Pusat Jaminan Mutu Persiapan AIM UKPA Siklus 11 Tahun 2012
Exported from http://pjm.ub.ac.id/persiapan-aim-ukpa-siklus-11-tahun-2012/
export date : Sun, 20 Aug 2017 1:17:19
Persiapan AIM UKPA Siklus 11 Tahun 2012
revised
Sejak berakhirnya first surveillance SMM ISO 9001 pada bulan Mei 2012 yang lalu, telah dilakukan beberapa kegiatan
untuk menghadapi second surveillance SMM ISO 9001 yang berikutnya, yaitu pada bulan Oktober 2012 mendatang.
Kegiatan yang paling intensif adalah terkait Audit Internal Mutu (AIM). Setelah melakukan beberapa kali pertemuan antara
Bidang AIM PJM dengan Pembantu Rektor I, maka ditetapkan lingkup/scope kegiatan AIM bagi unit kerja pelaksana
akademik (UKPA) Siklus 11 tahun 2012 mendatang adalah sebagai berikut: A. Fakultas/program/jurusan/program studi,
meliputi:
Tindakan perbaikan atas temuan AIM Siklus 10 dan First Surveillance ISO 9001:2008, yaitu dengan mengisi dan
mengirimkan klarifikasi sesuai borang klarifikasi dan bukti perbaikan yang disediakan saat visitasi. Khusus untuk
temuan First Surveillance ISO 9001:2008, masing-masing unit kerja harus merumuskan klarifikasi atas temuan di
masing-masing unit kerja sekaligus klarifikasi atas Rangkuman Temuan First Surveillance ISO 9001:2008, hal ini
karena temuan yang terjadi di unit kerja tertentu merupakan temuan bagi semua unit kerja di lingkungan UB, sesuai
dengan scope sertifikat ISO 9001:2008.
Implementasi SPMI berbasis Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008, yaitu dengan mengirimkan
dokumen Manual Mutu (MM) dan Manual Prosedur (MP) revisi terakhir masing-masing unit kerja atau pengelola
unit kerja.
Implementasi SPMI berbasis Kinerja Standar 3 dan 4 BAN-PT dengan mengisi Aplikasi SIDEA secara online di
http://sidea.ub.ac.id/
Implementasi SPMI berbasis Standar Pelayanan Prima.
B. Laboratorium (tempat praktikum, ruang simulasi, studio atau bengkel), meliputi:
Sistem laboratorium (terdiri dari: legalitas, fungsi dan sarana fisik).
Implementasi SPMI berbasis Standar Pelayanan Prima.
Dalam lingkup kegiatan AIM Siklus 11 terdapat perbedaan dari AIM Siklus 10, yaitu integrasi pelaksanaan SPMI berbasis
Standar Pelayanan Prima untuk persiapan UB mewakili KEMENDIKBUD dalam ajang Citra Pelayanan Prima yang
diselenggarakan oleh KEMENPAN. Selain itu, dalam AIM Siklus 11 juga melibatkan laboratorium, untuk melakukan
pemetaan sistem dan fungsi laboratorium di lingkungan UB.
