Learning and Growth Perspective

  BALANCED SCORECARD TATA KELOLA SIK Syefira Salsabila Prodi RMIK & MIK

Balanced Scorecard (BSC)

  BSC dikembangkan oleh Kaplan dan Norton pada tahun 1992.

  BSC merupakan sebuah Performance Management System yang memungkinkan bisnis untuk mengarahkan strategi berdasarkan pada pengukuran dan follow-up (Grembergen& De Haes 2009) BSC adalah sebuah management system yang memungkinkan organisasi menerjemahkan visi dan strategi ke dalam sebuah aksi/aktivitas (Isoraite, 2008) Konsep panduan BSC ini mencoba menggerakkan manajer dari single mindednya (fokus pada keluaran finansial), untuk juga mempertimbangkan portofolio yang lebih seimbang (balance), yang terdiri dari berbagai tipe ukuran finansial dan non finansial yang terhubung dengan tujuan strategis. Balanced Scorecard cont BSC dapat dideskripsikan sebagai kumpulan langkah yang dipilih dengan hati-hati dan berasal dari strategi organisasi. BSC menyediakan perangkat bagi pimpinan untuk digunakan dalam berkomunikasi dengan pegawai dan stakeholder external (R Niven, 2002).

  Menurut Niven, 2002. BSC dapat dilihat sebagai: Sistem Pengukuran (Measurement System) Sistem Manajemen Strategis (Strategic Management System) Alat Komunikasi (Communication Tool)

  Balanced Scorecard Quadrants

  BSC yang umum terdiri dari 4 quadrant/perspektif yang saling berhubungan. Masing-masing berisi tujuan dan ukuran dari beberapa perspektif yang berbeda.

  Customer Perspective Internal Processes/Business Perspective Learning and Growth Perspective Financial Perspective BSC Quadrants

Perspektif Misi

  Pelanggan Mencapai misi dengan menyampaikan nilai kepada pelanggan

  Keuangan Sukses secara fnansial dengan menyampaikan nilai kepada pemegang saham

  Internal Memuaskan pelanggan saham dan pelanggan dengna meningkatkan efsiensi dan efeektifean proses eisnis

  Pemeelajaran Mencapai visi dengan dan mempertahankan inovasi dan

  

Perspektif BSC dalam Konteks SI

#Orientasi Pengguna

  Memberi produk dan layanan dengan nilai tambah kepada pengguna.

  Pertanyaan:

  Apakah Produk dan jasa yang dihasilkan oleh departemen atau feungsi TI mampu memenuhi keeutuhan pengguna?

Tujuan

  Memeangun dan mempertahankan citra dan reputasi di mata pengguna dengan memanfeaatkan peluang TI; Memeangun hueungan dengan komunitas; Memenuhi persyaratan pengguna.

  

Perspektif BSC dalam Konteks SI

#Nilai Bisnis

  Menghasilkan nilai bagi bisnis Pertanyaan:

  Apakah departement TI eerkonstrieusi terhadap penciptaan nilai eagi eisnis secara keseluruhan?

Tujuan

  

Memeangun dan mempertahankan citra reputasi

manajemen Menjamin SI eerkonstrieusi dalam penciptaan nilai eagi organisasi Pengendalian eiaya TI Menjual layanan dan proguk TI kepada pihak ke tiga.

  

Perspektif BSC dalam Konteks SI

#Proses internal

Menghasilkan produk dan layanan dengan cara-cara yang efektif dan efisien.

  Pertanyaan

  Apakah departemen TI memeeri dan mempertahankan produk dan jasa dengan cara cara yang efsien?

Tujuan

  Mengantisipasi dan mempengaruhi permintaan dari penggun dan manajemen Efsien dalam perencanaan dan pengemeangan aplikasi TI Efsien dalam penggunaan dan perawatan aplikasi TI Efsien dalam mencari dan menyeleksi perangkat keras dan perangkat lunak earu. Melakukan pelatihan cost-efective yang memuaskan pengguna Menangani setiap masalah TI yang timeul secara efeektife. Perspektif BSC dalam Konteks SI #Kesiapan kedepan

Melakukan perbaikan kontinu dan siap menghadapi tantangan masa

depan.

  Pertanyaan

  Apakah departemen TI mempereaiki produk dan layanan TI dan siap menghadapi tantangan dan perueahan kedepan?

