SOP perubahan password dan pemberian informasi user id pokja ULP

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN PELALAWAN

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Nomor SOP

1/SOP/LPSE/2014

Tanggal Pembuatan

04-Agust-14

Tanggal Revisi

-

Nomor Revisi

-

Tanggal Efektif

01-Okt-14

Disahkan Oleh

TENGKU MUKHLIS

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN
INFORMASI USER ID POKJA ULP

Dasar Hukum :
1
2
3
4
5

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik

Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan
perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Perbup No. 25 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik Pada
Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1
2

Panitia Pengadaan/Pokja ULP
Admin Agency

Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :

1.

2

Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID
Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan/Pokja ULP

Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID
Panitia Pengadaan/Pokja ULP sehingga Panitia Pengadaan/Pokja ULP dapat melakukan login
pada aplikasi SPSE

Tujuan :

Pencatatan dan Pendataan :

Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP
yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi
user ID miliknya

Peringatan :
1.

Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan.

2.

Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output
dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definisi :
1.

Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja
ULP/PPK

Keterkaitan :
1

SOP Pengarsipan Dokumen

44

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA PENGADAAN/POKJA ULP
Pelaksana
Panitia
No
Aktivitas
Admin Agency
Pengadaan/Pokja Front Office
ULP
1 Menyampaikan berkas permohonan Reset Password
Mulai
Dan Info User ID

2

Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas
permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap?

Tidak

Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan

Waktu

1. Surat Permohonan Reset Password dan Info
User ID
2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai
Panitia Pengadaan/Pokja ULP (Apabila
disampaikan langsung membawa asli Surat
Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia
Pengadaan/Pokja ULP)

N/A

Berkas permohonan

5 Menit

hasil pengecekan

berkas
pemberitahuan
untuk
melengkapi
berkas

Ya

3

Meminta Panitia Pengadaan/Pokja ULP untuk
melengkapi berkas permohonan

berkas permohonan tidak lengkap

5 Menit

4

Melengkapai kekurangan berkas permohonan

pemberitahuan untuk melengkapi berkas

N/A

5

Memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah
berkas permohonan benar/valid ?

1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan 15 menit
data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan
arsip permohonan pada saat registrasi awal

Tidak

Ya

Output

Keterangan
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
Panitia
Pengadaan/Pokja ULP
(softcopy)

hasil pengecekan
berkas

2. Melakukan konfirmasi kepada Panitia
Pengadaan/Pokja ULP melalui telepon atau
bertemu langsung (jika diperlukan)
6

7

Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin

Agency melakukan reset password atau mencari
informasi user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP pada
aplikasi
SPSE tidak lengkap dan tidak benar/tidak
Apabila berkas
valid, Admin Agency Memberitahu Panitia
Pengadaan/Pokja ULP bahwa permohonan ditolak

8

Memberitahukan password baru atau informasi user
ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP kepada Panitia
Pengadaan/Pokja ULP

9

Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas

Selesai

Selesai

hasil pengecekan berkas bahwa berkas
permohonan lengkap dan benar/valid

15 menit

hasil pengecekan berkas bahwa berkas
permohonan tidak lengkap atau tidak
benar/tidak valid

5 menit

hasil reset password/informasi user id

10 menit

hasil reset password/informasi user id dan
5 menit
pemberitahuan password baru/informasi user
id

hasil reset
password/infor
masi user id
pemberitahuan
permohonan di
tolak
pemberitahuan
password
baru/informasi
user id diterima
oleh Panitia
Pengadaan/Pokj
a ULP

Diinformasikan untuk
segera melakukan
login dengan User ID
dan Password
tersebut serta
mewajibkan untuk
melakukan perubahan
password

Arsip berkas
permohonan

45

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA POKJA ULP

LAMPIRAN

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN PELALAWAN

46

Template Surat Permohonan Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User Id Pokja ULP

Kop Surat instansi
Tempat, Tanggal
No

:

Kepada

Lampiran

:

Yth : Ketua LPSE .....

Perihal

: Permohonan
Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User Id Pokja ULP

Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini
Nama

:

Jabatan

:

e-mail

:

Untuk dan atas nama
Nama instansi

:

Alamat instansi

:

Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail
e-mail semula

:

e-mail baru

:

Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami
ucapkan terima kasih
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
(………………………………)

47

Form Tanda Terima Berkas

TANDA TERIMA BERKAS
Tanggal

:

Telah kami terima dari

:

Berkas Berupa

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama

Nama

Jabatan

Instansi/
Jabatan

48