MANUAL PENGGUNA e-GTukar - MODUL PENGESAH.doc

  

SISTEM PERTUKARAN GURU SECARA ONLINE

e-GTukar

MODUL PENDAFTARAN

&

  MODUL PENGESAHAN

KANDUNGAN TAJUK MUKA SURAT

  1. Paparan utama eGtukar Glosari

  3

  1.0 Skrin Utama

  4

  1.1 Skrin Daftar Masuk 5 - 7

  1.2 Skrin Lupa Kata Laluan 7 - 8

  1.3 Skrin Tukar Kata Laluan 8 - 9

  2. Paparan bagi Skrin Pengesahan

  2.0 Skrin Pengesahan 10 - 12

  2.1 Skrin Pengesahan-Nombor Permohonan

  13

  2.2 Skrin Mesej

  14

  2.3 Skrin Borang Pengesahan 15 - 18

  2.4 Skrin Status Pengesahan

  19

  2.5 Skrin Semakan Permohonan

  20

  2.6 Skrin Statistik Permohonan 21 – 22

  2.7 Skrin Status Tindakan

  23

  3. Nota Tambahan

  3.0 Skrin Pengesahan

  24

  3.1 Skrin Semakan Permohonan 25 - 26

GLOSARI

  DAFTAR MASUK Digunakan pada laman login untuk membenarkan pengguna mendaftarkan diri sebelum memasuki aplikasi.

  LALUAN MASUK Pautan Laluan Masuk ke sistem. Dimana pengguna diperlukan mengisi maklumat Login

  ID, Kata Laluan, Nombor Kad Pengenalan, Nombor Fail JPN dan Nombor Gaji

  

ID PENGGUNA Maklumat yang digunakan sebagai identiti diri

untuk memasuki sistem. Panjang yang diperlukan adalah 6 hingga 16 aksara.

  KATA LALUAN Maklumat yang digunakan sebagai kunci untuk memasuki sistem. Panjang yang diperlukan adalah 6 hingga 16 aksara.

  LUPA KATA LALUAN Pautan ini untuk ke skrin Lupa Kata Laluan. TUKAR KATA LALUAN Pautan ini untuk ke skrin menukar Kata Laluan pengguna.

  

PENGESAHAN Pautan ini ke skrin senarai pemohon yang perlu

disahkan oleh Pegawai Pengesah. MAKLUMAT PERMOHONAN Maklumat terperinci pemohon akan dipaparkan berdasarkan borang yang telah diisi oleh Pemohon.

  SEMAKAN PERMOHONAN Pautan ini ke skrin Maklumat Statistik Permohonan dimana Pegawai atau Pemohon boleh ketahui status permohonan atau tindakan yang telah dibuat terhadap

pemohon.

  

PAPAR Pautan untuk ke skrin Status Tindakan bagi

setiap permohonan. KELULUSAN Pautan ini ke skrin senarai pemohon yang

  perlu mendapat kelulusan dari Pegawai Pelulus.

  

CETAK BORANG Pautan dimana pemohon mencetak borang

  permohonan yang telah di isi dan dihantar ke sistem.

  Paparan utama e-GTukar

Paparan 1.0 Skrin Utama

  1. Untuk membolehkan pegawai pengesah membuat pengesahan melalui e-GTukar, pengesah perlulah membuat proses daftar masuk melalui sistem.

  2. Klik Daftar Masuk atau Di sini pada Paparan 1.0 untuk membuat proses daftar diri.

  Paparan bagi Skrin Daftar Masuk

Paparan 1.1 Skrin Daftar Masuk

3. Skrin bagi Daftar Masuk adalah seperti Paparan 1.1.

  4. Pengesah dikehendaki memasukkan maklumat di Paparan Daftar Masuk.

  Maklumat Nama, No. Kad Pengenalan dan No. Gaji perlulah sama seperti maklumat yang terdapat didalam data EMIS pengguna.

