PEDOMAN PENYUSUNAN DOKUMEN
I. KETENTUAN UMUM
A. Pengertian Dokumen
Dokumen adalah segala bentuk tulisan mengenai tatacara pengelolaan
sebuah institusi yang bermanfaat sebagai : 1) Media Komunikasi informasi,
dokumentasi merupakan alat untuk menyalurkan dan mengkomunikasikan
informasi. 2) Bukti, bahwa hal-hal yang direncanakan secara nyata telah
dilaksanakan dan sebagai bahan tindak lanjut perbaikan, 3) Sumbangan
pengetahuan, alat untuk menyebarluaskan good practices (praktek baik) dan
memelihara pengalaman organisasi.
Dokumen yang dimaksud dalam pedoman ini terdiri dari Dokumen Induk
(Dokumen Normatif) dan Dokumen Mutu (Dokumen Operasional) yang wajib
dimiliki oleh seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Muhammadiyah
Sukabumi (UMMI).
B. Pengertian Dokumen Induk
Dokumen induk adalah dokumen yang menjadi rujukan pengembangan
sistem yaitu Visi dan Misi, Statuta, Struktur Organisasi dan Tata Kelola
(SOTK), Rencana Induk Pengembangan (RIP), Rencana Strategis
(RENSTRA) Program Kerja, dan Pedoman-Pedoman Penyelenggaraan
(Pedoman Akademik, Pedoman Keuangan, Pedoman Kepegawaian).
C. Pengertian Dokumen Mutu
Dokumen mutu dokumen yang digunakan untuk pencapaian target yang telah
ditetapkan sebelumnya yang terdiri atas yaitu Manual Mutu, Standar Mutu
Fakultas dan Program Program Studi, Manual Prosedur, Instruksi Kerja,
Dokumen Pendukung, dan Borang-borang.
D. Sifat Dokumen
1. Jelas dan memiliki nomor indeks/ berurutan (coding).
2. Berklasifikasi (rahasia/ tak rahasia).
3. Dapat ditelusuri (terkendali).
4. Mudah diakses.
5. Disimpan dengan baik (terekam)
6. Ada penanggungjawabnya.
7. Memuat waktu/ tanggal pembuatan dan pemeriksaan.
8. Selalu diperbaharui (revisi).
9. Berbentuk cetakan atau media elektronik.
10. Disosialisasikan.
II. KEDUDUKAN DOKUMEN
A. Dokumen Tingkat Universitas
Tingkat
Universita
s
Dokumen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Visi dan Misi
Statuta
Organisasi dan Tata Kelola
Rencana Induk Pengembangan
Rencana Strategis (Renstra)
Program Kerja Rektor
Pedoman Penyusunan Dokumen UMMI 2014
|1
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Pedoman Pendidikan
Manual Mutu
Standar Mutu Fakultas
Standar Mutu Program Studi
Standar Mutu Unit Penunjang
Dokumen Pendukung
B. Dokumen Tingkat Fakultas
Tingkat
Fakultas
Dokumen
1. Visi dan Misi
2. Rencana Strategis (Renstra)
3. Program Kerja Dekan
4. Pedoman Pendidikan
5. Manual Mutu
6. Standar Mutu Fakultas
7. Manual Prosedur
8. Pengendalian Dokumen dan Rekaman
9. Audit Internal
10. Instruksi Kerja
11. Dokumen Pendukung (Rekaman)
12. Borang-borang
C. Dokumen Tingkat Program Studi
Tingkat
Program
Studi:
Dokumen
1. Visi dan Misi
2. Rencana Strategis (Renstra)
3. Program Kerja
4. Pedoman Pendidikan
5. Manual Mutu
6. Kompetensi Lulusan
7. Standar Mutu Program Studi
8. Manual Prosedur
9. Pengendalian Dokumen dan Rekaman
10. Audit Internal
11. Instruksi Kerja
12. Dokumen Pendukung (Rekaman)
13. Borang-borang
III. STRUKTUR DOKUMEN
A. Dokumen Induk
Dokumen induk merupakan dokumen yang dijadikan rujukan untuk
pengembangan sistem, maka tingkatan dokumen induk harus berurutan
dari tingkatan tertinggi sampai dengan tingkatan terbawah yaitu dimulai
dari:
1. Visi dan misi
Pedoman Penyusunan Dokumen UMMI 2014
|2
Visi adalah suatu pandangan jauh tentang lembaga, tujuan - tujuan
lembaga dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut
pada masa yang akan datang. Sedangkan misi adalah pernyataan
tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya
mewujudkan Visi. Misi merupakan
tujuan dan alasan mengapa
perusahaan itu ada serta memberikan arah sekaligus batasan proses
pencapaian tujuan.
