Slide ACC103 Aplikom1 Pendahuluan
1
APLIKASI KOMPUTER
Pendahuluan
Oleh: Chaerul Anwar, MTI
Contact
• Nama : Chaerul Anwar, M.T.I (Chan)
• Email : chaerul.anwar@upj.ac.id
• HP : 0816840055 -> WA
3
4
Objective
• Setelah Menyelesaikan perkuliahan Aplikasi
Komputer Mahasiswa diharapkan mampu
menjalankan beberapa aplikasi Office
Automation seperti word processing,
Spreadsheet dan aplikasi lainnya seperti surat
elektornik (e-mail) yang terkait aplikasi
pendukung kegiatan perkantoran
Week 1. Pendahuluan
Pada pertemuan ini dibahas tentang
penggunaan Aplikasi komputer sebagai
bagian dari Otomatisasi perkantoran
• Otomatisasi Kantor
• Aplikasi OA
• Peranan OA dalam Pemecahan
Masalah
Otomatisasi kantor
•
Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas
yang biasa dilakukan oleh manusia
• Otomatisasi dimulai di pabrik
▫
▫
▫
▫
Numerical control (NC)
Direct numerical control (DNC)
CAD/CAM
Robotics
• Pekerjaan Kantor yang terotomatisasi dimaksudkan untuk
membantu pekerja sekretarial dan administrasi.
• Membantu komunikasi dengan orang-orang di dalam dan di luar
perusahaan
• Penggunaan Office Automation dilakukan untuk meningkatkan
produktivitas
Manfaat
Membuat informasi menjadi lebih mudah dan
murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk
integrasi informasi sehingga perusahaan mampu
berkompetisi lebih baik (competitive
advantage)
OTOMATISASI KANTOR
• Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi
meningkatkan produktifitas pekerjaan.
• Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan
istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik
listriknya. Pada tahun 1964, IBM memasarkan mesin yang disebut
Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat
mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara
otomatis.
Definisi
•
Otomatisasi Kantor (Office Automation)
adalah :
Penggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal
terutama berkaitan dengan komunikasi
informasi dengan orang-orang di dalam dan di
luar perusahaan untuk meningkatkan
produktivitas.
Penguna OA
OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada
dasarnya ada 4 (empat) katagori pemakai – manajer, profesional,
sekretaris dan pegawai administratif.
▫
Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber
daya perusahaan, terutama SDM.
▫
Profesional bekerja dengan menggunakan keahlian khusus
dibidang tertentu (wiraniaga, dokter, pengajar). Profesional bekerja
sesuai dengan fungsionalitas serta mandiri.
▫
Sekretaris bisanya ditugaskan untuk melaksanakan berbagai tugas
seperti menangani korespondensi, membuat notulensi, menjawab
telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
▫
Pegawai administratif lainnya melaksanakan tugas-tugas seperti
mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan
dokumen dan mengirimkan surat.
Perusahaan
MODEL
OA
Aplikasi OA
Non-komputer
Pemecah
Masalah lain
Pemecah
Masalah
lingkungan
komunikasi
lingkungan
Aplikasi OA
Berbasis
komputer
database
informasi
Input
Sumber daya
fisik
Mengubah
(process)
Output
Sumber daya
fisik
TUJUAN OA
Tujuan OA di tahun-tahun awal, antara lain:
1. Penggabungan dan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di
kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas
pekerjaan
•
Produk OA memungkinkan produktivitas para pekerja
kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara
lebih cepat dan lebih baik.
Tujuan OA Masa Kini
1.
Pendapatan yang Lebih Tinggi versus
Penghindaran Biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi
komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan
untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2.
Pemecahan masalah Kelompok.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari
manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk
memecahkan masalah kelompok.
3.
Pelengkap – Bukan Pengganti.
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa
keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua
komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap
muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan
sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi
tradisional.
