Analisis Konteks Lingkungan Sistem Infor
Analisis Konteks Lingkungan Sistem Informasi Perpustakaan di
Perpustakaan Pusat Universitas Negeri Malang Berdasarkan Aspek yang
Mempengaruhi Pengembangan Sitem Informasi
Bachrul ilmi
Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,
Universitas Indonesia
bachrul.ilmi@ui.ac.id
Abstrak:
Ekonomi global, ekonomi digital, e-commerce, regulasi, edukasi, transportasi, hukum,
kebiasaan, perpajakan, perubahan, manusia, organisasi merupakan aspek lingkungan yang
dapat mempengaruhi pengembangan sistem informasi Perpustakaan Universitas Negeri Malang.
Pengaruhnya adalah terkait peningkatan kualitas layanan, fasilitas, regulasi, inovasi berupa sistem
informasi perpustakaan dengan memadukan aspek lingkungan. Dampak tersebut meliputi
(1)pengembangan repositori insitusi yang mampu bersaing di tingkat global; (2) pembayaran jarak
jauh jurnal online berlangganan; (3) penyesuaian sistem otomasi dengan regulasi hak pinjam; (4)
pencegahan pelanggaran hukum plagiarsm dengan perangkat lunak turn it in; (5) adanya Malang
Interlibrary Loan yang memanfaatkan kurir; (6) edukasi pada web dan unit literasi informasi; (7)
adanya Kafe Pustaka dan kebijakan buka pada hari Minggu pekan UAS yang ada berdasar pendekatan
kebiasaan; (8) penghitungan pajak dengan sistem otomasi; (9) hadirnya SIPADU yang merupakan
hasil pengaruh dari dalam dan luar perpustakaan; (10) peningkatan kualitas SDM; (11) sistem
informasi yang dikembangkan selalu mengacu pada tugas dan fungsi masing-masing unit.
Kata Kunci: perpustakaan, otomasi, sistem informasi
Pendahuluan
Berdasarkan Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi (2011), Perpustakaan
Perguruan Tinggi didefinisikan sebagai perpustakaan yang bertujuan memenuhi kebutuhan
informasi pengajar dan mahasiswa di perguruan tinggi. Sebagai sarana pemenuhan kebutuhan
informasi di perguruan tinggi, terutama dalam proses belajar mengajar, perpustakaan
perguruan tinggi harus mengikuti teknologi yang sedang berkembang. Hal ini sesuai dengan
pasal 24 ayat 3 Undang-undang Perpustakaan No. 43 tahun 2007 yang menyebutkan bahwa
Perpustakaan perguruan tinggi mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi
informasi dan komunikasi. Hal ini perlu diperhatikan, supaya perpustakaan perguruan tinggi
tetap dipercaya pemustakanya untuk memenuhi kebutuhan informasi dan mendukung proses
belajar. Pengembangan teknologi informasi yang dilakukan tidak dapat lepas dari peran
sistem informasi perpustakaan yang digunakan sebagai unsur inti berjalannya teknologi
informasi, sehingga jika pengembangan teknologi informasi perpustakaan maka sistem
informasi didalamnya juga berkembang.
Pada proses pengembangan sistem informasi di perpustakaan, terdapat beberapa faktor
yang menuntut untuk adanya pengembangan sistem informasi perpustakaan. Adapun tujuh
faktor yang dapat mempengaruhi pengambangan sistem informasi perpustakaan, yaitu (1)
ekonomi global; (2) ekonomi digital; (3) electronic commerce; (4) Regulasi, edukasi,
transportasi, hukum, kebiasaan, dan perpajakan; (5) Perubahan (internal dan eksternal); (6)
Manusia; (7) Organisasi. Artikel ini mencoba mengungkap bagaimana pengaruh tujuh faktor
tersebut terhadap pengembangan sistem informasi pada beberapa unit kerja dan layanan di
Perpustakaan pusat Universitas Negeri Malang.
Pengaruh ekonomi global terhadap pengembangan sistem informasi Perpustakaan
Universitas Negeri Malang
Kamus Oxford mendefinisikan ekonomi global sebagai kondisi perekonomian negaranegara di dunia dipertimbangkan bersama sebagai satu sistem ekonomi tunggal. Dari definisi
tersebut dapat dijabarkan bahwa ekonomi global merupakan suatu aktifitas perekonomian dan
perdagangan skala luas serta melibatkan semua negara di dunia sehingga membentuk
kekuatan pasar yang terintegrasi tanpa hambatan batas negara, mengakibatkan terbukanya
pintu ekspor/impor secara bebas. Tidak hanya pada lingkup lokal, kompetisi yang terjadi pada
era ekonomi global dapat datang dari manapun di seluruh dunia (Avison, 2006). Dewasa ini
ekonomi global mulai beralih dan dikuasai oleh negara cina, hal ini ditandai banyaknya
perusahaan cina yang didirikan di berbagai negara. Didukung strategi pemasaran yang baik,
memberikan dampak yang mengakibatkan produk Cina dapat mudah diterima oleh
masyarakat di berbagai negara. Tak terkecuali di Indonesia, produk buatan cina saat ini masuk
secara masif dan banyak diminati hampir semua lapisan masyarakat Indonesia yang notabene
merupakan masyarakat konsumtif dan mengutamakan gengsi, namun juga menginginkan
harga yang terjangkau.
Terbukanya pasar ekspor /impor di skala dunia, menuntut produk Indonesia untuk dapat
bersaing dan diterima di pasar dunia. Upaya yang dapat dilakukan Indonesia untuk dapat
memenangi persaingan tersebut adalah dengan melakukan inovasi baru dan peningkatan
kualitas produk jasa ataupun barang yang dihasilkan.
Jika dikaitkan dengan penyelenggaraan Perpustakaan Universitas Negeri Malang, ekonomi
global memberi dampak secara tidak langsung terhadap pengembangan sistem informasi di
dalamnya. Suatu bentuk upaya pengembangan yang telah dilakukan Perpustakaan Universitas
Negeri Malang yang merupakan dampak ekonomi global adalah melakukan perubahan sistem
melalui peningkatan pada bidang repositori institusi, yaitu dengan melakukan seleksi secara
ketat terhadap karya ilmiah yang dihasilkan oleh sivitas akademik Universitas Negeri Malang
untuk dapat dipublikasikan secara online, baik dari segi konten, metode penelitian, koreksi
plagiasi, hingga teknik penulisan. Hal tersebut dilakukan bertujuan agar karya ilmiah yang
dihasilkan berkualitas dapat bersaing dengan Perguruan Tinggi lain di dalam atau luar negeri.
Perbaikan sistem informasi yang dilakukan Perpustakaan Universitas Negeri Malang pada
hal ini melibatkan pihak TIK Pusat Universitas Negeri Malang untuk melakukan koreksi
plagiasi menggunakan perangkat lunak “turn it in”. Satu langkah pengembangan sistem
informasi yang dilakukan Perpustakaan Universitas Negeri Malang ini diharapkan dapat
menambah kualitas output SDM dalam hal menulis karya ilmiah dan kontribusinya terhadap
pengembangan ilmu pengetahuan nasional, yang diharapkan nanti dampaknya juga akan
menghasilkan produk informasi dengan daya jual tinggi dan kualitas unggul.
Pengaruh Ekonomi Digital terhadap pengembangan sistem informasi Perpustakaan
Universitas Negeri Malang
Ekonomi digital merupakan kegiatan ekonomi yang menitikberatkan pada sarana digital
sebagai unsur utama melakukan kegiatan ekonomi. Avison (2006) menyebutkan bahwa
ekonomi global merupakan sebuah hasil dari pengembangan komputesi dan telelkomunikasi.
