MODUL ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN KELAS XI SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELOMPOK BISNIS MANAJEMEN DISUSUN OLEH RUSDANI, M.Pd. SMK SMKN KRAGILAN JL. RAYA SERANG JAKARTA KM. 13 CISAIT KRAGILAN KABUPATEN SERANG 2015 KATA PENGANTAR - MODUL ADM KEPEGAWAIAN SMKN1K
MODUL ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN KELAS XI SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELOMPOK BISNIS MANAJEMEN DISUSUN OLEH RUSDANI, M.Pd.
SMK SMKN KRAGILAN JL. RAYA SERANG JAKARTA KM. 13 CISAIT KRAGILAN KABUPATEN SERANG 2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Allah SWT atas tersusunnya modul administrasi kepegawaian ini yang bersifat untuk kalangan sendiri. Modul ini bertujuan untuk mempermudah siswa dalam dalam kegiatan belajar.
Modul ini disusun berdasarkan Kurikulum 2013 untuk tingkat XI SMK jurusan Administrasi Perkantoran kelompok Bisnis Manajemen. Didalam modul ini membahas secara umum mulai dari Perencanaan Kepegawaian sampai dengan Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan. Pembahasan ini berdasarkan dengan silabus Administrasi Kepegawaian (C3) Kurikulum 2013 yang lebih menitikberatkan kepada pembentukan karakter.
Demikian, semoga modul ini benar-benar dapat memberikan motivasi belajar siswa dan mempersiapkan siswa yang memiliki karakter yang kuat, cerdas, mandiri, kreatif, inovatif, dan tanggap terhadap perkembangan dunia kerja dalam hal kepegawaian. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan modul ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu Penulis menerima kritik dan saran yang membangun.
Tangerang, April 2015 Penulis
BAB I ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Istilah Administrasi Kepegawaian atau personnel administration di Amerika serikat
9. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pegawai. Sementara itu Glenn O Stahl, merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan yang berhubungan dengan sumber-sumber manusia dari organisasi (1962:15). Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dalam administrasi kepegawaian menurut Stahl meliputi :
7. Penentuan kebijaksanaan yang luas dan prosedur yang distandarisasi tentang hal-hal seperti masa percobaan, pemindahan dan kenaikan pangkat, kehadiran dan cuti, tingkah laku dan disiplin, pemberhentian dan keluhan-keluhan
6. Pengurusan daftar-daftar pembayaran
5. Pembuatan standar-standar untuk penggolongan tugas-tugas jabatan
4. Pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan dari daftar calon-calon yang lulus ujian, pengurusan masa percobaan dan prosedur-prosedur penempatan kembali dalam jabatan-jabatan lama
3. Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar dari calon-calon yang lulus dalam ujian
2. Pengusahaan tenaga kerja
1. Penentuan yurisdiksi
dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian (personnel management), baik dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.
Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro meliputi :
7. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.
6. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.
5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.
4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
3. Penarikan tenaga kerja yang baik
2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.
1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
8. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia
8. Pengembangan petunjuk dan informasi serta mendorong praktik yang terbaik dalam pengawasan, program-program, kesehatan dan keamanan, penilaian prestasi kerja, lingkungan kerja, rekreasi, dan latihan jabatan.
9. Penyelenggaraan riset kepegawaian
10. Penyelenggaraan latihan jabatan
11. Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai
12. Pemeliharaan rencana yang membangun mengenai hubungan masyarakat
13. Pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian dan perbaikan kebijaksanaan secara berkala kepada pimpinan atasan
A. Formasi Pegawai
Organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai tujuan, organisasi harus menyesuaikan diri dengan perkembangan tugas pokok yang harus dilaksanakan. Karena tugas pokok dapat berkembang dari waktu ke waktu, maka jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan harus selalu disesuaikan dengan perkembangan tugas pokok. Perkembangan tugas pokok dapat mengakibatkan makin besarnya jumlah pegawai yang diperlukan atau sebaliknya.