  5. Pastikan ID PENGGUNA dan KATA LALUAN ditaip dalam huruf besar atau huruf kecil atau campuran huruf dengan nombor.

  ID PENGGUNA : Maklumat yang digunakan sebagai identiti diri untuk memasuki sistem. Panjang yang diperlukan adalah 6 hingga 16 aksara.

  KATA LALUAN : Maklumat yang digunakan sebagai kunci untuk memasuki sistem. Panjang yang diperlukan adalah 6 hingga 16 aksara.

  6. Sila lihat contoh dibawah.

  LOGIN ID dan KATA LALUAN.

  FAUDZIAH faudziah

   FAUDZIAH87 faudziah35 FAUDZIAH_58 faudziah_58 FDZ_557 fdz_5557 F 575859

  7. Pastikan ID PENGGUNA dan KATA LALUAN tidak kurang dari 6 aksara. Jika tidak memenuhi syarat, sistem akan mengeluarkan mesej seperti berikut :

  Kata Laluan Tidak Boleh Kurang Dari 6 Aksara .

  8. Pengesahan Kata Laluan bermaksud pengguna dikehendaki memasukkan semula KATA LALUAN yang sama dalam ruangan Pengesahan Kata Laluan.

  Jika Pengesahan Kata Laluan adalah salah, maka sistem akan mengeluarkan mesej seperti berikut :

  Kata Laluan Dan Pengesahan Kata Laluan Tidak Sama. Sila Cuba Lagi.

  9. Sila pastikan maklumat Soalan Keselamatan, Jawapan dan Tarikh Lahir perlu diisikan. Jika tidak diisi, maka sistem akan mengeluarkan mesej seperti berikut:

  Sila Masukkan Jawapan Anda Sila Masukkan Tarikh Lahir Anda

  10. Pengesah dikehendaki memasukkan semua maklumat di atas dan tekan butang Simpan.

  a. Sekiranya maklumat pengesah tiada, sistem akan memaparkan mesej seperti dibawah :-

  Maklumat Tiada Dalam Rekod Kami Sila hubungi pegawai yang berkaitan untuk maklumat lanjut. b. Sekiranya maklumat pengesah telah didaftarkan, sistem akan memaparkan mesej seperti dibawah :-

  

Maklumat Telah Didaftar.

Sila ke Menu Laluan Masuk Untuk Masuk Sistem.

  c. Sekiranya maklumat pengesah berjaya didaftarkan., sistem akan memaparkan mesej seperti dibawah :-

  

Tahniah Pendaftaran Anda Berjaya

Paparan bagi Skrin Terlupa Kata Laluan

  

Paparan 1.2 Skrin Lupa Kata Laluan

  11. Klik Lupa Kata Laluan seperti di paparan 1.2 untuk membuat proses sekiranya lupa kata laluan.

  12. Pengesah dikehendaki memasukkan maklumat di Paparan Lupa Kata Laluan dan menekan butang Hantar. a. Sekiranya maklumat pengesah tidak tepat, sistem akan memaparkan mesej seperti dibawah :-

  

Maklumat Tidak Tepat. Sila Hubungi Pentadbir Sistem di JPN

  b. Sekiranya maklumat pengesah tepat, sistem akan memaparkan katalaluan seperti dibawah :-

Password Anda Adalah : ********* Sila Log in Dengan Kata Laluan pada Skrin Sign In. Paparan bagi Skrin Tukar Kata Laluan

  

Paparan 1.3 Skrin Tukar Kata Laluan

  13. Klik pada Tukar Kata Laluan . Sistem akan memaparkan skrin seperti di paparan 1.3 untuk membuat proses tukar kata laluan.

