PENYIMPANAN ARSIP SISTEM ABJAD

PENYIMPANAN PENYIMPANAN

  

ARSIP SISTEM ABJAD

ARSIP SISTEM ABJAD baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan memelihara oleh sebab itu mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin agar memudahkan arsip sebaik mungkin agar memudahkan penemuan kembali warkat yang sewaktu- penemuan kembali warkat yang sewaktu- waktu diperlukan, merupakan suatu hal waktu diperlukan, merupakan suatu hal yang sangat penting, baik terhadap yang sangat penting, baik terhadap kehidupan organisasi, maupun untuk kehidupan organisasi, maupun untuk membantu tugas pimpinan. membantu tugas pimpinan.

  Arsip merupakan alat pengingat, Arsip merupakan alat pengingat,

  

Pada dasarnya pimpinan sangat

Pada dasarnya pimpinan sangat

menginginkan akan adanya menginginkan akan adanya

arsip yang rapi dan tertib guna

arsip yang rapi dan tertib guna memudahkan penyimpanan memudahkan penyimpanan

dan penemuan kembali warkat

dan penemuan kembali warkat yang dibutuhkan sewaktu- yang dibutuhkan sewaktu- waktu dengan cepat dan tepat. waktu dengan cepat dan tepat.

  Oleh karena pimpinan tidak mungkin Oleh karena pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharap agar stafnya demikian pimpinan mengharap agar stafnya dapat benar-benar mampu mengurus dan dapat benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip untuk pimpinan maupun memelihara arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. keseluruhan.

  Berdasarkan hal tersebut, Berdasarkan hal tersebut, seseorang harus mempunyai seseorang harus mempunyai keterampilan dan ketelitian, agar keterampilan dan ketelitian, agar apabila sewaktu-waktu pimpinan apabila sewaktu-waktu pimpinan memerlukan arsipnya, maka arsip memerlukan arsipnya, maka arsip

  Bagi kehidupan suatu Bagi kehidupan suatu organisasi, informasi organisasi, informasi memegang peranan memegang peranan penting karena penting karena informasi merupakan informasi merupakan dasar bagi pimpinan dasar bagi pimpinan untuk pengambilan untuk pengambilan keputusan di dalam keputusan di dalam menentukan menentukan kebijaksanaan. kebijaksanaan. Informasi dapat berupa bahan tertulis, Informasi dapat berupa bahan tertulis, dan dapat juga berbentuk lisan, yang dan dapat juga berbentuk lisan, yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk tulisan, karena informasi lisan mempunyai tulisan, karena informasi lisan mempunyai kelemahan, yaitu mudah terlupakan, tidak kelemahan, yaitu mudah terlupakan, tidak ada bukti yang kuat walaupun ada juga ada bukti yang kuat walaupun ada juga kebaikannya. kebaikannya.

  Oleh sebab itu, maka Oleh sebab itu, maka semua berkas yang memuat semua berkas yang memuat informasi yang bernilai informasi yang bernilai guna, harus mendapat guna, harus mendapat

  Kesimpulannya; Kesimpulannya;

  Penataan arsip perlu Penataan arsip perlu dilakukan untuk dilakukan untuk memudahkan memudahkan penyimpanan dan penyimpanan dan penemuan kembali arsip penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan sehingga perlu dilakukan penentuan metode penentuan metode

  

Dikenal 5 macam sistem penataan

Dikenal 5 macam sistem penataan

arsip yaitu:

arsip yaitu:

1.

  1. Sistem Abjad/Alphabetical Filing System.

  Sistem Abjad/Alphabetical Filing System.

  2.

  2. Sistem Masalah/Perihal/Subject Filing Sistem Masalah/Perihal/Subject Filing System.

  System.

  3.

  3. Sistem Nomor/Numerical Filing System.

  Sistem Nomor/Numerical Filing System.

  4.

  

4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Chronological

Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Chronological Filing System.

  Filing System.

  5.

  5. Sistem Sistem

  Wilayah/Daerah/Regional/Geographical Filing Wilayah/Daerah/Regional/Geographical Filing

  

Beragam pengertian Sistem

Beragam pengertian Sistem

  Abjad/ Abjad/ Alphabetical Filing System Alphabetical Filing System 1.

  1. Salah satu sistem penataan berkas yang

  Salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturaan dengan berpedoman pada peraturaan mengindeks. mengindeks.

  2.

  2. Penyelenggaraan sistem kearsipan

  Penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad/alfabet, disusun mulai berdasarkan abjad/alfabet, disusun mulai dari A sampai Z, Aa sampaiZz, dan dari A sampai Z, Aa sampaiZz, dan

  3.

  3. Sistem penyimpanan dan Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam berdasarkan abjad. Dalam penyusunannya setiap penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan map (folder) menunjukkan

nama korespondennya

nama korespondennya

serta disusun berdasarkan serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan abjad sesuai dengan warkat yang ada. warkat yang ada.

