ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA UNTUK MENDUKUNG PENGELOLAAN PERSEDIAAN DAN PENJUALAN PADA PT. DINAMIKA INDONUSA PRIMA - Binus e-Thesis
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Jurusan Teknik Informatika Skripsi Sarjana Komputer
Semester Ganjil tahun 2006 / 2007
“Analisis dan Perancangan Sistem Basisdata untuk Mendukung
Pengelolaan Persediaan dan Penjualan pada
PT Dinamika Indonusa Prima”
Lina Utomo (0700677613) Christine (0700710913)
Vincent (0700711071) Kelas / Kelompok : 07PMT / 01
Abstrak
PT Dinamika Indonusa Prima merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam penjualan springbed. Saat ini perusahaan memiliki permasalahan pada sistem transaksi yang berjalan. Dari hasil penelitian yang telah dilakukan, memperlihatkan bahwa sistem yang berjalan masih menggunakan sistem manual dalam melakukan transaksi. Hal ini dirasakan kurang efektif dan efisien bila transaksi yang terjadi berskala besar. Selain merugikan pihak perusahaan, tentunya pelanggan juga akan sangat terganggu dengan lamanya layanan yang diberikan. Oleh karena itu diperlukan perancangan basisdata penjualan dan persediaan pada perusahaan. Metode penelitian yang digunakan dalam merancang sistem ini adalah menggunakan metode survei, yaitu dengan melakukan survei lapangan ke perusahaan yang bersangkutan dan wawancara dengan karyawan, menganalisa hasil survei dan wawancara untuk mengetahui permasalahan-permasalahan apa saja yang dihadapi perusahaan. Dan juga melakukan studi kepustakaan dengan mengambil informasi yang berasal dari buku-buku yang berkaitan dengan obyek penelitian. Sementara itu dalam perancangan terstrukturnya dilakukan perancangan konseptual, fisika, logikal, juga rancangan layer output dan input yang dihasilkan. Dengan adanya sistem yang dirancang ini diharapkan dapat berguna bagi perusahaan dalam meningkatkan produktivitas kerja dan memudahkan pelanggan.
Kata Kunci :
Analisis, perancangan, basisdata, penjualan, persediaan v
PRAKATA
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat yang telah diberikan - Nya sehingga kami dapat membuat dan menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya.
Skripsi ini dibuat dalam rangka untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan jenjang studi Strata-1 (S1). Tujuan dibuatnya laporan ini adalah menganalisis dan merancang basisdata untuk mendukung pengelolaan penjualan dan persediaan pada PT. Dinamika Indonusa Prima.
Keberhasilan penulis dalam pembuatan Skripsi ini tidak lepas dari bantuan, dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Gerardus Polla, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, yang telah memberi kesempatan pada penulis untuk menyusun skripsi ini.
2. Bapak H.M Subekti, BE., M.Sc., selaku Ketua Jurusan Universitas Bina Nusantara
3. Bapak Fredy Purnomo S.Kom, M.Kom, selaku Sekretaris Jurusan Universitas Bina Nusantara.
4. Bapak Muh. Tassim Billah, Ir., M.Sc. sebagai dosen pembimbing, yang telah membantu dalam mengarahkan, memberikan koreksi dan masukan terhadap penyusunan skripsi ini.
5. Ibu Aju Eka Dewi, selaku Finance and Accountant Manager PT. Dinamika Indonusa Prima yang telah mengijinkan penulis untuk melakukan survei. Dan Bapak Ang Gunawan, selaku EDP Manager, selaku narasumber kami pada PT.
Dinamika Indonusa Prima yang telah banyak memberikan data-data dan masukan yang diperlukan oleh penulis.
6. Seluruh dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan bekal dan tuntunan kepada penulis dengan berbagai pengetahuan selama ini.
7. Orang tua beserta teman-teman yang telah banyak memberikan dukungan dan doa dalam penulisan skripsi ini.
Kami telah berusaha semaksimal mungkin dalam pembuatan skripsi ini. Tetapi tidak ada yang sempurna di dunia ini, oleh karena itu kami sangat menyadari akan perlunya kritik dan saran yang membangun dari pembaca.
Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.
