Makalah Manajemen Kearsipan untuk UAS
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Setiap pemecahan persoalan dan permasalahan yang dilakukan manusia
dalam kegiatannya sehari-hari baik itu di kantor, di sekolah, atau di rumahnya
selalu menyangkut adanya fakta, data atau informasi. Kemudian dari fakta dan
data terjadi beragam cara memprosesnya. Fakta dan data ini kita dapati dalam
kearsipan. Namun banyak yang tidak sadar bahwa dalam kegitannya tersebut telah
membuat sebuah arsip.
Beberapa
pengalaman
membuktikan,
bahwa
orang
awam
ataupun
masyarakat umum belum mengerti atau mungkin belum mengenal istilah arsip.
Selintas bila mendengar kata “Arsip”, maka terbayanglah pada mereka bundelbundel yang penuh debu, ruangan yang kotor penuh dengan tumpukan bundel
surat yang berantakan, dan petugas-petugasnya yang sudah tua, dan kurang
terdidik.
Anggapan yang kurang tepat tentang lingkup kegiatan arsip di atas
tampaknya merupakan salah satu faktor mengapa bidang kearsipan di Indonesia
kurang berkembang. Itulah sebabnya pada makalah ini, penulis mencoba untuk
menjabarkan dan memberi pengertian mengenai arsip dan bisa mengubah
anggapan tentang pengertian arsip dan dunia kearsipan itu sendiri.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi
serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam
rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor Lembaga
Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar
pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada
sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.
Adalah mustahil suatu kantor dapat, sanggup dan mampu memberikan data
informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 1
kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang
telah ditetapkan oleh Pemerintah.
1.2
Rumusan Masalah
a. Apa yang dimaksud dengan Arsip dan Kearsipan?
b. Apa saja ketentuan-ketentuan pokok kearsipan?
c. Bagaimana prosedur kearsipan yang benar?
d. Apa saja peralatan dan perlengkapan arsip yang digunakan?
e. Bagaimana pemeliharaan dan perawatan arsip?
f. Bagaimana cara untuk menyusutkan arsip?
1.3
Tujuan
Tujuan yang hendak dicapai dalam penyusunan makalah ini adalah sebagai
berikut:
a. Untuk mengetahui yang dimaksud dengan Arsip dan Kearsipan.’
b. Untuk mengetahui apa saja ketentuan-ketentuan pokok dalam kearsipan.
c. Untuk mengetahui bagaimana prosedur yang tepat dalam kearsipan.
d. Untuk mengetahui jenis peralatan dan perlengkapan arsip yang digunakan.
e. Untuk mengetahui bagaimana memelihara dan merawat arsip yang benar.
f. Untuk mengetahui penyusutan arsip.
1.4
Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut:
a. Secara akademis, diharapkan makalah ini dapat bermanfaat bagi penambahan
data/referensi yang berkaitan dengan Manajemen Kearsipan khususnya di
Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung.
b. Secara Teoritis, makalah ini diharapkan mampu menambah pengetahuan dan
wawasan bagi pembaca.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 2
BAB II
RUANG LINGKUP KEARSIPAN
2.1
Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu
archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi
perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu
sendiri.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie Arsip
adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena
mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan
kembali.
Jadi
sebagai
intinya
arsip
adalah
himpunan
lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai
3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu
kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Menurut The Liang Gie, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan
secara Sistema karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat secara cepat ditemukan kembali.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang KetentuanKetentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang
dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara
dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 3
Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan
(agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan
dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik
ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan
maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem
tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Pada Undang-undang diatas, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi
dua golongan, yaitu:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas :
Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus
diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari
sera masih dikelola oleh Unit Pengolah.
Arsip Inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terusmenerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Arsip statis
ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.
2.2
Peran Arsip
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam
rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat megenai sesuatu masalah.
Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut:
a. Alat utama ingatan organisasi
b. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 4
c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
2.3
Klasifikasi Arsip
a. Arsip vital (sangat penting)
Arsip yang penting bagi kehidupan suatu organisasi dan tidak dapat diganttti
kembali
apabiladimusnahkan.
Bila
arsip
hilang
atau
rusak
atau
disalahgunakan, maka perusahaan akan mengalami kerugian besar.arsiparsip tersebut disimpan dalam jangka waktu yang lama atau bahkan
dilestarikan sebagai arsip abadi. Contohnya, akte pendirian perusahaan,
surat-surat jaminan.
b.
Arsip penting (Important)
Arsip yang dibutuhkan untuk menjaankan suatu perusahaan/organisasi. bila
arsip itu hilang, maka kelancaran operasi perusahaan/organisasi akan
terhambat. Contohnya, arsip-arsip bukti keuangan.
c.
Arsip berguna (Useful)
Arsip yang berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah
apabila
hilang.
Arsip
ini
membantu
kelancaran
operasi
suatu
organisasi/perusahaan, dan arsip ini disimpan sesuai dengan keperluan saja
yaitu sampai masalahnya selesai. Contohnya, surat-surat pesanan, surat
penagihan.
d.
Arsip tidak esensial (Non Essential)
Arsip yang mempunyai nilai guna terbatas yaitu arsip-arsip yang tidak perlu
disimpai sebagai bukti. Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai.
Contohnya, surat undangan, brosur-brosur, surat penawaran.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 5
2.4
Penggolongan Arsip
a.
Arsip aktif
Arsip aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/ atau terus
menerus.
b.
Arsip in aktif
Arsip in aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
2.5
Pengertian Kearsipan
a. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menyimpan warkat-warkat
dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan
tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu
dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat dan tepat
ditemukan kembali. Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah
rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun
warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat
ditemukan kembali secara tepat.
b. Menurut Ensiklopedi Administrasi
Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang
berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan
lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. Sistem
penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang
teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga
bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Jadi, Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan,
pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu agar pada
saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan secara cepat dan tepat.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 6
2.6
Ruang Lingkup Kearsipan
Penanganan arsip/warkat yang berisi informasi sejak tercipta hingga warkat
itu dinyatakan dilestarikan/dihapus. Dari pengertian lingkup tersebut, maka tata
kearsipan meliputi enam kegiatan utama yaitu:
2.7
a.
Penciptaan arsip/ warkat
b.
Pemilihan arsip
c.
Pengendalian arsip
d.
Penyimpanan arsip
e.
Perawatan arsip
f.
Penyusutan arsip
Petugas Kearsipan
Jumlah petugas kearsipan ditentukan oleh besar kecilnya badan usaha dan
asas penyimpanannya. Formasi yang diperlukan dalam manajemen kearsipan
adalah:
a.
Agendaris, yaitu pegawai kearsipan yang berugas mencatat/ membubuhkan
surat baik masuk maupun keluar yang dicatat dalam buku agenda
menggunakan sistem lama atau kartu kendali dan lembar pengantar.
b.
Arsiparis, yaitu pegawai dalam bidang kearsipan yang bertugas menerima,
menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi, serta melayani apabila arsip
diperlukan.
c.
Ekspeditur, yaitu petugas yang mengatur pengiriman surat-surat yang akan
dikirim. Surat yang akan dikirim dicatat dalam buku ekspedisi atau antaran.
d.
Kurir, yaitu pegawai yang bertugas mengirim, menyampaikan, mengantarkan
surat-surat sesuai dengan alamat surat.
e.
Petugas pengganda, yaitu petugas yang bertugas memperbanyak suatu warkat/
arsip dalam jumlah yang cukup banyak sesuai dengan kebutuhan yang
diperlukan dengan mempergunakan alamat pengganda.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 7
2.8
Asas Kearsipan
a.
Asas Sentralisasi,
Asas sentralisasi artinya pengurusan surat ataupun arsip lainnya yang
berhubungan dengan pengurusan surat masuk dn surat keluar serta
penyelengaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit
tersendiri. Adanya unit khusus ini berarti pula unit lainnya selain dari unit
khusus tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat secara langsung.
b. Asas Desentralisasi Arsip
Asas desentralisasi Arsip artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan
pengurusan surat masuk dan surat keluar serta menyelenggarakan
kearsipannya dilakukan oleh setiap unit dalam organisasi, sehingga setiap unit
dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masing-masing pekerjaan
yang diperlukan oleh lingkungannya.
c. Asas Gabungan
Asas gabungan artinya menggabungkan asas sentralisasi dan desentralisasi
secara bersamaan untuk menutupi kelemahan dari asas sentralisasi dan
desentralisasi.
2.9
Beberapa Istilah di Dalam Kearsipan
a. File
File dapat disamakan dengan pengertian “berkas” ata u “bendel” yang
merupakan satu kesatuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpan
berdasarkan pola klasifikasi.
b. Indeks
Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi
surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat
tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat
diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung kepada berkasnya.
c.
Kartu kendali
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 8
Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang
masuk/keluar yang tergolong surat penting. Di samping berfungsi sebagai
pencatat surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian
surat dan penemuan kembali arsip. Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap
dan 3 (tiga) warna : putih, biru, dan merah. Kartu Kendali warna putih untuk
“pengarah surat” se bagai alat kontrol. Kartu Kendali warna biru untuk penata
arsip sebagai arsip pengganti, selama surat tersebut masih berada pada file
pengolah. Kartu Kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah. kuran dari
kartu kendali 10 x 15 cm.
d.
Kartu tunjuk silang
Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk memberikan
petunjuk pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masa.
e.
Kode
Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk
membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi
Arsip.
f.
Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik
yang diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.
g.
Lembar pengantar surat rutin
Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk
mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit
Kearsipan ke Unit Pengolah.
h.
Penerima surat
Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penerimaan
surat masuk baik dari Kurir maupun dari Pos.
i.
Pencatat surat
Pencatat surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan
surat baik untuk surat masuk maupun surat keluar.
j.
Pengarah surat
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 9
Pengarah surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk menentukan kepada
pengolah mana surat yang bersangkutan harus disampaikan.
k.
Pengolah
Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penggarapan
masalah isi surat. Unit Pengolah terdiri atas: Pimpinan pengolah, Tata usaha
pengolah, Pelaksana pengolah.
l. Penata arsip
Penata arsip adalah Staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip) dan
memelihara arsip.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 10
BAB III
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
3.1
Dasar Hukum
Ketentuan-ketentuan pokok kearsipan di Indonesia ditetapkan dalam U.U.