Dalam penyelenggaraan pemerintahan secara berdaya guna dan berhasil guna, maka diperlukan penyusunan formasi bagi satuan-satuan organisasi dengan tujuan agar satuan- satuan organisasi negara mempunyai jumlah dan mutu pegawai yang memadai sesuai dengan beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi. Formasi masing- masing satuan organisasi negara disusun berdasar analisis kebutuhandan penyediaan pegawai sesuai dengan jabatan yang tersedia dengan memperhatikan norma, standar dan prosedur yang ditetapkan oleh pemerintah.
Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.
B. Prinsip Penyusunan Formasi
Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut: 1. setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya.
2. setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong. 3. selama beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai tidak berubah.
C.Sistem Penyusunan Formasi Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system ruang lingkup.
Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. Sedangkan system ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.
D. Metode
Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan. Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari :
- Hasil kerja
- Objek kerja
- Peralatan kerja
- Tugas per tugas jabatan
E.Analisa Kebutuhan Pegawai
Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan. Analisa kebutuhan pegawai dilakukan berdasarkan :
a. Jenis Pekerjaan : Adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokok, misal pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain
b. Sifat Pekerjaan: Adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penempatan formasi yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Sebagaimana diketahui, ada pekerjaan yang penyelesaiannya dapat dilakukan dalam jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, perawatan pekarangan, dan yang serupa dengan itu, tetapi ada pula pekerjaan yang harus dilakukan 24 jam terus menerus, seperti pekerjaan pemadam kebakaran, penjaga mercu suar, dan yang sejenis dengan itu. Pekerjaan yang harus dilakukan 24 jam terus menerus memerlukan pegawai yang lebih banyak. Sebagai contoh, kalau satu mobil pemadam kebakaran memerlukan pegawai sebanyak 5 orang dengan jam kerja sehari 8 jam, maka hal ini berarti setiap mobil pemadam kebakaran memerlukan 3 x 5 orang = 15 orang pegawai.
c. Analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang pegawai dalam jangka waktu tertentu adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dari masing-masing satuan organisasi dapat dilakukan berdasarkan perhitungan atau berdasarkan pengalaman,misalnya perkiraan beban kerja pengetikan, pengagendaan, dan yang sejenis dengan itu dapat didasarkan atas jumlah surat yang masuk dan keluar rata-rata dalam jangka waktu tertentu. Apabila sudah dapat diperkirakan beban kerja masing-masing satuan organisasi, maka untuk dapat menentukan jumlah pegawai yang diperlukan perlu ditetapkan perkiraan kapasitas seorang pegawai dalam jangka waktu tertentu. Sama halnya dengan perkiraan beban kerja, maka perkiraan kapasitas pegawai untuk jenis tertentu dalam jangka waktu tertentu dapat dilakukan berdasarkan perhitungan atau berdasarkan pengalaman.
d. Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan, Misal jika ditentukan bahwa membersihkan ruangan dan merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk membersihkan ruangan dan merawat pekarangan; tetapi apabila ditentukan bahwa pembersihan ruangan dan perawatan pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu diangkat pegawai untuk pekerjaan itu.
e. Peralatan yang tersedia atau diperkirakan akan tersedia dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas pokok akan mempengaruhi penentuan jumlah pegawai yang diperlukan, karena pada umumnya makin tinggi mutu peralatan yang digunakan dan tersedia dalam jumlah yang memadai dapat mengakibatkan makin sedikit jumlah pegawai yang diperlukan.
F. Pengadaan Pegawai
Pengadaan Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah proses kegiatan utnuk mengisi formasi yang lowong. Lowongan formasi dalam satuan organisasi negara pada umumnya disebabkan oleh adanya PNS yang berhenti, meninggal dunia, mutasi jabatan dan adanya pengembangan organisasi. Pengadaan dilaksanakan atas dasar kebutuhan baik dalam arti jumlah dan mutu pegawai maupun kompetensi jabatan yang diperlukan. Pengadaan PNS dilakukan mulai dari perencanaan, pengumuman,
pelamaran, penyaringan, pengangkatan calon PNS sampai dengan pengangkatan menjadi PNS.
