RANCANG BANGUN SALES FORCE AUTOMATION BERBASIS ANDROID DI PT. X - Scientific Repository

  01 231 4356

789 ÿ

  54 ÿ 8ÿ 5ÿ 4350 TdKe mnvK ptnTr qn~?o eK~?drKe dKpeRm RTeeKor peRm?xKd

  ÿ ÿ ÿ ÿ ÿ ÿ %&' ()*ÿ ' ,ÿ -.' /0

TIMC@EDM

  1*)02ÿ 3*2ÿ 4)5 5 6ÿ 3,(7,8 QEIIfBCW mBDM ÿÿ pCHSG UMI ÿÿ €)5 ÿ ‚8ÿ b)ÿ ÿ ƒ‚„…†

  92:2;<28ÿ =*2%,>2 ÿ ?@ABCDEFG HIÿK@LG @MMCG @L

  ÿeMDMDgMCÿDM NMOECFDM@FPÿQMFCE h8i

  ‡ˆ‰ ÿ ‹Œ ÿ Žˆÿ ‹ÿ Œ‹‘’ RSCG

  IFG E@ÿT@G UMCIG FVP ?@WB@MIG E ÿ jBkC@El ÿmMl O

  “”•ÿ Œ‹‘ %&' ()*X jnTeopqÿRnorKor

  Y/)ÿ Z'

  5 5 67,()ÿ ;7,()X)8 ;2[)\28ÿ 923]2 dMECHSÿ

  ÿ ?@ABCDEFG HIÿK@LG @MMCG @L

  –—˜‰ ™ÿ ˆš ÿ ›ˆœ ™œ ž ÿ

  NMOECFDM@FPÿQMFCE RSCG

  IFG E@ÿT@G UMCIG FVP dMECHSÿdHBOMÿ

  ”Ÿ   ¡‰ ™ž ?@WB@MIG E pl l

  ÿ ÿ

  QNu popq?d?dÿdreprK~?ÿRTdrnvKeÿeKqpr?nodm?Q

  Y' 5 6ÿ 1^X_7ÿ =/`' 8ÿ ;2]28 s vpop~KvKorÿN?ÿQr¢ÿ£¤w

  92[)\2 ÿ NG B@ÿRSCG

  IFG E@ÿmEl G DPÿpWG ÿ¥G gBfBPÿp@G FE ¦§¨ ÿ

  ?@ABCDEFG HIÿK@LG @MMCG @L tCBfIM oEFSE@G EÿQkCgBfB

  NMOECFDM@FPÿQMFCE tVÿ?IIkM

  QNu KxpqTpd?ÿ©Tpq?rpdÿ¥Ktd?rKÿN?r?ojpTÿNpe?

  RSCG

  IFG E@ÿT@G UMCIG FVP tVÿpkFSBC ©KQTpdpoÿTdKeÿNKo~poÿ¥Ktÿpopq¤r?RÿªdrTN?

  ?@WB@MIG E tVÿrG Fl M

  ÿ ÿ ©pdTdÿQpNpÿ¥Ktd?rKÿvpjpqpmÿq?x?o~KrR nFSMCÿjBkC@El

  I a/,*6ÿ b)c' 7,^Xÿ 175 ' (8

  ?oNnoKd?p« ;2[)\28ÿ 92[)\28ÿ 1.2=2

  ©G DÿvG @L ¬§¦¦

  ÿ ?@ABCDEFG HIÿK@LG @MMCG @L

  QNu ?orK~epd?ÿQendKdÿt?do?dÿQpNpÿQKeTdpmppo

  ?ounevpr?no NMOECFDM@FPÿQMFCE

  ~pqpo~poÿ©pQpqÿQrÿ­£¤w®ÿdm?Q¤peN RSCG

  IFG E@ÿT@G UMCIG FVP uBCÿeMEWMCI vKo~~Top©poÿnQKoKeQ

  ?@WB@MIG E uBCÿpkFSBCI

  ÿ

qG l VÿQkIOEÿNMfG Pÿ¤kl G kIÿmECG ÿd¢ PÿTHMÿ?@WESVE@FG ¦¯§¦¬

uBCÿqG gCECG E@I

  QNu epoRpo~ÿtpo~ToÿdpqKdÿuneRKÿpTrnvpr?no tKetpd?dÿpoNen?NÿN?ÿQr¢ÿ£

  

~l M@WEÿdBLBÿuE@CM@IM@Pÿ¤kl G EÿPPÿpWG ÿ¥G gBfB ¦°§¯¨

unorÿd?wK QNu

  QKvpoupprpoÿ©Texpÿt§dQq?oKdÿTorT© vKvQKempqTdÿx?dTpq?dpd?ÿnt¤K©ÿvKdm ÿ

qG l G E@EÿqG l G E@EPÿ~CMLBCG kIÿdEFG EÿtkWSG PÿKCG H± ¯¬§³¯

qMB@ECWBPÿKUE@IÿdE@² EVE onr?u?Rpr?nod

  QNu ©qpdrKe?dpd?ÿNpoÿpopq?d?dÿrepu?©ÿ?orKeoKr xG Mf vKo~~Top©poÿuTww¤ÿRÿvKpoÿNKo~poÿK©drep©d? dkgIHCG gM u?rTeÿNprp pWG ÿdkCVEOkFCEÿQ¢ PÿuMgCG l G

  VE@ÿdEDBOEPÿtM±FG ³³§³´ RESVBÿmG @WEVE@FB RTeeKorÿ?ddTK

  QNu ©pj?poÿ?oxKdrpd?ÿd?drKvÿ?ounevpd?

