PERMENHUT NO 45 TH 2014 ttg JADWAL RETENSI ARSIP KEMENTERIAN KEHUTANAN

1

PERATURAN MENTERI KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR : P.45/Menhut-II/2014
TENTANG
JADWAL RETENSI ARSIP KEMENTERIAN KEHUTANAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
MENTERI KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang

:

a. bahwa berdasarkan Keputusan Menteri Kehutanan
Nomor SK.145/Menhut–II/2004 telah ditetapkan Jadwal
Retensi Arsip Departemen Kehutanan;
b. bahwa dengan terbitnya Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang
Kearsipan beserta peraturan
pelaksanaannya, Peraturan Menteri Kehutanan Nomor
P.51/Menhut-II/2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan
Kementerian

Kehutanan,
dan
Peraturan
Menteri
Kehutanan
Nomor
P.40/Menhut-II/2010
tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kehutanan, maka
perlu pengaturan kembali mengenai Jadwal Retensi Arsip
Kementerian Kehutanan;
c. bahwa
berdasarkan
pertimbangan
sebagaimana
dimaksud huruf a dan huruf b, maka perlu menetapkan
Peraturan Menteri Kehutanan tentang Jadwal Retensi
Arsip Kementerian Kehutanan;

Mengingat

:

1. Undang-Undang Nomor 41 Tahun 1999 tentang
Kehutanan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
1999 Nomor 167; Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia
Nomor
3888) sebagaimana telah diubah
dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2004 tentang
Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti UndangUndang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perubahan atas
Undang-Undang Nomor 41 Tahun 1999 tentang
Kehutanan menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 86; Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4412);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2009 Nomor 152);
3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009

Tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2012 Nomor 53);
4. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang
Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara,
sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan
Peraturan Presiden Nomor 55 Tahun 2013;
5. Peraturan .....

2

5. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi Kementerian Negara serta
Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Eselon I
Kementerian Negara Republik Indonesia, sebagaimana
telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan
Presiden Nomor 56 Tahun 2013;
6. Keputusan Presiden Nomor 84/P Tahun 2009 tentang
Pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu II, sebagaimana
telah beberapa kali diubah terakhir dengan Keputusan
Presiden Nomor 5/P Tahun 2013;

7. Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.40/MenhutII/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Kehutanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun
2010 Nomor 405), sebagaimana telah diubah dengan
Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.33/MenhutII/2012 (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012
Nomor 779);
8. Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.51/MenhutII/2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian
Kehutanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun
2011 Nomor 383);
Memperhatikan : 1. Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No.
P.JRA/75/2012 Tanggal 21 Desember 2012 Tentang
Persetujuan Jadwal Retensi Arsip;
2. Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. BPK.03.09/12/2014 Tanggal 7 Maret 2014 Tentang
Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif
Kementerian Kehutanan;
MEMUTUSKAN :
Menetapkan :

PERATURAN MENTERI KEHUTANAN TENTANG JADWAL
RETENSI ARSIP KEMENTERIAN KEHUTANAN.
Pasal 1

Dalam peraturan ini, yang dimaksud dengan:
1. Arsip Kementerian Kehutanan yang selanjutnya disebut arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh Kementerian Kehutanan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Jadwal retensi arsip Kementerian Kehutanan yang selanjutnya disingkat
JRA adalah daftar yang berisi sekurang kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.
3. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip
statis kepada lembaga kearsipan yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI).
4. Pemindahan .....

3

4. Pemindahan arsip inaktif adalah kegiatan pengurangan arsip inaktif dan
pengalihan tanggung jawab pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
5. Pemusnahan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang tidak bernilai
guna dan pengamanan informasi yang dilakukan dengan cara
penghancuran fisik arsip sampai tidak dapat dikenali lagi.
6. Penyerahan arsip statis adalah kegiatan pengurangan arsip dan
pengalihan tanggung jawab pengelolaan arsip statis dari Kementerian
Kehutanan ke ANRI dalam rangka penyelamatan dan pelestarian memori
kolektif dan bahan pertanggungjawaban.
7. Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya
bagi kepentingan pengguna arsip.
8. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip
bagi kepentingan Kementerian Kehutanan.
9. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
arsip bagi kepentingan lembaga atau instansi lain dan atau kepentingan
umum di luar Kementerian Kehutanan dan kegunaannya sebagai bahan
bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional.

10. Jenis arsip adalah kelompok arsip sebagaimana telah ditetapkan dalam
Lampiran II BAB II Peraturan Menteri Kehutanan Republik Indonesia
Nomor P.51/Menhut-II/2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan
Kementerian Kehutanan.
11. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional Kementerian Kehutanan, tidak
dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
12. Jangka waktu simpan (retensi) adalah masa simpan minimal suatu jenis
arsip pada unit pengolah dan atau unit kearsipan.
13. Jangka waktu simpan aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis
arsip pada unit pengolah, dengan jangka waktu simpan arsip aktif
dihitung sejak arsip diciptakan mulai diregistrasi hingga selesai diproses.
14. Jangka waktu simpan inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis
arsip pada unit kearsipan/unit pusat kearsipan, dengan jangka waktu
simpan arsip inaktif dihitung sejak habisnya masa retensi arsip aktif
sampai nilai gunanya untuk kepentingan referensi berakhir.
15. Unit pengolah adalah satuan kerja pada Kementerian Kehutanan yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang
berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya.
16. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada Kementerian Kehutanan yang

mempunyai tugas dan tanggung jawab mengurus dan mengendalikan
arsip aktif serta menyimpan dan mengolah arsip inaktif yang berasal dari
unit-unit pengolah di lingkungannya.
17. Unit pusat kearsipan Kementerian Kehutanan adalah satuan kerja pada
Kementerian Kehutanan yang mempunyai tugas pokok menyusun
kebijakan dibidang kearsipan, menerima, mengolah, menyimpan,
menyusutkan arsip inaktif, melakukan penataan sistem kearsipan,
pelayanan jasa kearsipan dan penyuluhan, perawatan koleksi dan
pelacakan arsip serta pengembangan teknologi kearsipan, menganalisis
nilai guna, preservasi dan konservasi arsip, penyelamatan dan
pengamanan arsip vital, serta melakukan akuisisi arsip Kementerian
Kehutanan.
18. Panitia .....

4

18. Panitia penilai arsip adalah panitia yang dibentuk oleh pimpinan pencipta
arsip yang bertugas untuk melakukan penilaian arsip sesuai kategori
arsip.
19. ”Musnah” pada kolom ”Keterangan” adalah keterangan yang menyatakan

bahwa suatu jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu
penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi.
20. ”Dinilai Kembali” pada kolom ”Keterangan” adalah keterangan yang
menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat ditentukan nasib
akhirnya apakah disimpan kembali, musnah atau permanen, sehingga
perlu dilakukan penilaian kembali dan pengkajian lagi.
21. ”Permanen” pada kolom ”Keterangan” adalah arsip-arsip yang karena nilai
dan kegunaannya wajib diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia,
kecuali untuk arsip yang menurut pertimbangan panitia penilai arsip
tergolong arsip vital bagi Kementerian Kehutanan.
Pasal 2
(1) JRA Kementerian Kehutanan meliputi:
a. JRA Keuangan;
b. JRA Kepegawaian;
c. JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian; dan
d. JRA Substantif.
(2) JRA Keuangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, diatur
dengan Peraturan Menteri tersendiri.
Pasal 3
(1) Bentuk dan susunan JRA sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 ayat (1)