No. 7 Tahun 1971 yang diundangkan dalam Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor
32 pada tanggal 18 Mei 1971.
U.U. No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan
mencabut U.U. No. 19 Prps Tahun 1961 tentang Pokok-Pokok Kearsipan
Nasional.
U.U. No.7 Tahun 1971 kemudian telah dilaksanakan dengan berbagai
peraturan perundangan di bidang kearsipan.
3.2
Dasar pertimbangan
Adapun dasar pertimbangan Pemerintah dan DPR-GR untuk mengeluarkan
U.U. No. 7 Tahun 1971, ialah :
a. Bahwa
untuk
kepentingan
generasi
yang
akan
dating
perlu
diselamatkanbahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai
kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia di masa yang lampau, sekarang dan
yang akan dating, dan berhubungan dengan itu perlu diatur ketentuanketentuan pokok tentang Kearsipan.
b. Bahwa dipandang perlu meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur
Negara, khususnya di bidang Kearsipan.
3.3
Tugas Pemerintah di Bidang Kearsipan
a. Arsip sebagaimana dimaksud di atas adalah dalam wewenang dan tanggung
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 11
jawabsepenuhnya
mengamankan
dari
arsip
Pemerintah;
sebagaimana
Pemerintah
dimaksud
di
berkewajiban
untuk
atas
bukti
sebagai
pertanggungjawaban nasional, yang penguasaannya dilakukan berdasarkan
perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.
b.
Dalam
melaksanakan
penguasaan
kearsipan
Pemerintah
berusaha
menertibkan:
Penyelenggaraan arsip-arsip dinamis;
pengumpulan,
penyimpanan,
perawatan,
penyelamatan
serta
penggunaan arsip statis.
3.4
Organisasi Kearsipan
Untuk melaksanakan tugas penguasaan kearsipan, maka Pemerintah
membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari :
a. Unit-unit Kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan Pusat dan Daerah.
b. Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari
pada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat
c. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah
yang setingkat dengan Daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional
Daerah.
3.5
Kewajiban Kearsipan
a.
Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan
arsip dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat.
b.
Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan
arsip dari Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat
Daerah.
c.
Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan,
memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan
Swasta dan/atau perorangan.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 12
d.
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat maupun
Daerah wajib mengatur, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip
sebagaimana dimaksud dalam angka 4 huruf b di atas dari Lembagalembaga
dan
Badan-badan
Pemerintah
Daerah
serta
Badan-badan
Pemerintahan Pusat di tingkat daerah.
3.6
Ketentuan Pidana
Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hokum memiliki arsip
dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 ( sepuluh ) tahun.
Barang siapa yang menyimpan arsip yang dengan sengaja memberitahukan
hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak
mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat
dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selamalamanya 20 ( dua puluh ) tahun. Tindak pidana yang dimaksud di sini adalah
kejahatan
3.7
Ketentuan lain-lain.
Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut
dengan Peraturan Perundangan, yang dalam hal ini antara lain Peraturan
Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip.
3.8
Arsip Nasional Republik Indonesia
Dengan Keputusan Presiden Nomor 26 tahun 1974 telah dibentuk Arsip
Nasional RI, dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Kedudukan, Arsip Nasional Republik Indonesia adalah Lembaga
Pemerintah Non Departemen yang berkedudukan di Ibukota Republik
Indonesia dan berada langsung di bawah serta bertanggungjawab
kepada Presiden.
b. Tugas Pokok, Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai tugas
pokok menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh
kearsipan nasional untuk menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 13
pertanggung jawaban nasional dan sebagai bahan bukti sejarah
perjuangan bangsa.
c. Fungsi, dalam rangka pelaksanaan tugas pokoknya. Arsip Nasional
Republik Indonesia mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut:
Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan penelitian dalam rangka
usaha pengembangan kearsipan nasional.
Mengembangkan dan membina tata kearsipan dinamis.
Menyelenggarakan pembinaan tenaga kerja dan ahli kearsipan
melalui pendidikan dan latihan.
Menampung, menyimpan dan merawat arsip-arsip statis yang
diserahkan
oleh
Lembaga-lembaga
Negara,
Badan-badan
pemerintahan dan Badan-badan lainnya.
Mengusahakan untuk mengamankan dan menampung arsip-arsip
statis dari Badan-badan swasta dan perorangan, yang dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan mempunyai nilai dan
arti penting sabagai bahan bukti sejarah dan bahan pertanggung
jawaban nasional.
Mengolah dan mengatur arsip-arsip statis yang telah diserahkan
untuk
dapat
disediakan
dan
digunakan
bagi
kegiatan
pemerintahan, penelitian dan kepentingan umum.
Menyelenggarakan hubungan dan kerjasama dengan badanbadan di dalam dan di luar negeri sesuai dengan kebijaksanaan
Pemerintah dan menurut peraturan-peraturan yang berlaku.
d. Wewenang, Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai wewenang
untuk menyelenggarakan koordinasi, bimbingan dan pengawasan teknis
terhadap
pelaksanaan
peraturan
perundang-undangan
di bidang
kearsipan.
e. Struktur organisasi dan tata kerja, Organisasi Arsip Nasional Republik
Indonesia terdiri dari :
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 14
Pusat Konservasi Kearsipan;
Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan;
Pusat Pendidikan dan Latihan Keasipan;
Sekretariat;
Staf Ahli
Perwakilan-perwakilan Arsip Nasional Republik Indonesia di
Daerah-daerah
f. Pusat-pusat di lingkungan Arsip Nasional
Pusat
Konservasi
Kearsipan
mempunyai
tugas
untuk
melaksanakan penyimpanan, perawatan, penataan, pengolahan
dan pengaturan arsip-arsip statis yang telah diserahkan
kepadanya
menyelenggarakan
penelitian
untuk
keperluan
pelayanan informasi dan melayani penelitian ilmih dan umum;
Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan mempunyai
tugas untuk menyelenggarakan penelitian dalam rangkan usaha
mengembangkan dan memajukan tehnik dan tata kearsipan,
memberikan bimbingan dan melaksanakan pengawasan teknis
terhadap pelaksanaan tata kearsipan dan ketentuan-ketentuan
peraturan di bidang kearsipan;
Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan mempunyai tugas
untuk merencanakan dan menyelenggarakan pendidikan dan
latihan tenaga-tenaga kerja dan ahli kearsipan dan melaksanakan
koordinasi kegiatan-kegiatan di bidang pendidikan dan latihan
kearsipan;
Tiga Pusat dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah
dan bertanggung jawab kepada Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia;
Tiap Pusat terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) bidang, dan
tiap Bidang terdiri dari sebanyak-banyaknya 3 (tiga) Sub
Bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebih lanjut oleh
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 15
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia setelah terlebih
dahulu berkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban
Aparatur Negara.
g. Sekretariat Arsip Nasional
Sekretariat Arsip Nasional merupakan unsur pembantu pimpinan dan
mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi umum yang meliputi:
tata usaha kantor;
tata kepegawaian (personalia);
urusan keuangan;
tata keuangan
Dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya
dibantu dan membawahi Kepala-kepala Bagian dan bertanggungjawab
langsung kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) Bagian, dan tiap bagian terdiri
dari sebanyak 3 (tiga) Sub-Bagian, yang susunan dan tugasnya akan
diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban
Aparatur Negara.
Untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya sehari-hari Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia dapat dibantu oleh suatu Staf Ahli yang
bertugas memberikan nasihat-nasihat dan pertimbangan-pertimbangan
keahlian kepadanya di bidang kearsipan.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 16
BAB IV
PROSEDUR KEARSIPAN
4.1
Penanganan Surat
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam
kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke
instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat
diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu
organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian
masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian
atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman suratsurat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga suratsurat keluar adalah dianggap lebih baik. Menurut etika dunia usaha, surat
hendaknya dibalas dalam waktu 2 kali dalam 42 jam.
Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima :
a.
Penyortiran surat, penyortiran surat dilakukan dengan cara:
Meneliti asal (sumber) surat itu.
Meneliti cara pengiriman surat
b.
Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ;
Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan
kegiatan kantor.
setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam
folder-folder atau alat lain sejenisnya.
c.
Pembukaan sampul (amplop).
d.
Pengeluaran surat dari dalam sampul
e.
Penelitian surat
f.
Pembacaan surat
g.
Penyampaian surat (intern)
h.
Pencatatan Surat
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 17
4.2
Tata Cara Mengarsip Surat (Filing)
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara
sistimatis, sehingga bahan–bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat
ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Suatu filing yang tepat merupakan suatu
tempat penyimpanan bahan-bahan yang aman, maka filing dapat dianggap sebagai
“ingatan” dari sesuatu organisasi. Filing merupakan bagian yang sangat penting
dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi.
4.3
Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian
Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu
lintas surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan
pendistribusian surat. Ada tiga prosedur yang umum dipergunakan, yaitu:
a. Buku Agenda
Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk
atau surat keluar oleh suatu organisasi Pencatatan surat dengan
menggunakan Buku Agenda dilakukan oleh kantor yang belum menerapkan
kartu kendali. Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan
data (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda dipakai sebagai alat bantu
untuk mencari surat yang disimpan di file. Fungsi buku agenda sebagai alat
pengawasan surat-surat masuk dan keluar. Ada 3 jenis buku agenda yang
dapat digunakan, yaitu:
Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang memuat daftar-daftar
4surat masuk sekaligus surat keluar dana satu buku.
Buku agenda berpasangan, yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk
surat masuk dan lembar sebelah kiri untuk surat keluar.
Buku agenda kembar, yaitu dengan menyediakan dua buku, dimana satu
buku untuk mencatat surat masuk dan satu buku untuk mencatat surat
keluar
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 18
Format Buku Agenda Tunggal
No.
Tanggal
M/K
Urut
Surat
Nomor Tanggal
Dari/Kepada
Isi
Ket.
Ringkas
Format Buku Agenda Berpasangan (surat masuk)
Tgl.
