Profesional – Sistematis – Humanis – Independen - Valueable

SATUAN PENGAWASAN INTERNAL

  Profesional

• – Sistematis – Humanis – Independen - Valueable

  

PEDOMAN

PENGADAAN BARANG DAN JASA

Office: Gedung Pasca Sarjana IAIN Purwokerto lantai 1 JL. Jend. Ahmad Yani No 40 A Purwokerto 53126 Email : spi@iainpurwokerto.ac.id

  

KATA PENGANTAR

REKTOR INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO

Assalamu’alaikum Wr.Wb

  Segala puji bagi Allah SWT atas segala nikmat yang tiada tara dan tiada henti-

hentinya atas saetiap kesempatan hingga kita dapat terus berkarya di bumi-Nya. Tidak lupa,

shalawat serta salam kita sampaikan kepada junjungan kita, Nabi Muhammad S.A.W yang

telah menuntun kita ke jalan yang diridhai-Nya.

  Kami bersyukur sepenuhnya dan mengapresiasi setinggi-tingginya atar terbitnya

buku Pedoman Satuan Pengawasan Internal ini. Pedoman ini merupakan salah satu wujud

keseriusan dalam merespon lahirnya PMA Nomor 25 Tahun 2017 tentang Satun Pengawas

Internal (SPI) pada Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri.

  Buku pedoman ini disusun sebagi wujud optimalisasi kelembagaan SPI dan fungsi

SPI pada IAIN Purwokerto. Dengan demikian, buku ini diharapkan mampu meningkatkan

kinerja SPI dalam melaksanakan fungsi pengawasan dan evaluasi pengelolalan anggaran di

unit masing-masing lingkungan IAIN Purwokerto. Selanjutnya, jika setiap unit menggunakan

standar yang sama dalam proses pelaksanaan tugas, maka diharapkan menghasilkan output

yang seragam menuju terwujudnya Good University Governance (GUG).

  Terakhir kalinya, kami ucapkan terimakasih kepada tim penyusun yang dengan

keseriusan dan kerja kerasnya mampu menghadirkan wajah baru yang nantinya akan

dijadikan acuan audit oleh SPI dalam menjalankan fungsinya. Semoga hadirnya buku

panduan ini memberikan manfaat bagi pengguna khususnya unit-unit kerja di lingkungan

  IAIN Purwokerto.

  Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

  Purwokerto, Maret 2016 Satuan Pengawasan Internal

  IAIN Purwokerto

SK REKTOR

  DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................. ii

............................................................................................................................. SK REKTOR iii ..............................................................................................................................

  DAFTAR ISI iv

  BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................................... A. Dasar Pemikiran

  1 B. Landasan Hukum ..........................................................................................................

  1 C. Ketentuan Umum ..........................................................................................................

  2 .............................................................................................................................

  D. Tujuan 2 .......................................................................................

  E. Sasaran dan Ruang Lingkup

  3 F. Asas Pemeriksaan ........................................................................................................

  3 BAB II GAMBARAN UMUM OBJEK PEMERIKSAAN A. Gambaran Umum Pengadaan Barang dan Jasa .....................................................

  4 ..............................................

  B. Tahapan Pemeriksaan Pengadaan Barang dan Jasa

  4 .................................................................................................................

  1. Persiapan 4 2. Pelaksanaan Pemeriksaan ....................................................................................

  5 3. Pelaporan .................................................................................................................

  5 BAB III PELAKSANAAN PEMERIKSAAN A. Gambaran Umum Pengadaan ....................................................................................

  6 .............................

  1. Proses Perencanaan RUP (Rencana Usulan Pengadaan)

  6 ...............................

  2. Proses Seleksi Pemilihan Penyediaan Barang dan Jasa

  6 3. Proses Pelaksanaan ...............................................................................................

  7 .....................................................................

  B. Teknis dan Sasaran Pemeriksaan PBJ

  7 ..................................................................................................

  1. Pemeriksaan RUP 8 2. Pemeriksaan Pemilihan Penyedia Barang dan jasa .......................................

  10 a. Pemilihan Paska Kualifikasi..............................................................

  14 b. Pemilihan Pra Kualifikasi..................................................................

  14 .............................................................................................................

  C. SPK dan SPMK

  15 Satuan Pengawasan Internal

  D. Pemeriksaan Pelaksanaan ...........................................................................................

  16 E. Serah terima dan Maintenance ...................................................................................

  26 BAB IV PELAPORAN DAN HASIL PEMERIKSAAN ...........................................

  27 BAB V PENUTUP ..................................................................................................................

  29 LAMPIRAN-LAMPIRAN

  1. Laporan hasil Pemeriksaan

  2. Daftar temuan pemeriksaan

  3. Lembar Pengesahan

  4. Keputusan Dirjen Tentang Pedoman Satuan Pengawasan Internal

  IAIN Purwokerto

BAB I PENDAHULUAN A. Dasar pemikiran. Untuk menjamin tata kelola yang baik khususnya di bidang pengadaan barang

  dan jasa, saerta untuk memberikan kontribusi tercapainya Good University Governance ( GUG), maka diperlukan pedoman pemeriksaan pengadaan barang dan jasa. Pedoman tersebut sangat penting dilakukan dalam pengendalian, pengawasan, saerta peningkatan efisiensi dan efektifitas dalam mendapatkan barang dan jasa. Dalam mendapatkan barang dan jasa yang baik sesuai dengan rencana, perlu adanya pedoman pemeriksaan pengadaan barang/jasa sebagai acuan di lingkungan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto.

  B.

