6. MP. PENCATATAN SURAT KELUAR

FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO

DOKUMEN LEVEL:
MANUAL PROSEDUR

JUDUL:

PENCATATAN SURAT KELUAR

AREA:

BIDANG UMUM & PENGELOLAAN ASET

KODE:
MP.UPA-06
TANGGAL
DIKELUARKAN:

17 Februari 2010
NO. REVISI: -

MANUAL PROSEDUR
PENCATATAN SURAT KELUAR
Tujuan
Tujuan disusunnya prosedur ini adalah agar proses inventarisasi tata persuratan guna
mendukung Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI) di Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam Universitas Diponegoro sesuai dengan prinsip-prinsip Pelayanan
Prima.
Pengertian
Pencatatan Surat Keluar di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
Universitas Diponegoro diperlukan guna kelancaran proses administrasi.
Prosedur
1. Dekan/Pembantu Dekan membuat tema konsep surat.
2. Ka. Bag. Tata Usaha (TU) menyusun konsep surat sesuai dengan tema yang
dibuat oleh Dekan/Pembantu Dekan.
3. Ka. Bag. TU selanjutnya mendisposisi konsep surat kepada Ka.Sub.Bag. terkait.
4. Ka.Sub.Bag. terkait memerintahkan kepada staf bagian pengetikan surat pada
Sub.Bag terkait.
5. Ka.Sub.Bag. terkait memeriksa isi surat dan selanjutnya dikirimkan kepada Ka.
Bag. TU.

6. Ka. Bag. TU memeriksa isi surat dan menyetujui surat yang telah diketik dan
selanjutnya disampaikan kepada Dekan melalui Pembantu Dekan terkait untuk
proses tanda tangan.
7. Setelah proses tandatangan, surat dikirimkan ke Sub. Bag. Umum &
Pengelolaan Aset untuk digandakan guna keperluan pengarsipan kemudian
diberi nomor, tanggal dan stempel.
8. Selanjutnya dilakukan pencatatan pada buku surat keluar.
9. Setelah diberi amplop dan ditulis alamat tujuan, kemudian diserahkan kepada
petugas pengantar surat (Ekspedisi).
10. Sebelum dilakukan pengiriman, petugas ekspedisi melakukan pencatatan ke
dalam Buku Ekspedisi.
11. Surat yang dikirim melalui pos, langsung dikirim dengan menggunakan stempel
berlangganan. (apabila dimungkinkan)

UPA-06-1

DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PENCATATAN SURAT KELUAR
Pihak-Pihak yang Terlibat
No.

Waktu

Kegiatan
Dekan/
PD

1

Dekan/PD
membuat tema
konsep surat

2

Ka. Bag. Tata
Usaha (TU)
menyusun
konsep surat
sesuai dengan

tema yang
dibuat oleh
Dekan/P D

3

Ka. Bag. TU
selanjutnya
mendisposisi
konsep surat
kepada
Ka.Sub.Bag.
terkait

4

Ka.Sub.Bag.
terkait
memerintahkan
kepada staf

bagian
pengetikan surat
pada Sub.Bag
terkait.
Ka.Sub.Bag.
terkait
memeriksa isi
surat dan
selanjutnya
dikirimkan
kepada Ka. Bag.
TU
Ka. Bag. TU
memeriksa isi

5

6

PD

Kabag
TU

Kasub
bag

Dokumen

Petugas

UPA-06-2

7

8

9

10

surat dan
menyetujui surat
yang telah
diketik dan
selanjutnya
disampaikan
kepada Dekan
melalui
Pembantu
Dekan terkait
untuk proses
tanda tangan
Setelah proses
tandatangan,
surat dikirimkan
ke Sub. Bag.
Umum &
Pengelolaan
Aset untuk

digandakan guna
keperluan
pengarsipan
kemudian diberi
nomor, tanggal
dan stempel.
Selanjutnya
dilakukan
pencatatan pada
buku surat
keluar
Setelah diberi
amplop dan
ditulis alamat
tujuan,
kemudian
diserahkan
kepada petugas
pengantar surat
(Ekspedisi

Sebelum
dilakukan
pengiriman,
petugas
ekspedisi
melakukan
pencatatan ke
dalam Buku

UPA-06-3

11

Ekspedisi
Surat yang
dikirim melalui
pos, langsung
dikirim dengan
menggunakan
stempel

berlangganan.
(apabila
dimungkinkan)

UPA-06-4