PENGEMBANGAN APLIKASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI PROPOSAL KEGIATAN UNIT KEGIATAN MAHASISWA (UKM) UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA.

PENGEMBANGAN APLIKASI

PENGELOLAAN ADMINISTRASI PROPOSAL KEGIATAN UNIT KEGIATAN MAHASISWA (UKM)

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

SKRIPSI

Diajukan kepada Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Negeri Yogyakarta

untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Sarjana Sains

Oleh :

MOH. AZKA RIJAL NIM : 12305144036

PROGRAM STUDI MATEMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

v MOTTO HIDUP

“Man Jadda Wa Jadda – Barang siapa yang bersungguh-sungguh maka dia akan berhasil, InsyaAllah”

vi

PERSEMBAHAN Skripsi ini saya persembahkan untuk:

1. Orangtua dan keluarga yang selalu memberikan doa, dukungan dan semangat, 2. Semua guru dan dosen yang telah memberikan banyak ilmu,

3. Teman-teman Program Studi Matematika 2012 atas kebersamaanya dalam menuntut ilmu, berbagi pengetahuan, dan pengalaman,

4. Teman-teman UKM Rekayasa Teknologi Universitas Negeri Yogyakarta, 5. Semua pihak yang telah memberikan dukungan dan doa.

vii

PENGEMBANGAN APLIKASI

PENGELOLAAN ADMINISTRASI PROPOSAL KEGIATAN UNIT KEGIATAN MAHASISWA (UKM)

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

Oleh Moh. Azka Rijal NIM 12305144036

ABSTRAK

Pengajuan Proposal kegiatan kepada Bagian Kemahasiswaan masih dilakukan secara manual, waktu yang dibutuhkan dari pengajuan proposal kegiatan, review proposal kegiatan, pengajuan laporan pertanggungjawaban, dan

review laporan pertanggungjawaban menjadi kurang efektif. Tujuan dari penelitian ini adalah mengembangkan aplikasi administrasi proposal kegiatan UKM yang mampu memberikan kemudahan dalam proses pengelolaan administrasi proposal kegiatan dan penyajian laporan yang baik serta mengetahui kualitas dari aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM.

Pengembangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan menggunakan model Waterfall yang terdiri empat tahap yaitu analisis, perancangan, implementasi dan pengujian. Aplikasi ini dibangun menggunakan

Personal Home Page Hypertext Preprocessor (PHP), Hyper Text Markup Language (HTML), Structure Query Language (MySQL), dan Bootstrap.

Aplikasi terdiri dari empat jenis hak akses yaitu admin, divisi UKM, petugas UKM dan Pejabat Kemahasiswaan. Berdasarkan pengujian betha yang telah dilakukan kepada pengguna dan ahli komputer diperoleh rata-rata nilai

correctness, reliability, dan integrity termasuk dalam kategori baik sedangkan nilai usability, maintability, testability, portability, reusability dan interoperability

termasuk kriteria sangat baik, serta nilai flexibility dan efficiency termasuk dalam kriteria cukup baik. Dengan demikian, aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan ini layak untuk digunakan.

viii

KATA PENGANTAR

Syukur alhamdullillah penulis panjatkan kepada Allah atas nikmat serta karunia yang diberikan kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir Skripsi.

Skripsi yang berjudul “Pengembangan Aplikasi Pengelolaan Administrasi

Proposal Kegiatan Unit Kegiatan Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta” disusun untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan guna meraih gelar Sarjana Sains pada Program Studi Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Negeri Yogyakarta.

Skripsi ini tidak dapat diselesaikan tanpa bantuan, dukungan, serta bimbingan beberapa pihak. Penulis mengucapkan terimakasih kepada:

1. Bapak Dr. Hartono, selaku Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Negeri Yogyakarta,

2. Bapak Dr. Ali Mahmudi, selaku Ketua Jurusan Pendidikan Matematika Universitas Negeri Yogyakarta,

3. Bapak Dr. Agus Maman Abadi, selaku Ketua Program Studi Matematika Universitas Negeri Yogyakarta yang telah memberikan motivasi dalam kelancaran skripsi serta membantu kelancaran administrasi skripsi,

4. Ibu Kuswari Hernawati, M.Kom, selaku dosen pembimbing yang telah berkenan memberikan waktu luang, arahan, bimbingan serta dengan penuh kesabaran meneliti setiap kata demi kata dalam skripsi,

5. Ibu Nur Insani M.Sc, selaku Penasehat Akademik yang telah memberikan bimbingan serta motivasi selama studi,

x DAFTAR ISI

PERSETUJUAN ... II PENGESAHAN ... III PERNYATAAN ... IV PERSEMBAHAN ... VI ABSTRAK ... VII KATA PENGANTAR ... VII DAFTAR ISI ... X DAFTAR GAMBAR ... XII DAFTAR TABEL ... XIV BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ... 1

B. Batasan Masalah ... 3

C. Rumusan Masalah ... 4

D. Tujuan Penelitian ... 4

E. Manfaat Penelitian ... 4

BAB II KAJIAN TEORI A. Kajian Teori ... 6

1. Model Perancangan Aplikasi ... 6

2. Flowmap ... 9

3. Database Management System (DBMS) ... 10

4. Tabel ... 11

5. Hyper Text Markup Language (HTML) ... 12

6. Personal Home PageHypertext Preprocessor (PHP) ... 12

7. Structure Query Language (MySQL) ... 13

xi

9. Jaminan Kualitas Perangkat Lunak ... 15

10. Bagian Kemahasiswaan ... 18

11. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) ... 20

12. Struktur Organisasi dan Tata Bidang Kemahasiswaan UNY ... 21

B. Kerangka Berpikir ... 24

BAB III PEMBAHASAN A. Analisis ... 25

1. Analisi Prosedur yang Terlibat ... 25

2. Analisis Kebutuhan ... 27

B. Perancangan Aplikasi ... 29

1. Perancangan Basis Data ... 27

2. Perancangan Aliran Data ... 35

3. Perancangan Struktur Menu ... 43

4. Perancangan Antarmuka ... 46

C. Implementasi ... 51

1. Implementasi Antarmuka ... 51

2. Implementasi Output File ... 56

D. Pengujian Sistem ... 58

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 73

B. Saran ... 73

DAFTAR PUSTAKA ... 75

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Waterfall model ... 7

Gambar 2. Tabel dalam database ... 11

Gambar 3. Struktur organisasi dan tata bidang kemahasiswaan UNY ... 21

Gambar 4. Prosedur pengajuan proposal ... 22

Gambar 5. Prosedur pengajuan laporan pertanggungjawaban ... 23

Gambar 6. Relasi tabel basis data ... 34

Gambar 7. Diagram konteks ... 35

Gambar 8. Data flow diagram level 1 ... 37

Gambar 9. Data flow diagram level 2 proses daftar kegiatan... 38

Gambar 10. Data flow diagram level 2 proses pengajuan proposal kegiatan ... 39

Gambar 11. Data flow diagram level 2 proses pengaturan UKM ... 40

Gambar 12. Flowmap daftar kegiatan ... 41

Gambar 13. Flowmap pengajuan proposal kegiatan dan LPJ ... 42

Gambar 14. Flowmap pengaturan UKM ... 43

Gambar 15. Struktur menu admin ... 44

Gambar 16. Struktur menu pejabat ... 44

Gambar 17. Struktur menu petugas UKM ... 45

Gambar 18. Struktur menu divisi UKM ... 45

Gambar 19. Rancangan antarmuka halaman login ... 46

Gambar 20. Rancangan antarmuka halaman beranda ... 47

Gambar 21. Rancangan antarmuka halaman input pengguna ... 47

Gambar 22. Rancangan antarmuka halaman input daftar kegiatan... 48

Gambar 23. Rancangan antarmuka halaman input proposal kegiatan ... 48

Gambar 24. Rancangan antarmuka halaman input LPJ ... 49

Gambar 25. Rancangan antarmuka halaman review proposal kegiatan ... 49

Gambar 26. Rancangan antarmuka halaman review LPJ ... 50

Gambar 27. Rancangan antarmuka halamanpengaturan UKM... 50

Gambar 28. Implementasi antarmuka halaman login ... 51

xiii

Gambar 30. Implementasi antarmuka halaman input pengguna ... 52

Gambar 31. Implementasi antarmuka halaman input daftar kegiatan... 53

Gambar 32. Implementasi antarmuka halaman input proposal kegiatan ... 53

Gambar 33. Implementasi antarmuka halaman input LPJ ... 54

Gambar 34. Implementasi antarmuka halaman review proposal kegiatan ... 55

Gambar 35. Implementasi antarmuka halaman review LPJ ... 55

Gambar 36. Implementasi antarmuka halaman pengaturan ukm ... 56

Gambar 37. Implementasi output pencairan dana proposal kegiatan ... 57

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Simbol-simbol Data Flow Diagram ... 9

Tabel 2. Simbol-simbol Flowmap ... 10

Tabel 3. Tabel database ... 12

Tabel 4. Struktur tabel data unit kegiatan mahasiswa ... 26

Tabel 3. Struktur tabel daftar kegiatan ... 26

Tabel 4. Struktur tabel proposal kegiatan ... 27

Tabel 5. Struktur tabel laporan pertanggungjawaban ... 27

Tabel 6. Struktur tabel revisi proposal ... 28

Tabel 7. Struktur tabel revisi laporan pertanggungjawaban... 28

Tabel 8. Struktur tabel user ... 29

Tabel 9. Struktur tabel kategori Unit Kegiatan Mahasiswa ... 29

Tabel 10. Struktur tabel obrolan... 29

Tabel 11. Saran dan revisi pengujian sistem ... 53

Tabel 12. Pedoman penskoran kuesioner ... 54

Tabel 13. Rentang skor (i) kuantitatif ... 55

Tabel 14. Rentang skor kuisioner ... 55

Tabel 15. Tabel pengujian sistem oleh pengguna ... 57

Tabel 16. Tabel pengujian sistem oleh admin ... 61

Tabel 17. Tabel pengujian sistem oleh ahli komputer ... 64

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Bagian Kemahasiswaan Universitas Negeri Yogyakarta adalah unit bagian pelayanan urusan kemahasiswaan yang memiliki tugas pokok dan fungsi dalam melaksanakan pemantauan kegiatan Organisasi Mahasiswa (ORMAWA) dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) bidang penalaran, olahraga, seni, dan khusus/kesejahteraan. UKM Universitas Negeri Yogyakarta merupakan salah satu wadah untuk pengembangan talenta mahasiswa yang tersedia pada tingkat universitas dan bertujuan untuk memaksimalkan pembimbingan dan pendampingan yang dilakukan oleh pihak Universitas. Pembimbingan dan pendampingan dilakukan untuk meningkatkan prestasi mahasiswa yang ditunjukkan melalui dukungan dalam mengikuti berbagai kegiatan nasional, regional, maupun internasional serta publikasi dalam berbagai forum dan media sebagai sarana apresiasi terhadap capaian prestasi tersebut.

