Pertemuan 2 Project Initiation Prepare of Project
Project Initiation
Referensi : Project Management Guide, New York
State Office for Technology
Overview
Dimulai dengan mendefinisikan secara keseluruhan
seluruh parameter proyek dan mengatur proyek secara
tepat dan kualitas yang dibutuhkan untuk
kesempurnaan proyek
Pengembangan Project Charter sebagai titik pusat
memulai proyek
Mendefinisi proyek sebagai dasar semua usaha ke
depan
Penyelesaian proses ini ditandai dengan meeting awal
proyek
Pengembangan CSSQ – Cost Scope Schedule Quality
Identifikasi Management Risk
2
Pendahuluan
Tujuan project initiation adalah untuk mulai mendefinisikan
semua parameter proyek serta menetapkan manajemen proyek
dan lingkungan kualitas yang tepat yang dibutuhkan untuk
melengkapi proyek tersebut.
Pengembangan Project Charter merupakan titik awal penting
untuk memulai proyek, menetapkan definisi proyek yang akan
berfungsi sebagai landasan bagi semua upaya di masa mendatang.
Penyelesaian proses ini ditandai oleh Proyek Kick-off Meeting, di
mana Project Manager menyajikan Piagam Proyek.
Proyek yang berhasil dimulai dengan definisi proyek rinci yang
dipahami dan diterima oleh Stakeholder.
meletakkan segala sesuatu secara tertulis membantu memastikan
komitmen diantara Anggota Tim Proyek serta antara tim dengan
3
Stakeholder.
Pendahuluan (cont’d)
Sebagai bagian dari Inisiasi Proyek, Rencana Awal Proyek
dikembangkan, yang terdiri dari Piagam Proyek, dokumen Biaya /
Lingkup/Jadwal/Kualitas (CSSQ), dan daftar identifikasi risiko
awal.
Dokumen-dokumen ini, setelah disetujui, memastikan konsistensi
dalam memahami proyek, membantu menetapkan harapan, dan
mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk memindahkan
proyek tersebut ke perencanaan yang rinci level selanjutnya.
Potensi masalah diidentifikasi sehingga dapat diatasi di awal proyek.
Isbat Uzzin N
4
List Of Process
Prepare for Project
Define CSSQ
Perform Risk Identification
Develop Initial Project Plan
Confirm Approval to Proceed to Next Phase
5
List Of Process
Isbat Uzzin N
6
List Of Process
7
Yang Berperan
Project Manager
Project Sponsor
Project Team Member
Customer
Customer Representative
Stakeholder
Performing Organization
8
Hasil
9
Identify The Project Sponsor
Setelah secara formal proyek disetujui, team sebagai
penanggung jawab mempersiapkan proyek
Project Manager Proposal mungkin berasal dari internal
Proposal Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan,
bisnis apa yang dibutuhkan bagaimana hasilnya akan
membantu rencana strategis organisasi
Inisial business case harus dimasukkan dalam proposal dan
keuntungan jika proyek dilaksanakan.
Didalamnya terdapat antisipasi biaya
Semua didokumentasikan
10
Identify the Initial Project Team
Business Case menyediakan informasi yang
dibutuhkan untuk membantu membuat keputusan
seperti untuk apa proyek ahrus diproses
Termasuk di dalamnya Biaya, keuntungan dan
kendala-kendala yang mungkin terjadi
Jika terjadi perubahan proyek maka Business case
perlu direview pula
11
Develop the Project Charter
Dibangun berdasarkan pada pekerjaan yang
dilaksanakan di Project Initiation
Melakukan perincian CSSQ
Sejumlah unsur-unsur kunci ditambahkan seperti
kontrol thd perubahan, manajemen isu (seperti
perubahan organisasi dan transisi proyek)
Awal daftar resiko proyek ditambahkan dan detail
kelonggaran proyek dikembangkan
12
Conduct Project KickKick-of Meeting
Sumber terbesar dipakai disini, sejumlah anggota
team yang penting akan bergabung dalam
permulaan fase ini
tugas Utama dari Manager proyek selama fase ini
adalah agar team melaksanakan tugas sesuai
dengan rencana
Manager Proyek akan menggunakan proses dan
rencana yang telah disiapkan pada fase initiation
dan planning
13
Establish the Project Repository
Semua yang berhubungan dengan proyek
didokumentasikan untuk referensi ke depan dan untuk
melihat sejarah proyek
Informasi rahasia ditaruh terpisah dengan ini, misal advice,
gaji, dll
Bisa disimpan sbg hardcopy dalm binder, softcopy, email
dll.
Diorganisasi supaya mudah dalam pencarian/access (sesuai
ISO)
Tujuan
Memudahkan anggota team baru mempelajari proyek
Menyediakan audit ttg jejak sejarah proyek dan evaluasi proyek
14
Establish the Project Repository (cont..)
Setelah Akhir Proyek, Yang harus ada :
Project Proposal and supporting documentation, including the Business Case
Project description/definition documents such as theProject Charter, the CSSQ, and
the Project Plan Any working documents or informal documents defining Cost,
Scope, Schedule and Quality (CSSQ) of the project
Project Schedules (baseline and current)
Project financials
Project Scope changes and requests log
Project status reports
Team member progress reports and timesheets
Issues log and details (open and resolved)
Project acceptance log by deliverable
Products
Risk identification/model documentation
Audit results if encountered
Correspondence, including any pivotal or decision-making memos, letters,
email…etc.