meliputi: kolom ”Nomor/Kode”, kolom ”Jenis Arsip”, kolom ”Jangka Waktu
Simpan” Aktif, Inaktif , kolom ”Unit Pengolah”, kolom ”Unit Kearsipan”,
kolom ”Unit Pusat Kearsipan” dan kolom ”Keterangan” yang berisi
pernyataan musnah, dinilai kembali atau permanen.
(2) Dalam hal arsip berketerangan Permanen sebagaimana dimaksud pada
ayat (1), apabila menurut pertimbangan panitia penilai arsip tergolong
arsip vital, maka arsip tersebut tetap disimpan di Kementerian
Kehutanan.
Pasal 4
JRA Kepegawaian, JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian, dan
JRA Substantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf b, huruf
c dan huruf d, sebagaimana tercantum dalam Lampiran I, Lampiran II, dan
Lampiran III Peraturan ini merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan
dari Peraturan ini.
Pasal 5
JRA sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 digunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip di Kementerian Kehutanan.
Pasal 6
Segala bentuk kegiatan penyusutan arsip yang telah dilaksanakan
berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kehutanan Nomor SK. 145/MenhutII/2004 tentang Jadwal Retensi Arsip Departemen Kehutanan dinyatakan sah

dan berlaku, selanjutnya menyesuaikan dengan Peraturan ini.
Pasal 7 .....

5

Pasal 7
Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, maka Surat Keputusan
Menteri Kehutanan Nomor SK.145/Menhut-II/2004 tentang Jadwal Retensi
Arsip Departemen Kehutanan, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 8
Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan Peraturan
Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 4 Juli 2014
MENTERI KEHUTANAN
REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
ZULKIFLI HASAN
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 11 Juli 2014
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
AMIR SYAMSUDIN
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2014 NOMOR 952
Salinan sesuai dengan aslinya
KEPALA BIRO HUKUM DAN ORGANISASI,
ttd.
KRISNA RYA

1

LAMPIRAN I PERATURAN MENTERI KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR
: P.45/Menhut-II/2014
TENTANG
:
JADWAL RETENSI ARSIP KEMENTERIAN KEHUTANAN
JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN
KEMENTERIAN KEHUTANAN

NO

Jenis Arsip

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

3

4

Unit Pusat
Kearsipan
5

2 tahun setelah tahun
anggaran

1 tahun

2 tahun

Musnah

b. Usul Permintaan Formasi kepada Menpan dan
RB dan Kepala BKN

2 tahun setelah tahun
anggaran

1 tahun

3 tahun

Musnah

c. Persetujuan Formasi dari Menpan dan RB

2 tahun setelah tahun
anggaran

1 tahun

3 tahun

Musnah

d. Penetapan Formasi

2 tahun setelah tahun
anggaran

1 tahun

3 tahun

Musnah

2 tahun setelah realisasi

1 tahun

3 tahun

Permanen

2 tahun setelah semua
diangkat PNS

1 tahun

2 tahun

Musnah

2 tahun setelah semua

1 tahun

2 tahun

Musnah

1

2

1

Formasi Pegawai
a. Usulan dari Unit Kerja

e. Penetapan Formasi Khusus
2

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Pengadaan Pegawai
a. Proses Penerimaan Pegawai, meliputi :
- Pengumuman
- Seleksi administrasi
- Pemanggilan peserta tes
- Pelaksanaan ujian tertulis
- Keputusan hasil ujian
- Wawancara
b. Penetapan Pengumuman Kelulusan

6

2

NO
1

Jenis Arsip

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

3
1 tahun setelah tahun
anggaran
-

4
1 tahun

Unit Pusat
Kearsipan
5
-

-

-

1 tahun setelah SK
ditetapkan
2 tahun setelah petikan
SK ditetapkan

2 tahun

-

1 tahun

2 tahun

Masuk berkas
perseorangan
Masuk berkas
perseorangan
Dinilai kembali

1 tahun setelah SK
ditetapkan

1 tahun

2 tahun

Musnah

-

-

-

1 tahun setelah SK
ditetapkan
1 tahun anggaran
berjalan

1 tahun

2 tahun

Masuk berkas
perseorangan
Musnah

1 tahun

2 tahun

e. Disiplin Pegawai
- Daftar hadir
- Rekapitulasi daftar hadir
f. Berkas Hukuman Disiplin

1 tahun anggaran
berjalan

1 tahun

2 tahun

1 tahun anggaran
berjalan

1 tahun

2 tahun

g. Penghargaan dan Tanda Jasa
- Penghargaan Kementerian Kehutanan
- Penghargaan Nasional
- Penghargaan Internasional

2 tahun setelah SK
ditetapkan

1 tahun

2 tahun

2
c. Berkas Lamaran yang Tidak Diterima
d. Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP
e. Nota Usul Pengangkatan CPNS Menjadi PNS
lebih 2 Tahun
f. Surat Keputusan CPNS/PNS Kolektif

3

Aktif

Pembinaan Karier Pegawai
a. Diklat/Kursus/Magang/Ujian Dinas/Ijin
- Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Ijin
- Laporan Kegiatan Pengembangan Diri
b. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Latihan
(STTPL)/Sertifikat
c. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)
d. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK)

6
Musnah

Musnah kecuali SK PAK
masuk berkas
perseorangan
Musnah

Musnah, kecuali BAP & SK
masuk berkas
perseorangan
Musnah kecuali SK Masuk
berkas perseorangan

3

NO
1

Jenis Arsip

Aktif

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

3

4

Unit Pusat
Kearsipan
5

1 tahun setelah
memperoleh keputusan
tetap

1 tahun

5 tahun

Dinilai kembali, kecuali
SK Penetapan masuk
berkas perseorangan

1 tahun setelah SK
ditetapkan

1 tahun

2 tahun

Musnah, kecuali nota &
SK masuk berkas
perseorangan

-

-

-

Masuk berkas
perseorangan

-

-

-

Masuk berkas
perseorangan

1 tahun setelah SK
ditetapkan

1 tahun

2 tahun

e. Usul Pengangkatan, Pembebasan Sementara
dan Pemberhentian dalam Jabatan
Struktural/Fungsional

1 tahun setelah SK
ditetapkan

1 tahun

2 tahun

Musnah, kecuali nota &
SK masuk berkas
perseorangan
Musnah, kecuali nota &
SK masuk berkas
perseorangan

f. Usul Penetapan Perubahan Data
Dasar/Status/Kedudukan Hukum Pegawai

1 tahun setelah SK
ditetapkan

1 tahun

2 tahun

2

4

Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai

5

Mutasi Pegawai
a. Alih Status, Pindah Instansi, Pindah Wilayah
Kerja, Diperbantukan, Dipekerjakan,
Penugasan Sementara, Mutasi antar Unit Kerja
b. Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN
c. Mutasi Keluarga
- Surat ijin pernikahan/perceraian

6

- Surat penolakan ijin pernikahan/perceraian
- Akta nikah/cerai
- Akta kelahiran anak
- Surat keterangan meninggal dunia
d. Usul Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan

