Rancang Bangun Aplikasi Pengendalian Dokumen Sertifikat Kapal Berbasis Web Pada PT. Rukina Sukses Abadi
Rancang Bangun Aplikasi Pengendalian Dokumen Sertifikat Kapal Berbais Web Pada PT. Rukina Sukses Abadi Rizal Nur Hidayat 1) Teguh Sutanto
2)
Rahayu Arya Shintawati 3) S1 / Sistem Informasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom SurabayaJl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, 60298 Email : 1) 09410100198@stikom.edu , 3) Rahayu@stikom.edu Abstract: Rukina Sukses Abadi Ltd work in dredging ocean base and reclamation sector. The company exist document control management as checking expired date for their dredger certificate. While the operator in the office belated certificate extension, that will have impact for dredger performance, because the dredger activity will waiting after certificate extension has been done, so the company has financial loss because the dredger doesn’t work. Based on the problem, made one application to solve dredger certificate document management as web basic. The system exist form input certificate document and certificate document management features, it showing notification when the certificate come on expired date, so it will resolved certificate extension time which impact to dredger activity.
The results of research conducted produce applications to show notifications document certificate dredger will enter exprired date and dredger certificate document status. Applications are made to generate invoice report of dredger certificate document and report of dredger certificate document. Applications can be develop by adding alert feature, status, history certificate, and develop to platform mobile device.
Keywords: Applications, Warning, Document Certificate
Sesuai dengan Pasal 126 Ayat 1, UU No. 17 Tahun 2008 tentang pelayaran dan persyaratan ISM Code (Standar Internasional Manajemen Keselamatan dalam Pengoperasian Kapal), semua perusahaan yang memiliki kapal atau mengoperasikan kapal-kapalnya harus menetapkan sistem manajeman keselamatan yang berupa sertifikat kapal. Sertifikat-sertifikat tersebut bertujuan untuk menjamin kelayakan operasional kapal dengan aman serta legalitas kapal yang akan berlayar dan mengerjakan sebuah proyek.
Di dalam perusahaan terdapat proses pengendalian dokumen, yang merupakan proses dilakukanya pengecekan masa berlaku atau expired date sertifikat kapal yang dimiliki oleh perusahaan. Setiap kapal keruk memiliki 24 macam sertfikat kapal, sertifikat kapal ini terdiri dari sertifikat permanen dan tidak permanen. Sertifikat permanen terdiri 14 dokumen sertifikat kapal yang harus dilakukan perpanjangan setiap 2,5 tahun (30 bulan), sedangkan sertifikat yang tidak permanen terdiri dari 10 dokumen sertifikat kapal yang harus dilakukan perpanjangan setiap 3 sampai 5 bulan sekali. Setiap dokumen sertifikat kapal memiliki
expired date
yang berbeda, baik sertifikat permanen maupun yang tidak permanen. Dari latar belakang diatas muncul permasalahan, seperti pihak admin kantor dan admin kapal mengalami masalah dalam melakukan proses pengecekan terhadap status masa berlaku atau expired date dokumen sertifikat kapal. Hal ini terjadi karena banyaknya macam dokumen sertifkat kapal, dan setiap dokumen sertifikat kapal memiliki
expired date yang berbeda-beda. Tidak adanya warning atau sistem yang mampu memberikan
peringataan terhadap sertifikat kapal yang telah memasuki expired date membuat perusahaan sering mengalami keterlambatan perpanjangan sertifikat kapal. Perusahaan akan mengalami kerugian jika sertifikat kapal tidak diperpanjang, kapal tidak bisa berlayar atau disewakan dan juga harus membayar biaya tambahan kompensasi terhadap dokumen sertifikat kapal yang telah melewati masa expired date tersebut. Pihak admin juga mengalami kesulitan jika sertifikat kapal mengalami masa expired date pada saat kapal sudah berlayar atau melakukan JSIKA Vol. 6, No. 5, Tahun 2016,
Page
Data Dokumen Sertifikat Kapal Data Penyewa Kapal INPUT Mengelola Status Dokumen Sertifikat Kapal PROSES Laporan Proyek OUTPUT
system flow dari status dokumen sertifikat dapat dilihat pada gambar 3.
