Pembuatan Sistem Informasi Administrasi untuk mengelola Stok UD “Narwastu” dengan Metode EOQ dan ROP | Karundeng | Jurnal Infra 722 1277 1 SM
Pembuatan Sistem Informasi Administrasi untuk
mengelola Stok UD “Narwastu” dengan Metode EOQ dan
ROP
Nikolas Wijaya Karundeng1, Silvia Rostianingsih2, Leo Willyanto Santoso3
Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri Universitas Kristen Petra
Jl. Siwalankerto 121 – 131 Surabaya 60236
Telp. (031) – 2983455, Fax. (031) - 8417658
E-mail: [email protected], [email protected], [email protected] 3
UD “Narwastu” merupakan perusahaan yang
bergerak dalam bidang perdagangan. UD “Narwastu” sendiri
terdiri dari 2 bagian yaitu pabrik pembuatan barang dari bahan
mentah menjadi barang jadi (salah satu produknya, yaitu lulur)
dan kantor pendistribusian barang. Bagian produksi yang
merupakan pabrik menjalankan sistemnya secara manual (belum
terkomputerisasi). Perhitungan stok barang yang masih manual
tersebut tentu akan menimbulkan banyak kendala dan
mempengaruhi proses penjualan pembelian.
Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut, maka
dirancang Sistem Informasi Administrasi. Proses perancangan
system dari aplikasi ini melalui beberapa tahap, dimulai dari
pengecekan stok barang pada pabrik, proses penjualan dan
pembelian barang dari aplikasi yang akan dibuat. Proses
pembuatannya menggunakan Microsoft Visual Studio 2010
Visual Basic .NET. sebagai bahasa pemrogramannya dan
Microsoft SQL Server 2005 sebagai database. Proses Sistem
Informasi Administrasi metode Economic Order Quantity (EOQ)
dan Reorder Point (ROP).
Hasil yang diperoleh dari aplikasi yang telah dibuat antara lain,
nilai yang diperoleh dari perkiraan pembelian dengan metode
EOQ dan ROP dan laporan tentang siklus kerja UD “Narwastu”
secara umum.
ABSTRAK:
Kata kunci: Penjualan dan pembelian, Economic Order Quantity
(EOQ), Reorder Point (ROP), UD “Narwastu.
UD “Narwastu” is a company that move on
trading filed. UD “Narwastu” consists of two parts, namely
factory that making goods and distribution office. Factory’s
system is not computerized. The Calculation of goods stock is still
manual. That calculation can make many mistake and affect
purchasing and selling process.
Based on that problem, so Administration Information System has
beed created. Design System Process from this application is
through many stage, The beginning stage is Checking Stock from
the Factory, the second stage is designing purchasing and selling
process. This application using Microsoft Visual Studio 2010
Visual Basic .NET. as programming language and Microsoft SQL
Server 2005 as database. Economic Order Quantity (EOQ) and
Reorder Point (ROP) are used for Managing Stock.
The result of this application is value for forecast purchasing
stock with EOQ and ROP methods and report for working system
UD “Narwastu” generally.
ABSTRACT:
Keywords: Purchasing and Selling, Economic Order Quantity
(EOQ), Reorder Point (ROP), UD “Narwastu”.
1. PENDAHULUAN
Secara umum UD “Narwastu” merupakan perusahaan yang
melakukan pembuatan barang dari bahan mentah menjadi barang
jadi atau setengah jadi dan dilanjutkan proses menjual barang
tersebut ke customer. UD “Narwastu” merupakan perusahaan
yang bergerak dalam bidang perdagangan. UD “Narwastu” sendiri
terdiri dari 2 bagian yaitu pabrik pembuatan barang dari bahan
mentah menjadi barang jadi (salah satu produknya, yaitu lulur)
dan kantor pendistribusian barang.
Stok gudang dibutuhkan perusahaan untuk menjaga kebutuhan
customer, terutama pabrik sangat perlu untuk mengelola stok
barang agar kebutuhan customer dapat terpenuhi. Banyak
perusahaan yang kurang dapat mengelola stok barang, sehingga
menyebabkan kerugian, baik secara langsung berupa biaya,
maupun tidak langsung berupa peluang. Mengelola stok dapat
dilakukan dengan berbagai macam, seperti: menentukan
Economic Order Quantity (EOQ) dan Reorder Point (ROP).
Penggunaan EOQ didasari oleh harga pembelian bahan yang
konstan. Penggunaan ROP didasari oleh menghindari kekurangan
stok barang jadi, sehingga penjualan barang dapat berjalan dengan
lancar.
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Metode Economic Order Quantity
Model Economic Order Quantity (EOQ) mengasumsikan tingkat
permintaan konstan dan tidak terjadi stockout [1]. Dalam situasi
ini, permintaan bersifat konstan karena sejumlah besar konsumen
melakukan pembelian periodik dalam jumlah kecil dan stockout
tidak diijinkan terjadi. Rumus perhitungan untuk EOQ dapat
dilihat pada rumus (1):
...........................................................(1)
dimana:
D = jumlah demand dalam unit per tahun
H = biaya penanganan per unit per tahun
S = biaya untuk melakukan sebuah pemesanan
Q = jumlah pemesanan dalam unit.
2.2 Metode Reorder Point
2.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Reorder point adalah saat atau waktu tertentu perusahaan harus
mengadakan pemesanan bahan dasar kembali, sehingga datangnya
pesanan tersebut tepat dengan habisnya bahan dasar yang dibeli,
khususnya dengan metode EOQ [2].
Konsep service level merupakan kunci dari manajemen persediaan
dalam ketidakpastian. Service level merupakan persentasi
terjadinya demand selama lead time yang masih dapat dipenuhi
oleh persediaan yang ada. Beberapa pendekatan analitis telah
disarankan untuk menentukan service level optimal, tetapi dalam
praktiknya, penentuan service level adalah keputusan yang
berdasarkan kebijakan. Contohnya, sebuah toko swalayan.