Setelah menetapkan lingkup AIM UKPA Siklus 11 tersebut, diselenggarakan sosialisasi dan penjelasan teknis pelaksanaan
AIM kepada auditee pada tanggal 13 Juli 2012, bertempat di Ruang Sidang Kantor Pusat Lantai 8. Pada kesempatan ini,
telah ditetapkan jadwal pelaksanaan desk evaluation pada tanggal 4 s.d 6 September 2012 (revised), sehingga masingmasing auditee diberikan tenggat waktu hingga tanggal 3 September 2012 (revised) untuk mengirim softcopy dokumen
ke Sekretariat PJM dan mengisi aplikasi SIDEA. Adapun jenis dokumen yang harus dikirim ke Sekretariat PJM adalah:
Selain pelaksanaan desk evaluation, juga ditetapkan jadwal pelaksanaan kunjungan/visitasi pada tanggal
10 s.d 21 September 2012 (revised). Dalam rentang waktu tersebut, telah disampaikan pembagian kunjungan seperti
berikut: Jadwal kunjungan tersebut telah disusun untuk fakultas/program yang bersangkutan berikut jurusan/PS dan
laboratorium yang ada di bawahnya. Untuk fakultas/program/jurusan/PS waktu audit pagi pada pukul 08.00 – 12.00 WIB,
sedangkan untuk laboratorium waktu audit siang pada pukul 13.00 – 16.00. Khusus untuk hari Jum’at, waktu audit pagi
adalah jam 07.30 – 11.15 WIB dan waktu audit siang jam 13.30 – 16.15Distribusi
WIB. auditor internal dan jadwal kunjungan (
revised) yang lebih rinci dapat diunduh di daftar link download dokumen terkait AIM UKPA Siklus 11 di bagian bawah posting ini (new)
Selain penjelasan kepada auditee, juga telah dilakukan refreshing AIM UKPA Siklus 11 untuk auditor internal pada tanggal
17 Juli 2012, bertempat di Ruang Sidang Kantor Pusat Lantai 8. Sebanyak 97 auditor internal diundang untuk berpartisipasi
dalam AIM kali ini dan ada 67 orang yang bersedia menjadi auditor internal. Dalam refreshing, telah disampaikan jadwal
pelaksanaan AIM, teknik melakukan audit internal dan pengenalan kembali tentang borang-borang yang dipakai dalam
AIM. Pada akhir sesi refreshing, masing-masing auditor diberikan tugas untuk melakukan audit kinerja (desk evaluation)
berdasarkan standar 3 dan 4 BAN-PT. Hasil latihan ini akan menjadi dasar untuk menyusun distribusi auditor internal.
Untuk memudahkan auditor internal dan auditee, maka berikut ini diberikan link download dokumen-dokumen terkait AIM
UKPA Siklus 11:
Permenpan No.7 Tahun 2010 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik
Standar Pelayanan Prima UB dan Matriks Penilaian Standar Pelayanan Prima
Matriks Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-1
Matriks Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-2
Matriks Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-3
Matriks Penilaian Kinerja PS S-1
Matriks Penilaian Kinerja PS S-2
Matriks Penilaian Kinerja PS S-3
Rangkuman Temuan First Surveillance ISO 9001:2008
Checklist AIM UKPA Siklus 11 untuk Fakultas/Program/Jurusan/PS
Checklist AIM UKPA Siklus 11 untuk Laboratorium
Borang Daftar Temuan Audit
Borang Klarifikasi Temuan Audit
Borang Penilaian PTK & Implementasi SMM ISO 9001 (revised)
Borang Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-1
Borang Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-2
Borang Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-3
Borang Penilaian Kinerja Jurusan/PS S-1 (revised)
Borang Penilaian Kinerja Jurusan/PS S-2
Borang Penilaian Kinerja Jurusan/PS S-3
Borang Penilaian Standar Pelayanan Prima
Borang Umpan Balik Auditee dan Borang Umpan Balik Auditor
Distribusi auditor internal dan jadwal kunjungan (revised) (new)
No.
Jenis Dokumen
Fakultas/ Prog
1
Klarifikasi atas temuan AIM UKPA Siklus 10 dan First Surveillance ISO 9001:2008 sesuai borang
klarifikasi
Ö
2
Manual Mutu (MM) revisi terakhir
Ö
3
Manual Prosedur (MP) Wajib sesuai persyaratan ISO 9001:2008 revisi terakhir
Ö
Ö
4
Manual Prosedur (MP) terkait proses bisnis atau layanan
5
Mengisi Aplikasi SIDEA (http://sidea.ub.ac.id/) untuk standar 3 dan standar 4
6
Surat Keputusan Dekan/Ketua Program tentang struktur organisasi laboratorium
-
7
Dokumen yang memuat deskripsi fungsi laboratorium, serta tugas masing-masing fungsionaris
laboratorium (mis. kepala, sekretaris, anggota, staf pendukung, laboran, dll.)
-
8
Daftar Peralatan Laboratorium
-
9
Dokumen yang memuat Visi, Misi, Motto dan Maklumat Janji Pelayanan
-
Ö
2)
Keterangan:
1) Jika PS dikelola oleh fakultas/program, maka MM yang dipakai adalah MM fakultas/program. Jika PS dikelola oleh
2) Untuk fakultas/program mengisi Aplikasi SIDEA Borang 3B untuk jenjang S-1 dan S-2 dan S-3 sesuai jenis jenjang
3) Untuk PS (termasuk jurusan yang merangkap PS) mengisi Aplikasi SIDEA Borang 3A untuk jenjang S-1 atau S-2 at
4) Jenis dan jumlah MP disesuaikan dengan aktivitas yang ada di Laboratorium.
export date : Sun, 20 Aug 2017 1:17:19
Persiapan AIM UKPA Siklus 11 Tahun 2012
revised
Sejak berakhirnya first surveillance SMM ISO 9001 pada bulan Mei 2012 yang lalu, telah dilakukan beberapa kegiatan
untuk menghadapi second surveillance SMM ISO 9001 yang berikutnya, yaitu pada bulan Oktober 2012 mendatang.