  Landasan Hukum Pengadaan Brang/Jasa Pemerintah harus memenuhi pertauran yang sudah ditetapkan, antara lain:

  1. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang telah diubah beberap kali terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 tahun 2015 tentang Perubahan Keempat atas peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.;

  2. Peraturan Presiden Nomor 84 tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dalam Rangka Percepatan Pembangunan Provinsi Papua dan Papua Barat;

  3. Intruksi Presideen Nomor 1 tahun 2015 tentang Percepatan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

  4. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan barang jasa Pemerintah (LKPP) Nomor 14 tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; 5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan barang jasa Pemerintah (LKPP Nomor 19 tahun 2014 tentang Pembayaran Prestasi Pekerjaan Pengadaan

  Barang/Jasa Pemerintah.

6. SK Rektor Nomor 30 tahun 2016 tentang Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa SPI IAIN Purwokerto.

  Satuan Pengawasan Internal Page 1

  IAIN Purwokerto

C. Ketentuan Umum 1.

  Dalam Pasal 1 Angka 1 Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015, Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut dengan Pengadaan Barang/ Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja perangkat Daerah/institusi yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.

  2. Jangka waktu pelaksanaan kegiatan pemeriksaan pengadaan barang/Jasa dilakukan secara continue sesuai dengan kebutuhan atau minimal 1 (satu) tahun sekali, lebih baik dilakukan proses pemeriksaan secara on going/ berjalan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.

  3. Pelaksanaan kegiatan pemeriksaan dapat dilakukan atas usulan dari Rektor/Kuasa Pengguna Anggaran, Pejabat Pembaut Komitmen/PPK, Kepala Pengawasan Sarana dan Prasarana, dan Ketua/Sekretaris SPI.

4. Pemeriksaan berdasarkan prioritas utama atas kebutuhan, besaran biaya, dan waktu.

  5. Aparat Pengawas Intern Pemerintah atau Pengawas Intern pada isntitusi lain yang selanjutnya disebut APIP adalah aparat yang melakukan pengawasan melalui audit, reviu, evaluasi, pemantauan, kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi. Dalam hal ini SPI berperan sebagai APIP di lingkungan Instansi PTKIN.

D. Tujuan 1.

  Membantu auditor eksternal dalam mengontrol berjalannya kegiatan pengadaan barang dan jasa dengan acuan/pedoman pemeriksaan ini.

  2. Untuk mendapatkan barangdan jasa sesuai dengan perencanaannya baik mutu/kualitas maupun kuantitasnya.

  3. Untuk mengontrol pelaksanaan pengadaan barang/jasa sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

  4. Memastikan semua peran dapat berfungsi dengan baik. Di antaranya fungsi: Perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), dan pengawasan/pengendalian (controlling).

  Satuan Pengawasan Internal Page 2

  IAIN Purwokerto

E. Sasaran dan Ruang lingkup 1.

  Sasaran pedoman pemeriksaan pengadaan barang dan jasa adalah Satuan Pengawasan Internal di lingkungan PTKN.

2. Ruang lingkup pedoman pemeriksaan pengadaan barang dan jasa meliputi persiapan pemeriksaan, pelaksanaan, koordinasi hasil pemeriksaan dan pelaporan.

F. Asas Pemeriksaan

  Asas pemeriksaan meliputi: 1.

  Kecermatan Profesional (Due Professional Care) Dalam melaksanakan pemeriksaan dan kontrol pencegahan, pemeriksaan menerapkan prinsip kehati-kahatian, ketelitian, dan kecermatan, serta berpedoman kepada aturan perundang-undangan dan dapat dipertanggungjawabkan.

  2. Kearifan Profesional (Professional Judgement) Dalam melaksanakan paemeriksaan dan kontrol pencegahan, dibutuhkan pendampingan oleh pemeriksa yang lebih berpengalaman, telah mengikuti pendidikan dan pelatihan.

  3. Objektivitas (Objectivity) Dalam melaksanakan pemeriksaan dan kontrol pencegahan, pemeriksa harus bersikap objektif dalam menilai fakta. Objektivitas mensyaratkan pemeriksa untuk tidak mendasarkan pertimbangannya kepada pihak lain menyangkut permasalahan audit.

4. Kerahasiaan (Confidentiality) Menjaga kerahasiaan semua data dan informasi yang diperoleh selama pemeriksaan.

  Satuan Pengawasan Internal Page 3

  IAIN Purwokerto

  BAB II GAMBARAN UMUM OBJEK PEMERIKSAAN A. Gambaran Umum Pengadaan barang dan Jasa Untuk melihat gambaran pemeriksaan pengadaan barang dan jasa harus mengenal terlebih dahulu proses alur pengadaan brang dan jasa dari LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Pemerintah) yaitu lembaga pemerintah yang berwenang menangani proses pengadaan barang dan jasa pemerintah (seperti alur pada gambar di bawah ini).

  Perencanaan Pemrograman Penganggaran Pengadaan Perencanaan Pengadaan

• Pemilihan Penyedia

  - Pelaksanaan Kontrak dan Pembayaran - Penyerahan Pekerjaan/barang
• Pemanfaatan dan Pemeliharaan B.

   Tahapan Pemeriksaan Pengadaan barang dan Jasa Tahapan pemeriksaan pengadaan barang dan jasa meliputi proses: 1.

   Persiapan Persiapan pemeriksaan meliputi pembentukan tim, memetakan ruang lingkup pemeriksaan, dan menyiapkan segala instrumen pemeriksaan yang dibutuhkan, dengan tahapan:

  Satuan Pengawasan Internal Page 4

  IAIN Purwokerto a.

  Kepala SPI membentuk Tim auditor b.

  Pelaksanaan Pemeriksaan c. Auditor SPI mengevaluasi proses kegiatan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku.