  14. Pengesah dikehendaki memasukkan maklumat di Paparan Tukar Kata Laluan dan menekan butang Hantar a. Sekiranya katalaluan baru dan pengesahan katalaluan tidak sama, sistem akan memaparkan mesej seperti dibawah :-

   Kata Laluan Baru dan Pengesahan Kataluan Tidak Sama. Sila Cuba Lagi

  b. Sekiranya maklumat pengesah tidak tepat, sistem akan memaparkan katalaluan seperti dibawah :-

  Harap Maaf Kata Laluan Salah... Cuba Lagi

  c. Sekiranya maklumat pengesah tepat, sistem akan memaparkan katalaluan seperti dibawah :-

  Pertukaran Kata Laluan Berjaya, Sila Gunakan Kata Laluan Baru Bagi Laluan Masuk Sistem

  Paparan bagi Skrin Pengesahan

Paparan 2.0 Skrin Pengesahan

  15. Skrin utama pengesah adalah seperti di paparan 2.0 di mana sistem akan memaparkan Nama Penuh Pengesah, No. Kad Pengenalan, Nama Sekolah dan

  Kod Sekolah.

  16. Sistem juga memaparkan tiga menu utama bagi Pegawai Pengesah di sebelah kiri iaitu :- a. PENGESAHAN - Membuat proses pengesahan

  b. SEMAKAN PERMOHONAN - Membuat semakanan permohonan

  c. KELUAR - Keluar ke Menu Utama Sistem 17. Klik Menu PENGESAHAN di Menu Capaian Pegawai Pengesah.

  Paparan bagi Skrin Pengesahan

  

Paparan 2.0 Skrin Pengesahan

18. Sistem akan memaparkan Tajuk dan Tarikh Kuatkuasa pertukaran.

  Contoh :

BAGI

SMKA BUKIT MENTOK

TEA2033

  

Sesi Pengesahan Pertukaran Bagi Tarikh Kuatkuasa

  

01 JUN 2008

19. Klik Kod Sesi Berkuatkuasa pada tarikh yang tertera di dalam sistem.

   Contoh :

  

01 JUN 2008

Bersambung

  

Paparan 2.0 Skrin Pengesahan

  20. Skrin 2.0 akan memaparkan senarai nama dan nombor kad pengenalan pemohon yang memerlukan pengesahan oleh Pegawai Pengesah berserta tarikh pertukaran.

  Contoh : PERTUKARAN BAGI SESI 03 FEBRUARI 2008 - 30 APRIL 2008 Senarai Nama Pertukaran Guru Yang Memerlukan Pengesahan Pegawai Pengesah : 4 rekod dijumpai. Contoh : SANARIAH BT HASSAN 760511115478 21. Klik pada nama atau nombor kad pengenalan pemohon. Bersambung

  

Paparan 2.1 Skrin Pengesahan – Nombor Permohonan

  22. Sistem akan memaparkan maklumat pemohon seperti Negeri Yang Dipohon, Nama dan No kad Pengenalan.

  23. Pada ruangan No.Permohonan, sila isikan Nombor Permohonan bagi pemohon tersebut.

  24. Tekan Butang PROSES.

  Bersambung

  Paparan 2.2 Skrin Mesej

  25. Sekiranya pengesah memasukkan nombor permohonan yang salah,sistem akan memaparkan mesej seperti berikut :

  Sila Masukkan Nombor Permohonan yang betul 26. Tekan butang KEMBALI.

  27. Sistem akan kembali ke paparan 2.1

  28. Masukkan Nombor Permohonan berdasarkan nombor permohonan di atas kertas cetakan yang diberi oleh pemohon beserta kertas pengujian

• Pastikan nama yang terpapar sama dengan salinan yang diberikan

  29. Tekan butang PROSES seperti di paparan 2.1

  Paparan bagi Skrin Proses Pengesahan

Paparan 2.3 Skrin Borang Pengesahan

  30. Sistem akan memaparkan skrin bagi Pegawai Pengesah membuat proses Sokongan dan Ulasan.

  Contoh :

  