Kegiatan yang paling intensif adalah terkait Audit Internal Mutu (AIM). Setelah melakukan beberapa kali pertemuan antara
Bidang AIM PJM dengan Pembantu Rektor I, maka ditetapkan lingkup/scope kegiatan AIM bagi unit kerja pelaksana
akademik (UKPA) Siklus 11 tahun 2012 mendatang adalah sebagai berikut: A. Fakultas/program/jurusan/program studi,
meliputi:
Tindakan perbaikan atas temuan AIM Siklus 10 dan First Surveillance ISO 9001:2008, yaitu dengan mengisi dan
mengirimkan klarifikasi sesuai borang klarifikasi dan bukti perbaikan yang disediakan saat visitasi. Khusus untuk
temuan First Surveillance ISO 9001:2008, masing-masing unit kerja harus merumuskan klarifikasi atas temuan di
masing-masing unit kerja sekaligus klarifikasi atas Rangkuman Temuan First Surveillance ISO 9001:2008, hal ini
karena temuan yang terjadi di unit kerja tertentu merupakan temuan bagi semua unit kerja di lingkungan UB, sesuai
dengan scope sertifikat ISO 9001:2008.
Implementasi SPMI berbasis Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008, yaitu dengan mengirimkan
dokumen Manual Mutu (MM) dan Manual Prosedur (MP) revisi terakhir masing-masing unit kerja atau pengelola
unit kerja.
Implementasi SPMI berbasis Kinerja Standar 3 dan 4 BAN-PT dengan mengisi Aplikasi SIDEA secara online di
http://sidea.ub.ac.id/
Implementasi SPMI berbasis Standar Pelayanan Prima.
B. Laboratorium (tempat praktikum, ruang simulasi, studio atau bengkel), meliputi:
Sistem laboratorium (terdiri dari: legalitas, fungsi dan sarana fisik).
Implementasi SPMI berbasis Standar Pelayanan Prima.
Dalam lingkup kegiatan AIM Siklus 11 terdapat perbedaan dari AIM Siklus 10, yaitu integrasi pelaksanaan SPMI berbasis
Standar Pelayanan Prima untuk persiapan UB mewakili KEMENDIKBUD dalam ajang Citra Pelayanan Prima yang
diselenggarakan oleh KEMENPAN. Selain itu, dalam AIM Siklus 11 juga melibatkan laboratorium, untuk melakukan
pemetaan sistem dan fungsi laboratorium di lingkungan UB.
Setelah menetapkan lingkup AIM UKPA Siklus 11 tersebut, diselenggarakan sosialisasi dan penjelasan teknis pelaksanaan
AIM kepada auditee pada tanggal 13 Juli 2012, bertempat di Ruang Sidang Kantor Pusat Lantai 8. Pada kesempatan ini,
telah ditetapkan jadwal pelaksanaan desk evaluation pada tanggal 4 s.d 6 September 2012 (revised), sehingga masingmasing auditee diberikan tenggat waktu hingga tanggal 3 September 2012 (revised) untuk mengirim softcopy dokumen
ke Sekretariat PJM dan mengisi aplikasi SIDEA. Adapun jenis dokumen yang harus dikirim ke Sekretariat PJM adalah:
Selain pelaksanaan desk evaluation, juga ditetapkan jadwal pelaksanaan kunjungan/visitasi pada tanggal
10 s.d 21 September 2012 (revised). Dalam rentang waktu tersebut, telah disampaikan pembagian kunjungan seperti
berikut: Jadwal kunjungan tersebut telah disusun untuk fakultas/program yang bersangkutan berikut jurusan/PS dan
laboratorium yang ada di bawahnya. Untuk fakultas/program/jurusan/PS waktu audit pagi pada pukul 08.00 – 12.00 WIB,
sedangkan untuk laboratorium waktu audit siang pada pukul 13.00 – 16.00. Khusus untuk hari Jum’at, waktu audit pagi
adalah jam 07.30 – 11.15 WIB dan waktu audit siang jam 13.30 – 16.15Distribusi
WIB. auditor internal dan jadwal kunjungan (
revised) yang lebih rinci dapat diunduh di daftar link download dokumen terkait AIM UKPA Siklus 11 di bagian bawah posting ini (new)
Selain penjelasan kepada auditee, juga telah dilakukan refreshing AIM UKPA Siklus 11 untuk auditor internal pada tanggal
17 Juli 2012, bertempat di Ruang Sidang Kantor Pusat Lantai 8. Sebanyak 97 auditor internal diundang untuk berpartisipasi
dalam AIM kali ini dan ada 67 orang yang bersedia menjadi auditor internal. Dalam refreshing, telah disampaikan jadwal
pelaksanaan AIM, teknik melakukan audit internal dan pengenalan kembali tentang borang-borang yang dipakai dalam
AIM. Pada akhir sesi refreshing, masing-masing auditor diberikan tugas untuk melakukan audit kinerja (desk evaluation)
berdasarkan standar 3 dan 4 BAN-PT. Hasil latihan ini akan menjadi dasar untuk menyusun distribusi auditor internal.