  Satuan Pengawasan Internal Page 5

  DLHP tersebut, kemudian ditandatangani Kepala SPI untuk disampaikan ke Rektor untuk disahkan sebagai Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP).

  Setelah pelaksanaan pemeriksaan, Auditor SPI membuat draf hasil temuan (DHT) dan dikomunikasikan dengan kepala unit kerja yang diperiksa untuk dimintai tanggapan; b. Setelah adanya tanggapan dari unit kerja yang diperiksa, Auditor SPI menyusun Draft laporan Hasil pemeriksaan (DLHP); c.

  3. Pelaporan a.

  Koordinasi hasil pemeriksaan meliputi: 1) Evaluasi internal SPI atas temuan pemeriksaan 2) Aktivitas Pengendalian oleh SPI dengan melakukan koordinasi dengan unit-unit lain yang memiliki wewenang kebijakan baik internal maupun eksternal.

  d.

  b.

  Tim mengacu pada Peraturan Presiden, PMK, PMA, dan peraturan perundang- undangan lainnya terkait pengadaan barang dan jasa.

  Koordinasi dengan pihak terkait tentang tujuan dan penentuan jadual pelaksanaan.

  2. Pelaksanaan Pemeriksaan a.

  Tim menyiapkan kertas kerja pemeriksaan yang berfungsi sebagai alat bantu bagi auditor dalam pelaksanaan pekerjaannya, maupun sebagai bukti tertulis mengenai apa yang telah dikerjakan untuk mendukung laporannya.

  Tim menyiapkan pedoman dan aturan internal yang berlaku di Satuan Kerja masing-masing; e.

  d.

  Menetapkan program kerja tim pemeriksaan bersama dengan pihak terkait.

  c.

  IAIN Purwokerto

  

BAB III

PELAKSANAAN PEMERIKSAAN A. Gambaran Umum Pengadaan Pelaksanaan terhadap proses Pengadaan Barang dan jasa di lingkungan PTKIN mengacu pada standarisasi yang telah ditetapkan olej LKPP. Gambaran umum pengadaanya antara lain:

1. Perencanaan RUP (Rencana Umum Pengadaan) 2.

  Pemilihan Penyedia Barang/jasa; 3. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa; 4. Serah terima Barang/Jasa Adapun rincian proses Pengadaan Barang dan jasa di lingkungan PTKIN dilaksanakan sebagai berikut: 1.

  PROSES PERENCANAAN/RUP (Rencana Umum Pengadaan) Pemeriksaan awal RUP antara lain pada: a.

  Ketersediaan Anggaran yang sesuai dengan DIPA; b.

  RAB Pengadaan Barang/jasa termasuk HPS (harga Perkiraan Sendiri) sesuai kewajaran; c.

  Kerangka Acuan Kerja/gambaran pekerjaan secara umum; d.

  

DED (Detail Enginering Desain)/gambaran pekerjaan secara detail.

  Sasaranya pemeriksaan terkait RUP pada Bagian Perencanaan, bagian Umum, dan Tim Teknis.

  2. PROSES SELEKSI PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

Proses pemilihan penyedia barang/jasa pada: pengadaan barang dan jasa

dibedakan berdasarkan pagu anggaran/biaya anggaran: a.

  Pagu anggaran sampai dengan Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) dilaksanakan penunjukan langsung; b.

  Pagu anggaran di atas Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) dilaksanakan melalui proses pengadaan yaitu pengadaan langsung, pengadaan umum, maupun pengadaan terbatas, Pengadaan di atas Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) bisa meanggunakan pra kualifikasi maupun paska kualifikasi.

  Satuan Pengawasan Internal Page 6

  IAIN Purwokerto

  Proses seleksi penyedia sasaran pemeriksaan pada ULP, pokja Pengadaan, Tim Teknis.

3. PROSES PELAKSANAAN a.

  

SPMK (penerbitan SPMK/ Surat Perintah Mulai Kerja) oleh PPK;

b.

  Laporan mingguan, laporan bulanan; c. Dokumen pencairan termin; d.

  Dokumen penyerahan tahap I (PHO) e. Dokumen penyerahan tahap II (FHO) Proses pelaksanaan sasaran pemeriksaan pada PPK, bagian Keuangan,

  Konsultan dan Penyedia Barang/Jasa.

B. Teknis dan Sasaran pemeriksaan PBJ

  Teknis dan sasaran pemeriksaan PBJ antara lain pada: 1.

  Organisasi Pengadaan barang dan Jasa (mulai dari Pokja, ULP) 2. Kelengkapan Dokumen Pengadaan (dokumen kontrak: Bill of Quantity, RKS, Gambar Kerja);

  3. Sistem E-Procurement Pengadaan barang/Jasa baik prakualifikasi maupun pascakualifikasi sesuai dengan prosedur antara lain: a)

Pengumuman informasi lelang baik lewat LPSE maupun lewat media;

b) Dokumen e-procurement; c) Kelengkapan dokumen lelang termasuk Notulen, Berita Acara

  Pemeriksaan mulai dilaksanakan pada saat identifikasi kebutuhan dalam penyusunan RKA-KL/RKT, penetapan RUP, pemilihan penyedia barang/jasa sampai ke tahap pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dan serah terima; prosedur pemeriksaan a) Pelaksanaan prosedur Pemeriksaan dapat dilakukan pada saat proses sedang berlangsung (Pemeriksaan atas Proses/PP) dan/atau setelah proses selesai pekerjaan (Pemeriksaan atas Output/PO) b) Pelaksanaan pemeriksaan pengadaan menggunakan instrumen di bawah ini:

  Satuan Pengawasan Internal Page 7

  IAIN Purwokerto

1) Pemeriksaan Perencanaan/Rencana Usulan Pekerjaan (RUP)

  No Perencanaan Pengadaan Output Tujuan Prosedur Ket barang/jasa Pemeriksaan

  a Ketentuan Umum

  1 Keberadaan SK pengangkatan SK Pengangkatan Memebrikan keyakinan PO

  Kuasa Pengguna Anggaran KPA bahwa identitas KPA Pemeriksa (KPA) yang ditunjuk telah Outpu sesuai dengan SK pengangkatannya.

