan dengan teliti dan
Untuk memberikan informasi secara langsung
koprehensif.
dan mendapatkan hubungan timbal balik yang
Terdapat tiga jenis riset yang digunakan
positif dengan publiknya melalui program
dalam riset pre-event, diantaranya adalah riset
kerja atau acara-acara yang sengaja dirancang
kuantitatif, riset kualitatif, dan kombinasi
dan dikaitkan dengan event (peristiwa khusus)
antara keduanya. Pemilihan metode riset yang
dalam kegiatan serta program kerja kehumasan
cocok oleh setiap acara ditenntukan oleh
tertentu.
tujuan riset, waktu yang diberikan, dan dana
Sub bidang special event menurut Godblatt
yang tersedia. a) Design. Special event yang
(2014: 14) antara lain adalah Civic Event,
spektakuler memerlukan tingkat kreativitas
Exposition or Exhibition, Fair and Festival,
yang luar biasa dari pelaksananya. Untuk
Hallmark Event, Hospitality, Meetings and
mencapai tahap desain, mengembakan ide-
Conferences, Retail Event, Social Life-Cycle
ide telah menjadi serangkaian elemen yang
Event, Sport Event, Tourism. Joe Goldblatt
telah diciptakan mulai dari iklan, dekorasi,
(2014:12) menyatakan bahwa tujuan special
catering, hiburan, dan lainnya untuk memenuhi
event adalah sebagai sebuai celebration,
harapan stakeholder, b) Planning. Tahap
education, dan marketing.
perencanaan dilakukan setelah riset dan desain
dilakukan. Kegiatan perencanaan memerlukan
waktu paling panjang dalam seluruh tahap.
Manajemen Special Event
Event management menurut Goldblatt
(2014:
12)
adalah
professional
pada saat perencanaan sehingga susunan
mempertemukan
perencanaan sering kali menglamai perubahan,
sekelompok orang untuk tujuan perayaan,
penambahan, atau pengurangan sesuai kondisi.
pendidikan,
serta
Peraturan pemerintah, kondisi politik, cuaca
bertanggung jawab mengadakan penelitian,
dan sebagainya dapat mengubah perencanaan
membuat desain kegiatan, dan melakukan
yang sebelumya dilakukan. Proses perencanaan
perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta
biasanya memerlukan waktu paling lama
pengawasan untuk merealisasikan kehadiran
dalam penyelenggaraan acara. Perencanaan
sebuah kegiatan.
terbaik ialah perencanaan yang dihasilkan
mengumpulkan
kegiatan
Banyak hal yang harus dipertimbangkan
dan
pemasaran,
dan
reuni,
Terdapat lima tahap yang harus dilakukan
melalui subtitusi, penambahan, atau bahkan
untuk menghasilkan sebuah special event yang
penghapusan konten acara. Tahap perencanaan
Edulib - Syahidatia Chairunissa Aulia,Yanti Setianti, Priyo Subekti
47
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
time/space/
media komunikasi dalam menyampaikan pesan
tempo untuk menentukan cara terbaik dalam
anti bully. Selain itu, penelitian ini juga berisi
menggunakan sumber daya yang tersedia.
kutipan – kutipan data yang berasal dari naskah
Ketiga hukum dasar ini memengaruhi setiap
wawancara, catatan lapangan, foto, catatan atau
keputusan yang dipilih, dan akan mengatur
memo dan dokumen sesuai dengan ciri dari
outcome acara, c) Coordinating. Special
penelitian deskriptif.
meliputi
penggunaan
hukum
event memerlukan berbagai keahlian yang
Pada penelitian ini penulis menentukan
harus dikombinasikan untuk menghasilkan
key informant menggunakan teknik purposive
kesuksesan demi mengangkat citra perusahaan.
sampling. Ruslan (2010: 157) mendeinisikan
Penyelenggara acara harus mengelola sumber
bahwa purposive sampling adalah pemilihan
daya secara eisien. Sumber daya tersebut
sampel berdasarkan karakteristik tertentu yang
meliputi kemampuan administrasi, koordinasi,
dianggap mempunyai sangkut pautnya dengan
marketing, dan manajemen resiko. Hubungkan
karakteristik populasi yang sudah diketahui
empat kompetensi bersama dengan hati-hati
sebelumnya.
selama proses acara untuk mengoptimalkan
Adapun kriteria-kriteria dari informan
hasil acara, d) Evaluation. Setiap acara
yang dijadikan sumber data oleh peneliti
dievaluasi untuk melihat tigkat keberhasilan
adalah individu yang terlibat langsung dalam
acara yang dilakukan. Sayangnya, tahap ini
perencanaan dan pelaksanaan event HUTTEL
sering diabaikan oleh pelaksana. Kegiatan
62, bagian dari SMA Negeri 3 Jakarta dan
dianggap telah berakhir begitu acara selesai.
memiliki peranan atau jabatan penting di SMA
Evaluasi yang baik akan meghasilkan data dan
Negeri 3 Jakarta maupun event HUTTEL 62,
fakta yang berharga untuk mendukung kegatan
serta menjabat sebagai kepala, wakil, atau
yang dilakukan di masa depan.
peserta dalam rangkaian event HUTTEL 62
sehingga dapat memudahkan pengumpulan
data dalam penelitian ini.
Metode Penelitian
metode
Teknik pengumpulan data di lapangan
deskriptif dengan data kualitatif. Metode
yang dilakukan dalam penelitian ini berupa
deskriptif adalah suatu metode yang meneliti
wawancara yang dilakukan dengan intensif
status sekelompok manusia, suatu objek,
agar
suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran,
Selanjutnya pengumpulan data yang dilakukan
ataupun suatu kelas peristiwa pada masa
adalah observasi dengan melakukan observasi
sekarang. Tujuan dari penelitian deskriptif ini
partisipasi
adalah membuat deskripsi, gambaran secara
dengan studi pustaka. Analisis data dilakukan
sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-
sejak sebelum memasuki lapangan, selama di
fakta, sifat-sifat atau hubungan antar fenomena
lapangan, dan setelah selesai di lapangan. Dalam
yang diselidiki.
hal ini, Nasution dalam Sugiyono (2012:245)
Penelitian
Penelitian
ini
ini
menggunakan
menggunakan
metode
mendapatkan
pasif
data
dan
yang
terakhir
akurat.
dilakukan
menyatakan bahwa analisis telah mulai sejak
deskriptif karena berisi mengenai gambaran
merumuskan
manajemen special event HUTTEL 62 yang
sebelum terjun ke lapangan, dan berlangsung
dilakukan oleh SMA Negeri 3 Jakarta sebagai
terus sampai penulisan hasl penelitian.
48
dan
menjelaskan
masalah,
Manajemen Informasi Special Event Huttel 62 Oleh Sma Negeri 3 Jakarta
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
Analisis data yang digunakan dalam
penelitian ini adalah analisis data dari Miles dan
Jakarta tidak sesuai dengan apa yang sedang
terjadi di sekolah tersebut.
Huberman yakni analisis data dilakukan hingga
Dalam melakukan riset, penyelenggara
datanya sudah jenuh. Aktivitas dalam analisis
HUTTEL 62 menggunakan metode informal
data adalah data reduction (reduksi data),
dengan melakukan tinjauan dan pengumpulan
data display (penyajian data), dan conclusion
data sekunder mengenai pemberitaan SMA
drawing/veriication (penarikan kesimpulan
Negeri 3 Jakarta di media massa. Mengacu
dan veriikasi). (Sugiyono, 2010:246).
pada pernyataan Jefkins, hal yang seharusnya
Teknik
validitas
dan
keabsahan
data
dilakukan oleh pihak penyelenggara HUTTEL
dalam penelitian ini menggunakan triangulasi
62 dalam melakukan riset adalah dengan
sumber data. Triangulsi dalam pengujian
melakukan serangkaian wawancara kepada
kredibilitas ini diartikan sebagai pengecekan
sejumlah responden di lapangan.
data dari berbagai sumber dengan berbagai
Riset yang dilakukan oleh penyelenggara
cara dan berbagai waktu (Sugiyono, 2012:125).
HUTTEL62 dirasa kurang untuk dapat memenuhi
Menggunakan teknik triangulasi sumber data
kriteria atau harapan akan keberlangsungan
untuk membandingkan derajat kepercayaan
event HUTTEL 62. Monitoring yang dilakukan
suatu data yang diperoleh dengan cara dan
oleh
waktu pengumpulan data yang berbeda.
akan menghasilkan tanggapan dan persepsi
penyelenggara
HUTTEL 62
hanya
masyarakat luar mengenai SMA Negeri 3
HASIL DAN PEMBAHASAN
Jakarta. Riset melaui penelusuran data sekunder
Riset yang dilakukan SMA Negeri 3 Jakarta
tidak akan bisa meng-cover seluruh kebutuhan
dalam
HUTTEL
penyelenggara untuk mengetahui kelemahan,
62 Sebagai Media Komunikasi dalam
kelebihan, ancaman, dan kesempatan yang ada
Manyampaikan Pesan Anti Bully
dalam menyelenggarakan HUTTEL 62.
