SOP Penyusunan Rencana Umum Pengadaan
PEMERINTA}I KABUPATEN SUMBA TIMUR
SEKRETARIAT DAERAH
jln.Jend. Soeharto No. 42Telp (0387)
61303
$TAINGAPU
-
Ps.205 Fax 61306
Mffi6rSCIP
: PB.l-OzTrZS5rVIllr2Ol 7
fanggal Pembuatan
: 03
Aoustur 2017
frnooal Revlsl
Ellektlt
:03 Aoustus
2017
Disahkan Oleh
|
Kcpala Bagian
Jasa Sekreiarlal Daerah
Ilmur
STANDAR OPERA$TONAL PROSEDUR (SOp)
UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) KAB. SUMBA TIMUR
Namasop l:soppENyusuruANnencnun\fuu3Ang*q@)ff
Da8al Hukum:
(uallfi*aslPelaksana
1.
PoratuEn Presiden Republik Indonosia Nomor 54 Tahun 2010 tenlang Pengadaan Barang/Jasa Pomerintah yEng tErakhir diub€h d€ngan
PoGturan Pr€sidon Nomor 4 Tahun 201 5 tgniang P€rubahan KsEmpat ahs Poraturan Pr6sid6n Nomor 54 Tahun 201 0 tEntang Psngadaan
1.
Barang/Jasa Pomorintah
2"
3.
2.
Psraturan Monted Psndayagunaan ApaEiur Negara dan Reformasi Blrokrasi tlomor 35 Tahun 2012 tsnbng Standar Oporasional Prosedur
Administrasi Pemoilniah
3.
PEraturan Kepala Lembaga Kebuakan Pengadaan BaranglJasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2015 tontang Psrubhan K€dua abs Perd,tran
Kepala Lsmbaga Kebirakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 201 2 Tentang Unit Layanan Psngadaan
4.
Parahlran Kapala Lombaga Ksbiakan Psngadaan Barang/Jasa Pgmerintah Nomor 1 3 Tahun 201 2 tBntang Pongumuman Roncana Umum
Pengadaan Elarang/Jasa Pem6rintah
5.
Poraturan Kopala Lombaga Kebiiakan Pengadaan Barangruasa P6meriniah Nomor 1 4 Tahun 20t 2 isntang Petuniuk Teknis Peratran
Presiden Nomor 70 Tahun 2012 bntang Per.lbahan K6dua ahs Poratrran Prasiden Nomor 54 Tahun 2010 iontang Pengadaan Bamng/Jasa
3.
Feraturan kepala Lembaga Kobijakan Pengadaan Barang,ilasa Pemerintah Nomor 1 Tahun 2015 tontang E-Tendering
Keteil(anan:
SOP Penyusunan Rancana Pelaksanaan Pengadaan
-N=--k
/
PATKPA : mampu menotapkan caE polaksanaan pongadaan barang6a$a baik melalui s\flakqlola maupun ponyEdia
baEng4asa s€suai dengan sifat dan ruang linglilp pekerjaan
4.
Pejabat Pimbuat Komitrnen {PPKI: mampu melakukan kaji ulang tarhadap Rencana Umum Pongadaan (RUP) barang[asa
Kepala ULP : mampu momimpin dan mangoordinasikan Eeluruh kogiatan ULP dalam hal kaii ulang
Rencana Umum Pengadaan (RUP)
Pokja ULP : mampu melakukan kaii ulang tgrhadap rencana umum p€ngadaan (RUP) barang/jasa
Relalalan Pefl eno kaDan
:
1. Dahr hasil idEntilil€si kebutuhan
2. Standarbiaya masukanKeluaran
3.
4.
Rencana Umum Pengadan (RUP
5,
6.
7.
8.
9.
Dafiar pogs$/ai yang memonuhi p6rsyaratan
Rencana Koria dan Anggaran (Rl(A)
Media tayang (websito KUDyl, Papan Pengumuman Resmi dan Poftal Pengadaan Nasional
SKanggotaPokja
Undangan rapat koordinasi kari ulang RUP
Sarana dan prasarana rapat
10. Bahan rapat koordinasi kaii ulang RUP
'l 1.
