Managemen Dfd Dan Flow Chart - Repository UNIKOM
Chapter 4: Data
Management
Data Secara luas didefinisikan sebagai
komponen yang saling berkaitan, meliputi :
Data Models, memberikan struktur data:
File Orientation
Data-base Orientation
Data values
Tindakan atas data merupakan proses
konversi input menjadi output
Rangkaian terkait tugas yang harus
dilakukan utk memproses data disebut
prosedur.
Menciptakan catatan dan penyimpanannya.
(Record & Repository, Creation)
Memelihara catatan melalui aktivitas seperti
menambahkan catatan baru atau update
data. (Repository Maintenance through
additions and updates)
Mendapatkan/menampilkan data yang sudah
disimpan (Data Retrieval)
Melakukan pengarsipan dan penghapusan
data (Data Archival and Removal)
Entity adalah suatu object, person, atau event dimana
perusahaan mengumpulkan dan menyimpan data
Characteristics dari Entities merupakan Attributes
Masing-masing attribute didalam system disebut Data
Element
Biasanya terdapat hubungan one-to-one antara attributes dan data
elements
Secara luas attribute memiliki beberapa spesifik attributes dan
seluruhnya termasuk data elements, seperti alamat yang terdiri
atas:
Street Address
City
State
Zip Code
Country
Field Length, adalah jml/banyaknya
posisi tertentu yang dibutuhkan utk
menyimpan suatu elemen data.
Besarnya ditentukan oleh jml karakter
yang dinginkan dan value field yang
sesuai dengan atribut yang akan diisi.
Data Type, adalah tipe elemen data
berdasar pd kelas data yang disimpan
dalam field tertentu.
Files
Data Models
-
File
Record
Data Element
Figure 4-1
Data bases
Data base
Data-sets (or
Tables)
Record
Data Element
Pengelolaan dan penyimpanan data
terkomputerisasi membutuhkan prosedur
formal yang harus diikuti. Sistem berorientasi
file adalah aplikasi yang hanya dapat
dioperasikan untuk menggunakan suatu data
tertentu saja.
Setiap recorded attribute dari suatu entity
merupakan suatu data element
Field Length: Merupakan banyaknya atribut
atau simbol yang dibutuhkan untuk
menyimpan suatu data element
Sistem berorientasi pada data base
adalah sistem atau aplikasi yang
diterapkan dimana user aplikasi dapat
menggunakan dan mengelola banyak
data
Data Type:
Character
Numeric
Date
Raw
Data Value, adalah data yang disimpan
yang memiliki atribut tertentu.
Field 1 Field 2 Field 3
{
File
Field 1 Field 2 Field 3 Records
Field 1 Field 2 Field 3
1. Master Files, memuat catatan mengenai entity
tertentu (orang, tempat, atau benda) seperti
pelanggan, kantor dan produk.
2. Transaction Files, memuat catatan mengenai
peristiwa-peristiwa yang sedang diproses, seperti
penjualan atau penerimaan barang.
3. History Files, memuat catatan mengenai
transaksi yang telah selesai, misal penjualan yg
telah terjadi
4. Reference Files, memuat catatan atau tabel utk
melakukan perhitungan atau pemeriksaan ketepatan
input, seperti harga produk, nama pelanggan.
Master files: Berisi data (catatan)
permanent tentang entities (people, places,
and things). Contoh MF dalam Akuntansi:
General and Subsidiary ledgers
General ledger master file
Customer/Accounts Receivable master file
Vendor/Accounts Payable master file
Inventory master file
Employee/Payroll master file
Open WIP master file
Standard cost master file
Transaction files: Berisi catatan-catatan
berkaitan dengan events (peristiwa) yang
diproses, seperti sales, receipts of goods, dll.
