12 S istem Informasi Manajemen

  

PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

Informasi :

Manajemen Informasi

Kepentingan Manajemen Informasi

  1. Manusia

  1. Peran antar pribadi (Interpersonal roles)

  5. Informasi termasuk data Peranan manajerian menurut Mintzberg adalah :

  4. Keuangan

  3. Mesin termasuk fasilitas dan energi

  2. Material

  d) Semakin sempitnya kerangka waktu bagi para manajer untuk mengambil keputusan e) Kendala-kendala sosial 2. Keinginan untuk menggunakkan peralatan pemecahan masalah yang lebih baik.

  Salah satu bentuk sumber daya utama dalam suatu organisasi yang digunakan oleh manager untuk mengendalikan organisasi tersebut dalam mencapai suatu tujuan. Kebutuhan informasi didasarkan pada :

  c) Kompleksitas teknologi yang meningkat

  b) Perkembangan teknologi dunia yang semakin pesat

  a) Pengaruh ekonomi internasional,

  1. Meningkatnya kompleksitas tugas manajemen Hal ini disebabkan oleh karena :

  Kebutuhan akan manajemen informasi disebabkan oleh :

  Manajemen Informasi sebagai sumber mempunyai pola yang sama, dimana tugas manajer pada Manajemen Informasi adalah sebagai berikut;  Bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah dan memproses menjadi informasi yang dapat digunakan  Menentukan orang dalam perusahaan supaya dapat menerima informasi dengan bentuk yang tepat, saat yang tepat pula sehingga informasi dapat digunakan untuk mendukung proses manajemen  Membuang informasi yang kuno, tidak lengkap dan salah serta mengganti dengan informasi yang dapat digunakkan

   Kegiatan bisnis yang semakin kompleks  Kemampuan komputer yang semakin meningkat. Contoh : Pada perusahaan rokok SAMPOERNA yang memiliki 700 pabrik dan tersebar diseluruh Indonesia tidak dapat mengamati unsur fsik (penjual, karyawan, pelanggan, dsb) secara langsung. Manajer akan menggunakan tampilan laporan sebagai informasi untuk mengetahui keberadaan perusahaan dan pabrik. Dengan demikian informasi merupakan sumber yang paling penting bagi seorang manajer.

Lima bentuk sumber yang dikelola oleh seorang manajer adalah :

   Berpenampilan tinggi (Figure head), Melaksanakan tugas seremonial  Mampu berhubungan dengan orang lain (Laison), menjalin hubungan dengan orang yang berada diluar unit

Keterampilan Manajemen

   TOP MANAGER Disebut executive dan berada pada tingkat perencanaan strategis.

  Strategic Planning Management control

  Operational Decision Making – Membuat keputusan operasional)

  (Tactical Decision Making – Membuat keputusan taktis)  LOWER MANAGER Supervisor, kepala bagian, dll, disebut tingkat pengawasan operasional.

  MIDDLE MANAGER Kepala cabang, kepala divisi, dll, disebut tingkat manajemen pengawasan.

  (strategic Decision Making – Membuat keputusan strategis) 

  

  2. Peran informasional (Informational roles) 

  Selain itu seorang manajer modern juga harus memiliki pemahaman terhadap komputer dan pemahaman cara menggunakan informasi dalam manajemen.

  Keahlian pemecahan masalah. Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan, yaitu tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan. Keputusan adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

  Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar, yaitu :  Keahlian komunikasi. Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau tertulis 

  Tawar – menawar (Negotiator)

  3. Peran pengambil keputusan (Decesition maker roles)  Wiraswasta (Enterpreneur) membuat perbaikan  Menangani gangguan (Disturbance Handler) dgn bereaksi terhadap kejadian tidak diduga  Pembagi sumber (Resource allocator) 

  Pemonitor (Monitor), Mencari informasi dan mengamati aktivitas yang ada  Menyampaikan informasi (Disseminator)  Juru bicara (Spokesperson)

TINGKATAN MANAJER

  Operational control Pemasaran Produksi keuangan

  Sistem : Sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan. Dalam sebuah sistem :