  4.

  Penyimpanan atau penempatan dokumen diurutkan berdasarkan dokumen diurutkan berdasarkan alphabet atau abjad. Yang diurutkan alphabet atau abjad. Yang diurutkan disini adalah nama orang atau nama disini adalah nama orang atau nama perusahaan. perusahaan.

4. Penyimpanan atau penempatan

  Jadi nama-nama tersebut diurutkan Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad berdasarkan huruf pertama. secara abjad berdasarkan huruf pertama.

  Penempatan dan pengurutannya sama Penempatan dan pengurutannya sama persis dengan pengurutan kata-kata persis dengan pengurutan kata-kata pada kamus. pada kamus.

  Contoh: Kearsipan Sistem Abjad Contoh: Kearsipan Sistem Abjad

Karton penyekat abjad Map ordner sistem abjad

  

Karton penyekat abjad Map ordner sistem abjad

_{Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama} korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat _{korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada. yang ada.}

  Sistem abjad ini merupakan sistem Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan yang disebut juga dengan

  sistem arsip sistem arsip langsung langsung

  ( (

  direct filing system direct filing system ).

  ).

  

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai

sistem penyimpanan arsip karena: sistem penyimpanan arsip karena: 1.

  1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama. nama.

  2.

  

2. Petugas menginginkan agar dokumen dari

Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama. nama yang sama.

  3.

  3. Jumlah langganan yang berkomunikasi

Jumlah langganan yang berkomunikasi

banyak. banyak.

  4.

  4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

  Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

  

Memahami warkat dengan menggunakan

Memahami warkat dengan menggunakan

sistem abjad, terdapat beberapa istilah sistem abjad, terdapat beberapa istilah atau terminology yang perlu diketahui: atau terminology yang perlu diketahui: 1.

1. Kode Kode

  adalah tanda/simbol yang tertulis atau adalah tanda/simbol yang tertulis atau ditulis di atas kertas (arsip) yang menunjukkan ditulis di atas kertas (arsip) yang menunjukkan isi yang terkandung di dalam arsip tersebut. isi yang terkandung di dalam arsip tersebut.

  Kode yang digunakan dapat berupa abjad dari Kode yang digunakan dapat berupa abjad dari nama (nama orang, nama organisasi, nama nama (nama orang, nama organisasi, nama tempat/ wilayah, nama benda atau nama tempat/ wilayah, nama benda atau nama pokok masalah) yang terkandung di dalam pokok masalah) yang terkandung di dalam arsip. Kode dapat juga berupa angka, atau arsip. Kode dapat juga berupa angka, atau

2. Koding/ Koding/ Mengkode (kodifikasi) Mengkode (kodifikasi)

  2.

  adalah aktivitas atau kegiatan adalah aktivitas atau kegiatan menentukan atau memberikan kode menentukan atau memberikan kode pada arsip yang dapat dipergunakan pada arsip yang dapat dipergunakan sebagai petunjuk dalam penyusunan dan sebagai petunjuk dalam penyusunan dan penyimpanan arsip. penyimpanan arsip.

  Perlu diketahui bahwa kode arsip dapat Perlu diketahui bahwa kode arsip dapat diberikan pada daftar indeks yang telah diberikan pada daftar indeks yang telah ditetapkan, sesuai dengan sistem ditetapkan, sesuai dengan sistem kearsipan yang digunakan. kearsipan yang digunakan.

  Kode diambil Kode diambil dari huruf pertama dari nama/judul yang dari huruf pertama dari nama/judul yang

3. Indeks Indeks

  3.

  Merupakan daftar/tabel berisi susunan Merupakan daftar/tabel berisi susunan pokok masalah ( pokok masalah (

  heading heading

  ) dan sub ) dan sub pokok masalah ( pokok masalah (

  sub heading sub heading

  ) atau ) atau sub-sub pokok masalah ( sub-sub pokok masalah (

  sub-sub sub-sub heading heading

  ) yang disusun menurut ) yang disusun menurut susunan abjad/ nomor/gabungan dari susunan abjad/ nomor/gabungan dari abjad dan nomor. abjad dan nomor.

  Indeks berfungsi sebagai petunjuk Indeks berfungsi sebagai petunjuk atau keterangan penting dalam atau keterangan penting dalam pekerjaan filing karena dapat pekerjaan filing karena dapat menetapkan kode arsip, atau tempat menetapkan kode arsip, atau tempat

  4

  4 . . Mengindeks Mengindeks

  Mengindeks merupakan cara untuk menemukan Mengindeks merupakan cara untuk menemukan dan menentukan ciri atau tanda dari suatu dan menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal (caption) untuk memudahkan tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui dalam susunan mana dokumen mengetahui dalam susunan mana dokumen tersebut harus dimasukkan ke dalam file, selain tersebut harus dimasukkan ke dalam file, selain itu untuk memudahkan mengetahui di dalam file itu untuk memudahkan mengetahui di dalam file mana dokumen tersebut dapat ditemukan mana dokumen tersebut dapat ditemukan apabila diperlukan. apabila diperlukan.