APLIKASI OA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Pengolah kata (word processing)
Surat elektronik (e-mail)
Pesan suara (voice mail)
Kalender elektronik (electronic calendaring)
Konferensi audio (audio conferencing)
Konferensi video (video conferencing)
Konferensi komputer (computer conferencing)
Transmisi faximili / FAX (facsimile transmision)
Videotext
Pencitraan ( image storage and retrieval)
Desktop publishing
Word Processing
• Menggunakan komputer untuk melaksanakan
tugas-tugas yang diperlukan dalam penyiapan
dokumen yang ditik atau dicetak
• Kontribusi untuk manager adalah peyiapan
komunikasi yang lebih efektif
Sistem Word Processing
Secretary or manager
CPU
Document storage
Typed documents
Electronic Mail (E-mail)
• Menggunakan jaringan komputer yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim,
menyimpan, dan menerima pesan menggunakan
terminal dan media penyimpan
• Bagus jika percakapan dua arah tidak
diperlukan
• Eliminates phone tag
Kalender Elektronik
• Menggunakan jaringan komputer untuk
menyimpan dan melihat kalender kegiatan
manager (appointment)
• Memungkinkan untuk mengakses kalender
kegiatan manager lain
• Fasilitas penjadwalan
• Tidak mengkomunikasikan informasi
pemecahan masalah
Trends
Kecenderungan bekerja dari rumah (cyber office &
telecommuting)
HA – Home Appliances Automation; belanja dari
rumah
Serba “e” – elektronik
◦ E-office, mobile office, virtual office
Paperless office (atau less paper ??)
Jaringan komputer lokal dan global (intranet,
internet, extranet)
Mobile application on wireless platform and mobile
devices (PDA, XDA, Handphone, dll)
Modern Office
Memilih Panduan OA Manajer
• Tugas manajer (dan spesialis informasi yg bekerja sama
dg manajer) adalah memilih aplikasi OA yang akan
digunakan pada tiap jalur dari model.
• 3 (tiga) faktor utama yg mempengaruhi pilihan tersebut
antara lain:
▫ Jenis Organisasi
▫ Pilihan Pribadi
▫ Sumber daya OA yang tersedia
22
Exercise
1. Sebutkan aplikasi perkantoran yang digunakan
untuk mendukung pekerjaan kantor dalam
sehari-hari
2. Jelaskan peran manager dalam office
automation
3. Apa yang dimaksud word processing,
keuntungan apa yang didapatkan jika
menggunakan word processing , jelaskan.
Terima Kasih
APLIKASI KOMPUTER
Pendahuluan
Oleh: Chaerul Anwar, MTI
Contact
• Nama : Chaerul Anwar, M.T.I (Chan)
• Email : chaerul.anwar@upj.ac.id
• HP : 0816840055 -> WA
3
4
Objective
• Setelah Menyelesaikan perkuliahan Aplikasi
Komputer Mahasiswa diharapkan mampu
menjalankan beberapa aplikasi Office
Automation seperti word processing,
Spreadsheet dan aplikasi lainnya seperti surat
elektornik (e-mail) yang terkait aplikasi
pendukung kegiatan perkantoran
Week 1. Pendahuluan
Pada pertemuan ini dibahas tentang
penggunaan Aplikasi komputer sebagai
bagian dari Otomatisasi perkantoran
• Otomatisasi Kantor
• Aplikasi OA
• Peranan OA dalam Pemecahan
Masalah
Otomatisasi kantor
•
Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas
yang biasa dilakukan oleh manusia
• Otomatisasi dimulai di pabrik
▫
▫
▫
▫
Numerical control (NC)
Direct numerical control (DNC)
CAD/CAM
Robotics
• Pekerjaan Kantor yang terotomatisasi dimaksudkan untuk
membantu pekerja sekretarial dan administrasi.
• Membantu komunikasi dengan orang-orang di dalam dan di luar
perusahaan
• Penggunaan Office Automation dilakukan untuk meningkatkan
produktivitas
Manfaat
Membuat informasi menjadi lebih mudah dan
murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk
integrasi informasi sehingga perusahaan mampu
berkompetisi lebih baik (competitive
advantage)
OTOMATISASI KANTOR
• Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi
meningkatkan produktifitas pekerjaan.
• Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan
istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik
listriknya. Pada tahun 1964, IBM memasarkan mesin yang disebut
Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat
mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara
otomatis.
Definisi
•
Otomatisasi Kantor (Office Automation)
adalah :
Penggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal
terutama berkaitan dengan komunikasi
informasi dengan orang-orang di dalam dan di
luar perusahaan untuk meningkatkan
produktivitas.