Tergantung dari pesaing dan kesabaran pelanggan, minimuan
dingin mungkin membutuhkan service level sebesar 99%,
sedangkan untuk roti cukup dengan menggunakan service level
sebesar 95%.
Re Order Point= (Lead Time× Penggunaan perhari) + Safety
Stock.......................................................................................(2)
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan gambaran teknis
untuk menggambarkan skema sebuah database. Dinamakan
sebagai ERD karena menunjukkan berbagai entity yang
dimodelkan dan adanya hubungan yang penting diantara entity –
entity tersebut. Entity sering disamakan dengan table, akan tetapi
entity bukanlah sebuah table [4].
2.3 Document Flow
Document flow menggambarkan aliran dokumen – dokumen dan
informasi diantara area yang berhubungan di dalam perusahaan.
Sebuah document flow berguna dalam menganalisa prosedur –
produser kontrol internal. Document flow juga merupakan alur
yang menggambarkan hubungan antara input, proses dan output
sebuah sistem. Sebuah document flow akan mengidentifikasi input
yang masuk ke dalam sistem dan asal dari input tersebut. Ada dua
macam input yang akan masuk ke dalam sistem, yaitu input yang
berupa data baru yang masuk ke dalam sistem atau data yang telah
disimpan sebelumnya. Data yang masuk ke dalam sistem akan
digunakan di masa yang akan datang untuk mengolah sistem.
Document flow juga menampilkan logika yang digunakan
komputer ketika melakukan proses dalam sistem. Hasil dari
informasi baru merupakan komponen output yang dapat disimpan
ataupun untuk digunakan di masa yang akan datang dan
ditampilkan pada layar komputer atau dicetak di kertas. Dalam
beberapa hal, output dari sebuah proses adalah input untuk proses
- proses lainnya [3].
2.5 Structured Query Language (SQL)
Structured Query Language merupakan bahasa yang digunakan
untuk mengakses data dalam basis data yang relasional. Bahasa
ini merupakan bahasa standar yang digunakan dalam manajemen
basis data relasional [5].
Secara umum, SQL terdiri dari dua bahasa, yaitu Data Definition
Language (DDL) dan Data Manipulation Language (DML).
DDL digunakan untuk mendefinisikan, mengubah, serta
menghapus basis data dan objek – objek yang diperlukan dalam
basis data seperti tabel, view, user, dan sebagainya. DDL yang
umum digunakan adalah CREATE untuk membuat objek baru,
USE untuk menggunakan objek, ALTER untuk mengubah objek
yang sudah ada, dan DROP untuk menghapus objek.
3. DESAIN SISTEM
Dari UD “Narwastu” merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang pembuatan, serta penjualan kosmetik. Perusahaaan ini
dibagi menjadi dua yaitu bagian produksi dan bagian penjualan
yang merupakan distributor langsung pabrik. Bagian produksi
yang merupakan pabrik menjalankan sistemnya secara manual
(belum terkomputerisasi). Secara umum sistem yang terjadi di UD
“Narwastu” dijelaskan pada Gambar 1.
Dari alur sistem perusahaan dilakukan desain alur data seperti
pada Gambar 1. Desain Entity Relationship Diagram (ERD) dapat
dilihat pada Gambar 2, Desain Physical Relationship Diagram
(ERD) dapat dilihat pada Gambar 3, merupakan rancangan tabel
dan menunjukkan relasi antar tabel yang ada.
Gambar 1. Data Flow Diagram (DFD) sistem perusahaan
#
o
o
o
o
o
o
o
o
i d_suppl i er
nama_suppl i er
tempat
kota
bank
no_rek
nama_rek
emai l
no_tel p
...
suppl i er
Vari abl e characters (10)
Vari abl e characters (30)
Vari abl e characters (50)
Vari abl e characters (20)
Vari abl e characters (20)
Integer
Vari abl e characters (30)
Long bi nary (30)
Integer
i nput data suppl i er
#
o
pencatatan username
#
o
#
order_penj ual an
o
i d_order_penj ual an Vari abl e characters (10)
tanggal
Date & T i me
l ogi n
pencatatan username
username Vari abl e characters (20)
password
Vari abl e characters (20)
barang_produksi
hak_akses Vari abl e characters (10)
pencatatan data order pembel i an
...
# i d_barang_produksi Vari abl e characters (10)
o j uml ah
Integer
Jeni s
o satuan
Vari abl e characters (10)
...
i d_j eni s
Vari abl e characters (10)
j eni s
Vari abl e characters (20)
detai l _order_pembel i an
kategori
Vari abl e characters (20)
nkroni
sasi
data pembel
# i d_detai l _order_pembel i an si
Vari
abl e
characters
(10) i an
keterangan Vari abl e characters (50)
o j uml ah
Integer
...
o status
Vari abl e characters (20)
mencatat data barang
pencatatan j eni s
...