Aktifitas ekonomi pada era digital diharapkan dapat membawa dampak meningkatnya
keuntungan bagi pelakunya (Susanto, 2017). Saat ini Ekonomi Digital terus bertumbuh di
berbagai negara, terlebih pada negara berkembang seperti Indonesia. Di Indonesia, dewasa ini
mulai terasa dampak dari ekonomi digital yang membuat masyarakatnya mulai bergantung
pada fungsi gadget dan perangkat elektronik dalam kehidupan sehari - harinya. Banyak
pelaku bisnis mengambil momen ini sebagai kesempatan meraup keuntungan dengan
berbagai strategi pemasaran produknya. Didukung dengan fasilitas internet, konsumen
semakin dimudahkan dalam memperoleh produk/ jasa yang dibutuhkan dengan waktu yang
cepat hanya dengan mengakses segala informasi melalui masing-masing gadget tanpa ada
batasan waktu dan jarak.
Di era ekonomi digital saat ini, manusia dipermudah dalam mengakses informasi yang
dalam berbagai format digital. Sehingga informasi yang telah diperoleh dari pengaksesan via
internet dapat disimpan pada gadget masing-masing individu dan dimanfaatkan kapanpun
ketika informasi tersebut dibutuhkan. Ekonomi digital membawa dampak yang signifikan
merubah sebagian atau keseluruhan proses dalam pelaksanaan perpustakaan. Kemudahan
akses pengguna terhadap resource perpustakaan melalui perangkat digital banyak membantu
perpustakaan dalam upaya mendekatkan bahan pustaka yang dimilikinya terhadap pemustaka.
Di Perpustakaan Pusat Universitas Negeri Malang telah dibangun Institutional Repository
yang memuat karya ilmiah sivitas akademik dan dapat diakses secara virtual melalui jaringan
internet. Format Institutional Repository disajikan dalam bentuk dokumen digital yang dapat
diunduh melalui berbagai perangkat digital sehingga dapat dimanfaatkan pemustaka secara
bebas melalui gadget masing-masing.
Pengaruh Electronic Commerce terhadap pengembangan sistem informasi Perpustakaan
Universitas Negeri Malang
Electronic commerce/ e-commerce merupakan transaksi komersial sederhana secara
elektronik, biasanya melalui internet, diantara pihak tertentu yang terpisah secara geografis
(Avison, 2006).
e-commerce dalam situs Wikipedia didefinisikan sebagai bentuk
perdagangan
elektronik
yang
mencakup
penyebaran,
pembelian,
penjualan, pemasaran barang dan
jasa
melalui
sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. ecommerce dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, dan sistem
pengumpulan data otomatis. e-commerce di Indonesia saat ini sedang menjadi ladang subur
bagi penjual komersial, maupun pribadi. Melalui transaksi jual beli barang dan jasa
menggunakan e-commerce, produk barang/ jasa yang ditawarkan akan cepat dipasarkan,
penjual juga akan lebih banyak menghemat biaya pemasaran untuk menawarkan produk yang
ditawarkan kepada konsumen.
e-commerce dalam penyelenggaraan perpustakaan dapat berupa promosi elektronik
terkait resource atau kegiatan perpustakaan lainnya atau juga dapat berupa transaksi
pembelian berlangganan koleksi digital perpustakaan, misalnya e-book, journal internasional,
pedoman teknis perpustakaan, atau bentuk digital lainnya. e-commerce membawa banyak
dampak terhadap pengembangan sistem informasi Perpustakaan Universitas Negeri Malang,
diantaranya meliputi segi promosi perpustakaan, transaksi pembelian koleksi digital, integrasi
sistem Pusat TIK Universitas dengan unit Perpustakaan. Segala kegiatan promosi dan
informasi mengenai kegiatan Perpustakaan Universitas Negeri Malang saat ini telah
mengalami kemajuan yang merupakan dampak aspek promosi melalui e-commerce, yaitu
dengan memanfaatkan media sosial facebook melalui halaman Perpustakaan Universitas
Negeri Malang.
Bentuk lain dari dampak e-commerce pada Perpustakaan Universitas Negeri Malang yaitu
melakukan kerjasama kepada provider jurnal online, provider jurnal tersebut diantaranya
adalah EBSCO, PROQUEST, SPRINGER, GALE, CAMBRIDGE, EMERALD, OXFORD,
SAGE, WILEY, yang merupakan provider e-journal internasional. Perpustakaan Universitas
Negeri Malang melanggan dengan transaksi pembayaran elektronik jarak jauh (e-commerce).
Pengaruh Regulasi, transportasi, edukasi, hukum, kebiasaan, dan perpajakan terhadap
pengembangan sistem informasi Perpustakaan Universitas Negeri Malang
Regulasi
Regulasi menurut kamus oxford didefinisikan sebagai aturan/ arahan yang dibuat dan
dikelola oleh otoritas. Jka definisi tersebut dikaitkan dengan pelaksanaan perpustakaan maka
regulasi merupakan aturan-aturan oleh otoritas perpustakaan sebagai batasan melakukan
kegiatan tertentu di perpustakaan, semua unsur didalam perpustakaan harus patuh terhadap
peraturan oleh otoritas perpustakaan tersebut. Regulasi setiap perpustakaan dapat saja berbeda
sesuai dengan kebijakan yang berlaku pada masing-masing lembaga.
Adapun salah satu regulasi di Perpustakaan Universitas Negeri Malang yaitu kebijakan
hak pinjam setiap anggota perpustakaan. Setiap anggota perpustakaan diberikan hak pinjam
sesuai dengan jenis keanggotaannya. Terdapat 5 jenis keanggotaan pada Perpustakaan
Universitas Negeri Malang, yaitu mahasiswa jenjang Diploma, mahasiswa S1, dosen,
mahasiswa pascasarjana, dan S1 semester akhir. Mahasiswa jenjang diploma dan S1 diberikan
hak pinjam sebanyak 7 buku dengan masa pinjam dua minggu dan dapat diperpanjang satu
kali untuk waktu yang sama. Sedangkan untuk jenis keanggotaan Dosen, mahasiswa
pascasarjana, dan mahasiswa S1 yang sedang menempuh skripsi seberikan hak pinjam 10
buku dengan waktu 2 minggu dan dapat diperpanjang 1 kali untuk waktu yang sama.
Pengaruh regulasi perpustakaan demikian membuat sistem informasi perpustakaan harus
mengikuti aturan yang dibuat pihak perpustakaan, kemudian sistem informasi pada aturan
kegiatan sirkulasi dikembangkan disesuaikan dengan regulasi yang berlaku.
Hukum menurut kamus oxford merupakan suatu sistem peraturan yang diakui oleh suatu
negara atau masyarakat tertentu untuk mengendalikan tindakan anggotanya dan menerapkan
hukuman jika terdapat pihak yang melanggar. Perpustakaan Universitas Negeri Malang
memberikan ketentuan khusus untuk menghindari pelanggaran hukum terkait plagiasi, yaitu
melalui sistem informasi berbentuk perangkat lunak turn it in. Hal ini bertujuan untuk
menjaga kualitas tulisan karya sivitas akademik agar terhindar dari pelanggaran hukum
berupa plagiarism.
Transportasi
Hadirnya Malang Interlibrary Loan (MILL) semakin memberikan terobosan baru serta
kemudahan bagi pemakai perpustakaan di kota Malang, melalui sistem integrasi antar
perpustakaan yang memungkinkan anggotanya meminjam bahan pustaka yang berada lain
perguruan tinggi. Adapun Perguruan Tinggi yang menjadi anggota Malang Interlibrary Loan
adalah: Universitas Negeri Malang, Universitas Brawijaya, UIN Malang, dan Politeknik
Negeri Malang. Meskipun masih terbatas pada Perguruan Tinggi Negeri tertentu di Kota
Malang, hal ini merupakan langkah awal yang baik dari pengembangan pelayanan
perpustakaan terhadap pemustaka. Melalui program ini anggota perpustakaan dari salah satu
Pergruan Tinggi Negeri di Malang dapat meminjam bahan pustaka dari perpustakaan
perguruan tinggi negeri lainnya di Kota Malang. Peminjaman ini dilakukan melalui
pemesanan terlebih dahulu, kemudian diverifkasi ketersediaannya, jika tersedia maka akan
dipersiapkan untuk dikirim melalui kurir dalam kurun waktu tertentu dan jika sudah maka
bahan pustaka dapat diambil di Perguruan Tinggi asal dimana pemustaka memesan bahan
pustaka.
