laporan proyek Korespondensi Bisnis (1)
12/01/2013
Korespondensi Bisnis
Komunikasi Bisnis #4
Desi Harsanti Pinuji
Pengantar
• Korespondensi bisnis :
Berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data
melalui media surat menyurat dalam menunjang aktivitas
bisnis antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya
• Media tertulis lebih banyak digunakan terutama
bila :
– Tidak diperlukan umpan balik langsung
– Pesan terinci, kompleks dan memerlukan perencanaan
seksama
– Pesan ditujukan kepada penerima dalam jumlah banyak
dan tersebar secara geografis
– Menghindari distorsi
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
2
1
12/01/2013
Prinsip-prinsip Penulisan
Pesan Bisnis
Empati
1/12/2013
Komposisi
Pesan
Organisasi
Pesan
Daya Tarik
Pesan
Gaya
Pesan
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
3
Empati
Kemampuan untuk mengenali kerangka
referensi (pengetahuan, perasaan dan
emosi) orang lain untuk memproyeksikan
dan mengkomunikasikan pemahaman
terhadap orang lain
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
4
2
12/01/2013
Faktor-faktor yang Harus
Diperhatikan
Usia
Taraf ekonomi
Latar belakang pendidikan atau pekerjaan
Budaya
Kedekatan
Harapan-harapan
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
5
Komposisi Pesan
• Komposisi berhubungan dengan
penempatan gagasan-gagasan dalam
sebuah pesan bisnis.
• Beberapa hal yang harus ada :
•
•
•
•
•
1/12/2013
Kesatuan
Pertautan
Titik berat
Komprehensif
Relevansi
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
6
3
12/01/2013
Pengorganisasian Pesan
• Menyangkut pembagian pesan yang disusun secara
anatomis, yaitu pengantar, pernyataan, argumen dan
kesimpulan.
• Penting agar paragraf-paragraf dalam surat sesuai
dengan fungsinya masing-masing. Keuntungannya
adalah :
• Pesan menjadi padat dan akurat
• Hubungan antar gagasan lebih mudah dibedakan dan diingat
• Reaksi terhadap penulisnya positif
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
7
Pengorganisasian Pesan
Topikal
pendekatan
langsung
(deduktif)
Pendekatan
tidak
langsung
(induktif)
Logis
Kronologis,
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
8
4
12/01/2013
Daya Tarik Pesan
Emosional
Rasional
Ganjaran
Motivasional
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
9
Gaya Pesan
• Berkaitan dengan kemampuan menyampaikan
pesan dan memegang peran sangat penting
untuk pembentukan citra produk.
• Beberapa faktor yang dapat dijadikan perhatian
adalah :
•
•
•
•
•
1/12/2013
Bahasa
Kaya perbendaharaan kata
Mampu mengungkapkan hal-hal secara konkret
Bisa diuji secara empiris
Memiliki minat insani (human interest)
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
10
5
12/01/2013
Beberapa Jenis Pesan
Pesan
Positif
Pesan
Negatif
Pesan
Persuasif
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
11
Pesan Positif
• Pesan positif adalah pesan yang membawa
kegembiraan bagi penerimanya
• pengorganisasian pesan lebih bebas untuk dipilih.
Namun biasanya memakai pendekatan deduktif, yaitu
dimulai dengan ide pokok, penjelasan dan perincian.
Bagian akhir berupa penutup yang santun berisi harapan
tindakan yang dilakuan oleh penerima berita tersebut.
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
12
6
12/01/2013
Pesan Negatif
• Pesan negative adalah pesan yang tidak menyenangkan
penerimanya, biasanya berupa surat penolakan.
• Penyusunan pesan negatif harus hati-hati dan terkesan
mementingkan penerima pesan.
• Biasanya menggunakan pendekatan induktif yang
memulai dengan penjelasan tertentu sebelum akhirnya
menyampaikan gagasan utama.
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
13
Pesan Persuasi
• Ditujukan untuk membujuk audiens agar mengubah cara
berpikirnya dan melakukan sesuatu yang diinginkan
komunikator.
• Harus direncanakan dengan baik salah satunya dengan
memilih kalimat yang membuat audiens merasa
tersanjung.
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
14
7
12/01/2013
Surat Lamaran Kerja
• Berfungsi untuk menyampaikan informasi yang berupa
permohonan pekerjaan, menawarkan kemampuan diri
dan menjadi wakil pelamar untuk berhadapan dengan
pihak yang membutuhkan tenaga kerja. Biasanya
menjadi cover letter dari resume.
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
15
Resume
• Merupakan presentasi penjualan formal pelamar yang
disusun dalam suatu format yang teratur, mudah
dipahami dan menarik perhaitan pembacanya.
