RANCANG BANGUN SISTEM ADMINISTRASI PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR.

RANCANG BANGUN SISTEM ADMINISTRASI PROGRAM
STUDI SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS PEMBANGUNAN
NASIONAL “VETERAN” J AWA TIMUR

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagai Per syar atan
Dalam Memper oleh Gelar Sar jana Komputer
Pr ogr am Studi Sistem Infor masi

Disusun Oleh :

RINTA AUGUSTI ROLANDIA
NPM. 0735010096

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
SURABAYA
2011

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

Judul : Rancang Bangun Sistem Administrasi Program Studi Sistem Informasi
UPN “VETERAN” Jawa Timur.
Pembimbing I : Mohamad Irwan Afandi, ST, Msc.
Pembimbing II: Agung Brastama Putra, S.Kom.
Penyusun : Rinta Augusti Rolandia.

ABSTRAK
Universitas Pembangunan Nasional Program Studi Sistem Informasi
khususnya bagian Sesprodi untuk mengelola data arsip masuk dan arsip keluar, dan
mencatat transaksi keuangan masih manual. Permasalahan yang timbul adalah ingin
membuat suatu sistem yang dapat mengelola data arsip masuk dan arsip keluar agar
lebih efisien, mengelola transaksi keuangan yang masuk dan keluar dan mengelola
agenda kegiatan Sesprodi. Tujuan Rancang Bangun Sistem Administrasi Program
Studi Sistem Informasi ini adalah untuk mempermudah mengelola arsip dari arsip
masuk atau arsip keluar. Mencatat transaksi keuangan yang masuk dan keluar
beserta agenda kegiatan. Hasil yang didapat adalah aplikasi sistem berbasis PHP

yang dapat mencatat transaksi-transaksi keuangan program studi Sistem Informasi,
data arsip-arsip yang masuk maupun keluar, agenda kegiatan Sesprodi dan reminder.

Kata Kunci : transaksi keuangan, sistem administrasi, Program Studi Sistem
Informasi.

i

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT atas limpahan rahmat,
karunia serta hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir (TA)
di Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknik Industri Universitas Pembangunan
Nasional “Veteran” Jawa Timur serta menyelesaikan pembuatan laporan TA dengan
baik dan lancar.
Permasalahan yang penulis bahas dalam laporan ini, mengenai Rancang
Bangun Sistem Administrasi Program Studi Sistem Informasi UPN ”VETERAN”
Jawa Timur. Yang meliputi pencatatan arsip masuk dan arsip keluar, agenda

kegiatan dan keuangan.
Pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima ksih kepada semua pihak
yang telah membantu penulis dalam menyeleseikan laporan ini.
Secara khusus penulis menyampaikan terima kasih kepada :
1. Tugas akhir ini penulis dedikasikan kepada kedua orang tua penulis, yaitu
Bapak Mulyono dan Ibu Asri Puji Astuti yang telah sabar dan mencurahkan
segala kasih sayangnya kepada penulis, serta dukungan material dan spiritual
selama masa studi di Surabaya. Kedua orang tua yang telah memberi
dukungan doa dan marteri.
2. Bapak M. Irwan Afandi S.Kom, MSC. Selaku dosen pembimbing I.
3. Bapak Agung Brastama Putra S.Kom. Selaku dosen pembimbing II.
4. Bapak Doddy Ridwandono S.Kom Selaku dosen pembimbing PKL, yang
banyak memberi saran kepada penulis.
ii

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

5. Seluruh dosen Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur.
6. Kedua kakakku yaitu Aris Eka Saputra dan Lilliyan Rismaya Medha yang

banyak membantu penulis, dan selalu memberi semangat kepada penulis.
7. Semua teman-teman yang sudah membantu proses penyeleseian laporan ini
khususnya Yenny Zaqiyah Darajah, Diah Putri S, Bayu Topan dan semua
teman-teman mahasiswa Sistem Informasi Angkatan 2007
8. Semua pihak yang telah membantu proses penyeleseian laporan ini yang tidak
mungkin penulis sebutkan satu persatu.
Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan dari laporan yang telah
kami rbuat. Oleh karena itu, kami mengharapkan saran dan kritik agar laporan ini
menjadi lebih baik dan mungkin dapat disempurnakan menjadi yang lebih baik lagi.
Kami berharap semoga laporan ini dapat memberikan manfaat baik bagi
kami selaku mahasiswa maupun bagi pihak Program Studi Sistem Informasi serta
pihak–pihak yang telah membaca laporan ini.
Surabaya, 12 Desember 2011