5. Mengabjad Mengabjad

  5.

  Mengabjad berarti menyusun nama atau caption Mengabjad berarti menyusun nama atau caption atau judul-judul arsip menurut susunan abjad. atau judul-judul arsip menurut susunan abjad.

6. Judul/ Judul/ caption caption

  6.

  Adalah nama yang sudah diindeks yang Adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda pengenal. kemudian dijadikan tanda pengenal.

  Dalam Kearsipan judul disebut juga Dalam Kearsipan judul disebut juga heading heading atau atau caption caption

  , , title title atau nama. Judul/ atau nama. Judul/ caption caption merupakan pokok soal yang akan digunakan merupakan pokok soal yang akan digunakan sebagai kode dalam penyusunan dan sebagai kode dalam penyusunan dan penyimpanan arsip. penyimpanan arsip.

  Judul, Judul, caption caption atau nama bisa diambil dari atau nama bisa diambil dari nama orang, nama benda, nama tempat, nama orang, nama benda, nama tempat, nama organisasi, nama wilayah, nama pokok nama organisasi, nama wilayah, nama pokok masalah (perihal) dalam surat. Untuk masalah (perihal) dalam surat. Untuk

  

Keuntungan pemakaian sistem abjad:

Keuntungan pemakaian sistem abjad:

1.

  1. Sangat mudah menggolongkan surat

  Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/ menurut nama organisasi/instansi/ lembaga/perusahaan. lembaga/perusahaan.

  2.

  2. Menyimpan dapat dilakukan dengan

  Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. mudah dan cepat.

  3.

  3. Sederhana dan mudah dimengerti, baik

  Sederhana dan mudah dimengerti, baik pekerjaan maupun pencariannya. pekerjaan maupun pencariannya.

  Perlengkapannya dapat dipergunakan

  Kerugian pemakaian sistem abjad: Kerugian pemakaian sistem abjad: 1.

  1. Dalam sistem yang luas memerlukan waktu

  Dalam sistem yang luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat atau yang lama untuk menemukan surat atau warkat yang diperlukan. warkat yang diperlukan.

  2.

  2. Sulit apabila terdapat nama-nama yang sama

  Sulit apabila terdapat nama-nama yang sama terutama nama orang. terutama nama orang.

  3.

  3. Surat mungkin lebih tepat apabila disimpan

  Surat mungkin lebih tepat apabila disimpan menurut perihalnya. menurut perihalnya.

  Contoh: Contoh:

  

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode

  Sistem abjad membedakan judul atas Sistem abjad membedakan judul atas empat golongan, adalah: empat golongan, adalah: 1.

  1. Nama perorangan (Individual name).

  Nama perorangan (Individual name).

  2.

  2. Nama perusahan (Firm name/ Business Nama perusahan (Firm name/ Business name). name).

  3.

  3. Nama Instansi Pemerintah (Government

Nama Instansi Pemerintah (Government

name). name).

  4.

  4. Nama organisasi/perhimpunan (Civic Nama organisasi/perhimpunan (Civic mission). mission).

  Mengindeks Nama Orang Indonesia

Mengindeks Nama Orang Indonesia

1.

  Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu suku kata, maka diindek sebagai berikut: satu suku kata, maka diindek sebagai berikut: No.

1. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari

  No. Judul/Nama Judul/Nama Unit 1 Unit 1 Unit 2 Unit 2 Kode Kode 1.

  1. Dearliana

  Dearliana Dearliana

  Dearliana D D 2.

  2. Suharto

  Suharto Suharto

  Suharto S S 3.

3. Median

  Median Median

  Median M M

2. Nama ganda adalah nama yang terdiri dari

  2.

  Nama ganda adalah nama yang terdiri dari lebih dari satu suku kata, maka diindeks lebih dari satu suku kata, maka diindeks berdasarkan suku kata nama terakhir. berdasarkan suku kata nama terakhir.

  No. ^{No. Judul/Nama Judul/Nama Unit 1 Unit 1 Unit 2 Unit 2 Kode Kode} 1.

  1. Nazhira Idzni

  Nazhira Idzni Idzni

  Idzni Nazhira

  Nazhira

  I I 2.

  2. Muhammad

  Muhammad Muslih

  Muslih Muslih

  Muslih Muhammad

  Muhammad M M

  3. Nama keluarga/suku/marga adalah nama

  3. Nama keluarga/suku/marga adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku/ marga, orang diikuti nama keluarga/suku/ marga, maka diindeks berdasarkan nama maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga misalnya: keluarga/suku/marga misalnya:

  No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Kode _{No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Kode 1. 1.} Aspin Sihombing Sihombing Aspin S Aspin Sihombing Sihombing Aspin S _2.

