Evaluasi sistem pengendalian intern pengeluaran kas : studi kasus di Kopertis Wilayah V Yogyakarta - USD Repository

  EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS Studi Kasus di Kopertis wilayah V Yogyakarta

  SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

  Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

  Oleh: Dwi Pangesti

  NIM: 062114103 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA

  Skripsi EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS

  Studi Kasus di Kopertis wilayah V Yogyakarta Oleh:

  Dwi Pangesti NIM: 062114103

  Telah disetujui oleh: Dosen Pembimbing Ir. Drs. Hansiadi Yuli Hartanto, M.Si., Akt., QIA Tanggal: 4 Agustus 2010

  HALAMAN PERSEMBAHAN

  

“Terkutuklah orang yang mengandalkan manusia,

yang mengandalkan kekuatannya sendiri, dan

yang hatinya menjauh daripada Tuhan!

Diberkatilah orang yang mengandalkan Tuhan,

yang menaruh harapannya pada Tuhan!”

(Yeremia 17:5,7)

  Kupersembahkan untuk: Allah Tri Tunggal Maha Kudus Ayah dan Ibuku terkasih Kakakku Andi Wicaksono Adikku Richa Oktavinanza UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS Yang bertanda tangan dibawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pengeluaran Kas yang diajukan pada Oktober 2010 adalah hasil karya saya.

  Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.

  Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian saya terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.

  Yogyakarta, 30 Oktober 2010 Yang membuat pernyataan, LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Yang bertanda tangan dibawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma:

  Nama : Dwi Pangesti Nomor Mahasiswa : 062114103

  Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul: Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pengeluaran Kas.

  Dengan demikian saya memberikan kepada Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal 30 Oktober 2010 Yang menyatakan (Dwi Pangesti)

  KATA PENGANTAR Puji dan syukur kepada Allah atas berkat dan rahmatNya yang telah dilimpahkan, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat dalam memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma.

  Penulis menyadari bahwa skripsi ini tidak akan berhasil tanpa bantuan dari berbagai pihak. Oleh sebab itu penulis mengucapkan terima kasih kepada: a. Allah Tri Tunggal Maha Kudus yang senantiasa membimbing disetiap langkah yang kuambil.

  b. Romo Dr. Ir. Paulus Wiryono P., S.J., selaku Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan belajar kepada penulis.

  c. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Ak., QIA., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

  d. Yusef Widya Karsana, M.Si., Akt., QIA selaku Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

  e. Ir. Drs. Hansiadi Yuli Hartanto., M.Si., Akt., QIA selaku Dosen Pembimbing skripsi yang telah membantu serta membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

  f. Ayahku Issupardi dan Ibuku Kristina Sapti Harjuni yang selalu setia mendampingi, memberikan semangat serta doa kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini.

  g. Kakakku Andi Wicaksono serta adikku Richa Octavinanza yang membantu dalam doa sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

  h. Prof. Dr. Ir. Budi S. Wignyosukarto, Dip., Bapak Hardiman S.H., M.M., Ibu Sri Yulianti, S.E., Bapak Joko Haryono serta seluruh karyawan Kopertis wilayah V yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. i. Gita Ruth Vernanda yang telah memberikan semangat dan doa dalam j. Sahabatku Fenti, Eska, Elli, Mea, Nila, Jojo, dan Joan yang telah memberikan dukungan dalam penyelesaian skripsi ini. k. Teman-teman ex HIMAKS 2008 Deddy, Wasis, Natalia, Liani, dan

  Veni yang telah memberikan dukungan doa dan semangat dalam penyelesaian skripsi ini. l. Berbagai pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih kurang sempurna. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak dalam penyempurnaan skripsi ini. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

  Yogyakarta, 30 Oktober 2010 Dwi Pangesti

  DAFTAR ISI Halaman

  HALAMAN JUDUL ............................................. .............................. i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING .................................. . ii HALAMAN PENGESAHAN .............................................................. iii HALAMAN PERSEMBAHAN............................. ............................... iv PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ......................... ......... . v PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ................................ vi KATA PENGANTAR ............................. ............................................. vii DAFTAR ISI ............................................ ..................... ....................... . ix DAFTAR TABEL ....................................................... .................... ...... xii DAFTAR GAMBAR ....................................................... ..................... xiii ABSTRAK ........................... ...................................... ........................... xiv

  ABSTRACT ................................................................. ........................... xv BAB I PENDAHULUAN ............................................................... .