#
o
warni ng_stok
o
i d_warni ng_stok Vari abl e characters (10)
j uml ah
Integer
#
o
o
o
pencatatan data order penj ual an
mencatat data barang
detai l _order_penj ual an
pencatatan
data
order penj
ual
an Vari abl e characters (10)
# i d_detai
l _order_penj
ual
an
o j uml ah
Integer
o status
Vari abl e characters (20)
...
mencatat data barang
# i d_barang
o nama_barang
o stok_awal
pencatatan data barang o harga
pencatatan data barang
o satuan
o keterangan
...
pencatatan data penj ual an
#
o
penj ual an
i d_penj ual an Vari abl e characters (10)
tanggal
Date & T i me
#
o
barang
Vari abl e characters (10)
Vari abl e characters (10)
Integer
Long i nteger
Vari abl e characters (20)
Vari abl e characters (20)
mencatat data barang
pencatatan data barang
pencatatan data barang
pencatatan data pembel i an
#
o
pembel i an
i d_pembel i an Vari abl e characters (10)
tanggal
Date & T i me
pencatatan data barang
detai l _penj ual an
kartu_stok
i d_detai l _penj ual an Vari abl e characters (10)
j uml ah
Integer
# i d_kartu_stok
Vari abl e characters (10)
di skon
Integer
o barang_masuk Integer
harga
Long i nteger
o barang_kel uar Integer
retur_penj ual an
...
o total
Integer
i d_retur_penj ual an Vari abl e characters (10)
o keterangan
Vari abl e characters (50)
tanggal
Date & T i me
...
pencatatan data penj ual an
order_pembel i an
i d_order_pembel i an Vari abl e characters (10)
tanggal
Date & T i me
#
o
o
o
detai l _pembel i an
i d_detai l _pembel i an Vari abl e characters (10)
j uml ah
Integer
di skon
Integer
harga
Long i nteger
...
#
o
o
o
pencatatan data pembel i an
retur_pembel i an
# i d_retur_pembel i an Vari abl e characters (10)
mencatat data retur pembel i an
o tanggal
Date & T i me
mencatat data retur penj ual an
#
o
detai l _retur_penj ual an
i d_detai l _retur_penj ual an Vari abl e characters (10)
tanggal
Date & T i me
#
o
detai l _retur_pembel i an
i d_detai l _retur_pembel i an Vari abl e characters (10)
j uml ah
Integer
Gambar 2. Conceptual Data Model (CDM)
suppl i er
i d_suppl i er
nama_suppl i er
tempat
kota
bank
no_rek
nama_rek
emai l
no_tel p
...
varchar(10)
varchar(30)
varchar(50)
varchar(20)
varchar(20)
i nteger
varchar(30)
varbi nary(30)
i nteger
FK_ORDER_PE_REFERENCE_SUPPLIER
order_pembel i an
l ogi n
FK_DET AIL_O_REFERENCE_LOGIN
username
password
hak_akses
...
warni ng_stok
i d_warni ng_stok
i d_barang
j uml ah
...
order_penj ual an
i d_order_penj ual an
tanggal
varchar(10)
dateti me
varchar(10)
varchar(10)
i nteger
FK_WARNING__REFERENCE_BARANG
detai l _order_penj ual an
FK_DET AIL_P_REFERENCE_BARANG
FK_DET AIL_P_REFERENCE_PENJUALA
varchar(10)
varchar(10)
detai l _penj ual an
dateti me
FK_RET UR_PE_REFERENCE_PENJUALA
retur_penj ual an
i d_retur_penj ual an
i d_penj ual an
tanggal
...
varchar(10)
varchar(10)
dateti me
i d_j eni s
j eni s
kategori
keterangan
...
varchar(10)
varchar(20)
varchar(20)
varchar(50)
barang_produksi
FK_BARANG_REFERENCE_JENIS
i d_detai l _penj ual an
i d_barang
i d_penj ual an
j uml ah
di skon
harga
...
varchar(10)
varchar(10)
varchar(10)
i nteger
i nteger
bi gi nt
i d_barang
i d_j eni s
nama_barang
stok_awal
harga
satuan
keterangan
...
varchar(10)
varchar(10)
varchar(10)
i nteger
bi gi nt
varchar(20)
varchar(20)
i d_barang_produksi
i d_barang
j uml ah
satuan
...
varchar(10)
varchar(10)
i nteger
varchar(10)
FK_DET AIL_O_REFERENCE_ORDER_PE
detai l _order_pembel i an
varchar(10)
varchar(10)
i nteger
i nteger
i nteger
varchar(50)
i d_retur_penj ual an
tanggal
...
varchar(10)
varchar(10)
varchar(10)
dateti me
varchar(10)
varchar(20)
varchar(10)
varchar(10)
i nteger
varchar(20)
FK_PEMBELIA_REFERENCE_ORDER_PE
FK_DET AIL_O_REFERENCE_BARANG
pembel i an
i d_pembel i an
FK_DET AIL_P_REFERENCE_PEMBELIA i d_order_pembel i an
tanggal
...
detai l _pembel i an
varchar(10)
varchar(10)
dateti me
i d_detai l _pembel i an varchar(10)
FK_RET UR_PE_REFERENCE_PEMBELIA
i d_barang
varchar(10)
i d_pembel i an
varchar(10)
j uml ah
i nteger
di skon
i nteger
retur_pembel i an
harga
bi gi nt
i d_retur_pembel i an varchar(10)
...
i d_pembel i an
varchar(10)
FK_DET AIL_R_REFERENCE_BARANG
FK_DET AIL_R_REFERENCE_RET UR_PE
tanggal
dateti me
...
detai l _retur_pembel i an
detai l _retur_penj ual an
i d_detai l _retur_penj ual an
FK_DET AIL_R_REFERENCE_RET
UR_PE
i d_barang
i d_order_pembel i an
username
i d_barang
i d_detai l _order_pembel i an
j uml ah
status
...
FK_DET AIL_P_REFERENCE_BARANG
kartu_stok
i d_kartu_stok
i d_barang
barang_masuk
barang_kel uar
total
keterangan
...