Jakarta, Januari 2007 Penulis vi
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar i
Halaman Judul Dalam ii
Halaman Persetujuan Softcover iii
Abstrak iv
Prakata v
Daftar Isi vii
Daftar Tabel xiii
Daftar Gambar xv
Daftar Lampiran xxi
BAB 1 PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang
1
1.2 Ruang Lingkup
2
1.3 Tujuan dan Manfaat
3
1.3.1 Tujuan Analisis dan Perancangan
3
1.3.2 Manfaat Analisis dan Perancangan
4
1.4 Metodologi
5
1.5 Sistematika Penulisan
6 BAB 2 LANDASAN TEORI 8
2.1 Pendekatan Basisdata
8
2.1.1 Pengertian Basidata
8
2.1.2 Konsep Basisdata
9
2.1.3 Database Management System (DBMS)
10
2.1.4 Data Definition Language (DDL)
16
2.1.5 Data Manipulation Language (DML)
18
2.1.6 Fourth-Generation Languages (4GL)
19
2.1.7 Database System Development Lifecycle
19
2.1.7.1 Database Planning (Perencanaan Basisdata)
21
2.1.7.2 System Definition (Definisi Sistem)
22
2.1.7.3 Requirement Collection and Analysis (Analsis dan Pengumpulan Kebutuhan)
23
2.1.7.4 Database Design (Desain Basisdata)
24
2.1.7.5 DBMS Selection (Seleksi DBMS)
26
2.1.7.6 Application Design (Desain Aplikasi)
26
2.1.7.7 Prototype (Pembuatan Prototipe)
29
2.1.7.8 Implementation (Implementasi)
30
2.1.7.9 Data Conversion and Loading (Konversi dan Pemuatan Data)
31
2.1.7.10 Testing (Pengujian)
31
2.1.7.11 Operational Maintenance (Pemeliharaan Operasional)
31
2.1.8 Tahapan Perancangan Basisdata
32
2.1.8.1 Conceptual Database Design (Perancangan Basisdata Konseptual)
32
2.1.8.2 Logical Database Design (Perancangan Basisdata Logikal)
45
2.1.8.3 Physical Database Design (Perancangan Basisdata Fisikal)
3.1.1 Sejarah Perusahaan
80
2.2.1 Pengertian Penjualan
80
2.2.2 Pengertian Persediaan
83 BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM BASISDATA
88
3.1 Tentang Perusahaan
88
89
78
3.1.2 Tujuan Perusahaan
89
3.1.3 Kegiatan Bisnis
88
3.1.4 Struktur Organisasi
88
3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
92
3.2 Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan
2.2 Pengertian Penjualan dan Persediaan
2.1.12 State Transition Diagram (STD)
53
2.1.9.4 Key (Kunci)
2.1.9 Entity-Relationship Modelling
59
2.1.9.1 Entity Types (Tipe Entitas)
61
2.1.9.2 Relationship Types (Tipe Relasi)
63
2.1.9.3 Attribute (Atribut)
66
67
76
2.1.9.5 Structural Constraints
69
2.1.10 Normalisasi
72
2.1.10.1 Pengertian Normalisasi
72
2.1.10.2 Tahap-Tahap Normalisasi
73
2.1.11 Data Flow Diagram (DFD)
97
3.2.1 Data Flow Diagram
97
3.2.1.1 Diagram Konteks
97
3.2.1.2 Diagram Nol
98
3.2.2 Prosedur di Dalam Sistem 100
3.2.2.1 Prosedur Penjualan 100
3.2.2.2 Prosedur Persediaan 106
3.2.3 Analisa Kebutuhan Informasi 109
3.2.4 Permasalahan yang Dihadapi 111
3.2.5 Solusi Pemecahan Masalah 112
BAB 4 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI 113
4.1 Perancangan Basisdata 113
4.1.1 Perancangan Basisdata Konseptual (Conceptual Database Design) 113
4.1.1.1 Mengidentifikasi tipe entity 114
4.1.1.2 Mengidentifikasi tipe relationship 117
4.1.1.3 Mengidentifikasi dan mengasosiasikan atribut dengan tipe entity atau relationship 120
4.1.1.4 Menentukan domain atribut 123
4.1.1.5 Menentukan atribut candidate dan primary key 127
4.1.1.6 Mempertimbangkan konsep pemodelan enhanced (langkah optional) 129
4.1.1.7 Mengecek model dari redundancy 129
4.1.1.8 Memvalidasi model konseptual terhadap transaksi user 134