  1 A. Latar Belakang Masalah ...................................................

  1 B. Rumusan Masalah .............................. ..............................

  3 C. Tujuan Penelitian ..............................................................

  3 D. Manfaat Penelitian ............................................................

  3 E. Sistematika Penulisan ......................... ..............................

  4

  BAB II TINJAUAN PUSTAKA ........................... ............................

  38 D. Populasi dan Sampel Penelitian .....................................

  50 C. Visi dan Misi Kopertis ........................ ...................... .......

  49 B. Lokasi Kopertis .................................. .............................

  49 A. Sejarah Berdirinya Kopertis ............... .............................

  40 BAB IV GAMBARAN UMUM ............................ .............................

  40 G. Teknik Analisis Data ......................... .............................

  39 F. Data yang Diperlukan ........................ .............................

  39 E. Teknik Pengumpulan Data ................ .............................

  38 C. Subjek dan Objek Penelitian ..........................................

  6 A. Sistem Pengendalian Intern .............................................

  38 B. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................

  38 A. Jenis Penelitian .................................. ........................ .....

  36 BAB III METODE PENELITIAN ...................... ....................... ........

  34 F. Penelitian Terdahulu .......................... .............................

  32 E. Pengujian Kepatuhan ....................... ...............................

  18 D. Organisasi Nonprofit .......................... .............................

  13 C. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ............... ..................

  6 B. Sistem Akuntansi .............................................................

  50 D. Kegiatan Kopertis ............................... ............................. 51

  BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ..........................

  58 A. Analisis Data ...................................... .............................

  58

  1. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas pada Kopertis wilayah V ....................................... ............................

  58

  2. Efektivitas Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas .......................................

  67 B. Pembahasan ........................................ .............................

  74 BAB VI PENUTUP ................................................ .............................

  79 A. Kesimpulan ......................................... .............................

  79 B. Keterbatasan Penelitian....................... .............................

  80 C. Saran ................ ................................... .............................

  80 DAFTAR PUSTAKA .............................................. .............................

  82 LAMPIRAN ............................................................. ........................ .... .

  84 Pedoman Wawancara .................................................... ............

  85 Daftar Kuisioner Pengendalian Intern Pengeluaran Kas ...........

  87 Format Pembukuan Pengeluaran Kas Harian ............................

  91 Diagram Alir Sistem Pengeluaran Kas Kopertis .......................

  92 Diagram Alir Sistem Pengeluaran Kas Teori ............................

  94

  DAFTAR TABEL

  Wewenang dan Prosedur Pencatatan .............................. 63

  Sample Size and Upper Precision Limit Population Accurance Rate Based on Sample Results ...................... 71

Tabel 5.7 : Attribute Table For Determining Stop-or-GoTabel 5.6 : Hasil Pemeriksaan Terhadap Pembayaran Tunai ........... 69Tabel 5.5 : Hasil Pemilihan Sampel Pengeluaran Kas ...................... 68Tabel 5.4 : Perbandingan antara Teori dan Praktik Karyawan yang Mutunya Sesuai Tanggung Jawabnya .................... 66

  Praktik yang Sehat .................... ...................................... 65

Tabel 5.3 : Perbandingan antara Teori dan PraktikTabel 5.2 : Perbandingan antara Teori dan Praktik SistemTabel 1.1 : Simbol-Simbol Standar Untuk Pembuatan Flowchart ... 12

  Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Secara Tegas ................................. ................................... 62