BErita acara hasil pembahasan p€ngkajian uhng RUP
'12. Surat
usuhn p€rubahan RUP
13. $urai pormintaan untuk melanjutkan prosos pengadaan
14. Surat usulan perubahan dari PPK
FErlngatan:
1.
2,
Polaksana borianggung jamb atas pelaksanagn aKiviias yang telah dib€kukan dan ditebplGn.
Segala bEntuk penyimpangan atas mutu.baku h.l(ait perlongkapan, waktu maupun ouhut dikatagodkan sebagai
bentuk ksgagalan yang haru6 diportsnggungirwabkan oloh polaksana.
Pencatatan dan Pendataan
:
Copy barkas-b€rkas iorkait penyusunan RUP dicatat dan didffi scbagai datR elsttronik dan manual
dalam bgrk s kearsipan Sok€{ariat KEpala ULP
Eorkas-berl€s torkait penyGunan RUF dicatat dan didaE sebagai dab eloldonik dan manual
dalem borkas kealflpan Polda ULP.
No
Aktivitas
PA/KPA
Pelaksana
Kepala ULP
PPK
Mutu Baku
Sekretariat ULP
Pokja ULP
1 Menyusun dokumen rencana umum pengadaan
Kelengkapan
Waktu
1. Dokumen RUP tersusun dan
1. Daftar hasil identifikasi kebutuhan
(RUP) beserta kelengkapannya; mengumumkan RUP
pada Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman
Resmi, dan Portal Pengadaan Nasional; serta
menetapkan organisasi pengadaan
2. Standar Biaya Masukan/ Keluaran
2 Menyerahkan dokumen RUP kepada:
2. SK PPK, SK Pejabat Pengadaan,
SK Anggota Pokja, SK PPHP, SK
Tim Teknis
1
1. Dokumen RUP diterima
b
a
3 Menerima dokumen RUP kemudian menugaskan
diumumkan pada Website
K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman
Resmi, dan Portal Pengadaan
Nasional
3. Dokumen RUP, Website
K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman
Resmi, dan Portal Pengadaan
Nasional
4. Daftar pegawai yang memenuhi
persyaratan untuk menjabat
diorganisasi pengadaan
1. Dokumen RUP
1 hari
a) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan
b) Kepala ULP.
Keterangan
Output
Dokumen RUP
1 hari
Sekretariat untuk menginventarisasi dan menyimpan
Dokumen RUP
Dokumen RUP meliputi:
1. Dokumen KAK Dokumen
2. RAB
3. Waktu sesuai kebutuhan
Dokumen rencana umum
pengadaan diserahkan kepada
PPK dan Kepala ULP
2. Dokumen RUP terdisposisi ke
Sekretariat ULP
4 Menerima disposisi serta menginventarisasi dan
1. Lembar disposisi
menyimpan Dokumen RUP
5 Menerima dokumen RUP kemudian menetapkan
apakah diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP.