Penulis

iii

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

DAFTAR ISI

ABSTRAK..................................................................................................................................i
KATA PENGANTAR ...............................................................................................................ii
DAFTAR ISI ..............................................................................................................................iv
BAB 1 PENDAHULUAN .........................................................................................................1
1.1 Latar Belakang............................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah.......................................................................................................2
1.3 Batasan Masalah .........................................................................................................2
1.4 Tujuan..........................................................................................................................3
1.5 Manfaat........................................................................................................................3
1.6 Metodologi ..................................................................................................................3
1.7 Sistematika Penulisan.................................................................................................4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA.............................................................................................5
2.1 Sistem ..........................................................................................................................6
2.2 Administrasi................................................................................................................7
2.3 Pengarsipan .................................................................................................................8
2.4 Keuangan.....................................................................................................................10
2.5 PHP..............................................................................................................................10

2.6 MySQL........................................................................................................................13
2.7 PHPMyAdmin.............................................................................................................14
2.8 Database ......................................................................................................................14
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN .......................................................................16
3.1 Analisa Sistem ............................................................................................................16
3.2 Perancangan Sistem....................................................................................................16
3.2.1 System Flow ......................................................................................................16
3.2.2 Data Flow Diagram ...........................................................................................28
3.2.3 Entity Relationship Diagram ............................................................................31
3.3 Struktur Tabel .............................................................................................................34
3.4 Desain Interface Aplikasi...........................................................................................38
iv

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

3.4.1 Desain Interface Form Login............................................................................38
3.4.2 Desain Interface Form Index Admin................................................................39
3.4.3 Desain Interface Form Arsip Masuk................................................................40
3.4.4 Desain Interface Form Arsip Keluar................................................................41

3.4.5 Desain Interface Form Keuangan.....................................................................42
3.4.6 Desain Interface Form Kaprogdi......................................................................43
3.4.7 Desain Interface Form Mahasiswa...................................................................44
3.4.8 Desain Interface Form Surat Mahasiswa .........................................................45
3.4.9 Desain Interface Form Akun ............................................................................46
3.4.10 Desain Interface Form Kategori .....................................................................47
3.4.11 Desain Interface Form Pengajuan PKL/TA...................................................48
3.4.12 Desain Interface Form Index Mahasiswa ......................................................49
3.4.13 Desain Interface Form Password Mahasiswa................................................49
3.4.14 Desain Interface Form Surat Mahasiswa.......................................................50
3.4.15 Desain Interface Form Surat Pengajuan PKL ...............................................51
3.4.16 Desain Interface Form Index Kaprogdi .........................................................52
3.4.17 Desain Interface Form Password Kaprogdi...................................................52
3.4.18 Desain Interface Form Arsip Masuk..............................................................53
3.4.19 Desain Interface Form Arsip Keluar..............................................................53
3.4.20 Desain Interface Form Keuangan...................................................................54
3.4.21 Desain Interface Form Surat Mahasiswa.......................................................55
3.4.22 Desain Interface Form Surat Pengajuan PKL/TA.........................................55
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................................................56
4.1 Instalasi Program ........................................................................................................56

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras .............................................................................56
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak.............................................................................56
4.2 Hasil Sistem ................................................................................................................57
4.2.1 Form Halaman Login ........................................................................................57
4.2.2 Halamn Alert Selamat Datang..........................................................................58
4.2.3 Halaman Index Sesprogdi.................................................................................58
v

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

4.2.4 Halaman Arsip Masuk ......................................................................................59
4.2.5 Halaman Arsip Keluar ......................................................................................60
4.2.6 Halaman Keuangan ...........................................................................................62
4.2.7 Halaman Pengingat ...........................................................................................64
4.2.8 Halaman Admin.................................................................................................66
4.2.9 Halaman Mahasiswa .........................................................................................67
4.2.10 Halaman Pengajuan PKL/TA.........................................................................69
4.2.11 Halaman Pengajuan Lain................................................................................70
4.2.12 Halaman Akun.................................................................................................72

4.2.13 Halaman Kategori ...........................................................................................73
4.2.14 Halaman Alert Selamat Datang......................................................................75
4.2.15 Halaman Index Kaprogdi................................................................................75
4.2.16 Halaman Arsip Masuk ....................................................................................76
4.2.17 Halaman Arsip Keluar ....................................................................................76
4.2.18 Halaman Keuangan .........................................................................................77
4.2.19 Halaman Laporan Keuangan ..........................................................................77
4.2.20 Halaman Ganti Password................................................................................78
4.2.21 Halaman Pengajuan PKL................................................................................78
4.2.22 Halaman Pengajuan Lain................................................................................79
4.2.23 Halaman Alert Selamat Datang......................................................................80
4.2.24 Halaman Index Mahasiswa.............................................................................80
4.2.25 Halaman Ganti Password................................................................................81
4.2.26 Halaman Surat Mahasiswa .............................................................................81
4.2.28 Halaman Surat Mahasiswa .............................................................................83
BAB V UJICOBA SISTEM .....................................................................................................84
5.1 Uji Coba Sistem..........................................................................................................84
5.1.1 Form Login ........................................................................................................84
5.1.2 Form Menu ........................................................................................................85
5.1.3 Form Keuangan .................................................................................................85