Tabel 5.1 : Perbandingan antara Teori dan Praktik Struktur

  Sample Size and Upper Precision Limit Population Accurance Rate Based on Sample Results ...................... 45

Tabel 1.4 : Attribute Sampling Table for Determining Stop-or-GoTabel 1.3 : Stop-or-Go Decision ....................................................... . 42

  Kepatuhan ....................................................................... 40

Tabel 1.2 : Besarnya Sampel Minimum untuk PengujianTabel 5.8 : Hasil Pengujian Kepatuhan pada Pengeluaran Kas ....... 74

  DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1 : Struktur Organisasi Kopertis wilayah V ........................ 45

  ABSTRAK EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS Studi Kasus di Kopertis wilayah V Yogyakarta

  Dwi Pangesti NIM: 062114103

  Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

  2010 Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah pelaksanaan sistem pengendalian intern pengeluaran kas di Kopertis wilayah V sudah berjalan dengan efektif.

  Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Teknik pengumpulan data yang dilakukan antara lain wawancara, dokumentasi dan kuesioner. Teknik analisis data yang digunakan adalah: (1) Membuat tabel perbandingan sistem pengendalian intern pengeluaran kas kajian teori dengan sistem pengendalian intern pengeluaran kas di Kopertis. (2) Melakukan pengujian kepatuhan pelaksanaan unsur sistem pengendalian intern pada pengeluaran kas dengan metode stop or go sampling.

  Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern pengeluaran kas dengan melakukan uji kepatuhan terhadap empat attribute yang ditetapkan adalah: otorisasi dari pejabat yang berwenang adalah efektif, bukti kas keluar yang dilengkapi dengan dokumen pendukung adalah efektif, kesesuaian data yang tertera pada dokumen pokok dengan dokumen pendukung adalah efektif, dan adanya nomor urut tercetak pada bukti kas keluar adalah tidak efektif. Jadi secara keseluruhan sistem pengendalian intern pengeluaran kas di Kopertis wilayah V tidak efektif.

  ABSTRACT AN EVALUATION OF INTERNAL CONTROL SYSTEM ON CASH EXPENDITURE A Case Study in “Kopertis wilayah V Yogyakarta”

  Dwi Pangesti NIM: 062114103

  Sanata Dharma University Yogyakarta

  2010 The aim of the research was to find out the effectiveness of internal control system on cash expenditure in “Kopertis wilayah V”. This research was a case study. The data were collected by interviews, documentation and questionnaire. The data analysis techniques were: (1)

  Conducting interviews and distributing questionnaire related to the internal control system of cash expenditure (2) Performing compliance testing of the implementation of elements of the internal control system on cash disbursement with stop or go sampling method.

  Based on the analysis, it could be concluded that the internal control system of cash expenditure using compliance test on four attributes were: authorization of the authorized staff was effective, proof of payment completed with supporting documents was effective, the suitability of data contained on primary document with supporting documents was effective, and the printed serial number on the proof of payment was not effective. Therefore, the internal control system of cash expenditure in “Kopertis wilayah V” was generally ineffective.

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Kas merupakan unsur yang sangat penting dalam kegiatan usaha

  perusahaan, karena hampir setiap kegiatan usaha dan transaksi yang terjadi di dalam perusahaan mengakibatkan terjadinya penerimaan dan pengeluaran kas. Kas juga merupakan kekayaan perusahaan yang menghadirkan masalah pengelolaan dan pengendalian yang khusus, tidak hanya karena hal itu termasuk di dalam banyak transaksi besar, tetapi juga karena alasan lain yaitu kas adalah harta tunggal yang segera dapat dikonversikan menjadi jenis harta lain. Sifat kas yang mudah dikonversikan menjadi harta lain menyebabkan kas menjadi sangat rentan terhadap tindak kejahatan maupun pencurian, akuntansi yang benar untuk transaksi kas mensyaratkan bahwa pengendalian- pengendalian ditetapkan guna memastikan bahwa kas yang menjadi milik perusahaan tidak dikonversikan secara tidak semestinya untuk keperluan pribadi seseorang dalam kaitannya dengan perusahaan (Kieso, 1995: 403).