Secara umum bahwa Visi merupakan rujukan utama untuk seluruh
dokumen-dokumen yang dimiliki sebuah lembaga, selanjutnya visi
diterjemahkan kedalam Rencana Induk Pengembangan, Rencana
Strategis, Statuta dan SOTK.
2. Rencana Induk Pengembangan
Rencana Induk Pengembangan ini berfungsi sebagai arahan secara
garis besar pengembangan lembaga baik dalam bidang akademik dan
kelembagaan, Administrasi umum maupun bidang kemahasiswaan
dalam jangka panjang minimal 10 tahun ke atas. Rencana Induk
Pengembangan ini bemanfaat bagi penentu kebijakan dalam
menentukan prioritas kegiatan sesuai sumber daya yang tersedia.
3. Rencana Strategis
Perencanaan strategis merupakan salah satu tahapan dan sekaligus
menjadi bagian integral dari lembaga dalam membangun suatu sistem
manajemen yang transparan, efektif, efisien dan akuntabel. Penyusunan
rencana strategis tersebut didasarkan pada pendekatan analisis
lingkungan strategis, isu-isu strategis dan sejumlah faktor kunci
keberhasilan.
Perencanaan strategis yang disusun harus mencakup: (1) Pernyataan
visi, misi strategis, dan faktor-faktor keberhasilan, (2) Rumusan tentang
tujuan, sasaran dan uraian aktivitas, dan (3) Uraian tentang cara
mencapai tujuan dan sasaran tersebut. Dengan visi, misi dan strategi
yang jelas maka diharapkan dapat menyelaraskan dengan potensi,
peluang dan kendala yang dihadapi. Perencanaan strategis bersama
dengan pengukuran kinerja serta evaluasinya merupakan rangkaian
sistem akuntabilitas kinerja yang penting.
4. Statuta
Statuta adalah pedoman dasar penyelenggaraan kegiatan yang dipakai
sebagai acuan untuk merencanakan, mengembangkan program dan
penyelenggaraan kegiatan fungsional sesuai dengan tujuan lembaga,
yang berisi dasar yang dipakai sebagai rujukan pengembangan
peraturan umum, peraturan akademik dan prosedur oprasional yang
berlaku di suatu lembaga.
5. SOTK
Struktur Organisasi dan Tata Kerja adalah pembentukan sebuah strutur
kerja yang disusun dengan membentuk bagian-bagian dengan tugas
dan tanggung jawabnya masing-masing.
B. Dokumen Mutu
1. Manual Mutu
Manual mutu adalah bukti dari komitmen pimpinan bagaimana kebijakan
lembaga untuk dapat memuaskan pelanggannya. Manual mutu juga
Pedoman Penyusunan Dokumen UMMI 2014
|3
dapat dijadikan sebagai bahan training untuk mengenal secara general
apa saja kebijakan-kebijakan yang diterapkan di lembaga.
