KONSEP IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI AKU

  

KONSEP IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

TERINTEGRASI TERHADAP PROSES BISNIS

PT. PELAYARAN BAHTERA ADHIGUNA

  Maharsi Aditya Pamungkas PT. Pelayaran Bahtera Adhiguna

  Wisma Adityawarman, Jl. Adityawarman 1 No. 42

  

Abstrak

  PT. Pelayaran Bahtera Adhiguna (BAg) adalah perusahaan pelayaran nasional yang bergerak dibidang jasa angkutan batubara. Sebagai sebuah entitas bisnis, PT. Pelayaran Bahtera Adhiguna (BAg) tentunya memiliki tujuan bisnis yang berorientasi pada pencapaian laba dan pelayanan kepada pelanggan. Proses bisnis yang dimiliki oleh PT. Pelayaran Bahtera Adhiguna (BAg) sebagai perusahaan pelayaran nasional tergolong unik. Dengan keunikan tersebut maka dibutuhkan Sistem Informasi yang dapat mengampu kegiatan operasional PT. BAg. Sistem Informasi (SI) yang baik adalah SI yang dapat menyampaikan sebuah informasi secara cepat, tepat, akurat, dan real time. SIA adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi yang dikomunikasikan kepada berbagai pihak pengambil keputusan.

  Implementeasi SIA yang terintegrasi di dalam proses bisnis PT. BAg diharapkan dapat mengintegrasikan kegiatan operasional antar divisi yang saling berkaitan. Dengan mengadopsi SIA, maka penyampaian informasi guna kebutuhan pelaporan dapat lebih cepat dan tepat waktu, sehingga kinerja perusahaan dapat optimal dan perusahaan dapat memenuhi tujuan perusahaan dalam pencapaian laba dan pelayanan kepada pelanggan.

  

PENDAHULUAN

1.1 Pendahuluan

  PT. Pelayaran Bahtera Adhiguna (BAg) merupakan perusahaan pelayaran nasional yang bergerak pada jasa angkutan laut di Indonesia. Bisnis utama BAg adalah fokus moda transportasi batubara untuk pengamanan pasokan batubara ke PLTU milik PT. PLN (Persero), anak perusahaan PT. PLN (Persero) dan Perusahaan Listrik Swasta (Independent Power Producer / IPP).

  Sejarah singkat tentang BAg yaitu pada tahun 1961, Pemerintah Republik Indonesia telah menasionalisasikan perusahaan milik Belanda, NV Nederlandsch-Indische Steenkolen

  

Handel-Maatschappij (NV. NISHM) dan diubah jadi PN Menunda Kapal Tundabara dengan

  bisnis utama adalah jasa angkutan batubara dan jasa kapal pandu. Tahun 1966, PN Menunda Kapal Tundabara diubah jadi PN Bahtera Adhiguna. Tahun 1971, berdasarkan peraturan pemerintah PN Bahtera Adhiguna, diubah jadi PT Bahtera Adhiguna (Persero) dan aktivitas kegiatannya adalah jasa angkutan barang curah dan kargo umum, angkutan kayu jasa keagenan kapal, EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut), bongkar muat dari/ ke kapal, galangan kapal dan kegiatan penunjang lainnya. Pada tahun 2011 Pemerintah Republik Indonesia telah menetapkan penambahan penyertaan modal Negara ke dalam modal saham Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perusahaan Listrik Negara (PLN) berasal dari pengalihan seluruh saham milik Negara Republik Indonesia kepada Perusahaan Perseroan (Persero) PT Pelayaran Bahtera Adhiguna. Pada bulan Mei 2011, Kementerian BUMN menerbitkan surat keputusan tentang Pengalihan Modal Saham Milik Negara Republik Indonesia dari Perusahaan Perseroan (Persero) PT Pelayaran Bahtera Adhiguna kepada Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perusahaan Listrik Negara (PLN). memiliki karakteristik dan proses bisnis yang unik, sebagai entitas bisnis BAg tentunya memiliki tujuan untuk menjalankan bisnis jasa angkutan batubara yang berorientasi pada pencapaian laba dengan memberikan kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham.

  Untuk menjalankan fungsi BAg sebagai entitas bisnis, diperlukan sebuah Sistem Informasi (SI) yang dapat mengampu kegiatan operasional yang dilakukan oleh BAg. Sebuah SI yang baik harus dapat menghasilkan output yaitu berupa informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi yang baik harus cepat, tepat, akurat serta relevan.