  1. Terdapat kelompok elemen, Sebuah sistem memiliki lebih dari satu elemen. Contoh : Batu cadas menjadi tembok

  2. Elemen terpadu Semua elemen dari suatu sistem harus mempunyai beberapa hubungan yang logis.

  Contoh : Sepeda

  3. Maksud bersama untuk mencapai tujuan Dirancang untuk mencapai satu tujuan atau lebih. Semua elemen bekerja untuk mencapai tujuan sistem dan bukan untuk masing-masing elemen tersebut. Contoh : Pelayanan di suatu kantor

  Klasifkasi Sistem : Sistem cloosed loop terdiri dari 3 elemen kontrol yaitu : elemen objektif, mekanisme kontrol

  a) dan feedback loop.

  T u j u a n M e k a n i s m e

  P e n g e n d a l i a n I n p u t T r a n s f o r m a s i O u t p u t

  Sistem open loop

  b)

  Dalam hal ini tidak ada cara dalam mengendalikan outputnya

  Output

I n p u t t r a n s f o r m a s i I n p u t

  Sistem fsik

  c)

  Terdiri dari sumber fsik misalnya : sistem komputer Sistem konseptual

  d)

  Menggunakkan sumber – sumber konsepsi / fsik, misalnya data dan informasi yang disimpan dalam komputer Data : Gambaran / fakta yang secara relatif belum berarti bagi penerimanya. Contoh : Jam kerja Informasi : Data yang telah diproses atau data yang memiliki arti

  Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer

  M A N A J E M E N

  d a t a

  P E R A N G K A T

  

d a t a d a t a

  L U N A K P E N G O L A H D A T A

  i n f o r m a s i i n f o r m a s i

  D A T A B A S E

  i n f o r m a s i

  I N P U T O U T P U T M E N G U B A H S U M B E R

  S U M B E R D A Y A D A Y A F I S I K

  F I S I K Karakteristik dari sebuah sistem informasi akutansi adalah:

  1. Melaksanakan tugas yang diperlukan

  2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar

  3. Menangani data yang rinci

  4. Terutama pada historis

  5. Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal

  2. Sistem Informasi Manajemen / Fokus Informasi Sistem Informasi Manajemen :

  Suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Karakteristik dari SIM :

  1. Merupakan salah satu dari 5 sub sistem dalam CBIS

  2. Mempunyai tujuan untuk mempertemukan seluruh informasi yang diperlukan oleh manajer pada semua tingkat organisasi

  4. Memberikan gambaran terhadap attitude eksekutif dengan penyediaan komputer untuk membantu pemecahan masalah organisasi Sistem Informasi Manajement menurut :

Robet G Murdick & Joel E Ross

  Proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambilan keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian.

Gordon B Davis

  Sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Bagan Sistem Informasi Manajemen

  P e m e c a h

M a s a l a h

O r g a n i s a s i P e r a n g k a t

  L u n a k P e n u l i s L a p o r a n M o d e l

  M a t e m a t i k a D a t a b a s e S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n ^{I n f o r m a s i d a t a d a t a d a t a I n f o r m a s i} _{L i n g k u n g a n} ^{L i n g k u n g a n}

  Kebanyakan pemakai sistem informasi manajemen berdasarkan komputer adalah sebagai berikut :

  3. Merupakan seluruh fungsi sistem informasi didalam suatu sub sistem input, database dan sub sistem output

Pemakai Penggunaan

  Menjawab pertanyaan Manajer tingkat bawah

   Mendapatkan data operasi

   Membantu perencanaan

   Penjadwalan 

  Mengetahui situasi yg tak terkendali

  

 Mengolah data



  

  Petugas administrasi

  Mengerjakan transaksi Staff ahli  Informasi untuk analisa

  

Herbert A Simon

  Menggunakan tahapan dalam pengambilan keputusan dengan membedakan antara struktur masalah dan tingkat keamanan Masalah yang dapat dipecahkan dengan baik oleh DSS adalah masalah yang bersifat

  P en in ja ua n K em ba li

  P e r a n c a n g a n

  P e n y e l i d i k a n P e m i l i h a n

  3. Peninjauan kembali Proses pengujian menguji kelayakan pemecahan tersebut.

  2. Desain

  1. Intelegensi

  

semistruktur. Masalah semistruktur adalah masalah yang beberapa elemen dan hubungannya

dapat diketahui dan dimengerti dan beberapa diantaranya tidak dapat diketahui.