FK_DET AIL_R_REFERENCE_BARANG
FK_BARANG_P_REFERENCE_BARANG
FK_KART U_ST _REFERENCE_BARANG
varchar(10)
varchar(10)
dateti me
FK_DET AIL_O_REFERENCE_LOGIN
barang
FK_DET AIL_O_REFERENCE_BARANG
penj ual an
i d_penj ual an
i d_order_penj ual an
tanggal
...
varchar(20)
varchar(20)
varchar(10)
Jeni s
FK_DET AIL_O_REFERENCE_ORDER_PE
i d_detai l _order_penj ual an varchar(10)
i d_order_penj ual an
varchar(10)
FK_PENJUALA_REFERENCE_ORDER_PE
i d_barang
varchar(10)
username
varchar(20)
j uml ah
i nteger
status
varchar(20)
...
i d_order_pembel i an
i d_suppl i er
tanggal
...
i d_detai l _retur_pembel i an
i d_barang
i d_retur_pembel i an
j uml ah
...
varchar(10)
varchar(10)
varchar(10)
i nteger
Gambar 3. Physical Data Model (PDM)
4. HASIL
4.1 Perhitungan ROP dan EOQ
Contoh kasus tersebut adalah sebuah perusahaan membutuhkan
bahan per minggu 7 kg dengan lead time 2 minggu, safety stock
50% dari kebutuhan selama lead time.
Hasil ini merupakan hasil dari perhitungan ROP berupa nilai stok
yang harus dipenuhi selama setahun. Hasil dari perhitungan EOQ
adalah sebuah nilai dengan perkiraan pembeliaan yang efisien
sehingga dapat menghemat biaya perusahaan.
Biaya pemesanan setiap kali pemesanan Rp 0.3 juta, biaya
penyimpanan per 30kg Rp 5 juta, dan biaya per kg Rp 0.034 juta .
Re Order Point= d + ( L x S )
Perhitungan manual ROP = 15 + 50 % * (2* 15) = 30
Dari perhitungan di atas, maka diketahui bahwa metode EOQ
lebih layak digunakan.
Perhitungan manual EOQ = sqrt( (2*1560*0.3) / (0.034 * 5)) = 74
Perusahaan melakukan pemesanan barang sebanyak 6 kali dalam
setahun, maka:
Biaya penyimpanan = ((260/30)*5)*6 + ((130/30)*5)*6 = 420
juta
Perhitungan biaya penyimpanan didapat dari banyaknya barang
yang telah dihitung dengan ROP dikalikan dengan 52 minggu
dibagi dengan banyaknya pemesanan dalam setahun. Kemudian
dibagi dengan batas penyimpanan per 30 kg dan dikalukan dengan
biaya penyimpanan sebesar 5 juta per 30 kilo.
Biaya pemesanan yang dikeluarkan = 6 * 0.3 = 1.8 juta
Perhitungan biaya penyimpanang didapatkan dari banyaknya
pemesanan dalam setahun dikalikan dengan biaya pemesanan.
Jika pesanan tersebut dilakukan dengan metode EOQ dalam
setahun, maka:
Biaya penyimpanan = 15 * 12 = 180 juta
Perhitungan biaya penyimpanan didapatkan dari biaya
penyimpanan per 30kg untuk tiap barang yang dibutuhkan tiap
bulan dikalikan dengan banyaknya bulan. Sehingga jumlah
kebutuhan dalam setahun yakni, 1560 dibagi dengan 21 kali
pengiriman berkisar 75kg. Biaya penyimpanan dari 75 kg sebesar
15 juta dihitung dari biaya sebesar 5 juta per 30 kg.
Biaya pemesanan = 21 * 0.3 = 6.3 juta
Untuk biaya pemesanan didapatkan dari banyaknya pemesanan
dikalikan dengan biaya pemesanan.
Maka keuntungan yang didapat dari menggunakan metode EOQ
adalah:
420+1.8 – (180+6.3) = 421.8 – 186.3 = 235.5 juta
Selisih dari biaya penyimpanan ditambah dengan biaya
pemesanan tanpa menggunakan EOQ dikurangi dengan biaya
penyimpanan ditambah dengan biaya pemesanan dengan EOQ
menghasilkan nilai yang positif, maka diketahui bahwa metode
EOQ lebih layak digunakan untuk beberapa jenis barang.
Kekurangan dari metode ini adalah harga barang untuk tiap kali
pembelian bisa berbeda, sedangkan metode EOQ mengasumsikan
sama dalam setahun. Metode EOQ tidak dapat diterapkan pada
beberapa barang dikarenakan tingkat kadaluarsa barang yang
cepat, sedangkan pada beberapa kasus EOQ tidak melihat hal
tersebut.
Gambar 3. Hasil dari Perhitungan ROP dan EOQ
4.2 Kekurangan EOQ dan ROP
Kekurangan dari metode ini adalah harga barang untuk tiap kali
pembelian bisa berbeda, sedangkan metode EOQ mengasumsikan
sama dalam setahun. Metode EOQ tidak dapat diterapkan pada
beberapa barang dikarenakan tingkat kadaluarsa barang yang
cepat, sedangkan pada beberapa kasus EOQ tidak melihat hal
tersebut.
5. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil pengujian yang dilakukan terhadap aplikasi
dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
Dengan aplikasi ini perusahaan untuk menghemat biaya
perusahaan dengan menghitung pembelian yang efisien.
Perusahaan dapat menjaga stok dengan metode ROP
sehingga tidak terjadi kekurangan stok.
6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Gitosudarmo, I., & Mulyono, A. (2000). Manajemen bisnis
logistik (1st ed.). Yogyakarta:BPFE.
[2] Fitzsimmons, J.A., & Fitzsimmons, M.J. (2001). Service
Management: Operations, strategy and information
technology (3rd ed.). New York:McGraw-Hill.
[3] Romney, M.B. & Steinbart, P.J. (2012). Accounting
information system. New Jersey : Prentice Hall.
[4] Whitten, J., Bentley, R. & Dittman, K. (2007). System
Analysis and Design Methods (6th Ed). New York: McGrawHill.
