APLIKASI MANAJEMEN UNIT KEGIATAN MAHASISWA PADA UNIVERSITAS MURIA KUDUS BERBASIS WEB
Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015
ISBN: 978-602-1180-21-1
APLIKASI MANAJEMEN UNIT KEGIATAN MAHASISWA PADA UNIVERSITAS
MURIA KUDUS BERBASIS WEB
Agung Rifqi Hidayat1*, Tri Listyorini1, Tutik Khotimah1
Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Muria Kudus
Gondangmanis, PO Box 53, Bae, Kudus 59352
1
*
Email: [email protected]
Abstrak
Unit Kegiatan Mahasiswa (disingkat UKM) adalah wadah aktivitas kemahasiswaan untuk
mengembangkan minat, bakat dan keahlian tertentu bagi para anggota-anggotanya. lembaga
ini merupakan bagian organisasi kemahasiswaan intra kampus lainnya seperti senat
mahasiswa dan badan eksekutif mahasiswa, baik yang berada di tingkat program studi,
jurusan, maupun universitas. Lembaga ini bersifat otonom, dan bukan merupakan sub-ordinat
dari badan eksekutif maupun senat mahasiswa.Permasalahan yang sering terjadi pada UKM
di universitas muria kudus adalah kurangnya manajemen pada kegiatan-kegiatan yang mereka
lakukan sehingga banyak data yang hilang serta laporan-laporan yang tidak tertata rapi yang
berakibat pada waktu laporan pertanggungjawaban, mereka kesusahan dalam mencari data
kegiatan yang sudah terlaksana. Aplikasi manajemen unit keguatan mahasiswa ini berguna
untuk mengolah data dan laporan kegiatan, pengurus, rapat, sponsor, proposal, surat,
dokumentasi, inventaris dan keuangan pada unit kegiatan mahasiswa. Metode pada penelitian
ini menggunakan Waterfall dimana Perancangan sistem ini berupa Data Flow Diagram,
Entity Relationship Diagram. Implementasi dari aplikasi ini menggunakan bahasa
pemrograman PHP dan Mysql. Aplikasi Manajemen Unit Kegiatan Mahasiswa ini
memudahkan bagi anggota UKM untuk mengolah data mereka secara rapi.
Kata kunci: aplikasi manajemen, unit kegiatan mahasiswa, waterfall
1. PENDAHULUAN
Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) adalah wadah aktivitas kemahasiswaan untuk
mengembangkan minat, bakat dan keahlian tertentu bagi para anggota-anggotanya. Lembaga ini
merupakan partner oraganisasi kemahasiswaan intra kampus lainnya seperti senat mahasiswa dan
badan eksekutif mahasiswa, baik yang berada di tingkat program studi, jurusan, maupun
universitas. Lembaga ini bersifat otonom, dan bukan merupakan sub-ordinat dari badan eksekutif
maupun senat mahasiswa.
Permasalahan yang sering terjadi pada UKM di Universitas Muria Kudus adalah kurangnya
manajemen pada kegiatan-kegiatan yang mereka lakukan yang mengakibatka banyak data yang
hilang serta laporan-laporan yang tidak tertata rapi sehingga pada waktu laporan
pertanggungjawaban sering kesusahan dalam mencari data kegiatan yang sudah terlaksana. Untuk
itu perlu adanya aplikasi yang dapat mengolah data kegiatan dan laporan di Unit Kegiatan
Mahasiswa.
2. METODOLOGI
Metode perancangan sistem yang digunakan untuk membangun aplikasi ini adalah metode
waterfall. model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam
membangun software. Hal ini disebut waterfall karena proses mengalir "secara sistematis dari satu
tahap ke tahap lainnya dalam mode ke bawah(Pressman, 2012). Metode ini mempunyai struktur
yang jelas dan terarah dalam setiap tahapan perancangan dan implementasinya. Secara umum
metode perancangan sistem ini dibagi dalam beberapa tahapan, antara lain :
2.1 Perencanaan
Tahapan perencanaan adalah tahapan menentukan tujuan pembuatan aplikasi management
Unit Kegiatan Mahasiswa. Tujuan utama yang ingin dicapai adalah untuk mempermudah kinerja
kegiatan di UKM. Proses pendataan kegiatan, sponsor, surat menyurat, keuangan, laporan
pertanggungjawaban dapat dilakukan secara mudah, dan tersusun rapi. Selain itu pengumpulan data
juga dilakukan pada tahap ini. Untuk memperoleh data tersebut secara lengkap dan akurat
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
389
Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015
ISBN: 978-602-1180-21-1
dibutuhkan kerjasama dengan pihak-pihak yang terkait, adapun langkah –langkah yang dilakukan
untuk pengumpulan data adalah :
1. Studi Kepustakan
Metode ini dilakukan dengan cara memperoleh data dari buku-buku, literatur, majalah,
jurnal tentang hal-hal pokok yang berhubungan dengan aplikasi manajemen Unit Kegiatan
Mahasiswa yang akan dibuat atau permasalahan yang dihadapi dan nantinya dapat
mendukung kelengkapan informasi yang dibutuhkan.