  ÿ tKeNpdpe©poÿNnvp?oÿt?do?dÿQpNpÿTo?xKed?rpd £

  ÿ qMBÿ¥G l l

  VE@FBÿdE@FBIBPÿ¤kl G Eÿ¤kl G EPÿpl WVÿ¥G CEfE@ µ¶§µ¨ ÿ ÿ

  ÿ rSMÿjBkC@El ÿG IÿOkgl G

  ISMWÿgVÿrSMÿ?@IFG FkFMÿBAÿeMIMECHSÿ·ÿRBDDk@G FVÿnkFCMEHS :yX(*7<(' ,>ÿ 7,&

  §ÿQMFCEÿRSCG

  

IFG E@ÿT@G UMCIG FV¢ÿ?FÿEUEG l Egl MÿB@l G @MÿIkOOBCFMWÿgVÿNG CMHFBCEFM

3,&/z' ,>ÿ {ÿ |^*,75

  ~M@MCEl ÿBAÿmG LSMCÿKWkHEFG B@ÿ§ÿvG @G

  IFCVÿBAÿoEFG B@El ÿKWkHEFG B@ÿ§ÿeMOkgl G HÿBA 3,0)*\7(' }7

  ?@WB@MIG E¢ ÿ ¸pl l ÿCG LSFÿCMIMCUMWÿ¯¶¦¨¢¹º»¼½¾ ÿÀ¼Á»ýÄŠƽPÿ?ddoÇÿ¦µ¦¦§¶¦¶È

  ÿ ÿ ÿ xG MfÿvVÿdFEFI

  01 231 4356

789 ÿ

  54 ÿ 8ÿ 5ÿ 4350 %&' ()*ÿ ,-& .&/' -' 0(*,(' )- .&&*1002 ÿ ÿ 45678 797:ÿ;<ÿ=:6:>?@Aÿ>5B

C;DD958

  7EÿF97?:>@A ÿ G:7?>ÿCA?8 678 >5ÿH58 I:?68

  7E ÿ ÿ JK LÿM8 N>K >5O:?7;ÿPQPRPSP

  ÿ M9?>T>E>ÿUVQSUW

  45B;5:68 > ÿ GA;5:ÿXÿYUQRSPRQZ[SPSZW QZ[SP\]

  ÿ ^>_ÿXÿYUQRSPR[\SU\P[W [\ZQ`UQ ÿ ÿ aRD>8 K ÿXÿ

  ÿ b 9?5>K c8 5<;?D>78 O>de:7?>L>@L8 B ÿ f;D:e>g:ÿX

  ÿ A77eXhhe96K

  8

  7QLe:7?>L>@L8 Bh:b ;9?5>

ISSN 1411-0105

  

RANCANG BANGUN SALES FORCE AUTOMATION BERBASIS

ANDROID DI PT. X

  

1

  2

  3 Glenda Sogo Fanrensen , Yulia , Adi Wibowo

Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri Universitas Kristen Petra

Jl. Siwalankerto 121-131 Surabaya 60236

  

Telp. (031) 2983455, Fax. (031) 8417658

  

1

  2

  3 Email: m26410072@john.petra.ac.id , yulia@petra.ac.id , adiw@petra.ac.id

Abstrak: Dalam menjalankan proses penjualan, PT. X melakukan proses pemasukan data secara manual.

  

Saat di lapangan, Sales Force harus mencatat pesanan dari para customer secara manual, dan nantinya

memasukkan ulang dalam bentuk data di kantor pusat. Proses penyalinan data yang berulang menyebabkan

data rentan terhadap kesalahan ketik dan tidak up-to-date karena menunggu kepulangan Sales Force yang

berminggu-minggu. Permasalahan lain yaitu banyaknya kertas yang terbuang dalam proses penjualan,

seperti Sales Order (SO) dan Invoice. Di samping itu, PT. X juga membutuhkan dukungan dokumen yang

lengkap yang dapat digunakan oleh tenaga penjualan untuk memenuhi kebutuhan informasi customer.

Dalam penelitian ini dipilihlah software Sales Force Automation (SFA) yang bekerja secara online sebagai

solusi yang dapat membantu mengotomasi data penjualan. Untuk penyediaan dokumen, dikarenakan ada

banyak dokumen yang harus disediakan, maka dibuatlah taksonomi bisnis untuk dokumen-dokumen

tersebut. Dikarenakan software menuntut untuk dapat diakses di mana pun dan kapan pun, dipilihlah

Android sebagai hardware¬nya. Hasil yang diperoleh antara lain program bisa menampilkan, membuat,

mengubah, dan menghapus data yang dibutuhkan dalam sistem penjualan serta knowledge base pada PT. X.