Pengirim
terima
Surat
Surat
Nomor Tanggal
Perihal
Bertalian dengan surat
Nomor
Tanggal
Ket.
Format Buku Agenda Berpasangan (surat keluar)
No.
Tgl.
Tgl.
Urut
Surat
Kirim
b.
Kepada
Perihal
Bertalian dengan surat
Nomor
Tanggal
Ket.
Kartu Kendali
Pengurusan surat dengan menggunakan sistem kartu kendali merupakan
sistem kearsipan pola baru. Kartu kendali berfungsi untuk mencatat dan
mengendalikan surat masuk dan surat keluar. Selain itu, kartu kendali juga
berfungsi sebagai alat penelusuran untuk menemukan lokasi surat dengan
tepat dan cepat, serta sebagai alat pengantar/ekspedisi. Kartu kendali
berukuran 10x15 cm. kedudukannya adaah sebagai pengganti buku agenda
pada pengurusan sistem kearsipan pola lama.
Contoh format kartu kendali
Indeks/ Subjek:
Isi Ringkas
Kode:
Tgl:
No. Urut:
M/K
:
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 19
Lampiran
Dari/ Kepada
Tgl. Surat
Pengolah
Catatan :
:
:
:
:
No. Surat :
Paraf:
a. Jenis-Jenis Surat
Surat penting
Surat penting isinya bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut,
menyangkut
masalah
kebijakan.
Bila
terlambat
dalam
menanganinya atau hilang, dapat menghambat dan merugikan
proses
kerja
suatu
organisasi.
Surat
penting
dicatat
dan
dikendalikan menggunakan kartu kendali.
Surat dinas biasa/rutin
Surat bias/rutin isinya tidak mengikat dan tidak lajut yang
diperlukan tidak ditentukan. Jika hilang, data masih dapat diperoleh
dari sumber lain. Surat dinas biasa/rutin dicatat pada lembar
pengantar yang sekaligus digunakan sebagai alat penyampaian
surat/sebagai pengganti buku ekspedisi dan dapat dijadikan sebagai
bukti penerimaan surat.
Surat rahasia
Pada surat rahasia, baik isi Maupun sifatnya memerlukan
perlindungan. Jika isi dalam surat tersebut diketahui oleh pihak
yang tidak bersangkutan akan menimbulkan kerugian besar, dan
mengurangi
atau
menyulitkan
pelaksanaan
langkah-langkah
berikutnya.
Surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat
rahasia, yang berfungsi sama dengan lembar pengantar surat biasa/
rutin.
Perbedaan antara Buku Agenda dan Kartu Kendali
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 20
Buku Agenda
Kartu Kendali
Sulit untuk penyusunan lebih Mudah untuk penyusunan lebih
lanjut
Sarana
penemuan
lanjut
kembali, Sarana penemuan kembali indeks
nomor/ kode surat, sukar
mudah diingat
Pengaturan
arsip
dengan Karena persyaratannya
peralatan, sukar diterapkan
baik
vertical file dapat terwujud, dan
dapat disesuaikan dengan calon
pengguna
Kurang flexible, tunjuk silang Flexible, tunjuk silang dapat
tidak dapat diterapkan
diterapkan
c. Penanganan Surat Sistem Kartu Kendali
1. Penanganan Surat Masuk Penting
Penerima surat:
Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran
alamatnya. Surat yang salah alamat segera dikembalikan
kepada pengirim.
Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju
Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup
Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada
lampirannya)
Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima,
di balik surat atau pada sampul surat untuk surat tertutup
Pencatat surat:
Surat penting dicatat pada kartu kendali. Jumlah kartu kendali
yang
digunakan
sesuai
dengan
kebutuhan
(sebanyak-
banyaknya 3 rangkap) dengan warna yang berbeda-beda.
Misalnya: putih (lembar I), kuning (lembar II), merah (lembar
III).
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 21
Kolom: kode, masalah/indeks serta pengolah pada kartu
kendali dapat dikosongkan untuk kemudian diisi oleh
pengarah. Kemudian surat berserta 3 kartu kendali
diteruskan kepada pengarah surat.
Pengarah/pengendali surat:
Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit
mana surat akan disampaikan
Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan
surat-surat
mana yang harus disampaikan kepada
pimpinan tertinggi, dan surat-surat mana yang dapat
langsung disampaikan kepada pengolah
Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi,
adalah surat-surat yang berisi masalah-masalah yang
berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal-hal lain yang
ditentukan oleh pimpinan
Surat berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin
disampaikan langsung kepada pengolah
Catatan:
kartu
kendali
(putih/lembar
I)
setelah
dikumpulkan selama I tahun, dijilid dan fungsinya adalah
sebagai “buku agenda” dalam sistem lama
Unit pengolah:
Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu:
Pimpinan unit pengolah
Tata usaha unit pengolah
Pengolah surat/pelaksana sesuai dengan disposisi dari
Pimpinan
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 22
Tata usaha unit pengolah:
Menerima surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/
lembar II dan lembar III)
Kartu kendali tersebut (2 lembar) diparaf. Kartu kendali
kuning/ lembar II dikembalikan ke penata surat (setelah
dilihat parafnya oleh pengarah surat)
Kartu kendali (merah/ lembar III) disimpan untuk
sementara oleh Tata Usaha unit pengolah, kemudian surat
yang telah dilengkapi dengan disposisi rangkap 2
diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk diminta
disposisi dari pimpinan
Pimpinan unit pengolah:
Menulis disposisi/ instruksi pada lembar disposisi yang
telah disediakan oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah
Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar
disposisi yang telah diisi disposisinya oleh pimpinan ke
Tata Usaha Unit Pengolah
Petugas/ Pelaksana bertugas:
Menerima surat, beserta lembar disposisi (lembar I), yang
telah ada disposisi pimpinan, dati Tata Usaha Unit
Pengolah, kemudian memproses/ melaksanakan tugasnya
sesuai instruksi pimpinan yang terdapat pada lembar
disposisi
Setelah selesai memproses surat tersebut, pengolah
mengembalikan surat ke Tata Usaha Unit Pengolah
Surat disampaikan pada penata arsip untuk disimpan
Kartu kendali (merah/ lembar III)
Catatan:
Kartu kendali disimpan pada kotak kartu kendali
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 23
Lembar disposisi disimpan pada kotak disposisi (sebagai
alat kontok)
Penata arsip/ penyimpanan/ arsiparis:
Menerima kartu kendali (kuning/lebar II) yang telah
diparaf oleh perutgas Tata Usaha Unit Pengolah dan teah
dilihat parafnya oleh pengarah, serta menyimpannya dalam
kotak kartu kendali (sebagai bukti bahwa surat masih ada
pada unit pengolah/ sedang diproses)
Menerima surat yang telah selesai diproses dari Tata Usaha
Unit Pengoah, dan menukar kartu kendali (kuning/ lembar
II) dengan kartu kendali (merah/ lembar III)
Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali
2.
Penanganan Surat Keluar Penting
Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan, dan dapat pula
dilakukan oleh Unit Pengolah asal kartu kendali (putih/ lembar I)
dan kartu kendali (kuning/ lembar II) bila perlu dua lembar,
diserahkan ke unit kearsipan, agar unit kearsipan selalu mengetahui
apa yang sedang, dan telah diproses di unit pengolah.
Unit pengolah:
Mengisi kartu kendali rangkap 3
Kartu kendali (merah/lembar III) ditinggal di Tata Usaha Unit
Pengolah
Kartu kendali (putin dan kuning/ lembar I dan II), beserta surat
asli dan tembusan diserahkan ke pencatat (unit kearsipan)
Pencatat:
Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali
Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan
sampul/amplopnya, (bila belum ada) dan diteruskan ke bagian
ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 24
Kartu kendali (putih/lembar I) disampaikan ke pengarah untuk
disimpan dan berfungsi sebagai kartu control
Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat beserta kartu
kendali (kuning/ lembar II) yang telah diparaf dikembalikan ke
unit pengolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima
oleh pencatat
Kartu kendali (kuning/ lembar II) tadi akhirnya diserahkan ke
penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat.
Catatan:
Tembusan surat dapat pula disimpan dipenata arsip pada unit
kearsipan.
3.
Penanganan Surat Masuk Dinas Biasa/Rutin
Pencatat:
Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari.
Mencatatnya dalam lembar pengantar rangkap dua
Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar kepada unit
pengolah
Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit pengolah
Unit Pengolah:
Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua
Menyimpan lembar pengantar II
Menyerahkan lembar pengantar I kepa pencatat di unit
kearsipan
Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau
menyerahkan surat kepada pengolah/ pelaksana
4.
Penanganan Surat Keluar Dinas Biasa/Rutin
Unit Pengolah:
Mencatat surat biasa keluar dalam 2 lembar pengantar
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 25
Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di
unit kearsipan
Pencatat:
Memasukan surat asli dalam sampul setelah distempel dan
meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya
Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan
ke unit pengolah dengan disertai lembar pengantar II
Menyimpan lembar pengantar I di pencatat sebagai bukti
penyampaian
5. Penanganan Surat Masuk Rahasia
Surat-surat yang masuk diterima penerima surat, cek
alamatnya.
Surat-surat dicatat pada 2 lembar surat pengantar surat rahasia
oleh pencatat.
Surat-surat beserta 2 lembar pengantar surat rahasia
disampaikan kepada Unit Pengolah
6. Penanganan Surat Keluar Rahasia
Surat-surat tersebut dibuat di Unit Pengolah dan langsung
dimasukan dalam amplop surat.
Surat-surat tersebut dicatat pada lembar pengantar surat
rahasia, kemudian diserahkan ke bagian ekspedisi.
4.4
Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah suatu sistem yang dipergunakan pada
penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan
penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana
dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.
Ada 5 dasar pokok sistem penyimpanan arsip, yaitu:
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 26
a. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua arsip/dokumen diatur
berdasarkan abjad nama orang terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal,
organisasi yaitu terdiri dari nama badan organisasi tersebut.