1. System Flow Status Dokumen Sertifikat Admin kapal akan melihat data dokumen sertifikat kapal pada aplikasi apakah dokumen sertifikat tersebut masih dalam masa aktif, masa expired , atau dalam masa perpanjangan dengan membaca dari tabel sertifikat dan status_sertifikat. Kemudian sistem akan menampilkan peringatan status tersebut data dokumen sertifikat kapal tersebut. Alur
System Flow Chart
flow chart, data flow diagram, conceptual data model (CDM) dan physical data model (PDM).
digambarkan pada gambar 1, maka disusunlah tahapan perancangan system meliputi: system
Perancangan Sistem
Gambar 2. Blok Diagram
View Biaya Perpanjangan Dokumen Sertifikat Kapal Mengelola Data Penyewa Kapal Laporan Daftar Status Dokumen sertifikat Kapal View Peringatan Dokumen Sertifikat Kapal Laporan Dokumen Sertifikat Kapal Data Kapal Mengelola Data Kapal Laporan Daftar Kapal Mengelola Dokumen Sertifikat Kapal 1 Dokumen Sertifikat 1 Data Perpanjangan Kapal 2 2 Mengelola Info Peringatan dan Biaya Dokumen Sertifikat Kapal Laporan Biaya Perpanjangan Dokumen Sertifikat Kapal
Rukina Sukses Abadi selanjutnya peneliti merancang desain usulan model terhadap system yang dibutuhkan. Analisa kebutuhan system yang akan dibangun dijelaskan pada model blok diagram dibawah ini.
perkerjaan proyek. Hal tersebut akan mengakibatkan kerugian, perusahaan akan dikenakan biaya denda atau tilang, dan juga akan berpengaruh terhadap jalanya proyek. Permasalahan berikutnya adalah pihak admin kesulitan dalam melakukan pengelolaan data- data dokumen sertifikat kapal diantaranya pencarian data-data sertifikat kapal secara detail serta melakukan update data sertfikat kapal. Data sertifikat kapal tersebut hanya tercatat pada buku arsip sertifikat kapal dan harus mencari satu persatu untuk mengetahui hal tersebut. Hal ini mengakibatkan proses pencarian memakan waktu dan juga dalam pembuatan laporan dokumen sertifikat kapal.
Gambaran Umum Sistem Model Pengembangan Berdasarkan hasil analisa pada PT.
SDLC yang paling sederhana, dan hanya cocok untuk pengembangan perangkat lunak dengan spesifikasi yang tidak berubah-ubah. (Kendall dan Kendall, 2003)
Development Lyfe Cycle (SDLC) model waterfall . Model waterfall ini adalah model
Metode yang digunakan dalam pembutan aplikasi pengendalian dokumen sertifikat kapal menggunakan metode System
METODE
membantu pihak admin kapal dalam pengolahan data-data sertifikat kapal, menampilkan biaya perpanjangan dokumen sertifikat kapal, dan juga pembuatan laporan dokumen sertifikat kapal. Dengan adanya aplikasi tersebut diharapkan pihak perusahaan dapat melakukan perpanjangan sertifikat kapal secara tepat waktu dan juga informasi laporan dari dokumen sertifikat kapal tersebut.