Menyelenggarakan
Berdasarkan hasil penelitian mengenai
riset yang dilakukan dalam menyelenggarakan
Proses Desain Special Event HUTTEL
HUTTEL 62 sebagai media komunikasi dalam
62 Sebagai Media Komunikasi dalam
menyampaikan pesan anti bully, ditemukan
Menyampaikan Pesan Anti Bully
bahwa: 1) Penyelenggara HUTTEL 62 terlebih
Berdasarkan hasil penelitian mengenai
dahulu melakukan riset untuk mengetahui
proses
tanggapan masyarakat mengenai SMA Negeri 3
menyelenggarakan HUTTEL 62 sebagai media
Jakarta. 2) Bentuk riset yang dilakukan berupa
komunikasi dalam menyampaikan pesan anti
riset informal yaitu penelusuran data sekunder
bully, ditemukan bahwa: 1) Desain warna
berupa
melihat
Ungu dan Biru diciptakan menyesuaikan tema
pemberitaan mengenai SMA Negeri 3 Jakarta
yang diusung HUTTEL 62 yaitu “Kembalikan
yang ada di media cetak, elektronik, maupun
Teladanku. 2) Unsur desain gerak dan suara
media online. 3) Gambaran mengenai situasi
ditujukan melaui pengisi acara dalam bazaar
yang melandasi diselenggarakannya HUTTEL
dan reuni yang terdapat di closing. 3) Publikasi
62 adalah masyarakat beranggapan bahwa
acara dilakukan dengan menggunakan media
nama Teladan yang terdapat di SMA Negeri 3
massa dan media sosial, dan publikasi Teladan
monitoring
dengan
cara
desain
Edulib - Syahidatia Chairunissa Aulia,Yanti Setianti, Priyo Subekti
yang
dilakukan
dalam
49
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
Cup di car free day.
anti bully, ditemukan bahwa: 1) Koordinasi
dilakukan dengan internal kepanitiaan HUTTEL
Perencanaan yang Dilakukan SMA Negeri 3
62, dalam hal ini kepanitiaan memiliki struktur
Jakarta dalam Menyelenggarakan HUTTEL
yang dijadikan pedoman jalur koordinasi
62 Sebagai Media Komunikasi dalam
namun tetap leksibel dan dinamis sehingga
Menyampaikan Pesan Anti Bully
antar panitia saling tolong-menolong walau
Berdasarkan hasil penelitian mengenai
perencanaan
yang
dalam
divisnya. 2) Selain dengan internal kepanitiaan,
menyelenggarakan HUTTEL 62 sebagai media
koordinasi juga dilakukan dengan pihak-
komunikasi
pesan
pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan
anti bully, ditemukan bahwa: 1) Sebelum
acara HUTTEL 62 yaitu peserta dan media.
membuat perencanaan, penyelenggara terlebih
3) Komunikasi dilakukan melaui rapat wajib
dahulu menetapkan tujuan yang ingin dicapai.
yang rutin dilakukan di hari Sabtu serta
HUTTEL 62 bertujuan untuk mengembalikan
pertemuan informal lainnya di luar hari Sabtu,
citra ‘Teladan’ kepada SMA Negeri 3 Jakarta
sedangkan untuk komunikasi internal sehari-
pasca insiden tindak bullying yang terjadi
hari dijalankan menggunakan aplikasi online
beberapa waktu sebelumnya di SMA Negeri 3
messenger WhatsApp.
dalam
dilakukan
yang pekerjaan yang dikerjakan bukan dari
menyampaikan
Jakarta. Selain itu HUTTEL 62 juga bertujuan
untuk menggabungkan pihak sekolah, alumni,
Evaluasi yang Dilakukan dalam Special Event
siswa, dan orang tua murid agar dapat
HUTTEL 62 Sebagai Media Komunikasi
berkolaborasi mewujudkan pemulihan citra
dalam menyampaikan Pesan Anti Bully
SMA Negeri 3 Jakarta. Tujuan tersirat lainnya
Berdasarkan
hasil
penelitian
adalah menghapuskan kegiatan ANTTIC dan
mengenai evaluasi yang dilakukan dalam
memasukannya ke dalam konten Teladan Cup
menyelenggarakan HUTTEL 62 sebagai media
di HUTTEL 62. 2) Rangkaian HUTTEL 62
komunikasi dalam menyampaikan pesan anti
ditetapkan menjadi empat tahap yaitu opening
bully, ditemukan bahwa: 1) Panitia melakukan
atau kick off dimana di dalamnya terdapat
evaluasi dalam divisi dan antar divisi. Hasil
Deklarasi Gerakan Anti Bully, lalu talkshow
evaluasi ini juga dijadikan sebagai laporan
kreatif, Teladan Cup dan Teladan MUN, serta
pertanggungjawaban. 2) Evaluasi dilakukan
terakhir adalah closing yang berisikan bazaar
setiap konten acara telah selesai dilaksanakan
dan reuni.
berupa forum dan diskusi antar kepanitiaan.
3) Dari hasil evaluasi di dapatkan kendala di
dalam
internal kepanitiaan yaitu adanya hambatan
Special Event HUTTEL 62 Sebagai Media
komunikasi di internal panitia. 4) Pendanaan dan
Komunikasi dalam Menyampaikan Pesan
sponsorship mempengaruhi konten dan konsep
Anti Bully
dari acara itu sendiri. Pihak penyelenggara
Koordinasi
yang
Dilakukan
Berdasarkan hasil penelitian mengenai
koordinasi
Sponsorship
dengan
maksimal sehingga menjadi evaluasi tersendiri
menyelenggarakan HUTTEL 62 sebagai media
dalam penyelenggaraan event ini. 5) Setelah
komunikasi
menghadiri dan berpartisipasi dalam acara
dalam
dilakukan
memanfaatkan
dalam
50
yang
tidak
menyampaikan
pesan
Manajemen Informasi Special Event Huttel 62 Oleh Sma Negeri 3 Jakarta
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
HUTTEL 62, peserta dan tamu undangan
mengembalikan citra ‘Teladan’ kepada SMA
memiliki pandangan dan persepsi yang berbeda
Negeri 3 Jakarta pasca insiden tindak bullying
terhadap SMA Negeri 3 Jakarta dan menerima
yang terjadi beberapa waktu sebelumnya di SMA
pesan anti bully yang disampaikan oleh SMA
Negeri 3 Jakarta. Selain itu HUTTEL 62 juga
Negeri 3 Jakarta melalui acara HUTTEL 62.
bertujuan untuk menggabungkan pihak sekolah,
alumni, siswa, dan orang tua murid agar dapat
berkolaborasi mewujudkan pemulihan citra
SMA Negeri 3 Jakarta. Tujuan tersirat lainnya
SIMPULAN
Penyelenggara HUTTEL 62 terlebih dahulu
adalah menghapuskan kegiatan ANTTIC dan
melakukan riset untuk mengetahui situasi
memasukannya ke dalam konten Teladan
di lapangan terkait tanggapan masyarakat
Cup di HUTTEL 62. Rangkaian HUTTEL 62
mengenai SMA Negeri 3 Jakarta. Riset yang
ditetapkan menjadi empat tahap yaitu opening
dilakukan oleh penyelenggara HUTTEL 62
atau kick off dimana di dalamnya terdapat
tidak menyeluruh seperti yang dijabarkan oleh
Deklarasi Gerakan Anti Bully, lalu talkshow
Joe Goldblatt. Riset yang dilakukan hanya
kreatif, Teladan Cup dan Teladan MUN, serta
berupa riset informal dengan cara penelusuran
terakhir adalah closing yang berisikan bazaar
data sekunder dengan cara melihat pemberitaan
dan reuni. Terdapat kesenjangan pada awal
mengenai SMA Negeri 3 Jakarta yang terdapat
perencanaan HUTTEL 62 dimana salah satu
di media massa.
elemen kepanitiaan yaitu siswa menunjukkan
Desain special event HUTTEL 62 dapat
antipati nya terhadap pelaksanaan HUTTEL
dikategorikan menjadi tiga bentuk, pertama
62 yang mengakibatkan proses eprencanaan
unsur
dengan
HUTTEL 62 memiliki hambatan. Perencanaan
dominan warna ungu dan biru yang diciptakan
juga terlihat tidak matang dalam hal sponsorship
menyesuaikan tema
oleh
sehingga mereka hanya mengandalkan dana
HUTTEL 62 yaitu ‘Kembalikan Teladanku’.
dari uang yang dikumpulkan oleh alumni
Kedua, konsep edukasi yang berisikan seminar
tanpa memaksimalkan pencarian dana lewat
dan sosialisasi antibully, talkshow kreatif,
sponsorship.