5.1.4 Form Pengajuan PKL........................................................................................86
vi

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

5.1.5 Form Agenda .....................................................................................................87
5.1.6 Form Tambah User admin dan kaprogdi .........................................................88
5.1.7 Form Tambah Arsip ..........................................................................................88
5.1.7 Form Alert..........................................................................................................89
BAB VI PENUTUP .................................................................................................................90
6.1 Kesimpulan .................................................................................................................90
6.2 Saran ............................................................................................................................90
Daftar Pustaka.............................................................................................................................91
Lampiran

vii

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 System flow Sesprogdi awal.................................................................................17
Gambar 3.2 System flow Arsip .................................................................................................18
Gambar 3.3 System flow Keuangan..........................................................................................19
Gambar 3.4 System flow Kaprogdi...........................................................................................20
Gambar 3.5 System flow Pengingat..........................................................................................21
Gambar 3.6 System flow Mahasiswa........................................................................................22
Gambar 3.7 System flow Awal mahasiswa ..............................................................................23
Gambar 3.8 System flow Mahasiswa........................................................................................24
Gambar 3.9 System flow Mahasiswa pengajuan PKL/TA......................................................25
Gambar 3.10 System flow Mahasiswa pengajuan lain ............................................................26
Gambar 3.11 System flow Kaprogdi.........................................................................................27
Gambar 3.12 Context Diagram Sistem Administrasi...............................................................28
Gambar 3.13 DFD Level-0 Sistem Administrasi .....................................................................29
Gambar 3.14 DFD Level-1 Sistem Administrasi .....................................................................30
Gambar 3.15 ERD-CDM ...........................................................................................................31
Gambar 3.16 ERD-PDM............................................................................................................33
Gambar 3.17 Desain Interface Form Login ..............................................................................38
Gambar 3.18 Desain Interface Form Index Sesprogdi.............................................................39
Gambar 3.19 Desain Interface Form Tampil Arsip Masuk .....................................................40
Gambar 3.20 Desain Interface Form Tambah Arsip ................................................................40
Gambar 3.21 Desain Interface Form Tampil Arsip Keluar .....................................................41
Gambar 3.22 Desain Interface Form Tambah Arsip ................................................................41
Gambar 3.23 Desain Interface Form Tampil Keuangan..........................................................42
Gambar 3.24 Desain Interface Form Tambah Keuangan ........................................................42
Gambar 3.25 Desain Interface Form Tampil Kaprogdi...........................................................43
Gambar 3.26 Desain Interface Form Tambah Kaprogdi .........................................................43
Gambar 3.27 Desain Interface Form Tampil Mahasiswa ........................................................44
viii

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

Gambar 3.28 Desain Interface Form Tambah Mahasiswa ......................................................44
Gambar 3.29 Desain Interface Form Tampil Surat Mahasiswa ..............................................45
Gambar 3.30 Desain Interface Form Tambah Surat Mahasiswa.............................................45
Gambar 3.31 Desain Interface Form Tampil Akun..................................................................46
Gambar 3.32 Desain Interface Form Tambah Akun ................................................................46
Gambar 3.33 Desain Interface Form Tampil Kategori ............................................................47
Gambar 3.34 Desain Interface Form Tambah Kategori...........................................................47
Gambar 3.35 Desain Interface Form Tampil Pengajuan PKL/TA..........................................48
Gambar 3.36 Desain Interface Form Tambah Pengajuan PKL/TA ........................................48
Gambar 3.37 Desain Interface Form Index Mahasiswa...........................................................49
Gambar 3.38 Desain Interface Form Password Mahasiswa ....................................................49
Gambar 3.39 Desain Interface Form Tampil Mahasiswa ........................................................50
Gambar 3.40 Desain Interface Form Tambah Mahasiswa ......................................................50
Gambar 3.41 Desain Interface Form Tampil Pengajuan PKL/TA..........................................51
Gambar 3.42 Desain Interface Form Tambah Pengajuan PKL/TA ........................................51
Gambar 3.43 Desain Interface Form Index Kaprogdi..............................................................52
Gambar 3.44 Desain Interface Form Password Kaprogdi .......................................................52
Gambar 3.45 Desain Interface Form Arsip Masuk ..................................................................53
Gambar 3.46 Desain Interface Form Arsip Keluar ..................................................................53
Gambar 3.47 Desain Interface Form keuangan ........................................................................54
Gambar 3.48 Desain Interface Form Laporan Keuangan ........................................................54
Gambar 3.49 Desain Interface Form Tampil Mahasiswa ........................................................55
Gambar 3.50 Desain Interface Form Tampil Pengajuan PKL/TA..........................................55
Gambar 4.1 Login.......................................................................................................................57
Gambar 4.2 Halaman Alert Selamat Datang ............................................................................58
Gambar 4.3 Halaman Index Sesprogdi .....................................................................................58
Gambar 4.4 Tampil Arsip Masuk..............................................................................................59
Gambar 4.5 Insert Data Arsip Masuk .......................................................................................59
Gambar 4.6 Edit Arsip Masuk...................................................................................................60
Gambar 4.7 Tampil Arsip Keluar..............................................................................................60
ix