Program admin mendukung pembuatan penilaian kerja untuk Sales Force, notifikasi, pengkalkulasian

perbandingan omzet dan target serta komisi Sales Force, dan lain-lain. Program SFA memungkinkan Sales

Force membuat SO yang melalui verifikasi pada customer via SMS Gateway sebelum masuk ke database

perusahaan, membuat penjadwalan, dan lain-lain.

  

Kata kunci: Pengotomasian Tenaga Penjualan, Basis Pengetahuan, Taksonomi Bisnis, Android, SMS

Gateway.

  

Abstract: The existing system of PT. X used to insert sales data manually. While in field, Sales Force noted of

the order from dealer/customer manually, then later insert it into company’s database. The repetitive data

copying causes bigger risk of mistyping and unreliability, because Sales Force travels for weeks. Other

problem is that too many paper wasted on Sales Order and Invoice. Furthermore, PT. X needs

comprehensive document support for Sales Force to fulfil l customer’s need of information. In this research,

Sales Force Automation (SFA) software that works online is chosen to meet the expectations. For document

supply, due to the amount of documents needed, business taxonomy is made. Because the software is

demanded to be easily accessed from wherever and whenever, Android is chosen as the hardware. The

results obtained are various features for sales data management, such as view, add, edit, delete, and

verification. The admin program supports the Sales Force work appraisal, notification, calculating Sales

Force’s earnings per target ratio, Sales Force’s commission, et cetera. The SFA program supports the

making of Sales Order, which is to be verified through SMS Gateway before inserted into company’s

database, scheduling, et cetera.

  Keywords: Sales Force Automation, Knowledge Base, Business Taxonomy, Android, SMS Gateway

PENDAHULUAN memasarkan peralatan pertanian dengan harga yang

  sewajarnya dan untuk membantu Pemerintah men- PT. X adalah perusahaan yang bergerak di ciptakan pertumbuhan ekonomi yang stabil. Dalam bidang industri mesin pertanian, perikanan, dan rangka memperoleh kesuksesan di dalam usaha pengolahan bahan makanan. PT. X berdiri sejak tahun tersebut, PT. X secara terus menerus mengembang- 1942 serta memiliki 7 kantor cabang yang mem- kan teknologi tepatguna, manajemen profesional dan punyai jaringan di seluruh Indonesia. PT. X memiliki memberikan layanan yang terbaik kepada pelanggan. visi yaitu menjadi perusahaan penyedia peralatan Dalam menjalankan proses penjualan, PT. X pertanian terbesar di Asia Tenggara. Berdasarkan visi melakukan proses pemasukan data secara manual.

  Fanrensen, Rancang Bangun Sales Force Automation Berbasis Android

  Sementara itu, hasil penelitian mengenai faktor yang mendorong perusahaan dalam mengimple- mentasikan SFA dapat dilihat di Tabel 1.

  Aturan-aturan dalam taksonomi bisnis adalah:

  Konsep dari taksonomi didasarkan pada penge- lompokan (categorizing) komponen-komponen konsep ke dalam struktur yang logis[4]. Taksonomi tradi- sional biasanya menggunakan aturan-aturan penge- lompokan yang detail, tidak boleh berulang dalam klasifikasinya, dan ketelitian (granularity) yang sangat tinggi. Tetapi karena perkembangan teknologi saat ini yang membuat knowledge base digunakan oleh jenis pengguna yang lebih luas, maka konsep taksonomi tradisional lebih sering gagal. Sebagai contoh staf umum dalam sebuah perusahaan cenderung tidak menemukan keuntungan penggunaan taksonomi. Taksonomi bisnis didesain lebih utamanya untuk klasifikasi, dan untuk usability. Taksonomi bisnis sering digunakan untuk klasifikasi metadata dari knowledge, navigasi bagi user interface, atau keduanya. Taksonomi bisnis yang baik harus didesain agar intuitif bagi seluruh jenis pengguna.

  METODE SFA Metode Taksonomi Bisnis

  21 Sumber: Erffmeyer dan Johnson (2001)[3].

  26 Improve accuracy

  33 Reduce costs

  44 Increase sales

  72 Improve customer contact

  Motivation % of sample reporting Improve efficiencies

  Tabel 1. Motivasi perusahaan dalam mengimplementasikan SFA

  SFA didesain untuk membantu Sales Force dalam mendapatkan dan mempertahankan customer, mengurangi waktu administrasi, dan menyediakan pengaturan akun yang kuat[2]. SFA adalah sistem berbasis teknologi yang secara otomatis menyimpan tahap-tahap dalam proses penjualan. SFA dengan cepat menjadi standar bagi perusahaan manapun yang memiliki Sales Force.

  pesanan dari para dealer secara manual, dan nantinya harus memasukkan ulang dalam bentuk data di kantor pusat. Proses penyalinan data yang berulang ini menyebabkan data menjadi rentan terhadap kesalahan ketik. Selain itu data di kantor pusat menjadi tidak up-

  SFA tidak mampu berdiri sendiri. Ada banyak aspek yang mendukung jalannya SFA. Dari diagram pada Gambar 1 dapat diketahui bahwa SFA tidak bisa berjalan hanya dengan vendor software namun SFA juga membutuhkan hardware sebagai wadah untuk menjalankan software tersebut seperti Android. Selain itu, proyek SFA yang sudah kompleks kerap mem- butuhkan koneksi internet.