date sertifikat kapal tersebut. Aplikasi ini juga
Dari beberapa masalah diatas, maka dibuatkan perancangan sebuah aplikasi Pengendalian Dokumen Sertifikat Kapal Berbasis Web. Aplikasi ini mampu membantu perusahaan di bagian admin kantor dan admin kapal dalam melakukan pengecekan terhadap sertifikat kapal, jadi pihak perusahaan dapat mengetahui status masa berlaku atau expired
ISSN 2338-137X
JSIKA Vol. 6, No. 5, Tahun 2016,
Page Mengelola Status Dokumen Sertifikat Kapal Sistem Admin Kapal P h as e Mulai Melihat data dokumen sertifikat kapal Pengecekan status data dokumen sertifikat kapal Peringatan data dokumen sertifikat kapal expired Selesai Expired ? Ya Menampilkan data dokumen sertifikat kapal expired Pengecekan Masa perpanjangan Tidak Masa perpajangan ? Peringatan data tidak ada Tidak Menampilkan data dokumen sertifikat kapal dalam masa perpanjangan Ya Sertifikat Peringatan data dokumen sertifikat kapal dalam masa perpanjangan Status sertifikat Status sertifikat
Gambar 3. System Flow Status Dokumen Sertifikat
2. System Flow Data Perpanjangan Dokumen Sertifikat Kapal
Aplikasi akan menerima masukan data dokumen sertifikat kapal yang telah di perpanjang dari admin kapal, kemudian admin kapal akan mengubah dan memperbarui data dokumen sertifikat kapal, aplikasi akan menyimpan data dokumen sertifikat kapal yang biaya_sertifikat, status_sertifikat, dan peringatan_sertifikat. Hasil data dokumen sertifikat kapal yang disimpan akan ditampilkan oleh sistem. Alur dari system flow data perpanjangan dokumen sertifikat dapat dilihat pada gambar 4. Memasukkan Data Perpanjangan Dokumen Sertifikat Kapal Sistem Admin Kapal
Mulai Memasukkan data perpanjangan dokumen sertifikat kapal Mengubah data perpanjangan dokumen sertifikat kapal Data tersimpan Selesai Memperbarui data dokumen sertifikat kapal Sertifikat Pengecekan data Ada ? Ya Status Sertifikat Peringatan data tidak ada Tidak Peringatan Sertifikat Sertifikat Biaya Sertifikat Status Sertifikat
Gambar 4. System Flow Data Permintaan Dokumen Sertifikat Kapal
3. System Flow Mengelola Info Peringatan dan Biaya Dokumen Sertifikat Kapal Aplikasi akan menampilkan peringatan dokumen sertifikat kapal yang akan memasuki masa expired dengan membaca dari tabel sertifikat, status_sertifikat, dan peringatan_sertifikat. Hasil peringatan akan di tampilkan oleh sistem. Kemudian pihak admin kapal akan melakukan konfirmasi apakah dokumen tersebut akan diperpanjang atau tidak, jika di perpanjang maka aplikasi akan menampilkan biaya perpanjangan dokumen sertifikat kapal tersebut. Aplikasi akan menyimpan data dokumen sertifikat kapal yang akan diperpanjang di tabel status_sertifikat. Hasil data dokumen sertifikat kapal yang akan diperpanjang disimpan akan ditampilkan oleh sistem .
Alur dari mengelola info peringatan dan biaya dokumen sertifikat kapal dilihat pada gambar 5. Mengelola Info Peringatan dan Biaya Dokumen Sertifikat Kapal Sistem Admin Kapal
P h a s e Mulai Melihat data dokumen sertifikat kapal Pengecekan data dokumen sertifikat kapal akan memasuki masa expired Peringatan data tidak ada Selesai Ada ? Tidak Menampilkan peringatan dokumen sertifikat kapal akan memasuki masa expired Ya Menampilkan biaya perpanjangan dokumen sertifikat kapal Informasi biaya perpanjangan dokumen sertifikat kapal Peringatan dokumen sertifikat kapal akan memasuki masa expired Konfirmasi Perpanjangan Perpanjang ? Tidak Menyimpan data perpanjangan dokumen sertifikat kapal Sertifikat Status sertifikat Peringatan Sertifikat Ya Status sertifikat Biaya sertifikat Data tersimpan
Gambar 5. System Flow Mengelola Info5 Peringatan dan Biaya Dokumen Sertifikat
Kapal
ISSN 2338-137X
JSIKA Vol. 6, No. 5, Tahun 2016,
Dokumen Sertifikat DFD level 1 mengelola data awal ini merupakan pengembangan dari DFD level 0. Pada DFD ini terdapat proses mengelola data kapal, mengelola data sertifikat data penyewa kapal.