Contoh:
Abadi Jaya, PT
Budhi Bahasa, CV
Daya Upaya, TB
Persiapan penataan arsip berdasarkan sistem abjad:
Paham peraturan mengindeks
Menyiapkan peraturan mengindeks
Menyiapkan peralatan arsip
Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan abjad:
Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana
Dokumen yang berasal dari suatu nama (nama individu dan nama
badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu
Susunan guide dan foldernya sederhana
Mudah dikerjakan dan cepat dalam penemuan
Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan abjad:
Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui
bagian nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus
melalui nama belakang
Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, gj-j, ch-kh. Th-c, sedangkan
nama orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 27
Harus menggunakan peraturan mengindeks, sehingga diperlukan
pemahaman tentang peraturan mengindeks.
b.
Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen yang bersangkutan. Isi dokumen sering disebut
perihal, pokok masalah, permasalahan, atau pokok surat.
Contoh:
Keuangan
Kepegawaian
Umum
Persiapan penataan arsip berdasarkan sistem subjek:
Menyusun daftar indeks
Menyiapkan kartu indeks
Menyiapkan peralatan arsip
Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan subjek:
Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang
menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam suatu tempat
penyimpanan
Dokumen subjek dapat diperluas
secara mudah dengan cara
menyisipkan subjek baru ataupun menambahkan sub-subjek pada subjek
utama
Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan subjek:
Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak
terkendali
Diperlukan petunjuk silang yang memadai, untuk menyatukan berbagai
subjek dan informasi yang terkait
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 28
Sering terjadi penggunaan nama seseorang untuk daftar subjek,
sehingga hal itu dapat memepersulit penemuan arsip.
c.
Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan kepada
pengelompokkan menurut nama tempat. Seperti nama Negara, provinsi,
kabupaten, kecamatan, dst.
Contoh:
Bandung
Sumedang
Cirebon
Persiapan penataan arsip berdasarkan wilayah:
Menentukan pengelompokan daerah/ wilayah
Menyiapkan peralatan arsip
Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan geografis:
Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui
Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung tanpa adanya
rujukan atau bantuan indeks
Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan geografis:
Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan
yang cukup tentang pembagian wilayah
Diperlukan indeks yang tepat dan teliti
Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang
Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem ini dapat digabungkan dengan
sistem alfabetis atau numeric
d.
Sistem Nomor
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 29
Sistem nomor adalah salah satu sistem penyimpanan arsip berdasarkan
kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah
diberi nomor tertentu. Misalnya DDC, terminal digit, midle digit, buatan
sendiri.
Contoh:
klasifikasi dengan pola DDC (Dewey Decimal Clasification):
000
Hubungan Masyarakat
100
Kepegawaian
200
Keuangan
300
Laporan
400
Pajak
500
Pendidikan
600
Perlengkapan pabrik atau produksi
700
Pengembangan perusahaan
800
perlengkapan pemasaran
900
lain-lain
Persiapan penataan arsip berdasarkan sistem nomor:
Menyusun pola klasifikasi arsip
Menyiapkan peralatan arsip
Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan nomor:
Teliti, karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda
Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja
Perluasan nomor tidak terbatas
Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan nomor:
Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat menemukan dokumen
diperlukan alat bantu berupa indeks nomor
Untuk map campuran diperlukan file tersendiri
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 30
Ongkos agak tinggi, karena harus menyediakan beberapa perlengkapan
yang dibutuhkan dalam sistem ini.
e.
Sistem Kronologis
Sistem tanggal (kronologis) adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan
urutan tanggal, bulan, dan tahun.
Contoh:
10 Oktober 1996
19 Juni 2005
2 Mei 1999
Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal:
Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun
Menyiapkan peralatan arsip
Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan Kronologis:
Mudah dilaksanakan
Susunan dan urutan guide sederhana
Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan
Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan Kronologis:
Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relative kecil dengan jumlah
dokumen yang tidak banyak
Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, tahun sebuah dokumen tidak
diketahui
Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya
4.5
Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan
karena diperlukan oleh pihak lain. Sehingga perlu adanya pencantatan supaya
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 31
petugas arsip dapat mengetahui dimana arsipnya berada. Siapa yang
menggunakan, kapan dipinjam dan bilamana harus dikembalikan.
Hal-hal yang perlu diatur dalam tata cara peminjakan arsip adalah:
Siapa yang berwenang memberi ijin peminjam
Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip
Penetapan jangka waktu peminjaman
Tatacara peminjaman arsip
Semua peminjam arsip harus dicatat pada Lembar Peminjam Arsip
Lembar peminjaman arsip diisi rangkap 3, yaitu:
a. Lembar peminjaman arsip (putih/lembar I) disimpan oleh penyimpan arsip
berdasarkan
tanggal
pengembalian
arsip,
berfungsi
sebagai
bukti
peminjaman.
b. Lembar peminjaman arsip (hijau/lembar II) oleh penyimpan arsip diletakan
di tempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai pengganti arsip yang
dipinjam.
c. Lembar peminjaman arsip (biru/ lembar III) disertakan kepada peminjam
arsip.
4.6
Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip
Sebagaimana diketahui bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip
dengan cepat dan tepat adalah merupakan tujuan dari penataan arsip. Setiap
pegawai akan merasa tertunda penyelesaian pekerjaanya, apabila ada arsip yang
dibutuhkan tidak atau belum dapat diketemukan pada waktu yang diperluakn.
Menyimpan arsip pada tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip
termaksud dapat ditemukan dengan mudah pula.
Penemuan kembali arsip sangat erat kaitannya dengan sistem penataan atau
penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip.
Oleh sebab itu, perlu dipikirkan tentang penentuan pemilihan sistem penataan atau
penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan. Apabila penemuan kembali
arsip sering mendapat kesulitan, maka perlu diadakan penelitian, agar dapat segera
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 32
diketahui penyebab terjadinya kesulitan atau kegagalan tersebut, untuk kemudian
dicari jalan keluar atau cara pemecahannya.
BAB V
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN ARSIP
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 33
5.1
Krikteria Pemilihan Peralatan
Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli,
beberapa krikteria perlu dipertimbangkan, yaiut:
a.
Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat,
komposisi fisik, dan nilainya
b.
Frekuensi penggunaan arsip
c.
Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif
d.
Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi)
e.
Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk
perluasannya
5.2
f.
Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif
g.
Bentuk organisasi
h.
Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan
i.
Biaya peralatan
Perlengkapan Penyimpanan Arsip
a. Hanging folder
Hanging folder adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada
bagian atasnya, guna menggantungkan di dalam laci filing cabinet, dan
berfungsi untuk meletakkan tab.
b. Penyekat
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 34
Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau tripleks yang
digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang disimpan. Dan pada
penyekat ini ditempelkan yang berisikan kata tangkap sebagai penunjuk
sesuai dengan sistem penyimpanan yang dipergunakan.
c. Map (folder)
Folder dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan. Jumlah dan jenis
dokumen yang di file, serta cara pemuatan didalamnya hendaknya dijadikan
pedoman dalam menentukan pilihan.
d. Penunjuk (guide)
Penunjuk memunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing dan meilihat
cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file. Penunjuk terdiri
dari tempat label (tab) yang menjorok ke atas dibuat dalam berbagai bentuk,
yang disebut tonjolan.
e. Kata tangkap
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 35
Judul yang terdapat pada kata tangkap disebut dengan kata tangkap. Untuk
membuat kata tangkap baik berupa huruf abjad, nama maupun subjek
harusah dibuat sesingkat mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan
cepat.
f. Paper Clip
Paper Clip yaitu penjepit file untuk menjepit dokumen agar tidak tercecer.
g. Perlengakapan lain
Perlengkapan lainnya diantaranya adalah label, yaitu sejenis stiker yang
dipakai untuk membuat kode kemudian stiker itu ditempelkan pada bagianbagian tertentu.
5.3
Peralatan Penyimpanan Arsip
a. Lemari arsip
Lemari untuk menyimpan arsip biasanya disesuaikan dengan luas ruang
kearsipan, juga keinginan dari organisasi yang bersangkutan.
Filing cabinet
Dipergunakan untuk menyimpan arsip, dilakukan secara vertical
artinya arsip disimpan bersusun dari atas ke bawah. Filing cabinet
terbuat dari bahan baja/alumunium yang tahan api. Lemari semacam
ini mempunyai laci-laci, ada yang berlaci 3,4,5, bahkan 10 laci.
Tingginya 60 inchi dapat memuat 5000 lembar surat atau dokumen
yang disusun dalam 300 buah folder, sering disebut dengan Drawer
type filing cabinet.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 36
Lateral filing cabinet
Jumlah arsip yang dapat disimpan pada lemari ini lebih banyak
dibanding penyimpanan dalam filing cabinet. Juga akan tampak lebih
rapi karena map arsip dapat disusun berderet dari tingkat paling atas
sampai paling bawah. Lemari ini terbuat dari baja/alumunium yang
juga tahan api.
b.
Ordner
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 37
Ordner adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak
arsip dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah
diperforator/ dilubangi pinggirnya.
c. Letter Tray (baki surat)
Letter tray adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk
meletakan/ menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja.
d.
Safe Keeping Documen (brankas)
Brankas adalah lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan
dilengkapi dengan kunci pengaman. Biasanya untuk menyimpan arsip
penting/rahasia.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 38
e.
Rak Buku
Rak buku adalah rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan
atau untuk menyimpan ordner dan sejenisnya.
f.
Visible Record Cabinet
Visible Record Cabinet adalah tempat penyimpanan arsip dengan
menggunakan kantong-kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit di
dalam laci atau baki, kemudian tersusun dalam suatu cabinet.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 39
g.
Compact rolling shelving
Compact rolling shelving adalah lemari penyimpanan arsip yang disusun
sejajar di atas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat
dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah.
h. Rotary Filing System
Rotary Filing System adalah sistem file bertingkat (vertical), yang
dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad dan warna, serta berpola
tingkatan bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi
lebih awal bila terjadi kekeliruan (karena tampak dari sistem nada/ harmoni
yang terpotong).
i. Compact Rotary Filing
Compact Rotary Filing adalah sistem file bertingkat semacam Rotary
Filing System, hanya berada atau dimasukkan dalam lemari.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 40
j. Mobiplan Filing System
Mobiplan Filing System adalah alat untuk menyimpan g
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Setiap pemecahan persoalan dan permasalahan yang dilakukan manusia
dalam kegiatannya sehari-hari baik itu di kantor, di sekolah, atau di rumahnya
selalu menyangkut adanya fakta, data atau informasi. Kemudian dari fakta dan
data terjadi beragam cara memprosesnya. Fakta dan data ini kita dapati dalam
kearsipan. Namun banyak yang tidak sadar bahwa dalam kegitannya tersebut telah
membuat sebuah arsip.