desain
warna
ditunjukkan
yang
disusung
peprlombaan Teladan MUN, serta kompetisi
Koordinasi merupakan suatu hal penting
olahraga dan senin Teladan Cup. Ketiga, unsur
dalam menjaga ritme kerja dan kerjasama dalam
gerak dan suara direalisasikan dengan konsep
kepengurusan acara. Koordinasi dilakukan
entertainment acara. Jenis festival diambil
dengan internal kepanitiaan HUTTEL 62, dalam
untuk merayakan hari ulang tahun SMA Negeri
hal ini kepanitiaan memiliki struktur yang
3 Jakarta dan diwujudkan melaui pengisi acara.
dijadikan pedoman jalur koordinasi namun tetap
Perencanaan event HUTTEL 62 dirasa
leksibel dan dinamis sehingga antar panitia
kurang karena hanya menghabiskan waktu dua
saling tolong-menolong walau yang pekerjaan
bulan sampai pembukaan acara berlangsung.
yang dikerjakan bukan dari divisnya. Selain
Perencanaan acara HUTTEL 62 sebagai media
dengan internal kepanitiaan, koordinasi juga
komunikasi dalam menyampaikan pesan anti
dilakukan dengan pihak-pihak yang terlibat
bully diawali dengan menetapkan tujuan yang
dalam penyelenggaraan acara HUTTEL 62
ingin dicapai. HUTTEL 62 bertujuan untuk
yaitu peserta dan media. Komunikasi dilakukan
Edulib - Syahidatia Chairunissa Aulia,Yanti Setianti, Priyo Subekti
51
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
melaui rapat wajib yang rutin dilakukan di
dekorasi HUTTEL 62 dinilai kurang optimal.
hari Sabtu serta pertemuan informal lainnya di
Sebaiknya penyelenggara dapat menggunakan
luar hari Sabtu, sedangkan untuk komunikasi
seluruh elemen desain. Penyelenggara dapat
internal sehari-hari dijalankan menggunakan
menambahkan unsur lainnya seperti unsur
aplikasi online messenger WhatsApp.
cahaya. Penyelenggara dapat memaksimalkan
Evaluasi
dilakukan
untuk
mengukur
semua unsur melalui sumber daya yang ada.
sudah
Desain seharusnya dikerjakan oleh satu orang
terpenuhi atau belum. Panitia melakukan
atau satu pihak antara siswa atau alumni,
evaluasi dalam divisi dan antar divisi. Hasil
sehingga semua desain publikasi maupun
evaluasi ini juga dijadikan sebagai laporan
desain dekorasi dapat menjadi sesuatu yang
pertanggungjawaban. Evaluasi dilakukan setiap
seragam. Dekorasi seharusnya ditampilkan
konten acara telah selesai dilaksanakan berupa
secara maksimal sesuai dengan tema yang
forum dan diskusi antar kepanitiaan. Dari
diusung dalam acara HUTTEL 62. Hal ini
hasil evaluasi di dapatkan kendala di internal
dilakukan agar pensuasanaan acara dapat
kepanitiaan yaitu adanya hambatan komunikasi
menyentuh peserta sehingga pesan dapat
di internal panitia. Selain melakukan evaluasi
dipahami dan pesan ‘Kembalikan Teladanku’
acara, panitia juga melakukan evaluasi dengan
serta pesan anti bully yang terdapat dalam
mengumpulkan pendapat dan tanggapan dari
HUTTEL 62 dapat menyentuh seluruh pihak.
pihak peserta dan tamu undangan.
Penyelenggara dapat memanfaatkan sumber
pencapaian
acara,
apakah
tujuan
daya dari para siswa yang masih berjiwa muda
agar dapat memaksimalkan unsur desain dalam
Saran
Riset
yang
dilakukan
dalam
penyelenggaraan HUTTEL 62 saat ini hanya
HUTTEL 62.
Perencanaan
telah
dilakukan
dalam
berupa
HUTTEL 62 sudah cukup baik, namun sebaiknya
penelusuran data sekunder melaui monitoring.
perencanaan dilakukan secara lebih spesiik
Peneliti menyarankan sebaiknya penyelenggara
terutama dalam menentukan objective yang
melakukan riset secara komprehensif dengan
terarah dan indikator yang dapat diukur. Hal ini
cara menggunakan instrumen survey kuantitatif
dilakukan agar pencapaian acara dalam tahap
dan kualitatif agar mendapatkan data mengenai
evaluasi dapat dilakukan dengan jelas, terukur,
persepsi dan tanggapan masyarakat atau
dan tepat sasaran. Peneliti juga menyarankan
pihak luar mengenai SMA Negeri 3 Jakarta
agar penyelenggara juga memberikan fokus
serta mengetahui konsep acara seperti apa
kepada sponsorship degan matang sehingga
yang paling cocok dalam penyampaian pesan
persiapan acara dapat lebih maksimal karena
yang ingin disampaikan melalui HUTTEL
penyelenggara menjalin kerjasama dengan
62 sehingga perencanaan acara dapat lebih
pihak sponsor dan tidak hanya mengandalkan
bervariasi dan tepat sasaran. Riset juga bisa
dana udunan antar alumni. Dengan adanya
digunakan menggunakan analisis SWOT agar
sponsorship dan persiapan yang lebih lama
desain dan perencanaan selanjutnya dapat lebih
dan lebih matang, maka acara HUTTEL 62
terarah.
akan berjalan sesuai dengan rencana awal dan
menggunakan
metode
informal
Berdasarkan hasil penelitian, desain dalam
52
skala yang lebih besar dan meriah. Peneliti
Manajemen Informasi Special Event Huttel 62 Oleh Sma Negeri 3 Jakarta
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
juga menyarankan agar perencanaan dilakukan
dalam jangka waktu yang lebih lama dan lebih
intens agar konsep acara dapat terlahir dengan
matang sehingga hambatan-hambatan yang ada
seperti tidak mendapatkan venue dan adanya
dana yang kurang untuk pelaksanaan HUTTEL
62 dapat dihindari dan diminimalisir.
Koordinasi dilakukan agar seluruh pengurus
mendapatkan informasi yang sama mengenai
perkembangan, hal ini sebaiknya tidak hanya
dilakukan dengan internal organisasi, namun
juga dengan pihak eksternal. Pastikan pesan
telah dipahami oleh semua yang terlibat dalam
penyelenggaraan HUTTEL. Koordinasi dapat
dilakukan dengan cara bertemu langsung
melalui rapat atau melalui e-mail. Lakukan
negosiasi dengan pihak eksternal apabila
diperlukan agar birokrasi dan administrasi
bisa sedikit dilonggarkan sehingga acara dapat
berjalan dengan lebih optimal.
Penyelenggara
sebaiknya
melakukan
survey pasca acara, ini dapat dilakukan kepada
media atau pengunjung dengan cara wawancara
secara acak. Survei pasca acara dilakukan agar
penyelenggara dapat mengungkap apa yang
diketahui, dipikirkan, dan dipercayai oleh
responden. Selain wawancara, penyelenggara
juga dapat menyebarkan angket untuk survey
pasca acara sebagai bahan evaluasi. Data yang
didapatkan dapat digunakan oleh penyelenggara
sebagai bahan riset untuk pelaksanaan HUTTEL
selanjutnya.
Alternatif Jitu Membidik Pasar. Jakarta:
Elex Media Komputindo
Ruslan, Rosady. 2010. Metode Penelitian
Public Relations dan Komunikasi.
Jakarta: RajaGraindo Persada
Ruslan, Rosady. 2014. Manajemen Public
Relations&Media
Komunikasi:
Konsepsi dan Aplikasi. Jakarta:
Rajawali Pers
Sugiyono, 2012. Metode Penelitian Kuantitatif
Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta
DAFTAR PUSTAKA
Cutlip, Scot M., Allen Center, and Glen
M. Broom. 2009. Effective Public
Relations. New Jersey: Prentice Hall
Goldblatt, 2014. Special Events: Creating and
Sustaining a New World for Celebration.
New Jersey: John Wiley & Sons, Inc
Jefkins, Frank. 2004. Public Relations. Jakarta:
Erlangga
Pudjiastuti, Wahyuni. 2010. Special Event:
Edulib - Syahidatia Chairunissa Aulia,Yanti Setianti, Priyo Subekti
53
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
INFORMATION MANAGEMENT SPECIAL EVENT HUTTEL 62
By SMA NEGERI 3 JAKARTA
MANAJEMEN INFORMASI SPECIAL EVENT HUTTEL 62
OLEH SMA NEGERI 3 JAKARTA
Oleh :
Syahidatia Chairunissa Aulia
Yanti Setianti
Priyo Subekti
Universitas Padjadjaran
e-mail : priyo.subekti@gmail.com
Abstrak. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana proses manajemen informasi special
event yang dilakukan oleh penyelenggara HUTTEL 62 mulai dari riset, desain, perencanaan, koordinasi,
serta evaluasi sesuai dengan konsep special event milik Joe Goldblatt. Metode penelitian deskriptif, data
kualitatif dengan paradigma positivisme. Hasil penelitian ini mengemukakan bahwa manajemen special
event HUTTEL 62 dikategorikan dalam lima tahap yaitu riset, desain, perencanaan, koordinasi, dan evaluasi.