  Gambar 1. Diagram Ekosistem SFA

  SFA ecosystem Hardware and infrastructure vendors

  Software vendors Service provide rs

  SFA adalah aplikasi berbasis teknologi infor- masi yang mendukung fungsi kerja penjualan[1]. Teknologi informasi yang dimaksud terdiri dari hardware dan software. Software merupakan peng- aplikasian SFA itu sendiri, sementara hardware tidak terbatas kepada desktop atau laptop saja namun juga berbagai device yang dibutuhkan.

  SALES FORCE AUTOMATION (SFA) Pengertian SFA

  Selain permasalahan di atas, PT. X juga mem- butuhkan dukungan dokumen yang lengkap yang dapat digunakan oleh Sales Force untuk memenuhi kebutuhan informasi dealer/customer, misalnya kelebih- an dan kekurangan produk, harga produk, spesifikasi produk, studi kelayakan produk, dll. Karena ada banyak dokumen yang harus disediakan oleh PT. X, maka diperlukan adanya pembuatan taksonomi bisnis untuk dokumen-dokumen tersebut.

  Dalam penelitian ini dipilihlah software Sales Force Automation (SFA) yang bekerja secara online sebagai solusi yang dapat membantu mengotomasi data penjualan, karena dengan pengotomasian ter- sebut diharapkan dapat meminimalkan kesalahan dalam pemasukan data, mengurangi penggunaan kertas yang tidak perlu, dan meningkatkan reliabilitas data. Selain itu, karena software ini menuntut untuk dapat diakses di mana pun dan kapan pun dalam pengoperasiannya, dipilihlah Android sebagai piranti- nya.

  an yang bisa sampai berminggu-minggu, oleh sebab itu menyebabkan data Sales Order (SO) menjadi kurang reliable. Permasalahan lain yang timbul adalah banyaknya kertas yang terbuang dalam proses pen- jualan PT. X, seperti SO dan Invoice.

  to-date karena menunggu kepulangan tenaga penjual-

  1. Taksonomi menggunakan istilah-istilah yang se- derhana. Hindari penggunaan jargon-jargon, atau istilah teknis yang kompleks. Desainer taksonomi

  Dari latar belakang masalah bisa disimpulkan bahwa kebutuhan perusahaan meliputi:

  5. Merevisi pengkategorian Dari hasil kuisioner, dilakukan beberapa penye- suaian dan perubahan pada pengkategorian.

  Analisis Kebutuhan

  customer bersamaan dengan SJ dan barang yang dipesan.

  Untuk dealer/customer baru, ada sedikit penge- cualian yaitu Invoice diberikan kepada dealer/

  Pertama-tama adalah dilakukan pembuatan SO. Tenaga penjualan yang mendatangi dealer/customer atau admin kantor cabang akan membuat SO rangkap tiga. Setelah ditandatangani oleh dealer/customer, rangkap pertama dari SO akan dijadikan arsip kantor, rangkap kedua untuk arsip divisi, sementara rangkap terakhir untuk arsip administrasi. Setelah SO diterima oleh divisi produk, staf divisi akan mengecek stok dari barang tersebut. Setelah barang dipastikan ada, barulah Surat Jalan (SJ) dibuat oleh sekertaris divisi. SJ dibuat dua rangkap lalu diberikan kepada staf logistik/ekspedisi beserta barang pesanan. Selanjut- nya, staf logistik/ekspedisi mengirim barang beserta kedua SJ untuk ditandatangani. SJ yang asli dibawa oleh dealer/customer sementara kopiannya dibawa kembali ke PT. X. Setelah SJ kembali barulah Invoice dibuat sebanyak dua rangkap. Invoice kembali diberi- kan kepada dealer/customer untuk ditandatangani, dan bukti pembayaran beserta kopian Invoice yang telah ditandatangani akan dibawa kantor cabang untuk disimpan sebagai arsip administrasi.

  to-door campaign, yang berhubungan langsung dengan dealer/customer adalah tenaga penjualan.

  yaitu dealer/customer datang ke kantor cabang untuk membeli barang. Sementara door-to-door campaign adalah tenaga penjualan mendatangi dealer/customer untuk menawarkan barang dan melakukan transaksi penjualan. Keduanya memiliki alur yang sama, hanya pelakunya saja yang berbeda. Pada direct sales, yang berhubungan langsung dengan dealer/customer ada- lah admin dari kantor cabang, sementara pada door-

  direct sales dan door-to-door campaign. Direct sales

  Sistem penjualan PT. X ada dua macam, yaitu

  ANALISIS SISTEM Analisis Proses Penjualan

  6. Membuat pengkategorian final Setelah mendapat beberapa masukan dari berbagai pihak, didapatkan model taksonomi final.

  4. Melakukan survei Survei dilakukan terhadap end-user dari takso- nomi. Survei penting untuk dilakukan untuk menguji apakah taksonomi telah menjawab kebutuhan. Contoh survei yaitu dengan cara melakukan wawancara pada end-user.