2. Wawancara
Metode ini dilakukan dengan cara bertanya langsung kepada pihak-pihak yang terkait yaitu
dengan pihak anggota UKM.
3. Observasi
Pengumpulan data dari pengamatan terhadap suatu proses atau objek dengan maksud
merasakan dan kemudian memahami pengetahuan dari sebuah gagasan yang sudah diketahui
sebelumnya, untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk melanjutkan
penelitian.
4. Dokumentasi
Metode pengumpulan data melalui catatan atau arsip yang terdapat di UKM. Yaitu data
rapat, kegiatan, surat menyurat, sponsor, APBU, inventaris, keuangan, laporan
pertanggungjawaban.
2.2 Analisa
Tahapan analisis sistem adalah tahapan mempelajari sistem yang sedang berjalan untuk
diketahui kelemahan dan kekurangannya, dan sistem pengganti diusulkan guna menutupi
kelemahan dan kekurangan sistem yang ada.
2.3 Desain
Tahap desain meliputi :
- Melakukan perancangan alur sistem baru menggunan data flow diagram.
- Melakukan perancangan basis data (membuat relasi tabel).
- Membuat desain user interface.
2.4 Implementasi
Tahap implementasi adalah tahapan pengkodean terhadap rancangan-rancangan yang telah
didefinisikan. Sehingga akan membentuk sebuah aplikasi sesuai dengan yang diharapkan.
Pengkodean sistem dilakukan dengan menggunakan bahasa pemprograman PHP.
Rancangan basis data juga diubah menjadi sebuah basis data yang dapat digunakan untuk
menyimpan data-data tertentu sesuai keperluan user. Pada sistem ini, basis data dibuat dengan
Mysql.
2.5 Pengujian
Tahap pengujian dilakukan untuk menguji fitur-fitur pada sistem menggunakan pengujian
Whitebox. Tahap ini memastikan aplikasi sudah siap dikirim dan dipakai oleh user.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Analisis Sistem
Tahapan analisis sistem adalah tahapan mempelajari sistem yang sedang berjalan untuk
diketahui kelemahan dan kekurangannya, dan sistem pengganti diusulkan guna menutupi
kelemahan dan kekurangan sistem yang ada.
3.1.1.
1.
2.
3.
Analisis Sistem Yang Berjalan
Hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan adalah:
Unit Kegiatan Mahasiswa Mengajukan APBU kepada Wakil Rektor atau Wakil Dekan bagian
kemahasiswaan.
Unit Kegiatan Mahasiswa mengadakan sebuah acara atau kegiatan.
Unit Kegiatan Mahasiswa menyebarkan pamflet kegiatan.
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
390
Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015
4.
5.
6.
ISBN: 978-602-1180-21-1
Unit Kegiatan Mahasiswa membuat proposal sponsor untuk diajukan ke instansi-instansi.
Unit Kegiatan Mahasiswa mengadakan rapat kegiatan yang akan diadakan.
Setelah pelaksanaan acara atau kegiatan selesai, unit kegiatan mahasiswa membuat laporan
pertanggung jawaban.
Kelemahan sistem yang sedang berjalan adalah:
1. Proses pengajuan APBU dan verifikasi dari wakil rektor atau wakil dekan masih dilakukan
secara manual, belum bisa dilakukan secara online.
2. Belum adanya pendataan kegiatan yang terstruktur rapi, sehingga jika berganti angkatan para
anggota UKM yang baru merasa bingung dan kesulitan dengan alur kegiatan yang akan
dilaksanakan.
3. Pada saat rapat, hasil dari rapat masih ditulis secara manual dan kemungkinan bisa hilang.
4. Pada saat laporan pertanggung jawaban mereka harus mencari data kegiatan yang telah
dilaksanakan dan pada UKM yang datanya tidak tersusun dengan rapi data itu hilang dan
mengakibatkan mereka memanipulasi data kegiatan yang telah mereka laksanakan.