  Sistem Informasi (SI) dapat di definisikan sebagai serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.

  Perkembangan SI sangat berkaitan erat dengan akuntansi yang berguna untuk operasional setiap organisasi.

  Sistem Informasi dibagi menjadi dua yaitu Sistem Informasi Manajemen (SIM) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA). Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi yang dikomunikasikan kepada berbagai pihak pengambil keputusan.

  Seiring dengan kemajuan dalam bidang teknologi komputer dan informasi dewasa ini, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) telah berkembang menjadi Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang berbasis komputer. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) keuangan setiap saat dengan lebih cepat dan akurat. Penyajian informasi keuangan dan non-keuangan dapat dilakukan dengan lebih mudah dengan adanya dukungan paket program sistem informasi akuntansi yang sekarang ini semakin banyak variasinya dan dapat diperoleh dengan mudah di pasaran.

  Perusahaan memiliki alternatif untuk memilih antara paket program sistem informasi akuntansi yang dijual dalam paket (software) yang sudah jadi atau dapat memesan khusus sesuai dengan karakteristik perusahaan. Kemampuan masing-masing paket program ini sangat bervariasi mulai dari yang memiliki kapasitas rendah dengan aplikasi terbatas, hingga paket program sistem informasi akuntansi yang berkemampuan tinggi dan terintegrasi.

  Masalah utama yang terjadi dalam investasi paket program (software) akuntansi adalah tidak kompatibelnya sistem dengan proses bisnis dan informasi yang diperlukan organisasi.

  Ketidaksesuaian antara software yang digunakan dengan proses bisnis dapat menimbulkan masalah signifikan bagi pemakai. Perusahaan yang mengubah proses bisnisnya agar sesuai dengan software yang diadopsi, menyebabkan pemakai harus mempelajari cara baru lagi untuk mengatasi kompleksitas software dalam menyelesaikan pekerjaan mereka.

1.2. Rumusan Masalah

  Masalah yang dihadapi PT. BAg saat ini adalah belum adanya Sistem Informasi yang dapat mengakomodasi jalannya proses bisnis yang ada. Proses bisnis PT. BAg selama ini berjalan secara manual, sehingga menyebabkan seringnya keterlambatan dalam penyampaian Laporan, baik itu Laporan Keuangan maupun Laporan Kinerja Perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan sebuah sistem informasi yang terintegrasi, dimana sistem informasi tersebut akan menghubungkan antar divisi dalam perusahaan. Tujuan diadakannya pembangunan Sistem Informasi di PT. BAg adalah:

  1. Untuk mengintegrasikan pelaporan antar divisi

  2. Mempercepat penyampaian informasi perusahaan 3. Meningkatkan kinerja perusahaan.

  

PEMBAHASAN

2.1. Sistem Informasi.

  2.1.1 Sistem

  Definisi Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Dalam sebuah sistem terdapat dua pendekatan di dalam pendefinisian sistem yang menekankan pada prosedur dan komponen atau elemen, yaitu:

  1. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur.

  Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

  2. Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen.

  Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

  Dari kedua pendekatan sistem di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem terdiri dari beberapa jaringan atau sub sistem. Sub sistem tersebut saling berhubungan dan saling berinteraksi guna mencapai suatu tujuan tertentu.

  2.1.2 Informasi

  Definisi umum informasi adalah Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang bagi penerimanya dan bermanfaat bagi penerimanya dalam mengambil keputusan pada saat ini atau masa yang akan datang. Definisi lain informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. dan memiliki arti bagi penerimanya untuk pengambilan keputusan.

  

Output dalam Sistem Informasi harus memiliki tiga karakteristik sebagi berikut:

a. Akurasi (accurate).

  Artinya Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan serta harus jelas mencerminkan maksud dan makna yang terkandung dari data pendukungnya.

  b. Tepat Waktu (on time).

  Artinya informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat.

  c. Relevansi (relevan).

  Artinya informasi mempunyai manfaat bagi pemakainya.Informasi yang dibutuhkan harus benar-benar relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi.

2.2. Kerangka Pemikiran

  Berdasarkan uraian pada bab pendahuluan, dapat diketahui bahwa masalah utama yang dialami PT. BAg saat ini adalah belum tersedianya Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang dapat mengampu jalannya proses bisnis PT. BAg sebagai entitas bisnis. SIA yang dibutuhkan PT. BAg saat ini adalah SIA yang dapat mengintegrasikan proses bisnis antar divisi, hal ini dilakukan karena proses bisnis tiap-tiap divisi tersebut saling berkaitan.