• Berdasarkan cara pengorganisasiannya, resume dibagi
menjadi 3 macam :
– Resume kronologis (chronological resume).
– Resume fungsional (functional resume).
– Resume kombinasi (combination resume).
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
16
8
12/01/2013
Surat Klaim Rutin
• Merupakan surat yang meminta penyesuaian,
ketika penulis surat meminta untuk sesuatu
kepada seseorang yang dapat memenuhinya
• Beberapa saran penulisan :
1.
2.
3.
1/12/2013
Permintaan ditempatkan pada kalimat pertama
Jelaskan dengan terperinci hal yang mendukung
permintaan tersebut
Surat ditutup dengan pernyataan yang menunjukkan
penghargaan
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
17
Surat Order
Hal-hal yang harus diperhatikan:
– Kalimat yang menunjukkan order atau minat untuk
membeli pada bagian awal surat
– Nyatakan secara terperinci dan cermat butir-butir
pesanan
– Cantumkan rencana pembayaran dan tata cara
pengiriman
– Surat ditutup dengan kalimat yang menunjukkan
kepercayaan pengirim surat
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
18
9
12/01/2013
Surat Khusus
• Merupakan surat yang tidak berhubungan
secara langsung dengan bisnis. Contoh : kartu
lebaran, natal, ucapan selamat hari jadi,
belasungkawa dan ucapan terima kasih
• Dibuat untuk menunjukkan empati dan membina
hubungan baik dengan organisasi atau lembaga
lain.
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
19
Siaran Press (Press Release)
• Dibuat untuk menyampaikan pesan pada
masyarakat luas dengan bantuan media massa
• Beberapa hal penting :
1. Gunakan kop surat perusahaan
2. Nyatakan tanggal pemuatan berita yang
diinginkan
3. Cantumkan nama contact person
4. Berikan informasi yang lengkap dengan
memperhatikan kepadatan dan kejelasan
informasi
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
20
10
12/01/2013
Referensi
Budhiman, C.H., dkk. 2009. Komunikasi
Bisnis Efektif. PT Pustaka Mandiri.
Jakarta.
Kusumastuti, Y.I. 2009. Komunikasi Bisnis.
IPB Press. Bogor
Tim Redaksi Cosmopolitan Indonesia.
2001. Career Handbook. PT Higina
Alhadin. Jakarta
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
21
11
Korespondensi Bisnis
Komunikasi Bisnis #4
Desi Harsanti Pinuji
Pengantar
• Korespondensi bisnis :
Berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data
melalui media surat menyurat dalam menunjang aktivitas
bisnis antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya
• Media tertulis lebih banyak digunakan terutama
bila :
– Tidak diperlukan umpan balik langsung
– Pesan terinci, kompleks dan memerlukan perencanaan
seksama
– Pesan ditujukan kepada penerima dalam jumlah banyak
dan tersebar secara geografis
– Menghindari distorsi
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
2
1
12/01/2013
Prinsip-prinsip Penulisan
Pesan Bisnis
Empati
1/12/2013
Komposisi
Pesan
Organisasi
Pesan
Daya Tarik
Pesan
Gaya
Pesan
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
3
Empati
Kemampuan untuk mengenali kerangka
referensi (pengetahuan, perasaan dan
emosi) orang lain untuk memproyeksikan
dan mengkomunikasikan pemahaman
terhadap orang lain
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
4
2
12/01/2013
Faktor-faktor yang Harus
Diperhatikan
Usia
Taraf ekonomi
Latar belakang pendidikan atau pekerjaan
Budaya
Kedekatan
Harapan-harapan
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
5
Komposisi Pesan
• Komposisi berhubungan dengan
penempatan gagasan-gagasan dalam
sebuah pesan bisnis.
• Beberapa hal yang harus ada :
•
•
•
•
•
1/12/2013
Kesatuan
Pertautan
Titik berat
Komprehensif
Relevansi
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
6
3
12/01/2013
Pengorganisasian Pesan
• Menyangkut pembagian pesan yang disusun secara
anatomis, yaitu pengantar, pernyataan, argumen dan
kesimpulan.
• Penting agar paragraf-paragraf dalam surat sesuai
dengan fungsinya masing-masing. Keuntungannya
adalah :
• Pesan menjadi padat dan akurat
• Hubungan antar gagasan lebih mudah dibedakan dan diingat
• Reaksi terhadap penulisnya positif
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
7
Pengorganisasian Pesan
Topikal
pendekatan
langsung
(deduktif)
Pendekatan
tidak
langsung
(induktif)
Logis
Kronologis,
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
8
4
12/01/2013
Daya Tarik Pesan
Emosional
Rasional
Ganjaran
Motivasional
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
9
Gaya Pesan
• Berkaitan dengan kemampuan menyampaikan
pesan dan memegang peran sangat penting
untuk pembentukan citra produk.