Transaction files termasuk transaction data
rinci. Transaksi file berisi general atau
special journals dalam sistem manual
Secara periodik, data transaksi diposting
kedalam master file dan kemudian simpan
atau diarsip
Accounting terkait transaction files adalah:
General/Special
journal file (General ledger)
Sales/Cash receipts file (Accounts receivable)
Receiving/Purchases file, Cash disbursements
file (Inventory, Accounts payable)
Inventory issuance file/shipment file/sales file/
adjustments file (Inventory)
Payroll/Cash disbursements (Payroll)
Reference files: Berisi tabel atau daftar data yg
dibutuhkan utk membuat perhitungan atau utk
memeriksa akurasi data input . Contoh; tabel harga
product , daftar pelanggan, dll.
History files: disebut pula archive berisi catatan
berkaitan semua transaksi yang telah diselesaikan
seperti transaksi penjualan sebelumnya
Open files: merupakan transaksi yang belum
terselesaikan (incomplete transactions). Contoh:
Open sales order file
Sales transaction file
Report files: dihasilkan dari catatan dalam
master atau transaction files. contoh,
Laporan Umur piutang yang dihasilkan
secara periodik merupakan bersumber dari
master file Accounts Receivable.
Backup file: merupakan suatu copy dari file
saat ini dari file yang ada.
Suspense file: kumpulan catatan dari file
yang rusak (erroneous atau questionable
data)
Record keys: elemen data dalam catatan
yang berfungsi sebgai sort keys. Contoh,
customer-account number
Two types record keys yg sering digunakan
dalam master dan transaction file yaitu
primary key dan secondary keys
Primary key (disebut juga record key) berisi
atribut yang unik (uniquely) mengidentifikasi
suatu specific record. contoh, customer number
Secondary key atribut selain dari primary key
yang merupakan cara alternatif untuk mengakses
catatan dalam file. contoh, nama akhir customer
Flags merupakan simbol atau karakter
yang digunakan untuk tujuan
pengendalian. contoh, end-of-batch
flag.
2 cara yang digunakan utk
menggambarkan sistem informasi
khususnya data (File structure) dalam
suatu sistem:
1. “logical view” file structures,
berkaitan dengan cara pandang
pemakai terhadap sistem informasi.
2. “physical view” file structures,
berkaitan dengan pengorganisasian
data
Siapa usernya
Tujuan penggunaannya
Pengorganisasiannya dan aksesnya
Lama file disimpan
Dll
Semua mempengaruhi aplikasi yang
akan dirancang dan model data.
Ditentukan oleh “record Layout”, yang
menunjukkan masing-masing field
dalam membentuk record dan
urutannya
Lebih efisien digunakan pada
pengolahan data yang masih terbatas
jumlahnya.
Masing-masing user menyimpan file
sendiri sehingga keamanan ada
ditangan user.
Sederhana dan mudah
penggunaannya.
Dalam data base system, data dapat
digunakan secara bersama-sama
(sharing), satu sumber untuk semua
user dan aplikasi.
Fokus pada data sebagai
Tempat penyimpanan data dirancang
sedemikian rupa agar dapat digunakan
oleh berbagai macam aplikasi.
Elemen data yang berhubungan
dikelompokkan ke dalam suatu data base
yang merepresentasikan entitas.
Contoh seorang konsultan adalah entitas,
elemen datanya meliputi; nama, alamat, no
telp, tgl lahir, jumlah pegawai.
Conceptual data model, berarti
mengelompokkan data entitas menurut
logika tertentu.
Pemahaman terhadap model data
konseptual melalui 2 dokumentasi:
1. data dictionary
2. entity-relationship diagram
Berfungsi sebagai referensi atau
Repository
Berisi fakta suatu elemen data yang
terkandung dalam data base
ER diagram merupakan teknik
dokumentasi utk merepresentasikan
hubungan diantara entitas dalam suatu
sistem.