  2 Ketepatan waktu dan sumber

  1. Memeberikan PO dana kegiatan dalam RUP keyakinan bahwa RUP disusun tepat waktu 2. materi RUP meliputi kegiatan yang dibiayai Kementerian, BLU atau Bantuan pihak lain yang tidak mengikat

  b Identifikasi Kebutuhan

  1. Menganalisis hasil telaahan Dokumen Hasil Untuk meyakinkan PO kelayakan barng/jasa yang Inventarisasi bahwa alasan pengadaan dimiliki Barang, barang/ jasa dilakukan,

  Dokumen Studi karena kondisi kelayaka barang/jasa yang sudah tidak layak

  2 Menganalisis hasil telaahan Dokumen Untuk meyakinkan PO riwayat kebutuhan barang/jasa telaahan tren bahwa prediksi atas kegiatan yang sama kebutuhan kebutuhan output barang/jasa (jumlah) atas pengadaan barang/jasa yang dilakukan, telah mengikuti tren kebutuhan

  3 Mengidentifikasi kebutuhan Dokumen Untuk meyakinkan PO barang/jasa rencana Bahwa rencana Kebutuhan kebutuhan barang/jasa Barang Milik telah disusun Negara. berdasarkan usulan unit kerja (Fakultas/UPT), ketersediaan barang milik negara yang ada, serta standar barang,standar kebutuhan, standar

  Satuan Pengawasan Internal Page 8 harga, hasil studi kelayakan serta rencana desain untuk pekerjaan kontruksi serta sarana dan prasaran pendukungnya.

  4 Pengujian kesesuain kegiatan Dokumen Untuk meyakinkan PO dan output yang tercantum RKA/RKT bahwa kegiatan dan dalam RKA dengan hasil laporan hasil output yang tercantum identifikasi kebutuhan identifikasi dalam RKA telah sesuai kebutuhan riil dengan hasil identifikasi kebuthan riil barang/jasa

  5 Pengujian kesesuaian RKA Dokumen RKA Untuk meyakinkan PO dengan RKP dokumen RKP bahwa kegiatan yang tercantum dalam RKA/RKT telah sesuai dengan sasaran program dalam RKP dengan memeperhatikan prioritas pembangunan nasional dan pagu indikatif

  c Penyusunan Penetapan Rencana Penganngaran

  1 Penyusunan RAB pengadaan Dokumen RAB Untuk meyakinkan PO barang/jasa bahwa pwnyusunan RAB twlah wajar sdan sesuai dengan ketentuan (peraturan presiden

  54 Tahun 2010 diperbaharui dengan peraturan presiden

  4 tahun 2015 dan peraturan perundang- undangan terkait lainnya)

  2 Kesesuaian anggaran Dokumen RKA Untuk meyakinkan PO pengadaan barang/jasa dalam dan RAB bahwa nilai yang RKA dengan RAB tercantum dalam RKA tealh sesuai dengan

  RAB pengadaan barang/jasa

  d Penetapan Kebijakan umum

  1 Menganalisis materi kebijakan RUP Struktur Untuk meyakinkan PP

  Satuan Pengawasan Internal Page 9 umum Organisasi bahwa materi kebijakan Pemeriksaan Pengadaan umum yang akan proses dicantumkan dalam

  RUP meliputi pemaketan, cara pengadaan, dan Organisasi Pengadaan telah sesuai dengan ketentuan

  e Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK)

  1 Menganalisis materi KAK Dokumen KAK Untuk meyakinkan PO

  bahwa materi KAK telah sesuai dengan ketentuan

  f Pengumuman RUP

  1 Pelaksanaan pengumuman Dokumen Untuk meyakinkan

  RUP Pengumuman bahwa RUP telah RUP ditetapkan oleh PA yang ditunjuk serta materi, waktu, san tempat pelaksanaan pengumuman RUP, telah sesuai dengan ketentuan (peraturan Presiden 54 Tahun 2010 diperbaharui Peraturan Presiden 4 Tahun 2015)

2) Pemeriksaan Pemilihan Penyedia barang dan Jasa Rencana Realisasi No Tujuan dan Prosedur pemeriksaan Pelaksana Waktu Pelaksana Waktu Ket

a. Organisasi Pengadaan Tujuan:

  Menilai ketepatan struktur, personil dan tidak terjadi perangkapan tugas dalam organisasi pengadaan barang/jasa

  Prosedur:

  1 Dapatkan keputusan mengenai organisasi

  pengadaan barang/jasa (PPK, ULP)

  2 Teliti ketepatan pejabat yang menetapkan

  organisasi pengadaan

  3 Telaah ketepatan struktur organisasi

  pengadaan

  4 Pelajari struktur organisasi pengadaan Satuan Pengawasan Internal

  Page 10 barang/jasa dan uraian tugas masing- masing pihak

  5 Dapatkan sertifikasi keahlian pengadaan

  barang/jasa dan pakta integritas dari personil dalam organisasi pengadaan

  6 Teliti kesesuaian persyaratan dan

  kompetensi personil dalam organisasi pengadaan

  7 Lakukan wawancara dengan personil

  dalam organisasi pengadaan untuk mengetahui pengalaman yang dimiliki dengan kegiatan pengadaan

  8 Yakini tidak ada perangkapan tugas

  personil dalam organisasi pengadaan

  9 Tuangkan dalam daftar uji dan

  buat simpulan hasil pemeriksaan

  b RencanaPemilihan Penyedia Barang/Jasa Tujuan:

  Meyakinkan ketepatan pengkajian ulang atas kebijakan umum, anggaran, dan KAK pengadaan barang/jasa

  Prosedur:

  1 Dapatkan berita acara pengkajian ulang RUP dan KAK

  2 Cek pihak yang terlibat dalam pengkajian ulang RUP meliputi PPK, ULP, dan Tim Teknis

  3 Cek dan reviu pertimbangan uynag digunakan dalam pengkajian ulang atas pemaketan pekerjaan antara lain:

  a. Mendrorong persaingan sehat b.