Beberapa
pengalaman
membuktikan,
bahwa
orang
awam
ataupun
masyarakat umum belum mengerti atau mungkin belum mengenal istilah arsip.
Selintas bila mendengar kata “Arsip”, maka terbayanglah pada mereka bundelbundel yang penuh debu, ruangan yang kotor penuh dengan tumpukan bundel
surat yang berantakan, dan petugas-petugasnya yang sudah tua, dan kurang
terdidik.
Anggapan yang kurang tepat tentang lingkup kegiatan arsip di atas
tampaknya merupakan salah satu faktor mengapa bidang kearsipan di Indonesia
kurang berkembang. Itulah sebabnya pada makalah ini, penulis mencoba untuk
menjabarkan dan memberi pengertian mengenai arsip dan bisa mengubah
anggapan tentang pengertian arsip dan dunia kearsipan itu sendiri.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi
serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam
rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor Lembaga
Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar
pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada
sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.
Adalah mustahil suatu kantor dapat, sanggup dan mampu memberikan data
informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 1
kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang
telah ditetapkan oleh Pemerintah.
1.2
Rumusan Masalah
a. Apa yang dimaksud dengan Arsip dan Kearsipan?
b. Apa saja ketentuan-ketentuan pokok kearsipan?
c. Bagaimana prosedur kearsipan yang benar?
d. Apa saja peralatan dan perlengkapan arsip yang digunakan?
e. Bagaimana pemeliharaan dan perawatan arsip?
f. Bagaimana cara untuk menyusutkan arsip?
1.3
Tujuan
Tujuan yang hendak dicapai dalam penyusunan makalah ini adalah sebagai
berikut:
a. Untuk mengetahui yang dimaksud dengan Arsip dan Kearsipan.’
b. Untuk mengetahui apa saja ketentuan-ketentuan pokok dalam kearsipan.
c. Untuk mengetahui bagaimana prosedur yang tepat dalam kearsipan.
d. Untuk mengetahui jenis peralatan dan perlengkapan arsip yang digunakan.
e. Untuk mengetahui bagaimana memelihara dan merawat arsip yang benar.
f. Untuk mengetahui penyusutan arsip.
1.4
Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut:
a. Secara akademis, diharapkan makalah ini dapat bermanfaat bagi penambahan
data/referensi yang berkaitan dengan Manajemen Kearsipan khususnya di
Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung.
b. Secara Teoritis, makalah ini diharapkan mampu menambah pengetahuan dan
wawasan bagi pembaca.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 2
BAB II
RUANG LINGKUP KEARSIPAN
2.1
Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu
archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi
perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu
sendiri.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie Arsip
adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena
mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan
kembali.
Jadi
sebagai
intinya
arsip
adalah
himpunan
lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai
3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu
kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Menurut The Liang Gie, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan
secara Sistema karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat secara cepat ditemukan kembali.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang KetentuanKetentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang
dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara
dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 3
Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan
(agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan
dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik
ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan
maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem
tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Pada Undang-undang diatas, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi
dua golongan, yaitu:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas :
Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus
diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari
sera masih dikelola oleh Unit Pengolah.
Arsip Inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terusmenerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Arsip statis
ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.
2.2
Peran Arsip
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam
rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat megenai sesuatu masalah.
Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut:
a. Alat utama ingatan organisasi
b. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 4
c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
2.3
Klasifikasi Arsip
a. Arsip vital (sangat penting)
Arsip yang penting bagi kehidupan suatu organisasi dan tidak dapat diganttti
kembali
apabiladimusnahkan.
Bila
arsip
hilang
atau
rusak
atau
disalahgunakan, maka perusahaan akan mengalami kerugian besar.arsiparsip tersebut disimpan dalam jangka waktu yang lama atau bahkan
dilestarikan sebagai arsip abadi. Contohnya, akte pendirian perusahaan,
surat-surat jaminan.
b.
Arsip penting (Important)
Arsip yang dibutuhkan untuk menjaankan suatu perusahaan/organisasi. bila
arsip itu hilang, maka kelancaran operasi perusahaan/organisasi akan
terhambat. Contohnya, arsip-arsip bukti keuangan.
c.
Arsip berguna (Useful)
Arsip yang berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah
apabila
hilang.
Arsip
ini
membantu
kelancaran
operasi
suatu
organisasi/perusahaan, dan arsip ini disimpan sesuai dengan keperluan saja
yaitu sampai masalahnya selesai. Contohnya, surat-surat pesanan, surat
penagihan.
d.
Arsip tidak esensial (Non Essential)
Arsip yang mempunyai nilai guna terbatas yaitu arsip-arsip yang tidak perlu
disimpai sebagai bukti. Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai.
Contohnya, surat undangan, brosur-brosur, surat penawaran.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 5
2.4
Penggolongan Arsip
a.
Arsip aktif
Arsip aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/ atau terus
menerus.
b.
Arsip in aktif
Arsip in aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
2.5
Pengertian Kearsipan
a. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menyimpan warkat-warkat
dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan
tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu
dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat dan tepat
ditemukan kembali. Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah
rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun
warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat
ditemukan kembali secara tepat.
b. Menurut Ensiklopedi Administrasi
Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang
berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan
lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. Sistem
penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang
teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga
bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Jadi, Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan,
pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu agar pada
saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan secara cepat dan tepat.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 6
2.6
Ruang Lingkup Kearsipan
Penanganan arsip/warkat yang berisi informasi sejak tercipta hingga warkat
itu dinyatakan dilestarikan/dihapus. Dari pengertian lingkup tersebut, maka tata
kearsipan meliputi enam kegiatan utama yaitu:
2.7
a.
Penciptaan arsip/ warkat
b.
Pemilihan arsip
c.
Pengendalian arsip
d.
Penyimpanan arsip
e.
Perawatan arsip
f.
Penyusutan arsip
Petugas Kearsipan
Jumlah petugas kearsipan ditentukan oleh besar kecilnya badan usaha dan
asas penyimpanannya. Formasi yang diperlukan dalam manajemen kearsipan
adalah:
a.
Agendaris, yaitu pegawai kearsipan yang berugas mencatat/ membubuhkan
surat baik masuk maupun keluar yang dicatat dalam buku agenda
menggunakan sistem lama atau kartu kendali dan lembar pengantar.
b.
Arsiparis, yaitu pegawai dalam bidang kearsipan yang bertugas menerima,
menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi, serta melayani apabila arsip
diperlukan.
c.
Ekspeditur, yaitu petugas yang mengatur pengiriman surat-surat yang akan
dikirim. Surat yang akan dikirim dicatat dalam buku ekspedisi atau antaran.
d.
Kurir, yaitu pegawai yang bertugas mengirim, menyampaikan, mengantarkan
surat-surat sesuai dengan alamat surat.
e.
Petugas pengganda, yaitu petugas yang bertugas memperbanyak suatu warkat/
arsip dalam jumlah yang cukup banyak sesuai dengan kebutuhan yang
diperlukan dengan mempergunakan alamat pengganda.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 7
2.8
Asas Kearsipan
a.
Asas Sentralisasi,
Asas sentralisasi artinya pengurusan surat ataupun arsip lainnya yang
berhubungan dengan pengurusan surat masuk dn surat keluar serta
penyelengaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit
tersendiri. Adanya unit khusus ini berarti pula unit lainnya selain dari unit
khusus tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat secara langsung.
b. Asas Desentralisasi Arsip
Asas desentralisasi Arsip artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan
pengurusan surat masuk dan surat keluar serta menyelenggarakan
kearsipannya dilakukan oleh setiap unit dalam organisasi, sehingga setiap unit
dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masing-masing pekerjaan
yang diperlukan oleh lingkungannya.
c. Asas Gabungan
Asas gabungan artinya menggabungkan asas sentralisasi dan desentralisasi
secara bersamaan untuk menutupi kelemahan dari asas sentralisasi dan
desentralisasi.
2.9
Beberapa Istilah di Dalam Kearsipan
a. File
File dapat disamakan dengan pengertian “berkas” ata u “bendel” yang
merupakan satu kesatuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpan
berdasarkan pola klasifikasi.
b. Indeks
Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi
surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat
tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat
diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung kepada berkasnya.
c.
Kartu kendali
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 8
Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang
masuk/keluar yang tergolong surat penting. Di samping berfungsi sebagai
pencatat surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian
surat dan penemuan kembali arsip. Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap
dan 3 (tiga) warna : putih, biru, dan merah. Kartu Kendali warna putih untuk
“pengarah surat” se bagai alat kontrol. Kartu Kendali warna biru untuk penata
arsip sebagai arsip pengganti, selama surat tersebut masih berada pada file
pengolah. Kartu Kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah. kuran dari
kartu kendali 10 x 15 cm.
d.
Kartu tunjuk silang
Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk memberikan
petunjuk pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masa.
e.
Kode
Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk
membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi
Arsip.
f.
Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik
yang diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.
g.
Lembar pengantar surat rutin
Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk
mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit
Kearsipan ke Unit Pengolah.
h.
Penerima surat
Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penerimaan
surat masuk baik dari Kurir maupun dari Pos.
i.
Pencatat surat
Pencatat surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan
surat baik untuk surat masuk maupun surat keluar.
j.
Pengarah surat
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 9
Pengarah surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk menentukan kepada
pengolah mana surat yang bersangkutan harus disampaikan.
k.
Pengolah
Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penggarapan
masalah isi surat. Unit Pengolah terdiri atas: Pimpinan pengolah, Tata usaha
pengolah, Pelaksana pengolah.
l. Penata arsip
Penata arsip adalah Staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip) dan
memelihara arsip.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 10
BAB III
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
3.1
Dasar Hukum
Ketentuan-ketentuan pokok kearsipan di Indonesia ditetapkan dalam U.U.