  Penerimaan maupun pengeluaran kas memerlukan sebuah pertanggungjawaban dari tiap personel yang berhubungan dengan aktivitas tersebut. Selain itu, juga sangat dibutuhkan suatu sistem yang dapat memberikan perlindungan pada kas, sistem tersebut harus dapat memonitor kas dengan baik sehingga jika terjadi kesalahan atau penyimpangan dapat adalah sistem pengendalian intern pengeluaran kas. Dengan adanya sistem ini, suatu perusahaan dapat melindungi kasnya dan mengurangi resiko terhadap penyalahgunaan maupun penyelewengan kas.

  Pada perusahaan yang masih berskala kecil, pemilik perusahaan dapat melakukan pengawasan atas semua kegiatan operasional perusahaan secara langsung. Akan tetapi dalam perusahaan yang berskala besar, pengawasan secara langsung tidak mudah untuk dilakukan. Untuk mengatasi hal tersebut maka sebuah perusahaan harus memiliki sebuah sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern yang baik harus mencakup keempat unsur pokok dari sistem pengendalian intern yaitu struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas; sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya; praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi; dan karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya.

  Kopertis merupakan suatu lembaga yang dibentuk oleh Menteri Pendidikan Nasional yang bertanggungjawab dalam pembinaan pendidikan tinggi di Daerah Istimewa Yogyakarta. Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, Kopertis juga melakukan aktivitas pengeluaran kas. Pada aktivitas pengeluaran kas tersebut tentunya terdapat suatu sistem pengendalian intern yang digunakan untuk memberikan perlindungan terhadap penyalahgunaan maupun penyelewengan kas. Untuk dapat menilai efektif diperlukan evaluasi. Hal ini yang melatar belakangi penulis untuk mengevaluasi sistem pengendalian intern pengeluaran kas di Kopertis wilayah

  V Yogyakarta.

B. Rumusan Masalah

  Apakah pelaksanaan sistem pengendalian intern pengeluaran kas di Kopertis wilayah V sudah efektif?

C. Tujuan Penelitian

  Untuk mengetahui efektif atau tidaknya pelaksanaan sistem pengendalian intern pengeluaran kas pada Kopertis wilayah V.

D. Manfaat Penelitian

  1. Bagi Kopertis wilayah V Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menambah informasi dan masukan bagi pelaksanaan pengendalian intern pengeluaran kas.

  2. Bagi Universitas Sanata Dharma Menambah pembendaharaan bacaan ilmiah dan memberi masukan bagi pihak yang berminat untuk memperdalam sistem pengendalian intern khususnya terhadap pengeluaran kas.

  3. Bagi Penulis Manfaat penelitian bagi peneliti adalah untuk memperdalam

E. Sistematika Penulisan

  BAB I : Pendahuluan Dalam bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

  BAB II : Tinjauan Pustaka Bab ini berisi teori-teori yang akan dipakai untuk mengolah data atau yang mendasari penulisan, yaitu sistem pengendalian intern, sistem akuntansi pengeluaran kas, organisasi non profit, pengujian kepatuhan, dan penelitian terdahulu.

  BAB III : Metode Penelitian Bab ini berisi jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subyek dan obyek penelitian, data yang diperlukan, metode pengumpulan data serta teknik analisis data.

  BAB IV : Gambaran Umum Perusahaan Bagian ini berisi suatu tinjauan secara umum Kopertis wilayah V yang diteliti oleh penulis. BAB V : Analisis Data & Pembahasan Bagian ini berisi tentang analisis dari data dan keterangan- keterangan yang diperoleh penulis dari pihak Kopertis maupun luar Kopertis.

  BAB VI : Penutup pengujian pengendalian, keterbatasan penelitian serta saran yang diharapakan dapat bermanfaat bagi Kopertis wilayah V.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001: 163), “Sistem pengendalian intern meliputi

  struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”. Definisi tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut.

