SISTEM DAN PROSEDUR PERKANTORAN
This page was exported from - Karya Tulis Ilmiah
Export date: Sat Sep 2 18:28:24 2017 / +0000 GMT
SISTEM DAN PROSEDUR PERKANTORAN
1.1 Definisi sistem dan Prosedur perkantoranSistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola
kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Misalnya
sistem kearsipan atau sistem penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-pedoman penyimpanannya, ukuran-ukuran bakunya, alat
perlengkapannya, tata cara penaruhan dan pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur penyingkiran dan
pemusnahan arsip.Menurut Ahli Inggris J.C. Denyer (Office Management, 1975) memberikan definisi sistem perkantoran sebagai
berikut:Dapatlah dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan
khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan, dan sebagainya) dan berkenaan dangan bagaimana operasi-operasi itu
dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bila mana dilaksanakanDefinisi yang diberikan oleh Terry:Suatu prosedur
perkantoran dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah-langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas
perkantoran yang penting dan menyeluruh. Jadi Prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha biasanya oleh lebih daripada satu petugas.1.2
Perencanaan Sistem PerkantoranManajemen adalah segenap perbuatan menggerakkan sekelompok petugas dan mengerahkan
segenap saran dalam sesuatu organisasi apa pun untuk mencapai tujuan tertentu. Pejabat pimpinan yang bertugas melakukan
perbuatan menggerakkan petugas dan mengerahkan sarana itu disebut manajer. Secara lengkap tugas seorang manajer adalah:a.
Perencanaan
:
Pola perbuatan menggambarkan di muka hal-hal yang harus dikerjakan dan caranya mengerjakan.b.
Pembuatan Keputusan :
Pola perbuatan melakukan pemilihan di antara berbagai kemungkinan untuk menyelesaikan soal-soal
yang terjadi.c.
Pembimbingan
:
Pola perbuatan mendorong semangat bekerja, mengarahkan para pelaksana, dan
memberi petunjuk.d.
Pengorganisasian
:
Pola perbuatan menghubungkan dan menyelaraskan para pelaksana berikut
tugasnya satu sama lain.e.
Pengontrolan
:
Pola perbuatan memeriksa dan mencocokkan agar pekerjaan-pekerjaan
terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang ditentukan.f.
Penyempurnann
:
Pola Perbuatan memperbaiki tata
rangka dan tatakerja dalam organisasi yang bersangkutan.
Sesuai dengan perincian di atas, salah satu tugas seorang manajer
kantor adalah melakukan Perencanaan, yaitu perencanaan sistem perkantoran. Hal pokok yang harus direncanakan ialah seluruh
tatausaha dalam organisasinya sebagai sistem perkantoran. Jadi, tugas pertama seseorang manajer perkantoran ialah melakukan
perencanaan terhadap sistem perkantoran pada organisasi atau perusahaannya.Secara terperinci aktivitas perencanaan itu
menyangkut penetapan tujuan, haluan, sistem, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitannya dengan:a.
Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoranb.
Rancangan dan pemakaian formulir perkantoran.c.
Penggunaan mesin dan perlengkapan
perkantoran.Berbagai metode, prosedur, dan sistem perkantoran dalam setiap organisasi perlu direncanakan sebaik-baiknya oleh
manajer perkantoran karena pasti meningkatkan efisiensi organisasi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya. J. C. Denyer
menyebutkan pentingnya sistem perkantoran yang direncanakan secara baik karena berbagai manfaat yang antara lain:a.
Kelancaran pekerjaan perkantoran, dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan;b.
Pengurangan keterlambatan, hambatan;c.
Kontrol yang lebih
baik terhadap pekerjaan;d.
Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha;e.
Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi;f.
Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha.
Office Policy adalah: segenap azas yang dijadikan pedoman dan ukuran
dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. Dalam pengertiannya yang luas untuk berbagai bidang kegiatan, azas
adalah: dalil umum yang dinyatakan dengan istilah-istilah umum dengan tanpa menyarankan cara-cara khusus mengenai
pelaksanaannya yang dapat diterapkan pada suatu rangkaian perbuatan untuk menjadi petunjuk yang tepat bagi perbuatan-perbuatan
itu.Sistem perkantoran yang baik juga berpegang pada sejumlah asas atau prinsip tertentu. J.C. Denyer telah mencatat asas-asas
umum sistem perkantoran yang baik sebagai berikut:a.
Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar
tanpa terjadi hambatan-hambatan;b.
Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan warkat;c.
Sistem itu menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir para petugas terjadi secara minimum;d.
Sistem itu menghindari pula
tulis-menulis yang tidak perlu;e.
Sistem Perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan
kerja;f.
Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan perbekalan kertas adalah minimum;g.
Sistem Perkantoran yang baik menghindari pengecekan yang tidak perlu;h.
Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap,
pengecualian terhadap aturan perlu di usahakan sesedikit mungkin;i.
Sistem Perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya
mesin.j.
Sistem Perkantoran yang baik harus berdasarkan azas kesederhanaan.1.3 Sistem Informasi ManajemenSuatu jenis
Output as PDF file has been powered by [ Universal Post Manager ] plugin from www.ProfProjects.com
| Page 1/3 |
This page was exported from - Karya Tulis Ilmiah
Export date: Sat Sep 2 18:28:24 2017 / +0000 GMT
sistem perkantoran yang pada akhir-akhir ini banyak direncanakan oleh manajer perkantoran yang berubah kedudukannya menjadi
manajer administrative ialah sistem informasi manajemen (management information sistems, terkenal dengan singkatannya MIS).
Sistem termaksud dapat dirumuskan sebagai kebulatan jalinan hubungan dan jaring lalulintas informasi dalam sesuatu organisasi
mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan sampai penyebarannya
kepada para petugas yang berkepentingan agar dapat melaksanakan semua tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pucuk
pimpinan organisasi untuk keperluan membuat berbagai keputusan yang tepat.
Selama ini sistem informasi dalam organisasi
umumnya dianggap sejalan dengan kerangka pembagian sesuatu organisasi dalam satuan-satuan di bawahnya. dalam pengertian
yang sangat umum informasi (information, keterangan) adalah segala sesuatu yang dikomunikasikan di antara orang-orang (kini
juga di antara orang dengan mesin dan mesin dengan mesin). Melakukan komunikasi pada pokoknya berarti memberitahukan
pengertian kepada pihak lain.
Selain itu definisi informasi adalah bahan bagi komunikasi. Tanpa informasi takkan ada
komunikasi dan sebagaimana telah diketahui tanpa melakukan komunikasi tidak akan ada orang yang bisa hidup, masyarakat yang
bisa berkembang atau organisasi yang bisa mencapai tujuannya. Jadi, informasi merupakan salah satu sumber kekuatan ataupun
faktor hidup dari orgnisasi apa pun. Dengan adanya sistem informasi yang baik dapatlah tercegah pencarian keterangan yang lama
atau bahkan kehilangan keterangan yang merugikan manfaat besar, yaitu melengkapi para petugas dan pimpinan organisasi dengan
keterangan-keterangan yang perlu agar dapat melaksanakan tugasnya masing-masing sebaik mungkin.
Menurut Hershner
Cross sistem informasi manajemen yang terpadu merupakan suatu gabungan yang amat teratur dari pegawai, perlengkapan, dan
fasilitas-fasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan pengolahan, pengiriman, dan peragaan data, semuanya sebagai
tanggapan terhadap kebutuhan-kebutuhan para pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi dalam perusahaan.
Haynes
dan Massie yang mengikuti konsep Robert Anthony dan ahli-ahli lainnya membagi pengertian management information dalam 3
kategori yang berikut:a.
Strategic planning information (informasi untuk perencanaan yang strategis).b.
Management
control information (informasi untuk control oleh pimpinan).c.
Operational information (informasi pengerjaan).
Secara sistematik dapatlah ditegaskan bahwa setiap sistem informasi manajemen meliputi 4 unsur pokok yang berikut:1) Sumber
daya
: berupa data yang kemudian menjadi informasi.2) Hampiran
: kerangka sistem.3) Aktivitas
:
pengolahan (processing)4) Perlengkapan
: berbagai peralatan elektronik yang mewujudkan otomasi.