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

Gambar 4.8 Insert Data Arsip Keluar .......................................................................................61
Gambar 4.9 Edit Arsip Keluar...................................................................................................61
Gambar 4.10 Tampil Keuangan ................................................................................................62
Gambar 4.11 Insert Data Keuangan ..........................................................................................63
Gambar 4.12 Edit Keuangan......................................................................................................63
Gambar 4.13 Laporan keuangan................................................................................................64
Gambar 4.14 Tampil Pengingat.................................................................................................64
Gambar 4.15 Insert Data Pengingat ..........................................................................................65
Gambar 4.16 Edit Pengingat......................................................................................................65
Gambar 4.17 Tampil Admin......................................................................................................66
Gambar 4.18 Insert Admin ........................................................................................................66
Gambar 4.19 Edit Admin...........................................................................................................67
Gambar 4.20 Tampil Mahasiswa...............................................................................................67
Gambar 4.21 Insert mahasiswa..................................................................................................68
Gambar 4.22 Edit Mahasiswa....................................................................................................68
Gambar 4.23 Tampil Pengajuan PKL/TA ................................................................................69
Gambar 4.24 Insert Pengajuan PKL/TA...................................................................................69
Gambar 4.25 Cetak Pengajuan PKL/TA...................................................................................70
Gambar 4.26 Tampil Pengajuan Lain .......................................................................................70
Gambar 4.27 Insert Pengajuan Lain..........................................................................................71
Gambar 4.28 Edit Pengajuan Lain ............................................................................................71
Gambar 4.29 Tampil Akun ........................................................................................................72
Gambar 4.30 Insert Akun...........................................................................................................72
Gambar 4.31 Edit Akun .............................................................................................................73
Gambar 4.32 Tampil Kategori...................................................................................................73
Gambar 4.33 Insert Kategori .....................................................................................................74
Gambar 4.34 Edit Kategori........................................................................................................74
Gambar 4.35 Halaman Alert Selamat Datang ..........................................................................75
Gambar 4.36 Halamna Index Kaprogdi....................................................................................75
Gambar 4.37 Halaman Arsip Masuk.........................................................................................76
x

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

Gambar 4.38 Halaman Arsip Keluar.........................................................................................76
Gambar 4.39 Halaman Keuangan .............................................................................................77
Gambar 4.40 Halaman Laporan Keuangan...............................................................................77
Gambar 4.41 Ganti Password ....................................................................................................78
Gambar 4.42 Pengajuan PKL ....................................................................................................78
Gambar 4.43 Cetak Pengajuan PKL .........................................................................................79
Gambar 4.44 Pengajuan Lain ....................................................................................................79
Gambar 4.45 Halaman Alert Selamat Datang ..........................................................................80
Gambar 4.46 Halaman Index Mahasiswa................................................................................80
Gambar 4.47 Halaman Ganti Password ....................................................................................81
Gambar 4.48 Halaman Pengajuan PKL ....................................................................................81
Gambar 4.49 Halaman Tampil Pengajuan PKL.......................................................................82
Gambar 4.50 Halaman Cetak PKL............................................................................................82
Gambar 4.51 Halaman Input Pengajuan Lain ..........................................................................83
Gambar 4.52 Halaman Tampil Pengajuan Lain .......................................................................83
Gambar 4.53 Halaman Cetak Pengajuan Lain..........................................................................83
Gambar 5.2 Form Login ............................................................................................................84
Gambar 5.3 Menu Sesprogdi .....................................................................................................85
Gambar 5.4 Menu Keuangan.....................................................................................................86
Gambar 5.5 Menu Pengajuan PKL ...........................................................................................86
Gambar 5.6 Menu Tampil Pengajuan PKL ..............................................................................87
Gambar 5.7 Menu Pengingat .....................................................................................................87
Gambar 5.8 Menu User Admin .................................................................................................88
Gambar 5.9 Menu Arsip ............................................................................................................88
Gambar 5.10 Alert Sesprogdi ....................................................................................................89
Gambar 5.11 Alert Kaprogdi .....................................................................................................89
Gambar 5.12 Alert Mahasiswa ..................................................................................................89