  Mendorong efisiensi c. Meningkatkan peran usaha kecil d.

  Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri e.

  Menyesuaikan kondisi nyata di lokasi/lapangan f.

  Mempertimbangkan kepentingan masyarakat g.

  Memepertimbangkan jenis, sifat, dan nilai barang/jasa serta jumlah penyediaan barang/jasa yang ada.

  Satuan Pengawasan Internal Page 11

  IAIN Purwokerto

  4 Cek pengkajian ulang atas pengadaan biaya pengadaan. Apakah sudah mempertimbangkan dna memenuhi: a.

  Kecukupan biaya pemaketan b.

  Kecukupan biaya pendukung pelaksanaan pengadaan c.

  Kesesuaian kode akun (yang tercantum dalam dokumen anggaran) dengan peruntukan dan jenis pengeluaran d.

  Kecukupan perkiraan jumlah anggaran yang tersedia untuk paket pekerjaan dalam dokumen anggaran dengan kebutuhan pelaksanaan pekerjaan.

  5 Cek pengkajian ulang atas KAK

  6 Tuangkan dalam daftar uji dan buat simpulan hasil pemeriksaan c Pemilihan Sistem

  Pengadaan Barang/Jasa Tujuan:

  Meyakinkan bahwa sistem pengadaan barang/jasa yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan berang/jasa telah tepat

  Prosedur

  1 Dapaatkan Dokumen Pengadaan Barang/jasa

  2 Telaah ketepatan penetapan metode: a.

  Pemilihan penyedia Barang/jasa b.

  Penilaian kualifikasi c. Pemasukan dokumen penawaran d.

  Evaluasi dokumen penawaran

  3 Telaah kriteria yang digunakan dalam penetapan metode

  4 Tuangkan dalam daftar uji dan buat simpulan hasil pemeriksaan d Kecukupan Alokasi Waktu Pemilihan

  Penyedia Barang/Jasa

  Tujuan: Meyakinkan bahwa alokasi waktu yang dibutuhkan untuk setiap tahapan pelaksanaan pengadaan telah memadai

  Satuan Pengawasan Internal Page 12

  IAIN Purwokerto

  Prosedur

  1 Dapatkan jadwal pemilihan penyedia barang/jasa

  2 Telaah kecukupan alokasi waktu untuk tiap tahapan

  3 Yakinkan bahwa waktu alokasi tersebut telah sesuai dengan ketentuan

  4 Tuangkan dalam daftar uji dan buat simpulan hasil pemeriksaan e Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

  Tujuan: Meyakinkan bahwa HPSdisusun sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan meyakinkan kewajaran nilai HPS

  Prosedur Pemeriksaan

  1 Dapatkan dokumen HPS dan dasar penyusunan HPS (Survey) dari PPK

  2 Teliti pihak yang menetapkan spedifikasi teknis dan HPS apabila ditetapkan selain PPK dan tanyakan alasannya

  3 Bandingkan tanggal penetapan HPS dengan tanggal pengumuman dan periode survei pasar untuk menentukan kewajaran waktu penyusunan HPS

  4 Teliti unsur biaya dimasukkan dalam perhitungan HPS

  5 Yakinkan keabsahan referensi yang digunakan HPS (survey pasar)

  6 Telaah kesesuaian spesifikasi barang/jasa dalam HPS dengan KAK /hasil pengkajian dan engineer’s estimate dan tidak mengarah kepada merek/produk tertentu

  7 Teliti penetapan volume yang digunakan dalam penysuunan HPS

  8 Yakinkan kebenaran perhitungan biaya dalan HPS

  9 Ceke kewajaran perhitungan HPS berdasaarkan daftar uji HPS

10 Tuangkan dalam daftar uji dan simpulan hasil pemeriksaan.

  f Kelengkepan Dokumen

  Pengadaan Tujuan pemeriksaan: Satuan Pengawasan Internal

  Page 13 Meyakinkan bahwa dokumen pengadaan barng/jasa telah mencakup saeluruh ketentuan pelaksanaan pengadaan bernag/jasa (kelengkapan substansi)

  Prosedur Pemeriksaan

  1 Dari dokumen pengadaan yang ada cek kelengkapan yaitu terdiri dari dokumen kualifikasi dan dokumen pemilihan

  2 Cek kesesuaian dokumen kualifikasi dengan ketentuan yang berlaku

  3 Teliti persyaratan kualifikasi apakah ada penambahan persyaratan kualifikasi

  4 Cek kesesuaian dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dengan ketentuan yang berlaku

  5 Bandingkan spesifikasi teknis dalam dokumen pengadaan yang dibuat ULP dengan spesifikasi teknis di dalam dokumen HPS yang dibuat oleh PPK