  Konsep SIA dalam penelitian ini memfokuskan untuk mengintegrasikan proses bisnis antar dua divisi, yaitu Divisi Usaha & Operasi Armada dengan Divisi Keuangan. Hal ini diprioritaskan untuk diintegrasikan karena dua divisi tersebut memiliki proses bisnis yang saling berkaitan khususnya dalam hal keuangan.

  Divisi Usaha & Operasi Armada tiap bulannya akan menyusun laporan pendapatan kapal yang dimana laporan tersebut menjadi dasar akrual untuk mengakui pendapatan dan seringnya ketidaktepatan waktu dalam penyampaian pelaporan dan kurangnya koordinasi, sehingga mengakibatkan kesalahan dalam penyampaian informasi. Oleh karena itu sangatlah penting untuk membangun sebuah SIA yang terintegrasi, agar meminimalisir kesalahan pada penyampaian informasi.

  Berikut adalah Konsep Sistem Informasi Akuntansi yang dapat diterapkan pada PT. BAg:

  Report _{Raw Data Input} ^Integrated _Verification ^Integrated Database

  Divisi Usaha & Operasi Armada Divisi Keuangan Divisi Akuntansi

  Sistem Informasi Akuntansi Manajemen

Gambar 2.1 Konsep Sistem Informasi AkuntansiGambar 2.1 menunjukkan konsep Sistem Informasi Akuntansi (SIA) terintegrasi pada PT. BAg. Pada diagram tersebut data awal berasal dari Divisi Usaha & Operasi Armada.

  Pada awalnya Divisi Usaha & Operasi Armada menginput data ke database, kemudian dari database tersebut nantinya akan diintegrasikan dengan SIA.

  Namun sebelum data yang diinput oleh Divisi Usaha & Operasi armada didistribusikan secara luas, data tersebut masih harus mendapatkan verifikasi atau persetujuan dari Divisi Keuangan. Hal ini dibutuhkan agar tidak ada kesalahan pada saat penyampaian informasi ke Manajemen. ke bagian akuntansi untuk dilakukan pencatatan. Divisi Akuntansi melakukan pencatatan atas data keuangan yang diinput. Ketika pencatatan telah selesai dilakukan dan direkam di dalam sistem, data dapat disampaikan ke pihak Manajemen dalam bentuk Laporan Keuangan.

  Manajemen dapat juga melakukan akses langsung ke SIA tanpa harus menunggu Laporan Keuangan. Manajemen dapat secara langsung melihat Raw Data (Data Mentah) atau data yang belum diolah pada SIA, sehingga secara otomatis Manajemen dapat melakukan kontrol secara eksternal terhadap hasil kinerja perusahaan.

  

KESIMPULAN

3.1. Kesimpulan

  Hal pertama yang dibutuhkan sebelum membangun sebuah Sistem Informasi yang terintegrasi

adalah jaringan. Jaringan atau network sangat dibutuhkan untuk menjadi jalur lalu lintas data. Jaringan

yang baik dan memiliki tingkat keamanan tinggi dapat disarankan sebaiknya BAg membangun sebuah

jaringan Intranet. Intranet adalah sebuah jaringan privat (private network) yang menggunakan

protokol-protokol Internet (TCP/IP). Jadi dapat dikatakan bahwa jaringan Intranet lebih secure / aman

dibandingkan jaringan internet biasa, karena jaringan intranet ini sifatnya privat.

  Kedua, Database. Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer

secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh

informasi dari basis data tersebut. Dengan adanya database atau basis data akan memudahkan seorang

user atau pengguna Sistem Informasi untuk menginput data ke Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

yang terintegrasi.

  Ketiga, Hardware. Hardware sangat dibutuhkan untuk dijadikan sebuah server. Server adalah

sebuah sistem komputer yang menyediakan jenis layanan tertentu dalam sebuah jaringan komputer.

  

Dan yang terakhir adalah software. Software aplikasi yang akan diaplikasikan harus sesuai dengan

proses bisnis perusahaan, karena hal tersebut akan berpengaruh pada user acceptance / penerimaan

pengguna atas sistem informasi. Apabila user merasa kesulitan pada saat menjalankan sebuah sistem

maka akan menimbulkan keterlambatan pada penyampaian informasi dan juga berimbas pada tidak

maksimalnya kinerja perusahaan.