  2. Bob Tutupoly Tutupoly Bob T Bob Tutupoly Tutupoly Bob T Nama yang menggunakan singkatan di depan

4. Nama yang menggunakan singkatan di depan 4.

  maupun di belakang dan tidak diketahui maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya, kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya, misalnya: _{No. Judul/Nama No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode} misalnya: _{Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode} 1. _1. A.Rachman Rachman A R

  A.Rachman Rachman A R 2. _2. M. Maulana S. Maulana S M M M. Maulana S. Maulana S M M 3. _3. Nama yang menggunakan singkatan di depan

5. Nama yang menggunakan singkatan di depan 5.

  maupun di belakang dan diketahui maupun di belakang dan diketahui kepanjangannya, maka diindeks dengan cara kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut, misalnya: menulis lengkap singkatan tersebut, misalnya: _{No. No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode} ^1.

  1. _{S. Ranuwijaya S. Ranuwijaya Suwandi Suwandi Ranuwijaya Ranuwijaya S S 2.}

  2. _{B.M. Diah Bahrudin Muhammad Diah B B.M. Diah Bahrudin Muhammad Diah B 3.}

  3. _{T.D. Marzuki Teuku Daud Marzuki T T.D. Marzuki Teuku Daud Marzuki T}

6. Nama yang memakai gelar, yang

  6.

  Nama yang memakai gelar, yang diutamakan adalah nama asli atau marga diutamakan adalah nama asli atau marga dan gelar tidak diindeks, dan gelar tidak diindeks, ditempatkan pada unit dalam tanda ditempatkan pada unit dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks. turut diindeks. Ada beberapa gelar yang umum dipakai, Ada beberapa gelar yang umum dipakai, yaitu: yaitu:

  Gelar akademis

  , seperti: S.Pd, Dra, Dr, , seperti: S.Pd, Dra, Dr,

• Gelar akademis

  Ir, SH, SE, Prof, Ph.D, M.Sc, M.Pd, MBA, Ir, SH, SE, Prof, Ph.D, M.Sc, M.Pd, MBA, M.M, M.Si dan lain-lain.

  M.M, M.Si dan lain-lain.

  Gelar keagamaan

  antara lain: Kyai, Haji, antara lain: Kyai, Haji,

• Gelar keagamaan

  Hajjah, Ustadz, Bhiksu, Pendeta, Pastor, Hajjah, Ustadz, Bhiksu, Pendeta, Pastor, dan lain-lain. dan lain-lain.

  Gelar Kebangsawanan , seperti: Raden,

  , seperti: Raden, Raden Ajeng, KRT, Sunan, Sultan, Andi,

• Gelar Kebangsawanan

  Raden Ajeng, KRT, Sunan, Sultan, Andi, Cut, Ida Bagus/Ida Ayu, Cokorda, Lalu dan

  Cut, Ida Bagus/Ida Ayu, Cokorda, Lalu dan sebagainya. sebagainya.

  Gelar Kepangkatan , seperti: Marsekal,

  , seperti: Marsekal, Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel,

• Gelar Kepangkatan

  Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel, Jenderal, Komisaris Besar, dan lain-lain. Jenderal, Komisaris Besar, dan lain-lain.

  Gelar Jabatan , seperti: Presiden,

  , seperti: Presiden, Menteri, Gubernur, Direktur, Bupati,

• Gelar Jabatan

  Menteri, Gubernur, Direktur, Bupati, Diindeks sebagai berikut: Diindeks sebagai berikut: _{No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode 1. Ir H. Iwan Zaiwansyah Iwan Zaiwansyah}

  1. Ir H. Iwan Zaiwansyah Iwan Zaiwansyah _{(H.Ir) (H.Ir)} ^I _I

_{2. Jendral M. Panggabean Panggabean M P}

  

2. Jendral M. Panggabean Panggabean M P

_{(Jendral) (Jendral)}

_{3. KRT. Widjojoprawiro Widjojoprawiro (KRT) W}

  

3. KRT. Widjojoprawiro Widjojoprawiro (KRT) W

_{4. Kyai Achmad Dahlan Dahlan Achmad D}

  

4. Kyai Achmad Dahlan Dahlan Achmad D

_{(Kyai) (Kyai)}

  7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di

  7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diideks adalah nama

  Bali, diutamakan untuk diideks adalah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran. diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran. _{No. No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode}

  1. Ida Bagus Putu Arsana Putu Ida Bagus A _{1. Ida Bagus Putu Arsana Putu Ida Bagus A Arsana Arsana} 2. _2. ^{I Gusti Made Yono Yono Made} _{I Gusti Made Yono Yono Made} ^{I Gusti Y} _{I Gusti Y} 3. _3. ^{I Gusti Nyoman Panji Tisna Nyoman} _{I Gusti Nyoman Panji Tisna Nyoman} ^{I Gusti P} _{I Gusti P}

  8.