  1. Pemahaman atas Sistem Pengendalian Intern (Mulyadi, 2002: 179) Pengendalian intern yang digunakan dalam suatu entitas merupakan faktor yang menentukan keandalan laporan keuangan yang dihasilkan oleh entitas. Oleh karena itu, dalam memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan yang diauditnya, auditor meletakkan kepercayaan atas efektivitas pengendalian intern dalam mencegah terjadinya kesalahan yang material dalam proses akuntansi. Dalam memperoleh pemahaman atas pengendalian intern, auditor menggunakan tiga macam prosedur audit berikut ini: a. Mewawancarai karyawan perusahaan yang berkaitan dengan unsur pengendalian.

  b. Melakukan inspeksi terhadap dokumen dan catatan.

  Perlu dibedakan antara prosedur pemahaman atas pengendalian intern dan pengujian pengendalian (test of control). Dalam pelaksanaan standar tersebut, auditor melaksanakan prosedur pemahaman pengendalian intern dengan cara mengumpulkan informasi tentang desain pengendalian intern dan informasi apakah desain tersebut dilaksanakan. Di samping itu, pelaksanaan standar tersebut juga mengharuskan auditor melakukan pengujian terhadap efektivitas pengendalian intern dalam mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Pengujian ini disebut dengan pengujian kepatuhan (compliance test) atau pengujian pengendalian (test of control).

  Auditor melakukan dua macam pengujian untuk menguji kepatuhan terhadap pengendalian intern: a. Pengujian adanya kepatuhan terhadap pengendalian intern.

  Untuk menentukan informasi mengenai pengendalian yang dikumpulkan oleh auditor benar-benar ada, dilakukan pengujian: 1) Pengujian transaksi dengan cara mengikuti pelaksanaan transaksi tertentu.

  2) Pengujian transaksi tertentu yang telah terjadi dan yang telah dicatat.

  b. Pengujian tingkat kepatuhan terhadap pengendalian intern.

  Dalam pengujian tingkat kepatuhan klien terhadap pengendalian intern pembelian, auditor dapat menempuh prosedur audit berikut: 1) Mengambil sampel bukti kas keluar dan memeriksa kelengkapan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) serta tanda tangan pejabat yang berwenang baik dalam bukti kas keluar maupun dokumen pendukungnya. Tujuannya untuk mendapatkan kepastian transaksi pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.

  2) Melaksanakan pengujian bertujuan ganda (dual-purpose test), yang merupakan kombinasi antara pengujian yang tujuannya untuk menilai efektivitas pengendalian intern (pengujian pengendalian) dan pengujian yang tujuannya menilai kewajaran informasi yang disajikan dalam laporan keuangan (pengujian substantif).

  2. Tujuan Pokok Sistem Pengendalian Intern Ada empat tujuan pokok sistem pengendalian intern (Mulyadi,

  2001: 163)

  a. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi Kekayaan fisik suatu organisasi dapat hilang karena dicuri, disalahgunakan, atau hancur karena kecelakaan. Kekayaan yang tidak memiliki wujud fisik, akan rawan oleh kecurangan jika dokumen penting dan catatan tidak dijaga. kOleh karena itu, perlu pengendalian yang memadai untuk melindungi kekayaan tersebut.

  b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi Informasi keuangan yang teliti dan andal diperlukan untuk menjalankan kegiatan usaha. Informasi akuntansi oleh manajemen akan dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal. Karena data akuntansi mencerminkan perubahan kekayaan perusahaan/lembaga, maka ketelitian dan keandalan data akuntansi merefleksikan pertanggungjawaban penggunaan kekayaan perusahaan/ lembaga.

  c. Mendorong efisiensi Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yangtidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan, untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien.

  d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur sistem pengendalian intern yang ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan. Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam: pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control).