Tujuan

  Mengantisipasi dan siap terhadap eereagai masalah terkait TI Secara rutin meningkatkan ketrampilan TI melakukan pelatihan dan pengemeangan Secara rutin memoengaruhi portofeolio aplikasi SI Secara rutin mempengaruhi perangkat keras dan perangkat lunak Melakukan penelitian cost-efective kedalam teknologi earu dan eisnis yang tepat. Keunggulan BSC

Merupakan refleksi top-down dari misi dan strategi organisasi

  Keeanyakan pengukuran yang dilakukan organisasi eersifeat eottom-up, eerasal dari aktivitas lokal atau proses ad hoc, dan terkadang tidak relevan dengan strategi organisasi

  Melihat kedepan (forward-looking) Memeahas kesuksesan saat ini dan masa depan.

  Ukuran fnansial yang tradisional mendeskripsikan eagaimana perfeorma perusahaan selama kurun waktu dari pelaporan terakhir, tanpa mengindikasi tentang eagaimana manajer dapat meningkatkan perfeorma terseeut selanjutnya.

  Keunggulan BSC

  Mengintegrasikan pengukuran eksternal dan internal Memeantu manajer melihat apa yang telah mereka capai selama pengukuran perfeorma terakhir yang dilakukan, memeantu meyakinkan eahwa kesuksesan di masa depan pada seeuah pengukuran tidak didapatkan dengan mengoreankan yang lainnya.

Membantu organisasi untuk fokus

  BSC memerlukan manajer untuk mencapai kesepakatan untuk menggunakan pengukuran yang paling penting (critical) untuk mensukseskan

Parameter Pengukuran Perspektifi BSC Nilai Bisnis

  Kendali biaya Persentase anggaran TI Alokasi untuk eereagai item anggaran anggaran SI seeagai persentasi revenue eiaya SI per karyawan. Penjualan kepada pihak ketiga Revenue dari produck dan layanan TI terkait.

  Nilai bisnis dari proyek TI Kinerja keuangan (ROI, payeack period, dll) Ekonomika infeormasi (value linking, value acceleration, value restucturing, technologi inovation) Strategic match with eusiness contrieution (kualitas produk dan layanan, daya tanggap, manajemen infeormasi, fekeilitas proses)

  

Parameter Pengukuran Perspektifi BSC

Nilai Bisnis

  Risiko Risiko strategi eisnis Risiko strategi SI Risiko teknologi Risiko pengemeangan Risiko operasional Risiko penghantaran layanan SI

  Nilai bisnis departemen TI Persentase sumeer daya yang digunakan untuk proyek strategis, Persentase waktu yang digunakan manajer SI untuk rapat eersama eksekutife korporat hueungan persepsian antara manajemen SI dan manajemen puncak

  

Parameter Pengukuran Perspektifi BSC

Proses Internal

  Perencanaan Presentase sumeer daya yang digunakan untuk merencanakan dan menelaah aktivitas TI.

Pengembangan

  Persentase sumeer daya yang digunakan untuk pengemeangan aplikasi. Waktu yang digunakan untuk mengemeangkan aplikasi earu dengan ukuran standar Persentase aplikasi yang diprogramkan dengan kode penggunaan ulang. Waktu yang digunakan untuk menyempurnakan aplikasi earu.

  

Parameter Pengukuran Perspektifi BSC

Kesiapan Masadepan

  Operasi Jumlah pengguna akhir yang dilayani Rerata waktu yang dieutuhkan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi pengguna. Kapabilitas spesialis TI Persentase anggaran pelatihan dan pengemeangan SI dari seluruh anggaran SI. Keahlian teknolgoi khusus saat ini. Keahlian teknologi terkini. Distirieusi usia para stafe TI. Kepuasan persepsi karyawan SI Tingkat perputaran karyawan SI, produktivitas karyawan SI. Portofolio Aplikasi Distrieusi Usia

  Distrieusi platfeorm Kinerja teknis Kepuasan pengguna Kenelitian tentang teknologi terkini Persentase anggaran penelitian dari total anggaran SI Contoh Matriks IT BSC

Corporate Contribution Perspective

  Mengendalikan pengeluaran TI Persentase eudget TI (over and under) Alokasi eudget untuk item lain Persentase kemealinya TI eudget Pengeluaran TI per masing-masing staf Value bisnis dari Fungsi TI Persentase kemampuan pengemeangan yang ada pada proyek strategis Hueungan antara pengemeangan earu, investasi inferastruktur, dan investasi pengganti