Penguna OA
OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada
dasarnya ada 4 (empat) katagori pemakai – manajer, profesional,
sekretaris dan pegawai administratif.
▫
Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber
daya perusahaan, terutama SDM.
▫
Profesional bekerja dengan menggunakan keahlian khusus
dibidang tertentu (wiraniaga, dokter, pengajar). Profesional bekerja
sesuai dengan fungsionalitas serta mandiri.
▫
Sekretaris bisanya ditugaskan untuk melaksanakan berbagai tugas
seperti menangani korespondensi, membuat notulensi, menjawab
telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
▫
Pegawai administratif lainnya melaksanakan tugas-tugas seperti
mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan
dokumen dan mengirimkan surat.
Perusahaan
MODEL
OA
Aplikasi OA
Non-komputer
Pemecah
Masalah lain
Pemecah
Masalah
lingkungan
komunikasi
lingkungan
Aplikasi OA
Berbasis
komputer
database
informasi
Input
Sumber daya
fisik
Mengubah
(process)
Output
Sumber daya
fisik
TUJUAN OA
Tujuan OA di tahun-tahun awal, antara lain:
1. Penggabungan dan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di
kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas
pekerjaan
•
Produk OA memungkinkan produktivitas para pekerja
kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara
lebih cepat dan lebih baik.
Tujuan OA Masa Kini
1.
Pendapatan yang Lebih Tinggi versus
Penghindaran Biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi
komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan
untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2.
Pemecahan masalah Kelompok.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari
manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk
memecahkan masalah kelompok.
3.
Pelengkap – Bukan Pengganti.
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa
keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua
komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap
muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan
sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi
tradisional.
APLIKASI OA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Pengolah kata (word processing)
Surat elektronik (e-mail)
Pesan suara (voice mail)
Kalender elektronik (electronic calendaring)
Konferensi audio (audio conferencing)
Konferensi video (video conferencing)
Konferensi komputer (computer conferencing)
Transmisi faximili / FAX (facsimile transmision)
Videotext
Pencitraan ( image storage and retrieval)
Desktop publishing
Word Processing
• Menggunakan komputer untuk melaksanakan
tugas-tugas yang diperlukan dalam penyiapan
dokumen yang ditik atau dicetak
• Kontribusi untuk manager adalah peyiapan
komunikasi yang lebih efektif
Sistem Word Processing
Secretary or manager
CPU
Document storage
Typed documents
Electronic Mail (E-mail)
• Menggunakan jaringan komputer yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim,
menyimpan, dan menerima pesan menggunakan
terminal dan media penyimpan
• Bagus jika percakapan dua arah tidak
diperlukan
• Eliminates phone tag
Kalender Elektronik
• Menggunakan jaringan komputer untuk
menyimpan dan melihat kalender kegiatan
manager (appointment)
• Memungkinkan untuk mengakses kalender
kegiatan manager lain
• Fasilitas penjadwalan
• Tidak mengkomunikasikan informasi
pemecahan masalah
Trends
Kecenderungan bekerja dari rumah (cyber office &
telecommuting)
HA – Home Appliances Automation; belanja dari
rumah
Serba “e” – elektronik
◦ E-office, mobile office, virtual office
Paperless office (atau less paper ??)
Jaringan komputer lokal dan global (intranet,
internet, extranet)
Mobile application on wireless platform and mobile
devices (PDA, XDA, Handphone, dll)
Modern Office
Memilih Panduan OA Manajer
• Tugas manajer (dan spesialis informasi yg bekerja sama
dg manajer) adalah memilih aplikasi OA yang akan
digunakan pada tiap jalur dari model.
• 3 (tiga) faktor utama yg mempengaruhi pilihan tersebut
antara lain:
▫ Jenis Organisasi
▫ Pilihan Pribadi
▫ Sumber daya OA yang tersedia
22
Exercise
1. Sebutkan aplikasi perkantoran yang digunakan
untuk mendukung pekerjaan kantor dalam
sehari-hari
2. Jelaskan peran manager dalam office
automation
3. Apa yang dimaksud word processing,
keuntungan apa yang didapatkan jika
menggunakan word processing , jelaskan.
Terima Kasih