Day 5 - Project Initiation - Prepare of Project

Project Initiation
Referensi : Project Management Guide, New York
State Office for Technology

Overview
Dimulai definisi secara keseluruhan seluruh parameter
proyek dan membentuk pengaturan proyek secara
tepat dan kualitas yang dibutuhkan untuk
kesempurnaan proyek
Pengembangan Project Charter adalah titik pusat
memulai proyek
Definisi proyek sebagai dasar semua usaha ke depan
Penyelesaian proses ini ditandai dengan meeting awal
proyek
Pengembangan CSSQ – Cost Scope Schedule Quality
Identifikasi Management Risk
2

List Of Process
Prepare for Project
Define CSSQ

Perform Risk Identification
Develop Initial Project Plan
Confirm Approval to Proceed to Next Phase

3

List Of Process

Isbat Uzzin N

4

List Of Process

5

Yang Berperan
Project Manager
Project Sponsor
Project Team Member

Customer
Customer Representative
Stakeholder
Performing Organization
6

Hasil

7

Identify The Project Sponsor
Setelah secara formal proyek disetujui, team sebagai
penanggung jawab mempersiapkan proyek
Project Manager Proposal mungkin berasal dari internal
Proposal Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan,
bisnis apa yang dibutuhkan bagaimana hasilnya akan
membantu rencana strategis organisasi
Inisial business case harus dimasukkan dalam proposal dan
keuntungan jika proyek dilaksanakan.
Didalamnya terdapat antisipasi biaya

Semua didokumentasikan

8

Identify the Initial Project Team
Business Case menyediakan informasi yang
dibutuhkan untuk membantu membuat keputusan
seperti untuk apa proyek ahrus diproses
Termasuk di dalamnya Biaya, keuntungan dan
kendala-kendala yang mungkin terjadi
Jika terjadi perubahan proyek maka Business case
perlu direview pula

9

Develop the Project Charter
Dibangun berdasarkan pada pekerjaan yang
dilaksanakan di Project Initiation
Melakukan perincian CSSQ
Sejumlah unsur-unsur kunci ditambahkan seperti

kontrol thd perubahan, manajemen isu (seperti
perubahan organisasi dan transisi proyek)
Awal daftar resiko proyek ditambahkan dan detail
kelonggaran proyek dikembangkan
10

Conduct Project Kick-of Meeting
Sumber terbesar dipakai disini, sejumlah anggota
team yang penting akan bergabung dalam
permulaan fase ini
tugas Utama dari Manager proyek selama fase ini
adalah agar team melaksanakan tugas sesuai
dengan rencana
Manager Proyek akan menggunakan proses dan
rencana yang telah disiapkan pada fase initiation
dan planning
11

Establish the Project Repository
Semua yang berhubungan dengan proyek

didokumentasikan untuk referensi ke depan dan untuk
melihat sejarah proyek
Informasi rahasia ditaruh terpisah dengan ini, misal advice,
gaji, dll
Bisa disimpan sbg hardcopy dalm binder, softcopy, email
dll.
Diorganisasi supaya mudah dalam pencarian/access (sesuai
ISO)
Tujuan
Memudahkan anggota team baru mempelajari proyek
Menyediakan audit ttg jejak sejarah proyek dan evaluasi proyek
12

Establish the Project Repository (cont..)
Setelah Akhir Proyek, Yang harus ada :
Project Proposal and supporting documentation, including the Business Case
Project description/definition documents such as theProject Charter, the CSSQ, and
the Project Plan Any working documents or informal documents defining Cost,
Scope, Schedule and Quality (CSSQ) of the project
Project Schedules (baseline and current)

Project financials
Project Scope changes and requests log
Project status reports
Team member progress reports and timesheets
Issues log and details (open and resolved)
Project acceptance log by deliverable
Products
Risk identification/model documentation
Audit results if encountered
Correspondence, including any pivotal or decision-making memos, letters,
email…etc.
Meeting minutes, results and/or actions
13