Sistem
informasi manjemen (MIS) tidak hanya satu macam saja, karena itu dianggap sebagai pola juga ada bermacam-macam sesuai
dengan jenis-jenis organisasi atau perusahaan. Tetapi apapun bentuk dan bagaimanapun corak sesuatu sistem informasi manajemen,
tujuan terakhir dan cita-cita tertinggi dari penelaahan-penelaahan terhadap sistem keterangan dalam organisasi ialah penyusunan
Total Management Information System Menurut Terry:?Sistem ini akan meliputi seluruh badan usaha dan melalui pengumpulan
sistematik, pengolahan, penyebaran data akan menyediakan semua informasi yang perlu kepada setiap orang agar dapat memberikan
bantuan maksimum dalam mencapai tujuan-tujuan tertentu.1.4 Peranan sistem dan prosedur dalam keseluruhan pekerjaan
manajemenSistem dan prosedur merupakan bagian integral dari pekerjaan setiap manajer. Dengan ini dimaksudkan bahwa setiap
orang yang mengawasi, membimbing, atau mengurusi kegiatan-kegiatan dari bawahan (beberapa atau banyak) mempunyai
pertanggungjawaban yang sejalan dengan pekerjaannya bagi sistem dan prosedur yang dipergunakannya bersama-sama dengan
bawahannya; bagaimana mengerjakan segala sesuatu, cara dan sarana yang dipergunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang
diserahkan, dan metodologi proses kerja yang di pakai. Sistem dan prosedur dengan demikian merupakan suatu bidang lapangan
kegiatan/usaha yang harus digolongkan sebagai salah satu dari beberapa unsur-unsur manajemen.Sistem dan prosedur dapat dibagi
kedalam dua kategori, yaitu untuk karyawan pabrik (blue collar) dan karyawan kantor (white collar).1.
?Blue-collar systems
and procedures? ialah sistem dan prosedur yang ditandai dengan adanya pabrik, bengkel, halaman, pemeliharaan, proyek bangunan,
prosedur (manual dan mekanis) yang dipergunakan dalam pemabrikan, konstruksi, pemeliharaan dan pembuatan barang-barang dan
pengerjaan parts dan bahan-bahan yang dipergunakan.2.
?White ?collar systems and procedure? ialah sistem dan prosedur
yang ditandai dengan adanya manajemen administrative, dalam arti yang luas, termasuk di dalamnya ialah prosedur yang biasanya
dikenal sebagai pekerjaan perkantoran, seperti misalnya pengerjaan kertas-kertas, penyimpanan catatan-catatan
pembukuan.pelaporan,perencanaan, penjadwalan kerja penganggara-belanjaan, standard-standard kerja, pengawasan produksi dan
lainnya.1.5 Pertanggungjawaban sistem dan prosedurSistem dan prosedur merupakan tanggung jawab daripada setiap orang dalam
setiap jawatan atau perusahaan. Apabila Pertanggungjawaban sistem dan prosedur ditiadakan maka akan mengakibatkan:1.
Orang-orang sedikit sekali berbuat atau sama sekali tidak berbuat terhadap hal-hal yang berhubungan dengan
sistem dan prosedur2.
Orang berbuat sesuatu menimbulkan tujuan yang tumpang-tindih,
bertentangan, atau berpandangan sempit (licik).1.5.1 Pertanggungjawaban pegawai/pekerja (yaitu staff atau pelaksana yang tiada
mengawasi seorangpun) secara minimum terdiri dari:1.
Mempergunakan instruksi-instruksi prosedural yang di terimanya, baik
secara lisan atau tertulis, dan untuk menyimpang dari instruksi-instruksi ini hanya sampai pada tingkat yang diizinkan,2.
Output as PDF file has been powered by [ Universal Post Manager ] plugin from www.ProfProjects.com
| Page 2/3 |
This page was exported from - Karya Tulis Ilmiah
Export date: Sat Sep 2 18:28:24 2017 / +0000 GMT
Apabila instruksi-instruksi yang diterimanya tidak mencakup semua hal yang ia kerjakan, maka ia harus mengembangkan dan
mempergunakan sistem dan prosedur sendiri.3.
Menemukan dan mengusulkan kepada atasannya, cara dalam instruksi
prosedural yang telah diterimanya dapat diubah, baik demi kejelasannya ataupun untuk memperoleh penyempurnaan yang
menguntungkan, 4.
Terus-menerus mencari dan mempergunakan cara dan sarana bagi penyempurnaan prosedur-prosedur
yang dirancang sendiri.1.5.2 Pertanggungjawaban sistem dan prosedur bagi para pengawas tingkat pertama ( pegawai lini yang
memiliki tanggung-jawab langsung atas pegawai/pekerja yang tidak mempunyai tingkat pengawasan yang lebih rendah di bawah
wewenangnya) secara minimum meliputi:1.