  6 Bandingkan rancangan kontrak pada dokumen pemilihan dengan rancangan kontrak yang dibuat oleh PPk

  7 Tuangkan dalam daftar uji dan simpulan hasil pemeriksaan

  a. Pemilihan penyedia barang/jasa dengan pasca kualifikasi: 1) Cek pengumuman paska kulaifikasi (diumumkan/tidak) 2) Cek pendaftaran, pengambilan dan pemasukan dokumen

  (Notulen ada/tidak) 3) Cek pembukaan dokumen penawaran (Berita Acara ada/tidak) 4) Cek Pembautan Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP) 5)

Cek dokumen penetapan pemenang

6) Cek penunjukan penyedia barang/jasa (Dokumen SPPBJ ada/tidak) b. Pemilihan penyedia barang/jasa dengan prakualifikasi:

  1) Cek Pengumuman prakualifikasi 2) Cek pendaftaran, pengmabilan dan pemasukan dokumen (notulen ada/tidak) 3)

  Cek pembukaan dokumen penawaran (Berita Acara ada/tidak) Satuan Pengawasan Internal

  Page 14

  IAIN Purwokerto

  4) Cek Pembautan Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP) 5) Cek dokumen penetapan pemenang 6) Cek penunjukan penyedia barang/jasa (Dokumen SPPBJ ada/tidak)

3) Surat Perintah Kerja (SPK) dan surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) Rencana Realisasi No Tujuan dan Prosedur pemeriksaan Pelaksana Waktu Pelaksana Waktu Ket Surat perintah Kerja (SPK) untuk barang Surat Perintah Muali kerja (SPMK) untuk jasa Tujuan Pemeriksaan:

  Meyakini SPK/SPMK diterbitkan tepat awaktu dan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.

  Prosedur pemeriksaan

1 Dapatkan dokumen SPK/SPMK

  Teliti tanggal penerbitan SPK/SPMK dan

  2

  bandingkan dengan tanggal kontrak Dapatkan BA penyerahan seluruh/sebagian lokasi pekerjaan

  3

  dan/atau dokumen tertentu yang di butuhkan dari PPK kepada penyedia Bandingkan tanggal BA Penyerahan dan

  4

  ranggal SPK/SPMK Teliti apakah dalam dokumen SPK/SPMK dicantumkan saat paling

  5

  lambat dimulainya pelaksanaan kontrak oleh penyedia Tuangkan dalam daftar uji dan buat

  6

  simpulan hasil pemeriksaan

  4) Pemeriksaan Pelaksana Rencana Realisasi No Tujuan dan Prosedur pemeriksaan Pelaksana Waktu Pelaksana Waktu Ket Tujuan Pemeriksaan:

  Meyakinkan eksistensi dan kelengkapan informasi dalam program mutu

a) Pemeriksaan Mutu Prosedur Satuan Pengawasan Internal

  Page 15

  pemeriksaan:

  Dapatkan dokumen program mutu

  1 (rencana Kerja syarat) dan revisinya

  biala ada

  2 Teliti penyusun dokumen program mutu

  Pastikan di dalam dokumen program

  3 mutu telah semua memuat informasi

  yang relevan Teliti sebab-sebab revisi program mutu, lakukan wawancara, reviu dokumen dan

  4 konfirmasi atas validitas perubahan

  kondisi lapangan yang melandasi revisi program mutu Teliti adanya kesepakatan dari PPK atas

  5

  program mutu dan revisinya bila ada Tuangkan dalam daftar uji dna buat

  6

  simpulan hasil pemeriksaan

  Rapat Persiapan Pelaksanaan b Kontrak Tujuan Pemeriksaan:

  Meyakini telah dilakukan rapat persiapan pelaksanaan kontrak dan adanya kesepakatan atas materi pelaksanaan kontrak

  Prosedur Pemeriksaan Pemeriksaan atas Output notulen rapat persiapan pelaksanaan kontrak

  Dapatkan notulen rapat persiapan

  1

  pelaksanaan kontak

  2 Teliti para pihak yang mengikuti rapat

  Teliti materi dalam notulen dan

  3 kesaepakatan yang tercapai dalam rapat

  saebagaimana termuat dalam notulen Dapatkan yang memuat dokumen organisasi kerja, tata cara paengaturan pelaksanaan pekerjaan, jadwal

  4

  pengadaan bahan/material, mobilisasi perlatan dan personil dan rencana pemeriksaan laporan bersama Teliti dokumen dimaksud dan lakukan

  5 wawancara /konfirmasi kepada pihak

  terkait untuk menilai ketepatannya

  6 Tuangkan dalam dafatar uji dan buat Satuan Pengawasan Internal

  Page 16 simpulan hasil pemeraiksaan

  c Pemeriksaan atas proses rapat persiapan pelaksanaan kontrak

  Lakukan observasi atas rapat persiapan

  1

  pelaksanaan kontrak Identifikasi para pihak yang mengikuti

  2

  rapat dan peranya Amati jalannya rapat dan catat substansi

  3

  hasil rapat Lakukan wawancara kepada para peserta yang dipandang perlu setelah rapat

  4

  selesai

5 Dapatkan daftar hadir dan notulen rapat

  Tuangkan dalam dafatar uji dan buat

  6

  simpulan hasil pemeriksaan Pemeriksaan personil dan peralatan

  d

  Tujuan pemeriksaan: Meyakiniperalatan dan personil tersedia sesuai kebutuhan dengan spesifikasi sesuai ketentuan dalam kontrak Prosedur Pemeriksaan: Prosedur pemeriksaanatas proses pemeriksaan personil peralatan Dapatkan materi ketentuan pemeriksaan

  1 personil dan peralatan dalam kontrak dan

  pahami jadwal, tempat dan ruang lingkup Lakukan observasi atas proses

  2

  pemeriksaan personil dan peralatan Identifikasi para pihak yang terlibat

  3 dalam proses pemeriksaan serta paeran dan tanggungjawabnya.