Ragam prestasi yang diraih merupakan buah dari proses pembimbingan dan pendampingan yang dilakukan secara terstruktur dan terukur. Seluruh elemen jajaran keahasiswaan yang terkait secara langsung dalam pembinaan berupaya untuk memberikan layanan terbaik sehingga mahasiswa mampu mencapai prestasi maksimal. Pengembangan pola pembinaan kemahasiswaan dilakukan secara menyeluruh menyangkut sumber daya manusia, fasilitas, metode, serta peningkatan kualitas sarana dan prasarana dengan tetap memperhatikan prinsip efektivitas dan efisiensi yaitu biaya, mutu, dan waktu.

2

UKM Universitas Negeri Yogyakarta dikelompokkan menjadi empat bidang, yaitu UKM Bidang Penalaran, Seni, Olahraga, dan Kesejahteraan atau Minat Khusus. UKM mempunyai kewajiban untuk melaksanakan berbagai program kerja. Program kerja tersebut dilaksanakan setelah administrasi proposal kegiatan terpenuhi. Proposal kegiatan tersebut ditujukan untuk memperoleh dana kegiatan sesuai dengan kontrak.

Proses administrasi proposal kegiatan melalui beberapa tahapan, pertama divisi mengajukan proposal kepada sekretaris UKM untuk dikoreksi guna memperoleh surat pengantar proposal, format rincian dana, dan berita acara. Setelah itu, proposal kegiatan dikembalikan kepada mahasiswa yang mengajukan untuk dicetak berupa hardfile dan diajukan kepada ketua UKM, jika sudah memenuhi ketentuan dan disetujui kemudian diajukan kepada Pembina UKM. Jika proposal tidak memenuhi ketentuan maka proposal dikembalikan kepada kepada mahasiswa yang mengajukan untuk direvisi. Prosedur tersebut juga berlaku ketika proposal kegiatan diterima oleh Pembina UKM. Selanjutnya, proposal kegiatan diajukan kepada Bagian Kemahasiswaan untuk disetujui atau tidak. Jika disetujui, Bagian Kemahasiswaan memberikan surat perjanjian kerjasama. Surat tersebut digunakan untuk mencairkan dana sebesar 70% setelah ditandatangani oleh ketua UKM dan Wakil Rektor III, sedangkan dana sebesar 30% sisanya akan diberikan setelah laporan pertanggungjawaban dikumpulkan. Proses manual yang dilakukan tersebut memerlukan waktu yang lama. Pengajuan proposal kegiatan rata-rata membutuhkan waktu lima sampai tujuh hari apabila tanpa kendala akan tetapi dapat lebih dalam praktisnya. Hal tersebut dikarenakan

3

setiap tahapan harus dilakukan secara berurutan. Proses tahapan lanjutan tidak dapat dilakukan apabila proses sebelumnya mengalami kendala. Hambatan lain yang mungkin terjadi yaitu kesibukan ketua UKM maupun Pembina UKM yang tidak setiap waktu berada di tempat, serta proses manual yang menggunakan hardfile.

Waktu yang cukup lama dapat mengakibatkan kemunduran jadwal kegiatan, sehingga seringkali beberapa kegiatan terpaksa digabungkan menjadi satu atau bahkan tidak terlaksana karena tidak memenuhi deadline yang ditentukan. Mahasiswa harus menunggu dua hari untuk mengecek kembali proposal setelah proposal masuk ke Bagian Kemahasiswaan. Dana yang diajukan dapat dicairkan setelah proposal dinyatakan diterima. Hal itu disebabkan belum adanya sistem berbasis komputer atau teknologi informasi sehingga proses administrasi masih diproses secara manual. Pengembangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM Universitas Negeri Yogyakarta merupakan salah satu solusi untuk memperbaiki hal tersebut. Berdasarkan latar belakang tersebut penelitian pengembangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM Universitas Negeri Yogyakarta secara online dilakukan.

B. Batasan Masalah

Pengembangan aplikasi pengelolaan proposal kegiatan ini memiliki batasan masalah sebagai berikut:

1. Aplikasi ditujukan untuk UKM dan ORMAWA tingkat universitas sedangkan UKM dan ORMAWA tingkat fakultas tidak termasuk.

4

2. Pengajuan proposal yang dimaksud adalah proposal kegiatan, sedangkan proposal untuk perlombaan tidak termasuk di dalamnya.

C. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang ada, masalah yang dapat dirumuskan dalam tugas akhir ini adalah:

1. Bagaimana mengembangkan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM di Bagian Kemahasiswaan Universitas Negeri Yogyakarta? 2. Bagaimana kualitas aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan

UKM yang dikembangkan? D. Tujuan

Tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Mengembangkan aplikasi administrasi proposal kegiatan UKM yang mampu memudahkan administrasi proposal kegiatan dan penyajian laporan yang baik.

2. Mengetahui kualitas dari aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM.

E. Manfaat

Manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagi Bagian Kemahasiswaan Universitas Negeri Yogyakarta, dapat

memanfaatkan pengembangan ini untuk melakukan pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM yang diajukan dengan lebih efisien.

5

2. Bagi UKM Universitas Negeri Yogyakarta, dapat memanfaatkan hasil pengembangan ini untuk melakukan administrasi proposal kegiatan keorganisasian secara online di Bagian Kemahasiswaan Universitas Negeri Yogyakarta.

3. Bagi dosen Pembina UKM, dapat memanfaatkan hasil pengembangan ini untuk mempermudah proses pengoreksian proposal yang diajukan oleh UKM Universitas Negeri Yogyakarta.

4. Menambah pengetahuan pembaca dalam hal mengembangkan aplikasi berbasis website dengan Personal Home Page Hypertext Preprocessor

6 BAB II KAJIAN TEORI A. Kajian Teori

Teori yang digunakan sebagai dasar pada penelitian adalah (1) model perancangan aplikasi yang terdiri dari a) Waterfall Model dan b) Data Flow Diagram (DFD), (2) flowmap, (3) Database Management System (DBMS), (4) Tabel, (5) Hyper Text Markup Language (HTML), (6) Personal Home Page Hypertext Preprocessor (PHP), (7) Structure Query Language

(MySQL), (8) framework bootstrap, (9) jaminan kualitas perangkat lunak, (10) Bagian Kemahasiswaan, (11) Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) (12) Struktur Organisasi dan Tata Bidang Kemahasiswaan Universitas Negeri Yogyakarta.

1. Model Perancangan Aplikasi

Aplikasi web merupakan sebuah perangkat lunak yang dijalankan melalui web browser, sehingga dapat dijalankan di perangkat desktop maupun mobile. Aplikasi web juga tidak perlu diperbaharui sehingga memberikan kenyamanan bagi pengguna. Web digunakan bukan hanya sebagai media alternatif pengganti kertas untuk menyimpan berbagai dokumentasi atau informasi. Web digunakan untuk mendapatkan sisi unggul yang tadi telah diungkap. Keunggulan yang tidak dimiliki media kertas ataupu media lain (Oenardi, 2001).

Perancangan aplikasi merupakan gambaran umum untuk menyusun aplikasi yang akan dibuat sebagai pengganti metode yang lama secara keseluruhan dan untuk memperbaiki metode yang telah dibuat. Desain

7

aplikasi yang akan dibuat untuk menggambarkan komponen-komponen aplikasi secara detail. Perancangan aplikasi dapat menggunakan beberapa metode diantaranya metode Waterfall, metode Prototype, metode Rapid Aplication Development (RAD), dan metode Spiral. Model perancangan aplikasi yang akan digunakan adalah metode analisis sistem aplikasi terstruktur yakni Waterfall Model dan perancancangan Data Flow Diagram

(DFD). Penggunaan metode Waterfall dipilih karena memiliki beberapa keunggulan antara lain memiliki proses yang urut, setiap proses memiliki spesifikasi sendiri sehingga sesuai dengan apa yang dikehendaki (tepat sasaran), serta tidak saling tumpang tindih.

a. Waterfall Model

Waterfall Model (Classic Life Cycle) adalah model yang pertama kali muncul yaitu sekitar tahun 1970. Waterfall Model sering dianggap kuno, tetapi paling sering digunakan dalam Software Engineering (SE). Waterfall Model olehPresman (2010) ditampilkan pada Gambar 1.

Gambar 1. Waterfall model

Analysis Design System / information engineering

Code Test

8

Pressman (2010) menyatakan bahwa Waterfall Model diuraikan dengan tahap-tahap sebagai berikut:

1) Analysis adalah tahap menganalisa hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan perancangan aplikasi.

2) Design adalah tahap penerjemah atau tahap perancangan dari keperluan-keperluan yang dianalisis dalam bentuk yang lebih mudah dimengerti oleh pemakai.

3) Code adalah tahap implementasi dari hasil aplikasi yang telah dirancang dalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan dan digunakan dalam pembuatan aplikasi.

4) Test adalah tahap pengujian terhadap program yang telah dibuat. Pengujian dilakukan agar fungsi-fungsi dalam aplikasi bebas dari error, dan hasilnya harus sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.

b. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data, dan penyimpanan dari data tersebut (Agus, 2007). Simbol-simbol DFD disajikan dalam Tabel 1.

Menurut Kristanto (2008), elemen-elemen dasar dari DFD adalah sebagai berikut.