Menuntun dan membimbing orang-orang yang diawasinya pada waktu mereka
melaksanakan tanggungjawabnya di bidang sistem dan prosedur,2.
Untuk mengamati semua sistem dan prosedur yang diperlukan
atau dipergunakan dalam unit organisasi yang menjadi tanggung-jawabnya yang resmi sebagai seorang manajer.3.
Mengkoordinasikan secara horizontal dan vertical dengan unit-unit organisasi yang lain dalam bidang sistem dan prosedur untuk
mendapatkan saling pengertian.1.5.3
Pertanggungjawaban sistem dan prosedur bagi para pengawas/pejabat yang berada di
antara diantara pengawas tingkat pertama dengan tingkat tertinggi dalam perusahaan (yaitu pengawas yang mengawasi para
pengawas), secara minimum intinya sama dengan pertanggungjawaban pengawas tingkat pertama. Pada tingkat lebih tinggi, tentu
saja para petugas pengawasan yang bersangkutan mempunyai pertanggungjawaban di bidang sistem dan prosedur yang jauh lebih
luas karena menyangkut orang yang lebih banyak, dan dengan demikian lebih banyak fungsi, dan tanggung jawabnya lebih berat,
dalam arti meliputi tingkat-tingkat kekuasaan pengawasan yang lebih banyak.1.6 Batasan fungsi system dan prosedurMeskipun
fungsi sistem dan prosedur dapat dibatasi dalam istilah-istilah yang paling sederhana sebagai ? akal sehat yang terorganisir?, tetapi
suatu definisi kerja yang lebih formal berbunyi ? Analisa terhadap kebijaksanaan, prosedur, formulir-formulir dan perlengkapan
untuk menyederhanakan dan menstandarisasikan pekerjaan-pekerjaan kantor?. Semua fungsi dalam organisasi seperti misalnya
produksi, pemasaran, keuangan, pembelian, hubungan industrial dan sebagainya, dilaksanakan dengan sarana data kerja, atau sistem
dan prosedur, yang menterjemahkan kebijaksanaan manajemen ke dalam tindakan-tindakan.
Output as PDF file has been powered by [ Universal Post Manager ] plugin from www.ProfProjects.com
| Page 3/3 |
Export date: Sat Sep 2 18:28:24 2017 / +0000 GMT
SISTEM DAN PROSEDUR PERKANTORAN
1.1 Definisi sistem dan Prosedur perkantoranSistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola
kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Misalnya
sistem kearsipan atau sistem penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-pedoman penyimpanannya, ukuran-ukuran bakunya, alat
perlengkapannya, tata cara penaruhan dan pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur penyingkiran dan
pemusnahan arsip.Menurut Ahli Inggris J.C. Denyer (Office Management, 1975) memberikan definisi sistem perkantoran sebagai
berikut:Dapatlah dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan
khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan, dan sebagainya) dan berkenaan dangan bagaimana operasi-operasi itu
dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bila mana dilaksanakanDefinisi yang diberikan oleh Terry:Suatu prosedur
perkantoran dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah-langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas
perkantoran yang penting dan menyeluruh. Jadi Prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha biasanya oleh lebih daripada satu petugas.1.2
Perencanaan Sistem PerkantoranManajemen adalah segenap perbuatan menggerakkan sekelompok petugas dan mengerahkan
segenap saran dalam sesuatu organisasi apa pun untuk mencapai tujuan tertentu. Pejabat pimpinan yang bertugas melakukan
perbuatan menggerakkan petugas dan mengerahkan sarana itu disebut manajer. Secara lengkap tugas seorang manajer adalah:a.
Perencanaan
:
Pola perbuatan menggambarkan di muka hal-hal yang harus dikerjakan dan caranya mengerjakan.b.
Pembuatan Keputusan :
Pola perbuatan melakukan pemilihan di antara berbagai kemungkinan untuk menyelesaikan soal-soal
yang terjadi.c.
Pembimbingan
:
Pola perbuatan mendorong semangat bekerja, mengarahkan para pelaksana, dan
memberi petunjuk.d.
Pengorganisasian
:
Pola perbuatan menghubungkan dan menyelaraskan para pelaksana berikut
tugasnya satu sama lain.e.
Pengontrolan
:
Pola perbuatan memeriksa dan mencocokkan agar pekerjaan-pekerjaan
terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang ditentukan.f.