Manual Mutu di lingkungan UMMI harus disusun untuk mengendalikan
pengelolaan pendidikan tinggi bermutu berstandar nasional dan
memenuhi peraturan pemerintah Republik Indonesia. Manual Mutu ini
menjelaskan penjabaran keterkaitan antara struktur organisasi UMMI,
kebijakan mutu, sasaran mutu penyelenggaraan pendidikan dan Sistem
Penjaminan Mutu secara internal UMMI.
2. Standar Mutu
Standar Mutu merupakan sesuatu ketetapan yang harus dipatuhi dan
dipenuhi oleh setiap unit kerja di lingkungan UMMI. Berkaitan dengan
kegiatan akademik maka standar mutu harus mengacu pada Standar
Nasional Pendidikan tinggi sehingga pencapaian standar diharapkan
mampu mencapai standar nasional.
3. Manual Prosedur (SOP)
Manual Prosedur ini adalah metode langkah demi langkah secara pasti
yang mengatur berbagai aktivitas kegiatan di lingkungan UMMI.
4. Instruksi Kerja
Pengertian instruksi kerja adalah petunjuk kerja instruktif yang
menjelaskan tahapan-tahapan kerja secara terperinci, Instruksi kerja
merupakan uraian rinci cara melaksanakan dan merekam pekerjaan
yang harus didokumentasikan. Instruksi kerja boleh berupa uraian
tertulis/narasi/deskripsi secara rinci, diagram alir yang dilengkapi dengan
keterangan rinci, model, catatan teknis yang tergabung dalam gambar,
spesifikasi, panduan instruksi alat, foto, video, daftar periksa, atau
gabungan diantaranya. Instruksi kerja seharusnya menguraikan bahan,
alat, dokumentasi apapun yang akan digunakan
5. Dokumen Pendukung
Dokumen Pendukung adalah segala bentuk bukti fisik yang terkait
dengan penyelenggaran aktivitas dilingkungan UMMI yang mengacu
pada seluruh dokumen mutu terutama terkait dengan Manual Prosedur.
6. Borang
Borang adalah merupakan instrumen yang digunakan untuk
pengumpulan data dalam berbentuk format-format yang harus diisi
dengan data-data yang dibutuhkan.
IV. KODIFIKASI DOKUMEN
Setiap dokumen yang dibuat perlu diberi identitas agar mudah di ingat serta
dapat dibedakan termasuk kedalam jenis mana dokumen yang telah dibuat
tersebut.
A. Kode Dokumen
1. Jenis Dokumen
No
Jenis Dokumen
1 Dokumen Induk
2 Dokumen Mutu
Kode
R
S
Pedoman Penyusunan Dokumen UMMI 2014
|4
2. Nama Dokumen
DOKUMEN INDUK
Nama Dokumen
Visi dan Misi
Statuta
Organisasi dan Tata Kerja
Rencana Stategis (Renstra)
Program Kerja Rektor
Pedoman Pendidikan
Kode
R.VM
T
R.ST
A
R.OT
K
R.RS
R.PK
R
R.PP
DOKUMEN MUTU
Nama Dokumen
Manual Mutu
Kode
S.MM
Standar Mutu
S.SM
Manual prosedur
S.MP
Instruksi Kerja
Dokumen
(Rekaman)
Borang-borang
Dokumen Audit
S.IK
Pendukung S.DP
S.BB
S.DA
B. Kode Lembaga
NO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
NAMA LEMBAGA
Senat Universitas
Universitas
Fakultas Sains & Teknologi
1. Program Studi Teknik Sipil
2. Program Studi Teknik Informatika
3. Program Studi Kimia
Fakultas Pertanian
1. Program Studi Agribisnis
2. Program Studi Manajemen Sumberdaya Perairan
Fakultas Ilmu Administrasi & Humaniora
1. Program Studi Administrasi Publik
2. Program Studi Administrasi Bisnis
3. Program Studi Administrasi Sastra Inggris
4. Program Studi Public Relations
Fakultas Ekonomi
1. Program Studi Perpajakan
2. Program Studi Akuntansi
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
1. Program Studi Pendidikan Biologi
