TUGAS AKHIR - SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA GENTENG - BANYUWANGI Repository - UNAIR REPOSITORY

  TUGAS AKHIR SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA GENTENG - BANYUWANGI ANISAH MUTIARA ZAHRA’ HANIFAH PROGRAM STUDI D3 SISTEM INFORMASI DEPARTEMEN TEKNIK FAKULTAS VOKASI UNIVERSITAS AIRLANGGA 2016

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA i

  HALAMAN JUDUL TUGAS AKHIR SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA GENTENG - BANYUWANGI ANISAH MUTIARA ZAHRA’ HANIFAH 081310113021 PROGRAM STUDI D3 SISTEM INFORMASI DEPARTEMEN TEKNIK FAKULTAS VOKASI UNIVERSITAS AIRLANGGA 2016

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA ii

  HALAMAN PERNYATAAN SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA GENTENG - BANYUWANGI TUGAS AKHIR Sebagai Salah Satu Syarat untuk Dinyatakan Lulus Program Studi D3 Sistem Informasi Pada Fakultas Vokasi Universitas Airlangga oleh : ANISAH MUTIARA ZAHRA’ HANIFAH NIM. 081310113021

  Disetujui Oleh :

  Pembimbing I

  Eva Hariyanti, S.Si, M.T NIP 198105082005012001

  Pembimbing II

  Taufik, S.T, M.Kom NIP 197101042008121001

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA iii

  LEMBAR PENGESAHAN NASKAH TUGAS AKHIR

  Judul : SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA GENTENG - BANYUWANGI

  Penulis : Anisah Mutiara Zahra‟ Hanifah

  NIM : 081310113021 Pembimbing I : Eva Hariyanti, S.Si, M.T Pembimbing II : Taufik, S.T, M.Kom Tanggal Ujian : 3 Agustus 2016

  Disetujui Oleh :

  Mengetahui : Pembimbing I

  Eva Hariyanti, S.Si, M.T NIP 198105082005012001

  Pembimbing II

  Taufik, S.T, M.Kom NIP 197101042008121001

  Koordinator Program Studi D3 Sistem Informasi

  Endah Purwanti, S.Si, M.Kom NIP 197812172005012001

  Ketua Departemen Teknik Ir. Dyah Herawatie, M.Si.

  NIP 196711111993032002

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

PEDOMAN PENGGUNAAN LAPORAN TUGAS AKHIR

  Naskah Laporan Tugas Akhir ini tidak dipublikasikan, namun tersedia di perpustakaan dalam lingkungan Universitas Airlangga. Diperkenankan untuk dipakai sebagai referensi kepustakaan, tetapi pengutipan seijin penulis dan harus menyebutkan sumbernya sesuai kebiasaan ilmiah.

  Dokumen Laporan Tugas Akhir ini merupakan hak milik Universitas Airlangga.

  iv

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

KATA PENGANTAR

  Segala puji syukur terlimpah ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir dengan judul SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL

  “ RAMAYANA GENTENG - BANYUWANGI ”.

  Dalam Laporan Tugas Akhir ini, penulis mencoba membuat sistem yang memudahkan transaksi proses bisnis dan membuat tampilan yang mudah untuk digunakan oleh pihak Hotel Ramayana. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada Dosen Pembimbing I dan II, yakni Ibu Eva Hariyanti, S.Si, M.T dan Bapak Taufik, S.T, M.Kom serta semua pihak yang telah membantu penulis agar dapat terlaksana dan terselesaikannya Laporan Tugas Akhir ini.

  Meskipun masih banyak kekurangan dalam penulisan dan pembuatan Laporan Tugas Akhir ini, besar harapan Penulis agar isi dari Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan untuk pembuatan laporan selanjutnya agar menjadi lebih baik. v vi

  Syukur Alhamdulillah penulis curahkan kehadirat Allah SWT karena hanya dengan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulisan Laporan tugas Akhir dengan judul SISTEM

  INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA, GENTENG - BANYUWANGI

  ini dapat diselesaikan dengan baik.

  Dalam pelaksanaan dan penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis banyak menemukan kendala dan atas bantuan dari berbagai pihak, akhirnya laporan ini bisa diselesaikan. Maka tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

  1. Allah SWT, yang Maha mengatur segala sesuatunya, termasuk mengatur hati dan segala kondisi dalam proses penulisan Tugas Akhir ini. Allah SWT yang selalu melimpahkan berkah dan pertolongannya kepada penulis dalam berproses untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.

  2. Kedua orang tua, terimakasih Mama-Papa yang telah memberikan dukungan lahir dan batin bagi penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan dan proses pendidikan dengan baik.

  3. Eva Hariyanti, S.Si, M.T selaku dosen pembimbing pertama yang dengan sabar telah banyak memberi inspirasi, motivasi, saran dan kritik yang sangat berarti untuk penulis.

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

UCAPAN TERIMA KASIH

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  4. Taufik, S.T, M.Kom selaku dosen pembimbing kedua yang turut berperan membimbing penulis dengan sabar dan telah memberikan motivasi, saran dan kritik membangun sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik

  5. Dra. Rini Semiati selaku dosen wali yang turut berperan membimbing penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

  6. Endah Purwanti, S.Si, M.Kom selaku Ketua Program Studi Diploma 3 Sistem Informasi, Fakultas Vokasi Universitas Airlangga Surabaya. Terima kasih atas bantuannya selama masa perkuliahan.