4.1.1.9 Me-review model data konseptual dengan user 136
4.1.3.3.3 Merancang general constraints 173
4.1.3.6 Merancang Mekanisme Keamanan 200
4.1.3.5 Merancang user views 198
4.1.3.4.4 Mengestimasi Kapasitas Penyimpanan Yang Dibutuhkan 189
4.1.3.4.3 Memilih index 185
4.1.3.4.2 Memilih organisasi file 183
4.1.3.4.1 Analisis Transaksi 180
4.1.3.4 Merancang organisasi file dan index 180
4.1.3.3.2 Merancang representasi derived data 171 `
4.1.2 Perancangan Basisdata Logikal (Logical Database Design) 137
4.1.3.3.1 Merancang relasi dasar 161
4.1.3 Perancangan Basisdata Fisikal (Physical Database Design) 160
4.1.2.6 Memeriksa perkembangan ke depan 159
4.1.2.5 Me-review model data logikal dengan user 159
4.1.2.4 Memeriksa integrity constraints 154
4.1.2.3 Memvalidasi relasi terhadap transaksi user 154
4.1.2.2 Memvalidasi relasi menggunakan normalisasi 149
4.1.2.1 Menentukan relasi untuk model data logikal 137
4.2 Perancangan Aplikasi 204
4.2.1 Perancangan Struktur Program 204
4.2.2 State Transition Diagram 204
4.2.3 Perancangan Input / Output 219
4.2.3.1 Perancangan Input 219
4.2.3.2 Perancangan Output 235
4.2.4 Spesifikasi Proses 238
4.2.5 Implementasi 258
4.2.5.1 Spesifikasi Perangkat Keras 259
4.2.5.2 Spesifikasi Perangkat Lunak 259
4.2.5.3 Jadwal Implementasi 260
4.2.5.4 Kebutuhan Personil (Brainware) 261
4.2.6 Petunjuk Pemakaian Sistem 262
4.2.7 Evaluasi Sistem 305
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 310
5.1 Simpulan 310
5.2 Saran 311 Daftar Pustaka 312 Daftar Riwayat Hidup
314 Lampiran-Lampiran Fotokopi Surat Survei
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Tabel Entity Name and Description 110Tabel 4.1 Dokumen Tipe Entity114
Tabel 4.2 Dokumen Tipe Hubungan Antar Entity 120Tabel 4.3 Dokumen Atribut Dari Entity121
Tabel 4.4 Dokumen Domain Atribut Dari Entity 123Tabel 4.5 Dokumen yang menunjukkan candidate dan primary key 127 dari setiap entityTabel
4.6 Dokumen Hasil Relasi 146
Tabel 4.7 Tabel referential integrity constraints 155Tabel
4.8 Contoh Tabel Penjualan 172 Tabel
4.9 Contoh Tabel Penjualan_detail 172 Tabel
4.10 Contoh Tabel Barang 172
Tabel 4.11 Tabel Cross-referencing Transactions and Relations 181Tabel
4.12 Tabel Pemilihan DBMS 184 Tabel
4.13 Tabel Index Dari Tiap Entity 188 Tabel
4.14 Tabel Estimasi Pelanggan 190 Tabel
4.15 Tabel Estimasi Telepon Pelanggan 190 Tabel
4.16 Tabel Estimasi FaximilePelanggan 191 Tabel
4.17 Tabel Estimasi Barang 191 Tabel
4.18 Tabel Estimasi Salesman 192 Tabel
4.19 Tabel Estimasi Telepon_Salesman 192
xiii xiv
Tabel
4.20 Tabel Estimasi Penjualan 193 Tabel
4.21 Tabel Estimasi Penjualan_detail 193 Tabel
4.22Tabel Estimasi Pembayaran 194 Tabel
4.23 Tabel Estimasi Retur_Penjualan 194 Tabel
4.24 Tabel Estimasi Retur_Penjualan_Detail 195 Tabel
4.25 Tabel Estimasi Pengeluaran_Barang 195 Tabel
4.26 Tabel Estimasi Penyesuaian_Stok 196 Tabel
4.27 Tabel Estimasi Piutang 196 Tabel
4.28 Tabel Estimasi Bank 197 Tabel
4.29 Tabel Estimasi Keseluruhan 197
Tabel 4.30 Tabel Jadwal Implementasi261
Tabel 4.31 Tabel Perbandingan Sebelum dan Setelah Sistem Diterapkan 309 xv DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Database System Development Lifecycle62 Gambar 2.10 Representasi Diagram Strong Entity Type dan Weak Entity Type
69 Gambar 2.16 Multiplicity Dari one-to one (1:1) Relationship Staff Mengatur Cabang