9 1) Entiti

Entiti merupakan sumber atau tujuan dari aliran data dari atau ke sistem. Selain itu, entiti luar juga merupakan lingkungan luar sistem, jadi sistem tidak tahu menahu mengenai apa yang terjadi di entiti luar.

2) Aliran Data

Aliran data merupakan gambaran dari data masuk maupun data keluar dari satu proses ke proses lainnya.

3) Proses

Proses merupakan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh sistem. Proses berfungsi mentranformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diiginkan.

4) Berkas

Berkas merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file.

Tabel 1. Simbol-simbol data flow diagram

Simbol Keterangan

Kesatuan Luar

Proses Arus Data Penyimpanan Data

2. Flowmap

Menurut Al-Bahra bin Ladjamuddin (2005), flowmap merupakan bagan-bagan yang mempunyai arus untuk menggambarkan langkah-langkah

10

penyelesaian suatu masalah. Selain itu, flowmap juga merupakan cara penyajian dari suatu algoritma. Simbol yang digunakan dalam flowmap

disajikan pada Tabel 2.

Tabel 2. Simbol-simbol flowmap

Simbol Keterangan

Mulai / Selesai Proses Dokumen

Kondisi Tempat Penyimpanan

Penghubung

3. Database Management System (DBMS)

Database Management System (DBMS) adalah program yang digunakan untuk mendefinisikan, mengatur, dan memproses database.

Database adalah sebuah struktur yang dibangun untuk keperluan penyimpanan data. DBMS merupakan alat yang berperan untuk membangun struktur tersebut. Program DBMS saat ini banyak macamnya, seperti: MySQL, Oracle, Interbase/Firebird, IDM DB2, dan lain-lain (Raharjo, 2011).

Menurut Agung (2011), database berfungsi untuk menyimpan informasi atau data. Untuk mengelola database diperlukan software yang disebut dengan DBMS. Dengan software DBMS, pengguna dapat membuat, mengelola, mengontrol, dan mengakses database dengan mudah, praktis, dan efisien.

11 4. Tabel

Menurut Raharjo (2014), Tabel adalah kumpulan data yang ditampilkan secara tabular dan dipisahkan berdasarkan kolom-kolom tertentu. Gambar 3 menjelaskan tentang hubungan antara tabel dengan

database.

Gambar 2. Tabel dalam database

Komponen-komponen penting di dalam tabel yang perlu diketahui adalah sebagai berikut.

a. Kolom

Tabel terdiri dari kolom-kolom yang berisi bagian atau potongan informasi di dalam tabel. Dalam dunia database, kolom sering disebut sebagai field.

b. Baris

Data dalam suatu tabel disimpan di dalam baris, yang dibentangkan secara horisontal berdasarkan kolom-kolom yang telah didefinisikan. Dalam dunia database, baris sering disebut sebagai record.

c. Kunci Utama

Kunci utama adalah field kunci dalam suatu tabel, yang berfungsi sebagai pembeda antara record yang satu dengan yang lain. Kunci utama

12

atau Primary key akan memastikan bahwa dalam tabel bersangkutan tidak ada record lain yang isinya sama persis.

d. Kunci Tamu

Kunci Tamu adalah field yang dijadikan sebagai kunci tamu dalam suatu tabel. Isi dari field ini akan selalu mengacu pada isi field yang terdapat pada tabel lain. Dengan konsep inilah, dua atau beberapa tabel dapat saling berelasi. Contoh tabel database disajikan pada Tabel 4.

Tabel 3. Tabel database

5. Hyper Text Markup Language

Hyper Text Markup Language (HTML) merupakan bahasa pemrograman terstruktur yang dikembangkan untuk berbagi informasi melalu internet (Jayan, 2012). Hyper Text Markup Language dikembangkan oleh W3C (World Wide Web Consortium) semenjak awal teknologi internet dan terus dikembangkan agar dapat menampilkan lebih banyak konten, seperti: teks, gambar, suara, animasi, dan video.

6. Personal Home Page Hypertext Preprocessor

Prasetyo (2008) menyatakan bahwa Personal Home Page Hypertext Preprocessor (PHP) adalah skrip bersifat server-side yang ditambahkan ke

No ID Barang Nama Barang Merk / Spek Kondisi Jumlah Satuan Harga Satuan Total Harga 1 BR0001 Komputer Dell Core i5 Dell Penambahan Stok Barang Baru 49 Unit 10000000 490000000 2 BR0002 Printer Canon Canon Untuk Keperluan Cetak 15 Unit 570000 8550000 3 BR0003 CD 8 GB Sandisk Sandisk Penambahan Stok Barang Baru 5 Con 59000 295000 4 BR0004 Cartidge Canon Hitam Canon Penambahan Stok Barang Baru 9 Buah 210000 1890000 5 BR0005 Cartidge Canon warna Canon Penambahan Stok Barang Baru 15 Buah 270000 4050000 6 BR0006 Kertas A3 Sinar Dunia Sinar Dunia Penambahan Stok Barang Baru 10 RIM 45000 450000 7 BR0007 Kertas A4 Sinar Dunia Sinar Dunia Penambahan Stok Barang Baru 5 RIM 45000 225000 8 BR0008 Kertas Buram A4 Sinar Dunia Sinar Dunia Penambahan Stok Barang Baru 17 RIM 35000 595000 9 BR0009 Spidol Warna Hitam Snowman Snowman Penambahan Stok Barang Baru 8 Lusin 80000 640000 10 BR0010 Spidol Warna Biru Snowman Snowman Penambahan Stok Barang Baru 5 Lusin 70000 350000 11 BR0011 Microskop Binokuler Bio Penambahan Stok Barang Baru 5 Unit 350000 1750000 12 BR0012 Flash Disk 8GB Toshiba Penambahan Stok Barang Baru 10 Unit 50000 500000 13 BR0013 Lem Kertas Glukol Glukol Penambahan Stok Barang Baru 10 Lusin 7800 78000 14 BR0014 Pembersih Kaca Sunlight Penambahan Stok Barang Baru 13 Buah 7500 97500 15 BR0015 CCTV Ruangan Toshiba Penambahan Stok Barang Baru 18 Unit 570000 10260000

13

dalam HTML. PHP sendiri merupakan singkatan dari Personal Home Page Tools. Skrip ini akan membuat suatu aplikasi dapat diintegrasikan ke dalam HTML sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis. Sifat server-side berarti pengerjaan skrip dilakukan di server, baru kemudian hasilnya dikirimkan ke browser.

Menurut Arief (2011), Personal Home Page Hypertext Preprocessor

(PHP) adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan server-side scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi di server kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam format HTML.

7. Structure Query Language (MySQL)

MySQL adalah sistem manajemen basis data relasional yang mengandalkan Structure Query Language (SQL) untuk memproses data dalam database. SQL adalah bahasa komputer yang dirancang untuk pengambilan data dan pengelolaan data dalam database (Colton dan Sarid, 2013).

Arief (2011) menyatakan bahwa MySQL merupakan salah satu database server yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengelolaan datanya.

Menurut Sutaji (2011), SQL dibegi menjadi tiga bentuk query, yaitu: a. Data Definition Language

14

Data Definition Language (DDL) adalah sebuah metode Query SQL yang berguna untuk mendefinisikan data pada sebuah database. Berikut

query yang termasuk DDL:

1) CREATE digunakan untuk melakukan pembuatan tabel dan database. 2) DROP digunakan untuk penghapusan tabel maupun database.

3) ALTER digunakan untuk melakukan pengubahan struktur tabel yang telah dibuat, baik menambah Field (add), mengganti nama Field (Change) ataupun menamakannya kembali (rename), serta menghapus (drop).

b. Data Manipulation Language

Data Manipulation Language (DML) adalah sebuah metode query

yang dapat digunakan apabila DDL telah terjadi, sehingga fungsi dari query

ini adalah untuk melakukan pemanipulasian database yang telah ada atau yang telah dibuat sebelumnya.

Berikut query yang termasuk DML:

1) SELECT digunakan untuk menampilkan data pada tabel. 2) INSERT digunakan untuk melakukan penginputan.

3) UPDATE digunakan untuk melakukan pengubahan atau peremajaan terhadap data yang ada pada tebel.

4) DELETE digunakan untuk melakukan penghapusan data pada tabel. c. DCL (Data Control Language)

DCL adalah sebuah metode Query yang dapat digunakan untuk mengendalikan eksekusi perintah. Biasanya berhubungan dengan pengaturan hak akses. Berikut query yang termasuk DCL:

15

1) GRANT: Digunakan untuk memberikan hak akses (privilage) kepada user tertentu.

2) REVOKE: Digunkan untuk mencabut hak akses dari user tertentu.

8. Framework Bootstrap

Framework adalah sebuah software untuk memudahkan para programmer dalam membuat aplikasi berbasis website. Di dalam framework

terdapat fungsi, plugin, dan konsep untuk membentuk suatu sistem tertentu. Dengan menggunakan framework, sebuah aplikasi akan tersusun dan terstruktur dengan rapi (Davies, 2011).

Bootstrap adalah sebuah framework yang berfungsi untuk mengubah tampilan halaman website menjadi lebih menarik dan responsive sehingga lebar halaman website yang ditampilkan menyesuaikan dengan lebar

browser (Cavaliere, dkk., 2015). Bootstrap terdiri dari kode yaitu Cascading Style Sheet (CSS) dan JQuery (Javascript Query). CSS pada Bootstrap berfungsi untuk mengatur tampilan antarmuka, seperti: tipografi, formulir, tombol, navigasi, dan antarmuka halaman website. Sedangkan fungsi Jquery pada Bootstrap adalah memberi efek animasi pada halaman website (DeDeo, dkk., 2013).

9. Jaminan Kualitas Perangkat Lunak

Menurut Galin (2004), jaminan kualitas perangkat lunak adalah rangkaian kegiatan yang dirancang untuk mengevaluasi proses dimana produk dikembangkan atau dirangkai. Tujuan dari jaminan kualitas perangkat lunak adalah memberikan data yang diperlukan oleh manajemen dan menginformasikan masalah kualitas produk, sehingga dapat

16

memberikan kepastian dan konfidensi bahwa kualitas produk dapat memenuhi sasaran, tidak hanya berkualitas menurut pengembang tetapi juga berkualitas dan sesuai dengan keinginan pengguna.