  7. Keluarga Ramayana yang telah bersedia memberikan tempat untuk menulis laporan Tugas Akhir dan telah memberikan informasi mengenai proses, prosedur, dan permasalahan yang terjadi pada proses bisnis Hotel Ramayana.

  8. Seluruh bapak dan ibu dosen D3 SI. Terima kasih atas semua ilmu yang diberikan dengan ikhlas dan penuh manfaat bagi penulis.

  9. Teman-teman Diploma 3 Sistem Informasi angkatan 2013 , terutama untuk Dysa Dyah Kurniawati, Arbi Wiranata, Fitria Yasmita Sari dan Herdy Firmasyah, terima kasih atas kekompakan dan kebersamaan kalian yang telah memberikan semangat, saran dan bantuan kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. Kalian luar biasa. vii

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  10. Terimakasih untuk sahabat tercinta, Mahdiyyatul Mudhi‟ah, Faihah

  Amaliya, Ari Swaratunggadewi, Anggia Lusiani Santoso, Agustinawati Febiana Sitorus, kalian yang memberikan semangat terkuat untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.

  11. Kakak-kakak tingkat Diploma 3 Sistem Informasi yang telah berperan banyak, telah menyediakan waktu luang, dan membagi ilmunya untuk membantu penulis menyelesaikan Tugas Akhir ini. Terimakasih banyak.

  12. Seluruh anggota keluarga yang telah membantu dan siap sedia memberikan semangat serta bahu sandaran bagi penulis untuk terus semangat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

  13. Bapak dan ibu karyawan di Fakultas Sains dan Teknologi yang selalu siap membantu.

  14. Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.

  Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu saran dan kritik yang bersifat membangun sangat diharapkan. Semoga semua pemikiran yang tertuang dalam laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khusunya dan pembaca pada umumnya.

  Surabaya, 7 Agustus 2016 Penyusun, viii ix Anisah Mutiara Zahra‟ Hanifah

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  Anisah Mut iara Zahra‟ Hanifah, 2016, Sistem Informasi Layanan Hotel

  Ramayana Genteng Banyuwangi. Tugas Akhir ini dibawah bimbingan Eva

  Hariyanti, S.Si,M.T dan Taufik, S.T,M.Kom Program Studi Diploma Tiga Sistem Informasi, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga.

  ABSTRAK

  Hotel Ramayana merupakan hotel melati 1 yang berada di Kecamatan Genteng-banyuwangi yang menawarkan usaha jasa penginapan hotel. Permasalahan yang dialami oleh Hotel Ramayana adalah belum efektifnya proses pemesanan, check-in, check-out, dan pembuatan laporan. Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah membuat Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Genteng Banyuwangi yang mencakup lima proses, meliputi proses pemesanan, proses Check-In , proses Check-Out, dan proses Generate Laporan.

  Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Genteng Banyuwangi dibangun melalui empat tahapan. Tahap pertama adalah mengidentifikasi proses saat ini yang dijelaskan pada diagram docflow kemudian merumuskan permasalahan yang terjadi yang digambarkan dengan diagram fishbone sehingga dapat menganalisa kebutuhan yang berkaitan dengan proses-proses tersebut untuk mendesain sistem dan database. Tahap kedua adalah mendesain database, proses yang dilakukan adalah membuat Conceptual Data Model (CDM) yang terdiri dari 12 entitas, kemudian di-generate ke Physical Data Model (PDM) yang terdiri dari 13 tabel. Sedangkan desain proses digambarkan dengan hierarchy chart dan Data

  Flow Diagram (DFD) menghasilkan lima proses besar. Tahap ketiga adalah

  mendesain form input dan output. Tahap terakhir adalah mengimplementasikan desain input dan output sistem yang telah didesain ke dalam program dengan menggunakan bahasa pemrograman berbasis web kemudian melakukan uji coba sistem dimulai dari proses login, proses pengelolaan data master, proses pemesanan, proses Check-In, proses Check-Out, proses pembatalan pemesanan, proses pengelolaan data kamar, dan proses Generate Laporan.

  Berdasarkan hasil implementasi dan uji coba sistem, Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Genteng Banyuwangi yang dibuat telah sesuai dengan kebutuhan fungsional pada proses bisnis Hotel Ramayana Genteng Banyuwangi yaitu dapat menangani beberapa proses bisnis secara efisien dan dapat menampilkan laporan secara tepat.

  Kata kunci : Sistem Informasi, Layanan Hotel, pemesanan, check-In, check-Out x

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  Anisah Mutiara Zahra‟ Hanifah, 2016, Information System of Ramayana Hotel

  Services. This final project was guidance by Eva Hariyanti, S.Si,M.T dan Taufik,

  S.T,M.Kom DiplomaThree of Information System Study Program, Faculty of Vocational, Universitas Airlangga.