  8. Nama yang didahului dengan nama baptis, Nama yang didahului dengan nama baptis, diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian diikuti oleh nama baptisnya. diikuti oleh nama baptisnya. _{No. No. Judul/Nama Judul/Nama Unit 1 Unit 1 Unit 2 Unit 2 Unit 3 Unit 3 Kode Kode} 1. ^{1. FX Suharso FX Suharso Suharso Suharso F F X X S S} 2. ^{2. Leo Sukoto Leo Sukoto Sukoto Sukoto Leo Leo S S} 3. ^{3. Antonius Yatin Antonius Yatin Yatin Yatin Antonius Antonius Y Y}

  9. Nama wanita yang diikuti nama suami atau

  9. Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu, misalnya: _{No. No.} suami/ayahnya terlebih dahulu, misalnya: _{Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode}

  1. Ny. Sadiah Zainuddin Sadiah Z _{1. Ny. Sadiah Zainuddin Sadiah Z Zainuddin Zainuddin (Ny) (Ny)} 2. ^{2. Ny. Ny. Suciati Suciati Suwiryo Suwiryo Suciati Suciati S S} _{Suwiryo. Suwiryo. (Ny) (Ny)}

  3. Ny. Kartini Legowo Kartini L _{3. Ny. Kartini Legowo Kartini L}

  10.

  10. Nama yang memakai kata bin, binti,

  Nama yang memakai kata bin, binti, diindeks dengan cara nama terakhir yang diindeks dengan cara nama terakhir yang

mengikuti kata bin/binti sebagai main

mengikuti kata bin/binti sebagai main

captionnya, misalnya: captionnya, misalnya: _{No. No. Judul/Nama Judul/Nama Unit 1 Unit 1 Unit 2 Unit 2 Unit 3 Unit 3 Kode Kode} 1. ^{1. Achmad bin Salim Achmad bin Salim Bin Salim Bin Salim Achmad Achmad S S} 2. ^{2. Aminah binti Aminah binti} _{Samidin Samidin}

^{Binti Binti}

_{Samidin Samidin} ^{Aminah Aminah S S}

  Mengindeks Nama Orang Asing

Mengindeks Nama Orang Asing

  Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dll,

1. Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dll, 1.

  diindeks berdasarkan nama keluarga yang diindeks berdasarkan nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian belakang nama biasanya ditempatkan di bagian belakang nama

  (nick name), misalnya: _{No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode} (nick name), misalnya:

  

1. Robert John Kennedy Robert John K

_{1. Robert John Kennedy Robert John K}

_{Kennedy Kennedy}

  

2. George R Terry Terry George Robert T

_{2. George R Terry Terry George Robert T}

  2. Nama orang Eropa yang memakai tanda

  2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang penghubung, diindeks nama yang menggunakan tanda penghubung tersebut menggunakan tanda penghubung tersebut diindeks sebagai satu kata, misalnya: diindeks sebagai satu kata, misalnya: _{No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode 1. Peter Smith-White Peter S 1. Peter Smith-White Peter S}

_Smith-White

Smith-White

_{2. 2. Marry Duff - Frasier Duff - Frasier} Marry Duff - Frasier Duff - Frasier _{Marry D Marry D}

  3.

  Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap sebagai suatu unit hendaknya tidak dianggap sebagai suatu unit tersendiri, tetapi merupakan dari nama tersendiri, tetapi merupakan dari nama keluarga. keluarga.

3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan,

  Pengindekan dilakukan dengan cara Pengindekan dilakukan dengan cara menempatkan nama yang didepannya diberi menempatkan nama yang didepannya diberi awalan, misalnya Va, Vander, Von,De la, Mc, El, awalan, misalnya Va, Vander, Von,De la, Mc, El, Al, dll.

  Al, dll. _{No. No. Judul/Nama Judul/Nama Unit 1 Unit 1 Unit 2 Unit 2 Unit 3 Unit 3 Kode Kode} 1. ^{1. John van den Bosch John van den Bosch van den Bosch van den Bosch John John V V} 2. ^{2. Leonardo da Vinci Leonardo da Vinci da Vinci da Vinci Leonardo Leonardo D D}

  4.

