5. MP. PENCATATAN SURAT MASUK
FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL:
MANUAL PROSEDUR
JUDUL:
PENCATATAN SURAT MASUK
AREA:
BIDANG UMUM & PENGELOLAAN ASET
KODE:
MP.UPA-05
TANGGAL
DIKELUARKAN:
17 Februari 2010
NO. REVISI: -
MANUAL PROSEDUR
PENCATATAN SURAT MASUK
Tujuan Tujuan
Tujuan disusunnya prosedur ini adalah agar proses inventarisasi tata persuratan guna
mendukung Tugas Pokok dan Fungsi di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan
Alam Universitas Diponegoro sesuai dengan prinsip-prinsip Pelayanan Prima.
Pengertian
Pencatatan Surat Masuk di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
Universitas Diponegoro diperlukan guna kelancaran proses administrasi perkantoran.
Prosedur
1. Surat masuk diterima bagian penerimaan surat kemudian dilakukan inventarisasi
pada buku surat masuk.
2. Petugas menyerahkan surat yang telah dilampiri lembar disposisi (kosong)
kepada Pimpinan terkait (alamat yang dituju).
3. Pimpinan mempelajari dan selanjutnya mendisposisi surat kepada Pembantu
Dekan terkait untuk ditindaklanjuti.
4. Pembantu Dekan terkait mendisposisi surat kepada Ka. Bag. Tata Usaha (TU)
untuk ditindaklanjuti.
5. Ka. Bag. TU selanjutnya mendisposisi surat kepada Ka.Sub. Bag. terkait, serta
Sub. Bag. Umum & Pengelolaan Aset guna dilakukan pengarsipan.
UPA-05-1
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PENCATATAN SURAT MASUK
Pihak-Pihak yang Terlibat
No.
Waktu
Kegiatan
Petugas
Penerima
surat
1
Surat masuk
diterima bagian
penerimaan
surat kemudian
dilakukan
inventarisasi
pada buku surat
masuk
2
Petugas
menyerahkan
surat yang telah
dilampiri lembar
disposisi
(kosong) kepada
Pimpinan terkait
(alamat yang
dituju)
3
Pimpinan
mempelajari dan
selanjutnya
mendisposisi
surat kepada
Pembantu
Dekan terkait
untuk
ditindaklanjuti
4
Pembantu
Dekan terkait
mendisposisi
surat kepada Ka.
Bag. Tata Usaha
(TU) untuk
ditindaklanjuti
Ka. Bag. TU
selanjutnya
mendisposisi
5
Pim
pinan
PD
Kabag
TU
Dokumen
Kasubag/
UPA
UPA-05-2
surat kepada
Ka.Sub. Bag.
terkait, serta
Sub. Bag.
Umum &
Pengelolaan
Aset guna
dilakukan
pengarsipan
UPA-05-3
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL:
MANUAL PROSEDUR
JUDUL:
PENCATATAN SURAT MASUK
AREA:
BIDANG UMUM & PENGELOLAAN ASET
KODE:
MP.UPA-05
TANGGAL
DIKELUARKAN:
17 Februari 2010
NO. REVISI: -
MANUAL PROSEDUR
PENCATATAN SURAT MASUK
Tujuan Tujuan
Tujuan disusunnya prosedur ini adalah agar proses inventarisasi tata persuratan guna
mendukung Tugas Pokok dan Fungsi di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan
Alam Universitas Diponegoro sesuai dengan prinsip-prinsip Pelayanan Prima.
Pengertian
Pencatatan Surat Masuk di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
Universitas Diponegoro diperlukan guna kelancaran proses administrasi perkantoran.
Prosedur
1. Surat masuk diterima bagian penerimaan surat kemudian dilakukan inventarisasi
pada buku surat masuk.
2. Petugas menyerahkan surat yang telah dilampiri lembar disposisi (kosong)
kepada Pimpinan terkait (alamat yang dituju).
3. Pimpinan mempelajari dan selanjutnya mendisposisi surat kepada Pembantu
Dekan terkait untuk ditindaklanjuti.
4. Pembantu Dekan terkait mendisposisi surat kepada Ka. Bag. Tata Usaha (TU)
untuk ditindaklanjuti.
5. Ka. Bag. TU selanjutnya mendisposisi surat kepada Ka.Sub. Bag. terkait, serta
Sub. Bag. Umum & Pengelolaan Aset guna dilakukan pengarsipan.
UPA-05-1
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PENCATATAN SURAT MASUK
Pihak-Pihak yang Terlibat
No.
Waktu
Kegiatan
Petugas
Penerima
surat
1
Surat masuk
diterima bagian
penerimaan
surat kemudian
dilakukan
inventarisasi
pada buku surat
masuk
2
Petugas
menyerahkan
surat yang telah
dilampiri lembar
disposisi
(kosong) kepada
Pimpinan terkait
(alamat yang
dituju)
3
Pimpinan
mempelajari dan
selanjutnya
mendisposisi
surat kepada
Pembantu
Dekan terkait
untuk
ditindaklanjuti
4
Pembantu
Dekan terkait
mendisposisi
surat kepada Ka.
Bag. Tata Usaha
(TU) untuk
ditindaklanjuti
Ka. Bag. TU
selanjutnya
mendisposisi
5
Pim
pinan
PD
Kabag
TU
Dokumen
Kasubag/
UPA
UPA-05-2
surat kepada
Ka.Sub. Bag.
terkait, serta
Sub. Bag.
Umum &
Pengelolaan
Aset guna
dilakukan
pengarsipan
UPA-05-3