BAB I PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL - MODUL LAPORAN BISNIS

BAB I PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

1.1 Pentingnya Mata Kuliah Praktik Laporan Bisnis

Mata Kuliah Laporan Bisnis merupakan mata kuliah praktik, dimana aktifitas perkuliahaan dilakukan di Laboratorium Laporan Bisnis, sebagai lanjutan dari mata kuliah Keyboarding Skill dan Korespondensi Bisnis. Mata kuliah Laporan Bisnis penting untuk disampaikan kepada mahasiswa, mengingat pada mata kuliah ini mencakup topik yang relevan dengan aktifitas kerja yang nantinya akan dihadapi mahasiswa, yaitu mencakup pengembangan kecepatan dan ketepatan mengetik, display, Laporan tabel, Laporan dokumen perjalanan dinas, Laporan dokumen rapat, Laporan dokumen bisnis, Laporan dokumen kegiatan, Laporan surat bisnis.

Kompetensi atau kemampuan dalam menangani kegiatan di atas adalah kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh karyawan atau pegawai pada perkantoran modern.

1.2 Tujuan

Dengan mendapatkan mata kuliah Praktik Laporan Bisnis, diharapkan mahasiswa untu k lebih mengasah kemampuan mengetik sepuluh jari secara membuta dan berirama, memiliki pemahaman dan mampu menyusun dokumen- dokumen yang ada pada perkantoran modern, dengan memperhatikan display, sehingga tampilan dokumen selain benar juga menarik, seperti dokumen perjalanan dinas, dokumen rapat, dokumen bisnis, dokumen kegiatan, dan surat bisnis.

1.3 Hasil yang Diharapkan

Hasil yang diharapkan pada penyampaian mata kuliah Laporan Bisnis adalah : a. Mahasiswa mampu meningkatkan kemampuan mengetik sepuluh jari secara membuta dan berirama b. Mahasiswa mampu menyusun dokumen-dokumen dengan menggunakan teknik yang benar, seperti teknik display, penyajian tabel sehingga menjadi dokumen yang benar dan menarik

c. Mahasiswa mampu menyusun dokumen perjalanan dinas, dokumen rapat, dokumen kegiatan, dokumen bisnis, serta surat bisnis dengan baik, benar dan indah dalam penyajiannya

1.4 Cara Memahami Modul

Modul Praktik Laporan Bisnis, disusun secara runtut sesuai dengan tujuan dan hasil yang diharapkan. Sebelum mengerjakan latihan yang terdapat pada masing-masing bab, dipahami dahulu penjelasan singkat tentang materi dari topik yang akan dibahas, langkah-langkah, serta petunjuk dari setiap praktik yang harus dilakukan.

Setiap latihan selalu menggunakan aplikasi MS Word dan juga terdapat sedikit latihan yang menggunakan MS Excel dan MS Publisher, sehingga perlu terlebih dahulu untuk menguasai materi tersebut. Perlu diingat bahwa penekanan pada praktik Laporan Bisnis ini terletak pada kemampuan dalam menyusun beberapa dokumen, dimana dokumen tersebut sudah tersedia sebagai bahan praktik untuk disalin sesuai contoh dengan memperhatikan teknik display yang baik dan benar.

1.5 Manfaat Modul Praktik Laporan Bisnis

Adanya Modul Praktik Laporan Bisnis diharapkan memberi manfaat, yaitu :

a. Sebagai arahan dan pegangan berlangsungnya mata kuliah Praktik Laporan Bisnis

b. Memudahkan dalam penyampaian materi, yaitu teori yang menunjang praktik, memudahkan pemahaman mahasiswa sehingga proses belajar mengajar dapat selesai dengan baik dan sesuai harapan

c. Kegiatan praktik menjadi terarah dengan kemampuan memahami dan menguasai yang diharapkan pada mahasiswa menjadi lebih terealisasi

BAB II PENGEMBANGAN KECEPATAN DAN KETEPATAN MENGETIK Amati gambar di atas secara cermat dengan panduan pertanyaan berikut ini :

1. Bagaimana teknik mengetik yang benar sesuai dengan kecepatan dan ketepatan yang telah ditentukan ?

2. Bagaimana mengetik paragraf lengkap (kombinasi huruf, angka dan tanda baca) sesuai dengan kecepatan dan ketepatan yang telah ditentukan ?

3. Bagaimana posisi ergonomis (tangan, punggung, dan kaki) yang benar dalam aktifitas mengetik ? Tujuan Praktik

1. Mahasiswa mengerti teknik mengetik yang benar dengan menggunakan seluruh sumber daya yang ada

2. Mahasiswa mahir mengetik paragraf lengkap secara membuta dengan teknik keyboarding yang baik dan benar

3. Mahasiswa menggunakan posisi ergonomis dalam setiap aktifitas mengetik yang dilakukan

2.1 Teknik Mengetik

Aktifitas ini dilakukan sebagai lanjutan dari mata kuliah sebelumnya, yaitu

Keyboarding Skill. Pengingatan kembali dan pemantapan secara berkala dilakukan

untuk meningkatkan atau mempertahankan kemampuan mengetik yang telah dicapai.