No. 7 Tahun 1971 yang diundangkan dalam Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor
32 pada tanggal 18 Mei 1971.
U.U. No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan
mencabut U.U. No. 19 Prps Tahun 1961 tentang Pokok-Pokok Kearsipan
Nasional.
U.U. No.7 Tahun 1971 kemudian telah dilaksanakan dengan berbagai
peraturan perundangan di bidang kearsipan.
3.2
Dasar pertimbangan
Adapun dasar pertimbangan Pemerintah dan DPR-GR untuk mengeluarkan
U.U. No. 7 Tahun 1971, ialah :
a. Bahwa
untuk
kepentingan
generasi
yang
akan
dating
perlu
diselamatkanbahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai
kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia di masa yang lampau, sekarang dan
yang akan dating, dan berhubungan dengan itu perlu diatur ketentuanketentuan pokok tentang Kearsipan.
b. Bahwa dipandang perlu meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur
Negara, khususnya di bidang Kearsipan.
3.3
Tugas Pemerintah di Bidang Kearsipan
a. Arsip sebagaimana dimaksud di atas adalah dalam wewenang dan tanggung
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 11
jawabsepenuhnya
mengamankan
dari
arsip
Pemerintah;
sebagaimana
Pemerintah
dimaksud
di
berkewajiban
untuk
atas
bukti
sebagai
pertanggungjawaban nasional, yang penguasaannya dilakukan berdasarkan
perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.
b.
Dalam
melaksanakan
penguasaan
kearsipan
Pemerintah
berusaha
menertibkan:
Penyelenggaraan arsip-arsip dinamis;
pengumpulan,
penyimpanan,
perawatan,
penyelamatan
serta
penggunaan arsip statis.
3.4
Organisasi Kearsipan
Untuk melaksanakan tugas penguasaan kearsipan, maka Pemerintah
membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari :
a. Unit-unit Kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan Pusat dan Daerah.
b. Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari
pada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat
c. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah
yang setingkat dengan Daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional
Daerah.
3.5
Kewajiban Kearsipan
a.
Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan
arsip dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat.
b.
Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan
arsip dari Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat
Daerah.
c.
Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan,
memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan
Swasta dan/atau perorangan.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 12
d.
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat maupun
Daerah wajib mengatur, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip
sebagaimana dimaksud dalam angka 4 huruf b di atas dari Lembagalembaga
dan
Badan-badan
Pemerintah
Daerah
serta
Badan-badan
Pemerintahan Pusat di tingkat daerah.
3.6
Ketentuan Pidana
Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hokum memiliki arsip
dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 ( sepuluh ) tahun.
Barang siapa yang menyimpan arsip yang dengan sengaja memberitahukan
hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak
mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat
dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selamalamanya 20 ( dua puluh ) tahun. Tindak pidana yang dimaksud di sini adalah
kejahatan
3.7
Ketentuan lain-lain.
Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut
dengan Peraturan Perundangan, yang dalam hal ini antara lain Peraturan
Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip.
3.8
Arsip Nasional Republik Indonesia
Dengan Keputusan Presiden Nomor 26 tahun 1974 telah dibentuk Arsip
Nasional RI, dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Kedudukan, Arsip Nasional Republik Indonesia adalah Lembaga
Pemerintah Non Departemen yang berkedudukan di Ibukota Republik
Indonesia dan berada langsung di bawah serta bertanggungjawab
kepada Presiden.
b. Tugas Pokok, Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai tugas
pokok menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh
kearsipan nasional untuk menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 13
pertanggung jawaban nasional dan sebagai bahan bukti sejarah
perjuangan bangsa.
c. Fungsi, dalam rangka pelaksanaan tugas pokoknya. Arsip Nasional
Republik Indonesia mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut:
Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan penelitian dalam rangka
usaha pengembangan kearsipan nasional.
Mengembangkan dan membina tata kearsipan dinamis.
Menyelenggarakan pembinaan tenaga kerja dan ahli kearsipan
melalui pendidikan dan latihan.
Menampung, menyimpan dan merawat arsip-arsip statis yang
diserahkan
oleh
Lembaga-lembaga
Negara,
Badan-badan
pemerintahan dan Badan-badan lainnya.
Mengusahakan untuk mengamankan dan menampung arsip-arsip
statis dari Badan-badan swasta dan perorangan, yang dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan mempunyai nilai dan
arti penting sabagai bahan bukti sejarah dan bahan pertanggung
jawaban nasional.
Mengolah dan mengatur arsip-arsip statis yang telah diserahkan
untuk
dapat
disediakan
dan
digunakan
bagi
kegiatan
pemerintahan, penelitian dan kepentingan umum.
Menyelenggarakan hubungan dan kerjasama dengan badanbadan di dalam dan di luar negeri sesuai dengan kebijaksanaan
Pemerintah dan menurut peraturan-peraturan yang berlaku.
d. Wewenang, Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai wewenang
untuk menyelenggarakan koordinasi, bimbingan dan pengawasan teknis
terhadap
pelaksanaan
peraturan
perundang-undangan
di bidang
kearsipan.
e. Struktur organisasi dan tata kerja, Organisasi Arsip Nasional Republik
Indonesia terdiri dari :
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 14
Pusat Konservasi Kearsipan;
Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan;
Pusat Pendidikan dan Latihan Keasipan;
Sekretariat;
Staf Ahli
Perwakilan-perwakilan Arsip Nasional Republik Indonesia di
Daerah-daerah
f. Pusat-pusat di lingkungan Arsip Nasional
Pusat
Konservasi
Kearsipan
mempunyai
tugas
untuk
melaksanakan penyimpanan, perawatan, penataan, pengolahan
dan pengaturan arsip-arsip statis yang telah diserahkan
kepadanya
menyelenggarakan
penelitian
untuk
keperluan
pelayanan informasi dan melayani penelitian ilmih dan umum;
Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan mempunyai
tugas untuk menyelenggarakan penelitian dalam rangkan usaha
mengembangkan dan memajukan tehnik dan tata kearsipan,
memberikan bimbingan dan melaksanakan pengawasan teknis
terhadap pelaksanaan tata kearsipan dan ketentuan-ketentuan
peraturan di bidang kearsipan;
Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan mempunyai tugas
untuk merencanakan dan menyelenggarakan pendidikan dan
latihan tenaga-tenaga kerja dan ahli kearsipan dan melaksanakan
koordinasi kegiatan-kegiatan di bidang pendidikan dan latihan
kearsipan;
Tiga Pusat dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah
dan bertanggung jawab kepada Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia;
Tiap Pusat terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) bidang, dan
tiap Bidang terdiri dari sebanyak-banyaknya 3 (tiga) Sub
Bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebih lanjut oleh
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 15
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia setelah terlebih
dahulu berkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban
Aparatur Negara.
g. Sekretariat Arsip Nasional
Sekretariat Arsip Nasional merupakan unsur pembantu pimpinan dan
mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi umum yang meliputi:
tata usaha kantor;
tata kepegawaian (personalia);
urusan keuangan;
tata keuangan
Dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya
dibantu dan membawahi Kepala-kepala Bagian dan bertanggungjawab
langsung kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) Bagian, dan tiap bagian terdiri
dari sebanyak 3 (tiga) Sub-Bagian, yang susunan dan tugasnya akan
diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban
Aparatur Negara.
Untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya sehari-hari Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia dapat dibantu oleh suatu Staf Ahli yang
bertugas memberikan nasihat-nasihat dan pertimbangan-pertimbangan
keahlian kepadanya di bidang kearsipan.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 16
BAB IV
PROSEDUR KEARSIPAN
4.1
Penanganan Surat
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam
kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke
instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat
diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu
organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian
masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian
atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman suratsurat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga suratsurat keluar adalah dianggap lebih baik. Menurut etika dunia usaha, surat
hendaknya dibalas dalam waktu 2 kali dalam 42 jam.
Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima :
a.
Penyortiran surat, penyortiran surat dilakukan dengan cara:
Meneliti asal (sumber) surat itu.
Meneliti cara pengiriman surat
b.
Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ;
Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan
kegiatan kantor.
setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam
folder-folder atau alat lain sejenisnya.
c.
Pembukaan sampul (amplop).
d.
Pengeluaran surat dari dalam sampul
e.
Penelitian surat
f.
Pembacaan surat
g.
Penyampaian surat (intern)
h.
Pencatatan Surat
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 17
4.2
Tata Cara Mengarsip Surat (Filing)
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara
sistimatis, sehingga bahan–bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat
ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Suatu filing yang tepat merupakan suatu
tempat penyimpanan bahan-bahan yang aman, maka filing dapat dianggap sebagai
“ingatan” dari sesuatu organisasi. Filing merupakan bagian yang sangat penting
dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi.
4.3
Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian
Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu
lintas surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan
pendistribusian surat. Ada tiga prosedur yang umum dipergunakan, yaitu:
a. Buku Agenda
Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk
atau surat keluar oleh suatu organisasi Pencatatan surat dengan
menggunakan Buku Agenda dilakukan oleh kantor yang belum menerapkan
kartu kendali. Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan
data (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda dipakai sebagai alat bantu
untuk mencari surat yang disimpan di file. Fungsi buku agenda sebagai alat
pengawasan surat-surat masuk dan keluar. Ada 3 jenis buku agenda yang
dapat digunakan, yaitu:
Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang memuat daftar-daftar
4surat masuk sekaligus surat keluar dana satu buku.
Buku agenda berpasangan, yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk
surat masuk dan lembar sebelah kiri untuk surat keluar.
Buku agenda kembar, yaitu dengan menyediakan dua buku, dimana satu
buku untuk mencatat surat masuk dan satu buku untuk mencatat surat
keluar
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 18
Format Buku Agenda Tunggal
No.
Tanggal
M/K
Urut
Surat
Nomor Tanggal
Dari/Kepada
Isi
Ket.
Ringkas
Format Buku Agenda Berpasangan (surat masuk)
Tgl.
Pengirim
terima
Surat
Surat
Nomor Tanggal
Perihal
Bertalian dengan surat
Nomor
Tanggal
Ket.