2. Program Studi Pendidikan Pendidikan Bahasa dan Sastra
Indonesia
3. Program Studi Pendidikan Matematika
4. Program Studi Pendidikan Guru Sekolah Dasar
5. Program Studi Pendidikan Anak Usia Dini
6. Program Studi Pendidikan Teknologi Komunikasi dan
Informasi
7. Program Studi Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan Rekreasi
Fakultas Ilmu Hukum
1. Program Studi Ilmu Hukum
Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
1. Pusat Studi Al-Islam dan Kemuhammadiyahan
2. Pusat Studi Pembangunan
KODE
0
I.0
III.1
A1
A2
B1
III.2
C1
C2
III.3
D1
D2
D3
D4
III.4
G0
I1
III.5
H1
H2
H3
H4
H5
H6
H7
III.6
J1
IV.1
IV.1.1
IV.1.2
Pedoman Penyusunan Dokumen UMMI 2014
|5
NO
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
NAMA LEMBAGA
KODE
3. Pusat Studi Sosial Budaya dan Pariwisata
IV.1.3
4. Pusat Studi Gender
IV.1.4
Lembaga Penjaminan Mutu
IV.2
UPT. Perpustakaan
V.1
UPT. Komputer & Teknologi Informasi
V.2
UPT. Pengembangan Bahasa
V.3
UPT. Humas, Promosi dan Penerimaan Mahasiswa Baru
V.4
UPT. Pusat Pelayanan Kesehatan
V.5
UPT. Pusat Pengembangan Agribisnis
V.6
UPT. Tax Center
V.7
UPT. Lingkung Seni Sunda (LISES)
V.8
Forum Komunikasi dan Konsultasi
V.9
Biro Administrasi Universitas
VI
Sumber : Pedoman Tata Naskah Dinas UMMI
C. Contoh Pengkodean
1. Visi Misi Universitas: R.VMT- I.0
2. Visi Misi Fakultas Ekonomi: R.VMT- III.4
3. Visi Misi Program Studi Pendidikan Biologi: R.VMT-H1
V. BENTUK DAN FORMAT PENULISAN
A. Bentuk Penulisan
1. Kertas
a. Ukuran kertas : A4 (210 mm x 297 mm) yang diletakan secara potrait
(vertical)
b. Jenis salinan pertama (asli) hendaklah menggunakan kertas HVS A4
dengan berat sekurang-kurangnya 70 gram.
c. Salinan berikutnya (penggandaan), kertas fotocopy atau offset dengan
mutu yang baik.
2. Jenis Dan Ukuran Huruf
a. Huruf yang digunakan adalah ARIAL pada keseluruhan Dokumen
b. Bagian kata yang menggunakan bahasa asing supaya ditulis
dimiringkan (Italic)
c. Ukuran huruf (Font size) dalam naskah yang dibenarkan adalah font 11.
B. Format Penulisan
1. Ukuran Garis Tepi
a. Garis Atas
: 30 mm dari tepi kertas atas
b. Garis Kiri
: 30 mm dari tepi kertas kiri
c. Garis Kanan : 20 mm dari tepi kertas kanan
d. Garis Bawah : 20 mm dari tepi kertas bawah
2. Penomoran Halaman
Letak nomor halaman di pojok kanan bawah serta dibubuhi judul dokumen
3. Warna Jilid (cover)
a. Dokumen Tingkat Universitas Warna Putih
b. Dokumen Tingkat Fakultas warna sesuai dengan identitas Fakultas
c. Dokumen Program Studi warna sesuai dengan identitas Fakultas
d. Dokumen Lembaga dan UPT Warna Putih
4. Sistematika Penjilidan
a. Cover Luar
b. Cover Dalam
Pedoman Penyusunan Dokumen UMMI 2014
|6
c. Lembar Pengesahan
d. Daftar Isi
e. Isi Pedoman
f. Lampiran
Pedoman Penyusunan Dokumen UMMI 2014
|7
A. Pengertian Dokumen
Dokumen adalah segala bentuk tulisan mengenai tatacara pengelolaan
sebuah institusi yang bermanfaat sebagai : 1) Media Komunikasi informasi,
dokumentasi merupakan alat untuk menyalurkan dan mengkomunikasikan
informasi. 2) Bukti, bahwa hal-hal yang direncanakan secara nyata telah
dilaksanakan dan sebagai bahan tindak lanjut perbaikan, 3) Sumbangan
pengetahuan, alat untuk menyebarluaskan good practices (praktek baik) dan
memelihara pengalaman organisasi.