PERTUKARAN UNTUK DIPERTIMBANGKAN BAGI

SESI 03 FEBRUARI 2008 – 30 APRIL 2008

31. Tekan Menu MAKLUMAT PERMOHONAN.

  32. Sistem akan memaparkan laporan maklumat permohonan seperti yang dicetak.

  33. Klik pada BACK di tetingkap pelayar ( Window Browser). Sistem akan kembali ke paparan 2.3.

  Paparan Ulasan Pengetua/Guru Besar

Paparan 2.3 Skrin Borang Pengesahan

34. Terdapat 3 soalan bagi Pegawai Pengesah.

  35. Bagi soalan a di paparan 2.3, Pengesah boleh memilih samada jawapan Ya atau Tidak dengan mengklik butang radio.

  36. Bagi soalan b, masukkan tarikh mula dan tarikh akhir sekiranya pengesah mengandaikan guru ini bercuti tanpa gaji.

  37. Klik pada butang kalendar disebelah tarikh mula dan tarikh tamat.

  38. Jika jawapannya tidak, kosongkan ruangan tersebut.

  Bersambung

  

Paparan 2.3 Skrin Borang Pengesahan

  39. Bagi soalan c di paparan 2.3, Pengesah boleh memilih samada jawapan Ya atau Tidak.

  41. Sekiranya Tarikh Mula Lantik kurang dari tiga tahun pada tahun semasa, maka secara automatik, sistem akan memaparkan mesej seperti berikut :

  " Sila pastikan semua dokumen sokongan disahkan dan diserahkan kepada pihak sekolah"

  d. Permohonan di sokong Permohonan tidak di sokong

  42. Sistem akan mengeluarkan status dimana permohonan tersebut tidak disokong.

  43. Sekiranya Tarikh Mula Lantik, tiga tahun lebih awal daripada tahun semasa, sistem akan memaparkan mesej seperti berikut :

  " Sila pastikan semua dokumen sokongan disahkan dan diserahkan kepada pihak sekolah"

  Permohonan di sokong Permohonan tidak di sokong

  44. Pegawai Pengesah boleh membuat tindakan samada permohonan tersebut boleh di sokong atau tidak di sokong. Klik pada butang radio.

  45. Jika ruangan ini tidak dipilih dan pengesah tekan butang HANTAR BORANG, maka mesej akan dikelaurkan oleh sistem seperti berikut :

  

Sila buat tindakan sokong atau tidak sokong

46. Isikan Ulasan Pengetua dan semak semua maklumat yang diisi.

  47. Sekiranya pegawai pengesah ingin mengemaskini tarikh mula lantik pemohon, klik pada butang RESET BORANG.

  48. Isikan semula ruangan tarikh mula lantik.

  49. Tekan butang HANTAR BORANG.

  Paparan Skrin Status Pengesahan

Paparan 2.4 Skrin Status Pengesahan

  50. Paparan 2.4 menunjukkan Status Pengesahan dimana sistem akan memaparkan mesej berserta paparan No Permohonan, Negeri Yang Dipohon, Nama

   Pemohon, No Kad Pengenalan dan Status Permohonan.

  

Permohonan di bawah telah

DISAHKAN

  

Sila pastikan sekali lagi , semua dokumen sokongan disahkan

dan diserahkan kepada pihak sekolah

  51. Di bawah Menu Capaian Pegawai Pengesah, klik Menu SEMAKAN PERMOHONAN.

  Paparan bagi Skrin Semakan Permohonan

  

Paparan 2.5 Skrin Semakan Permohonan

52. Sistem akan memaparkan Tarikh Kuatkuasa pertukaran.

  53. Klik Kod Sesi Berkuatkuasa pada tarikh yang tertera di dalam sistem 54. Sistem akan memaparkan statistik bagi permohonan di sekolah Pegawai tersebut.