[5] Marcus, Teddy. (2004). Delphi Developer dan SQL Server
2000. Bandung.
mengelola Stok UD “Narwastu” dengan Metode EOQ dan
ROP
Nikolas Wijaya Karundeng1, Silvia Rostianingsih2, Leo Willyanto Santoso3
Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri Universitas Kristen Petra
Jl. Siwalankerto 121 – 131 Surabaya 60236
Telp. (031) – 2983455, Fax. (031) - 8417658
E-mail: [email protected], [email protected], [email protected] 3
UD “Narwastu” merupakan perusahaan yang
bergerak dalam bidang perdagangan. UD “Narwastu” sendiri
terdiri dari 2 bagian yaitu pabrik pembuatan barang dari bahan
mentah menjadi barang jadi (salah satu produknya, yaitu lulur)
dan kantor pendistribusian barang. Bagian produksi yang
merupakan pabrik menjalankan sistemnya secara manual (belum
terkomputerisasi). Perhitungan stok barang yang masih manual
tersebut tentu akan menimbulkan banyak kendala dan
mempengaruhi proses penjualan pembelian.
Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut, maka
dirancang Sistem Informasi Administrasi. Proses perancangan
system dari aplikasi ini melalui beberapa tahap, dimulai dari
pengecekan stok barang pada pabrik, proses penjualan dan
pembelian barang dari aplikasi yang akan dibuat. Proses
pembuatannya menggunakan Microsoft Visual Studio 2010
Visual Basic .NET. sebagai bahasa pemrogramannya dan
Microsoft SQL Server 2005 sebagai database. Proses Sistem
Informasi Administrasi metode Economic Order Quantity (EOQ)
dan Reorder Point (ROP).
Hasil yang diperoleh dari aplikasi yang telah dibuat antara lain,
nilai yang diperoleh dari perkiraan pembelian dengan metode
EOQ dan ROP dan laporan tentang siklus kerja UD “Narwastu”
secara umum.
ABSTRAK:
Kata kunci: Penjualan dan pembelian, Economic Order Quantity
(EOQ), Reorder Point (ROP), UD “Narwastu.
UD “Narwastu” is a company that move on
trading filed. UD “Narwastu” consists of two parts, namely
factory that making goods and distribution office. Factory’s
system is not computerized. The Calculation of goods stock is still
manual. That calculation can make many mistake and affect
purchasing and selling process.
Based on that problem, so Administration Information System has
beed created. Design System Process from this application is
through many stage, The beginning stage is Checking Stock from
the Factory, the second stage is designing purchasing and selling
process. This application using Microsoft Visual Studio 2010
Visual Basic .NET. as programming language and Microsoft SQL
Server 2005 as database. Economic Order Quantity (EOQ) and
Reorder Point (ROP) are used for Managing Stock.
The result of this application is value for forecast purchasing
stock with EOQ and ROP methods and report for working system
UD “Narwastu” generally.
ABSTRACT:
Keywords: Purchasing and Selling, Economic Order Quantity
(EOQ), Reorder Point (ROP), UD “Narwastu”.
1. PENDAHULUAN
Secara umum UD “Narwastu” merupakan perusahaan yang
melakukan pembuatan barang dari bahan mentah menjadi barang
jadi atau setengah jadi dan dilanjutkan proses menjual barang
tersebut ke customer. UD “Narwastu” merupakan perusahaan
yang bergerak dalam bidang perdagangan. UD “Narwastu” sendiri
terdiri dari 2 bagian yaitu pabrik pembuatan barang dari bahan
mentah menjadi barang jadi (salah satu produknya, yaitu lulur)
dan kantor pendistribusian barang.
Stok gudang dibutuhkan perusahaan untuk menjaga kebutuhan
customer, terutama pabrik sangat perlu untuk mengelola stok
barang agar kebutuhan customer dapat terpenuhi. Banyak
perusahaan yang kurang dapat mengelola stok barang, sehingga
menyebabkan kerugian, baik secara langsung berupa biaya,
maupun tidak langsung berupa peluang. Mengelola stok dapat
dilakukan dengan berbagai macam, seperti: menentukan
Economic Order Quantity (EOQ) dan Reorder Point (ROP).
Penggunaan EOQ didasari oleh harga pembelian bahan yang
konstan. Penggunaan ROP didasari oleh menghindari kekurangan
stok barang jadi, sehingga penjualan barang dapat berjalan dengan
lancar.
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Metode Economic Order Quantity
Model Economic Order Quantity (EOQ) mengasumsikan tingkat
permintaan konstan dan tidak terjadi stockout [1]. Dalam situasi
ini, permintaan bersifat konstan karena sejumlah besar konsumen
melakukan pembelian periodik dalam jumlah kecil dan stockout
tidak diijinkan terjadi. Rumus perhitungan untuk EOQ dapat
dilihat pada rumus (1):
...........................................................(1)
dimana:
D = jumlah demand dalam unit per tahun
H = biaya penanganan per unit per tahun
S = biaya untuk melakukan sebuah pemesanan
Q = jumlah pemesanan dalam unit.
2.2 Metode Reorder Point
2.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Reorder point adalah saat atau waktu tertentu perusahaan harus
mengadakan pemesanan bahan dasar kembali, sehingga datangnya
pesanan tersebut tepat dengan habisnya bahan dasar yang dibeli,
khususnya dengan metode EOQ [2].
Konsep service level merupakan kunci dari manajemen persediaan
dalam ketidakpastian. Service level merupakan persentasi
terjadinya demand selama lead time yang masih dapat dipenuhi
oleh persediaan yang ada. Beberapa pendekatan analitis telah
disarankan untuk menentukan service level optimal, tetapi dalam
praktiknya, penentuan service level adalah keputusan yang
berdasarkan kebijakan. Contohnya, sebuah toko swalayan.