Musnah, kecuali Surat
Persetujuan dan SK
masuk berkas
perseorangan

4

NO
1

6

Jenis Arsip

Aktif

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

2
g. Peninjauan Masa Kerja

3
2 tahun setelah SK
ditetapkan

4
1 tahun

Unit Pusat
Kearsipan
5
2 tahun

h. Berkas Baperjakat

1 tahun setelah SK
ditetapkan

1 tahun

5 tahun

Musnah

2 tahun setelah
pelaksanaan

1 tahun

2 tahun

1 tahun setelah SK
ditetapkan
1 tahun setelah
pelaksanaan
1 tahun setelah
pelaksanaan
3 tahun setelah
pelaksanaan
1 tahun setelah identitas
ditetapkan

-

-

1 tahun

2 tahun

Musnah, kecuali SK
masuk berkas
perseorangan
Masuk berkas
perseorangan
Musnah

1 tahun

2 tahun

Musnah

-

-

1 tahun

2 tahun

Masuk berkas
perseorangan
Musnah

1 tahun

-

Musnah

Administrasi Pegawai
a. Surat Perintah Dinas/Surat Tugas

b. Cuti Besar
c. Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan
d. Cuti Alasan Penting
e. Cuti Diluar Tanggungan Negara (CLTN)
f. Dokumentasi Identitas Pegawai
- Usul penetapan Kartu
Pegawai/KPE/Karis/Karsu
- Keanggotaan Organisasi Profesi/Kedinasan

6
Musnah, kecuali nota &
SK masuk berkas
perseorangan

- Laporan Pajak Penghasilan Pribadi
(LP2P)/SPT Tahunan/NPWP
- Keterangan Penerimaan Pembayaran
Penghasilan Pegawai (KP4)
g. Berkas Kepegawaian dan Daftar Urut
Kepangkatan (DUK)

2 tahun

5

NO
1
7

Aktif

Jenis Arsip

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

3

4

Unit Pusat
Kearsipan
5

Pemeliharaan

2 tahun

1 tahun

-

Musnah

Asuransi Pegawai
Tabungan Perumahan
Bantuan Sosial
Rekreasi, Kesenian

2
2
2
2

tahun
tahun
tahun
tahun

1
1
1
1

tahun
tahun
tahun
tahun

-

Musnah
Musnah
Musnah
Musnah

Beras
Pengurusan Jenazah
Antar Jemput
Pakaian Dinas

2
2
2
2

tahun
tahun
tahun
tahun

1
1
1
1

tahun
tahun
tahun
tahun

-

Musnah
Musnah
Musnah
Musnah

2
Kesejahteraan Pegawai
a. Berkas tentang Layanan
Kesehatan Pegawai
b. Berkas tentang Layanan
c. Berkas tentang Layanan
d. Berkas tentang Layanan
e. Berkas tentang Layanan
dan Olahraga
f. Berkas tentang Layanan
g. Berkas tentang Layanan
h. Berkas tentang Layanan
i. Berkas tentang Layanan

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Inaktif

8

Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun

9

Perselisihan/Sengketa Kepegawaian

6

1 tahun setelah SK
ditetapkan

1 tahun

2 tahun

Masuk berkas
perseorangan

1 tahun setelah
memperoleh keputusan
bersifat tetap

1 tahun

2 tahun setelah hak
dan kewajiban
habis

Dinilai kembali

10

Usul Pemberhentian Pegawai dan Penetapan
Pensiun Pegawai/ Janda/ Duda dan PNS yang
tewas

1 tahun setelah SK
ditetapkan

1 tahun

2 tahun

Musnah, kecuali SK
masuk berkas
perseorangan

11

Berkas Perseorangan PNS
- Lamaran yang diterima
- Nota Penetapan NIP dan kelengkapannya
- Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala
BKN

1 tahun setelah
berhenti/pensiun

1 tahun

2 tahun setelah hak
dan kewajiban
habis

Musnah, kecuali pejabat
eselon I dan pejabat lain
yang secara individual
ditentukan oleh instansi
dan PNS yang
berjasa/terlibat peristiwa
berskala nasional

- SK Pengangkatan CPNS
- Hasil Pengujian Kesehatan

6

NO

Jenis Arsip

1
-

-

-

2
SK Pengangkatan PNS
SK Kenaikan Pangkat
Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/
Menduduki Jabatan/Surat Pernyataan
Pelantikan
SK Pengangkatan Dalam atau
Pemberhentian dari Jabatan Struktural/
Fungsional
SK Perpindahan Wilayah Kerja
SK Perpindahan Antar Instansi
SK Peninjauan Masa Kerja
SK Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)
Berita Acara Pemeriksaan
SK Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin
PNS
SK Perbantuan/Dipekerjakan di Luar
Instansi Induk
SK Penarikan Kembali dari
Perbantuan/Dipekerjakan
SK Pemberian Uang Tunggu
SK Pemberhentian Sebagai PNS
SK Pemberhentian/Pembebasan Sementara

- SK Pengangkatan/Pemberhentian sebagai
Pejabat Negara
- SK Pembebasan dari Jabatan Organik
karena Diangkat sebagai Pejabat Negara
- SK Pengalihan PNS
- Surat Keterangan Pernyataan Hilang

Aktif

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Inaktif

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

3

4

Unit Pusat
Kearsipan
5

Keterangan
6

7

NO

Jenis Arsip

1
-

2
Surat Keterangan Kembalinya PNS yang
Dinyatakan Hilang
SK Penggantian Nama
Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran
Akta Nikah/Cerai
Akta Kelahiran
Isian Formulir PUPNS
Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji
PNS dan Jabatan
Surat Permohonan Menjadi Anggota Parpol
Surat Keterangan Meninggal Dunia
Surat Keterangan Mutasi Keluarga
Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan
Penetapan Angka Kredit (PAK) Jabatan
Fungsional
Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus
Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala

- Surat Tugas/Ijin Belajar Dalam/Luar Negeri
-

Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
Kartu Pendaftaran Ulang (Kardaf) PNS
Kartu Induk Pegawai
Ijasah/Sertifikat
SK Penempatan/Penarikan Pegawai
SK Pengangkatan pada Jabatan Kedinasan
diluar Instansi induk

- Surat Pertimbangan Status PNS
- SK Pengaktifan Kembali sebagai PNS

Aktif

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Inaktif

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

3

4

Unit Pusat
Kearsipan
5

Keterangan
6

8

NO
1

Jenis Arsip
2
- Surat Pernyataan Pengunduran Diri dari
Jabatan Organik karena Dicalonkan sebagai
Kepala/Wakil Kepala Daerah

Aktif

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Inaktif

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

3

4

1 tahun setelah
berhenti/pensiun

1 tahun

Unit Pusat
Kearsipan
5

Keterangan
6

- SK Pensiun
12

Berkas Perseorangan Menteri Kehutanan

Salinan sesuai dengan aslinya
KEPALA BIRO HUKUM DAN ORGANISASI,

ttd.
KRISNA RYA

2 tahun setelah hak
dan kewajiban
habis

MENTERI KEHUTANAN
REPUBLIK INDONESIA,

ttd.
ZULKIFLI HASAN

Permanen

1

LAMPIRAN II PERATURAN MENTERI KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR
: P.45/Menhut-II/2014
TENTANG :
JADWAL RETENSI ARSIP KEMENTERIAN KEHUTANAN
JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF NON KEUANGAN DAN NON KEPEGAWAIAN
KEMENTERIAN KEHUTANAN

NO

Jenis Arsip

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

2

3

4

5

6

I

PERENCANAAN

1

Pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan
a. Rencana Pembangunan Jangka Menengah
Nasional (RPJMN)