  Bersambung

  

Paparan 2.6 Skrin Statistik Permohonan

  55. Sistem akan memaparkan Tarikh Kuatkuasa pertukaran , Nama Sekolah dan Statistik Permohonan.

  56. Terdapat lima kategori dalam statistik permohonan berserta jumlah permohonan bagi setiap kategori.

  a. Jumlah permohonan sehingga kini.

  b. Bilangan permohonan yang disokong sehingga kini

  c. Bilangan permohonan yang tidak disokong sehingga kini

  d. Bilangan permohonan yang telah diproses sehingga kini

e. Bilangan permohonan yang belum diproses sehingga kini.

  57. Klik pada kategori Bilangan permohonan yang disokong sehingga kini

  Bersambung

  

Paparan 2.6 Skrin Statistik Permohonan

  58. Paparan 2.6 akan memaparkan Jumlah permohona yang telah disokong beserta maklumat pemohon seperti Bil, Daerah, Sekolah, Nama, Negeri Dipohon,

   Ulasan Pengetua dan Papar.

  59. Jika tiada pemohon yang disokong, Jumlah Permohonan menunjukkan sifar( 0) dan tiada maklumat pemohon. 60. klik pada Nama Pemohon.

  61. Sistem akan memaparkan Maklumat Permohonan yang telah dicetak.

  62. Tekan butang Back di window Browser. Sistem akan kembali ke skrin sebelumnya.

  63. Klik pada Papar. Sistem akan memaparkan status tindakan yang telah dibuat bagi permohonan tersebut.

  

Paparan 2.7 Skrin Status Tindakan

  64. Sistem memaparkan Status Permohonan Pemohon di skrin 2.7 dimana Pegawai Pengesah boleh mengetahui maklumat pemohon seperti nombor

   permohonan,nama pemohon,sekolah,negeri asal dan kes. Disamping itu,

  Pengesah boleh mengetahui status pengesahan terhadap pemohon seperti nombor status, nama pegawai, status peranan, ulasan dan tarikh.

  65. Tekan butang TUTUP. Sistem akan kembali ke skrin sebelumnya.

  66. Ulangi langkah-langkah dari 53 hingga 58 bagi kategori b,c dan d.

  67. Bagi kategori e, iaitu Jumlah Permohonan Yang Belum Diproses, Pegawai Pengesah boleh mengetahui senarai pemohon yang belum disahkan.

  68. Untuk membuat pengesahan, klik pada Menu PENGESAHAN.

  69. Klik Kod Sesi Berkuatkuasa pada tarikh yang tertera di dalam sistem.

  

Nota Tambahan

  Paparan bagi Skrin Pengesahan Paparan 3.0 Skrin Pengesahan

  1. Skrin paparan 2.1 menunjukkan Tarikh Bagi Sesi Pertukaran beserta senarai nama pertukaran guru yang memerlukan pengesahan Pegawai Pengesah.

  a. Jika tarikh pengesahan bagi Pegawai Pengesah telah tamat, maka mesej akan dikeluarkan oleh sistem :

  

PROSES PENGESAHAN TELAH DITUTUP. HARAP MAAF

  2. Pegawai Pengesah tidak boleh membuat pengesahan. Semua senarai pemohon tidak diaktifkan.

  3. Klik Menu Semakan Permohonan di Menu Capaian Pegawai Pengesah.

  Paparan bagi Skrin Semakan Permohonan

  

Paparan 3.1 Skrin Semakan Permohonan

4. Sistem akan memaparkan Tarikh Kuatkuasa pertukaran.

  5. Klik Kod Sesi Berkuatkuasa pada tarikh yang tertera di dalam sistem

  Bersambung

  Paparan 1.2 Skrin Semakan Permohonan

  6. Jika Pegawai Pengesah belum membuat sebarang pengesahan, maka kategori

  Jumlah Permohonan sehingga kini menunjukkan jumlah pemohon bagi pegawai tersebut.

  7. Klik pada setiap permohonan yang disokong, tidak disokong,yang telah diproses dan yang belum diproses.

  8. Tekan Menu KELUAR. Pengguna akan keluar dari sistem. Sistem akan kembali memaparkan skrin utama untuk masuk ke Sistem e-GTukar.