0800781406 Melya Susanti 0800783014 Dita Nur Septyani 0800783166 Kelas Kelompok : 08 PAT 009 Abstrak - ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA ADMINISTRASI DAN PENGARSIPAN SURAT PADA BADAN METEOROLOGI DAN GEOFISIKA (BMG) - Binus e-Thesis

  Jurusan Teknik Informatika Skripsi Sarjana Komputer

  Semenster Genap tahun 2007/2008

  

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA

ADMINISTRASI DAN PENGARSIPAN SURAT

  

Rizka Utami 0800781406

Melya Susanti 0800783014

Dita Nur Septyani 0800783166

Kelas / Kelompok : 08 PAT / 009

  Abstrak

  Tujuan penelitian dari skripsi ini adalah menganalisis, merancang, dan di BMG. Metode penelitian yang digunakan adalah metode fact-finding, di mana metode

  

fact-finding dilakukan dengan mempelajari dokumen-dokumen yang ada, wawancara,

  penelitian, dan observasi. Hasil penelitian digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pada perancangan sistem basis data, di mana masih terdapat kekurangan pada sistem manual sebelumnya, yaitu belum adanya sistem yang dapat memanajemen data dengan baik secara tersentralisasi pada proses administrasi dan pengarsipan surat. Simpulan yang diperoleh, yaitu dengan adanya sistem basis data yang dirancang maka permasalahan tersebut dapat diatasi, di mana sistem administrasi dan pengarsipan surat tersimpan secara terstruktur dan juga mampu mendukung konsistensi data dan informasi pada Sub Bagian Persuratan dan Arsip di BMG.

  Kata Kunci : sistem basis data, administrasi surat, pengarsipan surat

  Segala puji dan rasa syukur yang sebesar-besarnya Penulis ucapkan kepada Allah SWT, Yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang, karena atas belas kasihan, rizki, hidayah, dan rahmat-Nya Penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat dan salam Penulis haturkan kepada baginda rasul atas jasa dan pengorbanannya untuk umat sekalian.

  Penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk menempuh sidang sarjana guna mendapat gelar sarjana komputer pada Fakultas Ilmu Komputer, Jurusan Teknik Informatika, Universitas Bina Nusantara. Sebagai bahan dalam Penulisan skripsi ini Penulis memilih judul “Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Administrasi dan Pengarsipan Surat pada Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG).”

  Atas bantuan dan dukungan secara langsung maupun tidak langsung yang telah diterima, Penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

  1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempatan kepada Penulis untuk mengikuti kuliah dan menyelesaikan skripsi ini.

  2. Bapak Sablin Yusuf, Ir,Msc,MconpSc., selaku Dekan Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara.

  3. Bapak Fredy Purnomo, S.Kom., M.Kom., selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika.

  4. Bapak Yusrizal Oenzil Drs, M.Sc., selaku dosen pembimbing yang banyak sekali memberikan pengarahan dan bimbingan kepada Penulis dalam Penulisan penelitian ini.

  5. Bapak Eryanto selaku Kepala Subbagagian Persuratan dan Arsip BMG dan Bapak Tri Iswanto selaku wakil Kepala Subbagian persuratan dan Arsip BMG serta seluruh staff Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG) yang telah membantu memberikan informasi yang sangat berharga.

  6. Seluruh staff dosen dan karyawan akademis dan non-akademis Universitas Bina Nusantara yang secara langsung maupun tidak langsung yang telah menunjang dalam penyelesaian skripsi ini.

  7. Orang tua dan keluarga tercinta, terkasih dan tersayang yang sudah memberi segala perhatian dan bantuan yang luar biasa, baik secara materi, psikologi, dan ruhani.

  Hingga Penulis bisa mengerjakan penulisan skripsi ini dengan baik dan lancar.

  8. Seluruh rekan, sahabat dan teman Penulis yang telah memberikan saran, dukungan dan bantuan baik secara moril maupun materil kepada Penulis selama penyusunan Penulis telah berusaha sebaik mungkin dengan kemampuan yang ada dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini untuk mendapat hasil yang sebaik-baiknya. Namun

  Penulis menyadari bahwa hasilnya ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati Penulis sangat menghargai segala kritik dan saran yang membangun. Akhir kata, Penulis berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca serta dapat dijadikan awal bagi perancangan dan pengembangan selanjutnya.