  4. Nama orang Cina, Korea, diindeks dengan cara Nama orang Cina, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis, menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis, karena baik orang Cina maupun Korea, nama karena baik orang Cina maupun Korea, nama keluarga selalu dicantumkan di depan, contoh: keluarga selalu dicantumkan di depan, contoh:

  No ^{No . . Judul/Nama Judul/Nama Unit 1 Unit 1 Unit 2 Unit 2 Unit 3 Unit 3 Kode Kode} 1. ^{1. Liem Swie King Liem Swie King Liem Liem Swie Swie King King L L} 2. ^{2. The Liang Gie The Liang Gie The The Liang Liang Gie Gie T T}

  

Mengindeks Nama Perusahaan

Mengindeks Nama Perusahaan

  1. Mengindeks nama Perusahaan pada umumnya

  1. Mengindeks nama Perusahaan pada umumnya (Toko, Pabrik, PT, Firma, CV, Kantor, Instansi)

  (Toko, Pabrik, PT, Firma, CV, Kantor, Instansi) diutamakan nama yang dipentingkan baru diutamakan nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukumnya atau kegiatannya: diikuti jenis badan hukumnya atau kegiatannya:

  No No . Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode _{1. PT Mekasari Mekasari Perseroan Terbatas M 1. PT Mekasari Mekasari Perseroan Terbatas M . Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode 2. Pabrik Sepatu Bata Bata Pabrik Sepatu B}

  2. Pabrik Sepatu Bata Bata Pabrik Sepatu B

  2.

  2. Nama Bank atau nama perusahaan yang Nama Bank atau nama perusahaan yang disingkat, cara pengindekannya adalah dengan disingkat, cara pengindekannya adalah dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan itu, menampilkan kepanjangan dari singkatan itu, terlebih dulu kemudian diindek sebagaimana terlebih dulu kemudian diindek sebagaimana nama kepanjangannya. nama kepanjangannya. _{No No} . ^{. Judul/Nama Judul/Nama Unit 1 Unit 1 Unit 2 Unit 2 Unit 3 Unit 3 Unit 4 Unit 4 Kode Kode} _{1. 1. GIA GIA Garuda Garuda Indonesia Indonesia Airways Airways G G} 2. ^{2. Permigas Permigas Minyak Minyak Gas Gas Perusahaan Perusahaan M M} 3. ^{3. PT KAI PT KAI Kereta Kereta Api Api Indonesia Indonesia Perseroan Perseroan K K}

  3. Nama perusahaan yang menggunakan orang

  3. Nama perusahaan yang menggunakan orang sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian diikuti oleh jenis badan hukum atau diikuti oleh jenis badan hukum atau kegiatannya, contoh: _{No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode} kegiatannya, contoh:

  1. RS Cipto Cipto Mangunkusumo Rumah C _{1. RS Cipto Cipto Mangunkusumo Rumah C Mangunkusumo Mangunkusumo Sakit Sakit}

  2. John Lee Company Lee John Company L _{2. John Lee Company Lee John Company L}

  4.

  4. Nama Perusahaan yang terdiri dari angka Nama Perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara menulis angka tersebut diindeks dengan cara menulis angka tersebut sebagai suatu unit dengan yang lainnya, sebagai suatu unit dengan yang lainnya, sebagai contoh: sebagai contoh: _{No. No. Judul/Nama Judul/Nama Unit 1 Unit 1 Unit 2 Unit 2 Unit 3 Unit 3 Kode Kode} 1. ^{1. Toko 99 Toko 99 Sembilan- Sembilan-} _{sembilan sembilan} ^{Toko Toko S S} 2. ^{2. Hotel 234 Hotel 234 Dua tiga Dua tiga} _{Empat Empat} ^{Hotel Hotel D D}

  5.

  5. Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan bukan merupakan singkatan diideks dengan bukan merupakan singkatan diideks dengan cara: cara:

  No ^{No . .} _{Judul/Nama Judul/Nama Unit 1 Unit 1 Unit 2 Unit 2 Unit 3 Unit 3 Unit 4 Unit 4 Kode Kode} 1. ^{1. Toko ABC Toko ABC A A B B C C Toko Toko A A} 2. ^{2. Firma KS Firma KS K K S S Firma Firma K K}

  6.

  Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung dari, dan, &, atau kata depan penghubung dari, dan, &, atau kata depan of maka kata penghubung, kata depan of maka kata penghubung, kata depan tersebut harus diletakkan dalam kurung dan tersebut harus diletakkan dalam kurung dan diindeks mengikuti unit tersendiri, diindeks mengikuti unit tersendiri, pengindekannya dilakukan: pengindekannya dilakukan: _{No No} . ^{. Judul/Nama Judul/Nama Unit 1 Unit 1 Unit 2 Unit 2 Unit 3 Unit 3 Kode Kode} _{1. 1. Suryono & Co Suryono & Co Suryono Suryono}

6. Nama perusahaan yang menggunakan kata

  (and) (and) ^{Company Company S S} 2. ^{2. Sawitri Salon & Sawitri Salon & Sawitri Sawitri Salon (and) Salon (and) Make Make S S}

  Mengindeks Nama Instansi Mengindeks Nama Instansi Pemerintah Pemerintah

  Badan pemerintah meliputi Departemen, Badan pemerintah meliputi Departemen, Lembaga non Departemen.