3.2 Pemodelan Data
Tahapan pemodelan data yang dimaksud meliputi perancangan struktur basis data. Struktur
basis data dapat dilihat dari tabel yang digunakan. Pada tahap pemodelan data yang digunakan
adalah ERD.
3.2.1
ERD
Untuk perancangan basis data Aplikasi Manajement Unit Kegiatan Mahasiswa menggunakan
alat atau tools Entity Relational Diagram (ERD). ERD merupakan alat atau tools yang sering
digunakan untuk penjabaran basis data dari suatu sistem sehingga hubungan antara tabel dapat
diketahui dengan jelas seperti pada gambar 1.
Gambar 1. ERD
3.3 Pemodelan Proses
3.3.1 Context Diagram
Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem
dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di
lingkungan luar sistem yang berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di
lingkungan luarnya yang akan membeikan input atau menerima output dari sistem. Contex diagram
dari ini memperlihatkan sistem secara integral dan pihak-pihak (external entity) siapa saja yang
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
391
Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015
ISBN: 978-602-1180-21-1
telibat dalam Aplikasi Manajemen Unit Kegiatan Mahasiswa UMK. Contex diagram dapat dilihat
pada gambar 2.
Project Name:
Project Path:
C hart Fi le:
C hart Name:
C reated On:
C reated By:
Modifi ed On:
Modifi ed By:
UKM
New P roject Name
g:\data\kuliah\dfdku\
dfd00001.dfd
Yourdon - C ontext D i agram
May-09-2015
AGUNG RIF QI HIDAYAT
Jun-09-2015
AGUNG RIF QI HIDAYAT
Mahasi swa
data_spons or
data_materi al_sponsor
data_kembali _inventari s
data_pengeluaran_keuangan
data_pi njam_inventaris
data_pemasukan_k euangan
data_status_kegi atan
data_anggota
data_dokumentasi
data_mahasisw a
data_surat
data_inventari s
ganti _password
data_proposal
data_rapat
0
data_pani ti a
data_subkegi atan
data_apbu
data_kegi atan
portal
ukm
laporan_kegiatan
laporan_anggota
laporan_subkegiatan
laporan_panitia
laporan_rapat
laporan_sponsor
laporan_material_sponsor
laporan_propos al
ganti _password
laporan_surat
data_admin
laporan_i nventaris
data_ukm
laporan_pinjam_i nventari s
laporan_dokumentasi
data_ak un_admi n
laporan_kembali_i nventaris
data_ak un_ukm
laporan_mahasi swa
password_baru
lap_verifik asi _pengambi lan_apbu
lap_verifik asi _persetujuan_apbu
PSI
lap_pemasukan_keuangan
lap_pengeluaran_keuangan
laporan_status_kegiatan
Sponsor
laporan_status_kegiatan
lap_pengeluaran_keuangan
lap_pemasukan_keuangan
lap_verifik asi _pengambi lan_apbu
lap_verifik asi _persetujuan_apbu
laporan_panitia
laporan_ukm
password_baru
laporan_apbu
laporan_subkegiatan
laporan_kegiatan
laporan_anggota
Bi dang
Kemahasi swaan
ganti _password
data_veri fi kasi_persetujuan_apbu
data_veri fi kasi_pengambilan_apbu
password_baru
laporan_akun_ukm
laporan_akun_admi n
laporan_ukm
laporan_admi n
Gambar 2 Context Diagram
3.3.2
DFD
Adapun perancangan sistem akan dibuat menggunakan DFD (Data Flow Diagram). DFD
merupakan metode pemodelan yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem
sebagai jaringan kerja antar dari dan ke mana data mengalir serta penyimpanannya.
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru
yang akan dibuat/dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana
data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. DFD terdiri dari: Data
Flow Diagram Contex Level dan Data Flow Diagram Levelled. Dan pada DFD levelled terdiri dari
beberapa level yaitu: Level 0 Diagrams, Level 1 Diagrams, Level 2 Diagrams seperti pada gambar
3.