REA adalah salah satu model dalam
sistem Data base
Bentuk ER_Diagram
Entity
Salesperson
Customer
Vendor
Relationship
1
1
M
Entity
Assigned
1
Places
M
Supply
M
Car
Order
Inventory
R
Inventory
E
M
Line items
M
Sales
A
M
M
1
Party to
Sales
person
M
1
Pays for
Made to
Customer
1
M
1
Cash
Increases
M
M
Cash
Collections M
Received
from
Received
by
1
Cashier
34
Arus Economic Events dalam
GL (Pemrosesan transaksi)
Manual system
Accounting Records dalam Computer-Based
System
Penjelasan tahapan dalam
Gambar:
1. Bandingkan saldo AR
dalam balance sheet dengan
master file saldo akun control
AR .
2. Rekonsiliasikan AR
pengendali dengan total akun
AR subsidiary .
3. Pilih sample jurnal yg
update AR subsidiary ledger
dan trace transaksi ini dalam
sales journal (archive file).
4. Dari jurnal ini, identifikasi
sumber documen yangdapat
ditarik dari file dan lakukan
verifikasi, konfirmasi sumber
dok ini dengan pelanggannya.
Audit Trail
Source
Document
Journal
Financial
Statements
General
Ledger
General
Ledger
Journal
Financial
Statements
Source
Document
Akuntan harus mampu tracing kedua arah.
Sampling dan konfirmasi adalah 2 teknik yg biasa digunakan
Digunakan untuk mengikhtisarkan banyak kata (narasi) dari
suatu aktivitas dalam sistem pendokumentasian.
1. System Flowchart, menggambarkan hubungan diantara
proses, menggambarkan sistem secara keseluruhan, atau
suatu bagian sistem yg luas. Misal Sistem upah secara manual.
2. Program Flowchart,menggambarkan setiap proses tahapan
logis dalam program komputer, atau yang dilakukan oleh komp
3. Document Flowchart, menekankan arus dokumen yang
diproses dari suatu aktivitas dalam sistem, prosedur atau
transaksi.
4. Data Flow Diagram, menggambarkan urutan aktivitas dalam
sistem dengan cara sederhana.
Suatu data-flow diagram
menunjukkan arus fisik dan
logika dari data melalui sistem
pemrosesan transaksi
Physical devices dari data yg
ditranformasikan tidak digunakan
dalam diagram logika
4 simbol yg digunakan
Merepresentasikan sumber data external
atau destinasi data .
mengindikasi entity atau suatu proses yg
mengubah atau mentransformasi data
Representasikan suatu penyimpanan
atau repository data
Mengindikasi arah data
Symbol pada Flowcharts
Terminal menunjukkan sumber
atau destinasi dari dokumen
Dan laporan
Dok sumber atau
laporan
total yang dihitung
(menghitung)
connector antar
halaman
penangananManual
connector halaman
penutup
File utk menyimpan dok sumber
Dan laporan
Catatan akuntansi
(journals, registers,
ledgers)
Diskripsi proses
atau komentar
Arus Dokumen
Systems Flowchart
Remittance
Advices
Online Terminal
Update AR
Cash Receipts
Listing
AR
Master
File
Sales Department
Customer
Customer
Order
Prepare
Sales
Orders
Credit Department
Shipping Department
A
Sales
Order #1
Sales
Order2
Checks
Credit
Credit
Records
Picks
Goods
Stock
Records
Sales
Order 4
Sales
Order3
Signed Sales
Order #1
Customer
Order
Sales
Order
#1
Sales
Sales
Order #1
OrderSales
#1
Order #1
N
Warehouse
Sales
Order2
Picks
Goods
Sales
Order 4
Sales
Order3
Signed Sales
Order #1
Sales
Order2
Distribute
SO and
File
Customer
Sales
Order
Signed Sales
Order 4
Order #1
Sales
Order3
Sales
N
Order2
A
Customer
Document Flowchart
N
Start
Read
Trans
(T)
Read
Master
(M)
Yes
M=Mamount+
Tamount
Write
To new
Master?