Secara teori dan praktik telah diterima pada mata kuliah Keyboarding

Skill, sehingga sekarang hanya pada latihan dan praktik yang maksimal dalam

setiap kegiatan mengetik. Diharapkan, dengan menggunakan teknik keyboarding yang baik dan benar, membudayakan kebiasaan dari awal kepada mahasiswa pada saat nanti di dunia kerja, bahwa jam kerja minimal delapan jam per hari, dengan sebagian besar aktifitas kerja pada kegiatan mengetik, sehingga jika kegiatan mengetik dilakukan dengan benar, akan mengurangi kelelahan, resiko kesehatan yang berdampak jangka panjang, serta menjaga postur badan.

2.2 Alat dan Bahan yang Digunakan

Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan- bahan yang harus disediakan adalah:

1. Naskah teks kombinasi huruf besar dan huruf kecil

2. Naskah teks kombinasi huruf besar, huruf kecil dan angka

3. Naskah teks kombinasi huruf besar, huruf kecil, angka dan tanda baca

4. Penghitung Waktu (stop watch, fungsi jam pada HP)

Bahan Praktik 1

Aktifitas keseharian tanpa kita sadari adalah aktifitas yang memiliki manfaat untuk kesehatan tubuh. Misalnya pola tidur dan pola makan yang baik. Hal itu jika benar dilakukan sangat menjamin tubuh tetap sehat dan terhindar dari penyakit. Cara menjaga kesehatan seperti ini bahkan tidak perlu mengeluarkan uang banyak untuk tetap sehat. (50 kata/2 menit)

Bahan Praktik 2 Aktifitas yang padat, menjadi alasan orang enggan untuk berolahraga.

Biasanya dengan alasan tidak punya waktu, sudah lelah bekerja, dan sebagainya. Padahal sebenarnya 30 menit saja meluangkan waktu untuk berolahraga, sudah berkontribusi besar bagi kesehatan tubuh .

Nah, selain dikatakan dapat menjaga kesehatan tubuh, banyak juga yang mengatakan bahwa olahraga dapat membuat seseorang menjadi lebih cerdas dan mengurangi level stress. Karena selain bermanfaat secara jasmani, ternyata ada juga efek psikologi yang dirasakan oleh orang yang berolahraga. (75 kata/3 menit)

Bahan Praktik 3

Importance of Education in Society

Education, if looked at beyond its conventional boundaries, forms the very essence of all our actions. What we do is what we know and have learned, either through instructions or through observation and assimilation. When we are not making an effort to learn, our mind is always processing new information or trying to analyze the similarities as well as the tiny nuances within the context which makes the topic stand out or seem different. If that is the case then the mind definitely holds the potential to learn more, however, it is us who stop ourselves from expanding the horizons of our knowledge with self-doubt or other social, emotional, or economic constraints. (120 kata/6 menit)

Bahan Praktik 4

Jumlah Penduduk Indonesia yang bersumber dari Badan Sensus Penduduk, diketahui bahwa pertumbuhan jumlah penduduk Indonesia sangat melaju pesat.

Pada zaman Orde Lama, jumlah penduduk Indonesia 97,1 juta jiwa dan pada akhir tahun 2010 jumlahnya dua kali lipat yakni dengan jumlah 237,6 juta jiwa.

Sehingga dapat dilihat dari angka rata-rata kenaikan jumlah penduduk dalam setiap 10 tahun berkisar 32 juta jiwa. Maka dapat diambil kesimpulan bahwa pertambahan penduduk pertahunnya adalah 2,6 juta jiwa. Jadi Jumlah Penduduk Indonesia tahun 2013 sebesar 245,4 juta jiwa. Kemudian Jumlah Penduduk Indonesia tahun 2014 sebesar 248 juta jiwa. Akan tetapi ada yang disayangkan dengan pertumbuhan penduduk Indonesia, meskipun jumlah penduduk dalam tahun ke tahun semakin pesat, namun persebaran penduduk Indonesia tidak merata ke seluruh wilayah Indonesia yang terdiri dari 33 provinsi. Pulau Jawa merupakan wilayah yang memiliki populasi penduduk Indonesia paling banyak. Dan populasi penduduk yang paling sedikit yaitu berada di wilayah timur Indonesia yakni Maluku dan Papua (150 kata/ 6 menit) .