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
392
Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015
Project Name:
Project Path:
Chart File:
Chart Name:
Created On:
Created By:
Modified On:
Modified By:
ISBN: 978-602-1180-21-1
New Project Name
g:\data\kuliah\dfdku\
dfd00002.dfd
portal ukm
May-09-2015
AGUNG RIFQI HIDAYAT
Jun-10-2015
AGUNG RIFQI HIDAYAT
akun
ukm
ukm
ukm
ukm
password_baru
PSI
ganti_password
data_admin
data_ukm
data_akun_admin
data_akun_ukm
data_mahasiswa
data_anggota
Mahasiswa
akun
akun
1
4
Pendaftaran
laporan_admin
Akun
admin laporan_ukm
laporan_akun_admin
laporan_akun_ukm
data_sponsor
data_material_sponsor
Sponsor
Ganti
Password
data_status_kegiatan
data_pengeluaran_keuangan
data_pemasukan_keuangan
admin
mahasiswa
data_kembali_inventaris
material_sponsor
data_surat
data_rapat
password_baru
data_proposal
data_pinjam_inventaris
subkegiatan
anggota
kegiatan
data_inventaris
data_panitia
ganti_password
data_dokumentasi
data_subkegiatan
2
anggota
data_kegiatan
subkegiatan
Proses
laporan_mahasiswa
UKM
kegiatan
ukm
laporan_anggota
dokumentasi
laporan_kegiatan
inventaris
laporan_subkegiatan
panitia
lap_pemasukan_keuangan
laporan_status_kegiatanlap_pengeluaran_keuangan
lap_pengeluaran_keuanganlaporan_inventaris
panitia
dokumentasi
inventaris
lap_pemasukan_keuanganlaporan_surat
laporan_subkegiatan laporan_pinjam_inventaris
bendahara
proposal
pinjam
laporan_kegiatan
laporan_sponsor
lap_verifikasi_persetujuan_apbu
laporan_panitia
laporan_material_sponsor
admin
mahasiswa material_sponsor
laporan_anggota
bendahara
rapat
proposal
pinjam
sponsor
apbu
surat
apbu
rapat
sponsor
surat
laporan_kembali_inventaris
laporan_proposal
lap_verifikasi_pengambilan_apbu
laporan_panitia data_apbu
laporan_status_kegiatan
laporan_dokumentasi
laporan_rapat
3
Bidang
data_verifikasi_persetuju an_apbu Pengajuan
Kemahasiswaandata_verifikasi_pengambilan_apbuAPBU
laporan_ukm
lap_verifikasi_persetujuan_apbu
lap_verifikasi_pengambilan_apbu
laporan_apbu
password_baru
ganti_password
Gambar 3. DFD Aplikasi Manajemen UKM
3.4 Implementasi
Implementasi adalah tahap penerapan sekaligus pengujian bagi sistem serta merupakan tahap
dimana aplikasi siap dioperasikan pada keadaan yang sebenarnya, efektifitas sistem baru akan
diketahui pasti, juga untuk semua kelebihan dan kekurangan sistem dari program aplikasi. Pada
Aplikasi Manajemen Unit Kegiatan Mahasiswa menggunakan bahasa pemrograman PHP. Halaman
login dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4 Tampilan Login
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
393
Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015
ISBN: 978-602-1180-21-1
Gambar 5. Menu Utama
Gambar 6. Laporan Keuangan
4. KESIMPULAN
Dari keseluruhan pembahasan dan pengamatan pada bab sebelumnya, maka dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut :
a. Dengan adanya Aplikasi Manajemen Unit Kegiatan Mahasiswa ini dapat memberikan
informasi yang cepat dan tepat sehingga dapat mempermudah kinerja anggota ukm dalam
pengelolaan data yang ada.
b. Aplikasi ini dapat digunakan sebagai alat bantu dalam memberikan informasi kegiatan,
pengurus, rapat, sponsor, proposal, surat, dokumentasi, dan keuangan. Serta mendukung
pembuatan laporan pertanggungjawaban.
c. Selain memberikan informasi aplikasi ini juga dapat mengupload dan mendownload data
rapat, data surat dan data proposal.
d. Aplikasi yang dibangun dapat menghasilkan laporan data kegiatan, data pengurus, data rapat,
data sponsor, data proposal, data surat, dan data keuangan.
DAFTAR PUSTAKA
Madcoms, 2008, PHP dan MySQL untuk Pemula, Andi, Yogyakarta.
Nugroho B., 2005, Database Relasional dengan MySQL, Andi, Yogyakarta.