T=M?
No
T
Management
Data Secara luas didefinisikan sebagai
komponen yang saling berkaitan, meliputi :
Data Models, memberikan struktur data:
File Orientation
Data-base Orientation
Data values
Tindakan atas data merupakan proses
konversi input menjadi output
Rangkaian terkait tugas yang harus
dilakukan utk memproses data disebut
prosedur.
Menciptakan catatan dan penyimpanannya.
(Record & Repository, Creation)
Memelihara catatan melalui aktivitas seperti
menambahkan catatan baru atau update
data. (Repository Maintenance through
additions and updates)
Mendapatkan/menampilkan data yang sudah
disimpan (Data Retrieval)
Melakukan pengarsipan dan penghapusan
data (Data Archival and Removal)
Entity adalah suatu object, person, atau event dimana
perusahaan mengumpulkan dan menyimpan data
Characteristics dari Entities merupakan Attributes
Masing-masing attribute didalam system disebut Data
Element
Biasanya terdapat hubungan one-to-one antara attributes dan data
elements
Secara luas attribute memiliki beberapa spesifik attributes dan
seluruhnya termasuk data elements, seperti alamat yang terdiri
atas:
Street Address
City
State
Zip Code
Country
Field Length, adalah jml/banyaknya
posisi tertentu yang dibutuhkan utk
menyimpan suatu elemen data.
Besarnya ditentukan oleh jml karakter
yang dinginkan dan value field yang
sesuai dengan atribut yang akan diisi.
Data Type, adalah tipe elemen data
berdasar pd kelas data yang disimpan
dalam field tertentu.
Files
Data Models
-
File
Record
Data Element
Figure 4-1
Data bases
Data base
Data-sets (or
Tables)
Record
Data Element
Pengelolaan dan penyimpanan data
terkomputerisasi membutuhkan prosedur
formal yang harus diikuti. Sistem berorientasi
file adalah aplikasi yang hanya dapat
dioperasikan untuk menggunakan suatu data
tertentu saja.
Setiap recorded attribute dari suatu entity
merupakan suatu data element
Field Length: Merupakan banyaknya atribut
atau simbol yang dibutuhkan untuk
menyimpan suatu data element
Sistem berorientasi pada data base
adalah sistem atau aplikasi yang
diterapkan dimana user aplikasi dapat
menggunakan dan mengelola banyak
data
Data Type:
Character
Numeric
Date
Raw
Data Value, adalah data yang disimpan
yang memiliki atribut tertentu.
Field 1 Field 2 Field 3
{
File
Field 1 Field 2 Field 3 Records
Field 1 Field 2 Field 3
1. Master Files, memuat catatan mengenai entity
tertentu (orang, tempat, atau benda) seperti
pelanggan, kantor dan produk.
2. Transaction Files, memuat catatan mengenai
peristiwa-peristiwa yang sedang diproses, seperti
penjualan atau penerimaan barang.
3. History Files, memuat catatan mengenai
transaksi yang telah selesai, misal penjualan yg
telah terjadi
4. Reference Files, memuat catatan atau tabel utk
melakukan perhitungan atau pemeriksaan ketepatan
input, seperti harga produk, nama pelanggan.
Master files: Berisi data (catatan)
permanent tentang entities (people, places,
and things). Contoh MF dalam Akuntansi:
General and Subsidiary ledgers
General ledger master file
Customer/Accounts Receivable master file
Vendor/Accounts Payable master file
Inventory master file
Employee/Payroll master file
Open WIP master file
Standard cost master file
Transaction files: Berisi catatan-catatan
berkaitan dengan events (peristiwa) yang
diproses, seperti sales, receipts of goods, dll.