Selama berlaku

1 tahun

4 tahun

Permanen

Selama berlaku

1 tahun

4 tahun

Permanen

Selama berlaku

1 tahun

4 tahun

Permanen

2 tahun

-

-

b. Usulan Kementerian Kehutanan

2 tahun

1 tahun

3 tahun

c. Program Kerja Tahunan Unit Kerja

1 tahun

1 tahun

2 tahun

d. Program Kerja Tahunan Kementerian
Kehutanan

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Musnah, kecuali draf
akhir
Musnah, kecuali draf
akhir
Musnah, setelah masuk
laporan tahunan
kementerian
Permanen

1

b. Rencana Pembangunan Jangka Panjang/
Master plan (RPJP)
c. Rencana Strategis
2

Program Kerja Tahunan
a. Usulan Unit kerja beserta data pendukung

2

NO

1
3

4

Jenis Arsip

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3

4

5

6

3 tahun
3 tahun

1 tahun
1 tahun

4 tahun
4 tahun

Permanen
Musnah, kecuali Eselon I

2 tahun

1 tahun

4 tahun

Dinilai kembali

1 tahun

1 tahun

1 tahun

Musnah, setelah menjadi
laporan triwulanan

2) Laporan Triwulanan Unit Kerja

1 tahun

1 tahun

1 tahun

Musnah, setelah menjadi
laporan semesteran

3) Laporan Semesteran Unit Kerja

1 tahun

1 tahun

2 tahun

Musnah, setelah menjadi
laporan tahunan

4) Laporan Tahunan Unit Kerja

2 tahun

1 tahun

3 tahun

2 tahun

1 tahun

4 tahun

Musnah, setelah menjadi
laporan tahunan
kementerian
Permanen

1 tahun
1 tahun

1 tahun
1 tahun

2 tahun
2 tahun

Musnah
Permanen

2 tahun

1 tahun

4 tahun

2 tahun

1 tahun

4 tahun

Musnah, setelah masuk
laporan program
kementerian
Permanen

2
Penetapan/Kontrak Kerja
a. Menteri Kehutanan
b. Pimpinan unit kerja
Laporan
a.
an Insidental
b. Laporan Berkala
1) Laporan Bulanan Unit Kerja

5) Laporan Tahunan Kementerian Kehutanan
c. Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah (LAKIP)
1) LAKIP Unit Kerja
2) LAKIP Kementerian
5

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Evaluasi Program
a. Evaluasi program unit kerja

b. Evaluasi program Kementerian

3

NO

Jenis Arsip

1
II

2
HUKUM DAN KERJASAMA

A

HUKUM

1

Program Legislasi:
a. Bahan/materi program legislasi nasional dari
Kementerian Kehutanan
b. Program legislasi Kementerian Kehutanan

2

Rancangan peraturan perundang-undangan
- Rancangan Undang-Undang dan atau
Peraturan Pemerintah Pengganti UndangUndang, rancangan awal sampai dengan
rancangan akhir dan telaah hukum sampai
diundangkan

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3

4

5

6

1 tahun

1 tahun

2 tahun

Dinilai kembali

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Permanen

Sampai dengan
diundangkan

1 tahun

4 tahun

Permanen

Selama berlaku

1 tahun

5 tahun

Permanen

- Rancangan Peraturan Pemerintah,
rancangan awal sampai dengan rancangan
akhir dan telaah hukum sampai
diundangkan
- Rancangan Peraturan/Keputusan/Instruksi
Presiden, rancangan awal sampai dengan
rancangan akhir dan telaah hukum sampai
diundangkan

3

Peraturan Menteri Kehutanan (mulai dari
rancangan awal sampai rancangan akhir dan
telaah hukum)

4

NO

1
4

Jenis Arsip

2
Keputusan/ ketetapan pimpinan Kementerian
Kehutanan (mulai dari rancangan awal sampai
rancangan akhir dan telaah hukum)

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3
Selama berlaku

4
1 tahun

5
5 tahun

6
Dinilai Kembali, kecuali
yang bersifat pengaturan
Permanen

Selama berlaku

1 tahun

5 tahun

Dinilai Kembali, kecuali
yang bersifat pengaturan
Permanen

Selama berlaku
Selama berlaku

-

-

Dinilai Kembali
Dinilai Kembali

a. Keputusan Menteri Kehutanan
b. Keputusan pejabat eselon I/ II
5

Instruksi/ Surat Edaran
mulai dari rancangan awal sampai dengan
rancangan akhir dan telaah hukum)
a. Instruksi/ Surat Edaran Menteri Kehutanan
b. Instruksi/Surat Edaran pejabat eselon I/ II

6

Surat perintah:
a. Surat perintah Menteri Kehutanan
b. Surat perintah pejabat setingkat eselon I, II, III,
dan IV

7

Standar/pedoman/prosedur kerja/petunjuk
pelaksanaan/petunjuk teknis yang bersifat
nasional/regional/instansional termasuk
rancangan awal sampai dengan rancangan akhir

Selama berlaku

1 tahun

3 tahun

Asli permanen, hasil cetak
musnah

8

Pedoman penyelenggaraan persidangan dan rapat
Kementerian Kehutanan

1 tahun

1 tahun

4 tahun

Musnah, kecuali master
permanen

9

Nota Kesepahaman/Memorandum of
Understanding (MoU)/Kontrak/Perjanjian Kerja
sama Dalam Negeri dan Luar Negeri

Selama berlaku

1 tahun

5 tahun

Permanen

5

NO

1
10

Jenis Arsip

2
Dokumentasi hukum
Undang-undang, Peraturan Pemerintah,
Keputusan Presiden, dan Peraturan-peraturan
yang dijadikan referensi

11

Sosialisasi/penyuluhan/pembinaan hukum
- Berkas yang berhubungan dengan kegiatan
sosialisasi atau penyuluhan hukum
- Laporan hasil Pelaksanaan Sosialisasi
Penyuluhan Hukum

12

Bantuan/konsultasi hukum/advokasi
Berkas tentang pemberian bantuan/konsultasi
hukum (Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara dan
Agama)

13

Kasus/sengketa hukum
a. Pidana
Berkas tentang kasus/sengketa pidana, baik
kejahatan maupun pelanggaran:
- proses verbal mulai dari penyelidikan,
penyelidikan sampai dengan vonis
- berkas pembelaan dan bantuan hukum
- telaah hukum opini hukum
b. Perdata
Berkas tentang kasus/ sengketa perdata :
- proses verbal mulai dari penyelidikan,
penyelidikan sampai dengan vonis
- berkas pembelaan dan bantuan hukum
- telaah hukum dan opini hukum

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3
Sampai dengan tidak
berlaku

4
-

5
-

6
Simpan di perpustakaan

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Musnah

1 tahun setelah
diperoleh keputusan
berkekuatan hukum
tetap

1 tahun

3 tahun

Dinilai kembali

1 tahun sampai
keputusan berkekuatan
hukum tetap dan
dipenuhi hak dan
kewajiban

1 tahun

3 tahun

Dinilai kembali

1 tahun sampai
keputusan berkekuatan
hukum tetap dan
dipenuhi hak dan
kewajiban

1 tahun

3 tahun

Dinilai kembali

6

NO

Jenis Arsip

2

1

c. Tata Usaha Negara
Berkas tentang kasus/sengketa Tata Usaha
Negara:
- proses verbal mulai dari penyelidikan,
penyelidikan sampai dengan vonis
- berkas pembelaan dan bantuan hukum
- telaah hukum dan opini hukum
d. Arbitrase
Berkas tentang kasus/sengketa Arbitrase:
- proses verbal mulai dari penyelidikan,
penyelidikan sampai dengan vonis
- berkas pembelaan dan bantuan hukum
- telaah hukum dan opini hukum
14