  ABSTRACT Ramayana Hotel is a hotel located in Genteng-Banyuwangi that offer service business hotel. The problems were experienced by Hotel Ramayana was the ineffective process of booking, check-in, check-out, and report. The purpose of this final project is to make the Information System of Ramayana Hotel Services that includes five processes, including ordering process, Check-In process, Check-Out process, and the process of Generate Report.

  Information System of Ramayana Hotel Services built through four stages. The first stage was identifying the current process that was described in the diagram docflow, then formulate the problems that occur were describe with fishbone diagram so it could analyze their requirements related with those

  processes to design systems and databases . The second stage was to designing a

  database, a process that was made to Conceptual Data Model (CDM), which is consists of 12 entities, then generated to Physical Data Model (PDM), which is consists of 13 tables. While the design process was defined by the hierarchy chart and Data Flow Diagrams (DFD) produces five major processes. The third stage was to design form input and output. The last step was the processing of implementing the design input and output systems that have been designed into the program by using a web-based programming language and testing the system which from the login process, the process of master data management, order process, Check-In process, Check-Out process, the process of booking cancellations, room data management processes, and Generate Report process.

  Based on the results of implementation and system testing, Information System of Hotel Ramayana Service is compatible with the functional requirements of the business process in Hotel Ramayana that could handle multiple business processes efficiently and can display reports properly.

  Keywords: Information Systems, Hotel Services, booking, check-in, check-out

  xi

  ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA DAFTAR ISI Halaman

  

  

  

  

  

  

  BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ...................................................................... 116

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

   xiv

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

DAFTAR GAMBAR Judul Gambar

  Halaman

  

   xv

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  

• xvi

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

   xvii

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

   Gambar 4. 11 Bagan Alir Menu Administrasi Keuangan Masuk ......................... 90 xviii

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

   xix

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

DAFTAR TABEL Judul Tabel

  Halaman

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

Tabel 4.1 Pengujian Proses Login ......................................................................... 99 xx

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  

Tabel 4.4 Hasil Pengujian Proses Pengelolaan Kamar ....................................... 102Tabel 4.5 Hasil Pengujian Proses Pemesanan kamar .......................................... 105Tabel 4.6 Hasil Pegujian Proses Pembatalan Pemesanan ................................... 107Tabel 4.7 Hasil Pengujian Proses Check-In ........................................................ 112Tabel 4.8 Hasil Pengujian Proses Check-Out ..................................................... 113Tabel 4.9 Hasil Pegujian Generate Laporan Keuangan Masuk .......................... 115

  xxi

  xxii

  DAFTAR LAMPIRAN Judul Lampiran Halaman

  

  

  

  

  

  

  ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Hotel Ramayana merupakan Usaha Keluarga dalam bidang layanan jasa

  penginapan di Genteng, Banyuwangi. Hotel Ramayana termasuk hotel Melati 1 dan memiliki 30 unit kamar yang beroperasional aktif dari 32 unit kamar dan terbagi dalam beberapa jenis kamar dengan klasifikasi fasilitas serta harga yang berbeda.

  Pada saat menjalankan operasional bisnis ini, Hotel ramayana masih memiliki beberapa kendala. Setiap transaksi pemesanan, check-in, dan check-out di Hotel Ramayana selalu disertai transaksi pembayaran. Namun, sistem reservasi yang berjalan selama ini hanya memanfaatkan buku besar untuk pencatatan keseluruhan data seperti data tamu, fasilitas kamar, pindah kamar serta pembayaran. Hotel Raayana memiliki bukti transaksi berupa kwitansi dua rangkap, dan bagi pengunjung akan diberikan kwitansi tersebut sebagai bukti bayar. Transaksi bisnis yang terjadi membutuhkan waktu dan proses transaksi yang cukup memakan waktu. Seperti transaksi Check-In dan Check-Out, Receptionist harus mencari data dan informasi bagi tamu ataupun kamar dari Buku Besar. Buku Besar disini merupakan kumpulan dari beberapa rangkap format. Format dalam Buku Besar ada tiga, yaitu Catatan Harian, Rekap Catatan Harian, dan Data Pengunjung. Buku besar tersebut merupakan satu-satunya bukti

  1

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  sekaligus laporan bagi pihak Administrasi Keuangan dan Manajer yang rawan akan kesalahan manusia dalam proses input data dan

  2

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  3 pembuatan laporan. Selain itu pencarian data pengunjung serta tamu hotel menjadi lebih rumit.

  Pada masa yang akan datang, pihak Manajemen Hotel ingin mengembangakan sistem layanan pada pelanggan dengan lebih baik. Untuk menangani permasalahan pengolahan data dan memperkecil kemungkinan kesalahan manusia seperti input data serta sulitnya mencari data pengunjung maka diperlukan sebuah Sistem Informasi Layanan Hotel yang terkomputerisasi. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas mutu pelayanan dalam proses transaksi di Hotel Ramayana. Kepuasan Pengunjung merupakan hal yang utama bagi Hotel.

I.2 Rumusan Masalah

  Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan tersebut maka didapatkan rumusan permasalahan sebagai berikut:

  1. Bagaimana membangun Sistem Informasi Layanan di Hotel Ramayana yang meliputi proses pemesanan, check-in, check-out, dan pengeolaan data kamar?