a. Jika diperlukan rapat koordinasi maka
menyiapkan dan mendistribusikan surat
b. Jika tidak diperlukan rapat koordinasi maka
menginformasikannya kepada Kepala ULP
1 hari
1. Disposisi diterima
2. Dokumen RUP
2. Dokumen RUP
3. Dokumen RUP terinventarisasi
1. Dokumen RUP
1. Dokumen RUP diterima
2. Surat informasi tidak diperlukan
rapat koordinasi kaji ulang RUP
tersampaikan kepada Kepala ULP
tidak
ya
6 Menerima dan mendisposisikan kepada Sekretariat
1. Lembar disposisi
2. Surat informasi tidak diperlukan
rapat koordinasi kaji ulang RUP
ULP informasi bahwa tidak diperlukanya rapat
koordinasi kaji ulang RUP
1 hari
1. Surat informasi tidak diperlukan rapat
koordinasi kaji ulang RUP diterima
2. Surat informasi tidak diperlukan
rapat koordinasi kaji ulang RUP
terdisposisi ke sekretariat ULP
7 Menerima disposisi serta mengarsipkan surat
1. Lembar disposisi
informasi tidak diperlukanya kaji ulang RUP dari PPK
1 hari
2. Surat informasi tidak diperlukan
rapat koordinasi kaji ulang RUP
8 Menerima dan mendisposisikan kepada Sekretariat
1. Lembar disposisi
ULP
:
a. Daftar
pokja yang mengikuti rapat kaji ulang RUP
dengan PPK
b. Untuk menyiapkan kebutuhan dokumen yang di
perlukan Pokja
1. Disposisi diterima
2. Surat informasi tidak diperlukan
rapat koordinasi kaji ulang RUP
terarsip
1 hari
2. Undangan rapat koordinasi kaji
ulang RUP
3. SK Anggota Pokja ULP
1. Undangan rapat koordinasi kaji
ulang RUP diterima
2. Undangan rapat koordinasi kaji ulang
RUP terdisposisi ke sekretraiat ULP
3 Tersedianya Pokja yang mengikuti
Rapat koordinasi
9 Menerima disposisi, menyiapkan surat tugas
1. Lembar disposisi
Pokja dan menyiapkan dokumen RUP
1
1 hari
1. Disposisi diterima
2. Undangan rapat koordinasi kaji
ulang RUP
2. Surat tugas Pokja
3. SK Anggota Pokja ULP
3. Dokumen RUP
Pengkajian ulang RUP
dilakukan atas:
1. Kebijakan Umum
Pengadaan
2. Rencana
Penganggaran Biaya
Pengadaan
3. Kerangka Acuan Kerja
(KAK)
4. Waktu sesuai kebutuhan
No
Aktivitas
PA/KPA
PPK
Pelaksana
Kepala ULP
Mutu Baku
Sekretariat ULP
Pokaja ULP
10 Menerima: Surat tugas Pokja dan dokumen RUP dan
1
salinan undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP
kemudian mempelajari isi dokumen RUP serta
mencari data dan informasi sebagai bahan rapat
11 Bersama PPK melaksanakan rapat koordinasi
Kelengkapan
1. Salinan surat tugas Pokja
2. Dokumen RUP
3. Salinan undangan rapat koordinasi
kaji ulang RUP
Waktu
1 hari
1. Undangan rapat koordinasi kaji
1 hari
ulang RUP
2. Dokumen RUP dan Dokumen RKA
pengkajian ulang RUP, serta membuat berita acara
hasil rapat dan menandatanganinya
Keterangan
Output
Bahan rapat/Surat Usulan ada
tidaknya Perubahan RUP
Berita acara hasil pembahasan kaji
ulang RUP
3. Bahan rapat yang disiapkan Pokja
12 Menyerahkan Berita Acara hasi kaji ulanjg RUP
kepada PA/KPA
13 Menerima dan mempelajari Berita Acara Hasil rapat
koordinasi kaji ulang RUP dari PPK, kemudian
menetapkan Dokumen RUP dan Mengumumkan
RUP hasil revisi (apabila ada)
14 Menyerahkan dokumen RUP kepada:
a) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan
a
Berita acara hasil rapat koordinasi kaji 1 hari
ulang RUP
1. Salinan Berita Acara hasi kaji ulanjg
RUP diterima PA/KPA
1. Dokumen RUP
1. Dokumen RUP diserahkan kepada
PPK dan Kepala ULP
1 hari
2. Dokumen RUP diumumkan
b
1. Dokumen RUP
1 hari
1. Lembar disposisi
1 hari
Dokumen rencana umum
pengadaan diserahkan kepada
b) Kepala ULP.