Edukasi
Sebagai upaya pihak perpustakaan untuk memberikan edukasi pemustaka, perpustakaan
pusat Universitas Negeri Malang memberikan beberapa layanan dan fasilitas yang
mendukung hal tersebut, misalnya terdapat fitur pelatihan pemanfaatan jurnal dan ebook pada
web Perpustakaan Universitas Negeri Malang, yang dapat dimanfaatkan pemustaka awam
dengan pemanfaatan jurnal dan ebook yang telah dilanggan oleh perpustakaan Universitas
Negeri Malang. Selain pada halaman web perpustakaan Pusat Universitas Newgeri Malang,
terdapat pula sarana edukasi berupa pendidikan pemakai perpustakaan ketika awal masuk
ajaran baru, khususnya untuk mahasiswa baru. Harapan diadakan kegiatan ini adalah agar
pemustaka dapat memaksimalkan fungsi dari berbagai unit dalam perpustakaan pusat
Universitas Negeri Malang.
Bentuk terlibatnya unsur edukasi dalam penyelenggaraan Perpustakaan Universitas
Negeri Malang juga dilihat dengan adanya unit layanan literasi informasi. Pada layanan ini
pemustaka dapat bertanya segala hal seputar Perpustakaan Universitas Negeri Malang, dan
isu perpustakaan yang sedang berkembang. Tentu dengan harapan agar pemustaka dapat
memperoleh informasi secara akurat dan dapat dipertanggung jawabkan.
Kebiasaan
Arti kata “kebiasaan” dalam KBBI adalah sesuatu yang biasa dikerjakan, atau antara pola
untuk melakukan tanggapan terhadap sesuatu yang dipekajari oleh seorang individu dan
dilakukannya secara berulang-ulang untuk hal yang sama. Kebiasaan terletak di pikiran tiap
individu dan dapat dilakukan tanpa sadar karena telah dilakukan berulang-ulang.
Perpustakaan sebagai unit pelayanan informasi, perpustakaan dituntut untuk mengenali
kebiasaan penggunanya. Memerlukan beberapa waktu untuk proses identifikasi dan
mengenali kebiasaan pemustaka. Perpustakaan dapat memanfaatkan kebiasaan penggunanya
sebagai potensi untuk menciptakan inovasi menarik minat kunjung perpustakaan. Pendekatan
tersebut dapat memiliki dampak positif bagi perpustakaan agar terlihat tetap menarik dan
tidak ditinggalkan pemustaka.
Memperhatikan kebiasaan pemustaka di lingkungan Universitas Negeri Malang yang
kebanyakan kalangan mahasiswa muda, Perpustakaan Universitas Negeri Malang melihat
kesempatan untuk menghadirkan sebuah kafe di tengah Perpustakaan Universitas Negeri
Malang. Kafe Pustaka, suatu fasilitas perpustakaan yang bertujuan mendekatkan diri dan
menarik mahasiswa untuk menumbuhkan budaya literasi dan membaca. Dikemas dengan
konsep kafe yang menyediakan makanan dan minuman, pemustaka dapat lebih nyaman
mengunjungi perpustakaan dan kafe pustaka dengan berbagai program kegiatan rutinnya.
Faktor kebiasaan juga mempengaruhi kebijakan jam buka pada perpustakaan Universitas
Negeri Malang, yakni kebijakan buka pada hari minggu ketika menjelang ujian semester. Hal
ini dilihat dari kebiasaan mahasiswa yang membutuhkan waktu lebih untuk belajar pada saat
menjelang ujian semester. Pihak Perpustakaan Universitas Negeri Malang mewujudkan hal
itu dengan cara memfasilitasi kebutuhan mahasiswa tersebut melalui tambahan jam buka
perpustakaan di hari Minggu ketika menjelang ujian semester.
Perpajakan
Pajak merupakan pungutan wajib kepada wajib pajak kepada negaran untuk kepentingan
pemerintah. Pembayaran pajak dilakukan satu tahun sekali dengan besaran sesuai dengan
yang ditanggung masing-masing wajib pajak. Sistem pajak juga digunakan untuk
pertimbangan sosial, terutama berkenaan dengan pajak perorangan. Hasil dari pajak
dipergunakan untuk sesuatu aksi sosial yang tentunya bermanfaat, misalnya panti asuhan,
sumbangan amal dan biaya pendidikan (Cengage Learning, 2010). Dalam penyelenggaraan
perpustakaan, pajak biasa dialami langsung pada bagian pengadaan, khususnya bahan pustaka
berupa buku cetak. Tidak terkecuali pada Perpustakaan Universitas Negeri Malang, proses
pengadaan mulai dari penyusunan daftar usulan buku, pengajuan kepada penerbit hingga
buku diterima, terdapat pula proses kalkulasi besaran nilai pajak yang dibebankan pada pihak
perpustakaan. Adapun acuan pembebanan pajak terhadap buku berdasarkan ketentuan PMK
No 122 Tahun 2013, atas impor dan/atau penyerahan buku-buku pelajaran umum, kitab suci,
dan buku-buku pelajaran agama, dibebaskan dari pengenaan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
Dari proses kalkulasi dan mengacu pada ketentuan tersebut, perpustakaan wajib
membayarkan pajak yang dibebankan. Tagihan pajak rutin dari kegiatan pengadaan tersebut
membuat pihak pengadaan harus mengalokasikan dana lebih untuk membayar pajak wajib
setiap akan melakukan pengadaan bahan pustaka. Penerapan system informasi pada
perhitungan pajak di bagian pengadaan ini dapat diaplikasikan pada sistem otomasi laporan
tahunan.
Pengaruh Perubahan (internal dan eksternal) terhadap pengembangan sistem informasi
Perpustakaan Universitas Negeri Malang
Perubahan Internal
Berdasarkan KBBI arti perubahan merupakan sebuah transisi (peralihan) dari bentuk
eksistensi ke bentuk eksistensi yang lain. Suatu perubahan dapat dipengarui oleh faktor
internal dan eksternal. Jika dikaitkan dengan perpustakaan, perubahan internal adalah segala
sesuatu unsur dari dalam perpustakaan yang memberi pengaruh terhadap proses perubahan
/transisi perpustakaan. Adapun unsur dari dalam perpustakaan yaitu pustakawan, kebijakan
pimpinan perpustakaan.
Perpustakaan Pusat Universitas Negeri Malang terus melakukan terobosan untuk
memenuhi kebutuhan penggunanya dengan menawarkan kemudahan akses resource melalui
sistem informasi yang diberi nama SIPADU (Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu).
Sistem Informasi yang mengintegrasikan perpustakaan-perpustakaan Fakultas menjadi satu
pintu. Sistem informasi yang memungkinkan pengguna dapat melakukan temu kembali bahan
pustaka dari berbagai Perpustakaan Fakultas di Universtitas Negeri Malang.
Pengambangan sistem baru ini atas dasar evaluasi dan masukan dari pihak internal
perpustakaan dan kebijakan pimpinan yang menginginkan kemudahan akses bahan pustaka di
berbagai Perpustakaan Fakultas di lingkungan Universitas Negeri Malang. Sistem ini dapat
diakses secara online melalui laman sipadu.um.ac.id dan telah terintegrasi dengan data
akademik sehingga dapat lebih efisien dalam penggunaan database.