Tergantung dari pesaing dan kesabaran pelanggan, minimuan
dingin mungkin membutuhkan service level sebesar 99%,
sedangkan untuk roti cukup dengan menggunakan service level
sebesar 95%.
Re Order Point= (Lead Time× Penggunaan perhari) + Safety
Stock.......................................................................................(2)
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan gambaran teknis
untuk menggambarkan skema sebuah database. Dinamakan
sebagai ERD karena menunjukkan berbagai entity yang
dimodelkan dan adanya hubungan yang penting diantara entity –
entity tersebut. Entity sering disamakan dengan table, akan tetapi
entity bukanlah sebuah table [4].
2.3 Document Flow
Document flow menggambarkan aliran dokumen – dokumen dan
informasi diantara area yang berhubungan di dalam perusahaan.
Sebuah document flow berguna dalam menganalisa prosedur –
produser kontrol internal. Document flow juga merupakan alur
yang menggambarkan hubungan antara input, proses dan output
sebuah sistem. Sebuah document flow akan mengidentifikasi input
yang masuk ke dalam sistem dan asal dari input tersebut. Ada dua
macam input yang akan masuk ke dalam sistem, yaitu input yang
berupa data baru yang masuk ke dalam sistem atau data yang telah
disimpan sebelumnya. Data yang masuk ke dalam sistem akan
digunakan di masa yang akan datang untuk mengolah sistem.
Document flow juga menampilkan logika yang digunakan
komputer ketika melakukan proses dalam sistem. Hasil dari
informasi baru merupakan komponen output yang dapat disimpan
ataupun untuk digunakan di masa yang akan datang dan
ditampilkan pada layar komputer atau dicetak di kertas. Dalam
beberapa hal, output dari sebuah proses adalah input untuk proses
- proses lainnya [3].
2.5 Structured Query Language (SQL)
Structured Query Language merupakan bahasa yang digunakan
untuk mengakses data dalam basis data yang relasional. Bahasa
ini merupakan bahasa standar yang digunakan dalam manajemen
basis data relasional [5].
Secara umum, SQL terdiri dari dua bahasa, yaitu Data Definition
Language (DDL) dan Data Manipulation Language (DML).
DDL digunakan untuk mendefinisikan, mengubah, serta
menghapus basis data dan objek – objek yang diperlukan dalam
basis data seperti tabel, view, user, dan sebagainya. DDL yang
umum digunakan adalah CREATE untuk membuat objek baru,
USE untuk menggunakan objek, ALTER untuk mengubah objek
yang sudah ada, dan DROP untuk menghapus objek.
3. DESAIN SISTEM
Dari UD “Narwastu” merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang pembuatan, serta penjualan kosmetik. Perusahaaan ini
dibagi menjadi dua yaitu bagian produksi dan bagian penjualan
yang merupakan distributor langsung pabrik. Bagian produksi
yang merupakan pabrik menjalankan sistemnya secara manual
(belum terkomputerisasi). Secara umum sistem yang terjadi di UD
“Narwastu” dijelaskan pada Gambar 1.
Dari alur sistem perusahaan dilakukan desain alur data seperti
pada Gambar 1. Desain Entity Relationship Diagram (ERD) dapat
dilihat pada Gambar 2, Desain Physical Relationship Diagram
(ERD) dapat dilihat pada Gambar 3, merupakan rancangan tabel
dan menunjukkan relasi antar tabel yang ada.
Gambar 1. Data Flow Diagram (DFD) sistem perusahaan
#
o
o
o
o
o
o
o
o
i d_suppl i er
nama_suppl i er
tempat
kota
bank
no_rek
nama_rek
emai l
no_tel p
...
suppl i er
Vari abl e characters (10)
Vari abl e characters (30)
Vari abl e characters (50)
Vari abl e characters (20)
Vari abl e characters (20)
Integer
Vari abl e characters (30)
Long bi nary (30)
Integer
i nput data suppl i er
#
o
pencatatan username
#
o
#
order_penj ual an
o
i d_order_penj ual an Vari abl e characters (10)
tanggal
Date & T i me
l ogi n
pencatatan username
username Vari abl e characters (20)
password
Vari abl e characters (20)
barang_produksi
hak_akses Vari abl e characters (10)
pencatatan data order pembel i an
...
# i d_barang_produksi Vari abl e characters (10)
o j uml ah
Integer
Jeni s
o satuan
Vari abl e characters (10)
...
i d_j eni s
Vari abl e characters (10)
j eni s
Vari abl e characters (20)
detai l _order_pembel i an
kategori
Vari abl e characters (20)
nkroni
sasi
data pembel
# i d_detai l _order_pembel i an si
Vari
abl e
characters
(10) i an
keterangan Vari abl e characters (50)
o j uml ah
Integer
...
o status
Vari abl e characters (20)
mencatat data barang
pencatatan j eni s
...