  JURNAL INFORMATIKA VOL. 12, NO. 1, MEI 2014: 18-26

  3. Berkonsultasi pada ahli Mengkonsultasikan pengkategorian yang sudah dibuat di langkah sebelumnya pada orang yang menguasai data dan merevisinya jika ada koreksi dari sang ahli.

  2. Pengkategorian Dari data yang sudah didapat dan dipelajari secara mendalam satu-persatu, langkah selanjutnya adalah membuat pengkategorian. Proses ini dilakukan dengan cara mencari kata-kata kunci yang sering muncul dari dokumen-dokumen tersebut, mengumpulkan, dan menyusunnya men- jadi suatu hierarki tree.

  1. Pengumpulan data Mengumpulkan data yang akan dikategorikan dengan cara melakukan wawancara untuk sedikit sampel atau mengumpulkan dokumen- dokumen yang diperlukan,

  Langkah-langkah dalam pembuatan taksonomi:

  3. Karakteristik lain adalah fleksibilitas. Karena kebutuhan sebuah bisnis selalu berubah, maka klasifikasi konsep harus mendukung evolusi taksonomi dalam jangka panjang sesuai umpan balik dari pengguna. Untuk mencapai hal ini diperlukan metode pengembangan taksonomi yang iteratif, yaitu evaluasi terus menerus dari taksonomi yang telah dibuat.

  memahami keseluruhan konsep dan klasifikasi konsep dalam taksonomi tersebut.

  tree yang lebih kecil dapat memastikan pengguna

  2. Taksonomi tradisional menggunakan hirarki konsep yang sangat panjang. Seringkali terdapat 100 node pada level tertinggi, dan setiap node dapat memiliki sekitar 12 level hirarki. Taksonomi bisnis sebaiknya memiliki rata-rata 8 node pada level tertinggi, dan 3 level hirarki. Penggunaan

  dipahami oleh sebanyak mungkin pengguna yang paling umum. Ketika pengguna melihat level paling tinggi dari sebuah taksonomi pengguna harus langsung dapat memahami apa yang sedang mereka lihat, dan dapat melanjutkan pencarian menuju konsep yang dicari.

  denominato r’, yaitu bahwa setiap istilah harus

  harus menggunakan prinsip „lowest common

• Software SFA berbasis Android yang berhubung- an langsung dengan database pusat untuk diaplikasikan pada Android milik Sales Force.
• Software bersifat online, artinya kantor bisa

  Fanrensen, Rancang Bangun Sales Force Automation Berbasis Android

  perubahan yang dibuat segera setelah perubahan gambaran sistem secara keseluruhan. Setelah pem- buatan context diagram, dapat dibuat level 0, 1, dan dilakukan. selanjutnya jika diperlukan untuk menggambarkan

• Pembuatan laporan-laporan berupa SO dan Invoice proses aliran yang jelas[5].

  dalam bentuk data di Android (tanpa dicetak).

  Dapat dilihat di Gambar 3 ada 4 proses utama

• Pembuatan knowledge base berbentuk Taxonomy, dalam DFD sistem penjualan PT. X yaitu Maintain untuk mempermudah mengkategorikan banyak- Data Master, Transaksi, Laporan, dan Penilaian Kerja.

  nya dokumen.

  Entitas-entitas yang terlibat adalah Customer, Admin

• Taxonomy dilengkapi dengan fitur search yang Kantor Pusat, Marketing, Sales Force, Logistik.

  didukung oleh SOLR untuk mengoptimalkan pencarian.

  Entity Relationship Diagram (ERD)

DESAIN SISTEM

  ERD adalah diagram yang dipakai untuk men- dokumentasikan skema database dan disebut juga

  Taksonomi Bisnis

  sebagai entity relationship karena menggambarkan entitas dan hubungannya[5]. Dalam pembuatan ERD Konsep dari taksonomi didasarkan pada terdapat 2 bagian, yaitu conceptual data model dan pengelompokan (categorizing) komponen-komponen physical data model . konsep ke dalam struktur yang logis[4]. Hasil akhir

  ERD dalam bentuk conceptual data model dapat desain taksonomi untuk Sales Force PT. X dapat dilihat pada Gambar 4. Tabel-tabel yang digunakan dilihat pada Gambar 2. pada sistem penjualan PT. X meliputi 25 tabel yaitu

  Article, Notification, Category, Employee, Tag, Posi- Data Flow Diagram (DFD) tion, Department, CustomerTemp , LPK, Notif, Sales- man, Komisi, TargetSales, SOTemp, DetailSOTemp,

  DFD akan menjelaskan aliran proses keluar SO, DetailSO, Customer, Schedule, rpiut2, THInvo, masuk pada PT. X. Pembuatan DFD dimulai dengan

  TInvo , StockG, Complaint, dan ComplaintCategory.

  pembuatan context diagram, di mana merupakan

  

Gambar 2. Desain Taksonomi Bisnis PT. X JURNAL INFORMATIKA VOL. 12, NO. 1, MEI 2014: 18-26