  Menggunakan konsep keputusan terprogram dan tidak terprogram dengan phase pengambilan keputusan yang merefleksikan terhadap pemikiran DSS saat ini. 

  Membantu dalam analisis

  Teori yang mendasari DSS : 

  harus dipecahkan oleh manajer dan untuk menghasilkan keputusan yang harus dibuat

  DSS adalah Informasi yang menghasilkan system yang ditujukan untuk masalah tertentu yang

  3. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) / Fokus Pada Pendukung Keputusan

  Bantu dalam analisis pengambilan keputusan

  Analisis dan laporan khusus  Bantu dlm kenali persoalan dan peluang 

  Permintaan informasi khusus 

  Manajemen  Laporan tetap 

   Perencanaan dan pelaporan

G Anthony Gory dan Michael S Scott Morton

Fase pembuatan keputusan menurut Herbert A Simon

  4. Otomatisasi Kantor / Fokus Pada Komunikasi

  OA(Office Automation) dimaksudkan u/ mempermudah komunikasi & meningkatkan produktivitas diantara manajer & pekerja kantor dengan menggunakan peralatan elektronik & elektromekanik Tujuan utama dari penggunaan otomatisasi kantor:

  1. Menaikkan produktivitas tugas sekertaris di karyawan administrasi

  2. Meningkatkan penggunaan surat menyurat ke luar (Outgoing Correspondence)

  3. Meningkatkan penggunaan surat menyurat ke dalam (Ingoing Correspondece)

  4. Media dalam pemecahan masalah

  5. Penggunaan komunikasi informasi menjadi lebih baik

  5. Sistem Pakar (Expert System) / Fokus Konsultasi

  Sistem yang berfungsi sebagai spesialis dalam suatu area. Merupakan aktivitas penyertaan mesin seperti komputer yang mempunyai kemampuan menampilkan tingkah laku yang dianggap intelegent. Komponen : 

  User interface, software yang berfungsi sebagai media pemasukan ke dalam knowledge base.  Knowledge Base, berisi semua fakta, ide, hubungan  Inference engine, bertugas untuk menganalisis pengetahuan & menarik kesimpulan berdasarkan knowledge base  Development Engine Dipakai untuk menciptakan expert system Ide dasar AI(Artifcial Inteligent) : computer dapat di program u/ melakukan beberapa pemikiran logis seperti manusia

  E x p e r t a n d S y s t e m A n a l y s t _{p r o m p t a n d f e e d b a c k} D e v e l o p m e n t E n g i n e K n o w l e d g e _{P r o b l e m D o m a i n} B a s e

  I n f e r e n c e _{S y s t e m E x p e r t} E n g i n e U s e r _{i n f o r m a t i o n I n s t r u c t i o n a n d} I n t e r f a c e _{E x p l a n a t i o n S o l u t i o n a n d} U s e r

Rantai Komunikasi Tradisional Menghubungkan pemakai, spesialis informasi dan komputer

  Pemakai Pengelola Analisis Spesialis database Sistem jaringan

  Prog- rammer Operator Komputer

Rantai komunikasi End-User Computing

  Spesialis Informasi Komputer

  Pemakai

Spesialis Informasi:

  

  Analis sistem bekerjasama dengan pemakai mengembangkan system baru dan memperbaiki system yang sekarang ada.

  

  Pengelola Database bekerjasama dengan pemakai dan analis system menciptakan database

  berisi data yg diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai

  Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali.

  

  Spesialis jaringan bekerjasama dengan analisis system dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar.

  

  Programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis system untuk membuat

  kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai. 

  Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe dan komputer mini.

Siklus Kehidupan Sistem (System Life Cycle)

   Perencanaan : manajer mendefnisikan masalah 

  Analisis : manajer mengatur penelitian sistem 

  Rancangan : manajer mengatur perancangan sistem  Penerapan : manajer mengatur penerapan sistem 

  Penggunaan : manajer mengatur persiapan sistem