  Amati jalannya pemeriksaan dan catat substansi hasil pemeriksaan, terutama

  4

  ketidak sesuaian dengan ketentuan dalam kontrak Lakukan wawancara kepada para pihak

  5 yang terkait yang dipandang perlu

  setelah proses pemeriksaan salesai Dapatkan daftar hadir dan brita acara

  6 pemeriksaan yang ditandatangani oleh PPK dan penyedia.

  Tuangkan dalam daftar uji dan buat

  7

  simpulan hasil pemeriksaan

  e Prosedur pemeriksaan atas output Berita Acara Pemeriksaan Personil dan Peralatan Satuan Pengawasan Internal

  Page 17 Dapatkan:

1 Berita acara Pemeriksaan Addendum

  kontrak Dapatkan materi ketentuan pemeriksaan

  2 personil dan perlatan dalam kontrak dan

  pahami jadwal, tempat dan ruanglingkup Lakukan analisis atas berita acara dan

  3 bandingkan dengan kenetuan dalam

  kontran Lakukan reviu dokumen bearita acara

  4 dan konfirmasi kepada para pihak terkait

  untuk menilai validitasnya Nilai relevansi hasil inspeksi terhadap

  5

  addendum kontrak (jika ada) Lakukan reviu dokumen dan konfirmasi atas hasil pemeriksaan personil dan peralatan yang belum memenuhi

  6

  persyaratan namun penyedia telah mengganti sesuai dengan ketentuan dalam kontrak Tuangkan dalam daftar uji dan buat

  7

  simpulan hasil pemeriksaan

  f Pemeriksaan lapangan Tujuan pemeriksaan:

  a. Meyakini perlu tidaknya pemeriksaan lapangan b. Meyakini hasil pemeriksaan lapangan telah ditindak lanjuti

  f.1 Prosedur pemeriksaan atas proses pekerjaan di lapangan

  Lakukan observasi atas proses

  1

  pemeriksan lapangan Identifikasi para pihak yang terlibat

  2 dalam proses pemeriksaan lapangan serta

  peran dan tanggung jawabnya Amati jalannya pemeriksaan lapangan dan catat substansi hasil pemeriksaan,

  3

  terutama ketidak sesuaian dengan ketentuan dalam kontrak Lakukan wawancara kepada para pihak

  4 yang terkait yang dipandang perlu

  seteleh proses pemeriksaan selesai Dapatkan daftar hadir dan Berita Acara

  5

  pemeriksaan yang ditandatangani oleh

  Satuan Pengawasan Internal Page 18

  PPK dan penyedia Analisis Berita Acara Pemeriksaan dan

  6 nilai kesesuaiannya dengan kondisi pada

  saat observasi Tuangkan dalam daftar uji dan buat

  7

  simpulan hasil pemeriksaan Prosedur pemeriksaan atas output berita

  f.2

  acara pemeriksaan lapangan Dapatkan materi ketentuan pemeriksaan lapangan dalam kontrak dan pahami

  1

  jadwal, tempat, ruang lingkup pemeriksaan lapangan Dapatkan:

  2

  a. Berita acara pemeriksaan klapangan

  b. Addendum kontrak Lakukan analisis atas baerita acara dan

  3 bandingkan dengan ketentuan dalam

  kontrak Lakukan reviu dokumen berita acara dan

  4 konfirmasi para pihak terkait untuk

  menilai validitasnya Nilai relevansi hasil pemeriksaan

  5

  terhadap addendum kontrak (jika ada) Tuangkan dalam daftara uji dan buat

  6

  simpulan haisl pemeraiksaan Perubahan personil dan peralatan yang

  f.3

  diajukan oleh penyedia Tujuan pemeriksaan:

  a. Meyakini penggantian personil dan peralatan didasarkan pada alasan yang sah

  b. Meyakini penggantian personil dan peralatan tidak mengurangi kualitas pekerjaan

  Prosedur Pemeriksaan: Dapatkan materi ketentuan tentang

  1 prosedur dan criteria perubahan personil

  danperalatan dalam dokumen kontrak Dapatkan: a.

  Surat pengajuan usulan penggantian

  2 personil dan/atau peralatan dan

  dokumen pendukungnya b. Surat/laporanpenilaiandari

  Satuan Pengawasan Internal Page 19

  IAIN Purwokerto panitia/pejabat peneliti pelaksanaan kontrak c. Surat menyetujui/tidak

  

menyetujui

  dari PPK

  d. Addendum kontrak Lakukan analisis atas 1)surat pengajuan usulan penggantian personil dan/atau

  3 peralatan dan 2) surat/laporan penilaian

  dari panitia/pejabat peneliti pelaksanaan kontrak serta keputusan PPK Analisis persetujuan usulan penggantian personil dan/atau peralatan dan pastikan

  4 kualifikasi tenaga ahli yang ditawarkan

  tidak berkurang, dan nilai kontrak tidak bertambah Nilai relevansi persetujuan usulan

  5 penggantian personil dan/atau peralatan

  terhadap addendum kontrak (jika ada) Tuangkan dalam daftar uji dan buat

  6

  simpulan hasil pemeriksaan Penggantian Personil Penyedia atas

  f.4

  Perintah PPK Tujuan Pemeriksaan: 1)

  Menyakini tidak adanya kondisi yang mengharuskan penggantian personil karena dianggap tidak mampu atau tidak dapat melakukan perkerjaan dengan baik atau berkelakuan tidak baik

  2) personil pengganti Meyakini mempunyai kualifikasi keahlian personilnya sama atau lebih tinggi