2.3 Langkah-Langkah Mengetik Naskah

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam melakukan aktifitas ini adalah :

1. Mengkondisikan komputer dan perangkatnya untuk siap digunakan

2. Memperbaiki posisi duduk , mencari posisi yang ternyaman dan benar

3. Mempersiapkan naskah yang akan diketik

4. Mengatur waktu untuk menghitung kecepatan

5. Mulai latihan dan praktik

2.4 Penilaian Hasil Praktik

Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang (√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada tanda centang pada kolom “tidak”)

Tabel 2.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation

)

Kriteria Hasil No. Uraian

Ya Tidak

1 Apakah anda telah menggunakan teknik mengetik yang baik dan benar ?

2 Apakah anda telah menggunakan posisi ergonomis dalam kegiatan mengetik ?

3 Apakah anda telah memenuhi standar atau aturan kecepatan yang telah ditentukan ?

4 Apakah anda telah memenuhi standar atau aturan ketepatan yang telah ditentukan ?

Tabel 2.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain

Kriteria Hasil No. Uraian

Ya Tidak

1 Apakah telah menggunakan teknik mengetik yang baik dan benar ?

2 Apakah telah menggunakan posisi ergonomis dalam kegiatan mengetik ?

3 Apakah telah memenuhi standar atau aturan kecepatan yang telah ditentukan ?

4 Apakah telah memenuhi standar atau aturan ketepatan yang telah ditentukan ? Masukan: ....................................................................................................................................

..................................................................................................................................

Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu Mata Kuliah.

BAB III

DISPLAY PADA TABEL

Tabel dapat berdiri sendiri sebagai sumber data atau dokumen, dapat pula

melengkapi data pada paragraf. Display pada tabel menjadi penting karena selain benar, setiap tabel harus terlihat menarik, seimbang dan selaras antara jarak, pilihan huruf, dan hal lain yang harus diperhatikan.

Panduan pertanyaan dalam mengerjakan bab ini :

1. Seberapa penting penerapan display pada tabel yang dihasilkan ?

2. Teknik displaypada tabel seperti apa yang diterapkan, sehingga dokumen yang dihasilkan benar, menarik dan serasi ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa dapat membedakan berbagai macam teknik display dan

menggunakannya pada saat membuat tabel

2. Mahasiswa dapat memilih teknik display yang benar dan sesuai pada saat

membuat tabel

3. Mahasiswa dapat membuat tabel secara baik, benar dan serasi dengan

menggunakan teknik display yang sesuai

3.1 Aturan Display pada Tabel Display (tata letak) adalah penyusunan bermacam-macam naskah yang

akan diketik secara efektif dengan tata letak (tampilan) yang menarik sehingga mudah untuk dibaca, dipahami, serta untuk keseimbangan dan keindahan ketikan naskah agar hasil pekerjaan menarik.

Sedangkan yang dimaksud dengan tabel adalah informasi yang diketik dalam bentuk kolom-kolom dengan tujuan agar mudah untuk dipahami. Laporan tabel berkaitan dengan teori Laporan display (tata letak). Informasi yang ditampilkan dalam bentuk tabel dapat berupa kata/kalimat, namun dapat juga berupa angka-angka atau gabungan antara kata/kalimat dengan angka- angka.Laporan naskah dalam bentuk tabel dikategorikan menjadi 2 (dua) yaitu

tabel terbuka dan tabel tertutup.

a. Laporan Naskah dalam bentuk Tabel Terbuka Contoh:

Renang Kasti Balap Sepeda Sepatu Roda Sepak Takraw Pencak Silat Bulu Tangkis Tenis Lapangan Angkat Besi Marathon Tinju Wushu Sepak Bola Dayung Basket Tenis Meja Senam Bowling

b. Laporan Naskah dalam bentuk Tabel Tertutup Contoh: NO NAMA PEKERJAAN PENGHASILAN (Rp/bulan)

1. Aulia Rahmah PNS 3.000.000

2. Bumi Putra Akbar Swasta 2.100.000

3. Dewa Anggana Dokter 6.000.000 Pada tabel, terdapat bagian-bagian tabel yang perlu diperhatikan, seperti tampak pada penjelasan gambar dibawah ini : Keterangan :

a. Judul Tabel, diketik centring horizontal, huruf besar semua (all caps), serta jika terdiri dari 2 baris kalimat, maka spasi yang digunakan adalah 2 spasi, jika lebih dari 2 baris kalimat, maka spasi yang digunakanadalah 1 spasi.

b. Baris dan Kolom Tabel, yaitu urutan deret tabel yang memanjang dari kiri ke kanan dan memuat infomasi secara vertikal (dari atas ke bawah)dan urutan lajur tabel yang memanjang dari atas ke bawah dan memuat informasi secara horizontal (dari kanan ke kiri) c. Sumber data, asal informasi dalam tabel terletak di bagian bawah tabel

3.2 Alat dan Bahan yang Digunakan

Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan yang harus disediakan adalah:

1. Seperangkat komputer beserta printer

2. Naskah latihan

3. Alat tulis

Bahan Praktik 1

1. Ketik tabel di bawah ini !

DAFTAR HONORARIUM PANITIA

KEGIATAN WORKSHOP PENINGKATAN KINERJA PEGAWAI

MALANG, 20 AGUSTUS 2015

No Nama

Penerimaan (Rp) Tandatangan 1. Abdullah Wahab 200.000 1.