  Pengendalian intern akuntansi yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian serta keandalan data akuntansi. kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.

  Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

  3. Unsur-unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern Ada empat unsur pokok sistem pengendalian intern (Mulyadi,

  2001: 165)

  a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab dalam organisasi harus didasarkan pada prinsip-prinsip berikut: 1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.

  2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

  b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.

  Pada organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya setiap transaksi, serta merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi.

  Penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi, serta diperlukan prosedur pencatatan yang baik agar menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi.

  c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Cara-cara yang umum ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:

  1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakainya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak. 2) Pemeriksaan mendadak (surprise audit). Pemeriksaan mendadak diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang ditetapkan. 3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Jika setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan dari pihak lain akan terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap organisasi terkait, maka akan terlaksana praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.

  4) Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.

  5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan tersebut. 6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan.

  Hal ini berfungsi untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya.

  7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek organisasi ini disebut staf pemeriksa intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya staf pemeriksa intern harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi serta harus bertanggung jawab langsung kepada manajemen puncak. Adanya staf ini akan menjamin efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern.

  d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

  Mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan kompeten dan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggungjawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif, meskipun hanya sedikit unsur sistem pengendalian yang mendukungnya. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut dapat ditempuh: 1) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.

  2) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan pekerjaannya.

  Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001: 3). Dalam membahas sistem akuntansi perlu dibedakan pengertian sistem dan prosedur, agar memperoleh gambaran jelas mengenai berbagai sistem yang menghasilkan berbagai macam formulir yang diolah dalam sistem akuntansi. Definisi dari sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, sedangkan definisi prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

  Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen (flowchart). Tabel 1.1 menunjukkan simbol-simbol yang biasa digunakan untuk membuat bagan alir dokumen (flowchart).

Tabel 1.1 Simbol-Simbol Standar untuk Pembuatan FlowchartTabel 1.1 Simbol-Simbol Standar untuk Pembuatan Flowchart (lanjutan)Tabel 1.1 Simbol-Simbol Standar untuk Pembuatan Flowchart (lanjutan)Tabel 1.1 Simbol-Simbol Standar untuk Pembuatan Flowchart (lanjutan)Tabel 1.1 Simbol-Simbol Standar untuk Pembuatan Flowchart (lanjutan)

C. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

  Ada dua sistem akuntansi pokok yang digunakan untuk melaksanakan pengeluaran kas:

  1. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek Pengeluaran kas dalam perusahaan yang dilakukan dengan

  (biasanya karena jumlahnya relatif kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil.

  a. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah bukti kas keluar, cek dan permintaan cek.

  1) Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Disamping itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.

  2) Cek Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. 3) Permintaan Cek (check request)

  Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi pengeluaran kas yang tidak berupa pembayaran utang yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis permintaan cek keluar. Bukti kas keluar ini dibuat sebagai perintah kepada fungsi keuangan untuk membuat cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

  b. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yaitu jurnal pengeluaran kas dan register cek. 1) Jurnal Pengeluaran Kas (cash disbursement journal)

  Untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas. 2) Register cek (check register)

  Untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal: register bukti kas keluar (untuk mencatat utang yang timbul) dan register cek (untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek).

  c. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas dengan cek yaitu fungsi yang memerlukan pengeluaran kas, fungsi kas, fungsi akuntansi dan fungsi pemeriksa intern.

  1) Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek yang sudah mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi kepada fungsi akuntansi.