Perijinan
Berkas perijinan sejak permohonan sampai dengan
diterbitkannya surat ijin

15

Hak atas Kekayaan Intelektual (HaKI)
- Hak cipta
- Hak paten
- Hak Rahasia Dagang
- Hak Merk Produk Kehutanan

B

KERJASAMA

1

Hubungan kerjasama luar negeri
a. Penjajagan kerjasama luar negeri
(bilateral, regional, multilateral, badan-badan
PBB dan Non PBB)

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3
1 tahun sampai
keputusan berkekuatan
hukum tetap dan
dipenuhi hak dan
kewajiban

4
1 tahun

5
3 tahun

6
Dinilai kembali

1 tahun sampai
keputusan berkekuatan
hukum tetap dan
dipenuhi hak dan
kewajiban

1 tahun

3 tahun

Dinilai kembali

sampai dengan ijin
diperbaharui

1 tahun

3 tahun

Dinilai kembali

Sampai dengan HaKI
diperbaharui

1 tahun

2 tahun

Permanen

2 tahun

1 tahun

2 tahun

Dinilai kembali

7

NO

1

2

Jenis Arsip

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

2
b. Hubungan Kerjasama Bilateral

3
2 tahun setelah
kerjasama
berakhir/diperbaharui

4
1 tahun

5
2 tahun

6
Dinilai kembali

c. Hubungan Kerjasama Regional

2 tahun setelah
kerjasama
berakhir/diperbaharui

1 tahun

2 tahun

Dinilai kembali

d. Hubungan Kerjasama Multilateral

2 tahun setelah
kerjasama
berakhir/diperbaharui

1 tahun

2 tahun

Dinilai kembali

e. Hubungan Kerjasama dengan Badan-badan
PBB dan non PBB

2 tahun setelah
kerjasama
berakhir/diperbaharui

1 tahun

2 tahun

Dinilai kembali

2 tahun setelah kontrak
berakhir
2 tahun setelah kontrak
berakhir
2 tahun setelah kontrak
berakhir
2 tahun setelah kontrak
berakhir

1 tahun

3 tahun

1 tahun

3 tahun

1 tahun

3 tahun

1 tahun

3 tahun

2 tahun

1 tahun

5 tahun

2 tahun

1 tahun

5 tahun

Bantuan Teknis
a. Bantuan Keuangan
b. Bantuan Tenaga Ahli
c. Bantuan Beasiswa
d. Bantuan Sarana Prasarana

3

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Pelaksanaan Konvensi dan Perjanjian Internasional
a. Monitoring Pelaksanaan Konvensi dan
Perjanjian Internasional
b. Pembahasan Konvensi dan Perjanjian
Internasional

Dinilai kembali
Dinilai kembali
Dinilai kembali
Dinilai kembali

Dinilai kembali
Dinilai kembali

8

NO

Jenis Arsip

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3
2 tahun

4
1 tahun

5
5 tahun

Kunjungan Misi Luar Negeri/Perwakilan Asing
a. Penerimaan Kunjungan Misi/Perwakilan Asing
b. Penyediaan Bahan Informasi

1 tahun
1 tahun

1 tahun
1 tahun

6 tahun
6 tahun

Dinilai Kembali
Dinilai Kembali

5

Pertemuan Ilmiah

1 tahun

1 tahun

5 tahun

Dinilai Kembali

6

Promosi dan Investasi

1 tahun

1 tahun

6 tahun

Dinilai Kembali

III

ORGANISASI DAN TATA LAKSANA

1

Struktur organisasi di lingkungan Kementerian
Kehutanan
a. Pembentukan
b. Pengubahan
c. Pembubaran

Selama berlaku

1 tahun

5 tahun

Permanen

2

Uraian jabatan dan tata kerja

Selama berlaku

1 tahun

5 tahun

Permanen

3

Evaluasi kelembagaan

1 tahun

1 tahun

5 tahun

Permanen

4

Standar kompetensi jabatan struktural dan
fungsional

Selama berlaku

1 tahun

5 tahun

Permanen

IV

KEARSIPAN

1

Administrasi persuratan
a. Buku agenda/kartu kendali

1 tahun

1 tahun

2 tahun

Musnah

1

4

2
c. Tindak Lanjut Pelaksanaan Konvensi dan
Perjanjian Internasional

6
Dinilai kembali

9

NO

Jenis Arsip

1

2
b. Lembar pengantar/buku ekspedisi
c. Formulir/catatan permintaan dan layanan
penggandaan dokumen/arsip

2

Penyimpanan dan pemeliharaan arsip
a. Daftar arsip
b. Pemeliharaan arsip dan ruang penyimpanan
(seperti kegiatan fumigasi)
c. Daftar pencarian arsip

3

Layanan arsip (peminjaman, penggunaan arsip)

4

Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

5

Penyusutan arsip
a. Pemindahan arsip inaktif

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3
1 tahun
1 tahun

4
1 tahun

5
2 tahun

6
Musnah
Musnah

Selama dipergunakan
1 tahun

1 tahun

2 tahun

Musnah
Musnah

Selama dipergunakan

-

-

Musnah

1 tahun

1 tahun

2 tahun

Musnah

Sampai ditetapkan

1 tahun

3 tahun

Permanen

Selama berlaku

1 tahun

2 tahun

Musnah

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Permanen

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Permanen

- Berita acara pemindahan
- Daftar arsip yang dipindahkan
b. Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna
- Berita acara pemusnahan
- Daftar arsip yang dimusnahkan
- Rekomendasi/pertimbangan/pemusnahan
arsip dari instansi terkait
- Surat Keputusan pemusnahan
c. Penyerahan arsip statis
- Berita acara serah terima arsip
- Daftar arsip yang diserahkan

10

NO

1
6

Jenis Arsip

2
Pembinaan kearsipan:
- Apresiasi/sosialisasi/penyuluhan
kearsipan/lokakarya/workshop
- Bimbingan teknis
- Supervisi dan monitoring

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3
1 tahun

4
1 tahun

5
2 tahun

6
Musnah

V

KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN

1

Telekomunikasi:
Administrasi penggunaan/langganan peralatan
telekomunikasi

1 tahun

-

-

Musnah

2

Perjalanan dinas:
- Dalam negeri
- Luar negeri

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Musnah

3

Administrasi penggunaan fasilitas kantor meliputi
permintaan dan penggunaan ruang, gedung,
kendaraan, wisma, rumah dan fasilitas kantor
lainnya

2 tahun

-

-

Musnah

4

Risalah/notulen rapat
a. Rapat Menteri Kehutanan/pimpinan
b. Rapat staf

1 tahun
1 tahun

1 tahun
1 tahun

4 tahun
4 tahun

Permanen
Dinilai kembali

5

Administrasi penyediaan konsumsi dan akomodasi

2 tahun

-

-

Musnah

6

Pengurusan kendaraan dinas:
- pengurusan surat-surat kendaraan dinas
- pemeliharaan dan perbaikan

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Musnah

11

NO

1

Jenis Arsip

2
- pengurusan kehilangan dan masalah
kendaraan

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3

4

5

6

7

Pemeliharaan gedung dan taman:
- Pertamanan/landscaping
- Penghijauan
- Perbaikan gedung
- Perbaikan rumah dinas/wisma
- Kebersihan gedung dan taman