Transaction files termasuk transaction data
rinci. Transaksi file berisi general atau
special journals dalam sistem manual
Secara periodik, data transaksi diposting
kedalam master file dan kemudian simpan
atau diarsip
Accounting terkait transaction files adalah:
General/Special
journal file (General ledger)
Sales/Cash receipts file (Accounts receivable)
Receiving/Purchases file, Cash disbursements
file (Inventory, Accounts payable)
Inventory issuance file/shipment file/sales file/
adjustments file (Inventory)
Payroll/Cash disbursements (Payroll)
Reference files: Berisi tabel atau daftar data yg
dibutuhkan utk membuat perhitungan atau utk
memeriksa akurasi data input . Contoh; tabel harga
product , daftar pelanggan, dll.
History files: disebut pula archive berisi catatan
berkaitan semua transaksi yang telah diselesaikan
seperti transaksi penjualan sebelumnya
Open files: merupakan transaksi yang belum
terselesaikan (incomplete transactions). Contoh:
Open sales order file
Sales transaction file
Report files: dihasilkan dari catatan dalam
master atau transaction files. contoh,
Laporan Umur piutang yang dihasilkan
secara periodik merupakan bersumber dari
master file Accounts Receivable.
Backup file: merupakan suatu copy dari file
saat ini dari file yang ada.
Suspense file: kumpulan catatan dari file
yang rusak (erroneous atau questionable
data)
Record keys: elemen data dalam catatan
yang berfungsi sebgai sort keys. Contoh,
customer-account number
Two types record keys yg sering digunakan
dalam master dan transaction file yaitu
primary key dan secondary keys
Primary key (disebut juga record key) berisi
atribut yang unik (uniquely) mengidentifikasi
suatu specific record. contoh, customer number
Secondary key atribut selain dari primary key
yang merupakan cara alternatif untuk mengakses
catatan dalam file. contoh, nama akhir customer
Flags merupakan simbol atau karakter
yang digunakan untuk tujuan
pengendalian. contoh, end-of-batch
flag.
2 cara yang digunakan utk
menggambarkan sistem informasi
khususnya data (File structure) dalam
suatu sistem:
1. “logical view” file structures,
berkaitan dengan cara pandang
pemakai terhadap sistem informasi.
2. “physical view” file structures,
berkaitan dengan pengorganisasian
data
Siapa usernya
Tujuan penggunaannya
Pengorganisasiannya dan aksesnya
Lama file disimpan
Dll
Semua mempengaruhi aplikasi yang
akan dirancang dan model data.
Ditentukan oleh “record Layout”, yang
menunjukkan masing-masing field
dalam membentuk record dan
urutannya
Lebih efisien digunakan pada
pengolahan data yang masih terbatas
jumlahnya.
Masing-masing user menyimpan file
sendiri sehingga keamanan ada
ditangan user.
Sederhana dan mudah
penggunaannya.
Dalam data base system, data dapat
digunakan secara bersama-sama
(sharing), satu sumber untuk semua
user dan aplikasi.
Fokus pada data sebagai
Tempat penyimpanan data dirancang
sedemikian rupa agar dapat digunakan
oleh berbagai macam aplikasi.
Elemen data yang berhubungan
dikelompokkan ke dalam suatu data base
yang merepresentasikan entitas.
Contoh seorang konsultan adalah entitas,
elemen datanya meliputi; nama, alamat, no
telp, tgl lahir, jumlah pegawai.
Conceptual data model, berarti
mengelompokkan data entitas menurut
logika tertentu.
Pemahaman terhadap model data
konseptual melalui 2 dokumentasi:
1. data dictionary
2. entity-relationship diagram
Berfungsi sebagai referensi atau
Repository
Berisi fakta suatu elemen data yang
terkandung dalam data base
ER diagram merupakan teknik
dokumentasi utk merepresentasikan
hubungan diantara entitas dalam suatu
sistem.