Perubahan Eksternal
Perubahan eksternal merupakan perubahan yang terjadi karena faktor dari luar. Faktor
luar yang mempengaruhi perubahan pengembangan sistem informasi perpustakaan adalah
masukan dari pemustaka dan stake holder lainnya. Kebutuhan terhadap bahan pustaka oleh
pemustaka menjadikan mereka menginginkan akses cepat dan praktis. Berangkat dari
masukan tersebut, maka Perpustakaan Pusat Universitas Negeri Malang mengembangkan
sistem informasi baru yang dapat mengakomodir proses peminjaman dan perpanjangan secara
online berbasis self service. Peminjaman dapat dilakukan dengan mengakses SIPADU,
kemudian melakukan pemesanan bahan pustaka secara online yang selanjutnya melakukan
proses check out oleh pustakawan. Adanya proses pemesanan terlebih dahulu dilakukan agar
bahan pustaka yang dicari pemustaka dapat dipinjam sebelum dipinjam oleh orang lain.
Masukan pemustaka lainnya yang diterima Perpustakaan Pusat Universitas Negeri
Malang terkait fasilitas tambahan di perpustakaan yaitu menghadirkan kantin di perpustakaan.
Berdasarkan masukan itu, perpustakaan mulai melakukan evaluasi dan hasilnya
menghadirkan “Kafe Pustaka” ditengah Perpustakaan Pusat Universitas Negeri Malang. Kafe
pustaka untuk umum ini memiliki agenda kegiatan bedah buku dan diskusi serta hiburan
musik akustik. Hasilnya positif dan dapat meningkatkan minat mahasiswa ke perpustakaan
untuk sekedar berdiskusi dengan menikmati makanan. Selain itu kafe pustaka menjadi potensi
untuk pemasukan bagi perpustakaan Pusat Universitas Neger Malang.
Pengaruh manusia terhadap pengembangan sistem informasi Perpustakaan Universitas
Negeri Malang
Unsur manusia masih menjadi peranan penting dalam pelaksanaan perpustakaan,
meskipun sebagian peranan manusia dalam proses kegiatan perpustakaan telah diambil alih
oleh computer. Tenaga masih dibutuhkan karena beberapa unit yang masih membutuhkan
campur tanggan manusia. Manusia dalam hal ini adalah sumber daya manusia yang terlibat
dalam kegiatan perpustakaan. SDM yang baik di perpustakaan adalah dapat memaksimalkan
waktunya untuk kegiatan yang bermanfaat sesuai dengan peranan dan tugas pada unit
kerjanya. Adanya peralihan sistem manual menjadi terkomputerisasi menjadikan adanya
pengurangan jumlah SDM pada unit tertentu. Misalnya pada unit sirkulasi yang dulunya
membutuhkan 10 pustakawan untuk pemrosesan buku, dengan sistem self service unit
sirkulasi hanya cukup ditangani oleh 2 pustakawan sebagai check out counter . Dampaknya
terhadap pengembangan sistem informasi perpustakaan adalah pada sistem peningkatan
kompetensi SDM perpustakaan. Kompetensi SDM yang baik akan menghasilkan kinerja yang
baik pula, tertama dalam hal penguasaan teknologi informasi. Pustakawan yang berkompeten
dan menguasai pustakawan memanfaatkan teknologi untuk melakukan tugasnya. Sehingga
dengan pemanfaatan teknologi, pekerjaan pustakawan akan lebih ringan dan dapat
menghemat waktu. Dengan demikian pustakawan diharapkan dapat memanfaatkan waktu
luangnya untuk kegiatan yang lainnya secara efisien.
Pada pelaksanaannya di Perpustakaan Universitas Negeri Malang, peningkatan kualitas
SDM dilakukan dengan mengadakan pelatihan-pelatihan ditujukan pihak internal pustakawan
terkait teknologi informasi dan manaejen waktu pada perpustakaan, selain itu pustakawan
diwajibkan untuk menulis karya ilmiah sebagai salah satu syarat peningkatan jenjang karir.
Pustakawan dituntut aktif melakukan penelitan, minimal pada unit kerja masing-masing.
Pengaruh Organisasi terhadap pengembangan sistem informasi Perpustakaan
Universitas Negeri Malang
Griffin (2002) mendefinisikan organisasi sebagai sekelompok orang yang bekerja sama
dalam struktur dan koordinasi tertentu dalam mencapai serangkaian tujuan tertentu.
Perpustakaan juga termasuk organisasi, karena terdiri dari beberapa sub unit/ bagian yang
saling bekerja sama dalam mencapau tujuan tertentu. Lebih khusus lagi, perpustakaan
digolongkan dalam organisasi nirlaba, yaitu organisasi yang memiliki tujuan untuk tidak
mencari keuntungan dalam setiap kegiatannya
Handayaningrat (1984) menyebutkan bahwa suatu organisasi memiliki 12 prinsip-prinsip
berikut. (1) memiliki tujuan; (2) skala hierarki; (3) kesatuan komando; (4) pelimpahan
wewenang; (5) pertanggungjawaban; (6) pembagian pekerjaan (7) jenjang/ rentang kendali;
(8) Fungsional; (9) pemisahan; (10) keseimbangan; (11) fleksibilitas; (12) kepemimpinan.
Sebagai suatu organisasi, perpustakaan harus memeliki 12 prinsip tersebut, supaya
perpustakaan dapat berjalan dengan baik. Beberapa prinsip (pelimpahan wewenang,
pertanggungjawaban, pembagian pekerjaan, dan kepemimpinan) dapat membentuk suatu
susunan kerangka hierarki berupa struktur organisasi. Melalui struktur organisasi, setiap unit
dalam perpustakaan dapat jelas tergambarkan (tanggungjawab, pembagian tugas, wewenang,
dan kepemimpinan) secara hierarki.
Perpustakaan Universitas Negeri Malang telah memenuhi unsur sebagai sebuah
organisasi dalam lingkup Universitas Negeri Malang. Sebagai organisasi, perpustakaan
universitas negei Malang memiliki struktur organisasi jelas yang menggambarkan prinsipprinsip sebuah organisasi Pengaruh organisasi pada pengembangan sistem informasi
Perpustakaan Universitas Negeri Malang yaitu melakukan pengembangan sistem informasi
automasi perpustakaan terkomputerisasi yang terbagi dari berbagai sesuai dengan job
deskripsi, wewenang dan tanggung jawab masing-masing unit pada perpustakaan.
Referensi
Anonim. Global Economy. Online,
(https://en.oxforddictionaries.com/definition/global_economy). diakses 12
September 2017.
Anonim. Kebiasaan. Online, (http://kbbi.kata.web.id/kebiasaan/), diakses 12
September 2017.
Anonim. Perdangangan Elektronik, Online,
(https://id.wikipedia.org/wiki/Perdagangan_elektronik), diakses 12 September
2017.
Avison, D. dan Guy Fitzgerald. 2006. Information System Development, 4th Edition.
Berkshire: McGraw-Hill Education.
Cengage Learning. 2010. Introduction to Taxation. Online,
(http://www.cengage.com/resource_uploads/downloads/0324828586_164656.pdf
), diakses 13 September 2017.
Griffin, Jill. 2002. Customer Loyalty How to Earn it, How to Keep it.Singapore:
Lexington Books.
Handayaningrat, S. 1984. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen.
Jakarta: Gunung Agung.
Menteri Keuangan Republik Indonesia. 2013. Peraturan Menteri Keuangan Republik
Indonesia Tentang Buku-Buku Pelajaran Umum, Kitab Suci, dan Buku-Buku Pelajaran
Agama yang atas Impor dan/atau Penyerahannya Dibebaskan dari Pengenaan Pajak
Pertambahan Nilai, Online,
(http://www.sjdih.depkeu.go.id/fullText/2013/122~PMK.011~2013Per.HTM), diakses
14 September 2017.
Perpustakaan Nasional RI. 2011. Standar Nasional Perpustakaan Bidang Perpustakaan
Sekolah dan Perpustakaan Perguruan Tinggi. Online,
(http://www.perpusnas.go.id/assets/uploads/2016/10/standar_nasional_perpustaka
an-sekolah.pdf), diakses 12 September 2017.
Susanto. 2017. Definisi Digital Economy/ Ekonomi Digital Indonesia. Online,
(https://www.susantokun.com/definisi-digital-economy-ekonomi-digitalindonesia/), diakses 5 September 2017.
Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. 2007. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Perpustakaan Pusat Universitas Negeri Malang Berdasarkan Aspek yang
Mempengaruhi Pengembangan Sitem Informasi
Bachrul ilmi
Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,
Universitas Indonesia
bachrul.ilmi@ui.ac.id
Abstrak:
Ekonomi global, ekonomi digital, e-commerce, regulasi, edukasi, transportasi, hukum,
kebiasaan, perpajakan, perubahan, manusia, organisasi merupakan aspek lingkungan yang
dapat mempengaruhi pengembangan sistem informasi Perpustakaan Universitas Negeri Malang.
Pengaruhnya adalah terkait peningkatan kualitas layanan, fasilitas, regulasi, inovasi berupa sistem
informasi perpustakaan dengan memadukan aspek lingkungan. Dampak tersebut meliputi
(1)pengembangan repositori insitusi yang mampu bersaing di tingkat global; (2) pembayaran jarak
jauh jurnal online berlangganan; (3) penyesuaian sistem otomasi dengan regulasi hak pinjam; (4)
pencegahan pelanggaran hukum plagiarsm dengan perangkat lunak turn it in; (5) adanya Malang
Interlibrary Loan yang memanfaatkan kurir; (6) edukasi pada web dan unit literasi informasi; (7)
adanya Kafe Pustaka dan kebijakan buka pada hari Minggu pekan UAS yang ada berdasar pendekatan
kebiasaan; (8) penghitungan pajak dengan sistem otomasi; (9) hadirnya SIPADU yang merupakan
hasil pengaruh dari dalam dan luar perpustakaan; (10) peningkatan kualitas SDM; (11) sistem
informasi yang dikembangkan selalu mengacu pada tugas dan fungsi masing-masing unit.
Kata Kunci: perpustakaan, otomasi, sistem informasi
Pendahuluan
Berdasarkan Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi (2011), Perpustakaan
Perguruan Tinggi didefinisikan sebagai perpustakaan yang bertujuan memenuhi kebutuhan
informasi pengajar dan mahasiswa di perguruan tinggi. Sebagai sarana pemenuhan kebutuhan
informasi di perguruan tinggi, terutama dalam proses belajar mengajar, perpustakaan
perguruan tinggi harus mengikuti teknologi yang sedang berkembang. Hal ini sesuai dengan
pasal 24 ayat 3 Undang-undang Perpustakaan No. 43 tahun 2007 yang menyebutkan bahwa
Perpustakaan perguruan tinggi mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi
informasi dan komunikasi. Hal ini perlu diperhatikan, supaya perpustakaan perguruan tinggi
tetap dipercaya pemustakanya untuk memenuhi kebutuhan informasi dan mendukung proses
belajar. Pengembangan teknologi informasi yang dilakukan tidak dapat lepas dari peran
sistem informasi perpustakaan yang digunakan sebagai unsur inti berjalannya teknologi
informasi, sehingga jika pengembangan teknologi informasi perpustakaan maka sistem
informasi didalamnya juga berkembang.
Pada proses pengembangan sistem informasi di perpustakaan, terdapat beberapa faktor
yang menuntut untuk adanya pengembangan sistem informasi perpustakaan. Adapun tujuh
faktor yang dapat mempengaruhi pengambangan sistem informasi perpustakaan, yaitu (1)
ekonomi global; (2) ekonomi digital; (3) electronic commerce; (4) Regulasi, edukasi,
transportasi, hukum, kebiasaan, dan perpajakan; (5) Perubahan (internal dan eksternal); (6)
Manusia; (7) Organisasi. Artikel ini mencoba mengungkap bagaimana pengaruh tujuh faktor
tersebut terhadap pengembangan sistem informasi pada beberapa unit kerja dan layanan di
Perpustakaan pusat Universitas Negeri Malang.
Pengaruh ekonomi global terhadap pengembangan sistem informasi Perpustakaan
Universitas Negeri Malang
Kamus Oxford mendefinisikan ekonomi global sebagai kondisi perekonomian negaranegara di dunia dipertimbangkan bersama sebagai satu sistem ekonomi tunggal. Dari definisi
tersebut dapat dijabarkan bahwa ekonomi global merupakan suatu aktifitas perekonomian dan
perdagangan skala luas serta melibatkan semua negara di dunia sehingga membentuk
kekuatan pasar yang terintegrasi tanpa hambatan batas negara, mengakibatkan terbukanya
pintu ekspor/impor secara bebas. Tidak hanya pada lingkup lokal, kompetisi yang terjadi pada
era ekonomi global dapat datang dari manapun di seluruh dunia (Avison, 2006). Dewasa ini
ekonomi global mulai beralih dan dikuasai oleh negara cina, hal ini ditandai banyaknya
perusahaan cina yang didirikan di berbagai negara. Didukung strategi pemasaran yang baik,
memberikan dampak yang mengakibatkan produk Cina dapat mudah diterima oleh
masyarakat di berbagai negara. Tak terkecuali di Indonesia, produk buatan cina saat ini masuk
secara masif dan banyak diminati hampir semua lapisan masyarakat Indonesia yang notabene
merupakan masyarakat konsumtif dan mengutamakan gengsi, namun juga menginginkan
harga yang terjangkau.
Terbukanya pasar ekspor /impor di skala dunia, menuntut produk Indonesia untuk dapat
bersaing dan diterima di pasar dunia. Upaya yang dapat dilakukan Indonesia untuk dapat
memenangi persaingan tersebut adalah dengan melakukan inovasi baru dan peningkatan
kualitas produk jasa ataupun barang yang dihasilkan.
Jika dikaitkan dengan penyelenggaraan Perpustakaan Universitas Negeri Malang, ekonomi
global memberi dampak secara tidak langsung terhadap pengembangan sistem informasi di
dalamnya. Suatu bentuk upaya pengembangan yang telah dilakukan Perpustakaan Universitas
Negeri Malang yang merupakan dampak ekonomi global adalah melakukan perubahan sistem
melalui peningkatan pada bidang repositori institusi, yaitu dengan melakukan seleksi secara
ketat terhadap karya ilmiah yang dihasilkan oleh sivitas akademik Universitas Negeri Malang
untuk dapat dipublikasikan secara online, baik dari segi konten, metode penelitian, koreksi
plagiasi, hingga teknik penulisan. Hal tersebut dilakukan bertujuan agar karya ilmiah yang
dihasilkan berkualitas dapat bersaing dengan Perguruan Tinggi lain di dalam atau luar negeri.
Perbaikan sistem informasi yang dilakukan Perpustakaan Universitas Negeri Malang pada
hal ini melibatkan pihak TIK Pusat Universitas Negeri Malang untuk melakukan koreksi
plagiasi menggunakan perangkat lunak “turn it in”. Satu langkah pengembangan sistem
informasi yang dilakukan Perpustakaan Universitas Negeri Malang ini diharapkan dapat
menambah kualitas output SDM dalam hal menulis karya ilmiah dan kontribusinya terhadap
pengembangan ilmu pengetahuan nasional, yang diharapkan nanti dampaknya juga akan
menghasilkan produk informasi dengan daya jual tinggi dan kualitas unggul.
Pengaruh Ekonomi Digital terhadap pengembangan sistem informasi Perpustakaan
Universitas Negeri Malang
Ekonomi digital merupakan kegiatan ekonomi yang menitikberatkan pada sarana digital
sebagai unsur utama melakukan kegiatan ekonomi. Avison (2006) menyebutkan bahwa
ekonomi global merupakan sebuah hasil dari pengembangan komputesi dan telelkomunikasi.