  3) Meyakini penggantian personil dilakukan tepat waktu

  Prosedur Pemeriksaan: Dapatkan surat perintah penggantian

  1

  personil dari PPK Lakukan wawancara dan konfirmasi kepada pihak terkait untuk memastikan

  2

  kinerja personil dari penyedia sesuai dengan ketentuan Lakukan wawancara dan konfirmasi

  3

  kepada pihak terkait untuk memastikan

  Satuan Pengawasan Internal Page 20 kinerja personil dari penyedia sesuai dengan ketentuan Teliti dokumen pendukung mengenai

  4 kualifikasi keahlian dan personil yang

  digantikan Bandingkan dokumen dari kedua

  5

  personil dimaksud Konfirmasikan ketepatan tanggal mulai aktifnya personil pengganti dan

  6

  bandingkan dengan tanggal surat printah penggantian Tuangkan dalam daftar uji dan buat

  7

  simpulan hasil pemeriksaan

  g Pembayaran Uang muka

  Tujuan pemeriksaan: Uang muka dibayarkan tepat jumlah, tepat waktu dan sesuai prosedur Prosedur Pemeriksaan Dapatkan dokumen pembayaran uang

  1

  muka Teliti kelengkapan dan kebenaran

  2

  dokumen pendukung pembayaran

3 Dapatkan dokumen jaminan Uang Muka

  Teliti besarnya jaminan dan konfirmasi kepada bank umum, perusahaan

  4

  penjaminan atau perusahaan asuransi penerbitnya Dapatkan dokumen pembayaran prestasi

  5

  pekerjaan Lakukan analisis atas dokumen

  6 pembayaran prestasi pekerjaan dan teliti

  perhitungan pengembalain uang muka Tuangkan dalam daftar uji dan buat

  7

  simpul hasil pemriksaan

  h Pembayaran Prestasi pekerjaan

  Tujuan Pemeriksaan: Pembayaran telah dilaksanakan tepat jumlah dan sesuai prosedur Prosedur pelaksanaan: Dapatkan dokumen pembayaran dan dokumen pendukungnya, termasuk

  1

  laporan kemajuan hasil pekerjaan dan bukti pembayaran kepada

  penyedia Satuan Pengawasan Internal

  Page 21

  IAIN Purwokerto barang/jasa Lakukan analisis ketepatan

  jumlah, 2 termasuk pemenuhan kewajiban

  perpajakan Konfirmasikan kesesuaian

  nomor 3 rekening penerima pembayaran dengan

  kontrak Lakukan konfirmasi prestasi pekerjaan

  4

  dan pembayaran kepada sub penyedia Tuangkan dalam daftar uji dan buat

  5

  simpulan hasil pemriksaan

  i Perubahan Lingkup Pekerjaan Tujaun Pemeriksaan:

  Meyakini ada/tidaknya perubahan lingkup pekerjaan, validitas alasan perubahan dan ketepatan perhitungan Prosedur Pemeriksaan atas proses Dapatkan surat keputusan pembentukan

  1

  oleh panitia/pejabat pelaksan kontrak

2 Dapatkan acara pemeriksaan lapangan

  Analisis berita acara pemeriksaan lapangan dan lakukan konfirmasi atas

  3

  data yang terkandung dalam berita acara pemeriksaan lapangan Lakukan observasi atas proses negosiasi

  4

  teknis dan harga Amati jalannya negosiasi dan catat

  5

  substansi hasil negosiasi Lakukan wawancara kepada para pihak

  6

  terkait setelah negosiasi berlangsung Dapatkan notulen haisl diskusi dan berita

  7

  acara negosiasi teknis dan harga Analisis berita acara negosiasi teknis dan

  8 harga dan pastikan sesuai dengan hasil

  pada saat negosiasi Tuangkan dalam daftar uji dan buat

  9

  simpulan hasil pemriksaan Prosedur pemeriksaan atas output dapatkan: 1) Surat keputusan pembentukan oleh

  10

  panitia/pejabat pelaksana kontrak 2)

  Berita acara pemeriksaan lapangan 3)

  Berita acara negosiasi perubahan

  Satuan Pengawasan Internal Page 22

  IAIN Purwokerto kegiatan pekerjaan 4) Addendum kontrak Paastikan panitia/pejabat pelaksana

  11 kontrak dibentuk oleh KPA atas usul

  PPK Analisis dan bandingkan kondisi lokasi pekerjaan pada saat pelaksanaan dengan

  12 gambar dan spesifikasi yang ditentukan

  dalam dokumen kontrak yang menjadi alasan perubahan kontrak Lakukan reviudokumen, pemeriksaan

  13 fisik, konfrimasi dan wawancara atas

  perubahan kontrak Analisis perhitungan tambah - kurang atas prubahan kontrak dan pastikan

  14 ketersediaan anggaran dan batas nilai

  10% (sepuluh perseratus)dari nilai kontrak awal. Tuangkan dalam daftar ujia dan buat

  15

  kesimpulan hasil pemeiksaan

  j Denda dan Ganti rugi

  Tujuan Pemeriksaan: 1)

  Meyakini ada/ tidaknya kondisi yang mengharuskan dikenakan denda dan/atau ganri rugi

  2) Ketepatan jumlah dan ketepatan prosedur pembayaran denda dan/atau ganti rugi

  Prosedur Pemeriksaan Pahami ketentuan tentang

  

pengenaan

  1

  denda dan/atau ganti rugi Pastikan ada/tidaknya kondisi yang

  2 mengharuskan dikenakan denda dan/atau

  hanti rugi Analisis kondisi yang mengharuskan dikenakan denda dan/atau ganti rugi,

  3