  Lembaga non Departemen.

  Demikian juga Demikian juga instansi resmi maupun militer. Seperti instansi resmi maupun militer. Seperti

  Direktorat, Sekretariat Jendral, Jawatan, Direktorat, Sekretariat Jendral, Jawatan, dll. Untuk kepentingan file, untuk nama dll. Untuk kepentingan file, untuk nama instansi pemerintah ini perlu ada instansi pemerintah ini perlu ada peraturan dan cara mengindeksnya. peraturan dan cara mengindeksnya.

  1.

  Badan pemeritah di dalam negeri diindeks dengan kata pengenalnya/kata tangkapnya, dengan kata pengenalnya/kata tangkapnya, misalnya: misalnya: _{No No . . Judul/Nama Judul/Nama Unit 1 Unit 1 Unit 2 Unit 2 Unit 3 Unit 3 Kode Kode} 1. ^1. _{Departemen Departemen Dalam Negeri Dalam Negeri Dalam Dalam Negeri Negeri Departemen Departemen D D} 2. ^2. _{Direktorat Bea Direktorat Bea dan Cukai dan Cukai Bea (dan) Bea (dan) Cukai Cukai Direktorat Direktorat B B} 3. ^3. _{Kantor POS Kantor POS POS POS Besar Besar Kantor Kantor P P}

1. Badan pemeritah di dalam negeri diindeks

  2. Lembaga Negara dan Lembaga non

  2. Lembaga Negara dan Lembaga non Departemen diindek kata pengenal/kata

  Departemen diindek kata pengenal/kata tangkapnya yang diutamakan dan diikuti bentuk tangkapnya yang diutamakan dan diikuti bentuk badan tersebut, misanya: badan tersebut, misanya: _{No. No. Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Kode Kode 1. LAN Administrasi Negara Lembaga A}

  1. LAN Administrasi Negara Lembaga A

_{2. LIPI Ilmu Pengetahuan Indonesia Lembaga}

  

2. LIPI Ilmu Pengetahuan Indonesia Lembaga

^I _{I 3. DPR Perwakilan Rakyat Dewan P}

  3. DPR Perwakilan Rakyat Dewan P

  3.

  3. Badan Pemerintah Daerah diindek kata Badan Pemerintah Daerah diindek kata pengenal utamanya diikuti bentuk badan pengenal utamanya diikuti bentuk badan tersebut, misalnya: tersebut, misalnya: _{No. No. Judul/Nama Judul/Nama Unit 1 Unit 1 Unit 2 Unit 2 Unit 3 Unit 3 Kode Kode} 1. ^{1. Provinsi Jawa Provinsi Jawa} _{Tengah Tengah} ^{Jawa Jawa} _Tengah

_Tengah

^{Provinsi Provinsi J J} 2. ^{2. Kabupaten Kabupaten} _{Asahan Asahan} ^{Asahan Asahan Kabupaten Kabupaten A A} 3. ^{3. Kecamatan Kecamatan} _{Grogol Grogol} ^{Grogol Grogol Kecamatan Kecamatan G G}

  4.

  4. Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah kata pengenal terpenting dari nama kata pengenal terpenting dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya. sifatnya. _{No. No. Nama Nama Unit 1 Unit 1 Unit 2 Unit 2 Unit 3 Unit 3 Unit 4 Unit 4 Kode Kode} 1. ^{1. HMI HMI Mahasiwa Mahasiwa Himpunan Himpunan M M} 2. ^{2. PGRI PGRI Guru Guru Republik Republik Indonesia Indonesia Persatuan Persatuan G G}

  5.

  5. Nama Pemerintah negara asing, diindek yang Nama Pemerintah negara asing, diindek yang diutamakan adalah unit politik dari negara diutamakan adalah unit politik dari negara tersebut, misalnya: tersebut, misalnya: No. ^No. _{Judul/Nama Judul/Nama Unit 1 Unit 1 Unit 2 Unit 2 Unit 3 Unit 3 Kode Kode} 1. ^{1. Republik Republik} _{Indonesia Indonesia} ^{Indonesia Indonesia Republik Republik I I} 2. ^{2. CIA American CIA American American American Central Central Intelegence Intelegence} _{(of) (of)} ^{A A}

  

Merancang Daftar Klasifikasi

Merancang Daftar Klasifikasi

  Dalam merancang klasifikasi abjad nama- Dalam merancang klasifikasi abjad nama- nama dikelompokkan atas 4 kelompok, nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu: yaitu:

  Nama Perorangan

• Nama Perorangan

  Nama Perusahaan

• Nama Perusahaan

  Instansi Pemerintah

• Instansi Pemerintah

  Nama Organisasi dan Perhimpunan

• Nama Organisasi dan Perhimpunan

  Setelah nama diindeks kemudian surat- Setelah nama diindeks kemudian surat- surat diklasifikasikan berdasarkan abjad surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari mulai dari

  A A

  sampai sampai

Z, Z,

  tapi bila terdapat tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya. kedua, ketiga dan seterusnya.