Dokumen yang dimaksud dalam pedoman ini terdiri dari Dokumen Induk
(Dokumen Normatif) dan Dokumen Mutu (Dokumen Operasional) yang wajib
dimiliki oleh seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Muhammadiyah
Sukabumi (UMMI).
B. Pengertian Dokumen Induk
Dokumen induk adalah dokumen yang menjadi rujukan pengembangan
sistem yaitu Visi dan Misi, Statuta, Struktur Organisasi dan Tata Kelola
(SOTK), Rencana Induk Pengembangan (RIP), Rencana Strategis
(RENSTRA) Program Kerja, dan Pedoman-Pedoman Penyelenggaraan
(Pedoman Akademik, Pedoman Keuangan, Pedoman Kepegawaian).
C. Pengertian Dokumen Mutu
Dokumen mutu dokumen yang digunakan untuk pencapaian target yang telah
ditetapkan sebelumnya yang terdiri atas yaitu Manual Mutu, Standar Mutu
Fakultas dan Program Program Studi, Manual Prosedur, Instruksi Kerja,
Dokumen Pendukung, dan Borang-borang.
D. Sifat Dokumen
1. Jelas dan memiliki nomor indeks/ berurutan (coding).
2. Berklasifikasi (rahasia/ tak rahasia).
3. Dapat ditelusuri (terkendali).
4. Mudah diakses.
5. Disimpan dengan baik (terekam)
6. Ada penanggungjawabnya.
7. Memuat waktu/ tanggal pembuatan dan pemeriksaan.
8. Selalu diperbaharui (revisi).
9. Berbentuk cetakan atau media elektronik.
10. Disosialisasikan.
II. KEDUDUKAN DOKUMEN
A. Dokumen Tingkat Universitas
Tingkat
Universita
s
Dokumen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Visi dan Misi
Statuta
Organisasi dan Tata Kelola
Rencana Induk Pengembangan
Rencana Strategis (Renstra)
Program Kerja Rektor
Pedoman Penyusunan Dokumen UMMI 2014
|1
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Pedoman Pendidikan
Manual Mutu
Standar Mutu Fakultas
Standar Mutu Program Studi
Standar Mutu Unit Penunjang
Dokumen Pendukung
B. Dokumen Tingkat Fakultas
Tingkat
Fakultas
Dokumen
1. Visi dan Misi
2. Rencana Strategis (Renstra)
3. Program Kerja Dekan
4. Pedoman Pendidikan
5. Manual Mutu
6. Standar Mutu Fakultas
7. Manual Prosedur
8. Pengendalian Dokumen dan Rekaman
9. Audit Internal
10. Instruksi Kerja
11. Dokumen Pendukung (Rekaman)
12. Borang-borang
C. Dokumen Tingkat Program Studi
Tingkat
Program
Studi:
Dokumen
1. Visi dan Misi
2. Rencana Strategis (Renstra)
3. Program Kerja
4. Pedoman Pendidikan
5. Manual Mutu
6. Kompetensi Lulusan
7. Standar Mutu Program Studi
8. Manual Prosedur
9. Pengendalian Dokumen dan Rekaman
10. Audit Internal
11. Instruksi Kerja
12. Dokumen Pendukung (Rekaman)
13. Borang-borang
III. STRUKTUR DOKUMEN
A. Dokumen Induk
Dokumen induk merupakan dokumen yang dijadikan rujukan untuk
pengembangan sistem, maka tingkatan dokumen induk harus berurutan
dari tingkatan tertinggi sampai dengan tingkatan terbawah yaitu dimulai
dari:
1. Visi dan misi
Pedoman Penyusunan Dokumen UMMI 2014
|2
Visi adalah suatu pandangan jauh tentang lembaga, tujuan - tujuan
lembaga dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut
pada masa yang akan datang. Sedangkan misi adalah pernyataan
tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya
mewujudkan Visi. Misi merupakan
tujuan dan alasan mengapa
perusahaan itu ada serta memberikan arah sekaligus batasan proses
pencapaian tujuan.