2. Bagaimana mengolah dan menampilkan laporan keuangan masuk pada Hotel

  Ramayana ?

I.3 Tujuan dan Manfaat

  Adapun tujuan dan manfaat dari perancangan dan pembuatan sistem ini adalah sebagai berikut:

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  4 I.3.1 Tujuan Tujuan dibuatnya Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana adalah untuk: 1. Membuat Sistem Informasi untuk proses pemesanan kamar, proses check-in,

  check-out , dan pengelolaan data kamar pada Hotel Ramayana agar dapat

  menjadikan proses transaksi menjadi lebih cepat dan akurat 2. Mengolah data dan informasi tentang data keuangan masuk sesuai dengan keadaan nyata serta untuk memangkas waktu dalam proses pembuatan laporan.

I.3.2 Manfaat

  Apabila tujuan Pembuatan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana dapat tercapai adapun manfaat yang diperoleh, antara lain: a.

  Dapat mempercepat dan mempermudah proses pemesanan, check-in, dan check-out pada Hotel Ramayana.

  b.

  Dapat meminimalisir kesalahan dalam pendataan data tamu, data kamar, dan fasilitas kamar Hotel Ramayana.

  c.

  Memberikan laporan data keuangan masuk secara cepat dan akurat.

I.4 Batasan Masalah

  Batasan masalah dari perencanaan dan pembuatan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana terbatas pada: 1.

  Proses Pemesanan Kamar .

  5 2.

  Proses Check-in.

  3. Proses Check-out.

  4. Proses Pembuatan laporan Keuangan Masuk.

  5. Proses Pengelolaan Data Kamar

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

BAB II ANALISIS KEBUTUHAN Analisis Kebutuhan adalah suatu cara atau metode untuk mengetahui

  perbedaan antara kondisi yang diinginkan/seharusnya ( should be / ought to be ) atau diharapkan dengan kondisi yang ada ( what is ). Kondisi yang diingkan seringkali disebut dengan kondisi ideal, sedangkan kondisi yang ada seringkali disebut dengan kondisi riil atau kondisi nyata. Untuk menentukan analisis kebutuhan dibutuhkan suatu metode untuk menganalisisdan mendesain sistem untuk perancangan dan pembuatan aplikasi. (Whitten dkk, 2004)

2.1 Metode Pengembangan Sistem

  Dalam bab ini akan membahas lebih dalam tentang proses kerja, prosedur, serta permasalahan yang ada dalam Sistem Layanan Hotel Ramayana, Genteng- Banyuwangi selama ini. Metode analisis yang digunakan pada Sistem Layanan Hotel Ramayana, Genteng-Banyuwangi saat ini adalah dengan menggunakan metode pendekatan proses, process-oriented.

  Berikut merupakan metode analisis kebutuhan dan desain sistem yang digunakan untuk perancangan dan pembuatan sistem informasi yaitu Metode Analisis, Desain Sistem, Gambaran Umum Perusahaan dan Sistem Kerja Sistem Layanan Hotel Ramayana, Genteng-Banyuwangi.

  6

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  7

2.1.1 Metode Analisis dan Desain Sistem

  Analisa sistem adalah sebuah tehnik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi bagian-bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan mereka. Desain sistem adalah sebuah tehnik pemecah masalah yang saling melengkapi (dengan analisa sistem) yang merangkai kembali bagian-bagian komponen menjadi sebuah sistem yang lengkap (Whitten dkk, 2004). Pendekatan proses, process

• – oriented dimulai dengan mengidentifikasi suatu masalah. Setelah masalah teridentifikasi, data dan pemrosesan yang berhubungan dengan solusi masalah tersebut juga akan dapat ditentukan. Kekuatan dari pendekatan process-

  oriented adalah bahwa pendekatan ini dapat mengatasi masalah dengan baik.

  Berikut merupakan sekumpulan diagram tentang keterhubungan antar data, seperti :

A. Document Flow Diagram

  Bagan Alir Dokumen (Flow of Document) atau disebut juga bagan alir formulir (form flow chart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya (Whitten dkk, 2004). Bagan alir dokumen ini berfungsi untuk menggambarkan proses saat ini. Komponen dari bagan tersebut ditunjukkan pada Tabel 2.1

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  8 Tabel 2. 1 Tabel Simbol-Simbol Document Flow Diagram Simbol Gambar Penjelasan

• – Simbol Utama Simbol Titik Menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses.

  Terminal Simbol Dokumen Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.

  Simbol Proses Menunjukkan pekerjaan manual.

  Manual Simbol Menunjukkan kondisi tertentu yang akan

  Keputusan/Decision menghasilkan dua kemungkinan jawaban, yaitu “ya” atau “tidak”. Simbol Penghubung a.

  Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama.

  b.

  Menunjukkan penghubung ke halaman ini. Simbol a.

  File non-komputer yang diarsipkan urut Penyimpanan angka (numerical). Offline b.

  File non-komputer yang diarsipkan urut huruf (alphabetical).

  c.

  File non-komputer yang diarsipkan urut tanggal (chronological). Simbol Garis Alir Menunjukkan arus dari proses. Simbol Penjelasan a.