  Jakarta, Juni 2008 Penulis

DAFTAR ISI

  Halaman Judul Luar ...........................................................................................................i Halaman Judul Dalam .......................................................................................................ii Halaman Persetujuan Hardcover .....................................................................................iii Abstrak .............................................................................................................................iv Kata Pengantar ..................................................................................................................v Daftar Isi ..........................................................................................................................vii Daftar Tabel ...................................................................................................................xiii Daftar Gambar ................................................................................................................xv Daftar Lampiran ..............................................................................................................xx

  BAB 1 PENDAHULUAN

  ................................................................................................1

  1.1 Latar Belakang ..............................................................................................1

  1.2 Ruang Lingkup .............................................................................................2

  1.3 Tujuan dan Manfaat ......................................................................................3

  1.3.1 Tujuan .................................................................................................3

  1.3.2 Manfaat ...............................................................................................3

  1.4 Metodologi Penelitian ..................................................................................3

  1.4.1 Metode Pengumpulan dan Analisis Data ............................................4

  1.4.2. Metode Perancangan .....................................................................5

  1.5 Sistematika Penulisan. ..................................................................................5

  

BAB 2 LANDASAN TEORI ...........................................................................................7

  2.1 Teori-teori Dasar ..........................................................................................7

  2.1.1 Pengertian Data ...................................................................................7

  2.1.2 Pengertrian Database ..........................................................................8

  2.1.3 Siklus Hidup Aplikasi Databse ...........................................................9

  2.1.3.1 Perencanaan Database (Database Planning) ..................10

  2.1.3.2 Pendefinisian Sistem (System Definition) .......................11

  2.1.3.3 Pengumpulan dan Analisa Kebutuhan (Requirement

  Collection and Analysis) ..................................................11

  2.1.3.4 Database Design ............................................................12

  2.1.3.5 Pemilihan DBMS (DBMS Selection) ...............................12

  2.1.3.6 Rancangan Aplikasi (Aplication Design) ........................14

  2.1.3.8 Implementasi (Implementation) ......................................15

  2.1.3.9 Loading dan Konversi Data (Data Conversion and

  Loading) ..........................................................................15

  2.1.3.10 Testing ..........................................................................15

  2.1.3.11 Operasi Pemeliharaan (Operational Maintenance) ......16

  2.1.4 Entity Relationship Modelling ...........................................................16

  2.1.4.1 Entity Type .......................................................................16

  2.1.4.2 Relationship .....................................................................17

  2.1.4.3 Attribute ...........................................................................17

  2.1.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ...............................18

  2.1.5 Normalisasi ........................................................................................20

  2.1.5.1 Bentuk Normalisasi .........................................................20

  2.1.5.2 Relational Key .................................................................21

  2.1.6 Metodologi Database Design ............................................................22

  2.1.6.1 Perancangan Basisdata Konseptual .................................22

  2.1.6.2 Perancangan Basisdata Logikal .......................................23

  2.1.6.3 Perancangan Basis data Fisikal .......................................24

  2.1.7 Tools yang dipakai ............................................................................25

  2.1.7.1 Data Flow Diagram (DFD) ..............................................25

  2.1.7.2 State Transition Diagram (STD) .....................................27

  2.1.7.3 Bagan Alir(Flow Chart ) .................................................28

  2.2 Teori-teori Khusus ......................................................................................32

  2.2.1 Pengertian Administrasi ....................................................................32

  2.2.3 Pengertian LAN (Local Area Network) ............................................33

  

BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN ......................................35

  3.1 Sejarah Badan Meteorologi dan Geofisika ....................................................35

  3.1.1. Visi ...................................................................................................37

  3.1.2. Misi ...................................................................................................37

  3.2 Struktur Organisasi ........................................................................................38

  3.2.1 Uraian Tugas dan Fungsi ...................................................................38

  3.3 Prosedur Yang Sedang Berjalan ....................................................................43

  3.3.1 Proses Surat Masuk ...........................................................................43

  3.3.2 Proses Surat Keluar ...........................................................................44

  3.3.3 Proses Percetakan ..............................................................................45

  3.4 Diagram Alir Sistem yang Sedang Berjalan ..................................................47

  3.4.1 Diagram Alir Dokumen ......................................................................47

  3.4.2 Diagram Contex ...................................................................................50

  3.4.3 Diagram Nol ........................................................................................51

  3.5 Definisi Sistem ..............................................................................................52

  3.5.1 Mission Statement ................................................................................52

  3.5.2 Mission Objectives ...............................................................................52

  3.5.3 Systems Boundaries ..............................................................................53

  3.5.4 Analisa User Views ...............................................................................54

  3.6 User Requirement Specifications ..................................................................56

  3.6.1 Data Requirements ...............................................................................56

  3.6.3 General Systems Requirements ............................................................60

  3.7 Permasalahan yang Dihadapi ........................................................................61

  3.8 Usulan Pemecahan Masalah ..........................................................................62

  

BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN ........................................64

  4.1 Perancangan Basisdata ..................................................................................64

  4.1.1 Perancangan Konseptual ......................................................................64

  4.1.1.1 Identifikasi Tipe – tipe Entitas ................................................64

  4.1.1.2 Identifikasi Tipe-tipe Relasi ....................................................66

  4.1.1.3 Identifikasi Atribut ..................................................................69 4.1.1.4 Domain Atribut .......................................................................76.

  4.1.1.5 Identifikasi Candidate key dan Primary key ...........................89

  4.1.1.6 Validasi Model Konseptual dengan Transaksi User ................91

  4.1.2 Perancangan Logikal ............................................................................93

  4.1.2.1 Penghilangan Fitur-fitur yang tidak Kompatibel ......................93

  4.1.2.2 Bentuk Relasi untuk Model Data Logical Lokal ......................98

  4.1.2.3 Validasi Relasi dengan Normalisasi .......................................119

  4.1.2.4 Menentukan Integrity Constraints ..........................................128

  4.1.2.5 Pembentukan Model Data Logikal Global .............................136

  4.1.3 Perancangan Fisikal ............................................................................144

  4.1.3.1 Menerjemahkan Model Data Logikal Global ke dalam DBMS .....................................................................144 a. Merancang Relasi Dasar .....................................................144

  a. Analisa Transaksi ………………………………………...164

  b. Pemilihan Indeks …………………………………………167

  c. Estimasi Kebutuhan Media Penyimpanan ………………..176

  4.1.3.3 Perancangan Mekanisme Pengamanan Data …………….....183

  4.2 Perancangan Program Aplikasi …………………………………………...183

  4.2.1 Bagan Terstruktur ………………………………………………......183

  4.2.2 Perancangan Struktur Menu …………………………………….......185

  4.2.3 State Transition Diagram (STD) ………………………………........186

  4.2.4 Perancangan Layar …………………………………………………...194

  4.2.4.1 Perancangan Input .....................................................................194

  4.2.5 Perancangan Laporan ………………………………………………...202

  4.2.6 Spesifikasi Proses …………………………………………………….204

  4.3 Implementasi dan Evaluasi ………………………………………………..217

  4.3.1 Jadwal Implementasi ………………………………………………...217

  4.3.2 Pemilihan DBMS .................................................................................217

  4.3.3 Spesifikasi Perangkat Keras ………………………………………....223

  4.3.4 Spesifikasi Perangkat Lunak ………………………………………...225

  4.3.5 Spesifikasi Kebutuhan Jaringan ……………………………………..230

  4.3.6 Konversi Data, Backup dan Recovery Data ………………………....232

  4.3.7 Evaluasi ...............................................................................................232

  4.4 Panduan Pengoperasian Program Aplikasi ………………………………..233

  

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN …………………………………………………251

  5.2 Saran …………………………………………………………………… ...252 DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................253 RIWAYAT HIDUP .......................................................................................................254 LAMPIRAN ..............................................................................................................L1-L5 Surat Keterangan Survei Perusahaan