xi

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Kategori ............................................................................................................................34
Tabel 3.2 Arsip Masuk.....................................................................................................................34
Tabel 3.3 Arsip Keluar.....................................................................................................................35
Tabel 3.4 Mahasiswa........................................................................................................................35
Tabel 3.5 Pengajuan Lain.................................................................................................................35
Tabel 3.6 Pengajuan PKL ................................................................................................................36
Tabel 3.7 Keuangan..........................................................................................................................36
Tabel 3.8 Akun .................................................................................................................................37
Tabel 3.9 Kaprogdi...........................................................................................................................37
Tabel 3.10 Pengingat........................................................................................................................38
Tabel 5.1 Kaprogdi...........................................................................................................................84

xii

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

1

BAB I
PENDAHILIAN
1.1

Latar Belakang
Majunya perkemnangan teknopogi informasi sudah mencapai taraf senagai

kenutuhan, sehingga semua papisan masyarakat tergerak untuk maju dan
menggunakannya. Perkemnangan teknopogi informasi juga menjamah proses
dapam ruang pingkup universitas agar dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi
kerja.
Sapah satu contoh adapah dapam Program Studi Sistem Informasi di
Universitas Pemnangunan Nasionap kurang efisien karena sistem pengarsipan
yang nersifat manuap. Arsip yang tersimpan ada nermacam-macam diantaranya
surat masuk umum dan surat kepuar. Pengarsipan surat masuk dan kepuar
dipakukan secara manuap dengan mengepompokan dokumen-dokumen yang
sejenis. Penyimpanan manuap secara mengepompok dapat memungkinkan data
hipang, rusak dan menyupitkan dapam mepakukan pencarian data jika suatu waktu
diperpukan, juga diperpukan untuk mengopah sistem keuangan, dan mengepopa
agenda kegiatan untuk mengurangi resiko pupa.
Maka dari masapah di atas dinutuhkan suatu sistem administrasi yang
dapat memnantu dapam mepakukan pengarsipan dokumen serta mengopah
keuangan di progdi sistem informasi. Sistem administrasi ini nertujuan untuk
meningkatkan efisiensi, ketepatan, dan keamanan dokumen yang diarsipkan.
Diharapkan dengan adanya sistem ini pengarsipan dapat merunah sistem
kinerja menjadi penih mudah dapam pengarsipan surat yang masuk dan kepuar,

1
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

2
juga mengopah sistem keuangan yang masuk dan kepuar neserta paporannya. Dan
memnuat pengingat untuk agenda kegiatan.
1.2

Rumusan Masalah
Berdasarkan permasapahan pada patar nepakang di atas, maka rumusan

masapah untuk skripsi ini adapah :
a. Bagaimana mengepopa arsip dokumen naik fisik maupun digitap secara
efisien dan efektif dan mudah ditepusuri termasuk pendistrinusiannya.
n.

Bagaimana mengepopa keuangan program studi neserta paporannya

c. Bagaimana mengepopa agenda kegiatan Progdi, Kaprogdi dan Sesprogdi
neserta materi dan hasip kegiatan
1.3

Batasan Masalah
Dapam pemnuatan sistem ini terdapat nenerapa hap yang menjadi natasan

masapah. Adapun natasan masapah tersenut adapah senagai nerikut :
a. Dokumen yang dimaksud adapah semua surat masuk (Surat
Keputusan/Surat Perintah, Surat Tugas, Undangan, Nota Dinas, Proposap
kegiatan, naik dari internap maupun eksternap, naik yang ditujukan untuk
Progdi dan Kaprogdi/Sesprogdi secara strukturap maupun individu)
n. Pencatatan keuangan yang dimaksud mepiputi Pengepopaan Rencana dan
Reapisasi Penerimaan dan Bepanja Progdi, serta Pengawasan dan
Pengendapian Bepanja Progdi.
c. Pengguna sistem adapah Kaprogdi, Sesprogdi dan Mahasiswa.
d. Gamnar yang di uppoad hanya .jpg.
e. Tidak nertanggung jawan atas keamanan data.

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

3
1.4

Tujuan
Tujuan dari tugas akhir ini adapah:

a.

Memnuat sistem pengarsipan dokumen naik fisik maupun digitap.

n.

Memnuat sistem informasi keuangan progam studi neserta paporannya.

c.

Memnuat sistem peringatan / reminder tentang agenda kegiatan.