Faktor-faktor yang mempengaruhi kualitas perangkat lunak McCall dikelompokkan menjadi tiga aspek sebagai berikut (Nastiti, 2012).

a. Aspek operasional produk adalah aspek yang mengatur analisis, perancangan, dan konstruksi sebuah software. Aspek operasional produk terdiri dari faktor: correctness, reliability, efficiency, integrity,

dan usability.

b. Aspek perbaikan produk adalah aspek yang mengatur evaluasi hasil uji coba produk setelah software berhasil dikembangkan. Aspek perbaikan produk terdiri dari faktor: maintability, flexibility, dan

testability.

c. Aspek peralihan produk adalah aspek yang mengatur bagaimana

software dapat dijalankan pada beberapa platform atau kerangka sistem yang beragam. Aspek peralihan produk terdiri dari faktor:

portability,reusability, dan interoperability.

Penjelasan faktor-faktor tersebut menurut McCall (Nastiti, 2012) adalah sebagai berikut.

a. Correctness adalah sejauh mana suatu perangkat lunak memenuhi spesifikasi dan tujuan penggunaan perangkat lunak dari pengguna. b. Reliability adalah sejauh mana keakuratan suatu perangkat lunak

17

yang dibutuhkan suatu perangkat lunak untuk melaksanakan fungsinya.

c. Integrity adalah sejauh mana akses ke perangkat lunak dan data oleh pihak yang tidak berhak untuk mengendalikan.

d. Usability adalah usaha yang diperlukan untuk mempelajari, mengoperasikan, menyiapkan input, dan mengartikan output dari perangkat lunak.

e. Maintability adalah usaha yang diperlukan untuk menetapkan dan memperbaiki kesalahan dalam program.

f. Testability adalah usaha yang diperlukan dalam pengujian program untuk memastikan bahwa program melaksanakan fungsi yang ditetapkan.

g. Flexibility adalah usaha yang diperlukan untuk memodifikasi program operasional.

h. Portability adalah usaha yang diperlukan untuk memindahkan program dari perangkat keras atau lingkungan sistem perangkat lunak tertentu ke perangkat lainnya.

i. Reusability adalah tingkat kemampuan program atau bagian dari program yang dapat dipakai ulang dalam aplikasi lain, berkaitan dengan paket atau lingkup dari fungsi yang dilakukan oleh program. j. Interoperability adalah usaha yang diperlukan untuk menggabungkan

suatu sistem dengan yang lainnya.

Pengujian merupakan metode yang dilakukan untuk menjelaskan tentang pengoperasian perangkat lunak yang terdiri dari perangkat

18

pengujian, metode pengujian dan pelaksanaan pengujian. Pengujian sistem yang dilakukan adalah pengujian beta. Pengujian beta adalah pengujian yang dilakukan pada satu atau lebih pengguna software dalam lingkungan yang sebenarnya, pengembang tidak terlibat dalam pengujian ini. Pengguna merekam semua masalah yang ditemui selama pengujian dan melaporkan kepada pengembang. Rumus untuk mencari persentase masing-masing jawaban pada pengujian beta adalah sebagai berikut (Pressman, 2010).

Y = (P/Q) x 100% Keterangan:

Y = Nilai persentase

P = Banyaknya jawaban responden tiap soal Q = Jumlah responden

10. Bagian Kemahasiswaan

Bagian Kemahasiswaan merupakan bagian dari Universitas Negeri Yogyakarta yang melayani urusan Kemahasiswaan. Bagian Kemahasiswaan mempunyai beberapa tugas pokok (Takarina, 2015) sebagai berikut:

a. Membagi tugas kepada para Kepala Sub Bagian sesuai dengan bidang tugas masing-masing.

b. Memberi arahan kepada para Kepala Sub Bagian untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

c. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di Bagian Kemahasiswaan. d. Melaksanakan pembinaan pegawai di lingkungan Bagian

19

e. Memonitor, mengevaluasi, dan menilai pelaksanaan tugas di bidang Kemahasiswaan.

f. Menyusun rencana program kerja Bagian dan mempersiapkan program kerja bidang Kemahasiswaan (Wakil Rektor III).

g. Menyiapkan bahan dan menyusun Rencana Kinerja bidang Kemahasiswaan.

h. Menghimpun dan menelaah peraturan dan pedoman di bidang penalaran, minat dan informasi kegiatan mahasiswa.

i. Mempersiapkan bahan pelatihan pembimbing kegiatan mahasiswa. j. Mempersiapkan bahan pembinaan/peningkatan ketrampilan

manajemen mahasiswa.

k. Mempersiapkan bahan pembinaan prestasi ekstrakurikuler mahasiswa bidang penalaran.

l. Mempersiapkan bahan pembinaan prestasi ekstrakurikuler mahasiswa bidang olahraga.

m. Mempersiapkan bahan pembinaan prestasi ekstrakurikuler mahasiswa bidang seni.

n. Mempersiapkan bahan pembinaan prestasi ekstrakurikuler mahasiswa bidang minat khusus/kesejahteraan.

o. Melaksanakan pemantauan kegiatan Organisasi Mahasiswa (ORMAWA) dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) bidang penalaran, olahraga, seni, dan khusus/kesejahteraan.

20

q. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang minat dan penalaran mahasiswa.

r. Melakukan administrasi kontrak kegiatan mahasiswa bidang minat dan penalaran mahasiswa.

s. Menyusun bahan penerbitan jurnal ilmiah mahasiswa.

t. Menyusun laporan bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bidang III (Kemahasiswaan).

11. Unit Kegiatan Mahasiswa

Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Universitas Negeri Yogyakarta merupakan salah satu wadah untuk pengembangan talenta mahasiswa yang tersedia pada tingkat universitas. UKM juga bertujuan untuk memaksimalkan pembimbingan dan pendampingan yang dilakukan oleh pihak Universitas. Pembimbingan dan pendampingan dilakukan untuk meningkatkan prestasi mahasiswa yang ditunjukkan melalui dukungan dalam mengikuti berbagai kegiatan nasional, regional, maupun internasional serta publikasi dalam berbagai forum dan media sebagai sarana apresiasi terhadap capaian prestasi tersebut (Takarina, 2015).

21 PEMBANTU REKTOR III UNIT PENUNJANG KEMAHASISWAAN UPBK UPK BKK UKP2N BAGIAN KEMAHASISWAAN SUB BAGIAN PKM SUB BAGIAN MPIK STAF AHLI BIDANG PENALARAN UKM PENALARAN POKJA SATGAS BIDANG

SENI UKM SENI BIDANG OLAHRAGA UKM OLAHRAGA BIDANG KHUSUS & KESEJAHTER AAN ORMAWA UNIV UKM KHUSUS & KESEJAHTER AAN

12. Struktur Organisasi dan Tata Bidang Kemahasiswaan Universitas Negeri Yogyakarta

Pembuatan sistem didasarkan pada struktur organisasi dan tata bidang kemahasiswaan Universitas Yogyakarta. Proses pengajuan proposal dan laporan pertanggungjawaban mengacu pada proses manual yang berlaku tahun 2016/2017. Adapun struktur organisasi dan tata bidang kemahasiswaan Universitas Yogyakarta disajikan dalam Gambar 3.

Gambar 3. Struktur organisasi dan tata bidang kemahasiswaan UNY (Sumber Kemahasiswaan UNY)

22

Prosedur pengajuan proposal (Tahun 2016/2017) adalah sebagai berikut :

Gambar 4. Prosedur pengajuan proposal (Sumber Kemahasiswaan UNY) Mengirim soft file

LPJ kesekretaris dan bendahara

UKM

Pengecekan LPJ oleh sekretaris dan bendahara

UKM

Pengecapan LPJ oleh Ketua UKM sekaligus menyerahkan fotokopi LPJ, fotokopi surat kontrak, dan berita

acara Print LPJ dan

Kelengkapan TTD

Bila TTD sudah lengkap lalu fotokopi LPJ 1 kali

Menyerahkan LPJ ke Staff Kemahasiswaan Pemberian bukti penyerahan LPJ oleh staff kemahasiswaan Menemui staff kemahasiswaan untuk mencairkan sisa dana

30% Pembuatan LPJ

23

`Prosedur pengajuan laporan pertanggungjawaban (Tahun 2016/2017) adalah sebagai berikut :

Mengirim soft file

proposal kesekretaris dan bendahara UKM

Pengecekan proposal oleh sekretaris dan

bendahara UKM

Pengecapan proposal oleh Ketua UKM dan pengajuan proposal asli

ke bagian kemahasiswaan (proposal ditinggal) Sekretaris UKM memberikan surat pengantar proposal, format rincian dana

dan berita acara

Bila TTD sudah lengkap lalu fotokopi proposal1

kali

Setelah 1-2 hari cek di bagian kemahasiswaan terkait disposisi dari

staff ahli WR 3 Pembuatan Proposal

Menemui bagian kemahasiswaan terkait surat kontrak Surat kontrak dibawa

pulang, kemudian beli materai 3 buah dan TTD

ketua UKM

Menghadap staff kemahasiswaan untuk

menyerahkan surat kontrak dan rincian

dana

Meminta TTD WR 3 lalu surat kontrak

difotokopi untuk dilampirkan pada LPJ Menghadap staff kemahasiswaan untuk menyerahkan surat kontrak asli, lalu menghadap staff kamahasiswaan untuk

pencairan dan 70%

Gambar 5. Prosedur pengajuan laporan pertanggungjawaban (Sumber Kemahasiswaan UNY)

24 B. Kerangka Berpikir

Proposal kegiatan adalah salah satu syarat suatu organisasi yang tergabung dalam Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) untuk melaksanakan kegiatan. Hal itu disebabkan dana kegiatan dari pihak universitas akan diberikan jika proposal kegiatan diterima oleh Bagian Kemahasiswaan Universitas Negeri Yogyakarta untuk dipergunakan sebagai alat pertangungjawaban.

Proses yang masih manual mengakibatkan berbagai hambatan, diantaranya proses yang membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu tiga sampai empat hari, kesibukan Ketua UKM maupun Pembina UKM sehingga tidak setiap waktu bisa ditemui, deadline kegiatan yang harus dilaksanakan tepat waktu.

Salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut yaitu dengan adanya sistem informasi berbasis website untuk mengelola administrasi pengajuan proposal kegiatan. Tujuan dari perancangan sistem ini adalah memberikan kemudahan dalam administrasi pengajuan proposal, baik proses konsultasi kepada Ketua UKM maupun Pembina UKM hingga proses akhir yaitu pencairan dana kegiatan. Semua proses tersebut dapat diakses secara online sehingga dapat mempersingkat waktu dan lebih fleksibel.

25 BAB III PEMBAHASAN

Proses pembuatan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM menggunakan metode Waterfall yang terdiri dari tahap: analisis, perancangan, implementasi, dan pengujian. Semua tahap harus dikerjakan secara urut untuk mendapatkan hasil yang sistematis dan terstruktur. Penjelasan tentang tahap-tahap pembuatan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan menggunakan metode Waterfall adalah sebagai berikut.

A. Analisis

Analisis adalah tahap menganalisa hal-hal yang diperlukan dalam pembuatan sistem, terdiri dari analisis prosedur yang terlibat dan analisis kebutuhan. Analisis sistem informasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM adalah sebagai berikut.

1. Analisis Prosedur yang terlibat

Analisis prosedur yang terlibat adalah penjelasan tentang prosedur-prosedur yang ada di dalam aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM. Prosedur-prosedur tersebut adalah sebagai berikut.

a. Prosedur Pengajuan Proposal

Prosedur pengajuan proposal merupakan proses dimana mahasiswa pengurus UKM mengajukan proposal dengan cara mengisi formulir dan mengunggah proposal kegiatan secara online ke dalam sistem informasi

26

pengelolaan administrasi kegiatan UKM sampai proposal disetujui dan dana kegiatan dapat dicairkan.

b. Prosedur Review Proposal

Prosedur review proposal melaui lima tahapan yaitu sekretaris, ketua UKM pembina UKM, kemahasiswaan, dan WRIII. Pengoreksian meliputi tata tulis, anggaran dana kegiatan, serta pemberian nomor proposal yang ditentukan oleh sekretaris UKM. Setiap tahapan harus dilalui secara berurutan.

c. Prosedur Pengajuan Laporan Pertanggungjawaban

Prosedur pengajuan laporan pertanggungjawaban merupakan proses mahasiswa pengurus UKM mengajukan laporan pertanggungjawaban dengan mengisi formulir dan mengunggah laporan pertanggungjawaban kegiatan secara

online kedalam aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM sampai laporan pertanggungjawaban disetujui dan dana kegiatan dapat dicairkan.

d. Prosedur Review Laporan Pertanggungjawaban

Prosedur pengoreksian laporan pertanggungjawaban melaui lima tahapan yaitu sekretaris, ketua UKM, pembina UKM, kemahasiswaan dan WRIII. Pengoreksian meliputi tata tulis dan anggaran dana kegiatan. Setiap tahapan harus dilalui secara berurutan.

e. Prosedur Pencairan Dana

Prosedur pencairan dana dapat dilakukan setelah semua proses pengajuan proposal dan laporan pertanggungjawaban diselesaikan. Mahasiswa dapat mencetak bukti bahwa proposal telah disetujui, dana dapat dicairkan sebesar 70%

27

dari dana keseluruhan. Sisa dana sebesar 30% dapat dicairkan setelah pengajuan laporan pertanggungjawaban disetujui.

2. Analisis Kebutuhan

Analisis kebutuhan merupakan analisis untuk menentukan spesifikasi kebutuhan perangkat untuk menjalankan sistem. Analisis kebutuhan dalam membangun aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM adalah sebagai berikut.

a. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)

Kebutuhan perangkat keras merupakan kebutuhan komponen dengan spesifikasi tertentu untuk menjalankan aplikasi dengan media komputer. Spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan terdiri dari:

1. komputer server, 2. komputer user,

3. jaringan intranet.

b. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)

Kebutuhan perangkat lunak merupakan kebutuhan aplikasi dengan spesifikasi tertentu untuk merancang, membuat, dan menjalankan aplikasi. Spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan terdiri dari:

1. XAMPP localhost, 2. Framework Bootstrap, 3. Web Browser,

28 5. Sistem operasi Windows 7.

c. Kebutuhan Pengguna

Aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM bersifat intern, sehingga hanya pengguna dari kalangan tertentu yang memiliki hak akses terhadap sistem informasi ini. Berdasarkan Gambar 3 hak akses, aplikasi ini dikelompokkan menjadi empat jenis yaitu sebagai berikut.

1. Admin

Admin adalah Kepala Bagian Kemahasiswaan yang memiliki kewenangan penuh dan tanggung jawab terhadap sistem. Admin memiliki hak akses dalam melakukan proses-proses dalam sistem, meliputi: pengelolaan pengguna dan pengelolaan UKM.

2. Petugas UKM

Petugas UKM meliputi anggota UKM yaitu sekretaris dan ketua UKM yang diberi kewenangan oleh admin untuk membantu mengelola aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM. Petugas UKM memiliki hak akses dalam menjalankan proses-proses pada sistem, meliputi: review proposal kegiatan,

review laporan pertanggungjawaban, pencairan dana. 3. Pejabat

Pejabat meliputi Pembina UKM, Kemahasiswaan dan Wakil rektor III yang diberi kewenangan oleh admin untuk membantu mengelola aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM. Pejabat memiliki hak akses dalam

29

menjalankan proses-proses pada sistem, meliputi: review proposal kegiatan,

review laporan pertanggungjawaban, pencairan dana. 4. Pengurus UKM (Divisi UKM)

Pengurus UKM yang dimaksud adalah anggota UKM yang termasuk dalam bagan kepengurusan UKM. Pengurus UKM hanya memiliki hak akses dalam pengajuan proposal dan pengajuan laporan pertanggungjawaban.

B. Perancangan Aplikasi

Perancangan aplikasi dapat diartikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen menjadi satu kesatuan. Perancangan aplikasi yang akan dibuat dimulai setelah tahap analisis terhadap aplikasi yang sedang berjalan selesai dilakukan. Adapun alat bantu yang digunakan untuk menggambarkan perancangan aplikasi yang akan dibuat yaitu, sebagai berikut:

1. Perancangan Basis Data

Perancangan basis data merupakan proses menetukan isi dan pengaturan data yang dibutuhkan guna mendukung berbagai rancangan sistem, sehingga data yang sudah diolah menjadi efisien dalam ruang penyimpanan, cepat diakses, dan memudahkan dalam manipulasi data. Perancangan basis data pada aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM adalah sebagai berikut.

a. Struktur Tabel

Struktur data merupakan proses penyusunan tabel-tabel yang ada di dalam

30

keterangan.Tabel-tabel yang dibutuhkan untuk membangun aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM adalah sebagai berikut.

1) Tabel Data UKM

Tabel data UKM digunakan untuk menyimpan data daftar UKM. Struktur tabel data UKM disajikan pada Tabel 4.

Tabel 4. Struktur tabel data UKM

No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan 1 ukmid Bigint (255) Primary Key

2 Cat_id Bigint (255) 3 ukmname Text

2) Tabel Daftar Kegiatan

Tabel daftar kegiatan digunakan untuk menyimpan daftar kegiatan dan status kegiatan. Struktur tabel daftar kegiatan disajikan pada Tabel 5.

Tabel 5. Struktur tabel daftar kegiatan

No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan 1 id_kegiatan Bigint (255) Primary key

2 ukmid Bigint (255)

3 nama_kegiatan Text

4 Waktu Date

5 Biaya Bigint (255)

6 Tempat Text

7 Status Varchar (255) 3) Tabel Proposal Kegiatan

Tabel proposal kegiatan digunakan untuk menyimpan data proposal kegiatan. Struktur tabel proposal kegiatan disajikan pada Tabel 6.

31

Tabel 6. Struktur tabel proposal kegiatan

No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan 1 Proposalid bigint(255) Primary key

2 Ukmid bigint(255)

3 Userid bigint(255)

4 nama_kegiatan Text

5 waktu_pelaksanaan Date

6 total_dana Text

7 tempat_kegiatan Text

8 ketua_pelaksana varchar(255) 9 nomor_hp varchar(255)

10 file_proposal Text

11 sekretaris_acc tinyint(1) 12 comment_sekretaris Text 13 ketua_acc tinyint(1)

14 comment_ketua Text

15 pembina_acc tinyint(1)

15 comment_pembina Text

16 wr3_acc tinyint(1)

17 comment_wr3 Text

18 Status tinyint(1)

4) Tabel Laporan Pertanggungjawaban

Tabel laporan pertanggungjawaban digunakan untuk menyimpan data laporan pertanggungjawaban kegiatan. Struktur tabel laporan pertanggungjawaban ditampilkan pada Tabel 7.

Tabel 7. Struktur tabel laporan pertanggungjawaban No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan

1 Lpjid bigint(255) Primary key

2 Proposalid bigint(255)

3 Ukmid bigint(255)

4 Userid bigint(255)

5 nama_kegiatan Text

6 waktu_pelaksanaan Date

7 total_dana Text

8 tempat_kegiatan Text

9 ketua_pelaksana varchar(255) 10 nomor_hp varchar(255)

32

No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan

11 file_lpj Text

12 sekretaris_acc tinyint(1) 13 comment_sekretaris Text 14 ketua_acc tinyint(1)

15 comment_ketua Text

16 pembina_acc tinyint(1)

17 comment_pembina Text

18 wr3_acc tinyint(1)

19 comment_wr3 Text

20 Status Tinytext

5) Tabel Revisi Proposal

Tabel revisi proposal digunakan untuk menyimpan data revisi proposal kegiatan. Struktur tabel revisi proposal disajikan pada Tabel 8.

Tabel 8. Struktur tabel revisi proposal No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan

1 id_revisi bigint(255) Primary key

2 id_proposal bigint(255) 3 file_location Text 4 Revisike int(200) 6) Tabel Revisi Laporan Pertanggungjawaban

Tabel revisi laporan pertanggungjawaban digunakan untuk menyimpan data revisi laporan pertanggungjawaban. Struktur tabel revisi laporan pertanggungjawaban disajikan pada Tabel 9.