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Atribut pada Diagram Entity Relationship ………………………………..18Tabel 2.2 Tabel Entity Relationship Diagram …………………………………… ...18Tabel 2.3 Simbol-Simbol Data Flow Diagram ……………………………………...26Tabel 2.4 Tabel State Transition Diagram .................................................................27Tabel 2.5 Simbol-Simbol Bagan Alir ……………………………………………….28Tabel 3.1 Referensi silang user view data utama ........................................................54Tabel 3.2 Data Requirements .....................................................................................56Tabel 4.1 Kamus Data Tipe Entitas ............................................................................64Tabel 4.2 Kamus Data Tipe Relationship ...................................................................67Tabel 4.3 Atribut-Atribut Entitas …............................................................................69Tabel 4.4 Tabel Candidate key dan Primary key dari Entitas ……………………....89Tabel 4.5 Tabel Entitas Relasi Model Data Lokal Logikal ......................................114Tabel 4.6 Skema relasi model data logikal global dengan referential integrity .......128Table 4.7 Tabel Relasi Model Data Logikal Global .................................................136Tabel 4.8 Tabel Analisa Transaksi Entry Data (1) ....................................................165Tabel 4.9 Tabel Analisa Transaksi Entry Data (2) ....................................................166Tabel 4.10 Tabel Pemilihan Indeks ...........................................................................168Tabel 4.11 Tabel Estimasi Ukuran Tabel .................................................................177Tabel 4.12 Tabel Estimasi Primary Index ...............................................................179Tabel 4.13 Tabel Estimasi Secondary Index ...........................................................181Tabel 4.14 Rencana Proyek dan Implementasi ........................................................217Tabel 4.15 Tabel Spesifikasi Microsoft SQL ................................................................218Tabel 4.16 Tabel Perbedaan SQL Server 2000, Oracle 9i dan MySQL 4.1 ..................218Tabel 4.17 Tabel Perbandingan Keterbatasan SQL Server 2000 dengan MySQL .......221Tabel 4.18 Tabel Perbandingan keterbatasan SQL Server 2000 dengan Oracle 9i .......222Tabel 4.19 Tabel Spesifikasi Perangkat Keras ..............................................................223Tabel 4.20 Tabel Perbandingan Hardware Requirements DBMS .................................223Tabel 4.21 Tabel Spesifikasi Perangkat Lunak .............................................................225Tabel 4.22 Tabel Perbandingan Software Requirements untuk SQL Server 2000 .......226Tabel 4.23 Tabel Platform untuk MySQL 4.1 ...............................................................227Tabel 4.24 Tabel Platform untuk Oracle 9i ...................................................................228

  DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Siklus Hidup Aplikasi Basis Data ……………………………………..10Gambar 3.1 Struktur Organisasi Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG) .............38Gambar 3.2 Struktur Organisasi Biro Umum pada BMG ..........................................40Gambar 3.3 Bagan Alir Dokumen Proses Surat Masuk .............................................47Gambar 3.4 Bagan Alir Dokumen Proses Surat Keluar .............................................48Gambar 3.5 Bagan Alir Dokumen Proses Pencetakan ...............................................49Gambar 3.6 Diagram Contex ......................................................................................50Gambar 3.7 Diagram Nol ...........................................................................................51Gambar 3.8 System Boundaries pada Subbagian Persuratan dan Arsip .....................53Gambar 4.1 ER Diagram Konseptual ......................................................................... 69Gambar 4.3 Panah Transaksi pada ER Diagram .........................................................93Gambar 4.4 Menghilangkan Hubungan *:* antara AdmSrt dan SuratMasuk ............94Gambar 4.5 Menghilangkan Hubungan *:* antara AdmSrt dan SuratKeluar ............94Gambar 4.6 Menghilangkan Hubungan *:* antara PengarsipanSM dan

  SuratMasuk.................................................................................................95

Gambar 4.7 Menghilangkan Hubungan *:* antara PengarsipanSK dan

  SuratKeluar ................................................................................................95