1.5

Manfaat
Manfaat yang diperopeh dapam penepitian ini adapah:

a.

Memnantu pengarsipan dokumen penih efisien dan mengurangi resiko
kehipangan dokumen atau rusak.

n.

Memudahkan dapam mengopah keuangan

c.

Memudahkan user dapam mengingat agenda kegiatan.

1.6

Metodologi
Metodopogi pada proyek akhir ini mepiputi :

a.

Studi pustaka
Pemahaman studi pustaka tentang konsep dan teori dari sistem informasi
penjuapan dengan menggunakan nahasa pemograman wen PHP yang
nerintegrasi dengan datanase MySQL.

n.

Pengumpupan data
Ban ini akan menjepaskan suatu pandasan teori yang dipakai senagai
penunjang pemnuatan paporan ini. Dengan cara mepakukan pengumpupan
data yang dinutuhkan pada sistem administrasi.

c.

Anapisa dan perancangan sistem

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

4
Anapisa dan perancangan sistem informasi penjuapan nernasis wen dengan
menggunakan toops Data Fpow Diagram (DFD) untuk mempermudah
dapam merancang dan mendesaign sistem.
d.

Imppementasi
Perancangan dan pemnuatan perangkat punak pendukung untuk sistem
informasi penjuapan nernasis wen ini dengan menggunakan toops nahasa
pemrograman PHP dengan MySQL senagai datanasenya.

e.

Uji Cona
Setepah sistem ini dinangun maka mupai mepakukan pengujian, apakah
sudah memenuhi tujuan dari appikasi tersenut. Jika sepama ujicona terdapat
hap-hap masih dirasa kurang sesuai dengan yang diharapkan maka
dipakukan evapuasi untuk pernaikannya.

f.

Evapuasi Sistem
Evapuasi Sistem dipakukan apanipa sistem masih perpu pernaikan.

1.7

Sistematika Penulisan
Bab I PENDAHILIAN
Ban ini akan memnerikan penjepasan mengenai patar nepakang,
rumusan masapah, natasan masapah, tujuan, manfaat, metodopogi
serta sistematika penupisan yang digunakan.
Bab II TINJAIAN PISTAKA
Ban ini nerisi teori penunjang. Memnahas tentang Sistem,
Administrasi, Pengarsipan, Keuangan, PHP, MySQL, Datanase.

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

5
Bab III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Ban ini memnahas tahap-tahap dasar dari pemnuatan program yang
akan digunakan dapam pepaksanaan Tugas Akhir di Universitas
Pemnangunan Nasionap “Veteran” Jawa Timur.
Bab IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Ban ini nerisi design wen yang digunakan yaitu program sistem
administrasi untuk Program Studi Sistem Informasi Universitas
Pemnangunan Nasionap “Veteran” Jawa Timur.
Bab V IMPLEMENTASI SISTEM
Berisi tentang deskripsi imppementasi sistem secara kesepuruhan.
Bab VI PENITIP
Ban ini nerisi kesimpupan-kesimpupan dan saran-saran untuk
kepentingan pengemnangan sepanjutnya dan daftar pustaka.

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1

SISTEM
Sistem (system) menurut (Jogiyanto,2003) dapat didefinisikan dengan

pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan
prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur
yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan
pendekatan prosedur ini adalah sistem akuntansi. Sistem ini didefinisikan sebagai
kumpulan dari prosedur-prosedur penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan,
pembelian dan buku besar.
Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagi
kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan lainnya
membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh sistem yang
didefinisikan dengan pendekatan ini misalnya adalah sistem komputer yang
didefinisikan sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak.
Kedua pendekatan ini adalah benar. Tidak ada pendekatan yang salah.
Beberapa penulis memilih salah satu dari pendekatan ini untuk memudahkan
menggambarkan sebuah sistem. Suatu sistem sebenarnya terdiri dari dua bagian,
yaitu struktur dan proses. Struktur adalah komponen dari sistem tersebut dan
proses adalah proses yang lebih menekankan pada prosesnya, pendekatan
prosedur akan lebih mengena untuk menggambarkan sistem tersebut. Untuk
sistem yang fisiknya yang lebih terlihat, pendekatan komponen akan lebih jelas
digunakan untuk menggambarkan sistemnya.