66 Gambar 2.15 Representasi Diagram Entity Pegawai dan Cabang Beserta Atribut dan Primary Key-nya
65 Gambar 2.14 Representasi Diagram Entity Dengan Dua Relationship Berbeda Beserta Nama Peran
65 Gambar 2.13 Representasi Diagram Recursive Relationship dan Nama Peran
64 Gambar 2.12 Representasi Diagram Derajat Tiga Dari Suatu Tipe Relationship
63 Gambar 2.11 Representasi Diagramatik Dari Relationship
60 Gambar 2.9 Representasi Diagramatik Dari Tipe Entity Pegawai Dan Cabang
20 Gambar 2.2 Model ER Yang Menunjukkan Fan Traps
52 Gambar 2.8 Hubungan Antarpemasok Dengan Barang Dalam Diagram Entity-Relationship
44 Gambar 2.7 Global Relation Diagram Pada Kasus DreamHome
37 Gambar 2.6 Conceptual Data Model Untuk User Views Pada Staff Dengan Semua Atribut
37 Gambar 2.5 Model ER (Chasm Traps) Yang Telah Direkonstruksi
36 Gambar 2.4 Model ER Yang Menunjukkan Chasm Traps
36 Gambar 2.3 Model ER (Fan Traps) Yang Telah Direkonstruksi
70
Gambar 2.17 Multiplicity Dari one-to-many (1:*) RelationshipStaff Mengawasi PropertiPenyewaan
71 Gambar 2.18 Multiplicity Dari many-to-many (*:*) Relationship SuratKabar Mengiklankan PropertiPenyewaan
71 Gambar
2.19 Simbol Proses Dalam DFD
77 Gambar 2.20 Simbol Aliran Data Dalam DFD
77 Gambar 2.21 Simbol Data Store Dalam DFD
78 Gambar 2.22 Simbol Terminator Dalam DFD
78 Gambar 2.23 Simbol State Dalam DFD
79 Gambar 2.24 Simbol Transisi State Dalam STD
79 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Dinamika Indonusa Prima
91 Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan
97 Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Yang Berjalan
98 Gambar 3.4 Diagram Alur Dokumen Penjualan Yang Sedang Berjalan 103
Gambar 3.5 Diagram Alur Dokumen Penjualan Yang Sedang Berjalan (lanj) 104Gambar 3.6 Diagram Alur Dokumen Penjualan Yang Sedang Berjalan (lanj) 105Gambar 3.7 Diagram Alur Dokumen Penjualan Yang Sedang Berjalan (lanj) 106Gambar 3.8 Diagram Alur Dokumen Persediaan Yang Sedang Berjalan 108Gambar 4.1 Gambar Diagram ER konseptual yang menunjukkan entity dan tipe relationship 118Gambar 4.2 Gambar diagram ER yang dilengkapi dengan Primary Key 129Gambar 4.3 Cek model redudancy antara Pelanggan dengan Pembayaran 130Gambar 4.4 Cek model redudancy antara Pelanggan dengan Pengiriman 130Gambar 4.5 Cek model redudancy antara Pelanggan dengan Retur_Penjualan 131xvi
Gambar 4.6 Cek model redudancy antara Salesman dengan Pembayaran 131Gambar 4.7 Cek model redudancy antara Salesman dengan Piutang 132Gambar 4.8 Cek model redudancy antara Salesman dengan Retur_Penjualan 133Gambar 4.9 Gambar diagram ER Setelah Pengecekan Redundancy 133Gambar 4.10 Gambar diagram ER dilengkapi dengan transaksi user 136Gambar 4.11 Atribut Multi-valued pada entity Pelanggan danHasil Pemindahan atribut Multi-valued tersebut 145
Gambar 4.12 Atribut Multi-valued pada Entity Salesman danHasil Pemindahan Atribut Multi-valued tersebut. 146
Gambar 4.13 Gambar diagram ER Setelah Hasil Perancangan Logikal 160Gambar
4.14 Struktur Program 204
Gambar 4.15 STD Halaman Login205
Gambar 4.16 STD Halaman Utama 205Gambar 4.17 STD Halaman Menu Master 206Gambar 4.18 STD Halaman Master Barang 207Gambar 4.19 STD Halaman Master Pelanggan 208Gambar 4.20 STD Halaman Master Salesman 209Gambar 4.21 STD Halaman Master Bank 210Gambar 4.22 STD Halaman Master Pengeluaran Barang 211Gambar 4.23 STD Halaman Menu Transaksi 212Gambar 4.24 STD Halaman Menu Laporan 213Gambar 4.25 STD Halaman Transaksi Penjualan 214Gambar 4.26 STD Halaman Transaksi Retur Penjualan 215Gambar 4.27 STD Halaman Transaksi Pembayaran 216xvii