Riset yang dilakukan berupa riset informal dengan cara penelusuran data sekunder berupa monitoring
pemberitaan mengenai SMA Negeri 3 Jakarta. Hasl riset menunjukan gambaran mengenai situasi yang
melandasi diselenggarakannya HUTTEL 62 adalah anggapan masyarakat bahwa nama Teladan yang terdapat
di SMA Negeri 3 Jakarta tidak sesuai engan apa yang terjadi di sekolah tersebut. Desain warna Ungu dan
Biru diciptakan menyesuaikan tema yang diusung HUTTEL 62 yaitu ‘Kembalikan Teladanku’. Unsur
desain gerak dan suara ditunjukan melaui pengisi acara dalam closing. Perencanaan HUTTEL 62 diawali
dengan menetapkan tujuan yang ingin dicapai yaitu mengembalikan citra ‘Teladan’ kepada SMA Negeri 3
Jakarta pasca insiden tindak bullying. Koordinasi yang dilakukan oleh penyelenggara HUTTEL 62 meliputi
koordinasi dengan internal kepanitiaan dan pihak eksternal yang terlibat dalam penyelenggaraan HUTTEL
62. Komunikasi dilakukan dengan rapat wajib dan rapat informal serta komunikasi dengan online messenger.
Evaluasi dilakukan untuk mengukur pencapaian HUTTEL 62, evaluasi dilakukan dalam divisi dan antar divisi
setiap rangkaian acara telah dilaksanakan dan nantinya dijadikan sebagai laporan pertanggung jawaban. Dari
hasil evaluasi didapatkan kendala di internal kepanitiaan yaitu adanya hambatan komunikasi dan informasi
di internal panitia. Simpulan penelitian ini menunjukan bahwa manajemen special event HUTTEL 62 yang
dilakukan oleh SMA Negeri 3 Jakarta dalam menyampaikan pesan anti bully belum dilakukan secara efektif
dan maksimal.
Kata kunci : manajemen informasi, special event, bully
Abstract. The purpose of this research is to know how to process information management special event
conducted by organizers HUTTEL 62 ranging from research, design, planning, coordination, and evaluation
in accordance with the concept special event belongs to Joe Goldblatt. Research methods a descriptive,
qualitative data with the paradigm of positivism. The results of this study suggested that the management of
the special event HUTTEL 62 categorized in ive stages, namely research, design, planning, coordination,
and evaluation. Research carried out in the form of informal research with secondary data searches ways be
monitoring news coverage about SMA Negeri 3 Jakarta. Hasl research shows the overview of the situation
of informing host HUTTEL 62 is the assumption that the community name of the example contained in the
SMA Negeri 3 Jakarta not sesuaid with what happened at that school. The design of the color purple and
blue created the Customize the theme carried HUTTEL 62 ‘ Return Teladanku ‘. Motion design elements and
sounds indicated by performers in closing. 62 HUTTEL planning begins with setting goals to be achieved,
namely restoring the image of ‘ exemplary ‘ to SMA Negeri 3 Jakarta Post acts of bullying incidents.
Coordination is done by the Organizer HUTTEL 62 include coordination with internal and external parties
the Committee involved in organizing HUTTEL 62. The communication is done by informal meetings and
mandatory meetings and communications with online messenger. The evaluation was conducted to measure
the achievement of HUTTEL 62, the evaluation is conducted in the Division and the Division of any series of
events have been implemented and later serve as a report on liability. Hasl acquired evaluation of barriers
in the internal Committee namely the barriers of communication and information in the internal Committee.
A summary of this research menenujukan that special event management HUTTEL 62 made by SMA Negeri
3 Jakarta in conveying the message of anti bully hasn’t done effectively and optimally.
Keywords: Information management, special event, bully
Edulib - Syahidatia Chairunissa Aulia,Yanti Setianti, Priyo Subekti
43
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
Tindak bullying yang terjadi di SMA Negeri
PENDAHULUAN
S
MA Negeri 3 Teladan Jakarta merupakan
salah satu sekolah favorit yang terletak
di Daerah Khusus Ibukota Jakarta
3 Jakarta melalui insiden tersebut langsung
khususnya di wilayah Jakarta Selatan. SMA
tidak lama. Hal ini didukung dengan maraknya
Negeri 3 Jakarta dikenal sebagai sekolah teladan
pemberitaan mengenai insiden tersebut di
karena pada awal terbentuk sekolah tersebut
seluruh media nasional baik media cetak
dijadikan model dan contoh bagi SMA-SMA di
maupun media elektronik. Pemberitaan tersebut
seluruh Indonesia. Prestasi yang diraih SMAN
tentu saja membawa pengaruh negatif terhadap
3 Jakarta dalam bidang akademik maupun non
citra SMA Negeri 3 Jakarta.
mendapatkan
perhatian
dari
Pemerintah
Provinsi dan masyarakat dalam waktu yang
akademik juga menjadi indikator bagi sekolah
Hasil pra riet menunjukan bahwa SMA
tersebut agar tetap menjadi sekolah favorit di
Negeri 3 Jakarta terus melakukan langkah-
DKI Jakarta. Sekolah ini juga sangat dikenal
langkah dan upaya perbaikan nama baik dan
melalui lulusannya yang menjadi tokoh-tokoh
citra sekolah. Ini terus dilakukan agar SMA
penting dan tokoh papan atas baik di bidang
Negeri 3 Jakarta kembali menjadi sekolah
musik, ilm, olahraga, maupun politik. Hal ini
‘Teladan’
menjadikan SMA Negeri 3 Jakarta tetap menjadi
masyarakat agar menyekolahkan anak mereka
sekolah percontohan dan sekolah favorit.
dan mendapatkan pendidikan menengah atas di
Citra SMA Negeri 3 Jakarta sebagai sekolah
serta
mendapat
kepercayaan
SMA Negeri 3 Jakarta.
basket yang sudah dibentuk selama puluhan
Upaya yang dilakukan oleh pihak SMA
tahun ternyata berbanding terbalik dengan
Negeri 3 Jakarta berupa kegiatan komunikasi
pemberitaan yang ada di media. Menurut
yang mencakup lingkup internal dan eksternal.
pemberitaan di media selama dua tahun
Pendekatan persuasif kepada siswa, perubahan
terakhir, SMA Negeri 3 Jakarta memiliki image
peraturan di sekolah yang semakin ketat,
sebagai sekolah yang gemar melakukan tindak
penyuluhan rutin mengenai tindak bullying
Bullying dan sudah menjadi tradisi selama
dilakukan setiap minggu dan ditujukan kepada
bertahun-tahun. Keadaan inilah yang membuat
siswa-siswi SMA Negeri 3 Jakarta khususnya
pemberitaan tindak Bullying di SMA Negeri 3
kepada siswa-siswi baru yang duduk di kelas
Jakarta semakin ramai diberitakan oleh media
sepuluh, hal tersebut merupakan kegiatan yang
baik cetak, non cetak, maupun online.
dilakukan SMA Negeri 3 Jakarta. Kegiatan
Pemberitaan
tindak
yang mencakup eksternal SMA Negeri 3
bullying di SMA Negeri 3 Jakarta muncul
Jakarta yang dilakukan oleh pihak SMA Negeri
saat
bernama
3 Jakarta antara lain adalah acara Suling Asean
‘Sabhawana’ mendapatkan insiden berupa
saat perayaan ASEAN’S DAY, upacara bendera
meninggalnya dua anggota mereka yang
pada hari Senin dengan pejabat pemerintahan
merupakan siswa kelas sepuluh saat masa
dan Kementerian, serta pencanangan Gerakan
orientasi kegiatan ekstrakurikuler tersebut
Anti Bully dalam acara HUTTEL 62.
salah
satu
media
mengenai
ekstrakurikuler
berlangsung. Sabhawana merupakan sebuah
Salah satu upaya yang dilakukan oleh
kegiatan ekstrakurikuler pecinta alam yang
SMA Negeri
berada di SMA Negeri 3 Jakarta.
menyelenggarakan special event HUTTEL 62.
44
3
Jakarta
adalah
dengan
Manajemen Informasi Special Event Huttel 62 Oleh Sma Negeri 3 Jakarta
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
HUTTEL merupakan akronim dari Hari Ulang
HUTTEL 62 yang harus diwujudkan oleh
Tahun Teladan. Pada tahun 2015, SMA Negeri 3
semua elemen sekolah.