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Musnah

8

Pengelolaan jaringan listrik, air, telpon dan
komputer:
- Perbaikan/pemeliharaan
- Pemasangan

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Musnah

9

Ketertiban dan keamanan
a. Pengamanan, penjagaan dan pengawal
terhadap pejabat, kantor, dan rumah dinas:

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Musnah

2 tahun

-

-

Musnah

1) Daftar nama satuan pengamanan
2) Daftar jaga/daftar piket
3) Catatan gangguan/pelanggaran/kejadian
4) Surat ijin keluar masuk orang atau barang
b. Laporan ketertiban dan keamanan
1) Kehilangan
2) Kerusakan
3) Kecelakaan
4) Gangguan
10

Administrasi pengelolaan parkir

12

NO

Jenis Arsip

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3
2 tahun

4
-

5
-

6
Musnah

1 tahun

1 tahun

3 tahun

Musnah

b. Buku Tamu

1 tahun

1 tahun

2 tahun

Musnah, kecuali memuat
pejabat negara/tokoh
nasional Permanen

c. Agenda kegiatan pimpinan Kementerian
Kehutanan

1 tahun

1 tahun

4 tahun

Musnah

1) Kunjungan dinas Menteri Kehutanan

1 tahun

1 tahun

4 tahun

Permanen

2) Kunjungan dinas Eselon I

1 tahun

1 tahun

4 tahun

Dinilai kembali

3) Kunjungan dinas pejabat lain/pegawai

1 tahun

1 tahun

3 tahun

Musnah

Selama berlaku

-

-

Musnah

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Musnah, kecuali master
dinilai kembali

1) Menteri Kehutanan

1 tahun

1 tahun

4 tahun

Permanen

2) Eselon I

1 tahun

1 tahun

4 tahun

Dinilai kembali

3) Pejabat lain/pegawai

1 tahun

1 tahun

3 tahun

Musnah

1
11

2
Administrasi pakaian dinas pegawai, satpam,
petugas kebersihan, dan pegawai lainnya

VI

HUBUNGAN MASYARAKAT

1

Keprotokolan:
a. Penyelenggaraan acara kedinasan (upacara,
pelantikan, peresmian, dan jamuan termasuk
acara peringatan hari-hari besar)

d. Kunjungan dinas dalam dan luar negeri

e. Daftar nama/alamat kantor/pejabat
2

Dokumentasi/liputan kegiatan dinas pimpinan,
acara kedinasan, dan peristiwa-peristiwa bidang
masing-masing, dalam berbagai media:
kertas/foto/video/rekaman suara/multimedia

13

NO

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Jenis Arsip

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

Keterangan

1

2

3

4

5

6

3

Pengumpulan, pengolahan dan penyajian informasi
kelembagaan:
a. Kliping koran

1 tahun

1 tahun

4 tahun

Musnah, kecuali yang
berkaitan dengan kasus
tertentu, dinilai kembali

b. Brosur/leaflet/poster/plakat

1 tahun

1 tahun

2 tahun

c. Pengumuman/pemberitaan

1 tahun

1 tahun

2 tahun

Musnah, kecuali master
Dinilai Kembali
Musnah

1
1
1
1
1

1
1
1
1
1

4
4
4
4
2

4

Hubungan antar lembaga negara dan badan
pemerintahan/instansi:
Hubungan antar lembaga pemerintah
Hubungan dengan organisasi sosial/LSM
Hubungan dengan perusahaan
Hubungan dengan perguruan tinggi/sekolah
Hubungan dengan perguruan tinggi/sekolah
mengenai magang, pendidikan sistim ganda
(PSG)/praktek kerja lapangan (PKL)
f. Forum kehumasan (Bakohumas/Perhumas)
g. Hubungan dengan media massa:
1) Siaran pers/konferensi pers/press
release/wawancara

a.
b.
c.
d.
e.

2) Kunjungan wartawan/peliputan
5

tahun
tahun
tahun
tahun
tahun

tahun
tahun
tahun
tahun
tahun

tahun
tahun
tahun
tahun
tahun

Dinilai kembali
Dinilai kembali
Dinilai kembali
Dinilai kembali
Musnah

1 tahun

1 tahun

2 tahun

Musnah

1 tahun

1 tahun

4 tahun

Musnah, kecuali Menteri
dan Pejabat Negara
permanen

1 tahun

1 tahun

2 tahun

Musnah

1 tahun

1 tahun

4 tahun

Permanen

Dokumen Persidangan dan Rapat (Bahan Sidkab,
Rapat Terbatas, Rakor Tingkat Kementerian, RDP
DPR/DPD RI, Pidato Menteri Kehutanan)
a. Bahan sidang kabinet

14

NO

Jenis Arsip

2

1

b. RDP DPR/DPD RI
c. Rakor tingkat kementerian termasuk hasil
rumusan dan transkrip
d. Bahan rapat terbatas kementerian
e. Pidato Menteri Kehutanan
f. Bahan Pidato Kenegaraan Presiden Bidang
Kehutanan

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3
1 tahun
1 tahun

4
1 tahun
1 tahun

5
4 tahun
4 tahun

6
Permanen
Permanen

1 tahun
1 tahun
1 tahun

1 tahun
1 tahun
1 tahun

4 tahun
4 tahun
4 tahun

Permanen
Permanen
Permanen

6

Penerbitan majalah, buletin, koran dan jurnal

1 tahun

1 tahun

3 tahun

Musnah kecuali master
Permanen

7

Publikasi melalui media cetak maupun elektronik

1 tahun

1 tahun

3 tahun

Musnah kecuali master
Permanen

8

Pameran/sayembara/lomba festival/pembuatan
spanduk dan iklan

1 tahun

1 tahun

4 tahun

Dinilai kembali

9

Penghargaan/tanda kenang-kenangan
Administrasi pemberian penghargaan/tanda
kenang-kenangan kepada masyarakat yang
memiliki jasa prestasi besar

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Permanen

Ucapan terima kasih, ucapan selamat, bela
sungkawa, permohonan maaf

1 tahun

-

-

Musnah

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Musnah

10

VII
1

KEPUSTAKAAN
Penyimpanan Deposit Bahan Pustaka
a. Bukti Penerimaan Koleksi Bahan Pustaka
Deposit

15

NO

1

2

Jenis Arsip

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3
2 tahun

4
1 tahun

5
3 tahun

6
Musnah

Sampai tidak
dipergunakan
1 tahun
1 tahun
1 tahun
1 tahun

1 tahun

3 tahun

Vital

1
1
1
1

3
2
2
2

f. Daftar pengiriman Bahan Pustaka Surplus
g. Lembar kerja pengolahan BP (Buram,
Pengkatalogan)

1 tahun
1 tahun

h. Shelf List /Jajaran Kartu utama (master list )

2
b. Administrasi pengelolaan Deposit Bahan
Pustaka
Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka
a. Buku induk koleksi
b.
c.
d.
e.