Aktifitas ekonomi pada era digital diharapkan dapat membawa dampak meningkatnya
keuntungan bagi pelakunya (Susanto, 2017). Saat ini Ekonomi Digital terus bertumbuh di
berbagai negara, terlebih pada negara berkembang seperti Indonesia. Di Indonesia, dewasa ini
mulai terasa dampak dari ekonomi digital yang membuat masyarakatnya mulai bergantung
pada fungsi gadget dan perangkat elektronik dalam kehidupan sehari - harinya. Banyak
pelaku bisnis mengambil momen ini sebagai kesempatan meraup keuntungan dengan
berbagai strategi pemasaran produknya. Didukung dengan fasilitas internet, konsumen
semakin dimudahkan dalam memperoleh produk/ jasa yang dibutuhkan dengan waktu yang
cepat hanya dengan mengakses segala informasi melalui masing-masing gadget tanpa ada
batasan waktu dan jarak.
Di era ekonomi digital saat ini, manusia dipermudah dalam mengakses informasi yang
dalam berbagai format digital. Sehingga informasi yang telah diperoleh dari pengaksesan via
internet dapat disimpan pada gadget masing-masing individu dan dimanfaatkan kapanpun
ketika informasi tersebut dibutuhkan. Ekonomi digital membawa dampak yang signifikan
merubah sebagian atau keseluruhan proses dalam pelaksanaan perpustakaan. Kemudahan
akses pengguna terhadap resource perpustakaan melalui perangkat digital banyak membantu
perpustakaan dalam upaya mendekatkan bahan pustaka yang dimilikinya terhadap pemustaka.
Di Perpustakaan Pusat Universitas Negeri Malang telah dibangun Institutional Repository
yang memuat karya ilmiah sivitas akademik dan dapat diakses secara virtual melalui jaringan
internet. Format Institutional Repository disajikan dalam bentuk dokumen digital yang dapat
diunduh melalui berbagai perangkat digital sehingga dapat dimanfaatkan pemustaka secara
bebas melalui gadget masing-masing.
Pengaruh Electronic Commerce terhadap pengembangan sistem informasi Perpustakaan
Universitas Negeri Malang
Electronic commerce/ e-commerce merupakan transaksi komersial sederhana secara
elektronik, biasanya melalui internet, diantara pihak tertentu yang terpisah secara geografis
(Avison, 2006).
e-commerce dalam situs Wikipedia didefinisikan sebagai bentuk
perdagangan
elektronik
yang
mencakup
penyebaran,
pembelian,
penjualan, pemasaran barang dan
jasa
melalui
sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. ecommerce dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, dan sistem
pengumpulan data otomatis. e-commerce di Indonesia saat ini sedang menjadi ladang subur
bagi penjual komersial, maupun pribadi. Melalui transaksi jual beli barang dan jasa
menggunakan e-commerce, produk barang/ jasa yang ditawarkan akan cepat dipasarkan,
penjual juga akan lebih banyak menghemat biaya pemasaran untuk menawarkan produk yang
ditawarkan kepada konsumen.
e-commerce dalam penyelenggaraan perpustakaan dapat berupa promosi elektronik
terkait resource atau kegiatan perpustakaan lainnya atau juga dapat berupa transaksi
pembelian berlangganan koleksi digital perpustakaan, misalnya e-book, journal internasional,
pedoman teknis perpustakaan, atau bentuk digital lainnya. e-commerce membawa banyak
dampak terhadap pengembangan sistem informasi Perpustakaan Universitas Negeri Malang,
diantaranya meliputi segi promosi perpustakaan, transaksi pembelian koleksi digital, integrasi
sistem Pusat TIK Universitas dengan unit Perpustakaan. Segala kegiatan promosi dan
informasi mengenai kegiatan Perpustakaan Universitas Negeri Malang saat ini telah
mengalami kemajuan yang merupakan dampak aspek promosi melalui e-commerce, yaitu
dengan memanfaatkan media sosial facebook melalui halaman Perpustakaan Universitas
Negeri Malang.
Bentuk lain dari dampak e-commerce pada Perpustakaan Universitas Negeri Malang yaitu
melakukan kerjasama kepada provider jurnal online, provider jurnal tersebut diantaranya
adalah EBSCO, PROQUEST, SPRINGER, GALE, CAMBRIDGE, EMERALD, OXFORD,
SAGE, WILEY, yang merupakan provider e-journal internasional. Perpustakaan Universitas
Negeri Malang melanggan dengan transaksi pembayaran elektronik jarak jauh (e-commerce).
Pengaruh Regulasi, transportasi, edukasi, hukum, kebiasaan, dan perpajakan terhadap
pengembangan sistem informasi Perpustakaan Universitas Negeri Malang
Regulasi
Regulasi menurut kamus oxford didefinisikan sebagai aturan/ arahan yang dibuat dan
dikelola oleh otoritas. Jka definisi tersebut dikaitkan dengan pelaksanaan perpustakaan maka
regulasi merupakan aturan-aturan oleh otoritas perpustakaan sebagai batasan melakukan
kegiatan tertentu di perpustakaan, semua unsur didalam perpustakaan harus patuh terhadap
peraturan oleh otoritas perpustakaan tersebut. Regulasi setiap perpustakaan dapat saja berbeda
sesuai dengan kebijakan yang berlaku pada masing-masing lembaga.
Adapun salah satu regulasi di Perpustakaan Universitas Negeri Malang yaitu kebijakan
hak pinjam setiap anggota perpustakaan. Setiap anggota perpustakaan diberikan hak pinjam
sesuai dengan jenis keanggotaannya. Terdapat 5 jenis keanggotaan pada Perpustakaan
Universitas Negeri Malang, yaitu mahasiswa jenjang Diploma, mahasiswa S1, dosen,
mahasiswa pascasarjana, dan S1 semester akhir. Mahasiswa jenjang diploma dan S1 diberikan
hak pinjam sebanyak 7 buku dengan masa pinjam dua minggu dan dapat diperpanjang satu
kali untuk waktu yang sama. Sedangkan untuk jenis keanggotaan Dosen, mahasiswa
pascasarjana, dan mahasiswa S1 yang sedang menempuh skripsi seberikan hak pinjam 10
buku dengan waktu 2 minggu dan dapat diperpanjang 1 kali untuk waktu yang sama.
Pengaruh regulasi perpustakaan demikian membuat sistem informasi perpustakaan harus
mengikuti aturan yang dibuat pihak perpustakaan, kemudian sistem informasi pada aturan
kegiatan sirkulasi dikembangkan disesuaikan dengan regulasi yang berlaku.
Hukum menurut kamus oxford merupakan suatu sistem peraturan yang diakui oleh suatu
negara atau masyarakat tertentu untuk mengendalikan tindakan anggotanya dan menerapkan
hukuman jika terdapat pihak yang melanggar. Perpustakaan Universitas Negeri Malang
memberikan ketentuan khusus untuk menghindari pelanggaran hukum terkait plagiasi, yaitu
melalui sistem informasi berbentuk perangkat lunak turn it in. Hal ini bertujuan untuk
menjaga kualitas tulisan karya sivitas akademik agar terhindar dari pelanggaran hukum
berupa plagiarism.
Transportasi
Hadirnya Malang Interlibrary Loan (MILL) semakin memberikan terobosan baru serta
kemudahan bagi pemakai perpustakaan di kota Malang, melalui sistem integrasi antar
perpustakaan yang memungkinkan anggotanya meminjam bahan pustaka yang berada lain
perguruan tinggi. Adapun Perguruan Tinggi yang menjadi anggota Malang Interlibrary Loan
adalah: Universitas Negeri Malang, Universitas Brawijaya, UIN Malang, dan Politeknik
Negeri Malang. Meskipun masih terbatas pada Perguruan Tinggi Negeri tertentu di Kota
Malang, hal ini merupakan langkah awal yang baik dari pengembangan pelayanan
perpustakaan terhadap pemustaka. Melalui program ini anggota perpustakaan dari salah satu
Pergruan Tinggi Negeri di Malang dapat meminjam bahan pustaka dari perpustakaan
perguruan tinggi negeri lainnya di Kota Malang. Peminjaman ini dilakukan melalui
pemesanan terlebih dahulu, kemudian diverifkasi ketersediaannya, jika tersedia maka akan
dipersiapkan untuk dikirim melalui kurir dalam kurun waktu tertentu dan jika sudah maka
bahan pustaka dapat diambil di Perguruan Tinggi asal dimana pemustaka memesan bahan
pustaka.