BAB II DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN DAN PEMELIHARAANNYA A. ISTILAH Tata naskah kepegawaian adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaan •
surat / keputusan di bidang kepegawaian yang dikeluarkan / ditetapkan oleh pejabat yang berwenang yang disusun secara teratur, tertib, dan terus menerus dalam media yang ditetapkan sesuai dengan keperluan.
- Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier orang perseorangan, pegawai di Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah informasi mengenai perkembangan • karier PNS yang disusun berdasarkan Arsip Dokumentasi Kepegawaian dari instansi yang bersangkutan Jadwal Retensi Arsip adalah Daftar sebagaimana dimaksud Peraturan •
Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3, yaitu daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara, merupakan • satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah.
B. DASAR HUKUM
1. UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan
2. Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 Tentang Arsip
3. Keputusan Bersama Kepala ARNAS dan Kepala BAKN No. 02 Tahun 2000 dan No. 22 Tahun 2000 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara
C. PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN
Dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya dokumen/berkas
tata naskah / arsip Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber informasi
manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata
naskah kepegawaian.
Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain
sebagai:1. Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi peg`awai sampai purna tugas
2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai
3. Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah
D. MENYUSUN dengan TAKAH KEPEGAWAIAN YANG BAIK Setiap pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu :
1. Menjaga kerapihan penyimpanan;
2. Menjaga kebersihan tempat penyimpanan;
3. Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik;
4. Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah
menemukan kembali;
5. Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana
ketentuan pengamanan dokumen arsip umum/lainnya.
6. Pengelolaan takah PNS, hendaknya, dilaksanakan secara konvensional maupun
elektronikE. KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN
1. Lamaran
2. Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP)
3. Pengangkatan CPNS
4. Hasil Pengujian Kesehatan;
5. Pengangkatan PNS
6. Daftar Riwayat Hidup;
7. Kartu Pegawai (KARPEG);
8. Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);
9. Kartu Peserta Taspen;
10. Kartu Pegawai Elektronik (KPE);
12. DP 3 dari pertama sampai terakhir;
13. KGB dari pertama sampai dengan terakhir;
14. SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan (Struktural/Fungsional)
15. SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;
16. SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara Pemeriksaan;
17. Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;
18. Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;
19. Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi
Lain dan SK Penarikan kembali dari perbantuan.20. Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;
21. Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;
22. Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;
23. SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;
24. Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara (CLTN) dan SK
Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti diluar Tanggungan Negara;
25. Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/ Kursus dalam dan Luar Negeri
26. Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;
27. Data / Mutasi keluarga PNS;
28. Pemberhentian dari & Pengangkatan kembali dalam jabatan organik
29. Laporan dan Surat Peningkatan Pendidikan/kursus;
30. Inpassing bagi gaji maupun jabatan;
31. Penetapan Angka Kredit/fungsional;
32. Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar;
33. Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;
34. Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
35. SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang;
36. SK Meninggal Dunia/Hilang;
37. SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;
38. Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK Pemberhentian sebagai PNS;
BAB III PANGKAT DAN JABATAN A. PANGKAT DAN KENAIKAN PANGKAT Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkatan seseorang Pegawai Negeri Sipil berdasarkan jabatannya dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian. Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan
pengabdian Pegawai Negeri Sipil terhadap Negara, serta sebagai dorongan kepada Pegawai Negeri Sipil untuk lebih meningkatkan prestasi kerja dan pengabdiannya. Agar kenaikan pangkat dapat dirasakan sebagai penghargaan, maka kenaikan pangkat harus diberikan tepat pada waktunya dan tepat kepada orangnya.