Secara umum bahwa Visi merupakan rujukan utama untuk seluruh
dokumen-dokumen yang dimiliki sebuah lembaga, selanjutnya visi
diterjemahkan kedalam Rencana Induk Pengembangan, Rencana
Strategis, Statuta dan SOTK.
2. Rencana Induk Pengembangan
Rencana Induk Pengembangan ini berfungsi sebagai arahan secara
garis besar pengembangan lembaga baik dalam bidang akademik dan
kelembagaan, Administrasi umum maupun bidang kemahasiswaan
dalam jangka panjang minimal 10 tahun ke atas. Rencana Induk
Pengembangan ini bemanfaat bagi penentu kebijakan dalam
menentukan prioritas kegiatan sesuai sumber daya yang tersedia.
3. Rencana Strategis
Perencanaan strategis merupakan salah satu tahapan dan sekaligus
menjadi bagian integral dari lembaga dalam membangun suatu sistem
manajemen yang transparan, efektif, efisien dan akuntabel. Penyusunan
rencana strategis tersebut didasarkan pada pendekatan analisis
lingkungan strategis, isu-isu strategis dan sejumlah faktor kunci
keberhasilan.
Perencanaan strategis yang disusun harus mencakup: (1) Pernyataan
visi, misi strategis, dan faktor-faktor keberhasilan, (2) Rumusan tentang
tujuan, sasaran dan uraian aktivitas, dan (3) Uraian tentang cara
mencapai tujuan dan sasaran tersebut. Dengan visi, misi dan strategi
yang jelas maka diharapkan dapat menyelaraskan dengan potensi,
peluang dan kendala yang dihadapi. Perencanaan strategis bersama
dengan pengukuran kinerja serta evaluasinya merupakan rangkaian
sistem akuntabilitas kinerja yang penting.
4. Statuta
Statuta adalah pedoman dasar penyelenggaraan kegiatan yang dipakai
sebagai acuan untuk merencanakan, mengembangkan program dan
penyelenggaraan kegiatan fungsional sesuai dengan tujuan lembaga,
yang berisi dasar yang dipakai sebagai rujukan pengembangan
peraturan umum, peraturan akademik dan prosedur oprasional yang
berlaku di suatu lembaga.
5. SOTK
Struktur Organisasi dan Tata Kerja adalah pembentukan sebuah strutur
kerja yang disusun dengan membentuk bagian-bagian dengan tugas
dan tanggung jawabnya masing-masing.
B. Dokumen Mutu
1. Manual Mutu
Manual mutu adalah bukti dari komitmen pimpinan bagaimana kebijakan
lembaga untuk dapat memuaskan pelanggannya. Manual mutu juga
Pedoman Penyusunan Dokumen UMMI 2014
|3
dapat dijadikan sebagai bahan training untuk mengenal secara general
apa saja kebijakan-kebijakan yang diterapkan di lembaga.
Manual Mutu di lingkungan UMMI harus disusun untuk mengendalikan
pengelolaan pendidikan tinggi bermutu berstandar nasional dan
memenuhi peraturan pemerintah Republik Indonesia. Manual Mutu ini
menjelaskan penjabaran keterkaitan antara struktur organisasi UMMI,
kebijakan mutu, sasaran mutu penyelenggaraan pendidikan dan Sistem
Penjaminan Mutu secara internal UMMI.