  Menunjukkan penjelasan dari suatu proses.

  b.

  Menunjukkan penjelasan dari suatu proses yang berasal dari luar system.

B. Fishbone Diagram

  Metode analisis kebutuhan sistem layanan Hotel Ramayana menggunakan diagram fishbone . Diagram Fishbone adalah diagram yang berfungsi untuk mengidentifikasi permasalahan dan penyebab dari suatu masalah. Karena dari fungsinya tersebut, diagram fishbone sering juga disebut Cause and Effect diagram. Konsep dasar dari dari diagram fishbone adalah nama masalah yang

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  9 mendapat perhatian dicantumkan di sebelah kanan diagram ( atau pada kepala ikan ) dan penyebab masalah yang mungkin digambarkan sebagai tulang

• – tulang dari tulang utama. Secara khusus, „tulang – tulang‟ ini mendeskripsikan empat kategori dasar : material, mesin, kekuatan mesin, dan metode ( empat M :

  material, machine. manpower, method ). Nama lain dapat digunakan untuk menyatakan masalah (Whitten dkk, 2004 ).

  Gambar 2. 1 Struktur Umum Diagram Fishbone Gambar diagram fishbone dimana problem merupakan permasalahan utama dari sistem yang akan dibangun. Tulang rusuk yang besar (Main cause) adalah penyebab utama dari permalasahan utama. Level 1 cause adalah penyebab dari main cause dan seterusnya. Contoh diagram fishbone dapat dilihat pada Gambar 2.1.

  Untuk menganalisis kebutuhan sistem metode survei yang dilakukan yaitu dengan wawancara dan analisis dokumen. Tujuan wawancara untuk mengetahui

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  10 permasalahan dan kendala pada sistem saat ini yang sedang berjalan, untuk mengetahui proses atau prosedur kerja, dan untuk mendapatkan format-format data dalam proses transaksi tersebut.

  C. Diagram Jenjang

  Diagram jenjang disebut juga Hierarchy plus Input

• – Proses – Output

  (HIPO), digunakan untuk mempersiapkan penggambaran Document Flow

  Diagram ke level-level lebih bawah lagi. Diagram jenjang dapat digambar

  menggunakan notasi proses yang digunkan di Document Flow

  Diagram (Jogiyanto, 1990).. Contoh pembuatan Diagram Jenjang dapat dilihat pada Gambar 2.2.

  D. Data Flow Diagram.

  Data Flow Diagram atau sering disingkat DFD merupakan suatu diagram yang menggunakan simbol dalam menggambarkan aliran dari data sistem, yang penggunanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan aliran data. DFD sering juga disebut dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

  (Jogiyanto, 1990). Komponen dalam Data Flow Diagram dapat dilihat pada Tabel 2.2.

  ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  11 Gambar 2. 2 Contoh Struktur Diagram Jenjang Tabel 2. 2 Tabel komponen Data low Diagram (DFD)

  Simbol Gambar Penjelasan Terminator Terminator merupakan sumber atau tujuan data dilambangkan dengan persegi panjang.

  Data Flow Data Flow atau Arus Data menunjukkan keluar (arus Data) atau masuk ke suatu proses. Jadi sebagai alur data atau informasi dari suatu bagian kebagian lainnya dalam suatu sistem.

  Process Proses merupakan kegiatan yang dilakukan oleh

  (Proses) orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses, untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

  Data Store Data Store digunakan sebagai sarana untuk (simpan pengumpulan data. Data Store juga diberi nama.

  Data)

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  12 E.

   Conceptual Data Model (CDM)

  CDM merupakan analisa struktur data dari sebuah sistem informasi untuk melakukan identifikasi entitas, atribut dan relasi antar entitas. CDM menguraikan hubungan konseptual dari sistem informasi tanpa memperhatikan struktur fisik sebenarnya. (Whitten dkk, 2004)

  Kardinalitas atau cardinality mendefinisikan jumlah kemunculan baik minimum maupun maksimum satu entitas yang dapat dihubungkan dengan kemunculan tunggal entitas lain. Karena semua hubungan bersifat dua arah, maka kardinalitas harus didefinsikan untuk setiap hubungan ( Whitten dkk, 2004 ).

  Terdapat macam-macam kardinalitas dalam CDM. Simbol kardinalitas relasi pada CDM yang dikemukakan oleh Kendall ( Kendall dkk, 2006) dapat dilihat pada Tabel 2.3.

  Relationship, relasi - hubungan asosiasi antar entitas dalam CDM (kadang- kadang mereka disebut asosiasi data). Jenis pertama dari relasi entitas adalah relasi satu-ke-satu (ditunjuk sebagai 1 : 1). Tipe lain dari relasi adalah satu-ke- banyak (1: M) atau banyak-ke-satu asosiasi menggambarkan kemungkinan bahwa satu entitas dapat ditangani oleh banyak elemen dari entitas lain, dan elemen pada entitas satunya hanya menangani satu elemen entitas . Terakhir, relasi banyak-ke- banyak (yang ditunjuk sebagai M: N) menggambarkan kemungkinan bahwa entitas mungkin memiliki banyak asosiasi di kedua arah ( Kendall dkk, 2006) .