Tabel 9. Struktur tabel revisi laporan pertanggungjawaban No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan

1 id_revisi bigint(255) Primary key

2 id_lpj bigint(255) 3 file_location Text 4 Revisike int(200)

33 7) Tabel User

Tabel user digunakan untuk menyimpan data user. Struktur tabel user

disajikan pada Tabel 10.

Tabel 10. Struktur tabel user

No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan

1 Userid bigint(255) Primary key

2 Userlevel int(4)

3 Ukmid bigint(255)

4 jenis_Petugas UKM int(4)

5 Fullname Text

6 Username varchar(255)

7 Email Text

8 Password Text

8) Tabel Kategori UKM

Tabel kategori UKM digunakan untuk menyimpan data kategori UKM. Struktur tabel Kategori UKM disajikan pada Tabel 11.

Tabel 11. Struktur Tabel Kategori UKM

No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan 1 cat_id bigint(255) Primary key

2 category_name Text

9) Tabel Obrolan

Tabel obrolan digunakan untuk menyimpan data obrolan. Struktur tabel obrolan disajikan pada Tabel 12.

Tabel 12. Struktur Tabel Obrolan

No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan

1 Id int(11) Primary key

2 User Varchar(60)

3 Message Varchar(100)

4 date_time Timestamp

34 b. Skema Relasi

Gambar 6. Relasi tabel basis data Keterangan relasi:

1. Relasi 1: menghubungkan tabel user dengan tabel proposal secara one-to-many, sehingga setiap user dapat mengajukan banyak proposal.

2. Relasi 2: menghubungkan tabel user dengan tabel lpj secara one-to-many,

sehingga setiap user dapat mengajukan banyak laporan pertanggungjawaban.

3. Relasi 3: menghubungkan tabel UKM dengan tabel kegiatan secara one-to-many, sehingga setiap UKM dapat memiliki banyak kegiatan pada tabel kegiatan.

35

4. Relasi 4: menghubungkan tabel UKM dengan tabel kategori UKM, sehingga setiap UKM hanya memiliki satu kategori UKM.

5. Relasi 5: menghubungkan tabel lpj dengan tabel revisi lpj, sehingga setiap laporan pertanggungjawaban dapat direvisi beberapa kali.

6. Relasi 6: menghubungkan tabel proposal dengan tabel revisi proposal, sehingga proposal kegiatan dapat direvisi beberapa kali.

2. Perancangan Aliran Data

Perancangan aliran data adalah penggambaran dari aliran data dari sistem yang akan dibangun, tabel penyimpanan data, dan entiti luar. Perancangan proses dalam pengembangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan \ adalah sebagai berikut

a. Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan gambaran umum sistem yang akan dibangun, di dalamnya terdapat hubungan antara entiti luar dengan sistem. Dari Gambar 4 dan Gambar 5 Diagram konteks aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM adalah sebagai berikut.

36

Diagram konteks pada Gambar 10 menunjukkan alur data dari pengguna dengan sistem. Admin dapat memasukkan data memperoleh informasi tentang pengguna, pengajuan proposal dan laporan pertanggungjawaban, proses proposal dan laporan pertanggungjawaban, dan pengaturan UKM. Sedangkan divisi, petugas dan pejabat dapat memasukkan data dan memperoleh informasi tentang pengajuan proposal dan laporan pertanggungjawaban dan daftar kegiatan.

b. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu model logika data yang dibuat untuk menggambarkan data berasal dan tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM adalah sebagai berikut. DFD berfungsi untuk menunjukkan alur data pada sistem.

1) Data Flow Diagram Level 1

Data Flow Diagram (DFD) level 1 merupakan penjabaran dari diagram konteks. Terdapat tiga proses yang terjadi dalam sistem yaitu daftar kegiatan, pengajuan proposal dan laporan pertanggungjawaban, dan pengaturan UKM. DFD level 1 disajikan pada Gambar 8.

37

Gambar 8. Data flow diagram level 1

DFD level 1 pada Gambar 11 merupakan gambaran seluruh proses dalam sistem. Proses yang terdapat dalam sistem ada tiga yaitu proses daftar kegiatan, proses pengajuan proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban dan proses pengaturan ukm. Terdapat sembilan tabel yang terlibat dalam DFD level 1 yaitu tebel user, data ukm, kategori ukm, obrolan, proposal, lpj, revisi proposal, revisi lpj, dan obrolan. Divisi mengjukan proposal kegiatan sedangkan petugas dan pejabat melakukan pengoreksian proposal dan lpj. Petugas UKM dapat menambahkan kegiatan pada daftar kegiatan.

2) Data Flow Diagram Level 2 Proses Daftar Kegiatan

Data Flow Diagram (DFD) level 2 proses daftar kegiatan merupakan penjabaran dari diagram konteks Daftar kegiatan yang sudah disetujui oleh Bagian

38

Kemahasiswaan akan diproses oleh Petugas UKM atau admin. Petugas UKM atau admin akan menginputkan daftar kegiatan yang ditampilkan dalam bentuk tabel kegiatan dan status pelaksanaan kegiatan tersebut. DFD level 2 proses daftar kegiatan disajikan pada Gambar 9.

Gambar 9. Data flow diagram level 2 proses daftar kegiatan

DFD level 2 proses daftar kegiatan pada Gambar 12 terdapat dua proses yaitu pendataan kegiatan UKM dan penambahan daftar kegiatan. Terdapat satu tabel yaitu tabel kegiatan. Petugas UKM dapat menambahkan kegiatan pada daftar kegiatan sedangkan divisi, pejabat dan admin hanya dapat melihat daftar kegiatan.

39

3) Data Flow Diagram Level 2 Proses Pengajuan Proposal dan Laporan

Pertanggungjawaban

Pengajuan proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban dilakukan oleh user (mahasiswa) sesuai dengan kegiatan yang tertera dalam daftar kegiatan. Proposal dan laporan pertanggungjawaban yang diajukan akan diproses oleh Petugas UKM berupa review proposal dan laporan pertanggungjawaban. DFD level 2 proses pengajuan proposal kegiatan disajikan pada Gambar 10.

40

DFD level 2 proses pengajuan proposal kegiatan pada Gambar 13 terdapat dua proses yaitu proposal dan lpj masuk, proses proposal dan lpj. Kedua proses tersebut terdapat lima tabel yaitu tabel proposal, lpj, revisi proposal, proposal lpj dan obrolan. Divisi UKM mengajukan proposal kemudian diproses oleh petugas UKM dan pejabat.

4) Data Flow Diagram Level 2 Proses Pengaturan UKM

Pengaturan UKM dapat dilakukan oleh admin. Proses ini diperlukan apabila terdapat UKM baru yang belum terdaftar, unit kegitan mahasiswa yang berganti nama, dan penghapusan UKM yang sudah tidak aktif. DFD level 2 proses pengaturan UKM disajikan pada Gambar 11.

41

DFD level 2 proses pengaturan UKM pada Gambar 14 terdapat dua proses yaitu pendataan UKM dan penambahan UKM. Terdapat tiga tabel yaitu kategori UKM, data UKM, user. Admin dapat menambahkan kategori UKM dan data UKM.

c. Flowmap

Flowmap merupakan bagan-bagan yang mempunyai arus untuk menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Selain itu,

flowmap juga merupakan cara penyajian dari suatu algoritma. Pada perancangan aplikasi pengelolaan proposal kegiatan UKM, flowmap terdiri dari tiga proses sebagai berikut.

1) Proses Penambahan Daftar Kegiatan

42

2) Proses Pengajuan Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban

43 3) Pengaturan UKM

Gambar 14. Flowmap pengaturan UKM 3. Perancangan Struktur Menu

Struktur menu adalah perancangan menu berdasarkan hak akses pengguna. Aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan tiga jenis struktur menu, yakni sebagai berikut.

44 a. Struktur Menu Admin

Setelah login, admin dapat mengakses semua menu yang ada pada sistem. Menu-menu tersebut adalah menu dashboard, daftar kegiatan, pengajuan proposal dan lpj, pengguna, pengaturan UKM. Struktur menu admin disajikan pada Gambar 15.

Gambar 15. Struktur menu admin b. Struktur Menu Pejabat

Setelah login, Petugas UKM dapat mengakses tiga menu yang ada pada sistem. Menu-menu tersebut adalah menu: dashboard, daftar kegiatan, pengajuan poposal dan lpj, daftar UKM. Struktur menu Petugas UKM disajikan pada Gambar 16.

45 c. Struktur Menu Petugas UKM

Setelah login, Petugas UKM dapat mengakses tiga menu yang ada pada sistem. Menu-menu tersebut adalah menu: dashboard, daftar kegiatan, pengajuan poposal dan lpj. Struktur menu Petugas UKM disajikan pada Gambar 17.

Gambar 17. Struktur menu petugas UKM d. Struktur Menu Divisi UKM

Setelah login, user dapat mengakses tiga menu yang ada pada sistem. Menu-menu tersebut adalah Menu-menu: dashboard, daftar kegiatan, pengajuan poposal dan lpj. struktur menu staf disajikan pada Gambar 18.

46 4. Perancangan Antarmuka

Perancangan antarmuka merupakan pembuatan desain tampilan perancangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM Universitas Negeri Yogyakarta saat diakses menggunakan browser. Rancangan antarmuka setiap halaman adalah sebagai berikut.

a. Rancangan Antarmuka Halaman Login

Halaman Login adalah halaman yang pertama kali diakses oleh pengguna. Pada halaman login terdapat username, password dan level user yang harus diisi dengan benar untuk dapat mengakses aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan. Rancangan antarmuka halaman login disajikan pada Gambar 19.

Gambar 19. Rancangan antarmuka halaman login b. Rancangan Antarmuka Halaman Beranda

Halaman beranda adalah halaman yang pertama kali diakses oleh pengguna setelah berhasil login. Di dalam halaman beranda terdapat beberapa informasi, seperti: nama pengguna yang sedang mengakses aplikasi, daftar kegiatan,

47

pengajuan proposal dan laporan pertanggungjawaban, pengguna dan pengaturan UKM. Rancangan antarmuka halaman beranda pengguna disajikan pada Gambar 20.