REA adalah salah satu model dalam
sistem Data base
Bentuk ER_Diagram
Entity
Salesperson
Customer
Vendor
Relationship
1
1
M
Entity
Assigned
1
Places
M
Supply
M
Car
Order
Inventory
R
Inventory
E
M
Line items
M
Sales
A
M
M
1
Party to
Sales
person
M
1
Pays for
Made to
Customer
1
M
1
Cash
Increases
M
M
Cash
Collections M
Received
from
Received
by
1
Cashier
34
Arus Economic Events dalam
GL (Pemrosesan transaksi)
Manual system
Accounting Records dalam Computer-Based
System
Penjelasan tahapan dalam
Gambar:
1. Bandingkan saldo AR
dalam balance sheet dengan
master file saldo akun control
AR .
2. Rekonsiliasikan AR
pengendali dengan total akun
AR subsidiary .
3. Pilih sample jurnal yg
update AR subsidiary ledger
dan trace transaksi ini dalam
sales journal (archive file).
4. Dari jurnal ini, identifikasi
sumber documen yangdapat
ditarik dari file dan lakukan
verifikasi, konfirmasi sumber
dok ini dengan pelanggannya.
Audit Trail
Source
Document
Journal
Financial
Statements
General
Ledger
General
Ledger
Journal
Financial
Statements
Source
Document
Akuntan harus mampu tracing kedua arah.
Sampling dan konfirmasi adalah 2 teknik yg biasa digunakan
Digunakan untuk mengikhtisarkan banyak kata (narasi) dari
suatu aktivitas dalam sistem pendokumentasian.
1. System Flowchart, menggambarkan hubungan diantara
proses, menggambarkan sistem secara keseluruhan, atau
suatu bagian sistem yg luas. Misal Sistem upah secara manual.
2. Program Flowchart,menggambarkan setiap proses tahapan
logis dalam program komputer, atau yang dilakukan oleh komp
3. Document Flowchart, menekankan arus dokumen yang
diproses dari suatu aktivitas dalam sistem, prosedur atau
transaksi.
4. Data Flow Diagram, menggambarkan urutan aktivitas dalam
sistem dengan cara sederhana.
Suatu data-flow diagram
menunjukkan arus fisik dan
logika dari data melalui sistem
pemrosesan transaksi
Physical devices dari data yg
ditranformasikan tidak digunakan
dalam diagram logika
4 simbol yg digunakan
Merepresentasikan sumber data external
atau destinasi data .
mengindikasi entity atau suatu proses yg
mengubah atau mentransformasi data
Representasikan suatu penyimpanan
atau repository data
Mengindikasi arah data
Symbol pada Flowcharts
Terminal menunjukkan sumber
atau destinasi dari dokumen
Dan laporan
Dok sumber atau
laporan
total yang dihitung
(menghitung)
connector antar
halaman
penangananManual
connector halaman
penutup
File utk menyimpan dok sumber
Dan laporan
Catatan akuntansi
(journals, registers,
ledgers)
Diskripsi proses
atau komentar
Arus Dokumen
Systems Flowchart
Remittance
Advices
Online Terminal
Update AR
Cash Receipts
Listing
AR
Master
File
Sales Department
Customer
Customer
Order
Prepare
Sales
Orders
Credit Department
Shipping Department
A
Sales
Order #1
Sales
Order2
Checks
Credit
Credit
Records
Picks
Goods
Stock
Records
Sales
Order 4
Sales
Order3
Signed Sales
Order #1
Customer
Order
Sales
Order
#1
Sales
Sales
Order #1
OrderSales
#1
Order #1
N
Warehouse
Sales
Order2
Picks
Goods
Sales
Order 4
Sales
Order3
Signed Sales
Order #1
Sales
Order2
Distribute
SO and
File
Customer
Sales
Order
Signed Sales
Order 4
Order #1
Sales
Order3
Sales
N
Order2
A
Customer
Document Flowchart
N
Start
Read
Trans
(T)
Read
Master
(M)
Yes
M=Mamount+
Tamount
Write
To new
Master?
T=M?
No
T