Edukasi
Sebagai upaya pihak perpustakaan untuk memberikan edukasi pemustaka, perpustakaan
pusat Universitas Negeri Malang memberikan beberapa layanan dan fasilitas yang
mendukung hal tersebut, misalnya terdapat fitur pelatihan pemanfaatan jurnal dan ebook pada
web Perpustakaan Universitas Negeri Malang, yang dapat dimanfaatkan pemustaka awam
dengan pemanfaatan jurnal dan ebook yang telah dilanggan oleh perpustakaan Universitas
Negeri Malang. Selain pada halaman web perpustakaan Pusat Universitas Newgeri Malang,
terdapat pula sarana edukasi berupa pendidikan pemakai perpustakaan ketika awal masuk
ajaran baru, khususnya untuk mahasiswa baru. Harapan diadakan kegiatan ini adalah agar
pemustaka dapat memaksimalkan fungsi dari berbagai unit dalam perpustakaan pusat
Universitas Negeri Malang.
Bentuk terlibatnya unsur edukasi dalam penyelenggaraan Perpustakaan Universitas
Negeri Malang juga dilihat dengan adanya unit layanan literasi informasi. Pada layanan ini
pemustaka dapat bertanya segala hal seputar Perpustakaan Universitas Negeri Malang, dan
isu perpustakaan yang sedang berkembang. Tentu dengan harapan agar pemustaka dapat
memperoleh informasi secara akurat dan dapat dipertanggung jawabkan.
Kebiasaan
Arti kata “kebiasaan” dalam KBBI adalah sesuatu yang biasa dikerjakan, atau antara pola
untuk melakukan tanggapan terhadap sesuatu yang dipekajari oleh seorang individu dan
dilakukannya secara berulang-ulang untuk hal yang sama. Kebiasaan terletak di pikiran tiap
individu dan dapat dilakukan tanpa sadar karena telah dilakukan berulang-ulang.
Perpustakaan sebagai unit pelayanan informasi, perpustakaan dituntut untuk mengenali
kebiasaan penggunanya. Memerlukan beberapa waktu untuk proses identifikasi dan
mengenali kebiasaan pemustaka. Perpustakaan dapat memanfaatkan kebiasaan penggunanya
sebagai potensi untuk menciptakan inovasi menarik minat kunjung perpustakaan. Pendekatan
tersebut dapat memiliki dampak positif bagi perpustakaan agar terlihat tetap menarik dan
tidak ditinggalkan pemustaka.
Memperhatikan kebiasaan pemustaka di lingkungan Universitas Negeri Malang yang
kebanyakan kalangan mahasiswa muda, Perpustakaan Universitas Negeri Malang melihat
kesempatan untuk menghadirkan sebuah kafe di tengah Perpustakaan Universitas Negeri
Malang. Kafe Pustaka, suatu fasilitas perpustakaan yang bertujuan mendekatkan diri dan
menarik mahasiswa untuk menumbuhkan budaya literasi dan membaca. Dikemas dengan
konsep kafe yang menyediakan makanan dan minuman, pemustaka dapat lebih nyaman
mengunjungi perpustakaan dan kafe pustaka dengan berbagai program kegiatan rutinnya.
Faktor kebiasaan juga mempengaruhi kebijakan jam buka pada perpustakaan Universitas
Negeri Malang, yakni kebijakan buka pada hari minggu ketika menjelang ujian semester. Hal
ini dilihat dari kebiasaan mahasiswa yang membutuhkan waktu lebih untuk belajar pada saat
menjelang ujian semester. Pihak Perpustakaan Universitas Negeri Malang mewujudkan hal
itu dengan cara memfasilitasi kebutuhan mahasiswa tersebut melalui tambahan jam buka
perpustakaan di hari Minggu ketika menjelang ujian semester.
Perpajakan
Pajak merupakan pungutan wajib kepada wajib pajak kepada negaran untuk kepentingan
pemerintah. Pembayaran pajak dilakukan satu tahun sekali dengan besaran sesuai dengan
yang ditanggung masing-masing wajib pajak. Sistem pajak juga digunakan untuk
pertimbangan sosial, terutama berkenaan dengan pajak perorangan. Hasil dari pajak
dipergunakan untuk sesuatu aksi sosial yang tentunya bermanfaat, misalnya panti asuhan,
sumbangan amal dan biaya pendidikan (Cengage Learning, 2010). Dalam penyelenggaraan
perpustakaan, pajak biasa dialami langsung pada bagian pengadaan, khususnya bahan pustaka
berupa buku cetak. Tidak terkecuali pada Perpustakaan Universitas Negeri Malang, proses
pengadaan mulai dari penyusunan daftar usulan buku, pengajuan kepada penerbit hingga
buku diterima, terdapat pula proses kalkulasi besaran nilai pajak yang dibebankan pada pihak
perpustakaan. Adapun acuan pembebanan pajak terhadap buku berdasarkan ketentuan PMK
No 122 Tahun 2013, atas impor dan/atau penyerahan buku-buku pelajaran umum, kitab suci,
dan buku-buku pelajaran agama, dibebaskan dari pengenaan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
Dari proses kalkulasi dan mengacu pada ketentuan tersebut, perpustakaan wajib
membayarkan pajak yang dibebankan. Tagihan pajak rutin dari kegiatan pengadaan tersebut
membuat pihak pengadaan harus mengalokasikan dana lebih untuk membayar pajak wajib
setiap akan melakukan pengadaan bahan pustaka. Penerapan system informasi pada
perhitungan pajak di bagian pengadaan ini dapat diaplikasikan pada sistem otomasi laporan
tahunan.
Pengaruh Perubahan (internal dan eksternal) terhadap pengembangan sistem informasi
Perpustakaan Universitas Negeri Malang
Perubahan Internal
Berdasarkan KBBI arti perubahan merupakan sebuah transisi (peralihan) dari bentuk
eksistensi ke bentuk eksistensi yang lain. Suatu perubahan dapat dipengarui oleh faktor
internal dan eksternal. Jika dikaitkan dengan perpustakaan, perubahan internal adalah segala
sesuatu unsur dari dalam perpustakaan yang memberi pengaruh terhadap proses perubahan
/transisi perpustakaan. Adapun unsur dari dalam perpustakaan yaitu pustakawan, kebijakan
pimpinan perpustakaan.
Perpustakaan Pusat Universitas Negeri Malang terus melakukan terobosan untuk
memenuhi kebutuhan penggunanya dengan menawarkan kemudahan akses resource melalui
sistem informasi yang diberi nama SIPADU (Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu).
Sistem Informasi yang mengintegrasikan perpustakaan-perpustakaan Fakultas menjadi satu
pintu. Sistem informasi yang memungkinkan pengguna dapat melakukan temu kembali bahan
pustaka dari berbagai Perpustakaan Fakultas di Universtitas Negeri Malang.
Pengambangan sistem baru ini atas dasar evaluasi dan masukan dari pihak internal
perpustakaan dan kebijakan pimpinan yang menginginkan kemudahan akses bahan pustaka di
berbagai Perpustakaan Fakultas di lingkungan Universitas Negeri Malang. Sistem ini dapat
diakses secara online melalui laman sipadu.um.ac.id dan telah terintegrasi dengan data
akademik sehingga dapat lebih efisien dalam penggunaan database.
Perubahan Eksternal
Perubahan eksternal merupakan perubahan yang terjadi karena faktor dari luar. Faktor
luar yang mempengaruhi perubahan pengembangan sistem informasi perpustakaan adalah
masukan dari pemustaka dan stake holder lainnya. Kebutuhan terhadap bahan pustaka oleh
pemustaka menjadikan mereka menginginkan akses cepat dan praktis. Berangkat dari
masukan tersebut, maka Perpustakaan Pusat Universitas Negeri Malang mengembangkan
sistem informasi baru yang dapat mengakomodir proses peminjaman dan perpanjangan secara
online berbasis self service. Peminjaman dapat dilakukan dengan mengakses SIPADU,
kemudian melakukan pemesanan bahan pustaka secara online yang selanjutnya melakukan
proses check out oleh pustakawan. Adanya proses pemesanan terlebih dahulu dilakukan agar
bahan pustaka yang dicari pemustaka dapat dipinjam sebelum dipinjam oleh orang lain.