1 Jadwal Campaign

  Data Taksonomi Maintain Data Master Customer Data Taksonomi

  1 Customer

  4 Taksonomi Admin Kantor

  2 Produk Data Taksonomi Pusat Sales Order

  Data Produk Surat Jalan Jadwal Sales Order

  Invoice Data Customer Campaign

  Konfirmasi Pemesanan Bukti Pembayaran Jadwal Campaign

  7 Agenda Data Customer Complaint

  

2

Surat Jalan Marketing

Transaksi

Invoice

  Sales Order Sales Order Bukti Pengiriman

  Surat Jalan Notifikasi Barang

  8 Notification Notifikasi Laporan Penjualan Sales Order

  Data Customer Logistik Laporan Komisi Konfirmasi Pemesanan Data Produk

  Customer Complaint Surat Jalan Data Taksonomi Invoice

  Invoice Bukti Pembayaran Jadwal Campaign Data Customer Complaint

  Bukti Pengiriman Barang

  3 Penjualan Data Customer

5 Complaint

  Data Penjualan Data Customer Complaint

  3 Sales Force Laporan

  6 Sales Force Laporan Omzet dan Realisasi Target Laporan Komisi Data Sales Force

  9 Penilaian Kinerja Laporan Pencapaian Target Penilaian Kinerja Sales Force Terbaik

  Sales Force

  4 Sales Force Terbaik Penilaian Kinerja Penilaian Kinerja Gambar 3. DFD level 0

  Fanrensen, Rancang Bangun Sales Force Automation Berbasis Android

  Characters (7) Date & T ime Characters (2) Money

  <pi> Integer Variable characters (6) Variable characters (6) Date & T ime Variable characters (30) Variable characters (1000)

  Complaint ComplaintID CustomerID ReporterID Date T itle Detail

  Characters (4) Money Money Money Money Money Money Money Money Money Money Money Money

  CYear T arget1 T arget2 T arget3 T arget4 T arget5 T arget6 T arget7 T arget8 T arget9 T arget10 T arget11 T arget12

  Identifier_1 <pi> T ARGET SALES

  <pi> Integer Money Money Money Integer Integer

  Komisi KomisiID Komisi1 Komisi2 T otalKomisi Month Year

  Variable characters (100) Integer Money

  T INVO Descript Qty NetAmount

  Identifier_1 <pi> rpiut2 noRef Date T rnT ype Amount

  CategoryID Name

  <pi> Characters (12) Variable characters (30)

  ProdCode Name

  Identifier_1 <pi> ST OCKG

  <pi> Characters (7) Date & T ime Money Date & T ime

  NoINV Date Amount T ermDate

  <pi> T HINVO

  Identifier_1 ...

  <pi> Integer Money Money Float Integer Integer Integer Integer Integer Integer Variable characters (50) Float Integer

  T arget Realitation T perR T perRVal Discipline Active Work Responsibility Improvement Note Result Year

  Identifier_1 <pi> ComplaintCategory

  <pi> Integer Variable characters (50)

  <pi> Integer Characters (5) Variable characters (25) Variable characters (30) Variable characters (30) Variable characters (16) Variable characters (5) Variable characters (12) Variable characters (12) Characters (25) Variable characters (12) Variable characters (11) Variable characters (25) Variable characters (25)

  <pi> Variable characters (6) Variable characters (15) Variable characters (15) Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer

  Identifier_1 ...

  <pi> Integer Variable characters (50)

  PositionID Name

  <pi> Position

  Identifier_1 ...

  <pi> Integer Variable characters (50

  DepartmentID Name

  <pi> Department

  Identifier_1 ...

  EmployeeID Username Password Administrator Menu1 Menu2 Menu3 Menu4 Menu5 Menu6 Menu7 Menu8 Menu9

  < Identifier_1 <pi>

  Identifier_1 <pi> Employee

  <pi> Integer Integer Integer Integer Date & T ime Variable characters (50)

  NotificationID T ype LinkID Status Date Name

  Identifier_1 <pi> Notif

  <pi> Integer Variable characters (20) Integer Money Money Money Money Variable characters (30)

  IDDetailSOT emp Descript Qty Price Amount Disc NetAmount Note

  DetailSOT emp

  Variable characters (20) Integer Money Money Money Money Variable characters (50)

  DetailSO Descript Qty Price Amount Disc NetAmount Note

  Identifier_1 <pi> LPK LPKID

  CustomerT ID custcode name address deladdress City Zip Phone1 phone2 ContactName ContactPhone NPWP email site

  DetailT ag DetailCategory

  Mengorder Memiliki Detail

  <pi> Integer Variable characters (100)

  T agID Name

  <pi> T ag

  Identifier_1 ...

  <pi> Integer Date & T ime Variable characters (50)

  Schedule ScheduleID Date Schedule

  Berada di Menjabat sebagai

  Memesan Oleh

  Memesan Memiliki Detail

  Mengorder Membuat

  <pi> Article

  Mempunyai Melaporkan

  Melakukan T erhadap

  Memiliki Diberi

  Melakukan Membayar

  Menjual Mengorder

  (D) Memiliki Detail

  T erhadap Memiliki

  Membuat Membuat

  Membawahi Membuat

  Identifier_1 ...