Id_sertifikat_kapal tinggi_kapal gt_kapal negara_pembuat_kapal tahun_pembuatan_kapal varchar(10) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20) <pk> Proyek id_proyek id_penyewa id_kapal nama_proyek tanggal_mulai_proyek tanggal_selesai_proyek lokasi_proyek volume_keruk_proyek jarak_buang_proyek kosentrasi_proyek status_proyek varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(50) date date varchar(30) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20) <pk> <fk2> <fk1> Penyewa id_penyewa nama_penyewa alamat_penyewa telepon_penyewa varchar(10) varchar(50) varchar(50) varchar(15) <pk> Sertifikat id_kapal nama_sertifikat_kapal nomor_sertifikat_kapal tempat_pembuatan_sertifikat tanggal_pembuatan_sertifikat masa_berlaku_sertifikat masa_aktif_sertifikat jenis_sertifikat varchar(10) varchar(10) varchar(50) varchar(20) varchar(20) date varchar(20) date varchar(20) <pk> <fk> Status sertifikat id_status_sertifikat Id_sertifikat_kapal status_sertifikat Id_sertifikat_kapal varchar(10) varchar(10) varchar(20) <pk> <fk> biaya sertifikat id_biaya biaya_sertifikat biaya_perpanjangan_sertifikat varchar(10) varchar(10) int int <pk> <fk>
Physical Data Model (PDM) Kapal id_kapal nama_kapal kapasitas_hopper_kapal draft_isi_kapal draft_kosong_kapal kecepatan_kosong_kapal kecepatan_isi_kapal panjang_kapal lebar_kapal
database yaitu status sertifikat.
Dokumen Sertifikat Kapal dan mengeluarkan DFD level 1 proses Maintenance Status Dokumen Sertifikat Kapal didalamnya terdapat satu entitas yaitu admin kapal dan terdapat satu
Dokumen Sertifikat Pada gambar 9 merupakan hasil decompose DFD level 0 dari Mengelola Status
View status dokumen sertifikat kapal data status dokumen sertifikat kapal Data status dokumen sertifikat kapal Admin Kapal 6 Status sertifikat 1 Maintenance status dokumen sertifikat kapal Gambar 9. DFD Level 1 Mengelola Status
4. DFD Level 1 Mengelola Status Dokumen Sertifikat form status dokumen sertifikat kapal
3. DFD Level 1 Mengelola Data Awal form data sertifikat kapal data s ertifikat kapal Data dokumen sertifikat kapal Username dan Pas word Admin Kapal 3 Sertifikat 1 Maintenance data dokumen sertifikat kapal Gambar 8. DFD Level 1 Mengelola Data
Page Data Flow Diagram
mengelola sertifikat, dan mengelola laporan.