#
o
warni ng_stok
o
i d_warni ng_stok Vari abl e characters (10)
j uml ah
Integer
#
o
o
o
pencatatan data order penj ual an
mencatat data barang
detai l _order_penj ual an
pencatatan
data
order penj
ual
an Vari abl e characters (10)
# i d_detai
l _order_penj
ual
an
o j uml ah
Integer
o status
Vari abl e characters (20)
...
mencatat data barang
# i d_barang
o nama_barang
o stok_awal
pencatatan data barang o harga
pencatatan data barang
o satuan
o keterangan
...
pencatatan data penj ual an
#
o
penj ual an
i d_penj ual an Vari abl e characters (10)
tanggal
Date & T i me
#
o
barang
Vari abl e characters (10)
Vari abl e characters (10)
Integer
Long i nteger
Vari abl e characters (20)
Vari abl e characters (20)
mencatat data barang
pencatatan data barang
pencatatan data barang
pencatatan data pembel i an
#
o
pembel i an
i d_pembel i an Vari abl e characters (10)
tanggal
Date & T i me
pencatatan data barang
detai l _penj ual an
kartu_stok
i d_detai l _penj ual an Vari abl e characters (10)
j uml ah
Integer
# i d_kartu_stok
Vari abl e characters (10)
di skon
Integer
o barang_masuk Integer
harga
Long i nteger
o barang_kel uar Integer
retur_penj ual an
...
o total
Integer
i d_retur_penj ual an Vari abl e characters (10)
o keterangan
Vari abl e characters (50)
tanggal
Date & T i me
...
pencatatan data penj ual an
order_pembel i an
i d_order_pembel i an Vari abl e characters (10)
tanggal
Date & T i me
#
o
o
o
detai l _pembel i an
i d_detai l _pembel i an Vari abl e characters (10)
j uml ah
Integer
di skon
Integer
harga
Long i nteger
...
#
o
o
o
pencatatan data pembel i an
retur_pembel i an
# i d_retur_pembel i an Vari abl e characters (10)
mencatat data retur pembel i an
o tanggal
Date & T i me
mencatat data retur penj ual an
#
o
detai l _retur_penj ual an
i d_detai l _retur_penj ual an Vari abl e characters (10)
tanggal
Date & T i me
#
o
detai l _retur_pembel i an
i d_detai l _retur_pembel i an Vari abl e characters (10)
j uml ah
Integer
Gambar 2. Conceptual Data Model (CDM)
suppl i er
i d_suppl i er
nama_suppl i er
tempat
kota
bank
no_rek
nama_rek
emai l
no_tel p
...
varchar(10)
varchar(30)
varchar(50)
varchar(20)
varchar(20)
i nteger
varchar(30)
varbi nary(30)
i nteger
FK_ORDER_PE_REFERENCE_SUPPLIER
order_pembel i an
l ogi n
FK_DET AIL_O_REFERENCE_LOGIN
username
password
hak_akses
...
warni ng_stok
i d_warni ng_stok
i d_barang
j uml ah
...
order_penj ual an
i d_order_penj ual an
tanggal
varchar(10)
dateti me
varchar(10)
varchar(10)
i nteger
FK_WARNING__REFERENCE_BARANG
detai l _order_penj ual an
FK_DET AIL_P_REFERENCE_BARANG
FK_DET AIL_P_REFERENCE_PENJUALA
varchar(10)
varchar(10)
detai l _penj ual an
dateti me
FK_RET UR_PE_REFERENCE_PENJUALA
retur_penj ual an
i d_retur_penj ual an
i d_penj ual an
tanggal
...
varchar(10)
varchar(10)
dateti me
i d_j eni s
j eni s
kategori
keterangan
...
varchar(10)
varchar(20)
varchar(20)
varchar(50)
barang_produksi
FK_BARANG_REFERENCE_JENIS
i d_detai l _penj ual an
i d_barang
i d_penj ual an
j uml ah
di skon
harga
...
varchar(10)
varchar(10)
varchar(10)
i nteger
i nteger
bi gi nt
i d_barang
i d_j eni s
nama_barang
stok_awal
harga
satuan
keterangan
...
varchar(10)
varchar(10)
varchar(10)
i nteger
bi gi nt
varchar(20)
varchar(20)
i d_barang_produksi
i d_barang
j uml ah
satuan
...
varchar(10)
varchar(10)
i nteger
varchar(10)
FK_DET AIL_O_REFERENCE_ORDER_PE
detai l _order_pembel i an
varchar(10)
varchar(10)
i nteger
i nteger
i nteger
varchar(50)
i d_retur_penj ual an
tanggal
...
varchar(10)
varchar(10)
varchar(10)
dateti me
varchar(10)
varchar(20)
varchar(10)
varchar(10)
i nteger
varchar(20)
FK_PEMBELIA_REFERENCE_ORDER_PE
FK_DET AIL_O_REFERENCE_BARANG
pembel i an
i d_pembel i an
FK_DET AIL_P_REFERENCE_PEMBELIA i d_order_pembel i an
tanggal
...
detai l _pembel i an
varchar(10)
varchar(10)
dateti me
i d_detai l _pembel i an varchar(10)
FK_RET UR_PE_REFERENCE_PEMBELIA
i d_barang
varchar(10)
i d_pembel i an
varchar(10)
j uml ah
i nteger
di skon
i nteger
retur_pembel i an
harga
bi gi nt
i d_retur_pembel i an varchar(10)
...
i d_pembel i an
varchar(10)
FK_DET AIL_R_REFERENCE_BARANG
FK_DET AIL_R_REFERENCE_RET UR_PE
tanggal
dateti me
...
detai l _retur_pembel i an
detai l _retur_penj ual an
i d_detai l _retur_penj ual an
FK_DET AIL_R_REFERENCE_RET
UR_PE
i d_barang
i d_order_pembel i an
username
i d_barang
i d_detai l _order_pembel i an
j uml ah
status
...
FK_DET AIL_P_REFERENCE_BARANG
kartu_stok
i d_kartu_stok
i d_barang
barang_masuk
barang_kel uar
total
keterangan
...