2. Annisa Hapsari 200.000 2.

3. Micellia 150.000 3.

4. Susanti 200.000 4.

5. Tuti Alawiyah 100.000 5.

6. Uut Permatasari 100.000 6.

7. Wawan 100.000 7.

8. Zidane Attala 100.000 8.

2. Buat seperti tabel di atas dengan soal sebagai berikut : Seminar Nasional Bisnis dan Manajemen, dilaksanakan pada tanggal 8 Oktober 2015, oleh Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang, dengan nama-nama panitia dari mahasiswa sebagai berikut : Cahya Nova Kurniawan, Adinia Lushinta Maharani, Hanif Rahman, Rizky Hidayatullah, Amirul Nur Santi, dengan masing-masing honor yang diterima Rp 100.000,-

Bahan Praktik 2

1. Ketik tabel seperti di bawah ini !

KANDUNGAN VITAMIN C PADA BUAH No Buah Kandungan Vitamin C (mg/100gr)

Bunganya yang hijau pekat ini mempunyai bau yang khas, disebabkan adanya senyawa indol.

glucosinolate, serta enzim. Brokoli(Brassica oleracea var botrytis), dapat menurunkan risiko terkena kanker usus besar, dan kanker pencernaan.

2. Asparagus (Asparagus officinalis), kandungan zat aspergine yang terdapat pada rebungnya ternyata sangat berguna untuk memperbaiki pencernaan dan melancarkan air seni. Asparagus yang dimasak atau jus dapat digunakan untuk membantu meningkatkan pengeluaran faeces, dan sangat baik membantu menghilangkan timbunan asam urat pada penderita ginjal.Bawang putih mempunyai nama ilmiah Allium sativum. Bawang putih dapat menurunkan kadar kolesterol dan menurunkan tekanan darah tinggi. Bawang putih mengandung mineral yang tinggi seperti selenium dan germanium,

(Sumber : Nalini, 2014)

13. Alpukat

12. Pisang

11. Nanas

10. Mangga

9. Buah Sukun

1. Jambu Biji 183

8. Jeruk Mandarin

7. Anggur

6. Melon

5. Jeruk

4. Pepaya

3. Kelengkeng

2. Kiwi 100

Buat tabel untuk meringkas paragraf di atas sehingga menjadi informasi yang lebih ringkas, jelas dan efisien !

Kolom pada tabel (No, Sayuran, Nama Latin, Kandungan serta Manfaat, dengan sumber Majalah Kesehatan “LIFE”, Edisi Juli 2015).

Bahan Praktik 3

Data mahasiswa baru Tahun Ajaran 2014/2015 Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang, adalah terdapat sepuluh anak yang berasal dari SMK Negeri 1 Malang dengan nama-nama Mahesa Jenar, Aulia Damayanti, Miftahul Jannah, Triska Arnanda, Amin Fuadi, Sugih Waras, Laila Saadah, Zaenal Abidin, Slamet Hidayah, Rizky Saufi Malinda, yang berasal dari SMU Negeri 9 Malang sebanyak 4 orang, dengan nama-nama Salahuddin, Sigit Aruman, Shinta Amalia, Devita Wulan Cahya. Dari SMU Islam Malang, sebanyak 7 orang dengan nama- nama Ahmad Firdaus, Baby Silvia, Romeo, Yolanda, Dyan Ahmad Putra, Dewangga Faisal, Rizal Altala, dan sisanya sebanyak 5 orang berasal dari luar kota Malang, yaitu 2 orang dari SMU Negeri 4 Kediri, dengan nama-nama Muhammad Abdullah, Wahidin, 1 orang dari SMU 1 Garum dengan nama Zainal Subkhan, serta 1 orang lagi dari SMK Negeri Singosari dengan nama Hamidi Masykur.

Buat tabel untuk menyederhanakan informasi di atas, dengan mengurutkan nama- nama mahasiswa sesuai dengan abjad !

Bahan Praktik 4

Buat tabel terbuka dengan soal di bawah ini !

Terdapat data tentang jumlah penduduk berdasarkan jenis kelamin di Pulau Jawa pada tahun 2010 dan sebarannya. DKI jumlah penduduk laki-laki 4.870.938, jumlah penduduk perempuan 4.736.849, total 9.607.787. Jawa Barat jumlah penduduk laki-laki 21.907.040, jumlah penduduk perempuan 21.146.692, total 43.053.732. Jawa Tengah jumlah penduduk laki-laki 16.091.112, jumlah penduduk perempuan 16.291.545, total 32.382.657, D I Yogyakarta jumlah penduduk laki-laki 1.708.910, jumlah penduduk perempuan 1.748.581, total 3.457.491. Jawa Timur jumlah penduduk laki-laki 18.503.516, jumlah penduduk perempuan 18.973.241, total 37.476.757. Banten jumlah penduduk laki-laki 5.439.148, jumlah penduduk perempuan 5.193.018, total 10.632.166.