  2) Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur. 3) Fungsi Akuntansi

  Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas: a) Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.

  b) Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek c) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tecantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

  4) Fungsi Pemeriksa Intern Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku besar). Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised

  audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

  d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem 1) Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

  a) Prosedur pembuatan bukti kas keluar Berdasarkan dokumen pendukung (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) yang telah dikumpulkan melalui sistem pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh fungsi akuntansi, dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar, fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar yang berfungsi sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah rupiah yang tercantum pada dokumen tersebut dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya ditulis dalam dokumen tersebut. b) Prosedur pembayaran kas Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut yang namanya tercantum pada bukti kas keluar.

  c) Prosedur pencatatan pengeluaran kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. 2) Sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan permintaan cek, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: a) Prosedur permintaan cek

  Dalam prosedur ini, fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek. Dokumen ini dimintakan otorisasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi akuntansi sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

  b) Prosedur pembuatan bukti kas keluar Berdasarkan dokumen pendukung (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) yang telah dikumpulkan melalui sistem pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar yang berfungsi sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah rupiah yang tercantum pada dokumen tersebut dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya ditulis dalam dokumen tersebut.

  c) Prosedur pembayaran kas Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut yang namanya tercantum pada bukti kas keluar.

  d) Prosedur pencatatan pengeluaran kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

  e. Unsur Pengendalian Intern 1) Organisasi: a) Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

  b) Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kas sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan fungsi lain. 2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan:

  a) Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang b) Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.

  c) Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. 3) Praktik yang Sehat:

  a) Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.

  b) Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kassa setelah transaksi pengeluaran dilakukan.

  c) Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan informasi pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksaan intern (internal audit

  function) yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.

  d) Semua pengeluaran kas harus dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.

  e) Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan dengan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system.

  f) Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.

  g) Kas yang ada di tangan (cash on hand) dan kas yang ada di perjalanan (cash intransit) diasuransikan dari kerugian.

  h) Kasir diasuransikan (fidelity bond insurence). i) Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register kas, lemari besi, dan strong room). j) Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kas.

  2. Sistem Dana Kas Kecil Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara: sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance sistem) dan imprest system.

  a. Fluctuating Fund Method: menyediakan sejumlah uang tunai dalam jumlah tidak tetap yang tergantung kepada besarnya pengeluaran perusahaan yang nilainya dianggap yang diduga akan terjadi untuk periode tertentu. Dalam sistem ini penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: 1) Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening

  2) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.

  3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat denagn mendebit rekening Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu. Dengan demikian, dalam sistem saldo berfluktuasi, catatan kas perusahaan tidak dapat direkonsiliasi dengan catatan bank, oleh karena itu rekonsiliasi bank bukan merupakan alat pengendalian bagi catatan kas perusahaan.

  b. Imprest Fund Method: menyediakan sejumlah uang tunai yang ditaksir dapat membayar semua pengeluaran perusahaan yang nilainya dianggap kecil untuk setiap periode tertentu. Dalam sistem ini, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut: 1) Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo rekening

  Dana Kas Kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi. 2) Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening Dana Kas Kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip

  3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti kas keluar kecil.

  Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Rekening Dana Kas Kecil tidak terpengaruh dengan pengeluaran dana kas kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas kecil mudah dilakukan, yaitu dengan cara periodik atau secara mendadak menghitung dana kecil. Jumlah uang yang ada ditambah dengan permintaan pengeluaran kas kecil yang belum dipertanggungjawabkan dan bukti pengeluaran dana kas kecil, harus sama dengan saldo rekening Dana Kas Kecil yang tercantum dalam buku besar.

  c. Dokumen Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil meliputi bukti kas keluar, cek, permintaan pengeluaran kas kecil, bukti kas keluar kecil, dan permintaan pengisian kembali kas kecil. 1) Bukti kas keluar

  Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

  2) Cek Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. 3) Permintaan pengeluaran kas kecil

  Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang dana kas kecil menurut nama pemakai dana kas kecil.

  4) Bukti pengeluaran kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. 5) Permintaan pengisian kembali kas kecil

  Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.

  d. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil meliputi jurnal pengeluaran kas, register cek dan pengeluaran dana

  1) Jurnal Pengeluaran Kas (cash disbursement journal) Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluran kas adalah bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas. 2) Register cek (check register)

  Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. 3) Jurnal pengeluaran dana kas kecil

  Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini hanya digunakan dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system.

  e. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah: 1) Fungsi kas.

  Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil

  2) Fungsi akuntansi.