15 Menerima disposisi serta menginventarisasi dan
menyimpan Dokumen RUP
16 Melanjutkan proses pengadaan dengan menyusu
Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan
2. Dokumen RUP
Informasi untuk melanjutkan proses
pengadaan
1. Dokumen RUP diterima
2. Dokumen RUP terdisposisi ke
Sekretariat ULP
1 hari
Informasi untuk melanjutkan proses
pengadaan
SEKRETARIAT DAERAH
jln.Jend. Soeharto No. 42Telp (0387)
61303
$TAINGAPU
-
Ps.205 Fax 61306
Mffi6rSCIP
: PB.l-OzTrZS5rVIllr2Ol 7
fanggal Pembuatan
: 03
Aoustur 2017
frnooal Revlsl
Ellektlt
:03 Aoustus
2017
Disahkan Oleh
|
Kcpala Bagian
Jasa Sekreiarlal Daerah
Ilmur
STANDAR OPERA$TONAL PROSEDUR (SOp)
UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) KAB. SUMBA TIMUR
Namasop l:soppENyusuruANnencnun\fuu3Ang*q@)ff
Da8al Hukum:
(uallfi*aslPelaksana
1.
PoratuEn Presiden Republik Indonosia Nomor 54 Tahun 2010 tenlang Pengadaan Barang/Jasa Pomerintah yEng tErakhir diub€h d€ngan
PoGturan Pr€sidon Nomor 4 Tahun 201 5 tgniang P€rubahan KsEmpat ahs Poraturan Pr6sid6n Nomor 54 Tahun 201 0 tEntang Psngadaan
1.
Barang/Jasa Pomorintah
2"
3.
2.
Psraturan Monted Psndayagunaan ApaEiur Negara dan Reformasi Blrokrasi tlomor 35 Tahun 2012 tsnbng Standar Oporasional Prosedur
Administrasi Pemoilniah
3.
PEraturan Kepala Lembaga Kebuakan Pengadaan BaranglJasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2015 tontang Psrubhan K€dua abs Perd,tran
Kepala Lsmbaga Kebirakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 201 2 Tentang Unit Layanan Psngadaan
4.
Parahlran Kapala Lombaga Ksbiakan Psngadaan Barang/Jasa Pgmerintah Nomor 1 3 Tahun 201 2 tBntang Pongumuman Roncana Umum
Pengadaan Elarang/Jasa Pem6rintah
5.
Poraturan Kopala Lombaga Kebiiakan Pengadaan Barangruasa P6meriniah Nomor 1 4 Tahun 20t 2 isntang Petuniuk Teknis Peratran
Presiden Nomor 70 Tahun 2012 bntang Per.lbahan K6dua ahs Poratrran Prasiden Nomor 54 Tahun 2010 iontang Pengadaan Bamng/Jasa
3.
Feraturan kepala Lembaga Kobijakan Pengadaan Barang,ilasa Pemerintah Nomor 1 Tahun 2015 tontang E-Tendering
Keteil(anan:
SOP Penyusunan Rancana Pelaksanaan Pengadaan
-N=--k
/
PATKPA : mampu menotapkan caE polaksanaan pongadaan barang6a$a baik melalui s\flakqlola maupun ponyEdia
baEng4asa s€suai dengan sifat dan ruang linglilp pekerjaan
4.
Pejabat Pimbuat Komitrnen {PPKI: mampu melakukan kaji ulang tarhadap Rencana Umum Pongadaan (RUP) barang[asa
Kepala ULP : mampu momimpin dan mangoordinasikan Eeluruh kogiatan ULP dalam hal kaii ulang
Rencana Umum Pengadaan (RUP)
Pokja ULP : mampu melakukan kaii ulang tgrhadap rencana umum p€ngadaan (RUP) barang/jasa
Relalalan Pefl eno kaDan
:
1. Dahr hasil idEntilil€si kebutuhan
2. Standarbiaya masukanKeluaran
3.
4.
Rencana Umum Pengadan (RUP
5,
6.
7.
8.
9.
Dafiar pogs$/ai yang memonuhi p6rsyaratan
Rencana Koria dan Anggaran (Rl(A)
Media tayang (websito KUDyl, Papan Pengumuman Resmi dan Poftal Pengadaan Nasional
SKanggotaPokja
Undangan rapat koordinasi kari ulang RUP
Sarana dan prasarana rapat
10. Bahan rapat koordinasi kaii ulang RUP
'l 1.