Gambar 4.28 STD Halaman Transaksi Piutang 217Gambar 4.29 STD Halaman Transaksi Penyesuaian Stok 218Gambar
4.30 STD Halaman Authentication 218 Gambar
4.31 Rancangan Layar Login 219
Gambar 4.32 Rancangan Layar Menu Utama 219Gambar 4.33 Rancangan Input Data Barang 220Gambar 4.34 Rancangan Input Data Pelanggan 221Gambar 4.35 Rancangan Input Data Salesman 222Gambar 4.36 Rancangan Input Data Bank 223Gambar 4.37 Rancangan Input Data Barang Keluar 224Gambar 4.38 Rancangan Input Data Penjualan 225Gambar 4.39 Rancangan View Data Penjualan 226Gambar 4.40 Rancangan Input Data Pembayaran 227Gambar 4.41 Rancangan View Data Pembayaran 228Gambar 4.42 Rancangan Input Data Retur Penjualan 229Gambar 4.43 Rancangan View Data Retur Penjualan 230Gambar 4.44 Rancangan Input Data Piutang 231Gambar 4.45 Rancangan View Data Piutang 232Gambar 4.46 Rancangan Input Data Penyesuaian Stok 233Gambar 4.47 Rancangan View Data Penyesuaian Stok 233Gambar
4.48 Rancangan Laporan Penjualan 234
Gambar 4.49 Rancangan Laporan Pembayaran 234Gambar
4.50 Rancangan Laporan Piutang 234
Gambar 4.51 Rancangan Laporan Retur Penjualan 235xviii
Gambar 4.52 Rancangan Laporan Penyesuaian Stok 235Gambar 4.53 Rancangan Layar Ubah Password 235Gambar 4.54 Rancangan Laporan Retur Penjualan Yang Tercetak 236Gambar 4.55 Rancangan Laporan Penjualan Yang Tercetak 236Gambar 4.56 Rancangan Laporan Pembayaran Yang Tercetak 237Gambar 4.57 Rancangan Laporan Piutang Yang Tercetak 237Gambar 4.58 Rancangan Laporan Penyesuaian Stok Yang Tercetak 238Gambar
4.59 Layar login 262 Gambar
4.60 Layar utama File 263 Gambar
4.61 Layar Utama Master 263 Gambar
4.62 Layar Utama Transaksi 264 Gambar
4.63 Layar Utama Laporan 264 Gambar
4.64 Layar Data Pelanggan 266 Gambar
4.65 Layar Data Barang 269 Gambar
4.66 Layar Data Salesman 271
Gambar 4.67 Layar Data Bank 273Gambar 4.68 Layar Faktur Baru275
Gambar 4.69 Layar Edit Faktur277 Gambar
4.70 Layar View Penjualan 278 Gambar
4.71 Layar Bayar Baru 279 Gambar
4.72 Layar Edit Pembayaran 281 Gambar
4.73 Layar View Pembayaran 282
Gambar 4.74 Layar Piutang Baru 283Gambar
4.75 Layar Edit Piutang 285
xix
Gambar 4.76 Layar View Piutang 286Gambar 4.77 Layar Retur Baru 287Gambar
4.78 Layar Edit Retur 290
Gambar 4.79 Layar View Retur Penjualan 291Gambar
4.80 Layar Pengeluaran Barang 292 Gambar
4.81 Layar Penyesuaian Baru 294 Gambar
4.82 Layar Edit Penyesuaian 295 Gambar
4.83 Layar View Penyesuaian 296 Gambar
4.84 Layar Laporan Penjualan 296
Gambar 4.85 Laporan Penjualan Yang Tercetak 297Gambar
4.86 Layar Laporan Pembayaran 298
Gambar 4.87 Laporan Pembayaran Yang Tercetak 299Gambar
4.88 Layar Laporan Piutang 299
Gambar 4.89 Laporan Piutang Yang Tercetak 300Gambar 4.90 Layar Laporan Retur Penjualan 301Gambar 4.91 Laporan Retur Penjualan Yang Tercetak 302Gambar 4.92 Layar Laporan Penyesuaian Stok 302Gambar 4.93 Laporan Penyesuaian Stok Yang Tercetak 303Gambar
4.94 Layar Ubah Password 304
Gambar 4.95 Hasil Kuisioner Sistem 1305
Gambar 4.96 Hasil Kuisioner Sistem 2305
Gambar 4.97 Hasil Kuisioner Sistem 3306
Gambar 4.98 Hasil Kuisioner Sistem 4307
Gambar 4.99 Hasil Kuisioner Sistem 5307
xx xxi
Gambar 4.100 Hasil Kuisioner Sistem 6 308
Gambar 4.101 Hasil Kuisioner Sistem 7 309