Pressman R. S., 2012, Rekayasa Perangkat Lunak (Pendekatan Praktisi) Edisi 7, Andi, Yogyakarta
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
394
ISBN: 978-602-1180-21-1
APLIKASI MANAJEMEN UNIT KEGIATAN MAHASISWA PADA UNIVERSITAS
MURIA KUDUS BERBASIS WEB
Agung Rifqi Hidayat1*, Tri Listyorini1, Tutik Khotimah1
Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Muria Kudus
Gondangmanis, PO Box 53, Bae, Kudus 59352
1
*
Email: [email protected]
Abstrak
Unit Kegiatan Mahasiswa (disingkat UKM) adalah wadah aktivitas kemahasiswaan untuk
mengembangkan minat, bakat dan keahlian tertentu bagi para anggota-anggotanya. lembaga
ini merupakan bagian organisasi kemahasiswaan intra kampus lainnya seperti senat
mahasiswa dan badan eksekutif mahasiswa, baik yang berada di tingkat program studi,
jurusan, maupun universitas. Lembaga ini bersifat otonom, dan bukan merupakan sub-ordinat
dari badan eksekutif maupun senat mahasiswa.Permasalahan yang sering terjadi pada UKM
di universitas muria kudus adalah kurangnya manajemen pada kegiatan-kegiatan yang mereka
lakukan sehingga banyak data yang hilang serta laporan-laporan yang tidak tertata rapi yang
berakibat pada waktu laporan pertanggungjawaban, mereka kesusahan dalam mencari data
kegiatan yang sudah terlaksana. Aplikasi manajemen unit keguatan mahasiswa ini berguna
untuk mengolah data dan laporan kegiatan, pengurus, rapat, sponsor, proposal, surat,
dokumentasi, inventaris dan keuangan pada unit kegiatan mahasiswa. Metode pada penelitian
ini menggunakan Waterfall dimana Perancangan sistem ini berupa Data Flow Diagram,
Entity Relationship Diagram. Implementasi dari aplikasi ini menggunakan bahasa
pemrograman PHP dan Mysql. Aplikasi Manajemen Unit Kegiatan Mahasiswa ini
memudahkan bagi anggota UKM untuk mengolah data mereka secara rapi.
Kata kunci: aplikasi manajemen, unit kegiatan mahasiswa, waterfall
1. PENDAHULUAN
Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) adalah wadah aktivitas kemahasiswaan untuk
mengembangkan minat, bakat dan keahlian tertentu bagi para anggota-anggotanya. Lembaga ini
merupakan partner oraganisasi kemahasiswaan intra kampus lainnya seperti senat mahasiswa dan
badan eksekutif mahasiswa, baik yang berada di tingkat program studi, jurusan, maupun
universitas. Lembaga ini bersifat otonom, dan bukan merupakan sub-ordinat dari badan eksekutif
maupun senat mahasiswa.
Permasalahan yang sering terjadi pada UKM di Universitas Muria Kudus adalah kurangnya
manajemen pada kegiatan-kegiatan yang mereka lakukan yang mengakibatka banyak data yang
hilang serta laporan-laporan yang tidak tertata rapi sehingga pada waktu laporan
pertanggungjawaban sering kesusahan dalam mencari data kegiatan yang sudah terlaksana. Untuk
itu perlu adanya aplikasi yang dapat mengolah data kegiatan dan laporan di Unit Kegiatan
Mahasiswa.
2. METODOLOGI
Metode perancangan sistem yang digunakan untuk membangun aplikasi ini adalah metode
waterfall. model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam
membangun software. Hal ini disebut waterfall karena proses mengalir "secara sistematis dari satu
tahap ke tahap lainnya dalam mode ke bawah(Pressman, 2012). Metode ini mempunyai struktur
yang jelas dan terarah dalam setiap tahapan perancangan dan implementasinya. Secara umum
metode perancangan sistem ini dibagi dalam beberapa tahapan, antara lain :
2.1 Perencanaan
Tahapan perencanaan adalah tahapan menentukan tujuan pembuatan aplikasi management
Unit Kegiatan Mahasiswa. Tujuan utama yang ingin dicapai adalah untuk mempermudah kinerja
kegiatan di UKM. Proses pendataan kegiatan, sponsor, surat menyurat, keuangan, laporan
pertanggungjawaban dapat dilakukan secara mudah, dan tersusun rapi. Selain itu pengumpulan data
juga dilakukan pada tahap ini. Untuk memperoleh data tersebut secara lengkap dan akurat
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
389
Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015
ISBN: 978-602-1180-21-1
dibutuhkan kerjasama dengan pihak-pihak yang terkait, adapun langkah –langkah yang dilakukan
untuk pengumpulan data adalah :
1. Studi Kepustakan
Metode ini dilakukan dengan cara memperoleh data dari buku-buku, literatur, majalah,
jurnal tentang hal-hal pokok yang berhubungan dengan aplikasi manajemen Unit Kegiatan
Mahasiswa yang akan dibuat atau permasalahan yang dihadapi dan nantinya dapat
mendukung kelengkapan informasi yang dibutuhkan.