Susunan Pangkat dan Golongan Ruang Pegawai Negeri Sipil Susunan pangkat serta golongan ruang Pegawai Negeri Sipil sebagai berikut: Pegawai Negeri Sipil / PNS memiliki golongan dan pangkat masing-masing yang secara berkala dan berjenjang akan meningkat setiap 4 (empat) tahun sekali. Khusus bagi pegawai fungsional seperti guru, dokter, dokter gigi, apoteker, dan lain sebagainya yang golongannya dapat naik setiap 2 (dua) tahun sekali.
Struktur Golongan dan Pangkat PNS di Indonesia :
Golongan I : Golongan Ia = Pangkat Juru Muda Golongan Ib = Pangkat Juru Muda Tingkat 1 Golongan Ic = Pangkat Juru Golongan Id = Pangkat Juru Tingkat 1 Golongan II : Golongan IIa = Pangkat Pengatur Muda Golongan IIb = Pangkat Pengatur Muda Tingat 1 Golongan IIc = Pangkat Pengatur Golongan IId = Pangkat Pengatur Tingkat 1 Golongan III :
Golongan IIIa = Pangkat Penata Muda Golongan IIIb = Pangkat Penata Muda Tingkat 1 Golongan IIIc = Pangkat Penata Golongan IIId = Pangkat Penata Tingkat 1 Golongan IV : Golongan IVa = Pangkat Pembina Golongan IVb = Pangkat Pembina Tingkat 1 Golongan IVc = Pangkat Pembina Utama Muda Golongan IVd = Pangkat Pembina Utama Madya Golongan IVe = Pangkat Pembina Utama Setiap pegawai baru yang dilantik atau diputuskan sebagai Pegawai Negri Sipil / PNS baik di pemerintah pusat maupun daerah akan diberikan Nomor Induk Pegawai atau NIP yang berjumlah 18 dijit angka (lama 9 digit), golongan dan pangkat sesuai dengan tingkat pendidikan yang diakui sebagai mana berikut di bawah ini : Pegawai baru lulusan SD atau sederajat = I/a Pegawai baru lulusan SMP atau sederajat = I/b Pegawai baru lulusan SMA atau sederajat = II/a Pegawai baru lulusan D1/D2 atau sederajat = II/b Pegawai baru lulusan D3 atau sederajat = II/c Pegawai baru lulusan S1 atau sederajat = III/a Pegawai baru lulusan S2 sederajad/S1 Kedokteran/S1 Apoteker = III/b Pegawai baru lulusan S3 atau sederajat = III/c
Periode kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil ditetapkan tanggal 1 April dan 1 Oktober setiap tahun, kecuali kenaikan pangkat anumerta dan kenaikan pangkat pengabdian. Masa kerja untuk kenaikan pangkat pertama Pegawai Negeri Sipil dihitung sejak pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil.
Kenaikan pangkat dilaksanakan berdasarkan sistem kenaikan pangkat reguler dan sistem kenaikan pangkat pilihan. Kenaikan pangkat reguler diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang tidak menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu dan diberikan sepanjang tidak melampaui pangkat atasan langsungnya. Kenaikan pangkat reguler ini diberikan sekurang-kurangnya telah 4 tahun dalam pangkat terakhir dan pangkat tertingginya ditentukan oleh pendidikan tertinggi yang dimilikinya.