FK_DET AIL_R_REFERENCE_BARANG
FK_BARANG_P_REFERENCE_BARANG
FK_KART U_ST _REFERENCE_BARANG
varchar(10)
varchar(10)
dateti me
FK_DET AIL_O_REFERENCE_LOGIN
barang
FK_DET AIL_O_REFERENCE_BARANG
penj ual an
i d_penj ual an
i d_order_penj ual an
tanggal
...
varchar(20)
varchar(20)
varchar(10)
Jeni s
FK_DET AIL_O_REFERENCE_ORDER_PE
i d_detai l _order_penj ual an varchar(10)
i d_order_penj ual an
varchar(10)
FK_PENJUALA_REFERENCE_ORDER_PE
i d_barang
varchar(10)
username
varchar(20)
j uml ah
i nteger
status
varchar(20)
...
i d_order_pembel i an
i d_suppl i er
tanggal
...
i d_detai l _retur_pembel i an
i d_barang
i d_retur_pembel i an
j uml ah
...
varchar(10)
varchar(10)
varchar(10)
i nteger
Gambar 3. Physical Data Model (PDM)
4. HASIL
4.1 Perhitungan ROP dan EOQ
Contoh kasus tersebut adalah sebuah perusahaan membutuhkan
bahan per minggu 7 kg dengan lead time 2 minggu, safety stock
50% dari kebutuhan selama lead time.
Hasil ini merupakan hasil dari perhitungan ROP berupa nilai stok
yang harus dipenuhi selama setahun. Hasil dari perhitungan EOQ
adalah sebuah nilai dengan perkiraan pembeliaan yang efisien
sehingga dapat menghemat biaya perusahaan.
Biaya pemesanan setiap kali pemesanan Rp 0.3 juta, biaya
penyimpanan per 30kg Rp 5 juta, dan biaya per kg Rp 0.034 juta .
Re Order Point= d + ( L x S )
Perhitungan manual ROP = 15 + 50 % * (2* 15) = 30
Dari perhitungan di atas, maka diketahui bahwa metode EOQ
lebih layak digunakan.
Perhitungan manual EOQ = sqrt( (2*1560*0.3) / (0.034 * 5)) = 74
Perusahaan melakukan pemesanan barang sebanyak 6 kali dalam
setahun, maka:
Biaya penyimpanan = ((260/30)*5)*6 + ((130/30)*5)*6 = 420
juta
Perhitungan biaya penyimpanan didapat dari banyaknya barang
yang telah dihitung dengan ROP dikalikan dengan 52 minggu
dibagi dengan banyaknya pemesanan dalam setahun. Kemudian
dibagi dengan batas penyimpanan per 30 kg dan dikalukan dengan
biaya penyimpanan sebesar 5 juta per 30 kilo.
Biaya pemesanan yang dikeluarkan = 6 * 0.3 = 1.8 juta
Perhitungan biaya penyimpanang didapatkan dari banyaknya
pemesanan dalam setahun dikalikan dengan biaya pemesanan.
Jika pesanan tersebut dilakukan dengan metode EOQ dalam
setahun, maka:
Biaya penyimpanan = 15 * 12 = 180 juta
Perhitungan biaya penyimpanan didapatkan dari biaya
penyimpanan per 30kg untuk tiap barang yang dibutuhkan tiap
bulan dikalikan dengan banyaknya bulan. Sehingga jumlah
kebutuhan dalam setahun yakni, 1560 dibagi dengan 21 kali
pengiriman berkisar 75kg. Biaya penyimpanan dari 75 kg sebesar
15 juta dihitung dari biaya sebesar 5 juta per 30 kg.
Biaya pemesanan = 21 * 0.3 = 6.3 juta
Untuk biaya pemesanan didapatkan dari banyaknya pemesanan
dikalikan dengan biaya pemesanan.
Maka keuntungan yang didapat dari menggunakan metode EOQ
adalah:
420+1.8 – (180+6.3) = 421.8 – 186.3 = 235.5 juta
Selisih dari biaya penyimpanan ditambah dengan biaya
pemesanan tanpa menggunakan EOQ dikurangi dengan biaya
penyimpanan ditambah dengan biaya pemesanan dengan EOQ
menghasilkan nilai yang positif, maka diketahui bahwa metode
EOQ lebih layak digunakan untuk beberapa jenis barang.
Kekurangan dari metode ini adalah harga barang untuk tiap kali
pembelian bisa berbeda, sedangkan metode EOQ mengasumsikan
sama dalam setahun. Metode EOQ tidak dapat diterapkan pada
beberapa barang dikarenakan tingkat kadaluarsa barang yang
cepat, sedangkan pada beberapa kasus EOQ tidak melihat hal
tersebut.
Gambar 3. Hasil dari Perhitungan ROP dan EOQ
4.2 Kekurangan EOQ dan ROP
Kekurangan dari metode ini adalah harga barang untuk tiap kali
pembelian bisa berbeda, sedangkan metode EOQ mengasumsikan
sama dalam setahun. Metode EOQ tidak dapat diterapkan pada
beberapa barang dikarenakan tingkat kadaluarsa barang yang
cepat, sedangkan pada beberapa kasus EOQ tidak melihat hal
tersebut.
5. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil pengujian yang dilakukan terhadap aplikasi
dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
Dengan aplikasi ini perusahaan untuk menghemat biaya
perusahaan dengan menghitung pembelian yang efisien.
Perusahaan dapat menjaga stok dengan metode ROP
sehingga tidak terjadi kekurangan stok.
6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Gitosudarmo, I., & Mulyono, A. (2000). Manajemen bisnis
logistik (1st ed.). Yogyakarta:BPFE.
[2] Fitzsimmons, J.A., & Fitzsimmons, M.J. (2001). Service
Management: Operations, strategy and information
technology (3rd ed.). New York:McGraw-Hill.
[3] Romney, M.B. & Steinbart, P.J. (2012). Accounting
information system. New Jersey : Prentice Hall.
[4] Whitten, J., Bentley, R. & Dittman, K. (2007). System
Analysis and Design Methods (6th Ed). New York: McGrawHill.
[5] Marcus, Teddy. (2004). Delphi Developer dan SQL Server
2000. Bandung.