Untuk memudahkan auditor internal dan auditee, maka berikut ini diberikan link download dokumen-dokumen terkait AIM
UKPA Siklus 11:
Permenpan No.7 Tahun 2010 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik
Standar Pelayanan Prima UB dan Matriks Penilaian Standar Pelayanan Prima
Matriks Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-1
Matriks Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-2
Matriks Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-3
Matriks Penilaian Kinerja PS S-1
Matriks Penilaian Kinerja PS S-2
Matriks Penilaian Kinerja PS S-3
Rangkuman Temuan First Surveillance ISO 9001:2008
Checklist AIM UKPA Siklus 11 untuk Fakultas/Program/Jurusan/PS
Checklist AIM UKPA Siklus 11 untuk Laboratorium
Borang Daftar Temuan Audit
Borang Klarifikasi Temuan Audit
Borang Penilaian PTK & Implementasi SMM ISO 9001 (revised)
Borang Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-1
Borang Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-2
Borang Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-3
Borang Penilaian Kinerja Jurusan/PS S-1 (revised)
Borang Penilaian Kinerja Jurusan/PS S-2
Borang Penilaian Kinerja Jurusan/PS S-3
Borang Penilaian Standar Pelayanan Prima
Borang Umpan Balik Auditee dan Borang Umpan Balik Auditor
Distribusi auditor internal dan jadwal kunjungan (revised) (new)
No.
Jenis Dokumen
Fakultas/ Prog
1
Klarifikasi atas temuan AIM UKPA Siklus 10 dan First Surveillance ISO 9001:2008 sesuai borang
klarifikasi
Ö
2
Manual Mutu (MM) revisi terakhir
Ö
3
Manual Prosedur (MP) Wajib sesuai persyaratan ISO 9001:2008 revisi terakhir
Ö
Ö
4
Manual Prosedur (MP) terkait proses bisnis atau layanan
5
Mengisi Aplikasi SIDEA (http://sidea.ub.ac.id/) untuk standar 3 dan standar 4
6
Surat Keputusan Dekan/Ketua Program tentang struktur organisasi laboratorium
-
7
Dokumen yang memuat deskripsi fungsi laboratorium, serta tugas masing-masing fungsionaris
laboratorium (mis. kepala, sekretaris, anggota, staf pendukung, laboran, dll.)
-
8
Daftar Peralatan Laboratorium
-
9
Dokumen yang memuat Visi, Misi, Motto dan Maklumat Janji Pelayanan
-
Ö
2)
Keterangan:
1) Jika PS dikelola oleh fakultas/program, maka MM yang dipakai adalah MM fakultas/program. Jika PS dikelola oleh
2) Untuk fakultas/program mengisi Aplikasi SIDEA Borang 3B untuk jenjang S-1 dan S-2 dan S-3 sesuai jenis jenjang
3) Untuk PS (termasuk jurusan yang merangkap PS) mengisi Aplikasi SIDEA Borang 3A untuk jenjang S-1 atau S-2 at
4) Jenis dan jumlah MP disesuaikan dengan aktivitas yang ada di Laboratorium.