Jakarta mengadakan kegiatan HUTTEL 62. Ada
Penyelenggaraan
sukses
suatu
acara
dikarenakan
dapat
yang berbeda dari HUTTEL tahun ini dengan
dikatakan
adanya
tahun-tahun sebelumnya. HUTTEL tahun 2015
perencanaan yang matang serta adanya kerja
dibuat dalam bentuk suatu rangkaian kegiatan
sama team yang memiliki visi dan misi yang
dengan jangka waktu tertentu.
sama. Hasil pra riset menunjukan bahwa
Jika tahun-tahun sebelumnya acara HUTTEL
pada proses awal perencanaan HUTTEL 62
hanya berjalan satu hari dan berupa acara musik
terdapat masalah internal yang dihadapi oleh
untuk para alumni, siswa, guru, dan karyawan
kepanitiaan HUTTEL 62. Adanya selisih
SMA Negeri 3 Jakarta, maka di tahun 2015
paham serta perbedaan visi dan misi antara
kegiatan HUTTEL 62 menjadi kegiatan yang
pihak siswa dengan pihak sekolah serta alumni
sangat besar dan melibatkan publik internal
dirasa sebagai penyebab utama terhambatnya
dan eksternal SMA Negeri 3 Jakarta. Kegiatan
perencanaan acara tersebut.
HUTTEL 62 melibatkan beberapa kegiatan-
Pihak sekolah memutuskan untuk tidak
kegiatan internal dan eksternal seperti talkshow,
lagi melaksanakan kegiatan ANTTIC (Anak
perlombaan akademik dan non akademik untuk
Tiga Teladan Cup) mulai tahun 2015. ANTTIC
siswa SMA Negeri 3 Jakarta, perlombaan non
merupakan kegiatan rutin yang dilakukan
akademik untuk siswa SMA lainnya se-Jakarta
oleh siswa SMA Negeri 3 Jakarta di bawah
dalam kegiatan Teladan Cup dan Teladan MUN,
naungan OSIS SMA Negeri 3 Jakarta. Kegiatan
serta pencanangan Deklarasi Gerakan Anti
tersebut berupa perlombaan olahraga, seni,
Bully pada saat pembukaan HUTTEL 62 yang
dan akademik untuk seluruh siswa SMA se-
juga menjadi fokus pada kegiatan HUTTEL
Jabodetabek yang di akhir acara ditutup oleh
tahun 2015. Berbeda dengan HUTTEL tahun-
sebuah pertunjukan seni dengan skala besar.
tahun sebelumnya yang hanya untuk merayakan
ANTTIC sendiri sudah rutin dilaksanakan
hari ulang tahun SMA Negeri 3 Jakarta, pada
selama sepuluh tahun terakhir.
HUTTEL tahun 2015 berfokus kepada aktivitas
Adanya keputusan pihak sekolah untuk
yang dapat memulihkan citra SMA Negeri 3
meniadakan kegiatan ANTTIC menimbulkan
Jakarta sebagai sekolah anti bully.
reaksi negatif dari para siswa SMA Negeri 3
Penyelenggaraan HUTTEL 62 di tahun
Jakarta. Reaksi tersebut ditunjukkan oleh siswa
2015 melibatkan kepanitiaan yang cukup
dengan cara mereka antipati terhadap acara
besar yang terdiri dari empat elemen yang
HUTTEL 62 yang ingin diselenggarakan oleh
terdapat di sekolah yaitu siswa kelas sepuluh
pihak sekolah. Pihak sekolah berupaya untuk
sampai dua belas, orang tua siswa, guru, serta
menghimpun seluruh elemen sekolah termasuk
alumni. Adanya kepanitiaan yang melibatkan
para siswa untuk bersama-sama membuat acara
keempat elemen sekolah ini diharapkan dapat
HUTTEL 62 menjadi acara besar yang berbeda
mewujudkan goals dari HUTTEL 62 itu sendiri
dari tahun sebelumnya.
yaitu ‘Kembalikan Teladanku’. Goals yang juga
Pihak siswa SMA Negeri 3 Jakarta
menjadi tema dalam acara tersebut diharapkan
menunjukan reaksi negatif ini dengan cara
menjadi suatu tujuan utama terselenggaranya
melakukan demo ke pihak sekolah karena
Edulib - Syahidatia Chairunissa Aulia,Yanti Setianti, Priyo Subekti
45
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
mereka tidak terima jika kegiatan yang sudah
Gerakan Anti Bully yang dilakukan saat
mereka rencanakan dengan matang dan selalu
pembukaan HUTTEL 62 menunjukan hasil
rutin dilaksanakan, yaitu ANTTIC, dihapuskan
bahwa sampai awal tahun 2016 di dapatkan
dari kegiatan rutin sekolah. Para siswa juga
adanya ketidakseimbangan antara pemberitaan
menunjukan rasa antipati nya dengan cara
HUTTEL 62 dan Deklarasi Gerakan Anti Bully-
sengaja tidak menghadiri undangan rapat
nya dengan pemberitaan insiden tindak bullying
wajib dari pihak sekolah yang beragendakan
yang terjadi di SMA Negeri 3 Jakarta.
pembahasan
mengenai
rangkaian
acara
Pemberitaan
tentang
insiden
tindak
HUTTEL 62. Hal ini dilakukan para siswa
bullying yang terjadi di SMA Negeri 3 Jakarta
sebagai bentuk protes dengan harapan pihak
mendapatkan pemberitaan yang lebih banyak
sekolah akan mengabulkan permintaan mereka
dibandingkan dengan pemberitaan mengenai
untuk tetap melaksanakan kegiatan ANTTIC.
HUTTEL 62 serta Deklarasi Gerakan Anti
Adanya aksi boikot yang dilakukan oleh siswa
Bully yang mereka laksanakan. Ini menunjukan
SMA Negeri 3 Jakarta ini memakan waktu
bahwa SMA Negeri 3 Jakarta belum berhasil
cukup lama yang mengakibatkan perencanaan
dengan maksimal untuk mengkomunikasikan
dan persiapan event HUTTEL 62 menjadi tidak
pesan anti bully yang disampaikan oleh pihak
maksimal. Aksi yang dilakukan oleh para siswa
SMA Negeri 3 Jakarta melalui event HUTTEL
menjadi masalah awal dari proses pembuatan
62 sebagai media komunikasinya. Hal ini
HUTTEL 62.
menunjukan bahwa terdapat permasalahan
Event HUTTEL 62 dijadikan oleh pihak
SMA Negeri 3 Jakarta sebagai tools komunikasi
pada proses perencanaan acara dan pada proses
evaluasi setelah pelaksanaan acara.
untuk mengkomunikasikan pesan bahwa SMA
Berdasarkan penjabaran konteks penelitian
Negeri 3 Jakarta adalah Sekolah Wilayah Anti
tersebut, fokus penelitian ini adalah “Bagaimana
Bully lewat Deklarasi Gerakan Anti Bully yang
Manajemen
mereka deklarasikan saat pembukaan HUTTEL
oleh SMA Negeri 3 Jakarta Sebagai Media
62 berlangsung pada tanggal 28 Oktober 2015
Komunikasi dalam Menyampaikan Pesan Anti
yang juga bertepatan dengan hari ulang tahun
Bully?”
Special
Event
HUTTEL 62
SMA Negeri 3 Jakarta. Pesan anti bully yang
dikomunikasikan SMA Negeri 3 Jakarta melalui
Tinjauan Pustaka
acara HUTTEL 62 memberikan dampak yang
Joe Goldblatt (2014:8) mendeinisikan
cukup besar terhadap internal SMA Negeri 3
special event sebagai sebuah selebrasi yang
Jakarta. Peraturan sekolah yang dibuat menjadi
memiliki keunikan tertentu dengan bentuk
lebih disiplin diharapkan dapat berdampak
seremonial
dan
terhadap internal SMA Negeri 3 Jakarta dan
kebutuhan
spesiik.
mempengaruhi persepsi pihak eksternal SMA
Pudjiastuti
Negeri 3 Jakarta bahawa SMA Negeri 3 Jakarta
bahwa special event adalah media publisitas
adalah sekolah anti bully.
yang efektif karena dapat membantu dalam
ritual
untuk
memenuhi
Yaverbaum
(2010:xvii)
dalam
mengemukakan
Hasil pra riset lewat penelusuran data
memasarkan perusahaan dan produk jasa
online terkait pemberitaan mengenai HUTTEL
kepada publik, sangat bersifat promosi, serta
62 secara keseluruhan maupun Deklarasi
mampu mendapatkan publisitas yang banyak
46
Manajemen Informasi Special Event Huttel 62 Oleh Sma Negeri 3 Jakarta
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
efektif dan eisien, yaitu penelitian (research),
dari berbagai pihak media massa.
Special event adalah salah satu kiat yang
perencanaan
diselenggarakan oleh perusahaan atau lembaga
koordinasi
untuk mendapatkan perhatian publik sehingga
(evaluation).