diagram. Proses utama yang terjadi dalam DFD level 0 ini adalah Mengelola data awal,
Gambar 7. DFD Level 0 Pada gambar 7 menggambarkan aliran data pada DFD level 0, DFD level 0 ini merupakan hasil breakdown dari context
data proyek data proyek form data proyek data biaya sertifikat kapal form biaya sertifikat kapal data biaya sertifikat form pering atan dok sertifikat kapal View data dokumen sertifikat kapal data pering atan dok sertifikat kapal data status dok sertifikat kapal form status dokumen sertifikat kapal data status dokumen sertifikat kapal data sertifikat kapal form data sertifikat kapal data sertifikat kapal data penyewa kapal form data penyewa kapal data penyewa kapal Data Kapal Form data kapal Data kapal View peringatan data dokumen sertifikat kapal View status dokumen sertifikat kapal Data dokumen sertifikat kapal Data penyewa kapal Data kapal Username dan Pasword Data status dokumen sertifikat kapal Laporan daftar status dokumen sertifikat kapal Laporan daftar kapal Laporan biaya perpanjang an dokumen sertifikat kapal Username dan pasword admin kantor Admin Kapal Admin Kantor 1 Meng elola data kapal + 2 Meng elola data penyewa kapal + 3 Meng elola data dokumen sertifikat kapal + 4 Meng elola status dokumen sertifikat kapal + 6 Meng elola info peringatan dan biaya dokumen sertifikat kapal + 7 Membuat laporan + 1 Kapal 2 Penyewa kapal 3 Sertifikat 4 Biaya sertifikat 5 Pering atan sertifikat 6 Status sertifikat 7 Proyek
Gambar 6. Context Diagram Gambaran umum sistem dapat dilihat pada gambar 6, dari gambar tersebut bisa diketahui ada 2 pengguna aplikasi yaitu, admin kantor, admin kapal, kedua pengguna tersebut erupakan external entity unuk pembuatan DFD.
1. Context Diagram Username dan pasword admin kantor Data status dokumen sertifikat kapal Data penyewa kapal Data kapal Laporan daftar status dokumen s ertifikat kapal Laporan biaya perpanjang an dokumen s ertifikat kapal Laporan daftar kapal Data dokumen s ertifikat kapal View status dokumen sertifikat kapal View peringatan data dokumen s ertifikat kapal View data dokumen sertifikat kapal Username dan Pasword Aplikasi Pengendalian Dokumen Sertifikat Kapal + Admin Kapal Admin Kantor
Tahap ini akan dijelaskan bagaimana aliran data yang terjadi pada apliaksi secara umum. Data flow diagram (DFD) dibuat untuk untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data, dimana data diproses, dan dimana data disimpan.
ISSN 2338-137X
Gambar 10. PDM Aplikasi Pengendalian Dokumen Sertifikat Kapal. Pada gambar 10. diatas adalah hasil generate dari CDM yang sudah dibuat, PDM dibuat dengan tujuan aplikasi memiliki konsep struktur
Form Warning Dokumen Sertifikat basis data dalam bentuk yang lebih jelas. HASIL DAN PEMBAHASAN
Untuk mengetahui hasil dari penelitian ini dilakukan pengujian terhadap aplikasi dengan menggunakan metode black box
testing dan pengujian terhadap pengguna
aplikasi dengan menggunakan metode skala likert .
Black box testing memandang
Gambar 12. Form warning peringatan dokumen perangkat lunak dari sisi spesifikasi dan sertifikat kapal kebutuhan yang telah didefinisikan pada saat awal perancangan Rizky (2011). Sehingga dapat
Gambar diatas merupakan form diketahui apakah aplikasi telah berjalan sesuai
warning atau peringatan dokumen sertifikat
dengan tujuan yang diharapkan. Menu-menu kapal. Pada form ini terdapat informasi utama pada aplikasi ditampilkan sebagai keterangan tentang warning sertifikat apakah berikut: sertifikat akan memasuki masa expired atau tidak dan masa berlaku sertifikat.
Halaman Master Dokumen Sertifikat Kapal Form Status Dokumen Sertifikat Kapal
Halaman ini digunakan untuk mengetahui tampilan master dokumen sertifikat kapal dan sertifikat dapat berjalan dan menghasilkan keluaran yang diharapkan.