Kenaikan pangkat pilihan bagi Pegawai Negeri Sipil adalah yang menduduki jabatan struktural, jabatan fungsional tertentu, atau jabatan tertentu yang pengangkatannya ditetapkan dengan Keputusan Presiden, diberikan dalam batas jenjang pangkat yang ditentukan untuk jabatan yang bersangkutan
B. JABATAN
1. Jabatan struktural
Jabatan struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam rangka memimpin suatu satuan organisasi negara. Jabatan struktural di Pegawai Negeri Sipil Pusat adalah: ▪ Sekretaris Jenderal ▪ Direktur Jenderal ▪ Kepala Biro Jabatan struktural di Pegawai Negeri Sipil Daerah adalah: ▪ Sekretaris daerah ▪ Kepala dinas/badan/kantor, ▪ Kepala bagian ▪ Kepala bidang ▪ Kepala seksi ▪ Camat ▪ Sekretaris camat ▪ Lurah ▪ Sekretaris lurah
2. Jabatan fungsional
Jabatan yang tidak secara tegas disebutkan dalam struktur organisasi pemerintah, tetapi dari sudut pandang fungsinya diperlukan oleh organisasi pemerintah. Pangkat Pegawai Negeri Sipil dalam jabatan fungsional berorientasi pada prestasi kerja, sehingga tujuan untuk mewujudkan Pegawai Negeri Sipil sebagai aparatur negara yang berdaya guna dan berhasil guna dalam melaksanakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan dapat dicapai.
Selain itu, ada pula yang membagi jenis-jenis jabatan sebagai berikut :
A. Jabatan Manajerial :
Jabatan yang secara jelas menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling, decision making). Jabatan Manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contoh :
Kepala Divisi, membawahi para Manager Manager, membawahi para Staf dan Non Staf / Pelaksana
B. Jabatan Staf :
Jabatan yang tidak menjalankan fungsi-fungsi manajemen namun menuntut ketrampilan/skill tertentu baik yang bersifat teknis maupun administratif. Contoh : Staf Simpan Pinjam, Staf Akunting, Staf Pemasaran, Kasir,
3. Jabatan Non Staf / Pelaksana :
Jabatan yang tidak menuntut ketrampilan khusus dan telah memiliki prosedur kerja yang jelas dan baku. Contoh : Pramuniaga, Supir, Kurir, Petugas Keamanan, Pesuruh.
4. Jabatan Fungsional :
Jabatan yang menuntut ketrampilan/keahlian (expertise) khusus, namun tidak memiliki bawahan. Contoh : Programmer, Sekretaris.
C. GRADE JABATAN
Pengertian Grade Jabatan
Grade Jabatan adalah tingkatan / level penggolongan jabatan yang disusun berdasarkan berat ringannya tugas dan tanggung jawab jabatan-jabatan didalam organisasi di suatu perusahaan. Masing-masing Grade Jabatan terdiri dari jabatan-jabatan yang memiliki berat ringan tugas dan tanggung jawab jabatan yang relatif sama. Grade Jabatan di organisasi ini terdiri dari 10 Grade yang disusun dari Grade 1
(terendah) untuk jabatan Non Staff sampai dengan Grade 10 (tertinggi) untuk jabatan Director. Masing-masing Grade Jabatan memiliki persyaratan pendidikan dan pengalaman kerja tertentu bagi karyawan yang berhak menduduki jabatan-jabatan Grade tersebut. Grade Jabatan merupakan dasar dari promosi, transfer/ mutasi, demosi, penggolongan gaji serta pemberian fasilitas-fasilitas kepada karyawan.
Persyaratan Grade Jabatan
Grade 1 (Non Staff) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal : pendidikan SLTA + pengalaman 0 tahun; atau SD/SLTP + pengalaman 2 tahun. Grade 2 (Senior Non Staff) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal : pendidikan SLTA + pengalaman 2 tahun; atau SD/SLTP + pengalaman 4 tahun.