Penyempurnann
:
Pola Perbuatan memperbaiki tata
rangka dan tatakerja dalam organisasi yang bersangkutan.
Sesuai dengan perincian di atas, salah satu tugas seorang manajer
kantor adalah melakukan Perencanaan, yaitu perencanaan sistem perkantoran. Hal pokok yang harus direncanakan ialah seluruh
tatausaha dalam organisasinya sebagai sistem perkantoran. Jadi, tugas pertama seseorang manajer perkantoran ialah melakukan
perencanaan terhadap sistem perkantoran pada organisasi atau perusahaannya.Secara terperinci aktivitas perencanaan itu
menyangkut penetapan tujuan, haluan, sistem, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitannya dengan:a.
Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoranb.
Rancangan dan pemakaian formulir perkantoran.c.
Penggunaan mesin dan perlengkapan
perkantoran.Berbagai metode, prosedur, dan sistem perkantoran dalam setiap organisasi perlu direncanakan sebaik-baiknya oleh
manajer perkantoran karena pasti meningkatkan efisiensi organisasi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya. J. C. Denyer
menyebutkan pentingnya sistem perkantoran yang direncanakan secara baik karena berbagai manfaat yang antara lain:a.
Kelancaran pekerjaan perkantoran, dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan;b.
Pengurangan keterlambatan, hambatan;c.
Kontrol yang lebih
baik terhadap pekerjaan;d.
Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha;e.
Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi;f.
Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha.
Office Policy adalah: segenap azas yang dijadikan pedoman dan ukuran
dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. Dalam pengertiannya yang luas untuk berbagai bidang kegiatan, azas
adalah: dalil umum yang dinyatakan dengan istilah-istilah umum dengan tanpa menyarankan cara-cara khusus mengenai
pelaksanaannya yang dapat diterapkan pada suatu rangkaian perbuatan untuk menjadi petunjuk yang tepat bagi perbuatan-perbuatan
itu.Sistem perkantoran yang baik juga berpegang pada sejumlah asas atau prinsip tertentu. J.C. Denyer telah mencatat asas-asas
umum sistem perkantoran yang baik sebagai berikut:a.
Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar
tanpa terjadi hambatan-hambatan;b.
Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan warkat;c.
Sistem itu menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir para petugas terjadi secara minimum;d.
Sistem itu menghindari pula
tulis-menulis yang tidak perlu;e.
Sistem Perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan
kerja;f.
Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan perbekalan kertas adalah minimum;g.
Sistem Perkantoran yang baik menghindari pengecekan yang tidak perlu;h.
Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap,
pengecualian terhadap aturan perlu di usahakan sesedikit mungkin;i.
Sistem Perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya
mesin.j.
Sistem Perkantoran yang baik harus berdasarkan azas kesederhanaan.1.3 Sistem Informasi ManajemenSuatu jenis
Output as PDF file has been powered by [ Universal Post Manager ] plugin from www.ProfProjects.com
| Page 1/3 |
This page was exported from - Karya Tulis Ilmiah
Export date: Sat Sep 2 18:28:24 2017 / +0000 GMT
sistem perkantoran yang pada akhir-akhir ini banyak direncanakan oleh manajer perkantoran yang berubah kedudukannya menjadi
manajer administrative ialah sistem informasi manajemen (management information sistems, terkenal dengan singkatannya MIS).
Sistem termaksud dapat dirumuskan sebagai kebulatan jalinan hubungan dan jaring lalulintas informasi dalam sesuatu organisasi
mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan sampai penyebarannya
kepada para petugas yang berkepentingan agar dapat melaksanakan semua tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pucuk
pimpinan organisasi untuk keperluan membuat berbagai keputusan yang tepat.
Selama ini sistem informasi dalam organisasi
umumnya dianggap sejalan dengan kerangka pembagian sesuatu organisasi dalam satuan-satuan di bawahnya. dalam pengertian
yang sangat umum informasi (information, keterangan) adalah segala sesuatu yang dikomunikasikan di antara orang-orang (kini
juga di antara orang dengan mesin dan mesin dengan mesin). Melakukan komunikasi pada pokoknya berarti memberitahukan
pengertian kepada pihak lain.