2. Standar Mutu
Standar Mutu merupakan sesuatu ketetapan yang harus dipatuhi dan
dipenuhi oleh setiap unit kerja di lingkungan UMMI. Berkaitan dengan
kegiatan akademik maka standar mutu harus mengacu pada Standar
Nasional Pendidikan tinggi sehingga pencapaian standar diharapkan
mampu mencapai standar nasional.
3. Manual Prosedur (SOP)
Manual Prosedur ini adalah metode langkah demi langkah secara pasti
yang mengatur berbagai aktivitas kegiatan di lingkungan UMMI.
4. Instruksi Kerja
Pengertian instruksi kerja adalah petunjuk kerja instruktif yang
menjelaskan tahapan-tahapan kerja secara terperinci, Instruksi kerja
merupakan uraian rinci cara melaksanakan dan merekam pekerjaan
yang harus didokumentasikan. Instruksi kerja boleh berupa uraian
tertulis/narasi/deskripsi secara rinci, diagram alir yang dilengkapi dengan
keterangan rinci, model, catatan teknis yang tergabung dalam gambar,
spesifikasi, panduan instruksi alat, foto, video, daftar periksa, atau
gabungan diantaranya. Instruksi kerja seharusnya menguraikan bahan,
alat, dokumentasi apapun yang akan digunakan
5. Dokumen Pendukung
Dokumen Pendukung adalah segala bentuk bukti fisik yang terkait
dengan penyelenggaran aktivitas dilingkungan UMMI yang mengacu
pada seluruh dokumen mutu terutama terkait dengan Manual Prosedur.
6. Borang
Borang adalah merupakan instrumen yang digunakan untuk
pengumpulan data dalam berbentuk format-format yang harus diisi
dengan data-data yang dibutuhkan.
IV. KODIFIKASI DOKUMEN
Setiap dokumen yang dibuat perlu diberi identitas agar mudah di ingat serta
dapat dibedakan termasuk kedalam jenis mana dokumen yang telah dibuat
tersebut.
A. Kode Dokumen
1. Jenis Dokumen
No
Jenis Dokumen
1 Dokumen Induk
2 Dokumen Mutu
Kode
R
S
Pedoman Penyusunan Dokumen UMMI 2014
|4
2. Nama Dokumen
DOKUMEN INDUK
Nama Dokumen
Visi dan Misi
Statuta
Organisasi dan Tata Kerja
Rencana Stategis (Renstra)
Program Kerja Rektor
Pedoman Pendidikan
Kode
R.VM
T
R.ST
A
R.OT
K
R.RS
R.PK
R
R.PP
DOKUMEN MUTU
Nama Dokumen
Manual Mutu
Kode
S.MM
Standar Mutu
S.SM
Manual prosedur
S.MP
Instruksi Kerja
Dokumen
(Rekaman)
Borang-borang
Dokumen Audit
S.IK
Pendukung S.DP
S.BB
S.DA
B. Kode Lembaga
NO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
NAMA LEMBAGA
Senat Universitas
Universitas
Fakultas Sains & Teknologi
1. Program Studi Teknik Sipil
2. Program Studi Teknik Informatika
3. Program Studi Kimia
Fakultas Pertanian
1. Program Studi Agribisnis
2. Program Studi Manajemen Sumberdaya Perairan
Fakultas Ilmu Administrasi & Humaniora
1. Program Studi Administrasi Publik
2. Program Studi Administrasi Bisnis
3. Program Studi Administrasi Sastra Inggris
4. Program Studi Public Relations
Fakultas Ekonomi
1. Program Studi Perpajakan
2. Program Studi Akuntansi
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