• Beberapa faktor yang dapat dijadikan perhatian
adalah :
•
•
•
•
•
1/12/2013
Bahasa
Kaya perbendaharaan kata
Mampu mengungkapkan hal-hal secara konkret
Bisa diuji secara empiris
Memiliki minat insani (human interest)
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
10
5
12/01/2013
Beberapa Jenis Pesan
Pesan
Positif
Pesan
Negatif
Pesan
Persuasif
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
11
Pesan Positif
• Pesan positif adalah pesan yang membawa
kegembiraan bagi penerimanya
• pengorganisasian pesan lebih bebas untuk dipilih.
Namun biasanya memakai pendekatan deduktif, yaitu
dimulai dengan ide pokok, penjelasan dan perincian.
Bagian akhir berupa penutup yang santun berisi harapan
tindakan yang dilakuan oleh penerima berita tersebut.
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
12
6
12/01/2013
Pesan Negatif
• Pesan negative adalah pesan yang tidak menyenangkan
penerimanya, biasanya berupa surat penolakan.
• Penyusunan pesan negatif harus hati-hati dan terkesan
mementingkan penerima pesan.
• Biasanya menggunakan pendekatan induktif yang
memulai dengan penjelasan tertentu sebelum akhirnya
menyampaikan gagasan utama.
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
13
Pesan Persuasi
• Ditujukan untuk membujuk audiens agar mengubah cara
berpikirnya dan melakukan sesuatu yang diinginkan
komunikator.
• Harus direncanakan dengan baik salah satunya dengan
memilih kalimat yang membuat audiens merasa
tersanjung.
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
14
7
12/01/2013
Surat Lamaran Kerja
• Berfungsi untuk menyampaikan informasi yang berupa
permohonan pekerjaan, menawarkan kemampuan diri
dan menjadi wakil pelamar untuk berhadapan dengan
pihak yang membutuhkan tenaga kerja. Biasanya
menjadi cover letter dari resume.
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
15
Resume
• Merupakan presentasi penjualan formal pelamar yang
disusun dalam suatu format yang teratur, mudah
dipahami dan menarik perhaitan pembacanya.
• Berdasarkan cara pengorganisasiannya, resume dibagi
menjadi 3 macam :
– Resume kronologis (chronological resume).
– Resume fungsional (functional resume).
– Resume kombinasi (combination resume).
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
16
8
12/01/2013
Surat Klaim Rutin
• Merupakan surat yang meminta penyesuaian,
ketika penulis surat meminta untuk sesuatu
kepada seseorang yang dapat memenuhinya
• Beberapa saran penulisan :
1.
2.
3.
1/12/2013
Permintaan ditempatkan pada kalimat pertama
Jelaskan dengan terperinci hal yang mendukung
permintaan tersebut
Surat ditutup dengan pernyataan yang menunjukkan
penghargaan
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
17
Surat Order
Hal-hal yang harus diperhatikan:
– Kalimat yang menunjukkan order atau minat untuk
membeli pada bagian awal surat
– Nyatakan secara terperinci dan cermat butir-butir
pesanan
– Cantumkan rencana pembayaran dan tata cara
pengiriman
– Surat ditutup dengan kalimat yang menunjukkan
kepercayaan pengirim surat
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
18
9
12/01/2013
Surat Khusus
• Merupakan surat yang tidak berhubungan
secara langsung dengan bisnis. Contoh : kartu
lebaran, natal, ucapan selamat hari jadi,
belasungkawa dan ucapan terima kasih
• Dibuat untuk menunjukkan empati dan membina
hubungan baik dengan organisasi atau lembaga
lain.
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
19
Siaran Press (Press Release)
• Dibuat untuk menyampaikan pesan pada
masyarakat luas dengan bantuan media massa
• Beberapa hal penting :
1. Gunakan kop surat perusahaan
2. Nyatakan tanggal pemuatan berita yang
diinginkan
3. Cantumkan nama contact person
4. Berikan informasi yang lengkap dengan
memperhatikan kepadatan dan kejelasan
informasi
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
20
10
12/01/2013
Referensi
Budhiman, C.H., dkk. 2009. Komunikasi
Bisnis Efektif. PT Pustaka Mandiri.
Jakarta.
Kusumastuti, Y.I. 2009. Komunikasi Bisnis.
IPB Press. Bogor
Tim Redaksi Cosmopolitan Indonesia.
2001. Career Handbook. PT Higina
Alhadin. Jakarta
1/12/2013
copyright www.brainybetty.com
2006 All Rights Reserved
21
11