2. Wawancara
Metode ini dilakukan dengan cara bertanya langsung kepada pihak-pihak yang terkait yaitu
dengan pihak anggota UKM.
3. Observasi
Pengumpulan data dari pengamatan terhadap suatu proses atau objek dengan maksud
merasakan dan kemudian memahami pengetahuan dari sebuah gagasan yang sudah diketahui
sebelumnya, untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk melanjutkan
penelitian.
4. Dokumentasi
Metode pengumpulan data melalui catatan atau arsip yang terdapat di UKM. Yaitu data
rapat, kegiatan, surat menyurat, sponsor, APBU, inventaris, keuangan, laporan
pertanggungjawaban.
2.2 Analisa
Tahapan analisis sistem adalah tahapan mempelajari sistem yang sedang berjalan untuk
diketahui kelemahan dan kekurangannya, dan sistem pengganti diusulkan guna menutupi
kelemahan dan kekurangan sistem yang ada.
2.3 Desain
Tahap desain meliputi :
- Melakukan perancangan alur sistem baru menggunan data flow diagram.
- Melakukan perancangan basis data (membuat relasi tabel).
- Membuat desain user interface.
2.4 Implementasi
Tahap implementasi adalah tahapan pengkodean terhadap rancangan-rancangan yang telah
didefinisikan. Sehingga akan membentuk sebuah aplikasi sesuai dengan yang diharapkan.
Pengkodean sistem dilakukan dengan menggunakan bahasa pemprograman PHP.
Rancangan basis data juga diubah menjadi sebuah basis data yang dapat digunakan untuk
menyimpan data-data tertentu sesuai keperluan user. Pada sistem ini, basis data dibuat dengan
Mysql.
2.5 Pengujian
Tahap pengujian dilakukan untuk menguji fitur-fitur pada sistem menggunakan pengujian
Whitebox. Tahap ini memastikan aplikasi sudah siap dikirim dan dipakai oleh user.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Analisis Sistem
Tahapan analisis sistem adalah tahapan mempelajari sistem yang sedang berjalan untuk
diketahui kelemahan dan kekurangannya, dan sistem pengganti diusulkan guna menutupi
kelemahan dan kekurangan sistem yang ada.
3.1.1.
1.
2.
3.
Analisis Sistem Yang Berjalan
Hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan adalah:
Unit Kegiatan Mahasiswa Mengajukan APBU kepada Wakil Rektor atau Wakil Dekan bagian
kemahasiswaan.
Unit Kegiatan Mahasiswa mengadakan sebuah acara atau kegiatan.
Unit Kegiatan Mahasiswa menyebarkan pamflet kegiatan.
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
390
Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015
4.
5.
6.
ISBN: 978-602-1180-21-1
Unit Kegiatan Mahasiswa membuat proposal sponsor untuk diajukan ke instansi-instansi.
Unit Kegiatan Mahasiswa mengadakan rapat kegiatan yang akan diadakan.
Setelah pelaksanaan acara atau kegiatan selesai, unit kegiatan mahasiswa membuat laporan
pertanggung jawaban.
Kelemahan sistem yang sedang berjalan adalah:
1. Proses pengajuan APBU dan verifikasi dari wakil rektor atau wakil dekan masih dilakukan
secara manual, belum bisa dilakukan secara online.
2. Belum adanya pendataan kegiatan yang terstruktur rapi, sehingga jika berganti angkatan para
anggota UKM yang baru merasa bingung dan kesulitan dengan alur kegiatan yang akan
dilaksanakan.
3. Pada saat rapat, hasil dari rapat masih ditulis secara manual dan kemungkinan bisa hilang.
4. Pada saat laporan pertanggung jawaban mereka harus mencari data kegiatan yang telah
dilaksanakan dan pada UKM yang datanya tidak tersusun dengan rapi data itu hilang dan
mengakibatkan mereka memanipulasi data kegiatan yang telah mereka laksanakan.