Selain itu definisi informasi adalah bahan bagi komunikasi. Tanpa informasi takkan ada
komunikasi dan sebagaimana telah diketahui tanpa melakukan komunikasi tidak akan ada orang yang bisa hidup, masyarakat yang
bisa berkembang atau organisasi yang bisa mencapai tujuannya. Jadi, informasi merupakan salah satu sumber kekuatan ataupun
faktor hidup dari orgnisasi apa pun. Dengan adanya sistem informasi yang baik dapatlah tercegah pencarian keterangan yang lama
atau bahkan kehilangan keterangan yang merugikan manfaat besar, yaitu melengkapi para petugas dan pimpinan organisasi dengan
keterangan-keterangan yang perlu agar dapat melaksanakan tugasnya masing-masing sebaik mungkin.
Menurut Hershner
Cross sistem informasi manajemen yang terpadu merupakan suatu gabungan yang amat teratur dari pegawai, perlengkapan, dan
fasilitas-fasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan pengolahan, pengiriman, dan peragaan data, semuanya sebagai
tanggapan terhadap kebutuhan-kebutuhan para pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi dalam perusahaan.
Haynes
dan Massie yang mengikuti konsep Robert Anthony dan ahli-ahli lainnya membagi pengertian management information dalam 3
kategori yang berikut:a.
Strategic planning information (informasi untuk perencanaan yang strategis).b.
Management
control information (informasi untuk control oleh pimpinan).c.
Operational information (informasi pengerjaan).
Secara sistematik dapatlah ditegaskan bahwa setiap sistem informasi manajemen meliputi 4 unsur pokok yang berikut:1) Sumber
daya
: berupa data yang kemudian menjadi informasi.2) Hampiran
: kerangka sistem.3) Aktivitas
:
pengolahan (processing)4) Perlengkapan
: berbagai peralatan elektronik yang mewujudkan otomasi.
Sistem
informasi manjemen (MIS) tidak hanya satu macam saja, karena itu dianggap sebagai pola juga ada bermacam-macam sesuai
dengan jenis-jenis organisasi atau perusahaan. Tetapi apapun bentuk dan bagaimanapun corak sesuatu sistem informasi manajemen,
tujuan terakhir dan cita-cita tertinggi dari penelaahan-penelaahan terhadap sistem keterangan dalam organisasi ialah penyusunan
Total Management Information System Menurut Terry:?Sistem ini akan meliputi seluruh badan usaha dan melalui pengumpulan
sistematik, pengolahan, penyebaran data akan menyediakan semua informasi yang perlu kepada setiap orang agar dapat memberikan
bantuan maksimum dalam mencapai tujuan-tujuan tertentu.1.4 Peranan sistem dan prosedur dalam keseluruhan pekerjaan
manajemenSistem dan prosedur merupakan bagian integral dari pekerjaan setiap manajer. Dengan ini dimaksudkan bahwa setiap
orang yang mengawasi, membimbing, atau mengurusi kegiatan-kegiatan dari bawahan (beberapa atau banyak) mempunyai
pertanggungjawaban yang sejalan dengan pekerjaannya bagi sistem dan prosedur yang dipergunakannya bersama-sama dengan
bawahannya; bagaimana mengerjakan segala sesuatu, cara dan sarana yang dipergunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang
diserahkan, dan metodologi proses kerja yang di pakai. Sistem dan prosedur dengan demikian merupakan suatu bidang lapangan
kegiatan/usaha yang harus digolongkan sebagai salah satu dari beberapa unsur-unsur manajemen.Sistem dan prosedur dapat dibagi
kedalam dua kategori, yaitu untuk karyawan pabrik (blue collar) dan karyawan kantor (white collar).1.
?Blue-collar systems
and procedures? ialah sistem dan prosedur yang ditandai dengan adanya pabrik, bengkel, halaman, pemeliharaan, proyek bangunan,
prosedur (manual dan mekanis) yang dipergunakan dalam pemabrikan, konstruksi, pemeliharaan dan pembuatan barang-barang dan
pengerjaan parts dan bahan-bahan yang dipergunakan.2.
?White ?collar systems and procedure? ialah sistem dan prosedur
yang ditandai dengan adanya manajemen administrative, dalam arti yang luas, termasuk di dalamnya ialah prosedur yang biasanya
dikenal sebagai pekerjaan perkantoran, seperti misalnya pengerjaan kertas-kertas, penyimpanan catatan-catatan
pembukuan.pelaporan,perencanaan, penjadwalan kerja penganggara-belanjaan, standard-standard kerja, pengawasan produksi dan
lainnya.1.5 Pertanggungjawaban sistem dan prosedurSistem dan prosedur merupakan tanggung jawab daripada setiap orang dalam
setiap jawatan atau perusahaan. Apabila Pertanggungjawaban sistem dan prosedur ditiadakan maka akan mengakibatkan:1.