3.3 Langkah-langkah Mengerjakan Latihan Membuat Tabel dengan Display

yang Benar

1. Membaca soal latihan dengan cermat

2. Merumuskan kolom, lajur serta judul kolom yang harus dibuat

3.4 Penilaian Hasil Praktik

Tabel 3.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)

Kriteria Hasil No. Uraian

Ya Tidak

1 Apakah judul tabel telah sesuai baik pilihan huruf, spasi dan jarak antara judul dengan tabel ?

2 Apakah judul kolom sudah benar baik pilihan huruf, spasi dan jarak antar margin ?

3 Apakah isi tabel telah dibuat dengan benar , dengan memperhatikan jenis data apakah tulisan, angka, panjang pendeknya kalimat serta keselarasan margin yang dipilih ?

4 Apakah sumber tabel telah dibuat dengan benar, baik jarak dengan tabel, pilihan huruf, serta spasi yang digunakan ?

Tabel 3.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain

Kriteria Hasil No. Uraian

Ya Tidak

1 Apakah judul tabel telah sesuai baik pilihan huruf, spasi dan jarak antara judul dengan tabel ?

2 Apakah judul kolom sudah benar baik pilihan huruf, spasi dan jarak antar margin ?

3 Apakah isi tabel telah dibuat dengan benar , dengan memperhatikan jenis data apakah tulisan, angka, panjang pendeknya kalimat serta keselarasan margin yang dipilih ?

4 Apakah sumber tabel telah dibuat dengan benar, baik jarak dengan tabel, pilihan huruf, serta spasi yang digunakan ?

Masukan: ....................................................................................................................................

Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu Mata Kuliah.

BAB IV DISPLAY PADA PARAGRAF

Penulisan Paragraf selain benar juga harus menarik, karena dengan penulisan yang indah, tertata rapi, mengikuti aturan dapat memberikan kesan dan daya tarik bagi yang membaca

Pahami Panduan yang terdapat dalam kotak di atas dengan bantuan pertanyaan berikut :

1. Apa beda paragraf yang menarik dan tidak menarik ?

2. Bagaimana pemilihan display yang baik dan benar dalam menyusun paragraf ?

3. Apa saja macam teknik display dalam menyusun paragraf ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa mampu menyusun paragraf yang baik dan menarik

2. Mahasiswa mampu memilih teknik display sesuai dengan kebutuhan dalam menyusun paragraf

4.1 Aturan Display pada Paragraf

Ada bermacam-macam teknik display (tata letak) untuk menyusun ketikan naskah agar tampilannya kelihatan menarik yaitu: a. Horizontal Centering (naskah diketik di tengah-tengah secara horisontal)

Pada teknik ini, naskah yang diketik berada di tengah-tengah kertas secara horisontal (jarak kiri dan kanan ketikan sama).

Contoh: Pemerintah Republik Indonesia Apabila diketik menjadi:

Pemerintah Republik Indonesia b. Vertikal Centring (naskah diketik ditengah-tengah secara vertikal) Pada teknik ini, naskah yang diketik berada berada di tengah-tengah kertas secara vertikal (jarak atas dan bawah ketikan sama).

Contoh: MODUL PRAKTIK

Apabila diketik menjadi: MODUL PRAKTIK

c. Kombinasi antara Horizontal dan Vertical Centring (naskah diketik di tengah- tengah baik secara horizontal maupun vertikal) .

Pada teknik ini, naskah diketik secara kombinasi antara horisontal dan vertikal yaitu naskah diketik berada di tengah-tengah kertas secara vertikal dan horisontal (jarak atas dan bawah ketikan sama serta kiri kanan kertas

sama) Contoh: MUSEUM MPU PURWA Apabila diketik menjadi:

MUSEUM MPU PURWA

d. Naskah diketik dengan cetakan khusus (special print) misalnya bold (huruf tebal), underline (digarisbawahi), italic (dicetak miring), dan lain-lain.

Note : Bold dan Underline untuk menegaskan bahwa pada point tersebut

adalah penting dan harus diperhatikan, sedangkan italic untuk penulisan istilah asing.

Laporan Naskah dalam bentuk Paragraf.

Laporan naskah dalam bentuk paragraf ini dapat dikategorikan dalam beberapa bentuk paragraf yaitu:

a. Laporan Naskah dalam Bentuk Paragraf Lurus (Full Blocked Paragraph

Style)

Yang dimaksud dengan Laporan paragraf lurus adalah teknik Laporan paragraf yang dimulai dari margin kiri pada setiap awal sampai dengan akhir baris kalimat.

Contoh: (Ketik Contoh di bawah ini dengan menggunakan teknik keyboarding yang benar)

Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam praktiknya cukup berat karena apapun pekerjan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus membantunya, seperti :

a. Bila atasan akan melalukan hubungan bisnis melalui surat, maka sekretaris yang menyiapakan mulai dari Laporan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya b. Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan rapat sampai setelah rapat, sekretaris yang harus memastikan kelancaran rapat tersebut.

c. Demikian juga apabila atasan akan melakukan perjalanan dinas, maka semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan kembali, sekretaris yang mengurus kegiatan atasan tersebut

b. Laporan Naskah dalam Bentuk Paragraf Inden/Masuk (Indented

Paragraph Style)

Yang dimaksud dengan Laporan paragraf inden adalah teknik Laporan dimana kalimat pada awal paragraf diketik mulai 5-7 karakter untuk setiap awal paragrafnya.