(planning),
(coordinating),
desain
(design),
dan
evaluasi
menciptakan citra positif bagi perusahaan
Research. Penelitian yang dilakukan dengan
atau lembaga serta terjadi komunikasi timbal
baik akan mengurangi resiko kegagalan dalam
balikantara kedua pihak yang saling terkait.
pelaksanaan sebuah event. Penelitian dilakukan
Fungsi Public Relations menurut Cutlip,
untuk menentukan kebutuhan, keinginan, dan
Center, dan Broom (2009) bila dikaitkan
ekspektasi khalayak sasaran. Penelitian yang
dengan special event adalah sebagai berikut:
dialakukan harus dilakukan dengan teliti dan
Untuk memberikan informasi secara langsung
koprehensif.
dan mendapatkan hubungan timbal balik yang
Terdapat tiga jenis riset yang digunakan
positif dengan publiknya melalui program
dalam riset pre-event, diantaranya adalah riset
kerja atau acara-acara yang sengaja dirancang
kuantitatif, riset kualitatif, dan kombinasi
dan dikaitkan dengan event (peristiwa khusus)
antara keduanya. Pemilihan metode riset yang
dalam kegiatan serta program kerja kehumasan
cocok oleh setiap acara ditenntukan oleh
tertentu.
tujuan riset, waktu yang diberikan, dan dana
Sub bidang special event menurut Godblatt
yang tersedia. a) Design. Special event yang
(2014: 14) antara lain adalah Civic Event,
spektakuler memerlukan tingkat kreativitas
Exposition or Exhibition, Fair and Festival,
yang luar biasa dari pelaksananya. Untuk
Hallmark Event, Hospitality, Meetings and
mencapai tahap desain, mengembakan ide-
Conferences, Retail Event, Social Life-Cycle
ide telah menjadi serangkaian elemen yang
Event, Sport Event, Tourism. Joe Goldblatt
telah diciptakan mulai dari iklan, dekorasi,
(2014:12) menyatakan bahwa tujuan special
catering, hiburan, dan lainnya untuk memenuhi
event adalah sebagai sebuai celebration,
harapan stakeholder, b) Planning. Tahap
education, dan marketing.
perencanaan dilakukan setelah riset dan desain
dilakukan. Kegiatan perencanaan memerlukan
waktu paling panjang dalam seluruh tahap.
Manajemen Special Event
Event management menurut Goldblatt
(2014:
12)
adalah
professional
pada saat perencanaan sehingga susunan
mempertemukan
perencanaan sering kali menglamai perubahan,
sekelompok orang untuk tujuan perayaan,
penambahan, atau pengurangan sesuai kondisi.
pendidikan,
serta
Peraturan pemerintah, kondisi politik, cuaca
bertanggung jawab mengadakan penelitian,
dan sebagainya dapat mengubah perencanaan
membuat desain kegiatan, dan melakukan
yang sebelumya dilakukan. Proses perencanaan
perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta
biasanya memerlukan waktu paling lama
pengawasan untuk merealisasikan kehadiran
dalam penyelenggaraan acara. Perencanaan
sebuah kegiatan.
terbaik ialah perencanaan yang dihasilkan
mengumpulkan
kegiatan
Banyak hal yang harus dipertimbangkan
dan
pemasaran,
dan
reuni,
Terdapat lima tahap yang harus dilakukan
melalui subtitusi, penambahan, atau bahkan
untuk menghasilkan sebuah special event yang
penghapusan konten acara. Tahap perencanaan
Edulib - Syahidatia Chairunissa Aulia,Yanti Setianti, Priyo Subekti
47
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
time/space/
media komunikasi dalam menyampaikan pesan
tempo untuk menentukan cara terbaik dalam
anti bully. Selain itu, penelitian ini juga berisi
menggunakan sumber daya yang tersedia.
kutipan – kutipan data yang berasal dari naskah
Ketiga hukum dasar ini memengaruhi setiap
wawancara, catatan lapangan, foto, catatan atau
keputusan yang dipilih, dan akan mengatur
memo dan dokumen sesuai dengan ciri dari
outcome acara, c) Coordinating. Special
penelitian deskriptif.
meliputi
penggunaan
hukum
event memerlukan berbagai keahlian yang
Pada penelitian ini penulis menentukan
harus dikombinasikan untuk menghasilkan
key informant menggunakan teknik purposive
kesuksesan demi mengangkat citra perusahaan.
sampling. Ruslan (2010: 157) mendeinisikan
Penyelenggara acara harus mengelola sumber
bahwa purposive sampling adalah pemilihan
daya secara eisien. Sumber daya tersebut
sampel berdasarkan karakteristik tertentu yang
meliputi kemampuan administrasi, koordinasi,
dianggap mempunyai sangkut pautnya dengan
marketing, dan manajemen resiko. Hubungkan
karakteristik populasi yang sudah diketahui
empat kompetensi bersama dengan hati-hati
sebelumnya.
selama proses acara untuk mengoptimalkan
Adapun kriteria-kriteria dari informan
hasil acara, d) Evaluation. Setiap acara
yang dijadikan sumber data oleh peneliti
dievaluasi untuk melihat tigkat keberhasilan
adalah individu yang terlibat langsung dalam
acara yang dilakukan. Sayangnya, tahap ini
perencanaan dan pelaksanaan event HUTTEL
sering diabaikan oleh pelaksana. Kegiatan
62, bagian dari SMA Negeri 3 Jakarta dan
dianggap telah berakhir begitu acara selesai.
memiliki peranan atau jabatan penting di SMA
Evaluasi yang baik akan meghasilkan data dan
Negeri 3 Jakarta maupun event HUTTEL 62,
fakta yang berharga untuk mendukung kegatan
serta menjabat sebagai kepala, wakil, atau
yang dilakukan di masa depan.
peserta dalam rangkaian event HUTTEL 62
sehingga dapat memudahkan pengumpulan
data dalam penelitian ini.
Metode Penelitian
metode
Teknik pengumpulan data di lapangan
deskriptif dengan data kualitatif. Metode
yang dilakukan dalam penelitian ini berupa
deskriptif adalah suatu metode yang meneliti
wawancara yang dilakukan dengan intensif
status sekelompok manusia, suatu objek,
agar
suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran,
Selanjutnya pengumpulan data yang dilakukan
ataupun suatu kelas peristiwa pada masa
adalah observasi dengan melakukan observasi
sekarang. Tujuan dari penelitian deskriptif ini
partisipasi
adalah membuat deskripsi, gambaran secara
dengan studi pustaka. Analisis data dilakukan
sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-
sejak sebelum memasuki lapangan, selama di
fakta, sifat-sifat atau hubungan antar fenomena
lapangan, dan setelah selesai di lapangan. Dalam
yang diselidiki.
hal ini, Nasution dalam Sugiyono (2012:245)
Penelitian
Penelitian
ini
ini
menggunakan
menggunakan
metode
mendapatkan
pasif
data
dan
yang
terakhir
akurat.
dilakukan
menyatakan bahwa analisis telah mulai sejak
deskriptif karena berisi mengenai gambaran
merumuskan
manajemen special event HUTTEL 62 yang
sebelum terjun ke lapangan, dan berlangsung
dilakukan oleh SMA Negeri 3 Jakarta sebagai
terus sampai penulisan hasl penelitian.
48
dan
menjelaskan
masalah,
Manajemen Informasi Special Event Huttel 62 Oleh Sma Negeri 3 Jakarta
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
Analisis data yang digunakan dalam
penelitian ini adalah analisis data dari Miles dan
Jakarta tidak sesuai dengan apa yang sedang
terjadi di sekolah tersebut.
Huberman yakni analisis data dilakukan hingga
Dalam melakukan riset, penyelenggara
datanya sudah jenuh. Aktivitas dalam analisis
HUTTEL 62 menggunakan metode informal
data adalah data reduction (reduksi data),
dengan melakukan tinjauan dan pengumpulan
data display (penyajian data), dan conclusion
data sekunder mengenai pemberitaan SMA
drawing/veriication (penarikan kesimpulan
Negeri 3 Jakarta di media massa. Mengacu
dan veriikasi). (Sugiyono, 2010:246).
pada pernyataan Jefkins, hal yang seharusnya
Teknik
validitas
dan
keabsahan
data
dilakukan oleh pihak penyelenggara HUTTEL
dalam penelitian ini menggunakan triangulasi
62 dalam melakukan riset adalah dengan
sumber data. Triangulsi dalam pengujian
melakukan serangkaian wawancara kepada
kredibilitas ini diartikan sebagai pengecekan
sejumlah responden di lapangan.
data dari berbagai sumber dengan berbagai
Riset yang dilakukan oleh penyelenggara
cara dan berbagai waktu (Sugiyono, 2012:125).