3.2 Pemodelan Data
Tahapan pemodelan data yang dimaksud meliputi perancangan struktur basis data. Struktur
basis data dapat dilihat dari tabel yang digunakan. Pada tahap pemodelan data yang digunakan
adalah ERD.
3.2.1
ERD
Untuk perancangan basis data Aplikasi Manajement Unit Kegiatan Mahasiswa menggunakan
alat atau tools Entity Relational Diagram (ERD). ERD merupakan alat atau tools yang sering
digunakan untuk penjabaran basis data dari suatu sistem sehingga hubungan antara tabel dapat
diketahui dengan jelas seperti pada gambar 1.
Gambar 1. ERD
3.3 Pemodelan Proses
3.3.1 Context Diagram
Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem
dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di
lingkungan luar sistem yang berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di
lingkungan luarnya yang akan membeikan input atau menerima output dari sistem. Contex diagram
dari ini memperlihatkan sistem secara integral dan pihak-pihak (external entity) siapa saja yang
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
391
Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015
ISBN: 978-602-1180-21-1
telibat dalam Aplikasi Manajemen Unit Kegiatan Mahasiswa UMK. Contex diagram dapat dilihat
pada gambar 2.
Project Name:
Project Path:
C hart Fi le:
C hart Name:
C reated On:
C reated By:
Modifi ed On:
Modifi ed By:
UKM
New P roject Name
g:\data\kuliah\dfdku\
dfd00001.dfd
Yourdon - C ontext D i agram
May-09-2015
AGUNG RIF QI HIDAYAT
Jun-09-2015
AGUNG RIF QI HIDAYAT
Mahasi swa
data_spons or
data_materi al_sponsor
data_kembali _inventari s
data_pengeluaran_keuangan
data_pi njam_inventaris
data_pemasukan_k euangan
data_status_kegi atan
data_anggota
data_dokumentasi
data_mahasisw a
data_surat
data_inventari s
ganti _password
data_proposal
data_rapat
0
data_pani ti a
data_subkegi atan
data_apbu
data_kegi atan
portal
ukm
laporan_kegiatan
laporan_anggota
laporan_subkegiatan
laporan_panitia
laporan_rapat
laporan_sponsor
laporan_material_sponsor
laporan_propos al
ganti _password
laporan_surat
data_admin
laporan_i nventaris
data_ukm
laporan_pinjam_i nventari s
laporan_dokumentasi
data_ak un_admi n
laporan_kembali_i nventaris
data_ak un_ukm
laporan_mahasi swa
password_baru
lap_verifik asi _pengambi lan_apbu
lap_verifik asi _persetujuan_apbu
PSI
lap_pemasukan_keuangan
lap_pengeluaran_keuangan
laporan_status_kegiatan
Sponsor
laporan_status_kegiatan
lap_pengeluaran_keuangan
lap_pemasukan_keuangan
lap_verifik asi _pengambi lan_apbu
lap_verifik asi _persetujuan_apbu
laporan_panitia
laporan_ukm
password_baru
laporan_apbu
laporan_subkegiatan
laporan_kegiatan
laporan_anggota
Bi dang
Kemahasi swaan
ganti _password
data_veri fi kasi_persetujuan_apbu
data_veri fi kasi_pengambilan_apbu
password_baru
laporan_akun_ukm
laporan_akun_admi n
laporan_ukm
laporan_admi n
Gambar 2 Context Diagram
3.3.2
DFD
Adapun perancangan sistem akan dibuat menggunakan DFD (Data Flow Diagram). DFD
merupakan metode pemodelan yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem
sebagai jaringan kerja antar dari dan ke mana data mengalir serta penyimpanannya.
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru
yang akan dibuat/dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana
data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. DFD terdiri dari: Data
Flow Diagram Contex Level dan Data Flow Diagram Levelled. Dan pada DFD levelled terdiri dari
beberapa level yaitu: Level 0 Diagrams, Level 1 Diagrams, Level 2 Diagrams seperti pada gambar
3.