Gambar 20. Rancangan antarmuka halaman beranda c. Rancangan Antarmuka Halaman Input Pengguna

Halaman input pengguna adalah halaman untuk menambah data pengguna yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman input pengguna disajikan pada Gambar 21.

48

d. Rancangan Antarmuka Halaman Input Daftar Kegiatan

Halaman input daftar kegiatan adalah halaman untuk menambah data daftar kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman input daftar kegiatan disajikan pada Gambar 22.

Gambar 22. Rancangan antarmuka halaman input daftar kegiatan e. Rancangan Antarmuka Halaman Input Proposal Kegiatan

Halaman input proposal kegiatan adalah halaman untuk menambah data proposal kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman input proposal kegiatan disajikan pada Gambar 23.

49

f. Rancangan Antarmuka Halaman Input Laporan Pertanggungjawaban Halaman input laporan pertanggungjawaban adalah halaman untuk menambah data laporan pertanggungjawaban yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman input laporan pertanggungjawaban disajikan pada Gambar 24.

Gambar 24. Rancangan antarmuka halaman input lpj

g. Rancangan Antarmuka Halaman Review Proposal Kegiatan

Halaman review proposal kegiatan adalah halaman untuk menambah data

review proposal kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman review proposal kegiatan disajikan pada Gambar 25.

USER

DOWNLOAD PROPOSAL

UPLOAD FILE

TERIMA REVISI

KOMENTAR

OBROLAN REVIEW PROPOSAL

PROPOSAL

LPJ DAFTAR KEGIATAN

UKM

50

h. Rancangan Antarmuka Halaman Review Laporan

Pertanggungjawaban

Halaman review laporan pertanggungjawaban kegiatan adalah halaman untuk menambah data review pertanggungjawaban yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman review

pertanggungjawaban disajikan pada Gambar 26.

Gambar 26. Rancangan antarmuka halaman review LPJ i. Rancangan Antarmuka Halaman Pengaturan UKM

Halaman pengaturan UKM adalah halaman untuk menambah data UKM yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman pengaturan UKM disajikan pada Gambar 27.

51 C. Implemetasi

Implementasi merupakan penerapan dari sistem yang telah dirancang dengan bahasa pemograman yang telah ditentukan dan digunakan dalam pembuatan sistem. Implementasi perancangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan adalah sebagai berikut.

1. Implementasi Antarmuka

Implementasi antarmuka merupakan penerapan dari rancangan antarmuka yang sudah dirancang sebelumnya. Implementasi antarmuka sistem informasi persediaan barang habis pakai dibangun menggunakan PHP, HTML, MySQL dan

framework Bootstrap. Implementasi antarmuka masing-masing halaman adalah sebagai berikut.

a. Implementasi Antarmuka Halaman Login

Halaman login merupakan halaman yang berisi username, password dan level user untuk masuk dan mengakses perancangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan. Implementasi antarmuka halaman login

ditampilkan pada Gambar 28.

52

b. Implementasi Antarmuka Halaman Beranda

Halaman beranda adalah yang pertama kali diakses pengguna setelah berhasil login. Implementasi antarmuka halaman beranda ditampilkan pada Gambar 29.

Gambar 29. Implementasi antarmuka halaman beranda c. Implementasi Antarmuka Halaman Input Pengguna

Halaman input pengguna adalah halaman untuk menambah data pengguna yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Implementasi antarmuka halaman input pengguna disajikan pada Gambar 30.

53

d. Implementasi Antarmuka Halaman Input Daftar Kegiatan

Halaman input daftar kegiatan adalah halaman untuk menambah data daftar kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Implementasi antarmuka halaman input daftar kegiatan disajikan pada Gambar 31.

Gambar 31. Implementasi antarmuka halaman input daftar kegiatan e. Implementasi Antarmuka Halaman Input Proposal Kegiatan

Halaman input proposal kegiatan adalah halaman untuk menambah data proposal kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Implementasi antarmuka halaman input proposal kegiatan pada Gambar 32.

54

f. Implementasi Antarmuka Halaman Input Laporan

Pertanggungjawaban

Halaman input laporan pertanggungjawaban adalah halaman untuk menambah data laporan pertanggungjawaban yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Implementasi antarmuka halaman input laporan pertanggungjawaban disajikan pada Gambar 33.

Gambar 33. Implementasi antarmuka halaman input LPJ g. Implementasi Antarmuka Halaman Review Proposal Kegiatan

Halaman review proposal kegiatan adalah halaman untuk menambah data

review proposal kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Implementasi antarmuka halaman review proposal kegiatan disajikan pada Gambar 34.

55

Gambar 34. Implementasi antarmuka halaman review proposal kegiatan

h. Implementasi Antarmuka Halaman Review Laporan

Pertanggungjawaban

Halaman review laporan pertanggungjawaban kegiatan adalah halaman untuk menambah data review pertanggungjawaban yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Implementasi antarmuka halaman review laporan pertanggungjawaban disajikan pada Gambar 35.

56

i. Implementasi Antarmuka Halaman Pengaturan UKM

Halaman pengaturan UKM adalah halaman untuk menambah data UKM yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman pengaturan UKM disajikan pada Gambar 36.

Gambar 36. Implementasi Antarmuka Halaman Pengaturan UKM 2. Implementasi Output File

Implementasi output file adalah proses untuk mengkonversi data dari

database MySQL menjadi PDF (Portable Document Format), sehingga mempermudah pengguna dalam mengolah data secara offline. Implementasi

output file perancangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal adalah sebagai berikut.

a. Implementasi Output File Cetak Bukti Pencairan Dana Proposal

Implementasi output file pencairan dana proposal kegiatan ditampilkan pada Gambar 37.

57

Gambar 37. Implementasi output pencairan dana proposal kegiatan

b. Implementasi Output File Cetak Bukti Pencairan Dana Laporan Pertanggungjawaban

Implementasi output file pencairan dana laporan pertanggungjawaban ditampilkan pada Gambar 38.

Gambar 38. Implementasi output pencairan dana LPJ

Berdasarkan hasil implementasi sistem diperoleh saran dari pengguna dan ahli komputer seperti pada Tabel 13. sebagai berikut:

128

$revisiKe = $gerRowDataRevisi['revisiKe'] + 1;

$inserFileRevisi = mysql_query("INSERT INTO `revisi_lpj` VALUES ('','$lpjid','$filelocation',$revisiKe)");

} } else{

$queryProposal = mysql_query("SELECT * FROM `proposal` where proposalid = $proposalid"); $getProposalData = mysql_fetch_array($queryProposal);

$namaKegiatan = $getProposalData['nama_kegiatan']; $insertDataLpj = mysql_query("INSERT INTO lpj

(lpjid,proposalid,ukmid,userid,nama_kegiatan,waktu_pelaksanaan, total_dana, tempat_kegiatan, ketua_pelaksana, nomor_hp, file_lpj) VALUES

('','$proposalid','$ukmidSession','$useridSession','$namaKegiatan','$dateEvent', '$budgetEvent', '$locationEvent', '$leaderEvent', '$nomorHp', '$filelocation')");

}

echo(mysql_error()); if($insertDataLpj){ echo "yes";?>

<script>

document.location="<?= $base_url;?>"; </script>

<?php } }

} } }

if($inMenu == "revisi_lpj"){

$query1 = mysql_query("SELECT * FROM `lpj` where lpjid = $lpjid"); $getLpjData = mysql_fetch_array($query1);

} ?>

<!-- Content Header (Page header) --> <section class="content-header"> <h1>

Laporan Pertanggungjawaban <small>Administrasi LPJ</small> </h1>

<ol class="breadcrumb">

<li><a href="<?php echo $base_url;?>/"><i class="fa fa-dashboard"></i> Home</a></li> <li class="active">LPJ</li>

</ol> </section>

<!-- Main content --> <section class="content"> <?php if ($feedback) : ?>

…

<h3 class="box-title">Administrasi Laporan Pertanggungjawaban</h3> </div> <!-- /.box-header -->

<div class="box-body">

<form method="post" action="<?php echo $base_url;?>/?menu=upload_lpj" enctype="multipart/form-data">

<div class="form-group">

<label for="title-id">Nama Kegiatan</label>

<!-- <input type="text" class="form-control" name="name_event" placeholder="Masukkan Nama Kegiatan" value="" required=""> -->

<select id="ukmSelect" name="proposalid" class="form-control select2" style="width: 100%;" >

<option value="">Pilih Proposal</option> <?php

//if($levelSession == 5){

129

//}else $query = mysql_query("SELECT * FROM `proposal` WHERE ukmid = $ukmIdGet");

while($row = mysql_fetch_array($query) ){?>

<option value="<?php echo $row['proposalid'];?>" <?php if($getLpjData['proposalid'] == $row['proposalid']) echo "selected='selected'";?>><?php echo $row['nama_kegiatan'];?></option>

<?php }?> </select> </div>

<div class="form-group">

<label for="title-id">Waktu Pelaksanaan</label>

<input type="date" class="form-control" name="date_event" placeholder="Waktu pelaksanaan" value="<?php if(!empty($getLpjData['waktu_pelaksanaan'])){echo

$getLpjData['waktu_pelaksanaan'];}?>" required=""> </div>

<div class="form-group">

<label for="title-id">Total Dana</label>

<?php if(!empty($getLpjData['total_dana_acc'])) {?>

<input class="form-control" disabled value="Dana yang di ajukan (<?= $getLpjData['total_dana']?>) Dana acc <?= $getLpjData['total_dana_acc']?>"> <?php } else {?>

<input id="totaldana" type="text" class="form-control" name="budget" placeholder="Total Dana" value="<?php if(!empty($getLpjData['total_dana'])){echo $getLpjData['total_dana'];}?>"

required="">

<?php }?> </div>

<div class="form-group">

<label for="title-id">Tempat Kegiatan</label>

<input id="tmp" type="text" class="form-control" name="place" placeholder="Tempat Kegiatan" required="" value="<?php if(!empty($getLpjData['tempat_kegiatan'])){echo

$getLpjData['tempat_kegiatan'];}?>"> </div>

<div class="form-group">

<label for="title-id">Ketua Pelaksana</label>

<input type="text" class="form-control" name="leader" placeholder="Ketua Pelaksana" required="" value="<?php if(!empty($getLpjData['ketua_pelaksana'])){echo

$getLpjData['ketua_pelaksana'];}?>"> </div>

<div class="form-group">

<label for="title-id">Nomor Telepon</label>

<input type="text" class="form-control" name="nomor_hp" placeholder="Masukkan Nomor Telpon Yang Aktif" required="" value="<?php if(!empty($getLpjData['nomor_hp'])){echo

$getLpjData['nomor_hp'];}?>"> </div>

<div class="form-group">

<label for="title-id">Upload Fle LPJ <br><small>File yang diterima dalam bentuk : .PDF</small></label>

<input type="file" class="form-control" name="file_lpj" required=""> </div>

<input type="hidden" value="3" name="saveStat">

<input type="hidden" value="<?php if($inMenu == "revisi_lpj") echo 1;?>" name="revisi"> <input type="hidden" value="<?php if($inMenu == "revisi_lpj") echo $lpjid;?>" name="lpjid"> </div>

<div class="box-footer clearfix"> <div class="pull-right">

<button type="submit" class="btn btn-primary">Save</button> …

view_proses_lpj.php

<?php session_start();

if ($_SESSION['username'] == '' ){ header("Location:login");

130

}

$useridDel = $_GET['userid']; $lpjid = $_GET['lpjid']; if($levelSession ==2){

$query1 = mysql_query("SELECT * FROM `lpj` where lpjid = $lpjid"); $getLpjData = mysql_fetch_array($query1);

}

if($levelSession !=1){

$queryMenuUser = mysql_query("SELECT * FROM `data_ukm` A, `ukm_category` B WHERE A.`ukmid` = $ukmIdGet AND B.`cat_id` = A.`cat_id`");

$dataMenuUser = mysql_fetch_array($queryMenuUser); $categoryUkm = $dataMenuUser['category_name']; $ukmName = $dataMenuUser['ukmname']; }

?> …

list_lpj.php

<?php

//session_destroy(); session_start();

if ($_SESSION['username'] == '' ){ header("location:".$base_url); }

$lpjid = $_GET['lpjid']; $inMenu = $_GET['menu']; $ukmId = $_GET['ukmid']; if(!empty($lpjid) || $lpjid != 0){

$selectDataRevisi = mysql_query("SELECT * FROM `revisi_lpj` WHERE id_lpj = $lpjid"); if($inMenu == "delete_lpj"){

while($row = mysql_fetch_array($selectDataRevisi) ){ unlink($row['file_location']);

}

$cekSum =mysql_num_rows($selectDataRevisi); if($cekSum>0){

$queryDeleteRevisi = mysql_query("DELETE FROM `revisi_lpj` WHERE id_lpj = $lpjid"); }

$selectDataProposal = mysql_query("SELECT * FROM `lpj` WHERE lpjid = $lpjid"); $cekData = mysql_fetch_array($selectDataProposal);

if(unlink($cekData['file_lpj'])){

$queryDeleteUser = mysql_query("DELETE FROM `lpj` WHERE lpjid = $lpjid"); }

if($queryDeleteUser) { ?>

<script>

document.location="<?= $base_url;?>/lpj"; </script>

<?php }else { ?> <script>

document.location="<?= $base_url;?>/lpj"; </script>

<?php }

} }

if($levelSession !=2){

$queryMenuUser = mysql_query("SELECT * FROM `data_ukm` A, `ukm_category` B WHERE A.`ukmid` = $ukmIdGet AND B.`cat_id` = A.`cat_id`");

$dataMenuUser = mysql_fetch_array($queryMenuUser); $categoryUkm = $dataMenuUser['category_name'];

131

$ukmName = $dataMenuUser['ukmname']; }

?> …

<?php

if($levelSession == 4 AND $jenisJabatanSession == 3 ){

$query = mysql_query("SELECT * FROM `lpj` WHERE ukmid = $ukmidSession "); }

elseif($levelSession == 2){

$query = mysql_query("SELECT * FROM `lpj` WHERE ukmid = $ukmidSession"); }

elseif($levelSession == 3){

$query = mysql_query("SELECT * FROM `lpj` WHERE ukmid = $ukmidSession"); }else $query = mysql_query("SELECT * FROM `lpj` WHERE ukmid = $ukmId "); $cek =mysql_num_rows($query);

$i = 0;

while($row = mysql_fetch_array($query) ){ $i++;

$lpjid = $row['lpjid'];

$namaKegiatan = $row['nama_kegiatan']; $waktuPelaksanaan = $row['waktu_pelaksanaan']; $totalDana = $row['total_dana'];

$total_dana_acc = $row['total_dana_acc']; $tempatkegiatan = $row['tempat_kegiatan']; $ukm = $row['ukmid'];

$proposalid = $row['proposalid']; $skretarisAcc = $row['sekretaris_acc'];

$comment_skretaris = $row['comment_skretaris']; $ketuaAcc = $row['ketua_acc'];

$comment_ketua = $row['comment_ketua']; $pembinaAcc = $row['pembina_acc'];

$comment_pembina = $row['comment_pembina']; $kemahasiswaanAcc = $row['kemahasiswaan_acc'];

$comment_kemahasiswaan = $row['comment_kemahasiswaan']; $wr3Acc = $row['wr3_acc'];

$commen_wr = $row['comment_wr3']; if(empty($skretarisAcc) || $skretarisAcc == 0 ){

$status = "Review Skretaris"; if(!empty($comment_skretaris)){

$status = "Under Review Skretaris ada komentar"; }

}

elseif($skretarisAcc == 2){

$status = "Rejected Skretaris"; if(!empty($comment_skretaris)){

$status = "Under Review Skretaris ada komentar"; }

}

elseif(empty($ketuaAcc) || $ketuaAcc == 0){ $status = "Review Ketua"; if(!empty($comment_ketua)){

$status = "Under Review Skretaris ada komentar"; }

}elseif($ketuaAcc == 2){

$status = "Rejected Ketua"; if(!empty($comment_ketua)){

$status = "Under Review Ketua ada komentar"; }

}elseif(empty($pembinaAcc) || $pembinaAcc == 0){ $status = "Review Pembina";

if(!empty($comment_pembina)){

132

}

}elseif($pembinaAcc == 2){

$status = "Rejected Pembina"; if(!empty($comment_pembina)){

$status = "Under Review Pembina ada komentar"; }

}elseif (empty($kemahasiswaanAcc) || $kemahasiswaanAcc == 0) { $status = "Review Kemahasiswaan";

if(!empty($comment_kemahasiswaan)){

$status = "Under Review Kemahasiswaan ada komentar"; }

}elseif ($kemahasiswaanAcc == 2) {

$status = "Rejected Kemahasiswaan"; (!empty($comment_kemahasiswaan)){

$status = "Under Review Kemahasiswaan ada komentar"; }

}elseif(empty($wr3Acc) || $wr3Acc == 0){ $status = "Review WR3"; if(!empty($commen_wr)){

$status = "Under Review WR3 ada komentar"; }

}elseif($wr3Acc == 2){

$status = "Rejected WR3"; if(!empty($commen_wr)){

$status = "Under Review WR3 ada komentar"; }

}else $status = "Approved";

$query2 = mysql_query("SELECT * from data_ukm where ukmid='$ukm'"); $namaukm = mysql_fetch_array($query2);

?>

<tr>

<td><?php echo $i;?></td>

<td><?php echo $namaKegiatan;?></td> <td><?php echo $namaukm['ukmname'];?></td>

<td><?php echo "Waktu : ".$waktuPelaksanaan."<br>Tempat : ".$tempatkegiatan;?></td> <td>

<?php echo $totalDana;?><br> <?php if(!empty($total_dana_acc)){?>

<b><i><small>Dana ACC (<?= $total_dana_acc;?>)</small></i></b> <?php }?>

</td>

<?php if($levelSession == 1 ){?>

<td><a href="<?php echo $base_url;?>/?menu=proses_lpj&lpjid=<?php echo $lpjid;?>"><?php echo $status;?></a></td>

<?php }elseif($levelSession == 2){?>

<td><a href="<?php echo $base_url;?>/?menu=proses_lpj&lpjid=<?php echo $lpjid;?>"><?php echo $status;?></a></td>

<?php } else{?>

<td><?php echo $status;?></td> <?php }?>

<td>

<?php if($levelSession == 1){?>

<a href="<?php echo $base_url;?>/?menu=revisi_lpj&lpjid=<?php echo $lpjid;?>" class="btn btn-default"><i class="fa fa-fw fa-pencil"></i></a>

<a href="<?php echo $base_url;?>/?menu=delete_lpj&lpjid=<?php echo $lpjid;?>" class="btn btn-default" onclick="return confirm('Apakah Anda yakin ingin menghapus?')">

<i class="fa fa-fw fa-times"></i> </a>

<?php }else{

//echo $skretarisAcc;

$btnReviewEn = '<a href="'.$base_url.'/?menu=review_lpj&lpjid='.$lpjid.'" class="btn btn-default"><i class="fa fa-fw fa-pencil"></i> Review</a>';

133

btnReviewDis = '<a href="" class="btn btn-default disabled"><i class="fa fa-fw fa-pencil"></i> Review</a>';

if ($skretarisAcc==0) { if ($jenisJabatanSession!=1) { echo $btnReviewDis; }else {

echo $btnReviewEn; }

}

elseif ($skretarisAcc==1 && $ketuaAcc==0){ if ($jenisJabatanSession!=2) {

echo $btnReviewDis; }else {

echo $btnReviewEn; }

}elseif ($ketuaAcc==1 && $pembinaAcc==0){ ($jenisJabatanSession!=3) {

echo $btnReviewDis; }else {

echo $btnReviewEn; }

}elseif ($pembinaAcc==1 && $kemahasiswaanAcc==0){ if ($jenisJabatanSession!=5) {

echo $btnReviewDis; }else {

echo $btnReviewEn; }

}elseif ($kemahasiswaanAcc==1 && $wr3Acc==0){ if ($jenisJabatanSession!=4) {

echo $btnReviewDis; }else {

echo $btnReviewEn; }

}elseif ($wr3Acc==1){ echo $btnReviewDis; $status="Approved"; }

}?> …