Grade 3 (Staff) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal : pendidikan S1Plus + pengalaman 0 tahun; atau D3 Plus + pengalaman 2 tahun; atau SLTA Plus + pengalaman 4 tahun. Grade 4 (Senior Staff) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal : pendidikan S2 Plus + pengalaman 0 tahun; atau S1 Plus + pengalaman 3 tahun; atau D3 Plus + pengalaman 4 tahun; atau SLTA Plus + pengalaman 6 tahun. Grade 5 (Junior Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal : pendidikan S2 Plus + pengalaman 2 tahun; atau S1 Plus + pengalaman 5 tahun; atau D3 Plus + pengalaman 6 tahun; atau SLTA Plus + pengalaman 8 tahun. Grade 6 (Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal : pendidikan S2 + pengalaman 4 tahun; atau S1 + pengalaman 7 tahun; atau D3 + pengalaman 8 tahun. Grade 7 (Senior Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal : pendidikan S2 + pengalaman 6 tahun; atau S1 + pengalaman 9 tahun; atau D3 + pengalaman 10 tahun. Grade 8 (General Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal : pendidikan S2 + pengalaman 8 tahun; atau S1+ pengalaman 12 tahun. Grade 9 (General Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal : pendidikan S2 + pengalaman 10 tahun; atau S1 + pengalaman 14 tahun. Grade 10 (Director) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal : pendidikan S2 + pengalaman 12 tahun; atau S1 + pengalaman 14 tahun.
D. PENGERTIAN SISTEM KARIR
Sistem yang mengatur pergerakan/perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain didalam organisasi suatu perusahaan. TUJUAN DAN MANFAAT SISTEM KARIR Menyiapkan karyawan untuk dapat dipromosikan. Mempertahankan karyawan yang handal dan mengurangi tingkat turnover. Menarik calon-calon karyawan yang potensial. Memotivasi karyawan untuk tumbuh dan berkembang. Mengurangi penumpukkan karyawan. Memotivasi karyawan agar berprestasi pada tingkat yang optimal. Menjaga kontinuitas proses suksesi karyawan yang mendukung perencanaan karyawan. Membantu rencana tindakan yang positif.
E. PROMOSI, TRANSFER DAN DEMOSI
Karir organisasional karyawan di suatu perusahaan dapat dilakukan melalui tindakan Promosi, Transfer dan Demosi jabatan, yaitu :
Promosi Jabatan : Perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain pada grade jabatan yang lebih tinggi. Transfer Jabatan : Perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain pada grade jabatan yang sama. Demosi Jabatan :
Perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain pada grade jabatan yang lebih rendah. PERSYARATAN PROMOSI, TRANSFER DAN DEMOSI
Promosi Jabatan : Prestasi 3 tahun terakhir minimal “Baik”.
Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, pelatihan dan persyaratan lain dari jabatan promosi. Lulus psikotes dan tes pengetahuan jabatan promosi. Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang ditentukan untuk menduduki jabatan promosi.
Transfer Jabatan Prestasi 3 tahun terakhir minimal “Cukup”.
Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, XX pelatihan & persyaratan lain dari jabatan transfer.
Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang yang ditetapkan untuk menduduki jabatan transfer.
Demosi Jabatan : Prestasi 3 tahun terakhir “Kurang/Kurang Sekali”.
Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, pelatihan dan persyaratan lain dari jabatan demosi. Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang ditetapkan untuk menduduki jabatan demosi.
BAB IV PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN DP3 atau Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan masih merupakan hal yang patut
mendapat perhatian, mengingat fungsi DP3 sebenarnya sangat penting untuk menilai akuntabilitas personal (pribadi). Namun sangat disayangkan, sampai saat ini eksisitensi DP3 sebagai tolok ukur keberhasilan pegawai (PNS) kurang berarti bahkan masih sebatas formalitas.
Dari hasil pengamatan penulis dan masukan/pendapat berbagai kalangan (PNS, Pengamat PNS, Akademisi), pada umumnya menilai kehadiran dan eksistensi DP3 sebagai fungsi ukuran kinerja pegawai tidak memiliki dampak/efek (impact) terhadap aktivitas/kinerja/pengembangan karier pegawai maupun pada kinerja unit kerjanya. Artinya, DP3 tidak secara riil difungsikan dan diimplementasikan secara tepat, benar dan obyektif kepada PNS.