Contoh: (Ketik Contoh di bawah ini dengan menggunakan teknik keyboarding yang benar) Administrasi/Sistem adalah sekelompok unsur yang erat

berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001). Administrasi/Sistem juga adalah kumpulan dari komponen-komponen peralatan model requirements, function dan interface (Mathiassen, Lars, 2000). Administrasi/Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan dan merupakan sekumpulan komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan guna memperbaiki organisasi ke arah yang lebih baik (McLeod, 1998).

Syarat-Syarat Sistem :

Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.

 Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

 Adanya hubungan diantara elemen sistem.  Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting

 daripada elemen sistem. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen. 

c. Laporan Naskah dalam Bentuk Paragraf Menggantung (Hanging

Paragraph Style)

Yang dimaksud dengan Laporan paragraf menggantung adalah teknik Laporan dimana kalimat pada baris kedua pada masing-masing paragraf diketik mulai 3-4 karakter.

Contoh: (Ketik Contoh di bawah ini dengan menggunakan teknik keyboarding yang benar)

Prosedur adalah ”suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang- ulang”.

Berdasarkan defenisi diatas bahwa prosedur merupakan suatu urutan pekerjaan menulis yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Dengan demikian pekerjaan yang berulang-ulang harus dilakukan dengan prosedur yang sama. Sedangkan maksud darikegiatan klerikal adalah kegiatan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar, yaitu menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftarkan, dan membandingkan.Prosedur juga merupakan metode- metode yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan sesuaidengan kebijakan yang telah ditetapkan.

Prosedur yang baik pada umumnya memenuhi kriteria berikut ini :

a. Prosedur harus dinyatakan dengan jelas dengan bentuk tertulis dan disusun secara sistematis dalam bentuk pedoman prosedur.

b. Prosedur yang disusun harus cukup sederhana untuk memudahkan pelaksanaan tugas para pegawai.

c. Pelaksanaan prosedur harus dapat dicapai dengan biaya rendah.

d. Secara periodik prosedur yang disusun harus dievaluasi untuk dinilai efisiensi dan efektivitasnyaserta diadakan perbaikan jika perlu.

e. Prosedur yang disusun harus memperhatikan prinsip pengendalian intern, antara lain:

1. Penggunaan formulir yang dibubuhi nomor urut tercetak.

2. Pemisahan fungsi yang tegas dan tepat agar tercapai mekanisme saling uji.

3. Pekerjaan hanya dapat dilaksanakan setelah ada otorisasi dari pejabat yang berwenang. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa dengan jumlah yangdibebankan kepada pelanggan dalam transaksi perusahaan,baik secara tunai maupun secara kredit.Dalam pelaksanaan penjualan tunai tersebut terdapat jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai yang melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi. Kegiatan ini dapatdilihat dari diagram arus data atau Diagram Arus Data Logis (DAD), selain itu dapat juga dilihat dari bagan arus dokumen (flowchart), yang mengemukakan distribusi formulir-formulir.

d. Naskah diketik dengan menggunakan leader dots (titik-titik)

Laporan naskah dengan menggunakan leader dots (titik-titik) dimaksudkan agar kita lebih mudah membaca naskah antara kolom satu dengan kolom yang lainnya.

Contoh: Judul Buku Harga

Administrasi Perkantoran.............................................................. Rp 50.000,- Peran Sekretaris pada Organisasi Modern..................................... Rp 78.000,- Korespondensi Bisnis ................................................................... Rp 49.000,-

e. Laporan naskah dengan menggunakan kombinasi beberapa special print

Laporan naskah dengan memanfaatkan beberapa teknik display dimaksudkan juga untuk lebih memudahkan membaca naskah. Naskah ini terdiri dari lebih dari satu teknik display seperti: horizontal centring, vertical

centring, tabel, paragraf, underscoring, bold, cetak miring dan leader dots.

Contoh: (Ketik Contoh di bawah ini dengan menggunakan teknik keyboarding yang benar)

PT Gemar Membaca merupakan penerbit dan toko buku yang masih baru,

berdiri pada tahun 2013. Beralamatkan di Jl. Pandeglang no. 40 Malang, merupakan lokasi yang strategis karena sangat dekat dengan beberapa kampus besar di Kota Malang, sehingga PT Gemar Membaca mudah dijangkau oleh mahasiswa dan pelajar yang membutuhkan buku. Selain itu, PT Gemar

Membaca membantu para praktisi, akademisi, mahasiswa serta umum untuk menerbitkan hasil tulisan yang dibuat.