HUTTEL62 dirasa kurang untuk dapat memenuhi
Menggunakan teknik triangulasi sumber data
kriteria atau harapan akan keberlangsungan
untuk membandingkan derajat kepercayaan
event HUTTEL 62. Monitoring yang dilakukan
suatu data yang diperoleh dengan cara dan
oleh
waktu pengumpulan data yang berbeda.
akan menghasilkan tanggapan dan persepsi
penyelenggara
HUTTEL 62
hanya
masyarakat luar mengenai SMA Negeri 3
HASIL DAN PEMBAHASAN
Jakarta. Riset melaui penelusuran data sekunder
Riset yang dilakukan SMA Negeri 3 Jakarta
tidak akan bisa meng-cover seluruh kebutuhan
dalam
HUTTEL
penyelenggara untuk mengetahui kelemahan,
62 Sebagai Media Komunikasi dalam
kelebihan, ancaman, dan kesempatan yang ada
Manyampaikan Pesan Anti Bully
dalam menyelenggarakan HUTTEL 62.
Menyelenggarakan
Berdasarkan hasil penelitian mengenai
riset yang dilakukan dalam menyelenggarakan
Proses Desain Special Event HUTTEL
HUTTEL 62 sebagai media komunikasi dalam
62 Sebagai Media Komunikasi dalam
menyampaikan pesan anti bully, ditemukan
Menyampaikan Pesan Anti Bully
bahwa: 1) Penyelenggara HUTTEL 62 terlebih
Berdasarkan hasil penelitian mengenai
dahulu melakukan riset untuk mengetahui
proses
tanggapan masyarakat mengenai SMA Negeri 3
menyelenggarakan HUTTEL 62 sebagai media
Jakarta. 2) Bentuk riset yang dilakukan berupa
komunikasi dalam menyampaikan pesan anti
riset informal yaitu penelusuran data sekunder
bully, ditemukan bahwa: 1) Desain warna
berupa
melihat
Ungu dan Biru diciptakan menyesuaikan tema
pemberitaan mengenai SMA Negeri 3 Jakarta
yang diusung HUTTEL 62 yaitu “Kembalikan
yang ada di media cetak, elektronik, maupun
Teladanku. 2) Unsur desain gerak dan suara
media online. 3) Gambaran mengenai situasi
ditujukan melaui pengisi acara dalam bazaar
yang melandasi diselenggarakannya HUTTEL
dan reuni yang terdapat di closing. 3) Publikasi
62 adalah masyarakat beranggapan bahwa
acara dilakukan dengan menggunakan media
nama Teladan yang terdapat di SMA Negeri 3
massa dan media sosial, dan publikasi Teladan
monitoring
dengan
cara
desain
Edulib - Syahidatia Chairunissa Aulia,Yanti Setianti, Priyo Subekti
yang
dilakukan
dalam
49
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
Cup di car free day.
anti bully, ditemukan bahwa: 1) Koordinasi
dilakukan dengan internal kepanitiaan HUTTEL
Perencanaan yang Dilakukan SMA Negeri 3
62, dalam hal ini kepanitiaan memiliki struktur
Jakarta dalam Menyelenggarakan HUTTEL
yang dijadikan pedoman jalur koordinasi
62 Sebagai Media Komunikasi dalam
namun tetap leksibel dan dinamis sehingga
Menyampaikan Pesan Anti Bully
antar panitia saling tolong-menolong walau
Berdasarkan hasil penelitian mengenai
perencanaan
yang
dalam
divisnya. 2) Selain dengan internal kepanitiaan,
menyelenggarakan HUTTEL 62 sebagai media
koordinasi juga dilakukan dengan pihak-
komunikasi
pesan
pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan
anti bully, ditemukan bahwa: 1) Sebelum
acara HUTTEL 62 yaitu peserta dan media.
membuat perencanaan, penyelenggara terlebih
3) Komunikasi dilakukan melaui rapat wajib
dahulu menetapkan tujuan yang ingin dicapai.
yang rutin dilakukan di hari Sabtu serta
HUTTEL 62 bertujuan untuk mengembalikan
pertemuan informal lainnya di luar hari Sabtu,
citra ‘Teladan’ kepada SMA Negeri 3 Jakarta
sedangkan untuk komunikasi internal sehari-
pasca insiden tindak bullying yang terjadi
hari dijalankan menggunakan aplikasi online
beberapa waktu sebelumnya di SMA Negeri 3
messenger WhatsApp.
dalam
dilakukan
yang pekerjaan yang dikerjakan bukan dari
menyampaikan
Jakarta. Selain itu HUTTEL 62 juga bertujuan
untuk menggabungkan pihak sekolah, alumni,
Evaluasi yang Dilakukan dalam Special Event
siswa, dan orang tua murid agar dapat
HUTTEL 62 Sebagai Media Komunikasi
berkolaborasi mewujudkan pemulihan citra
dalam menyampaikan Pesan Anti Bully
SMA Negeri 3 Jakarta. Tujuan tersirat lainnya
Berdasarkan
hasil
penelitian
adalah menghapuskan kegiatan ANTTIC dan
mengenai evaluasi yang dilakukan dalam
memasukannya ke dalam konten Teladan Cup
menyelenggarakan HUTTEL 62 sebagai media
di HUTTEL 62. 2) Rangkaian HUTTEL 62
komunikasi dalam menyampaikan pesan anti
ditetapkan menjadi empat tahap yaitu opening
bully, ditemukan bahwa: 1) Panitia melakukan
atau kick off dimana di dalamnya terdapat
evaluasi dalam divisi dan antar divisi. Hasil
Deklarasi Gerakan Anti Bully, lalu talkshow
evaluasi ini juga dijadikan sebagai laporan
kreatif, Teladan Cup dan Teladan MUN, serta
pertanggungjawaban. 2) Evaluasi dilakukan
terakhir adalah closing yang berisikan bazaar
setiap konten acara telah selesai dilaksanakan
dan reuni.
berupa forum dan diskusi antar kepanitiaan.
3) Dari hasil evaluasi di dapatkan kendala di
dalam
internal kepanitiaan yaitu adanya hambatan
Special Event HUTTEL 62 Sebagai Media
komunikasi di internal panitia. 4) Pendanaan dan
Komunikasi dalam Menyampaikan Pesan
sponsorship mempengaruhi konten dan konsep
Anti Bully
dari acara itu sendiri. Pihak penyelenggara
Koordinasi
yang
Dilakukan
Berdasarkan hasil penelitian mengenai
koordinasi
Sponsorship
dengan
maksimal sehingga menjadi evaluasi tersendiri
menyelenggarakan HUTTEL 62 sebagai media
dalam penyelenggaraan event ini. 5) Setelah
komunikasi
menghadiri dan berpartisipasi dalam acara
dalam
dilakukan
memanfaatkan
dalam
50
yang
tidak
menyampaikan
pesan
Manajemen Informasi Special Event Huttel 62 Oleh Sma Negeri 3 Jakarta
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
HUTTEL 62, peserta dan tamu undangan
mengembalikan citra ‘Teladan’ kepada SMA
memiliki pandangan dan persepsi yang berbeda
Negeri 3 Jakarta pasca insiden tindak bullying
terhadap SMA Negeri 3 Jakarta dan menerima
yang terjadi beberapa waktu sebelumnya di SMA
pesan anti bully yang disampaikan oleh SMA
Negeri 3 Jakarta. Selain itu HUTTEL 62 juga
Negeri 3 Jakarta melalui acara HUTTEL 62.
bertujuan untuk menggabungkan pihak sekolah,
alumni, siswa, dan orang tua murid agar dapat
berkolaborasi mewujudkan pemulihan citra
SMA Negeri 3 Jakarta. Tujuan tersirat lainnya
SIMPULAN
Penyelenggara HUTTEL 62 terlebih dahulu
adalah menghapuskan kegiatan ANTTIC dan
melakukan riset untuk mengetahui situasi
memasukannya ke dalam konten Teladan
di lapangan terkait tanggapan masyarakat
Cup di HUTTEL 62. Rangkaian HUTTEL 62
mengenai SMA Negeri 3 Jakarta. Riset yang
ditetapkan menjadi empat tahap yaitu opening
dilakukan oleh penyelenggara HUTTEL 62
atau kick off dimana di dalamnya terdapat
tidak menyeluruh seperti yang dijabarkan oleh
Deklarasi Gerakan Anti Bully, lalu talkshow
Joe Goldblatt. Riset yang dilakukan hanya
kreatif, Teladan Cup dan Teladan MUN, serta
berupa riset informal dengan cara penelusuran
terakhir adalah closing yang berisikan bazaar
data sekunder dengan cara melihat pemberitaan
dan reuni. Terdapat kesenjangan pada awal
mengenai SMA Negeri 3 Jakarta yang terdapat
perencanaan HUTTEL 62 dimana salah satu
di media massa.