Unsur-unsur yang dinilai dalam melaksanakan penilaian pelaksanaan pekerjaan adalah : 1. kesetiaan; 2. prestasi kerja; 3. tanggungjawab; 4. ketaatan; 5. kejujuran; 6. kerjasama; 7. prakarsa; dan 8. kepemimpinan.
Evaluasi kinerja atau performance appraisal pada dasarnya merupakan proses yang digunakan instansi untuk mengevaluasi job performance atau kinerja seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
Adapun fungsi dari penilaian pelaksanaan kerja merupakan :
1. Alat yang paling baik untuk menentukan apakah karyawan telah memberikan hasil kerja yang memadai dan melaksanakan aktivitas kinerja sesuai standar kinerja;
2. Satu cara untuk penilaian kinerja dengan menilai kelemahan dan kekuatan karyawan;
3. Alat yang baik untuk menganalisi kinerja karyawan dan membuat rekomendasi perbaikan.
Tolok ukur keberhasilan kinerja seseorang dapat diukur dengan indikator kinerja sebagai berikut : tupoksi unit organisasi/bagian/bidang, tugas dan tanggungjawab sesuai tupoksi, tugas-tugas yang mendapat prioritas sistem pertanggungjawaban dari hasil tugas dan pekerjaan
Pengukuran kinerja merupakan pembandingan antara: tupoksi dengan realisasinya, wewenang, tugas dan tanggungjawab personal (bawahan/atasan) dengan realisasinya, realisasi dengan ukuran DP3 dan LAKP (laporan akuntabilitas instansi pemerintah)
Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekrjaan (DP ) Pegawai Negeri Sipil dilaksanakan
3
untuk memperoleh informasi yang akurat dan objektif dalam pembinaan pegawai negeri sipil berdasarkan sistem karier dan prestasi kerja. Penilaian terhadap Kinerja Pegawai dalam suatu organisasi penting dilakukan karena pemikiran-pemikiran sebagai berikut:
a. Setiap pegawai ingin memperoleh kesempatan untuk mengembangkan kemampuan kinerjanya sampai tingkat yang setinggi-tingginya.
b. Setiap pegawai ingin memperoleh penghargaan apabila ia dinilai dapat melaksanakan tugas dengan baik.
c. Setiap pegawai mendapat perlakuan yang adil dan objektif dalam penilaian pelaksanaan pekerjaannya.
d. Setiap pegawai ingin mengetahui sejauhmana ia telah mampu berprestasi/memberikan sumbangan terhadap organisasi.
e. Penilaian pelaksanaan pekerjaan yang tepat dan objektif dapat mendorong pegawai untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuannya dalam pelaksanaan tugasnya.
Pencapaian Kinerja Pegawai dapat pula di pengaruhi oleh faktor-faktor lain yang meliputi faktor kemampuan (ability)dan faktor motifasi (motivation). Hal ini sesuaI dengan pendapat Keith Davis (1964:484) yang merumuskan bahwa:
· Human Performance = Ability + Motivation · Motifation = Attitude + Situation · Ability = Knowledge + Skill.
Selanjutnya, Sedarmayanti (2000:153) menyebutkan, “Manajemen kinerja hendaknya disertai dengan kesesuaian memberikan imbal jasa kepada karyawan sebagai alat untuk mengakui pencapaian dan mendorong mencapai hasil yang lebih baik”
DP
3 merupakan salah satu instrumen penilaian terhadap pencapaian kinerja pegawai,
dalam pelaksanaannya ditemukan kondisi-kondisi yang menimbulkan opini terhadap layak atau tidaknya DP dipertahankan sebagai metode penilaian untuk mengukur kinerja pegawai.
3 Metode-metode baru, sebagai substitusi dari DP untuk menilai kinerja pegawai yang
3
dianggap lebih akurat dan mampu untuk menilai prestasi kerja pegawai, mulai dipertimbangkan untuk digunakan sebagai instrumen penilaian untuk mengukur kinerja pegawai.