  13 Tabel 2. 3 Simbol – Simbol CDM.

  Nama Simbol Notasi Grafis Keterangan

  To 1 relationship Berelasi pada tepat hanya satu entitas. Tepat satu (satu dan hanya satu ). Minimum 1 entitas, maksimum 1 entitas. To 0 or 1 relationship

  Berelasi pada nol atau satu relasi saja. Minimum 0 entitas, maksimum 1 entitas. To many relationsip

  Berelasi pada satu atau banyak entitas. Minimum 1 entitas, maksimum lebih dari 1 entitas

  To 0 or more relationship.

  Berelasi pada 0 atau banyak entitas. Minimum 0 entitas, maksimum lebih dari 1 entitas

  To more than one relationship Berelasi dengan lebih dari 1 entitas. Minimum lebih dari 1 entitas, maksimum lebih dari 1 entitas.

  Physical data model (PDM) menspesifikasikan implementasi secara fisik

  pada database. Selain itu, harus mempertimbangkan secara detail implementasi fisik dan memperhitungkan target software dan struktur storage-nya.

  PDM adalah organisasi fisik dalam suatu format grafis yang menghasilkan catatan modifikasi dan rancangan database yang mempertimbangkan perangkat lunak dan penimpanan data struktur. PDM didapatkan dari hasil generate CDM dengan atribut yang diperluas. Obyek dalam PDM ditunjukkan pada tabel 2.4.

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

F. Physical Data Model (PDM)

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  14 Tabel 2. 4 Obyek dalam PDM No Simbol Keterangan

  1. Tabel Menggambarkan sekumpulan data yang diatur dalam bentuk baris dan kolom yang merupakan pemodelan dari tabel basis data.

  2. Kolom Merupakan struktur data yang sudah dipilih untuk mengidentiikasikan baris secara unik yang berfungsi untuk mempermudah pengaturan dan perbaikan data.

  Primary Key Suatu atribut yang sudah dipilih untuk

  3. mengidentifikasikan baris secara unik yang berfungsi untuk mempermudah pengaturan dan perbaikan data.

  Foreign Key Merupakan kunci (key) pada suatu tabel yang 4. terhubung dengan primary key pada tabel yang lain. Reference Merupakan hubungan antara primary key dan foreign 5. key dari tabel yang berbeda.

2.2 Analisis Permasalahan

  Pada analisis permasalahan ini akan dijelaskan mengenai Profil Organisasi, dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi bisnis, dan sistem kerja yang meliputi bagian yang terlibat, proses dan prosedur kerja sistem saat ini.

2.2.1 Profil Organisasi

  Pada bagian ini akan dijelaskan lebih detail mengenai Sejarah, lokasi serta Struktur organisasi dari Hotel Ramayana itu sendiri.

2.2.1.1 Sejarah Singkat

  Hotel Ramayana ini merupakan usaha Hotel tingkat Melati I milik keluarga, yang didirikan oleh Bapak Haji Sholeh pada tahun 1975. Pak Haji Sholeh mendirikan Hotel Ramayana untuk membuat peruntungan usaha dan diharapkan dapat menjadi usaha keluarga yang dilanjutkan oleh penerus keturunannya.

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  15 Pak Haji Sholeh membangun dan mengelola Hotel Ramayana ini berdasarkan asas kepercayaan kekeluargaan. Karena Hotel Ramayana ini dikelola oleh keluarga, maka Pak Haji Sholeh membuat segala proses dan prosedur transaksi hotel menjadi mudah dan tidak menyulitkan untuk bagian-bagiannya.

  Setelah Pak Haji Sholeh meninggal dunia, Usaha perHotelan ini dilanjutkan oleh anak-cucu pak Haji Sholeh. Mulai dari pelayanan Pengunjung hingga pembuatan laporan, sistem yang digunakan tetap menyesuaikan sistem yang pernah dikelola Pak Haji Sholeh sebelumnya. Karena setiap proses transaksi yang berlangsung di Hotel Ramayana ini dikelola lngsung oleh pihak keluarga, maka di dalam Hotel tidak menggunakan sistem yang pakem dan kaku seperti Hotel-hotel pada umumnya.

  2.2.1.2 Lokasi Instansi

  Hotel Ramayana berlokasi pada Jl. Gajahmada No.374, Kecamatan Genteng, Banyuwangi.

  2.2.1.3 Struktur Organisasi

  Berikut ini adalah Struktur Organisasi Umum dari Hotel Ramayana Banyuwangi :

  1. Manager , disini Manager sebagai penanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan Hotel. Manager merupakan pimpinan teratas pada di dalam struktur Organisasi ini.

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  16

  2. Receptionist, berperan sebagai petugas penerima Pengunjung yang menangani segala transaksi antara pihak hotel dengan Pengunjung.

  Receptionist bertanggung jawab atas segala transaksi yang terjadi.

  3. Administrasi Keuangan, di dalam administrasi keuangan terbagi menjadi dua bagian yaitu, Administrasi Keuangan Masuk dan Adminstrasi Keuangan Keluar. Bagian Administrasi Keuangan Masuk bertanggung jawab atas laporan pemasukan hotel yang berasal dari proses transaksi dengan Pengunjung. Bagian Administrasi Keuangan Keluar bertanggung jawab atas laporan pengeluaran hotel untuk biaya operasional bisnis, seperti pembayaran pajak, listrik, air, dan sebagainya.