  ArticleID T itle Contents ValidFrom ValidUntil

  Identifier_1 <pi> CustomerT emp

  Identifier_1 ...

  <pi> Characters (5) Variable characters (25) Variable characters (30) Variable characters (30) Variable characters (16) Variable characters (5) Variable characters (12) Variable characters (12) Characters (25) Variable characters (12) Variable characters (11) Variable characters (25) Variable characters (25)

  <pi> Customer custcode name address deladdress City Zip Phone1 Phone2 ContactName ContactPhone NPWP email site

  Identifier_1 ...

  <pi> Integer Variable characters (100) Variable characters (1000)

  NotificationID T itle Contents

  Identifier_1 <pi> Notification

  <pi> Characters (3) Variable characters (25)

  SalesCode Name

  <pi> Salesman

  <pi> Integer Variable characters (100) Integer

  <pi> Integer Variable characters (100) Variable characters (1000) Date & T ime Date & T ime

  CategoryID Name ParentalID

  Identifier_1 <pi> Category

  <pi> Variable characters (5) Date & T ime Variable characters (11) Money Money Money Variable characters (30) Variable characters (20) Date & T ime Variable characters (50) Variable characters (30) Variable characters (5) Variable characters (20) Variable characters (50) Date & T ime

  NoSO Date T rnT ype Amount Disc NetAmount LokoFranko ShipBy ShipDate ShipAddress ShipCity ShipZip ShipPayment Note DatePayment

  Identifier_1 <pi> SO

  <pi> Variable characters (5) Date & T ime Variable characters (11) Money Money Money Variable characters (50) Variable characters (20) Date & T ime Variable characters (50) Variable characters (30) Variable characters (5) Variable characters (20) Variable characters (50) Date & T ime Variable characters (30)

  NoSOT emp Date T rnT ype Amount Disc NetAmount LokoFranko ShipBy ShipDate ShipAddress ShipCity ShipZip ShipPayment Note DatePayment Reply

  <pi> SOT emp

  Identifier_1 ...

  <pi>

  JURNAL INFORMATIKA VOL. 12, NO. 1, MEI 2014: 18-26

  Verifikasi SO

IMPLEMENTASI SISTEM

  Sebelum SO masuk ke database perusahaan,

  Taksonomi

  terlebih dahulu akan diverifikasi. Verifikasi SO di- lakukan dengan bantuan konfirmasi dari dealer/ Taksonomi Bisnis terdiri dari artikel-artikel,

  customer yang bersangkutan dengan melakukan

  yang pertama harus dibuat terlebih dahulu, seperti komunikasi via SMS Gateway. Format SMS untuk pada Gambar 5. Contoh data yang dimasukkan adalah dealer/customer dapat dilihat pada Gambar 7. artikel berjudul “Tips dan Trik dalam Memprospek” dengan tanggal validasi “24 November 2013” hingga “24 November 2014”. Selain itu ditambahkan kate- gori nya yaitu “Tips dan Trik”.

  Gambar 7. Format SMS Scheduling Sales Force dapat membuat dan mengatur

  penjadwalan bagi dirinya sendiri. Hal ini dimaksud- kan agar kinerjanya semakin efektif dan tertata. Tampilan master bisa terlihat pada Gambar 8.

  Gambar 5. Halaman Add Article Transaksi

  Pembuatan SO Mula-mula, SO dibuat oleh Sales Force. Sebagai Gambar 8. Scheduling contoh pada Gambar 6, data SO dengan dealer/

  Penilaian Kinerja customer

  bernama “1060”, pada tanggal “11/25/2013”, produk “NI GTR-4”” dengan harga “3.200.000” Selain difasilitasi, Sales Force juga diberi sebanyak “2”. Barang akan dibayar dan dikirim penghargaan akan semakin terpacu dalam menghasil- tanggal “11/30/2013” dengan ekspedisi “PT. X”, ke kan lebih. Penghitungan penilaian kinerja Sales Force alamat “Siwalankerto 121”, kota “Surabaya”. di PT. X yaitu 50% dari perbandingan omzet dan target Sales Force, dan 50% lagi dari penilaian kualitatif. Penilaian kualitatif sendiri meliputi disiplin kerja, keaktifan kerja, hasil kerja, tanggung jawab, dan peningkatan yang masing-masing bobotnya adalah 20%. Pada Gambar 9 berikut terdapat tampilan penilaian kinerja.

  Notification

  Untuk menjaga agar komunikasi Sales Force dengan kantor pusat tidak terputus sepenuhnya begitu

  Sales Force melakukan sales campaign, terdapat fitur

  yang memungkinkan kantor pusat memberikan notifikasi jika ada hal-hal penting yang harus segera diketahui Sales Force. Gambar 10 menunjukkan

  Fanrensen, Rancang Bangun Sales Force Automation Berbasis Android Gambar 9. Penilaian Kinerja Sales Force

  Gambar 10. Notifikasi Customer Complaint

  Program juga menyediakan fitur untuk me- nampung keluhan dari customer. Dengan disimpan- nya keluhan-keluhan, maka divisi Marketing di PT. X bisa menentukan penyelesaian dari masalah/keluhan tersebut. Tampilan penyimpanan customer complaint dapat dilihat di Gambar 11.