  Contoh Contoh

  : :

  A, B, C,…………………………………Z

• A, B, C,…………………………………Z

  Aa, Ab, Ac, ……………………………Az

• Aa, Ab, Ac, ……………………………Az

  Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama- dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama- nama tersebut dapat diurut sebagai berikut: nama tersebut dapat diurut sebagai berikut:

  Aan,Jamaan Baenulhaq Carli Dahrul Abas,Abdul Bainulhakim Carlianis Darman,Iskandar

Abbas,Yasir Badrianus Channe Dasman,Yusar

  

Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

  Filing Kabinet,

• Filing Kabinet,

  dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan, laci filing dapat disesuaikan dengan kebutuhan, laci filing kabinet diberi kode pada bagian depannya. kabinet diberi kode pada bagian depannya.

  Misalnya filing kabinet mempunyai empat laci, Misalnya filing kabinet mempunyai empat laci, maka maka kodenya adalah:

  kodenya adalah:

  Laci I berkode A- F, Laci Laci I berkode A- F, Laci

  II II berkode G – L, Laci

  berkode G – L, Laci

  III berkode M – S,

  III berkode M – S, Laci IV berkode T – Z. Laci IV berkode T – Z.

2. Guide Guide

  2.

  , , banyaknya guide yang dibutuhkan bila banyaknya guide yang dibutuhkan bila menggunakan sistem abjad sederhana 26 menggunakan sistem abjad sederhana 26 buah. Ditempatkan pada folder/map gantung. buah. Ditempatkan pada folder/map gantung.

  Tetapi bila suatu organisasi telah berkembang Tetapi bila suatu organisasi telah berkembang dimana tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk dimana tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk abjad. Maka pada masing-masing laci akan abjad. Maka pada masing-masing laci akan terdapat 26 guide. terdapat 26 guide.

  Sehingga guide yang dibutuhkan dapat Sehingga guide yang dibutuhkan dapat sebanyak 26x26 buah = 676 buah. Dalam sebanyak 26x26 buah = 676 buah. Dalam

praktik untuk membatasi jumlah guide dapat

praktik untuk membatasi jumlah guide dapat pula digunakan kode gabungan. pula digunakan kode gabungan. Misalnya: kode laci ABC, DEF, GHI dan Misalnya: kode laci ABC, DEF, GHI dan seterusnya. Pada tiap guide diberi tab. seterusnya. Pada tiap guide diberi tab.

  Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z kemudian disusun berdasarkan abjad kemudian disusun berdasarkan abjad pertama, kedua, ketiga dan selanjutnya. pertama, kedua, ketiga dan selanjutnya.

3. Folder Folder

  3.

  , , banyaknya folder yang dibutuhkan bagi banyaknya folder yang dibutuhkan bagi organisasi yang masih sederhana organisasi yang masih sederhana sebanyak 26 buah. Folder tersebut sebanyak 26 buah. Folder tersebut berkode A sampai Z. Tetapi bagi berkode A sampai Z. Tetapi bagi organisasi yang telah berkembang, organisasi yang telah berkembang, maka tiap laci akan memuat 26 folder. maka tiap laci akan memuat 26 folder. Dengan perincian sebagai berikut: Dengan perincian sebagai berikut:

  Di belakang guide A disusun folder Aa, Ab, Di belakang guide A disusun folder Aa, Ab,

  Ac…………..Az Ac…………..Az

  Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb, Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb,

  Bc…………..Bz Bc…………..Bz

  Dibelakang guide C, disusun folder Ca, Cb, Dibelakang guide C, disusun folder Ca, Cb,

  Cc……………Cz Cc……………Cz

  4.

  4. Rak Sortir,

  Rak Sortir,

  yang yang dibutuhkan dibutuhkan sebanyak 26 Rak. sebanyak 26 Rak.

  Diberi kode abjad Diberi kode abjad dari A sampai z dari A sampai z sehingga sehingga memudahkan memudahkan pemisahan surat. pemisahan surat.

  5.

  

Kartu Indeks

5. Kartu Indeks

  disesuaikan disesuaikan dengan dengan kebutuhan. Kartu kebutuhan. Kartu

  Indeks disimpan Indeks disimpan dalam laci kartu dalam laci kartu indeks. indeks.

6. Rak kartu Rak kartu

  6.

  atau laci atau laci kartu, untuk kartu, untuk menyimpan kartu menyimpan kartu indeks. indeks.

  

Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur Penyimpanan Arsip