1. Program Studi Pendidikan Biologi
2. Program Studi Pendidikan Pendidikan Bahasa dan Sastra
Indonesia
3. Program Studi Pendidikan Matematika
4. Program Studi Pendidikan Guru Sekolah Dasar
5. Program Studi Pendidikan Anak Usia Dini
6. Program Studi Pendidikan Teknologi Komunikasi dan
Informasi
7. Program Studi Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan Rekreasi
Fakultas Ilmu Hukum
1. Program Studi Ilmu Hukum
Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
1. Pusat Studi Al-Islam dan Kemuhammadiyahan
2. Pusat Studi Pembangunan
KODE
0
I.0
III.1
A1
A2
B1
III.2
C1
C2
III.3
D1
D2
D3
D4
III.4
G0
I1
III.5
H1
H2
H3
H4
H5
H6
H7
III.6
J1
IV.1
IV.1.1
IV.1.2
Pedoman Penyusunan Dokumen UMMI 2014
|5
NO
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
NAMA LEMBAGA
KODE
3. Pusat Studi Sosial Budaya dan Pariwisata
IV.1.3
4. Pusat Studi Gender
IV.1.4
Lembaga Penjaminan Mutu
IV.2
UPT. Perpustakaan
V.1
UPT. Komputer & Teknologi Informasi
V.2
UPT. Pengembangan Bahasa
V.3
UPT. Humas, Promosi dan Penerimaan Mahasiswa Baru
V.4
UPT. Pusat Pelayanan Kesehatan
V.5
UPT. Pusat Pengembangan Agribisnis
V.6
UPT. Tax Center
V.7
UPT. Lingkung Seni Sunda (LISES)
V.8
Forum Komunikasi dan Konsultasi
V.9
Biro Administrasi Universitas
VI
Sumber : Pedoman Tata Naskah Dinas UMMI
C. Contoh Pengkodean
1. Visi Misi Universitas: R.VMT- I.0
2. Visi Misi Fakultas Ekonomi: R.VMT- III.4
3. Visi Misi Program Studi Pendidikan Biologi: R.VMT-H1
V. BENTUK DAN FORMAT PENULISAN
A. Bentuk Penulisan
1. Kertas
a. Ukuran kertas : A4 (210 mm x 297 mm) yang diletakan secara potrait
(vertical)
b. Jenis salinan pertama (asli) hendaklah menggunakan kertas HVS A4
dengan berat sekurang-kurangnya 70 gram.
c. Salinan berikutnya (penggandaan), kertas fotocopy atau offset dengan
mutu yang baik.
2. Jenis Dan Ukuran Huruf
a. Huruf yang digunakan adalah ARIAL pada keseluruhan Dokumen
b. Bagian kata yang menggunakan bahasa asing supaya ditulis
dimiringkan (Italic)
c. Ukuran huruf (Font size) dalam naskah yang dibenarkan adalah font 11.
B. Format Penulisan
1. Ukuran Garis Tepi
a. Garis Atas
: 30 mm dari tepi kertas atas
b. Garis Kiri
: 30 mm dari tepi kertas kiri
c. Garis Kanan : 20 mm dari tepi kertas kanan
d. Garis Bawah : 20 mm dari tepi kertas bawah
2. Penomoran Halaman
Letak nomor halaman di pojok kanan bawah serta dibubuhi judul dokumen
3. Warna Jilid (cover)
a. Dokumen Tingkat Universitas Warna Putih
b. Dokumen Tingkat Fakultas warna sesuai dengan identitas Fakultas
c. Dokumen Program Studi warna sesuai dengan identitas Fakultas
d. Dokumen Lembaga dan UPT Warna Putih
4. Sistematika Penjilidan
a. Cover Luar
b. Cover Dalam
Pedoman Penyusunan Dokumen UMMI 2014
|6
c. Lembar Pengesahan
d. Daftar Isi
e. Isi Pedoman
f. Lampiran
Pedoman Penyusunan Dokumen UMMI 2014
|7