BErita acara hasil pembahasan p€ngkajian uhng RUP
'12. Surat
usuhn p€rubahan RUP
13. $urai pormintaan untuk melanjutkan prosos pengadaan
14. Surat usulan perubahan dari PPK
FErlngatan:
1.
2,
Polaksana borianggung jamb atas pelaksanagn aKiviias yang telah dib€kukan dan ditebplGn.
Segala bEntuk penyimpangan atas mutu.baku h.l(ait perlongkapan, waktu maupun ouhut dikatagodkan sebagai
bentuk ksgagalan yang haru6 diportsnggungirwabkan oloh polaksana.
Pencatatan dan Pendataan
:
Copy barkas-b€rkas iorkait penyusunan RUP dicatat dan didffi scbagai datR elsttronik dan manual
dalam bgrk s kearsipan Sok€{ariat KEpala ULP
Eorkas-berl€s torkait penyGunan RUF dicatat dan didaE sebagai dab eloldonik dan manual
dalem borkas kealflpan Polda ULP.
No
Aktivitas
PA/KPA
Pelaksana
Kepala ULP
PPK
Mutu Baku
Sekretariat ULP
Pokja ULP
1 Menyusun dokumen rencana umum pengadaan
Kelengkapan
Waktu
1. Dokumen RUP tersusun dan
1. Daftar hasil identifikasi kebutuhan
(RUP) beserta kelengkapannya; mengumumkan RUP
pada Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman
Resmi, dan Portal Pengadaan Nasional; serta
menetapkan organisasi pengadaan
2. Standar Biaya Masukan/ Keluaran
2 Menyerahkan dokumen RUP kepada:
2. SK PPK, SK Pejabat Pengadaan,
SK Anggota Pokja, SK PPHP, SK
Tim Teknis
1
1. Dokumen RUP diterima
b
a
3 Menerima dokumen RUP kemudian menugaskan
diumumkan pada Website
K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman
Resmi, dan Portal Pengadaan
Nasional
3. Dokumen RUP, Website
K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman
Resmi, dan Portal Pengadaan
Nasional
4. Daftar pegawai yang memenuhi
persyaratan untuk menjabat
diorganisasi pengadaan
1. Dokumen RUP
1 hari
a) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan
b) Kepala ULP.
Keterangan
Output
Dokumen RUP
1 hari
Sekretariat untuk menginventarisasi dan menyimpan
Dokumen RUP
Dokumen RUP meliputi:
1. Dokumen KAK Dokumen
2. RAB
3. Waktu sesuai kebutuhan
Dokumen rencana umum
pengadaan diserahkan kepada
PPK dan Kepala ULP
2. Dokumen RUP terdisposisi ke
Sekretariat ULP
4 Menerima disposisi serta menginventarisasi dan
1. Lembar disposisi
menyimpan Dokumen RUP
5 Menerima dokumen RUP kemudian menetapkan
apakah diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP.