Masukan pemustaka lainnya yang diterima Perpustakaan Pusat Universitas Negeri
Malang terkait fasilitas tambahan di perpustakaan yaitu menghadirkan kantin di perpustakaan.
Berdasarkan masukan itu, perpustakaan mulai melakukan evaluasi dan hasilnya
menghadirkan “Kafe Pustaka” ditengah Perpustakaan Pusat Universitas Negeri Malang. Kafe
pustaka untuk umum ini memiliki agenda kegiatan bedah buku dan diskusi serta hiburan
musik akustik. Hasilnya positif dan dapat meningkatkan minat mahasiswa ke perpustakaan
untuk sekedar berdiskusi dengan menikmati makanan. Selain itu kafe pustaka menjadi potensi
untuk pemasukan bagi perpustakaan Pusat Universitas Neger Malang.
Pengaruh manusia terhadap pengembangan sistem informasi Perpustakaan Universitas
Negeri Malang
Unsur manusia masih menjadi peranan penting dalam pelaksanaan perpustakaan,
meskipun sebagian peranan manusia dalam proses kegiatan perpustakaan telah diambil alih
oleh computer. Tenaga masih dibutuhkan karena beberapa unit yang masih membutuhkan
campur tanggan manusia. Manusia dalam hal ini adalah sumber daya manusia yang terlibat
dalam kegiatan perpustakaan. SDM yang baik di perpustakaan adalah dapat memaksimalkan
waktunya untuk kegiatan yang bermanfaat sesuai dengan peranan dan tugas pada unit
kerjanya. Adanya peralihan sistem manual menjadi terkomputerisasi menjadikan adanya
pengurangan jumlah SDM pada unit tertentu. Misalnya pada unit sirkulasi yang dulunya
membutuhkan 10 pustakawan untuk pemrosesan buku, dengan sistem self service unit
sirkulasi hanya cukup ditangani oleh 2 pustakawan sebagai check out counter . Dampaknya
terhadap pengembangan sistem informasi perpustakaan adalah pada sistem peningkatan
kompetensi SDM perpustakaan. Kompetensi SDM yang baik akan menghasilkan kinerja yang
baik pula, tertama dalam hal penguasaan teknologi informasi. Pustakawan yang berkompeten
dan menguasai pustakawan memanfaatkan teknologi untuk melakukan tugasnya. Sehingga
dengan pemanfaatan teknologi, pekerjaan pustakawan akan lebih ringan dan dapat
menghemat waktu. Dengan demikian pustakawan diharapkan dapat memanfaatkan waktu
luangnya untuk kegiatan yang lainnya secara efisien.
Pada pelaksanaannya di Perpustakaan Universitas Negeri Malang, peningkatan kualitas
SDM dilakukan dengan mengadakan pelatihan-pelatihan ditujukan pihak internal pustakawan
terkait teknologi informasi dan manaejen waktu pada perpustakaan, selain itu pustakawan
diwajibkan untuk menulis karya ilmiah sebagai salah satu syarat peningkatan jenjang karir.
Pustakawan dituntut aktif melakukan penelitan, minimal pada unit kerja masing-masing.
Pengaruh Organisasi terhadap pengembangan sistem informasi Perpustakaan
Universitas Negeri Malang
Griffin (2002) mendefinisikan organisasi sebagai sekelompok orang yang bekerja sama
dalam struktur dan koordinasi tertentu dalam mencapai serangkaian tujuan tertentu.
Perpustakaan juga termasuk organisasi, karena terdiri dari beberapa sub unit/ bagian yang
saling bekerja sama dalam mencapau tujuan tertentu. Lebih khusus lagi, perpustakaan
digolongkan dalam organisasi nirlaba, yaitu organisasi yang memiliki tujuan untuk tidak
mencari keuntungan dalam setiap kegiatannya
Handayaningrat (1984) menyebutkan bahwa suatu organisasi memiliki 12 prinsip-prinsip
berikut. (1) memiliki tujuan; (2) skala hierarki; (3) kesatuan komando; (4) pelimpahan
wewenang; (5) pertanggungjawaban; (6) pembagian pekerjaan (7) jenjang/ rentang kendali;
(8) Fungsional; (9) pemisahan; (10) keseimbangan; (11) fleksibilitas; (12) kepemimpinan.
Sebagai suatu organisasi, perpustakaan harus memeliki 12 prinsip tersebut, supaya
perpustakaan dapat berjalan dengan baik. Beberapa prinsip (pelimpahan wewenang,
pertanggungjawaban, pembagian pekerjaan, dan kepemimpinan) dapat membentuk suatu
susunan kerangka hierarki berupa struktur organisasi. Melalui struktur organisasi, setiap unit
dalam perpustakaan dapat jelas tergambarkan (tanggungjawab, pembagian tugas, wewenang,
dan kepemimpinan) secara hierarki.
Perpustakaan Universitas Negeri Malang telah memenuhi unsur sebagai sebuah
organisasi dalam lingkup Universitas Negeri Malang. Sebagai organisasi, perpustakaan
universitas negei Malang memiliki struktur organisasi jelas yang menggambarkan prinsipprinsip sebuah organisasi Pengaruh organisasi pada pengembangan sistem informasi
Perpustakaan Universitas Negeri Malang yaitu melakukan pengembangan sistem informasi
automasi perpustakaan terkomputerisasi yang terbagi dari berbagai sesuai dengan job
deskripsi, wewenang dan tanggung jawab masing-masing unit pada perpustakaan.
Referensi
Anonim. Global Economy. Online,
(https://en.oxforddictionaries.com/definition/global_economy). diakses 12
September 2017.
Anonim. Kebiasaan. Online, (http://kbbi.kata.web.id/kebiasaan/), diakses 12
September 2017.
Anonim. Perdangangan Elektronik, Online,
(https://id.wikipedia.org/wiki/Perdagangan_elektronik), diakses 12 September
2017.
Avison, D. dan Guy Fitzgerald. 2006. Information System Development, 4th Edition.
Berkshire: McGraw-Hill Education.
Cengage Learning. 2010. Introduction to Taxation. Online,
(http://www.cengage.com/resource_uploads/downloads/0324828586_164656.pdf
), diakses 13 September 2017.
Griffin, Jill. 2002. Customer Loyalty How to Earn it, How to Keep it.Singapore:
Lexington Books.
Handayaningrat, S. 1984. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen.
Jakarta: Gunung Agung.
Menteri Keuangan Republik Indonesia. 2013. Peraturan Menteri Keuangan Republik
Indonesia Tentang Buku-Buku Pelajaran Umum, Kitab Suci, dan Buku-Buku Pelajaran
Agama yang atas Impor dan/atau Penyerahannya Dibebaskan dari Pengenaan Pajak
Pertambahan Nilai, Online,
(http://www.sjdih.depkeu.go.id/fullText/2013/122~PMK.011~2013Per.HTM), diakses
14 September 2017.
Perpustakaan Nasional RI. 2011. Standar Nasional Perpustakaan Bidang Perpustakaan
Sekolah dan Perpustakaan Perguruan Tinggi. Online,
(http://www.perpusnas.go.id/assets/uploads/2016/10/standar_nasional_perpustaka
an-sekolah.pdf), diakses 12 September 2017.
Susanto. 2017. Definisi Digital Economy/ Ekonomi Digital Indonesia. Online,
(https://www.susantokun.com/definisi-digital-economy-ekonomi-digitalindonesia/), diakses 5 September 2017.
Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. 2007. Yogyakarta:
Graha Ilmu.