elemen kepanitiaan yaitu siswa menunjukkan
Desain special event HUTTEL 62 dapat
antipati nya terhadap pelaksanaan HUTTEL
dikategorikan menjadi tiga bentuk, pertama
62 yang mengakibatkan proses eprencanaan
unsur
dengan
HUTTEL 62 memiliki hambatan. Perencanaan
dominan warna ungu dan biru yang diciptakan
juga terlihat tidak matang dalam hal sponsorship
menyesuaikan tema
oleh
sehingga mereka hanya mengandalkan dana
HUTTEL 62 yaitu ‘Kembalikan Teladanku’.
dari uang yang dikumpulkan oleh alumni
Kedua, konsep edukasi yang berisikan seminar
tanpa memaksimalkan pencarian dana lewat
dan sosialisasi antibully, talkshow kreatif,
sponsorship.
desain
warna
ditunjukkan
yang
disusung
peprlombaan Teladan MUN, serta kompetisi
Koordinasi merupakan suatu hal penting
olahraga dan senin Teladan Cup. Ketiga, unsur
dalam menjaga ritme kerja dan kerjasama dalam
gerak dan suara direalisasikan dengan konsep
kepengurusan acara. Koordinasi dilakukan
entertainment acara. Jenis festival diambil
dengan internal kepanitiaan HUTTEL 62, dalam
untuk merayakan hari ulang tahun SMA Negeri
hal ini kepanitiaan memiliki struktur yang
3 Jakarta dan diwujudkan melaui pengisi acara.
dijadikan pedoman jalur koordinasi namun tetap
Perencanaan event HUTTEL 62 dirasa
leksibel dan dinamis sehingga antar panitia
kurang karena hanya menghabiskan waktu dua
saling tolong-menolong walau yang pekerjaan
bulan sampai pembukaan acara berlangsung.
yang dikerjakan bukan dari divisnya. Selain
Perencanaan acara HUTTEL 62 sebagai media
dengan internal kepanitiaan, koordinasi juga
komunikasi dalam menyampaikan pesan anti
dilakukan dengan pihak-pihak yang terlibat
bully diawali dengan menetapkan tujuan yang
dalam penyelenggaraan acara HUTTEL 62
ingin dicapai. HUTTEL 62 bertujuan untuk
yaitu peserta dan media. Komunikasi dilakukan
Edulib - Syahidatia Chairunissa Aulia,Yanti Setianti, Priyo Subekti
51
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
melaui rapat wajib yang rutin dilakukan di
dekorasi HUTTEL 62 dinilai kurang optimal.
hari Sabtu serta pertemuan informal lainnya di
Sebaiknya penyelenggara dapat menggunakan
luar hari Sabtu, sedangkan untuk komunikasi
seluruh elemen desain. Penyelenggara dapat
internal sehari-hari dijalankan menggunakan
menambahkan unsur lainnya seperti unsur
aplikasi online messenger WhatsApp.
cahaya. Penyelenggara dapat memaksimalkan
Evaluasi
dilakukan
untuk
mengukur
semua unsur melalui sumber daya yang ada.
sudah
Desain seharusnya dikerjakan oleh satu orang
terpenuhi atau belum. Panitia melakukan
atau satu pihak antara siswa atau alumni,
evaluasi dalam divisi dan antar divisi. Hasil
sehingga semua desain publikasi maupun
evaluasi ini juga dijadikan sebagai laporan
desain dekorasi dapat menjadi sesuatu yang
pertanggungjawaban. Evaluasi dilakukan setiap
seragam. Dekorasi seharusnya ditampilkan
konten acara telah selesai dilaksanakan berupa
secara maksimal sesuai dengan tema yang
forum dan diskusi antar kepanitiaan. Dari
diusung dalam acara HUTTEL 62. Hal ini
hasil evaluasi di dapatkan kendala di internal
dilakukan agar pensuasanaan acara dapat
kepanitiaan yaitu adanya hambatan komunikasi
menyentuh peserta sehingga pesan dapat
di internal panitia. Selain melakukan evaluasi
dipahami dan pesan ‘Kembalikan Teladanku’
acara, panitia juga melakukan evaluasi dengan
serta pesan anti bully yang terdapat dalam
mengumpulkan pendapat dan tanggapan dari
HUTTEL 62 dapat menyentuh seluruh pihak.
pihak peserta dan tamu undangan.
Penyelenggara dapat memanfaatkan sumber
pencapaian
acara,
apakah
tujuan
daya dari para siswa yang masih berjiwa muda
agar dapat memaksimalkan unsur desain dalam
Saran
Riset
yang
dilakukan
dalam
penyelenggaraan HUTTEL 62 saat ini hanya
HUTTEL 62.
Perencanaan
telah
dilakukan
dalam
berupa
HUTTEL 62 sudah cukup baik, namun sebaiknya
penelusuran data sekunder melaui monitoring.
perencanaan dilakukan secara lebih spesiik
Peneliti menyarankan sebaiknya penyelenggara
terutama dalam menentukan objective yang
melakukan riset secara komprehensif dengan
terarah dan indikator yang dapat diukur. Hal ini
cara menggunakan instrumen survey kuantitatif
dilakukan agar pencapaian acara dalam tahap
dan kualitatif agar mendapatkan data mengenai
evaluasi dapat dilakukan dengan jelas, terukur,
persepsi dan tanggapan masyarakat atau
dan tepat sasaran. Peneliti juga menyarankan
pihak luar mengenai SMA Negeri 3 Jakarta
agar penyelenggara juga memberikan fokus
serta mengetahui konsep acara seperti apa
kepada sponsorship degan matang sehingga
yang paling cocok dalam penyampaian pesan
persiapan acara dapat lebih maksimal karena
yang ingin disampaikan melalui HUTTEL
penyelenggara menjalin kerjasama dengan
62 sehingga perencanaan acara dapat lebih
pihak sponsor dan tidak hanya mengandalkan
bervariasi dan tepat sasaran. Riset juga bisa
dana udunan antar alumni. Dengan adanya
digunakan menggunakan analisis SWOT agar
sponsorship dan persiapan yang lebih lama
desain dan perencanaan selanjutnya dapat lebih
dan lebih matang, maka acara HUTTEL 62
terarah.
akan berjalan sesuai dengan rencana awal dan
menggunakan
metode
informal
Berdasarkan hasil penelitian, desain dalam
52
skala yang lebih besar dan meriah. Peneliti
Manajemen Informasi Special Event Huttel 62 Oleh Sma Negeri 3 Jakarta
Tahun 7, Volume 7 No. 1 Mei 2017
juga menyarankan agar perencanaan dilakukan
dalam jangka waktu yang lebih lama dan lebih
intens agar konsep acara dapat terlahir dengan
matang sehingga hambatan-hambatan yang ada
seperti tidak mendapatkan venue dan adanya
dana yang kurang untuk pelaksanaan HUTTEL
62 dapat dihindari dan diminimalisir.
Koordinasi dilakukan agar seluruh pengurus
mendapatkan informasi yang sama mengenai
perkembangan, hal ini sebaiknya tidak hanya
dilakukan dengan internal organisasi, namun
juga dengan pihak eksternal. Pastikan pesan
telah dipahami oleh semua yang terlibat dalam
penyelenggaraan HUTTEL. Koordinasi dapat
dilakukan dengan cara bertemu langsung
melalui rapat atau melalui e-mail. Lakukan
negosiasi dengan pihak eksternal apabila
diperlukan agar birokrasi dan administrasi
bisa sedikit dilonggarkan sehingga acara dapat
berjalan dengan lebih optimal.
Penyelenggara
sebaiknya
melakukan
survey pasca acara, ini dapat dilakukan kepada
media atau pengunjung dengan cara wawancara
secara acak. Survei pasca acara dilakukan agar
penyelenggara dapat mengungkap apa yang
diketahui, dipikirkan, dan dipercayai oleh
responden. Selain wawancara, penyelenggara
juga dapat menyebarkan angket untuk survey
pasca acara sebagai bahan evaluasi. Data yang
didapatkan dapat digunakan oleh penyelenggara
sebagai bahan riset untuk pelaksanaan HUTTEL
selanjutnya.
Alternatif Jitu Membidik Pasar. Jakarta:
Elex Media Komputindo
Ruslan, Rosady. 2010. Metode Penelitian
Public Relations dan Komunikasi.
Jakarta: RajaGraindo Persada
Ruslan, Rosady. 2014. Manajemen Public
Relations&Media
Komunikasi:
Konsepsi dan Aplikasi. Jakarta:
Rajawali Pers
Sugiyono, 2012. Metode Penelitian Kuantitatif
Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta
DAFTAR PUSTAKA
Cutlip, Scot M., Allen Center, and Glen
M. Broom. 2009. Effective Public
Relations. New Jersey: Prentice Hall
Goldblatt, 2014. Special Events: Creating and
Sustaining a New World for Celebration.
New Jersey: John Wiley & Sons, Inc
Jefkins, Frank. 2004. Public Relations. Jakarta:
Erlangga
Pudjiastuti, Wahyuni. 2010. Special Event:
Edulib - Syahidatia Chairunissa Aulia,Yanti Setianti, Priyo Subekti
53