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
392
Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015
Project Name:
Project Path:
Chart File:
Chart Name:
Created On:
Created By:
Modified On:
Modified By:
ISBN: 978-602-1180-21-1
New Project Name
g:\data\kuliah\dfdku\
dfd00002.dfd
portal ukm
May-09-2015
AGUNG RIFQI HIDAYAT
Jun-10-2015
AGUNG RIFQI HIDAYAT
akun
ukm
ukm
ukm
ukm
password_baru
PSI
ganti_password
data_admin
data_ukm
data_akun_admin
data_akun_ukm
data_mahasiswa
data_anggota
Mahasiswa
akun
akun
1
4
Pendaftaran
laporan_admin
Akun
admin laporan_ukm
laporan_akun_admin
laporan_akun_ukm
data_sponsor
data_material_sponsor
Sponsor
Ganti
Password
data_status_kegiatan
data_pengeluaran_keuangan
data_pemasukan_keuangan
admin
mahasiswa
data_kembali_inventaris
material_sponsor
data_surat
data_rapat
password_baru
data_proposal
data_pinjam_inventaris
subkegiatan
anggota
kegiatan
data_inventaris
data_panitia
ganti_password
data_dokumentasi
data_subkegiatan
2
anggota
data_kegiatan
subkegiatan
Proses
laporan_mahasiswa
UKM
kegiatan
ukm
laporan_anggota
dokumentasi
laporan_kegiatan
inventaris
laporan_subkegiatan
panitia
lap_pemasukan_keuangan
laporan_status_kegiatanlap_pengeluaran_keuangan
lap_pengeluaran_keuanganlaporan_inventaris
panitia
dokumentasi
inventaris
lap_pemasukan_keuanganlaporan_surat
laporan_subkegiatan laporan_pinjam_inventaris
bendahara
proposal
pinjam
laporan_kegiatan
laporan_sponsor
lap_verifikasi_persetujuan_apbu
laporan_panitia
laporan_material_sponsor
admin
mahasiswa material_sponsor
laporan_anggota
bendahara
rapat
proposal
pinjam
sponsor
apbu
surat
apbu
rapat
sponsor
surat
laporan_kembali_inventaris
laporan_proposal
lap_verifikasi_pengambilan_apbu
laporan_panitia data_apbu
laporan_status_kegiatan
laporan_dokumentasi
laporan_rapat
3
Bidang
data_verifikasi_persetuju an_apbu Pengajuan
Kemahasiswaandata_verifikasi_pengambilan_apbuAPBU
laporan_ukm
lap_verifikasi_persetujuan_apbu
lap_verifikasi_pengambilan_apbu
laporan_apbu
password_baru
ganti_password
Gambar 3. DFD Aplikasi Manajemen UKM
3.4 Implementasi
Implementasi adalah tahap penerapan sekaligus pengujian bagi sistem serta merupakan tahap
dimana aplikasi siap dioperasikan pada keadaan yang sebenarnya, efektifitas sistem baru akan
diketahui pasti, juga untuk semua kelebihan dan kekurangan sistem dari program aplikasi. Pada
Aplikasi Manajemen Unit Kegiatan Mahasiswa menggunakan bahasa pemrograman PHP. Halaman
login dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4 Tampilan Login
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
393
Prosiding SNATIF Ke-2 Tahun 2015
ISBN: 978-602-1180-21-1
Gambar 5. Menu Utama
Gambar 6. Laporan Keuangan
4. KESIMPULAN
Dari keseluruhan pembahasan dan pengamatan pada bab sebelumnya, maka dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut :
a. Dengan adanya Aplikasi Manajemen Unit Kegiatan Mahasiswa ini dapat memberikan
informasi yang cepat dan tepat sehingga dapat mempermudah kinerja anggota ukm dalam
pengelolaan data yang ada.
b. Aplikasi ini dapat digunakan sebagai alat bantu dalam memberikan informasi kegiatan,
pengurus, rapat, sponsor, proposal, surat, dokumentasi, dan keuangan. Serta mendukung
pembuatan laporan pertanggungjawaban.
c. Selain memberikan informasi aplikasi ini juga dapat mengupload dan mendownload data
rapat, data surat dan data proposal.
d. Aplikasi yang dibangun dapat menghasilkan laporan data kegiatan, data pengurus, data rapat,
data sponsor, data proposal, data surat, dan data keuangan.
DAFTAR PUSTAKA
Madcoms, 2008, PHP dan MySQL untuk Pemula, Andi, Yogyakarta.
Nugroho B., 2005, Database Relasional dengan MySQL, Andi, Yogyakarta.
Pressman R. S., 2012, Rekayasa Perangkat Lunak (Pendekatan Praktisi) Edisi 7, Andi, Yogyakarta
Fakultas Teknik – Universitas Muria Kudus
394