Gambar 4.8 Menghilangkan Hubungan *:* antara Pengiriman dan SuratKeluar .......96Gambar 4.9 Menghilangkan Hubungan *:* antara Pengiriman dan Dokumen ...........96Gambar 4.10 Menghilangkan Hubungan *:* antara PengarsipanDok dan Dokumen .97Gambar 4.11 Menghilangkan Hubungan *:* antara Pencetakan dan Dokumen .........97Gambar 4.12 Tabel Perihal sudah normal .....................................................................119Gambar 4.13 Normalisasi 3NF tabel SuratMasuk ........................................................119Gambar 4.14 Tabel SuratKeluar sudah normal .............................................................120Gambar 4.15 Normalisasi 2NF dan 3NF tabel PengarsipanSM ...................................120Gambar 4.16 Tabel AdmSrt sudah normal ...................................................................121Gambar 4.17 Normalisasi 2NF dan 3NF tabel PengarsipanSK ...................................122Gambar 4.18 Normalisasi 3NF tabel Staff ...................................................................122Gambar 4.19 Tabel Divisi sudah normal ......................................................................123Gambar 4.20 Tabel Pengiriman sudah normal .............................................................123Gambar 4.21 Tabel Pencetakan sudah normal .............................................................124Gambar 4.22 Normalisasi 2NF dan 3NF tabel PengarsipanDok ..................................124Gambar 4.23 Tabel Dokumen sudah normal ................................................................125Gambar 4.25 Tabel DetailAdmSM sudah normal ........................................................126Gambar 4.26 Tabel DetailAdmSK sudah normal .........................................................126Gambar 4.27 Tabel DetailPengarsipanSM sudah normal .............................................126Gambar 4.28 Tabel DetailPengarsipanSK sudah normal ..............................................126Gambar 4.29 Tabel DetailPengirimanSK sudah normal ...............................................127Gambar 4.30 Tabel DetailPengirimanDok sudah normal .............................................127Gambar 4.31 Tabel DetailPengarsipanDok sudah normal ............................................127Gambar 4.32 Tabel DetailPencetakanDok sudah normal .............................................127Gambar 4.33 Diagram Relasi Global ……………………………………………........143Gambar 4.34 Structure Chart Data Klasifikasi ............................................................184Gambar 4.35 Structure chart menambah, mengupdate dan Menghapus Informasi.......184Gambar 4.36 Structure chart transaksi penomoran surat.............................................185Gambar 4.37 Struktur Menu......................................................................................185Gambar 4.38 STD Layar Login dan Main Menu.......................................................186Gambar 4.39 STD Menu File......................................................................................186Gambar 4.40 STD Master............................................................................................187Gambar 4.41 STD Administrasi Surat Masuk...........................................................188Gambar 4.42 STD Arsip Surat Masuk.........................................................................189Gambar 4.43 STD Administrasi dan Arsip Surat Keluar.............................................190Gambar 4.44 STD Penomoran Surat............................................................................191Gambar 4.45 STD Administrasi dan Arsip Pencetakan..............................................192Gambar 4.46 STD Administrasi dan Arsip Pengiriman..............................................193Gambar 4.47 STD Konfigurasi.....................................................................................194Gambar 4.49 Rancangan Layar Menu Utama................................................................195Gambar 4.50 Rancangan Layar Master Staff...............................................................196Gambar 4.51 Rancangan Layar Master Klasifikasi....................................................196Gambar 4.52 Rancangan Layar Administrasi dan Arsip Surat Dinas Masuk..............197Gambar 4.53 Rancangan Layar Administrasi dan Arsip Surat Takah Masuk............197Gambar 4.54 Rancangan Layar Administrasi Surat Pribadi......................................198Gambar 4.55 Rancangan Layar Admnistrasi dan Arsip Surat Takah Keluar.............198Gambar 4.56 Rancangan Layar Administrasi dan Arsip Surat Dinas Keluar............199Gambar 4.57 Rancangan Layar Penomoran Surat....................................................199Gambar 4.58 Rancangan Layar Administrasi dan Arsip Pencetakan........................200Gambar 4.59 Rancangan Layar Administrasi Pengiriman .......................................200Gambar 4.60 Rancangan Layar Konfigurasi Ganti Password..................................201Gambar 4.61 Rancangan Layar Konfigurasi Tambah User.......................................201Gambar 4.62 Perancangan Layar Laporan Surat Masuk............................................202Gambar 4.63 Perancangan Layar Laporan Surat Keluar............................................202Gambar 4.64 Perancangan Layar Laporan Pencetakan .............................................203Gambar 4.65 Perancangan Layar Laporan Pengiriman..............................................203Gambar 4.66 Tampilan Layar Desktop Windows…………………………………..234Gambar 4.67 Tampilan Layar Login..........................................................................235Gambar 4.68 Tampilan Layar Menu Utama .............................................................235Gambar 4.69 Tampilan Layar Menu File...................................................................236Gambar 4.70 Tampilan Layar Menu Master.............................................................237Gambar 4.71 Tampilan Layar Master Klasifikasi.....................................................238Gambar 4.73 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip.............................................239Gambar 4.74 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Surat Masuk.........................240Gambar 4.75 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Surat Dinas……………….241Gambar 4.76 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Surat Takah Masuk……….241Gambar 4.77 Tampilan Layar Administrasi Surat Pribadi………………………….242Gambar 4.78 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Surat Dinas Keluar..............243Gambar 4.79 Administrasi dan Arsip Surat Takah Keluar.........................................244Gambar 4.80 Tampilan Layar Administrasi Penomoran Surat.................................245

  Gambar 4. 81 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Pencetakan.........................246