Format Buku Agenda Berpasangan (surat keluar)
No.
Tgl.
Tgl.
Urut
Surat
Kirim
b.
Kepada
Perihal
Bertalian dengan surat
Nomor
Tanggal
Ket.
Kartu Kendali
Pengurusan surat dengan menggunakan sistem kartu kendali merupakan
sistem kearsipan pola baru. Kartu kendali berfungsi untuk mencatat dan
mengendalikan surat masuk dan surat keluar. Selain itu, kartu kendali juga
berfungsi sebagai alat penelusuran untuk menemukan lokasi surat dengan
tepat dan cepat, serta sebagai alat pengantar/ekspedisi. Kartu kendali
berukuran 10x15 cm. kedudukannya adaah sebagai pengganti buku agenda
pada pengurusan sistem kearsipan pola lama.
Contoh format kartu kendali
Indeks/ Subjek:
Isi Ringkas
Kode:
Tgl:
No. Urut:
M/K
:
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 19
Lampiran
Dari/ Kepada
Tgl. Surat
Pengolah
Catatan :
:
:
:
:
No. Surat :
Paraf:
a. Jenis-Jenis Surat
Surat penting
Surat penting isinya bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut,
menyangkut
masalah
kebijakan.
Bila
terlambat
dalam
menanganinya atau hilang, dapat menghambat dan merugikan
proses
kerja
suatu
organisasi.
Surat
penting
dicatat
dan
dikendalikan menggunakan kartu kendali.
Surat dinas biasa/rutin
Surat bias/rutin isinya tidak mengikat dan tidak lajut yang
diperlukan tidak ditentukan. Jika hilang, data masih dapat diperoleh
dari sumber lain. Surat dinas biasa/rutin dicatat pada lembar
pengantar yang sekaligus digunakan sebagai alat penyampaian
surat/sebagai pengganti buku ekspedisi dan dapat dijadikan sebagai
bukti penerimaan surat.
Surat rahasia
Pada surat rahasia, baik isi Maupun sifatnya memerlukan
perlindungan. Jika isi dalam surat tersebut diketahui oleh pihak
yang tidak bersangkutan akan menimbulkan kerugian besar, dan
mengurangi
atau
menyulitkan
pelaksanaan
langkah-langkah
berikutnya.
Surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat
rahasia, yang berfungsi sama dengan lembar pengantar surat biasa/
rutin.
Perbedaan antara Buku Agenda dan Kartu Kendali
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 20
Buku Agenda
Kartu Kendali
Sulit untuk penyusunan lebih Mudah untuk penyusunan lebih
lanjut
Sarana
penemuan
lanjut
kembali, Sarana penemuan kembali indeks
nomor/ kode surat, sukar
mudah diingat
Pengaturan
arsip
dengan Karena persyaratannya
peralatan, sukar diterapkan
baik
vertical file dapat terwujud, dan
dapat disesuaikan dengan calon
pengguna
Kurang flexible, tunjuk silang Flexible, tunjuk silang dapat
tidak dapat diterapkan
diterapkan
c. Penanganan Surat Sistem Kartu Kendali
1. Penanganan Surat Masuk Penting
Penerima surat:
Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran
alamatnya. Surat yang salah alamat segera dikembalikan
kepada pengirim.
Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju
Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup
Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada
lampirannya)
Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima,
di balik surat atau pada sampul surat untuk surat tertutup
Pencatat surat:
Surat penting dicatat pada kartu kendali. Jumlah kartu kendali
yang
digunakan
sesuai
dengan
kebutuhan
(sebanyak-
banyaknya 3 rangkap) dengan warna yang berbeda-beda.
Misalnya: putih (lembar I), kuning (lembar II), merah (lembar
III).
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 21
Kolom: kode, masalah/indeks serta pengolah pada kartu
kendali dapat dikosongkan untuk kemudian diisi oleh
pengarah. Kemudian surat berserta 3 kartu kendali
diteruskan kepada pengarah surat.
Pengarah/pengendali surat:
Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit
mana surat akan disampaikan
Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan
surat-surat
mana yang harus disampaikan kepada
pimpinan tertinggi, dan surat-surat mana yang dapat
langsung disampaikan kepada pengolah
Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi,
adalah surat-surat yang berisi masalah-masalah yang
berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal-hal lain yang
ditentukan oleh pimpinan
Surat berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin
disampaikan langsung kepada pengolah
Catatan:
kartu
kendali
(putih/lembar
I)
setelah
dikumpulkan selama I tahun, dijilid dan fungsinya adalah
sebagai “buku agenda” dalam sistem lama
Unit pengolah:
Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu:
Pimpinan unit pengolah
Tata usaha unit pengolah
Pengolah surat/pelaksana sesuai dengan disposisi dari
Pimpinan
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 22
Tata usaha unit pengolah:
Menerima surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/
lembar II dan lembar III)
Kartu kendali tersebut (2 lembar) diparaf. Kartu kendali
kuning/ lembar II dikembalikan ke penata surat (setelah
dilihat parafnya oleh pengarah surat)
Kartu kendali (merah/ lembar III) disimpan untuk
sementara oleh Tata Usaha unit pengolah, kemudian surat
yang telah dilengkapi dengan disposisi rangkap 2
diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk diminta
disposisi dari pimpinan
Pimpinan unit pengolah:
Menulis disposisi/ instruksi pada lembar disposisi yang
telah disediakan oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah
Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar
disposisi yang telah diisi disposisinya oleh pimpinan ke
Tata Usaha Unit Pengolah
Petugas/ Pelaksana bertugas:
Menerima surat, beserta lembar disposisi (lembar I), yang
telah ada disposisi pimpinan, dati Tata Usaha Unit
Pengolah, kemudian memproses/ melaksanakan tugasnya
sesuai instruksi pimpinan yang terdapat pada lembar
disposisi
Setelah selesai memproses surat tersebut, pengolah
mengembalikan surat ke Tata Usaha Unit Pengolah
Surat disampaikan pada penata arsip untuk disimpan
Kartu kendali (merah/ lembar III)
Catatan:
Kartu kendali disimpan pada kotak kartu kendali
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 23
Lembar disposisi disimpan pada kotak disposisi (sebagai
alat kontok)
Penata arsip/ penyimpanan/ arsiparis:
Menerima kartu kendali (kuning/lebar II) yang telah
diparaf oleh perutgas Tata Usaha Unit Pengolah dan teah
dilihat parafnya oleh pengarah, serta menyimpannya dalam
kotak kartu kendali (sebagai bukti bahwa surat masih ada
pada unit pengolah/ sedang diproses)
Menerima surat yang telah selesai diproses dari Tata Usaha
Unit Pengoah, dan menukar kartu kendali (kuning/ lembar
II) dengan kartu kendali (merah/ lembar III)
Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali
2.
Penanganan Surat Keluar Penting
Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan, dan dapat pula
dilakukan oleh Unit Pengolah asal kartu kendali (putih/ lembar I)
dan kartu kendali (kuning/ lembar II) bila perlu dua lembar,
diserahkan ke unit kearsipan, agar unit kearsipan selalu mengetahui
apa yang sedang, dan telah diproses di unit pengolah.
Unit pengolah:
Mengisi kartu kendali rangkap 3
Kartu kendali (merah/lembar III) ditinggal di Tata Usaha Unit
Pengolah
Kartu kendali (putin dan kuning/ lembar I dan II), beserta surat
asli dan tembusan diserahkan ke pencatat (unit kearsipan)
Pencatat:
Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali
Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan
sampul/amplopnya, (bila belum ada) dan diteruskan ke bagian
ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 24
Kartu kendali (putih/lembar I) disampaikan ke pengarah untuk
disimpan dan berfungsi sebagai kartu control
Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat beserta kartu
kendali (kuning/ lembar II) yang telah diparaf dikembalikan ke
unit pengolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima
oleh pencatat
Kartu kendali (kuning/ lembar II) tadi akhirnya diserahkan ke
penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat.
Catatan:
Tembusan surat dapat pula disimpan dipenata arsip pada unit
kearsipan.
3.
Penanganan Surat Masuk Dinas Biasa/Rutin
Pencatat:
Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari.
Mencatatnya dalam lembar pengantar rangkap dua
Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar kepada unit
pengolah
Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit pengolah
Unit Pengolah:
Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua
Menyimpan lembar pengantar II
Menyerahkan lembar pengantar I kepa pencatat di unit
kearsipan
Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau
menyerahkan surat kepada pengolah/ pelaksana
4.
Penanganan Surat Keluar Dinas Biasa/Rutin
Unit Pengolah:
Mencatat surat biasa keluar dalam 2 lembar pengantar
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 25
Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di
unit kearsipan
Pencatat:
Memasukan surat asli dalam sampul setelah distempel dan
meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya
Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan
ke unit pengolah dengan disertai lembar pengantar II
Menyimpan lembar pengantar I di pencatat sebagai bukti
penyampaian
5. Penanganan Surat Masuk Rahasia
Surat-surat yang masuk diterima penerima surat, cek
alamatnya.
Surat-surat dicatat pada 2 lembar surat pengantar surat rahasia
oleh pencatat.
Surat-surat beserta 2 lembar pengantar surat rahasia
disampaikan kepada Unit Pengolah
6. Penanganan Surat Keluar Rahasia
Surat-surat tersebut dibuat di Unit Pengolah dan langsung
dimasukan dalam amplop surat.
Surat-surat tersebut dicatat pada lembar pengantar surat
rahasia, kemudian diserahkan ke bagian ekspedisi.
4.4
Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah suatu sistem yang dipergunakan pada
penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan
penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana
dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.
Ada 5 dasar pokok sistem penyimpanan arsip, yaitu:
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 26
a. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua arsip/dokumen diatur
berdasarkan abjad nama orang terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal,
organisasi yaitu terdiri dari nama badan organisasi tersebut.