Daftar buku terseleksi
Daftar buku dalam pemesanan
Daftar buku dan permintaan
Daftar penerimaan bahan pustaka hasil
pembelian, hadiah deposit, hibah

i. Daftar tambahan Buku (Assesion list )
j. Daftar/jajaran kendali (Subyek dan Pengarang)

tahun
tahun
tahun
tahun

tahun
tahun
tahun
tahun

Musnah
Musnah
Musnah
Musnah

1 tahun
1 tahun

2 tahun
2 tahun

Musnah
Musnah

Sampai tidak
dipergunakan
2 tahun
Selama dipergunakan

1 tahun

2 tahun

Musnah

1 tahun
1 tahun

3 tahun
2 tahun

Musnah
Musnah

Selama berlaku

1 tahun

5 tahun

Permanen

1 tahun

1 tahun

5 tahun

Dinilai kembali

VIII TEKNOLOGI INFORMASI
1

Rencana Strategis/master plan Pembangunan
Sistem Informasi (SIM)

2

Dokumentasi Arsitektur dan implementasi
- Sistem Informasi
- Sistem Aplikasi
- Infrastruktur

16

NO

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Jenis Arsip

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

Keterangan

1
3

2
Perekaman dan Pemutakhiran Data:
- Formulir Isian
- Daftar Petugas Perekaman
- Jadwal Pelaksanaan
- Laporan hasil perekaman dan
pemutakhiran data

3
1 tahun

4
1 tahun

5
5 tahun

6
Musnah

4

Migrasi Sistem Aplikasi dan Data:
- Perencanaan Migrasi
- Pelaksanaan Migrasi
- Berita Acara Kegiatan Migrasi
- Daftar sistem aplikasi dan data yang
dimigrasi
- Laporan hasil migrasi

1 tahun

1 tahun

3 tahun

Dinilai Kembali

5

Dokumen hosting:
- Formulir permintaan hosting
- Laporan hasil uji kelayakan
- Laporan pelaksanaan hosting

1 tahun

1 tahun

3 tahun

Dinilai Kembali

6

Layanan Back-up Data Digital

1 tahun

1 tahun

2 tahun

Dinilai Kembali

IX

PENGAWASAN

1

Rencana Pengawasan
a. Rencana Strategis Pengawasan
b. Rencana Kerja Tahunan
c. Rencana dan Penetapan Kinerja Tahunan
d. Rakor Pengawasan Tingkat Nasional

5
2
2
2

1
1
1
1

10 tahun
3 tahun
3 tahun
3 tahun

Permanen
Permanen
Permanen
Dinilai kembali

tahun
tahun
tahun
tahun

tahun
tahun
tahun
tahun

17

NO

1
2

Jenis Arsip

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3

4

5

6

setelah tindak lanjut
selesai

1 tahun

3 tahun

Dinilai kembali

- Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang
mengandung unsur Tindak Pidana Korupsi
(TPK) dan memerlukan tindak lanjut

setelah tindak lanjut
selesai

1 tahun

3 tahun

Dinilai kembali

- Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hasil
Pemeriksaan (LHP) Laporan Hasil
Pemeriksaan Operasional (LHPO), Laporan
Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA),
Laporan Auditor Independen (LAI) yang
tidak memerlukan tindak lanjut (TL)

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Musnah

- Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang
mengandung unsur Tindak Pidana Korupsi
(TPK) dan tidak memerlukan tindak lanjut

Setelah keputusan
mempunyai kekuatan
hukum tetap

1 tahun

3 tahun

Dinilai kembali

c. Laporan Perkembangan Penanganan Surat
Pengaduan Masyarakat

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Dinilai kembali

d. Laporan
Temuan
e. Laporan
f. Laporan
Laporan

Pemutakhiran Data Tindak Lanjut

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Dinilai kembali

Perkembangan Barang Milik Negara
Kegiatan Pendampingan Penyusunan
Keuangan dan Review Kementerian

2 tahun
2 tahun

1 tahun
1 tahun

3 tahun
3 tahun

Dinilai kembali
Dinilai kembali

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Permanen

2
Pelaksanaan Pengawasan
a. - Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hasil
Pemeriksaan (LHP), Laporan Hasil
Pemeriksaan Operasional (LHPO), Laporan
Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA),
Laporan Auditor Independen (LAI) yang
memerlukan tindak lanjut (TL)

b.

g. Good Corporate Governance (GCG)

18

NO

Jenis Arsip

2

1
X

PERLENGKAPAN

1.

Rencana Kebutuhan Barang
a. Unit Kerja
b. Kementerian

2

Pengadaan Barang
a. Telaahan pelaksanaan lelang/pemilikan/
penunjukan langsung
b. Dokumen lelang
- Barang Inventaris Kantor/barang bergerak
(penawaran pengumuman pemenang, daftar
rekanan, sampai dengan kontrak dan serah
terima barang)

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3

4

5

6

2 tahun

-

-

Musnah

1 tahun

1 tahun

3 tahun

Dinilai kembali

1 tahun setelah
pemeriksaan

1 tahun

10 tahun

Dinilai kembali

1 tahun setelah
pemeriksaan

1 tahun

10 tahun

Dinilai kembali

- Barang Investasi (penawaran pengumuman
pemenang, daftar rekanan, sampai dengan
kontrak dan serah terima barang)

3

Penyimpanan barang dan distribusi
a. Penyimpanan inventaris kekayaan negara
- surat bukti barang masuk
- surat bukti pengeluaran barang
b. Pendistribusian
- Surat jalan

19

NO

1
4

Jenis Arsip

2
Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN)
a. SIMAK BMN
b. Pembukuan BMN
- Daftar barang kuasa/ pengguna
- Kartu identitas barang
- Buku penerimaan PNBP
c. Daftar barang ruangan
d. Inventarisasi BMN
Keputusan pembentukan tim
Rencana kerja pelaksanaan inventarisasi
Kertas kerja inventarisasi
Berita acara inventarisasi
Daftar inventaris/Buku barang/Daftar
barang lainnya
- Laporan hasil inventarisasi
e. Laporan BMN
- Laporan kondisi barang
- Laporan barang kuasa pengguna
- Berita acara rekonsiliasi eksternal dan
internal
- Laporan persediaan habis pakai
- Laporan persediaan tidak habis pakai

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3

4

5

6

1 tahun setelah tahun
anggaran
2 tahun

1 tahun

2 tahun

Dinilai kembali

1 tahun

3 tahun

Dinilai kembali

1 tahun setelah
diperbaharui
selama barang ada

-

-

Dinilai kembali

-

-

Vital

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Dinilai kembali

2 tahun

1 tahun

3 tahun

Musnah

1 tahun setelah
dilaksanakan

1 tahun

4 tahun

Musnah

-

XI

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

1

Kebutuhan Diklat
a. Analisa Diklat

20

NO

Jenis Arsip

2

1
b. Program
c. Pengembangan

2

Peserta
a. Rencana
b. Persyaratan
c. Seleksi dan Penerimaan

3

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3
1 tahun setelah
dilaksanakan

4
1 tahun

5
4 tahun

6
Musnah

1 tahun setelah
dilaksanakan

1 tahun

4 tahun

Musnah

1 tahun setelah
dilaksanakan
1 tahun setelah
dilaksanakan

1 tahun

2 tahun

Musnah

1 tahun

2 tahun

Musnah

1 tahun setelah
dilaksanakan

1 tahun

2 tahun

Musnah

setelah menjadi
Pedoman
selama berlaku
selama berlaku
1 tahun setelah
dilaksanakan
1 tahun setelah
dilaksanakan
1 tahun setelah
dilaksanakan
1 tahun setelah
dilaksanakan