Orang-orang sedikit sekali berbuat atau sama sekali tidak berbuat terhadap hal-hal yang berhubungan dengan
sistem dan prosedur2.
Orang berbuat sesuatu menimbulkan tujuan yang tumpang-tindih,
bertentangan, atau berpandangan sempit (licik).1.5.1 Pertanggungjawaban pegawai/pekerja (yaitu staff atau pelaksana yang tiada
mengawasi seorangpun) secara minimum terdiri dari:1.
Mempergunakan instruksi-instruksi prosedural yang di terimanya, baik
secara lisan atau tertulis, dan untuk menyimpang dari instruksi-instruksi ini hanya sampai pada tingkat yang diizinkan,2.
Output as PDF file has been powered by [ Universal Post Manager ] plugin from www.ProfProjects.com
| Page 2/3 |
This page was exported from - Karya Tulis Ilmiah
Export date: Sat Sep 2 18:28:24 2017 / +0000 GMT
Apabila instruksi-instruksi yang diterimanya tidak mencakup semua hal yang ia kerjakan, maka ia harus mengembangkan dan
mempergunakan sistem dan prosedur sendiri.3.
Menemukan dan mengusulkan kepada atasannya, cara dalam instruksi
prosedural yang telah diterimanya dapat diubah, baik demi kejelasannya ataupun untuk memperoleh penyempurnaan yang
menguntungkan, 4.
Terus-menerus mencari dan mempergunakan cara dan sarana bagi penyempurnaan prosedur-prosedur
yang dirancang sendiri.1.5.2 Pertanggungjawaban sistem dan prosedur bagi para pengawas tingkat pertama ( pegawai lini yang
memiliki tanggung-jawab langsung atas pegawai/pekerja yang tidak mempunyai tingkat pengawasan yang lebih rendah di bawah
wewenangnya) secara minimum meliputi:1.
Menuntun dan membimbing orang-orang yang diawasinya pada waktu mereka
melaksanakan tanggungjawabnya di bidang sistem dan prosedur,2.
Untuk mengamati semua sistem dan prosedur yang diperlukan
atau dipergunakan dalam unit organisasi yang menjadi tanggung-jawabnya yang resmi sebagai seorang manajer.3.
Mengkoordinasikan secara horizontal dan vertical dengan unit-unit organisasi yang lain dalam bidang sistem dan prosedur untuk
mendapatkan saling pengertian.1.5.3
Pertanggungjawaban sistem dan prosedur bagi para pengawas/pejabat yang berada di
antara diantara pengawas tingkat pertama dengan tingkat tertinggi dalam perusahaan (yaitu pengawas yang mengawasi para
pengawas), secara minimum intinya sama dengan pertanggungjawaban pengawas tingkat pertama. Pada tingkat lebih tinggi, tentu
saja para petugas pengawasan yang bersangkutan mempunyai pertanggungjawaban di bidang sistem dan prosedur yang jauh lebih
luas karena menyangkut orang yang lebih banyak, dan dengan demikian lebih banyak fungsi, dan tanggung jawabnya lebih berat,
dalam arti meliputi tingkat-tingkat kekuasaan pengawasan yang lebih banyak.1.6 Batasan fungsi system dan prosedurMeskipun
fungsi sistem dan prosedur dapat dibatasi dalam istilah-istilah yang paling sederhana sebagai ? akal sehat yang terorganisir?, tetapi
suatu definisi kerja yang lebih formal berbunyi ? Analisa terhadap kebijaksanaan, prosedur, formulir-formulir dan perlengkapan
untuk menyederhanakan dan menstandarisasikan pekerjaan-pekerjaan kantor?. Semua fungsi dalam organisasi seperti misalnya
produksi, pemasaran, keuangan, pembelian, hubungan industrial dan sebagainya, dilaksanakan dengan sarana data kerja, atau sistem
dan prosedur, yang menterjemahkan kebijaksanaan manajemen ke dalam tindakan-tindakan.
Output as PDF file has been powered by [ Universal Post Manager ] plugin from www.ProfProjects.com
| Page 3/3 |