Gambar 13. Form Status Dokumen Sertifikat Kapal
Gambar diatas merupakan form status dokumen sertifikat kapal. Pada form ini terdapat informasi keterangan tentang status dokumen sertifikat kapal apakah sertifikat kapal masih aktif atau sudah masa expired. Gambar 11. Form Master Dokumen Sertifikat
Kapal JSIKA Vol. 6, No. 5, Tahun 2016,
ISSN 2338-137X
Page JSIKA Vol. 6, No. 5, Tahun 2016,
Page Form Riwayat dan Maintenance Sertifikat Kapal
Gambar 14. Form Status Dokumen Sertifikat Kapal
Halaman ini digunakan untuk melihat riwayat dokumen sertifikat yang telah diperpanjang. Dalam menu ini, admin kapal dapat menyimpan data dokumen sertifikat kapal yang telah diperpanjang. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 14
Laporan Biaya Perpanjangan Sertifikat Kapal
Gambar 15. Form Status Dokumen Sertifikat Kapal
Pada Gambar 15 diatas adalah laporan dokumen sertifikat kapal, ini adalah laporan rekapan dari data dokumen sertifikat kapal. Pada laporan ini terdapat informasi tentang data sertifikat kapal untuk mengetahui masa berlaku sertifikat kapal, status sertifikat dan biaya perpanjangan sertifikat.
Pada Gambar 12 diatas adalah laporan dokumen sertifikat kapal, ini adalah laporan rekapan dari data dokumen sertifikat kapal. Pada laporan ini terdapat informasi tentang data sertifikat kapal untuk mengetahui masa berlaku sertifikat kapal, status sertifikat dan biaya perpanjangan sertifikat.
Laporan Dokumen Sertifikat Kapal
Gambar 16. Laporan Dokumen Sertifikat Kapal Pada Gambar 12 diatas adalah laporan dokumen sertifikat kapal, ini adalah laporan rekapan dari data dokumen sertifikat kapal. Pada laporan ini terdapat informasi tentang data sertifikat kapal untuk mengetahui masa berlaku sertifikat kapal, status sertifikat dan biaya perpanjangan sertifikat.
KESIMPULAN
Kesimpulan yang diambil berdasarkan Uji Coba yang dilakukan dari penelitian tugas akhir Aplikasi Pengendalian Dokumen Sertifikat Kapal Berbasis Web di PT. Rukina Sukses Abadi, yaitu :
1. Penelitian ini menghasilkan aplikasi Pengendalian Dokumen Sertifikat Kapal Berbasis Web yang dapat digunakan untuk menampilkan peringatan dokumen sertifikat kapal yang akan memasuki masa expired date.
2. Sistem informasi ini menghasilkan tiga laporan utama yang dapat digunakan oleh Admin Kantor, tiga laporan tersebut diantaranya adalah laporan peringatan,
ISSN 2338-137X
laporan laporan biaya, dan rekapan dokumen sertifikat kapal.
3. Terdapat fungsi pengingat untuk pihak perusahaan terdapat pada form informasi yang bisa digunakan oleh prusahaan agar tidak telat dalam melakukan pembayaran sertifikat kapal.
SARAN
Berdasarkan penelitian dan penyusunan laporan yang telah dibuat, saran yang dapat diberikan sebagai pertimbangan untuk pengembangan sistem maupun penelitian selanjutnya adalah sebagai berikut:
1. Sistem dapat menangani semua proses tentang data sertifikat kapal tidak hanya pengiriman laporan.
2. Aplikasi ini kedepannya diharapkan bisa di integrasikan antar departemen atau bagian pada PT. Rukina Sukses Abadi.
RUJUKAN
Jogiyanto, 1991. Analisis dan Disain Sistem Informasi . Yogyakarta: ANDI. Kendall, K.E. dan Kendall, J.E. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem. (B. M.
Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Penerj.) Jakarta: Pearson Education Asia Pte. Ltd. dan PT. Prenhallindo.
Talaway, I. 2004. Adaptive WFMS. Fakultas Ilmu Komputer. Universitas Indonesia.
JSIKA Vol. 6, No. 5, Tahun 2016,
ISSN 2338-137X
Page