a. Jika diperlukan rapat koordinasi maka
menyiapkan dan mendistribusikan surat
b. Jika tidak diperlukan rapat koordinasi maka
menginformasikannya kepada Kepala ULP
1 hari
1. Disposisi diterima
2. Dokumen RUP
2. Dokumen RUP
3. Dokumen RUP terinventarisasi
1. Dokumen RUP
1. Dokumen RUP diterima
2. Surat informasi tidak diperlukan
rapat koordinasi kaji ulang RUP
tersampaikan kepada Kepala ULP
tidak
ya
6 Menerima dan mendisposisikan kepada Sekretariat
1. Lembar disposisi
2. Surat informasi tidak diperlukan
rapat koordinasi kaji ulang RUP
ULP informasi bahwa tidak diperlukanya rapat
koordinasi kaji ulang RUP
1 hari
1. Surat informasi tidak diperlukan rapat
koordinasi kaji ulang RUP diterima
2. Surat informasi tidak diperlukan
rapat koordinasi kaji ulang RUP
terdisposisi ke sekretariat ULP
7 Menerima disposisi serta mengarsipkan surat
1. Lembar disposisi
informasi tidak diperlukanya kaji ulang RUP dari PPK
1 hari
2. Surat informasi tidak diperlukan
rapat koordinasi kaji ulang RUP
8 Menerima dan mendisposisikan kepada Sekretariat
1. Lembar disposisi
ULP
:
a. Daftar
pokja yang mengikuti rapat kaji ulang RUP
dengan PPK
b. Untuk menyiapkan kebutuhan dokumen yang di
perlukan Pokja
1. Disposisi diterima
2. Surat informasi tidak diperlukan
rapat koordinasi kaji ulang RUP
terarsip
1 hari
2. Undangan rapat koordinasi kaji
ulang RUP
3. SK Anggota Pokja ULP
1. Undangan rapat koordinasi kaji
ulang RUP diterima
2. Undangan rapat koordinasi kaji ulang
RUP terdisposisi ke sekretraiat ULP
3 Tersedianya Pokja yang mengikuti
Rapat koordinasi
9 Menerima disposisi, menyiapkan surat tugas
1. Lembar disposisi
Pokja dan menyiapkan dokumen RUP
1
1 hari
1. Disposisi diterima
2. Undangan rapat koordinasi kaji
ulang RUP
2. Surat tugas Pokja
3. SK Anggota Pokja ULP
3. Dokumen RUP
Pengkajian ulang RUP
dilakukan atas:
1. Kebijakan Umum
Pengadaan
2. Rencana
Penganggaran Biaya
Pengadaan
3. Kerangka Acuan Kerja
(KAK)
4. Waktu sesuai kebutuhan
No
Aktivitas
PA/KPA
PPK
Pelaksana
Kepala ULP
Mutu Baku
Sekretariat ULP
Pokaja ULP
10 Menerima: Surat tugas Pokja dan dokumen RUP dan
1
salinan undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP
kemudian mempelajari isi dokumen RUP serta
mencari data dan informasi sebagai bahan rapat
11 Bersama PPK melaksanakan rapat koordinasi
Kelengkapan
1. Salinan surat tugas Pokja
2. Dokumen RUP
3. Salinan undangan rapat koordinasi
kaji ulang RUP
Waktu
1 hari
1. Undangan rapat koordinasi kaji
1 hari
ulang RUP
2. Dokumen RUP dan Dokumen RKA
pengkajian ulang RUP, serta membuat berita acara
hasil rapat dan menandatanganinya
Keterangan
Output
Bahan rapat/Surat Usulan ada
tidaknya Perubahan RUP
Berita acara hasil pembahasan kaji
ulang RUP
3. Bahan rapat yang disiapkan Pokja
12 Menyerahkan Berita Acara hasi kaji ulanjg RUP
kepada PA/KPA
13 Menerima dan mempelajari Berita Acara Hasil rapat
koordinasi kaji ulang RUP dari PPK, kemudian
menetapkan Dokumen RUP dan Mengumumkan
RUP hasil revisi (apabila ada)
14 Menyerahkan dokumen RUP kepada:
a) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan
a
Berita acara hasil rapat koordinasi kaji 1 hari
ulang RUP
1. Salinan Berita Acara hasi kaji ulanjg
RUP diterima PA/KPA
1. Dokumen RUP
1. Dokumen RUP diserahkan kepada
PPK dan Kepala ULP
1 hari
2. Dokumen RUP diumumkan
b
1. Dokumen RUP
1 hari
1. Lembar disposisi
1 hari
Dokumen rencana umum
pengadaan diserahkan kepada
b) Kepala ULP.
15 Menerima disposisi serta menginventarisasi dan
menyimpan Dokumen RUP
16 Melanjutkan proses pengadaan dengan menyusu
Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan
2. Dokumen RUP
Informasi untuk melanjutkan proses
pengadaan
1. Dokumen RUP diterima
2. Dokumen RUP terdisposisi ke
Sekretariat ULP
1 hari
Informasi untuk melanjutkan proses
pengadaan