Terdapat banyak koleksi buku yang tersedia, baik yang diterbitkan oleh PT

Gemar Membaca atau dari penerbit lain, buku dengan pengarang dari dalam

negeri sampai dengan luar negeri, serta buku-buku dengan berbagai topik, yaitu pengetahuan umum, buku sekolah dan kuliah, serta buku-buku bacaan yang ringan. Beberapa buku yang tersedia antara lain :

Judul Buku Harga

Akibat Pergaulan Bebas ................................................................ Rp 71.000,- Keterampilan Menyusun Surat Bisnis........................................... Rp 56.000,- Serta masih banyak judul buku yang lain. Dengan pelayanan yang ramah, tempat yang nyaman, harga terjangkau, menjadikan PT Gemar Membaca sebagai tempat alternatif pilihan jika memerlukan buku. Let’s Joint Us !

4.2 Alat dan Bahan yang Digunakan

Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan- bahan yang harus disediakan adalah:

1. Seperangkat komputer beserta printer

2. Naskah latihan

3. Alat tulis

Bahan Praktik 1

INGAT : Sebelum mengerjakan Bahan Praktik 1, kerjakan dahulu perintah

di masing-masing contoh yang ada di atas !

Berikut adalah hasil ketikan paragraf yang salah, ketik ulang dengan melakukan pembenaran dan menjadi paragraf yang menarik, informatif dengan bentuk paragraf menggantung, jarak 2 spasi ! (Gunakan teknik keyboarding yang benar) Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionaryof Current English (2000), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) . Silalahi, (2002: 2-3). Kata adminstrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, srat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work). Handayaningrat, (2008: 2) Secara ilmu, menurut White (2007:59), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (2005) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam krja sama mencapai tujuan tertentu . Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Siagian (2005:65) berpendapatbahwa administrasi merupakan keseluruhanproses kejasama natara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara itu Waldo (2000:34)) mendefinisikan administrasisebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi. Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori 1 yaitu : 1. Pengertian administrasi dalam arti sempit Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusnan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tpat disebut tata usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan. 2. Pengertian administrasi dalam arti luasAdministrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya- sumber daya untukmencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsurunsur sbb: sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.

Bahan Praktik 2

Ketik naskah dibawah ini dengan bentuk paragraf inden/masuk, 2 spasi, gunakan semua aturan display yang benar sehingga naskah dapat dibaca,dipahami dan menarik !(Gunakan teknik keyboarding yang benar) Istilah sekretaris merupakan adopsi dari bahasa Belanda, yaitu secretaries atau dari bahasa Inggris, secretary maupun dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia. Jadi diharapkan posisi ini diisi oleh orang yang bisa menjaga rahasia, khususnya piminan suatu organiasi.

Menurut kamus Webster (Sutarto, 2000), sekertaris adalah seorang pegawai yang memlihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas administrasi lainnya, juga pegawai yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan. Sedangkan menurut Fowler (2006), sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu korespondensi, tugas administrasi,mendapatkan informasi dan menyimpan rahasia, atau pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi untuk berkorespondensi danmemelihara warkat yang brkaitan dengan organisasinya.

Berdasrkan lingkup tanggung jawabnya, sekretaris dibagi menjadi dua, yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris pribadi. Sekretaris Organisasi adalah seseorang yang memimpin sekretariat dari suatu rganisasi maupun instansi pemerintah. Di samping bekerja atas instruksi pimpinan, ia juga memiliki wewenang ikut sertadalam aktivitas manajemen organisasi yang dinaunginya. Misalnya adalah Sekretaris Jenderal PBB, Sekretaris Daerah Provinsi.Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam tugas administrasi dan membantu seorang pemimpin dalam menjalankan tugasnya. Menurut Sutarto (2000), pada dasarnya tugas sekretarisdibagi dalam lima bagian: Tugas perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dari pimpinan, mnangani suratsurat masuk dan keluar, membuat konsep surat yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan surat-surat yang bersifat rutin. Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan- pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan, memberikan masukan, dan menyusun prioritas acara kerja sehari-hari pimpinan. Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keungan pribadi pimpinan, misalnya penyimpanan uang, penarikan cek atau pengambilan uang dari bank dan sebagainya, membayarkan rekening-rekening pembayaran, pajak, sumbangan dan sebagainya (hal ini jarang dilakukan karena telah dilaksanakan oleh bagian keuangan), menyimpan catatan pengeluaan sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan tersebut. Tugas sosial, yaitu megurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan rapat untuk kantorpimpinan beserta pengurusan undangannya, menyampaikan ucapan selamat dan belasungkawa kepada relasi aas nama pimpinan. Tugas insidentil, di antaranya menyiapkan ageda rapat, mempersiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan, mewakili pimpinan ke beberapa acara seminar bila pimpinanberhalangan hadir.