Contoh:
Abadi Jaya, PT
Budhi Bahasa, CV
Daya Upaya, TB
Persiapan penataan arsip berdasarkan sistem abjad:
Paham peraturan mengindeks
Menyiapkan peraturan mengindeks
Menyiapkan peralatan arsip
Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan abjad:
Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana
Dokumen yang berasal dari suatu nama (nama individu dan nama
badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu
Susunan guide dan foldernya sederhana
Mudah dikerjakan dan cepat dalam penemuan
Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan abjad:
Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui
bagian nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus
melalui nama belakang
Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, gj-j, ch-kh. Th-c, sedangkan
nama orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 27
Harus menggunakan peraturan mengindeks, sehingga diperlukan
pemahaman tentang peraturan mengindeks.
b.
Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen yang bersangkutan. Isi dokumen sering disebut
perihal, pokok masalah, permasalahan, atau pokok surat.
Contoh:
Keuangan
Kepegawaian
Umum
Persiapan penataan arsip berdasarkan sistem subjek:
Menyusun daftar indeks
Menyiapkan kartu indeks
Menyiapkan peralatan arsip
Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan subjek:
Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang
menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam suatu tempat
penyimpanan
Dokumen subjek dapat diperluas
secara mudah dengan cara
menyisipkan subjek baru ataupun menambahkan sub-subjek pada subjek
utama
Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan subjek:
Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak
terkendali
Diperlukan petunjuk silang yang memadai, untuk menyatukan berbagai
subjek dan informasi yang terkait
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 28
Sering terjadi penggunaan nama seseorang untuk daftar subjek,
sehingga hal itu dapat memepersulit penemuan arsip.
c.
Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan kepada
pengelompokkan menurut nama tempat. Seperti nama Negara, provinsi,
kabupaten, kecamatan, dst.
Contoh:
Bandung
Sumedang
Cirebon
Persiapan penataan arsip berdasarkan wilayah:
Menentukan pengelompokan daerah/ wilayah
Menyiapkan peralatan arsip
Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan geografis:
Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui
Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung tanpa adanya
rujukan atau bantuan indeks
Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan geografis:
Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan
yang cukup tentang pembagian wilayah
Diperlukan indeks yang tepat dan teliti
Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang
Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem ini dapat digabungkan dengan
sistem alfabetis atau numeric
d.
Sistem Nomor
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 29
Sistem nomor adalah salah satu sistem penyimpanan arsip berdasarkan
kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah
diberi nomor tertentu. Misalnya DDC, terminal digit, midle digit, buatan
sendiri.
Contoh:
klasifikasi dengan pola DDC (Dewey Decimal Clasification):
000
Hubungan Masyarakat
100
Kepegawaian
200
Keuangan
300
Laporan
400
Pajak
500
Pendidikan
600
Perlengkapan pabrik atau produksi
700
Pengembangan perusahaan
800
perlengkapan pemasaran
900
lain-lain
Persiapan penataan arsip berdasarkan sistem nomor:
Menyusun pola klasifikasi arsip
Menyiapkan peralatan arsip
Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan nomor:
Teliti, karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda
Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja
Perluasan nomor tidak terbatas
Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan nomor:
Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat menemukan dokumen
diperlukan alat bantu berupa indeks nomor
Untuk map campuran diperlukan file tersendiri
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 30
Ongkos agak tinggi, karena harus menyediakan beberapa perlengkapan
yang dibutuhkan dalam sistem ini.
e.
Sistem Kronologis
Sistem tanggal (kronologis) adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan
urutan tanggal, bulan, dan tahun.
Contoh:
10 Oktober 1996
19 Juni 2005
2 Mei 1999
Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal:
Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun
Menyiapkan peralatan arsip
Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan Kronologis:
Mudah dilaksanakan
Susunan dan urutan guide sederhana
Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan
Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan Kronologis:
Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relative kecil dengan jumlah
dokumen yang tidak banyak
Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, tahun sebuah dokumen tidak
diketahui
Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya
4.5
Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan
karena diperlukan oleh pihak lain. Sehingga perlu adanya pencantatan supaya
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 31
petugas arsip dapat mengetahui dimana arsipnya berada. Siapa yang
menggunakan, kapan dipinjam dan bilamana harus dikembalikan.
Hal-hal yang perlu diatur dalam tata cara peminjakan arsip adalah:
Siapa yang berwenang memberi ijin peminjam
Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip
Penetapan jangka waktu peminjaman
Tatacara peminjaman arsip
Semua peminjam arsip harus dicatat pada Lembar Peminjam Arsip
Lembar peminjaman arsip diisi rangkap 3, yaitu:
a. Lembar peminjaman arsip (putih/lembar I) disimpan oleh penyimpan arsip
berdasarkan
tanggal
pengembalian
arsip,
berfungsi
sebagai
bukti
peminjaman.
b. Lembar peminjaman arsip (hijau/lembar II) oleh penyimpan arsip diletakan
di tempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai pengganti arsip yang
dipinjam.
c. Lembar peminjaman arsip (biru/ lembar III) disertakan kepada peminjam
arsip.
4.6
Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip
Sebagaimana diketahui bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip
dengan cepat dan tepat adalah merupakan tujuan dari penataan arsip. Setiap
pegawai akan merasa tertunda penyelesaian pekerjaanya, apabila ada arsip yang
dibutuhkan tidak atau belum dapat diketemukan pada waktu yang diperluakn.
Menyimpan arsip pada tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip
termaksud dapat ditemukan dengan mudah pula.
Penemuan kembali arsip sangat erat kaitannya dengan sistem penataan atau
penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip.
Oleh sebab itu, perlu dipikirkan tentang penentuan pemilihan sistem penataan atau
penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan. Apabila penemuan kembali
arsip sering mendapat kesulitan, maka perlu diadakan penelitian, agar dapat segera
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 32
diketahui penyebab terjadinya kesulitan atau kegagalan tersebut, untuk kemudian
dicari jalan keluar atau cara pemecahannya.
BAB V
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN ARSIP
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 33
5.1
Krikteria Pemilihan Peralatan
Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli,
beberapa krikteria perlu dipertimbangkan, yaiut:
a.
Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat,
komposisi fisik, dan nilainya
b.
Frekuensi penggunaan arsip
c.
Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif
d.
Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi)
e.
Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk
perluasannya
5.2
f.
Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif
g.
Bentuk organisasi
h.
Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan
i.
Biaya peralatan
Perlengkapan Penyimpanan Arsip
a. Hanging folder
Hanging folder adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada
bagian atasnya, guna menggantungkan di dalam laci filing cabinet, dan
berfungsi untuk meletakkan tab.
b. Penyekat
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 34
Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau tripleks yang
digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang disimpan. Dan pada
penyekat ini ditempelkan yang berisikan kata tangkap sebagai penunjuk
sesuai dengan sistem penyimpanan yang dipergunakan.
c. Map (folder)
Folder dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan. Jumlah dan jenis
dokumen yang di file, serta cara pemuatan didalamnya hendaknya dijadikan
pedoman dalam menentukan pilihan.
d. Penunjuk (guide)
Penunjuk memunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing dan meilihat
cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file. Penunjuk terdiri
dari tempat label (tab) yang menjorok ke atas dibuat dalam berbagai bentuk,
yang disebut tonjolan.
e. Kata tangkap
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 35
Judul yang terdapat pada kata tangkap disebut dengan kata tangkap. Untuk
membuat kata tangkap baik berupa huruf abjad, nama maupun subjek
harusah dibuat sesingkat mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan
cepat.
f. Paper Clip
Paper Clip yaitu penjepit file untuk menjepit dokumen agar tidak tercecer.
g. Perlengakapan lain
Perlengkapan lainnya diantaranya adalah label, yaitu sejenis stiker yang
dipakai untuk membuat kode kemudian stiker itu ditempelkan pada bagianbagian tertentu.
5.3
Peralatan Penyimpanan Arsip
a. Lemari arsip
Lemari untuk menyimpan arsip biasanya disesuaikan dengan luas ruang
kearsipan, juga keinginan dari organisasi yang bersangkutan.
Filing cabinet
Dipergunakan untuk menyimpan arsip, dilakukan secara vertical
artinya arsip disimpan bersusun dari atas ke bawah. Filing cabinet
terbuat dari bahan baja/alumunium yang tahan api. Lemari semacam
ini mempunyai laci-laci, ada yang berlaci 3,4,5, bahkan 10 laci.
Tingginya 60 inchi dapat memuat 5000 lembar surat atau dokumen
yang disusun dalam 300 buah folder, sering disebut dengan Drawer
type filing cabinet.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 36
Lateral filing cabinet
Jumlah arsip yang dapat disimpan pada lemari ini lebih banyak
dibanding penyimpanan dalam filing cabinet. Juga akan tampak lebih
rapi karena map arsip dapat disusun berderet dari tingkat paling atas
sampai paling bawah. Lemari ini terbuat dari baja/alumunium yang
juga tahan api.
b.
Ordner
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 37
Ordner adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak
arsip dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah
diperforator/ dilubangi pinggirnya.
c. Letter Tray (baki surat)
Letter tray adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk
meletakan/ menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja.
d.
Safe Keeping Documen (brankas)
Brankas adalah lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan
dilengkapi dengan kunci pengaman. Biasanya untuk menyimpan arsip
penting/rahasia.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 38
e.
Rak Buku
Rak buku adalah rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan
atau untuk menyimpan ordner dan sejenisnya.
f.
Visible Record Cabinet
Visible Record Cabinet adalah tempat penyimpanan arsip dengan
menggunakan kantong-kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit di
dalam laci atau baki, kemudian tersusun dalam suatu cabinet.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 39
g.
Compact rolling shelving
Compact rolling shelving adalah lemari penyimpanan arsip yang disusun
sejajar di atas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat
dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah.
h. Rotary Filing System
Rotary Filing System adalah sistem file bertingkat (vertical), yang
dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad dan warna, serta berpola
tingkatan bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi
lebih awal bila terjadi kekeliruan (karena tampak dari sistem nada/ harmoni
yang terpotong).
i. Compact Rotary Filing
Compact Rotary Filing adalah sistem file bertingkat semacam Rotary
Filing System, hanya berada atau dimasukkan dalam lemari.
Pentingnya Manajemen Kearsipan Bagi Suatu Organisasi
Page 40
j. Mobiplan Filing System
Mobiplan Filing System adalah alat untuk menyimpan g