  4. Service Room, bertanggung jawab menangani segala pelayanan terhadap Pengunjung. Pelayanan pengantar Pengunjung menuju kamar serta pelayanan pengantar fasilitas hotel kepada kamar Pengunjung.

  5. Cleaning Service, bertanggung jawab atas kebersihan hotel. Segala yang berhubungan dengan kebersihan dan keindahan hotel akan menjadi tanggung jawab dari petugas Cleaning Service.

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  17 Bentuk dari Struktur Organisasi umum yang terdapat pada manajemen Hotel Ramayana, Genteng - Banyuwangi dapat dilihat pada Gambar 2.3

  Manager Administrasi Receptionist Service Room Cleaning Service Keuangan

  Administrasi Administrasi Keuangan Keuangan Keluar Masuk

  Gambar 2. 3 Struktur Organisasi Hotel Ramayana Banyuwangi

2.2.2 Dokumen yang Digunakan

  Dokumen yang digunakan dalam Sistem Layanan Hotel Ramayana saat ini antara lain: a.

  Form Catatan Harian Form ini digunakan oleh petugas receptionist untuk mendata tanggal datang, jumlah Pengunjung, kamar yang digunakan, jam kedatangan dan kepulangan Pengunjung, total pembayaran Pengunjung, dan keterangan tambahan lainnya. Form ini diurutkan sesuai dengan nomor transaksi yang terjadi pada hari tersebut. Form Catatan Harian dapat dilihat pada Lampiran I.

  b.

  Form Data Pengunjung Form data Pengunjung ini digunakan oleh petugas receptionist untuk mencatat data diri Pengunjung yang bertanggung jawab atas kamar yang disewa, data

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  18 Pengunjung ini disesuaikan dengan data diri Pengunjung yang terdapat pada kartu identitas Pengunjung. Form Data Pengunjung dapat dilihat pada LampiranI.

  c.

  Form Rekap Catatan Harian Form ini digunakan oleh petugas receptionist untuk mencatat rekapan dari Form Pendataan Pengunjung tiap harinya. Form ini diurutkan berdasarkan nomor kamar, jumlah Pengunjung, jumlah hari, jumlah bayar, nama Pengunjung, penerima (receptionist yang menerima) serta keterangan. Form Rekap Catatan Harian dapat dilihat pada Lampiran I.

  d.

  Kwitansi Pembayaran Kwitansi Pembayaran ini digunakan oleh petugas receptionist untuk mencatat bukti bayar. Kwitansi pembayaran ini memiliki dua rangkap. Rangkap pertama akan diberikan pada Pengunjung, dan rangkap dua dijadikan arsip. Kwitansi Pembayaran dapat dilihat pada Lampiran I.

  e.

  Memo Pencatatan Pemesanan Memo ini dibuat oleh petugas receptionist untuk mencatat data kamar, data Pengunjung, jumlah pembayaran DP (tanda jadi), tanggal dan jam rencana

  Check- In, jumlah hari yang dipesan dan ditempel pada meja pemesanan

  sebagai pengingat petugas receptionist bahwa kamar ada pemesanan dengan kamar sekian di hari sekian selama sekian hari.

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  19

2.2.3 Sistem Kerja Saat Ini

  Sistem kerja saat ini menceritakan bagian yang terlibat, proses dan prosedur kerja dan permasalahan sistem saat ini yaitu:

2.2.3.1 Bagian Yang Terlibat

  Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem informasi layanan Hotel Ramayana Banyuwangi ini adalah:

  1. Receptionist Receptionist merupakan petugas Front- Office bertugas sebagai penanggung jawab saat proses pemesanan, pindah kamar, check-In, check-

  Out, serta pembuatan catatan harian. Di dalam masing-masing proses

  tersebut, Receptionist berkewajiban mencatat keseluruhan data lengkap sesuai dengan Format yang telah disediakan.

  2. Administrasi keuangan masuk Administrasi Keuangan Masuk merupakan bagian yang mencatat, memeriksa, dan merangkum rekap catatan harian dari receptionist yang dimana nantinya akan dijaikan rekap laporan harian dan bulanan.

  3. Manager Manager merupakan pihak penanggung jawab yang setiap bulannya mendapatkan dan memeriksa laporan bulanan.

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  20

2.2.3.2 Proses Kerja

  Proses kerja yang ada di Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana saat ini adalah sebagai berikut:

1. Proses Pemesanan

  Proses pemesanan ini dapat dilakukan dengan dua cara oleh Pengunjung, datang langsung ke Hotel Ramayana atau dengan menelpon pihak Hotel. Petugas yang melayani Pengunjung dalam pemesanan ialah petugas receptionist, baik untuk proses pemesanan via telpon maupun datang langsung. Untuk proses pemesanan yang langsung di tempat, pemesan dapat langsung memilih kamar, memberikan data Pengunjung, jumlah hari dan melakukan pembayaran tanda jadi, minimal 50 %, kemudian petugas receptionist akan membuatkan bukti bayar tanda jadi dan membuatkan memo reminder. Untuk pemesanan via telpon, pemesan akan diberikan pilihan kamar, dan pemesan dapat memilih kamar, memberikan data Pengunjung, jumlah hari, dan melakukan pembayaran via transfer, minimal 50% dari total bayar. Setelah pemesan melakukan pembayaran via transfer, pemesan dapat melakukan konfirmasi pembayaran, yang kemudian pihak hotel akan membuat memo pemesanan sebagai reminder. Untuk pembayaran DP ini maksimal dilaksanakan dua hari sebelum tanggal rencana Check-In. Proses Pembatalan pemesanan dapat dilakukan, akan tetapi tidak ada pengembalian uang DP yang telah dibayarkan sebelumnya.

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  21 Proses Check-in 2.

  Proses Check-In dilakukan oleh Pengunjung dengan menemui petugas receptionist. Bagi Pengunjung yang telah melakukan pemesanan sebelumnya, petugas receptionist akan mengecek data pesanan dan menyesuaikan dengan bukti bayar, kemudian Pengunjung diminta untuk melunasi sisa pembayaran barulah petugas receptionist mencatat dalam catatan harian serta membuat kwitansi pembayaran pelunasan. Untuk Pengunjung yang belum melakukan proses pemesanan, maka Pengunjung langsung memberikan info data Pengunjung, jumlah Pengunjung, jumlah hari dan kamar yang dipilih dan Pengunjung diminta untuk melunasi pembayaran terlebih dahulu, barulah petugas receptionist mencatat dalam Form Catatan Harian serta membuat kwitansi pembayaran. Untuk proses check-in setiap Pengunjung diharapkan memberikan kartu identitasnya kepada receptionist. Kartu identitas ini diberikan untuk memenuhi prosedur standart keamanan hotel. Kartu identitas inilah yang nantinya akan menjadi jaminan dan proses pertukaran denan kunci kamar hotel.

   Proses Check-Out 3.

  Proses Check-Out dilakukan dengan Pengunjung yang melaporkan bahwa ingin Check-Out kepada petugas receptionist. Petugas receptionist akan mengecek kembali kapan Pengunjung datang, dan kamar Pengunjung, barulah kemudian Petugas receptionist mencatat dalam Form Catatan Harian. Dalam proses Check- out petugas akan meminta kunci dan mengembalikan Kartu Identitas Pengunjung.

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  22 Proses Pembuatan Laporan 4.

  Laporan harian dibuat oleh petugas receptionist dengan merekap satu per satu data Pengunjung dari Form Catatan Harian, yang kemudian laporan hasil rekapan dijadikan satu dalam Form Rekap Catatan Harian tersebut diserahkan kepada bagian Administrasi, kemudian bagian Administrasi akan melakukan pengecekan dan menyimpan laporan harian tersebut untuk direkap pada akhir bulan.

2.2.3.3 Prosedur Kerja

  Adapun prosedur untuk masing-masing proses dalam sistem kerja, dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Prosedur Pemesanan

  Proses pemesanan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan telepon dan dengan datang langsung.

  a. Pengunjung memesan kamar, dan memberikan data diri pemesan, Petugas memberikan pilihan kamar.

  b. Pengunjung memilih kamar, dan memberikan data tanggal dan jam rencana

  Check-In jumlah Pengunjung, tanggal check-out dan jumlah hari, petugas akan memberikan informasi pembayaran.

  c. Bagi pemesan yang melakukan pemesanan via telpon maka pembayaran DP minimal 50% dilakukan via transfer, kemudian memberikan konfirmasi pembayaran kepada petugas receptionist.

  

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

  23

  d. Petugas receptionist mencatat pada memo sebagai reminder. Pencatatan dilakukan ketika pemesan telah melakukan pembayaran DP yang maksimal dilakukan dua hari sebelum tanggal Check-In.

  e.

  Bagi pemesan yang melakukan pemesanan langsung, setelah memberikan informasi data Pengunjung.

  

f. kemudian melakukan pembayaran DP minimal 50%, barulah petugas

  receptionist membuat kwitansi pembayaran dan mencatat pada memo sebagai reminder.

  g. Pembatalan pemesanan dilakukan oleh pengunjung yang telah melakukan pemesanan. Pembatalan dilakukan dengan mencoret data pemesanan.

  

h. Sesuai dengan kebijakan Manajemen Hotek uang yang telah dibayarkan

untuk pemesanan, apabila dibatalkan uang tidak dapat dikembalkan.

  Prosedur Pemesanan digambarkan pada document flow diagram, seperti pada Gambar 2.4.

  24 Proses Pemesanan Kamar

  <Receptionist> <Pengunjung> Mulai Memesan

  Kamar Menyampaikan Data Pemesan dan pemesanan

  Pemesanan Transfer pembayaran DP Membuat catatan pemesanan (memo) Memberikan Info

  Pembayaran Membayar DP Ditempat By Phone membuat kwitansi dan mencatat pada memo

  Kwitansi pembayaran FINISH Kwitansi pembayaran Kwitansi pembayaran c memo