4.3 Langkah-Langkah Menyusun Paragraf dengan Display yang Benar

1. Baca dengan cermat maksud dari perintah praktik

2. Siapkan naskah yang akan disalin

4.4 Penilaian Hasil Praktek

Tabel 4. 1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)

Kriteria Hasil No. Uraian

Ya Tidak

1 Apakah anda telah menggunakan teknik keyboarding yang benar dalam menyalin naskah praktik ?

2 Apakah anda mengerti dari maksud perintah sehingga dapat menemukan bagian-bagian pada naskah yang perlu dibenarkan ?

3 Apakah anda dapat menilai mana naskah dengan paragraf yang baik dan mana naskah dengan paragraf yang salah ?

4 Apakah anda dapat menyelesaikan keseluruhan bahan praktik dengan benar ?

Tabel 4.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain

Kriteria Hasil No. Uraian

Ya Tidak

1 Apakah anda telah menggunakan teknik keyboarding yang benar dalam menyalin naskah praktik ?

2 Apakah anda mengerti dari maksud perintah sehingga dapat menemukan bagian-bagian pada naskah yang perlu dibenarkan ?

3 Apakah anda dapat menilai mana naskah dengan paragraf yang baik dan mana naskah dengan paragraf yang salah ?

4 Apakah anda dapat menyelesaikan keseluruhan bahan praktik dengan benar ? Masukan : ....................................................................................................................................

..................................................................................................................................

Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu Mata Kuliah.

BAB V SURAT BISNIS Surat bisnis harus disusun dengan baik dan benar, dengan memperhatikan

bagian-bagian surat, serta bentuk dari surat. Penyusunan surat harus Pahami gambar di atas dengan petunjuk sebagai berikut :

1. Bagaimana cara menentukan pilahan kata sehingga membentuk paragraf dalam surat bisnis ?

2. Apa saja bentuk surat bisnis yang dapat diterapkan ?

3. Pihak siapa saja yang terlibat dalam penyusunan surat bisnis ?

4. Bagaimana cara menyusun surat bisnis yang baik , benar dan menarik ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa mahir menyusun surat bisnis dengan bahasa yang baik dan benar

2. Mahasiswa mahir menyusun surat bisnis dengan aturan, display, bentuk yang sesuai dengan baik dan benar

3. Mahasiswa mahir menyusun surat bisnis sesuai dengan yang diperlukan

13.1 Surat Bisnis

Surat memiliki beberapa bagian, dimana masing-masing bagian memiliki fungsi dan kegunaan, yaitu :

Tabel 13.1 Bagian-Bagian Surat Bagian Keterangan

KEPALA SURAT - Nama perusahaan dan alamat lengkap

Nomor telepon, faks atau kotak pos, website, e-mail

Nama kantor cabang (bila ada)
Jenis usaha
Lambang perusahaan/logo LEHER S>Tanggal surat
Nomor surat
Lampiran - Hal/perihal
Sifat surat
Alamat yang dituju BADAN SURAT - Salam pem
Kalimat pembuka
Isi surat
Kalimat penutup KAKI SURAT
Salam penutup
Jabatan penandatangan
Tanda tangan
Nama lengkap penandatangan
Tembusan - Stempel - Inisial pembuat surat

(Sumber : Marjo, 2000)

Berdasarkan bagian-bagian surat di atas, fungsi dari bagian surat adalah :

Tabel 13.2 Fungsi Bagian Surat

Bagian Fungsi KEPALA SURAT (HEADING/LETTER HEAD)

Sebagai identitas
- Sebagai pemberi informasi
Sebagai alat promosi TANGGAL SURAT
Mempermudah penetapan waktu membalas surat
Mempermudah pengingatan kembali serta pengagendaannya bagi si penerima
Sebagai referensi dan petunjuk bagi petugas dan kearsipan NOMOR SURAT
Referensi atau petunjuk bagi petugas arsip
Petunjuk unit atau departemen asal surat
Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
Memudahkan penaturan dan pencarian bila diperlukan kembali

Bagian Fungsi Bagian Fungsi

Menyimpulkan pokok isi atau intisari surat
Memudahkan penerima pengetahui pokok permasalahan
dan memberikan jawaban
Sebagai petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan

PERIHAL ATAU HAL

Sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat ALAMAT YANG DITUJU
Petunjuk bagi penerima surat
Petunjuk bagi petugas kearsipan SALAM PEMBUKA
Sebagai salam penghormatan dan pertanda bahwa pembicaraan pada isi surat akan dimulai KALIMAT PEMBUKA
Sebagai pengantar pada isi surat (pokokmasalah) yang sesungguhnya agar si penerima mengetahui alas an surat tersebut

LAMPIRAN

ISI SURAT

Merupakan uraian tentang maksud pembuatan surat atau hal-hal lain yang ingin disampaikan oleh si pembuat surat KALIMAT PENUTUP
Sebagai ucapan terima kasih, penegasa, pengharapan dan pengarahan SALAM PENUTUP
Sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai dan surat siap ditandatangani NAMA JABATAN
Sebagai identitas penanggung jawab surat
Sebagai petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan

INITIAL

Sebagai pemberi informasi oleh siapa surat tersebut dibuat atau diketik ataupun dikonsep TEMBUSAN
Sebagai kegunaan lain apabila ada pihak lain yang dianggap peru atau ada kaitannya dengan isi surat tersebut.

(Sumber : Marjo, 2000) Bentuk-Bentuk Surat

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.

Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal lima macam bentuk surat, yaitu :

BAB I PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL - MODUL LAPORAN BISNIS