1 tahun

3 tahun

Musnah

1 tahun
1 tahun
1 tahun

9 tahun
6 tahun
2 tahun

Permanen
Permanen
Musnah

1 tahun

2 tahun

Musnah

1 tahun

2 tahun

Musnah

1 tahun

2 tahun

Musnah

1 tahun

2 tahun

Musnah

Pengajaran
a. Kurikulum dan Silabus
b. Pedoman-pedoman Kediklatan
c. Modul-modul Diklat
d. Jadwal
e. Sarana Pendidikan dan Pelatihan
f. Pengajar/Widyaiswara
g. Praktek

4

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Penyelenggaraan Diklat
- Surat Pemanggilan Peserta
- Surat Keputusan Tim Penyelenggara Diklat

1 tahun

21

NO

Jenis Arsip

1
-

2
Surat Keputusan Tim Pengajar Diklat
Panduan Diklat
Laporan Panitia Penyelenggara Diklat
Sambutan Pembukaan Penyelenggara
Diklat
Daftar Peserta Diklat
Bahan Ajar Diklat
Daftar Hadir Peserta Diklat
Daftar Hadir Widyaiswara
Formulir Evaluasi Diklat
Formulir Evaluasi Widyaiswara
Hasil Formulasi Evaluasi Peserta Diklat
Sertifikat/STTPL
Sambutan Penutupan Diklat

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3

4

5

6

5

Laporan penyelenggaraan diklat

2 tahun

1 tahun

2 tahun

Dinilai kembali

6

Evaluasi penyelenggaraan diklat

2 tahun

1 tahun

1 tahun

Dinilai kembali

7

Evaluasi alumni pasca diklat

2 tahun

1 tahun

1 tahun

Dinilai kembali

8

Akreditasi pusat diklat

Selama berlaku

1 tahun

9 tahun

Permanen

9

Sertifikasi Sumber Daya Manusia

Selama berlaku

1 tahun

9 tahun

Permanen

22

NO

1
10

Jenis Arsip

2
Sekolah Kejuruan Kehutanan
a. Kurikulum dan Silabus
b.
c.
d.
e.
f.

Penerimaan
Kegiatan Belajar Mengajar
Evaluasi dan Laporan
Ijazah dan transkrip nilai
Penempatan
Salinan sesuai dengan aslinya
KEPALA BIRO HUKUM DAN ORGANISASI,

ttd.
KRISNA RYA

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Aktif
Inaktif
Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Unit Pusat
Kearsipan

3

4

5

Setelah menjadi
pedoman
3 tahun
3 tahun
3 tahun
3 tahun
3 tahun

1 tahun

4 tahun

1
1
1
1
1

2
2
2
2
2

tahun
tahun
tahun
tahun
tahun

tahun
tahun
tahun
tahun
tahun

MENTERI KEHUTANAN
REPUBLIK INDONESIA,

ttd.
ZULKIFLI HASAN

Keterangan

6
Musnah
Musnah
Musnah
Musnah
Vital
Musnah

1

LAMPIRAN III PERATURAN MENTERI KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR
TENTANG

: P.45/Menhut-II/2014
:

JADWAL RETENSI ARSIP KEMENTERIAN KEHUTANAN
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF
KEMENTERIAN KEHUTANAN
No
Jenis Arsip
2

1

Aktif

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Inaktif

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

3

4

Unit Pusat
Kearsipan
5

Keterangan
6

I

PENYULUHAN

1

Program Kerja Penyuluhan

2 tahun

1 tahun

2 tahun

Musnah

2

Materi Penyuluhan

2 tahun

1 tahun

2 tahun

Musnah

3

Program Penyuluhan

2 tahun

1 tahun

2 tahun

Musnah

4

Sarana Penyuluhan

2 tahun

1 tahun

2 tahun

Musnah

5

Pengembangan Tenaga Penyuluhan

2 tahun

1 tahun

2 tahun

Musnah

6

Pemberdayaan Masyarakat

2 tahun

1 tahun

2 tahun

Musnah

7

Pelaksanaan Penyuluhan

2 tahun

1 tahun

2 tahun

Musnah

8

Diseminasi

2 tahun

1 tahun

2 tahun

Musnah

9

Evaluasi dan Laporan

2 tahun

1 tahun

2 tahun

Dinilai Kembali

II

PLANOLOGI KEHUTANAN

1

Perencanaan Kawasan Hutan
a. Perencanaan Makro Kawasan Hutan
b. Penataan Ruang Kawasan Hutan
c. Statistik dan Jaringan Komunikasi Data
Kehutanan

10 tahun
10 tahun
10 tahun

1 tahun
1 tahun
1 tahun

5 tahun
5 tahun
5 tahun

Permanen
Permanen
Permanen

2

No
Aktif

Jenis Arsip
1
2

b. Perubahan Fungsi dan Peruntukan Kawasan
Hutan
c. Informasi dan Dokumentasi Kawasan Hutan

3

4

5

Inventarisasi dan Pemantauan Sumber Daya Hutan
a. Inventarisasi Sumber Daya Hutan
b. Pemantauan Sumber Daya Hutan
c. Pemetaan Sumber Daya Hutan
d. Jaringan Data Spasial
Penggunaan Kawasan Hutan
a. Penggunaan Kawasan Hutan
b. Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)
Penggunaan Kawasan Hutan
c. Informasi Penggunaan Kawasan Hutan

Pengelolaan dan Penyiapan Areal Pemanfaatan
Hutan
a. Pembentukan Wilayah Pengelolaan Hutan
b. Penyiapan Areal Pemanfaatan Hutan
c. Informasi Wilayah Pengelolaan dan
Pemanfaatan Kawasan Hutan

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

3

4

Unit Pusat
Kearsipan
5

1 tahun setelah SK
diperbaharui
1 tahun setelah SK
diperbaharui
5 tahun

1 tahun

7 tahun

Permanen

1 tahun

7 tahun

Permanen

2 tahun

3 tahun

Musnah, kecuali master
Permanen

2
2
2
2

3
3
3
3

2
Pengukuhan dan Penatagunaan Kawasan Hutan
a. Pengukuhan Kawasan Hutan

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Inaktif

5
5
5
5

tahun
tahun
tahun
tahun

tahun
tahun
tahun
tahun

6

tahun
tahun
tahun
tahun

Permanen
Permanen
Permanen
Permanen

5 tahun
5 tahun

2 tahun
2 tahun

3 tahun
3 tahun

Permanen
Musnah

5 tahun

2 tahun

3 tahun

Musnah, kecuali master
Permanen

5 tahun
5 tahun
5 tahun

2 tahun
2 tahun
2 tahun

3 tahun
3 tahun
3 tahun

Permanen
Permanen
Musnah, kecuali master
Permanen

3

No
Jenis Arsip
1
III
1

2

Jangka Waktu Simpan (Retensi)
Inaktif

Keterangan

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

3

4

Unit Pusat
Kearsipan
5

7 tahun

1 tahun

2 tahun

Permanen

1 tahun setelah SK
diperbaharui
1 tahun setelah SK
diperbaharui
1 tahun setelah SK
diperbaharui

2 tahun

7 tahun

Permanen

2 tahun

7 tahun

Permanen

2 tahun

7 tahun

Permanen

1 tahun setelah SK
ditetapkan

2 tahun

7 tahun

Permanen

1 tahun setelah SK
diperbaharui
2 tahun
2 tahun
2 tahun setelah tidak
menjadi pemegang saham
2 tahun

2 tahun

7 tahun

Permanen

1 tahun
1 tahun
1 tahun

3 tahun
5 tahun
5 tahun

Musnah
Musnah
Musnah

1 tahun

5 tahun

Permanen

1 tahun setelah SK
diperbaharui

2 tahun