6
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

7
2.2

ADMINISTRASI
Administrasi menurut (prof. Dr. Sondang P.Siagian, M.P.A. 2003) di

definisikan sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau
lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya. Ada beberapa hal yang terkandung dalam definisi di atas.
Pertama, administrasi sebagai seni adalah suatu proses yang diketahui hanya
permulaannya sedang akhirnya tidak diketahui. Kedua, administrasi mempunyai
unsur-unsur tertentu, yaitu adanya dua manusia atau lebih, adanya tujuan yang
hendak dicapai, adanya tugas atau tugas-tugas yang harus dilaksanakan, adanya
peralatan dan perlengkapan untuk melaksanakan tugas-tugas itu. Ke dalam
golongan peralatan dan perlengkapan termasuk pula waktu, tempat, peralatan
materi serta sarana lainnya. Ketiga, bahwa administrasi sebagai proses kerja sama
bukan merupakan hal yang baru karena ia telah timbul bersama-sama dengan
timbulnya peradapan manusia. Tegasnya, administrasi sebagai seni merupakan
suatu fenomena sosial.
Administrasi sebagai proses. Telah disinggung di muka bahwa proses
adalah sesuatu yang permulaanya diketahui akan tetapi akhirnya tidak diketahui.
Dengan demikian administrasi adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan-kegiatan
tertentu yang dimulai sejak adanya dua orang yang bersepakat untuk bekerja sama
untuk mencapai suatu tujuan tertentu pula. Bilamana proes itu akan berakhir tidak
diketahui karena bila dua orang itu memutuskan untuk tidak bekerja sama lagi
tidak ada yang mengetahui. Malahan mereka sendiri pun mungkin tidak
mengetahuinya.

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

8
2.3

PENGARSIPAN
(Menurut Drs. Yohannes Suraja, M.Si., M.M. 2006) Pengertian arsip

adalah. Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang KetentuanKetentuan Pokok Kearsipan yang dimaksud arsip adalah :
a.

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara
dan Badan pemerintahan dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan
tunggal maupaun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.

b.

Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Sawsta dan
atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebebasan.

Dalam Penjelasan atas UU tersebut tersurat-tersurat bahwa yang dimaksud
dengan naskah-naskah dalam bentuk corak apa pun, adalah meliputi baik yang
tertulis maupun yang dapat dilihat, didengar seperti halnya hasil-hasil rekaman,
film, dan lain sebagainya. Yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskahnaskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang
dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah-masalah yang sama.
Berdasar kedua pengertian tentang arsip dan penjelasannya tersebut dapat
dikatakan bahwa arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima dan
diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan atau perorangan mengenai suatu
peristiawa atau hal dalam kehidupannya, dalam corak apa pun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, yang memiliki guna tertentu, dan
disimpan secara sistematis, sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan
dengan mudah dan cepat.

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

9
Klasifikasi Arsip adalah banyak peristiwa atau hal yang dapat dicatat
dalam kehidupan organisasi/ perorangan yang berguna bagi kehidupan bersama.
Oleh karena itu warkat atau arsip yang berisi catatan mengenai hal-hal dan
kejadian-kejadian yang menyangkut hidup dan aktivitas individu dan organisasi
juga bervariasi. Untuk mempermudah pemahaman dan pelaksanaan kegiatan
kearsipan, arsip biasanya digolongkan atau diklasifikasikan menurut (dalam
berbagai) segi cara pandang aspek tertentu.
Wursanto (1991 : 21-30) melakukan penggolongan arsip menrurt subjek
(isi),

bentuk

(wujud),

nilai (kegunaan),

sifat

kepentingan keseringan,

penggunaan, fungsi, tingkat penyimpanan dan pemeliharaan, serta menurut
keasliannya.
Menurut subjek atau isinya, arsip dapat digolongkan menjadi beberapa
macam arsip seperti arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, dan
arsip pendidikan.
Menurut bentuk atau wujudnya arsip dapat diklasifikasikan menjadi arsip
yang berbentuk tulisan, gambar, dan rekaman seperti halnya berbagai bentuk atau
wujud warkat yang telah diuraikan di atas.
Menurut kegunaanya, arsip diklasifikasikan menjadi beberapa macam
mislnya arsip memepunyai nilai guna kebijkasanaan, arsip yang mempunyai nilai
hukum, arsip yang mempunyai nilai guna keuangan, arsip yang mempunyai nilai
guna penelitian, arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan, arsip yang
mempunyai nilai guna pembuktian atau dokumenter dan nilai sejarah.