Meeting minutes, results and/or actions
15
Referensi : Project Management Guide, New York
State Office for Technology
Overview
Dimulai dengan mendefinisikan secara keseluruhan
seluruh parameter proyek dan mengatur proyek secara
tepat dan kualitas yang dibutuhkan untuk
kesempurnaan proyek
Pengembangan Project Charter sebagai titik pusat
memulai proyek
Mendefinisi proyek sebagai dasar semua usaha ke
depan
Penyelesaian proses ini ditandai dengan meeting awal
proyek
Pengembangan CSSQ – Cost Scope Schedule Quality
Identifikasi Management Risk
2
Pendahuluan
Tujuan project initiation adalah untuk mulai mendefinisikan
semua parameter proyek serta menetapkan manajemen proyek
dan lingkungan kualitas yang tepat yang dibutuhkan untuk
melengkapi proyek tersebut.
Pengembangan Project Charter merupakan titik awal penting
untuk memulai proyek, menetapkan definisi proyek yang akan
berfungsi sebagai landasan bagi semua upaya di masa mendatang.
Penyelesaian proses ini ditandai oleh Proyek Kick-off Meeting, di
mana Project Manager menyajikan Piagam Proyek.
Proyek yang berhasil dimulai dengan definisi proyek rinci yang
dipahami dan diterima oleh Stakeholder.
meletakkan segala sesuatu secara tertulis membantu memastikan
komitmen diantara Anggota Tim Proyek serta antara tim dengan
3
Stakeholder.
Pendahuluan (cont’d)
Sebagai bagian dari Inisiasi Proyek, Rencana Awal Proyek
dikembangkan, yang terdiri dari Piagam Proyek, dokumen Biaya /
Lingkup/Jadwal/Kualitas (CSSQ), dan daftar identifikasi risiko
awal.
Dokumen-dokumen ini, setelah disetujui, memastikan konsistensi
dalam memahami proyek, membantu menetapkan harapan, dan
mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk memindahkan
proyek tersebut ke perencanaan yang rinci level selanjutnya.
Potensi masalah diidentifikasi sehingga dapat diatasi di awal proyek.
Isbat Uzzin N
4
List Of Process
Prepare for Project
Define CSSQ
Perform Risk Identification
Develop Initial Project Plan
Confirm Approval to Proceed to Next Phase
5
List Of Process
Isbat Uzzin N
6
List Of Process
7
Yang Berperan
Project Manager
Project Sponsor
Project Team Member
Customer
Customer Representative
Stakeholder
Performing Organization
8
Hasil
9
Identify The Project Sponsor
Setelah secara formal proyek disetujui, team sebagai
penanggung jawab mempersiapkan proyek
Project Manager Proposal mungkin berasal dari internal
Proposal Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan,
bisnis apa yang dibutuhkan bagaimana hasilnya akan
membantu rencana strategis organisasi
Inisial business case harus dimasukkan dalam proposal dan
keuntungan jika proyek dilaksanakan.
Didalamnya terdapat antisipasi biaya
Semua didokumentasikan
10
Identify the Initial Project Team
Business Case menyediakan informasi yang
dibutuhkan untuk membantu membuat keputusan
seperti untuk apa proyek ahrus diproses
Termasuk di dalamnya Biaya, keuntungan dan
kendala-kendala yang mungkin terjadi
Jika terjadi perubahan proyek maka Business case
perlu direview pula
11
Develop the Project Charter
Dibangun berdasarkan pada pekerjaan yang
dilaksanakan di Project Initiation
Melakukan perincian CSSQ
Sejumlah unsur-unsur kunci ditambahkan seperti
kontrol thd perubahan, manajemen isu (seperti
perubahan organisasi dan transisi proyek)
Awal daftar resiko proyek ditambahkan dan detail
kelonggaran proyek dikembangkan
12
Conduct Project KickKick-of Meeting
Sumber terbesar dipakai disini, sejumlah anggota
team yang penting akan bergabung dalam
permulaan fase ini
tugas Utama dari Manager proyek selama fase ini
adalah agar team melaksanakan tugas sesuai
dengan rencana
Manager Proyek akan menggunakan proses dan
rencana yang telah disiapkan pada fase initiation
dan planning
13
Establish the Project Repository
Semua yang berhubungan dengan proyek
didokumentasikan untuk referensi ke depan dan untuk
melihat sejarah proyek
Informasi rahasia ditaruh terpisah dengan ini, misal advice,
gaji, dll
Bisa disimpan sbg hardcopy dalm binder, softcopy, email
dll.
Diorganisasi supaya mudah dalam pencarian/access (sesuai
ISO)
Tujuan
Memudahkan anggota team baru mempelajari proyek
Menyediakan audit ttg jejak sejarah proyek dan evaluasi proyek
14
Establish the Project Repository (cont..)
Setelah Akhir Proyek, Yang harus ada :
Project Proposal and supporting documentation, including the Business Case
Project description/definition documents such as theProject Charter, the CSSQ, and
the Project Plan Any working documents or informal documents defining Cost,
Scope, Schedule and Quality (CSSQ) of the project
Project Schedules (baseline and current)
Project financials
Project Scope changes and requests log
Project status reports
Team member progress reports and timesheets
Issues log and details (open and resolved)
Project acceptance log by deliverable
Products
Risk identification/model documentation
Audit results if encountered
Correspondence, including any pivotal or decision-making memos, letters,
email…etc.
Meeting minutes, results and/or actions
15