• Sistem dapat melakukan komunikasi data dengan program SFA secara online melalui sinkronisasi data sehingga data menjadi lebih up-to-date.
• Sistem dapat mendukung fleksibilitas taksonomi bisnis dengan melakukan pembuatan, penghapus- an, pengubahan data.
• Data yang dibuat/diubah oleh Sales Force harus melalui verifikasi terlebih dahulu sebelum masuk ke database perusahaan.
• Sistem dapat menampilkan hasil kerja masing- masing Sales Force, baik dalam omzet, pencapaian target, maupun komisi, serta grafik pergerakannya dalam lingkup tahun. Laporan-laporan tersebut juga dapat dicetak.
• Sistem dapat membuat notifikasi yang diterima program SFA secara online.
• Berdasarkan hasil pengujian, hasil perhitungan
• Berdasarkan hasil pengujian, hasil perhitungan rata-rata hasil penilaian dari segi omzet (per target) dan kualitatif (disiplin kerja, keaktifan kerja, hasil kerja, tanggung jawab, peningkatan) sama dengan penghitungan manual.

  Gambar 11. Customer Complaint Laporan

  Jenis-jenis laporan yang ada yaitu laporan penjualan, komisi, serta pencapaian target. Laporan penjualan dapat dilihat berdasarkan waktu, Sales

  Force, maupun dealer/customer. Laporan komisi

  menunjukkan besarnya komisi masing-masing Sales Force dalam periode bulan. Laporan pencapaian target dihasilkan dari omzet dan target lalu di- bandingkan antara keduanya. Masing-masing laporan bisa dilihat dalam bentuk tabel, grafik, serta siap cetak dalam bentuk dokumen Word. Contoh format laporan bisa dilihat di Gambar 12.

  Gambar 12. Laporan Penjualan oleh Sales Force SBM KESIMPULAN & SARAN

  Dari hasil perancangan dan pembuatan perangkat lunak SFA di PT. X, dapat diambil beberapa kesimpulan antara lain:

  Realisasi dibanding Target sama dengan peng- hitungan manual.

• Program dapat mendukung Sales Force dalam membuat SO secara online sehingga bebas dari penggunaan kertas yang tidak perlu.
• Program dapat mengirim SMS otomatis kepada
• Penambahan fitur-fitur berupa rumus penghitung- an BEP, tampilan stok barang, dan informasi restock barang pada program SFA.
• Dibutuhkan pengompresan memori dikarenakan data yang terlalu banyak.

  customer/dealer melalui SMS Gateway sehingga

  memungkinkan adanya konfirmasi secara lang- sung dari customer/dealer sebelum SO dimasuk- kan database.

  JURNAL INFORMATIKA VOL. 12, NO. 1, MEI 2014: 18-26

DAFTAR PUSTAKA

• Program bisa menampilkan taksonomi bisnis dengan pengkategorian yang terstruktur serta, berdasarkan hasil kuisioner, mudah dimengerti. Artikel-artikel tersebut juga bisa diakses melalui

  tag-tag pada masing-masing artikel atau dengan

  melakukan pencarian dengan menuliskan kata kunci yang ingin dicari. Pencarian dilakukan melalui program SOLR sehingga hasil lebih optimal.

• Pencatatan keluhan customer/dealer dapat masuk ke database secara online.
• Dengan adanya program ini, Sales Force bisa melihat, membuat, mengubah, dan menghapus rencana sales campaign untuk dirinya sendiri sehingga jadwalnya lebih tertata.
• Dengan adanya program ini, Sales Force bisa melihat daftar Invoice yang belum lunas untuk membantu dalam menagih customer/dealer. Sales Force juga bisa melihat hasil kerjanya dalam komisi maupun pencapaian target

  Saran yang dapat membantu menyempurnakan program:

  1. Buttle, F., Ang, L. & Iriana, R. (2006). Sales Force Automation: Review, Critique, Research Agenda.

  2. Damjanovic, S. (2010). Sales Force Automation

  “The Competitive Imperative”. Unpublished undergraduate thesis, University of Florida.

  3. Erffmeyer, R.C. & Johnson, D.A. (2001). An Exploratory Study of Sales Force Automation Practices: Expectations and Realities. Journal of

  Personal Selling & Sales Management , 21(2), 167-175.

  4. Wahl, Z. (2006). Business Taxonomy. Retrieved: October 7, 2013, from http://www.ikmagazine. com/xq/asp/txtSearch.Taxonomies/exactphrase. 1/sid.0E4B1CAB-3D69-4FD5-9585-C61E5A

  7A63FE/articleid.CCC7D81E-F161-48F3-AD1B- 560CA65BB395/qx/display.htm.

  5. Romney, Marshall B. (2003). Accounting Infor-

  mation System (9th ed.). New Jersey: Prentice- Hall, Inc.

  International Journal of Management Reviews , 8(4), 213-231.