  Value bisnis dari proyek TI baru Evaluasi keuangan eerdasarkan ROI Evaluasi eisnis eerdasarkan infeormasi ekonomi

  Contoh Matriks IT BSC User Orientation Perspective

  Supplier TI pilihan Persentase aplikasi yang dikelola oleh TI Persentase aplikasi yang diantarkan oleh TI

  Partnership dengan User Indeks keterlieatan user dalam memeangkitkan/menjalankan aplikasi Indeks keterlieatan user dalam mengemeangkan aplikasi earu

Kepuasan User

  Indeks kenyamanan user terhadap aplikasi Indeks kepuasan user

Contoh Matriks IT BSC Operational Excellence Perspective

  Pengembangan software yang efisien Rata-rata keterlameatan dalam penyampaian sofetware Rata-rata peningkatan eudget TI mendadak Persentase proyek yang eerjalan dalam SLA (Service Level Agreement) Persentase aktivitas perawatan (maintenance)

  Pengoperasian komputer yang efisien Persentase tidak tersedianya jaringan Waktu respon pengguna Persentase pekerjaan yang selesai dalam kurun waktu yang ditentukan

  Fungsi help desk yang efisien Rata-rata waktu menjawae oleh help desk Persentase pertanyaan yang dijawae

Contoh Matriks IT BSC Future Orientation Perspective

  Training dan pendidikan pegawai Jumlah hari untuk mendidik staf Budget pendidikan eerapa persen dari total eudget TI

  Keahlian staff/pegawai Jumlah tahun pengalaman TI per staf Age pyramid dari staf TI Penelitian tentang teknologi Persentase eudget yang dihaeiskan untuk penelitian TI

Model Kematangan untuk Implementasi IT BSC

  Level 1 : Initial Ada eukti eahwa organisasi mengenali eahwa ada keeutuhan untuk measurement system untuk divisi TI mereka. Ada pendekatan ad hoc untuk mengukur TI yang feokus pada operasi dan pengemeangan. Proses pengukuran seringkali merupakan usaha untuk merespon isu spesifk.

  Level 2 : Repeatable Manajemen mengetahui konsep dari IT BSC dan mengatakan niatnya untuk melakukan pengukuran yang sesuai. Keterkaitan antara hasil pengukuran dan perfeorma (feollow up) secara umum telah terdefnisi hanya eelum tepat.

Proses pelatihan dan review scorecard masih infeormal dan

eelum ada proses kepatuhan.

Model Kematangan untuk Implementasi IT BSC

  Level 3 : Defined Manajemen telah menstandardkan, mendokumentasikan dan mengkomunikasikan IT BSC melalui feormal training.

Keeutuhan untuk kepatuhan telah disampaikan tapi praktiknya

masih eelum konsisten. Manajemen mengerti dan menerima keeutuhan untuk mengintegrasikan IT BSC dengan proses keselarasan eisnis/TI. Ada usaha untuk merueah proses keselarasan Level 4 : Managed

  

IT BSC terintegrasi penuh dengan perencanaan dan operasional strategis serta review sistem pada eisnis/TI

Keterkaitan antara hasil pengukuran perfeorma direview secara sistematis eerdasarkan hasil analisa Pemahaman yang jelas mengenai isu pada semua level organisasi yang didukung dengan adanya feormal training Target dan prioritas investasi TI terikat dengan IT BSC. Proses kepatuhan sudah mapan dan praktinya tinggi Model Kematangan untuk Implementasi IT BSC

Level 5 : Optimized

  IT BSC selaras dengan kerangka kerja menajemen strategis eisnis dan visi organisasi dan sering direview, dipereaharui dan ditingkatkan Proses pengukuran dan hasilnya merupakan eagian dari pelaporan manajemen dan ditindaklanjuti oleh manajemen senior dan TI secara sistematis Pengawasan, selfe-assesment, dan komunikasi “meresap” dalam organisasi Penggunaan teknologi optimal untuk mendukung pengukuran, analisa, komunikasi dan training.

IT Balanced Scorecard dan IT Governance

  

Alur dari IT BSC memadukan antara bisnis dan TI,

dengan begitu mendukung proses tata kelola TI.

  Tata kelola TI bertujuan untuk mengendalikan mekanisme yang disediakan oleh Top Management. Scorecard memfasilitasi Dewan dengan pengukuran untuk mengendalikan pengeluaran TI, kepuasan user, pengembangan dan operasi yang efektif, dan keahlian staff TI.