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

10
2.4

KEUANGAN
Sistem informasi akuntansi merupakan sistem informasi yang paling tua

dan paling banyak digunakan dalam bisnis. Bodnar dan Hopwood (1993)
mendefinisikan sistem informasi akuntansi sebagai kumpulan sumber daya yang
dirancang untuk mentranformasikan data keuangan menjadi informasi. Gelinas,
Orams, dan Wiggins (1997) mendefinisikannya sebagai subsistem khusus dari
sistem informasi manajemen yang tujuannya adalah menghimpun, memproses,
dan melaporkan informsai yang berkaitan dengan transaksi keuangan.
Akuntansi adalah aktivitas-aktivitas yang menyadiakan informasi biasanya
bersifat kuantitatif dan sering kali disajikan dalam satuan monometer, untuk
pengambilan keputusan, perencanaan, pengendalian sumber daya dan operasi,
mengevaluasi prestasi dan pelaporan keuangan kepada para investor, kreditur,
instansi yang berwenang serta masyarakat.
2.5

PHP
Menururt (Wahyono, 2005) Bahasa scripting adalah kode-kode yang

memiliki kemampuan mengakses dan memanipulasi data yang ada di database
server. Kode-kode ini dapat ditambahkan kode HTML atau berdiri sendiri dengan
sebuah file. Bahasa scripting yang paling banyak digunakan adalah Active Server
Page (ASP) dan Personal Home Page (PHP). Dengan bahasa scripting anda dapat
membuat halaman web yang tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat
dinamis.
ASP atau Active Server Page merupakan bahasa scripting yang
dikembangkan oleh Microsoft. Bahasa ini sebenarnya cukup familiar karena
ditulis menggunakan kode VBScript (Visual Basic Script) yang juga buatan

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

11
Microsoft. Untuk menulis kode-kode ASP kita bisa menggunakan teks editor
murni seperti Notepad atau Ultra Edit. Tetapi seperti halnya produk Microsoft
yang berorientasi komersial lainnya, Anda harus membayar lisensi untuk
menggunakan bahasa pemrograman ini.
Jika ingin yang gratis, PHP adalah jawaban yang tepat. PHP (dulu
Personal Home Page, sekarang PHP: Hypertext Prepocessor) merupakan program
yang dikembangkan secara ersama oleh para programer dari seluruh dunia yang
menekuni dunia open source. PHP dikembangkan khusunya untuk mengakses dan
memanipulasi data yang ada di database server open-source seperti MySQL.
Dengan demikian, tingkat kompatibilitasnya terhadap database server gratis
seperti MySQL sangat baik.
Penemu bahasa pemrograman ini adalah Rasmus Lerdorf yang bermula
dari keinginan sederhana ahli tersebut untuk mempunyai alat bantu (tool) dalam
memonitor pengunjung yang melihat situs web pribadinya. Inilah sebabnya pada
awal pengembangannya, PHP merupakan singkatan Personal Home Page tools,
sebelum akhirnya menjadi PHP: Hypertext Prepocessor. Pertengahan tahun 1995
dirilis PHP/FI (PHP-Form Interpreter) yang memiliki kemampuan dasar
membangun aplikasi web, memproses form, dan mendukung database MySQL.
Script PHP ini merupakan saingan berat ASP. Pada dasarnya memang cara
kerja kedua bahasa pemrograman web tersebut memiliki persamaan, yaitu script
disisipkan pada HTML dan dijalankan oleh web server, sebagai sebuah bahasa
pemrograman server-side, PHP juga memiliki keunggulan seperti;

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

12
a.

Source program atau script tidak dapat dilihat menggunakan fasilitas view
HTML source, yang ada pada web browser, seperti Internet Explorer atau
semacamnya.

b.

Script tersebut dapat memanfaatkan sumber-sumber aplikasi yang dimiliki
oleh server, seperti misalnya untuk database connection. Saat ini, PHP
sudah mampu melakukan koneksi dengan berbagai database seperti
MySQL, Direct MS-SQL, Velocis, IBM, DB2, Interbase, PostgreSQL,
dBase, FrontBase, Solid, Empress, Mysql, Sysbase, FilePro (read-only –
personix, Inc), Unix dbm, Infomix, dan bahkan semua database yang
mempunyai provider ODBC, seperti misalnya Microsoft Access dan lainlain.

c.

Pada aplikasi yang dibuat dengan PHP, saat dijalankan server akan
mengerjakan script dan hasilnya dikirimkan ke web browser. Hal itu
menyebabkan apilkasi tidak memerlukan kompatibilitas web browser atau
harus menggunakan web browser tertentu dan pasti dikenal oleh web
browser apapun.

d.

PHP dapat melakukan semua aplikasi program CGI, seperti mengambil
nilai form, menghasilakan halaman web yang dianmis, mengirimkan dan
memnerima cooki. PHP juga dapat berkomunikasi dengan layanan yang
menggunakan protocol IMAP, SNMP, NNTP, POP3, HTTP dan lainnya.
PHP (PHP: Hypertext Preprosessor) menurut (Didik Dwi Prasetyo,

2005) merupakan bahasa yang mampu menghasilkan aplikasi web dinamis,
terbukti sejak dipublikasikan pertama kali oleh Rasmus Lerdorf untuk membuat

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantum