ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM PERSEDIAAN BARANG DENGAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM PERSEDIAAN BARANG DENGAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY
Diajukan untuk memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Sains
Program Studi Ilmu Komputer
Oleh : MARINA DIANA NIM: 003124098
H A L A M A N M O T T O Kita tidak tahu apa yang akan terjadi pada masa depan … Karena itu Berdoa + Lakukan saja yang terbaik karena Hidup Adalah Proses …
Akan tetapi ingatlah Dari yang penting,
Ada yang lebih penting lagi …
ABSTRAK
Pada saat sekarang ini pengolahan data secara manual masih banyak ditemui pada suatu perusahaan, tentu saja sistem dengan pengolahan data secara manual banyak memiliki kelemahan. Diantaranya data yang dihasilkan tidak akurat, laporan yang dihasilkan tidak sesuai, pemborosan waktu dan banyak memakan biaya.
Sistem pengendalian persediaan barang dagangan akan mengurangi kemungkinan penumpukan stok barang. Hal tersebut sangat berpengaruh terhadap arus peredaran barang yang terjadi. Oleh karena itu, sistem pengendalian persediaan barang dagangan yang baik sangat diperlukan.
Permasalahan yang dibahas adalah bagaimana mendesain sebuah program bantu untuk perencanaan pemesanan (order) yang optimal atas suatu barang tertentu dari bagian inventory ke pemasok menggunakan model Economic Order Quantity (EOQ).
Hasil yang dicapai, aplikasi ini dapat dijadikan tolak ukur perencanaan pemesanan (order) barang dari bagian inventory ke pemasok. Model Economic
ABSTRACT
Nowdays, manual processing data which has a lot of weaknesses is still applied by some companies. The weaknesses of this system are the output of the data is not accurate, the output of the report is not appropriate, wasting time and wasting money.
Inventory control system can handle the problem of over stock. It influences the circulation of items. Therefore, a good inventory control system is needed.
The problem to be discussed is how to design an aid program for planning optimal order on certain commodity from inventory division to supplier by using
Economic Order Quantity (EOQ) model.
The result showed that this application could be used as standardized order planning of commodity from inventory division to supplier. Economic Order Quantity (EOQ) model assisted in optimizing the quantity of ordered commodity by minimizing total inventory cost.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis naikkan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa atas segala kasih dan karuniaNya yaqng senantiasa tercurah di dalam kehidupan penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul Analisa Dan Perancangan Sistem Persediaan Barang Dengan Metode Economic Order Quantity hingga selesai
Dengan selesainya penyusunan Tugas Akhir ini, penulis telh banyak menerima bantuan, saran dan kritik yang membangun. Oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Haris Sriwindono, M.Kom., selaku dosen pembimbing yang telah begitu sabarnya membimbing dan memberikan dorongan semangat dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Ir. Ig. Aris Dwiatmoko, M.Sc., selaku Dekan FMIPA.
3. Ibu P.H. Prima Rosa, S.Si., M.Sc., selaku Kaprodi Ilmu Komputer
4. Bapak Eko Hari Permadi, S.Si., M.Kom. selaku dosen penguji yang telah memberikan saran dan masukan dalam pengembangan Tugas Akhir ini.
5. Semua dosen FMIPA Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
10. Guru Sekolah Minggu HKBP Yogyakarta yang telah memberikan dukungan dan semangat
11. Semua teman-teman Ilmu Komputer USD Yogyakarta.
12. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini Penulis menyadari bahwa dalam penulisan maupun penyajian tugas akhir ini masih belum sempurna, maka segala kritik dan saran yang membangun masih sangat penulis harapkan untuk menjadi lebih baik
DAFTAR ISI
Halaman HALAMAN JUDUL …………………………………………………………… i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING……………………..…….…… ii HALAMAN PENGESAHAN ………………………………………………….. iii HALAMAN MOTTO ………..………………………….……………………. iv PERNYATAAN KEASLIAN …………………………………………………. v ABSTRAK …………………………………………………………...……….. vi ABSTRACT …………………..………………………………..….…………. vii KATA PENGANTAR ……..……………………………..…………………. viii DAFTAR ISI …………………………………………………………………… x DAFTAR TABEL ………………...……………………………...………….. xiv DAFTAR GAMBAR ..………………………………………………………. xv
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1
1.1. Latar Belakang Masalah ............................................................ 1
2.1. Pengertian dan Definisi Sistem Informasi ............................... 7
2.1.1. Komponen Sistem Informasi ........................................ 8
2.1.2. Tahap Informasi .......................................................... 11
2.2. Basis Data ............................................................................... 14
2.2.1. Pengertian Basis Data ................................................. 14
2.2.2. File Share .................................................................... 14
2.3. Alat Permodelan ...................................................................... 15
2.3.1. Diagram Konteks ........................................................ 15
2.3.2. Diagram Arus Data ..................................................... 16
2.3.3. Diagram Relasi Entitas ............................................... 19
2.3.4. Kamus Data ................................................................ 22
2.3.5. Flowchart .................................................................... 25
2.4. Ramalan Penjualan ................................................................... 27
2.4.1. Pengertian Peramalan .................................................... 27
2.4.2. Perlunya Peramalan Penjualan ………………………. 27
2.4.3. Teknik Peramalan Penjualan ......................................... 28
2.5. The Least Squares Method ...................................................... 30
2.7.1. Biaya Pemesanan ........................................................... 42
2.7.2. Biaya Penyimpanan ........................................................ 43
2.7.3. Frekuensi Pesanan ........................................................ 45
2.7.4. Biaya Total Persediaan ................................................. 45
2.7.5. Daur Pemesanan Ulang ................................................ 46
2.7.6. Titik Pemesanan Kembali ............................................ 47
BAB III. ANALISA DAN DESAIN ...................................... ....................... 48
3.1. Analisa Sistem ......................................................................... 48
3.1.1. Identifikasi Masalah ...................................................... 48
3.1.2. Analisa Kebutuhan ...................................................... 50
3.1.3. Analisa Kelayakan ...................................................... 51
3.1.4. Sistem Baru ................................................................. 52
3.2. Perhitungan ............................................................................. 53
3.2.1. Ramalan Penjualan 2004 ............................................. 53
3.2.2. Pembelian Barang Paling Ekonomis .......................... 66
3.3. Desain Sistem ........................................................................... 70
3.3.1. Desain Umum (level 0) ................................................ 72
3.3.3.3. Pemetaan ke Tabel .......................................... 83
3.3.4. Kamus Data ................................................................... 84
3.3.5. Flowchart ....................................................................... 87
3.3.6. Perancangan Intercace ................................................... 99
3.3.6.1.Struktur Menu ................................................... 99
3.3.6.2. Desain Antar Muka ........................................ 101
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN ....................................................... 115
4.1. Kesimpulan ............................................................................. 115
4.2. Saran ......................................................................................... 115 DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
TABEL 2.1 Populasi 1 sampai n ...................................................................29 TABEL 2.2 Lajur ...........................................................................................
30 TABEL 3.1 Data Penjualan Beras Tahun 2001-2003 .....................................
53 TABEL 3.2 Perhitungan Ramalan Penjualan Beras Tahun 2004 ..................
53 TABEL 3.3 Data Pesanan Bulanan Periode 2001-2003 .................................
56 TABEL 3.4 Perhitungan Indeks Musim .........................................................
63 TABEL 3.5 Ramalan Penjualan Beras Tahun 2004 .......................................
65 TABEL 3.6 Hasil Perhitungan ........................................................................
69 TABEL 3.7 Struktur Tabel User ....................................................................
80 TABEL 3.8 Struktur Tabel Barang ................................................................
80 TABEL 3.9 Struktur Tabel Penjualan .............................................................
81 TABEL 3.10 Struktur Tabel Mengalami Jual ................................................
81 TABEL 3.11 Struktur Tabel Kelompok .........................................................
81 TABEL 3.12 Struktur Tabel Peramalan .........................................................
82 TABEL 3.13 Struktur Tabel Jadwal ..............................................................
82
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 2.1. Diagram Konteks ..................................................................15 GAMBAR 2.2.Kesatuan Luar ........................................................................
17 GAMBAR 2.3. Arus Data ...............................................................................
17 GAMBAR 2.4. Proses ……………………… …………………………… 18
GAMBAR 2.5. Simpanan Data ……………....…………………………... 18GAMBAR 2.6. Entity ……………………….……………………….…... 19 GAMBAR 2.7. Relasi .....................................................................................19 GAMBAR 2.8 Atribut .....................................................................................
20 GAMBAR 2.9 Penghubung Simbol .............................................................
20 GAMBAR 2.10 Keterkaitan ...........................................................................
20 GAMBAR 2.11 Relasi one to one ..................................................................
21 GAMBAR 2.12. Relasi one to many .............................................................
21 GAMBAR 2.13 Relasi many to many ...........................................................
21 GAMBAR 2.14. Pola Data Trend ..................................................................
35 GAMBAR 2.15. Pola Data Musiman ............................................................
37 GAMBAR 3.1. DAD Level 0 ........................................................................
72
GAMBAR 3.8. Flowchart Ramalan Penjualan Setahun ................................85 GAMBAR 3.9. Flowchart Rata-rata Bulanan ................................................
88 GAMBAR 3.10. Flowchart Perkalian XY .....................................................
89 GAMBAR 3.11. Flowchart X Kuadrat ..........................................................
90 GAMBAR 3.12. Flowchart Variasi Musim ...................................................
91 GAMBAR 3.13. Flowchart Indeks Musim ...................................................
92 GAMBAR 3.14. Flowchart Ramalan Penjualan Perbulan .............................
93 GAMBAR 3.15. Flowchart Pembelian Ekonomis .........................................
94 GAMBAR 3.16. Flowchart Frekuensi Pembelian ..........................................
95 GAMBAR 3.17. Flowchart TIC ..................................................................... 96
GAMBAR 3.18. Flowchart Daur Pemesanan Ulang ……………………... 97GAMBAR 3.19. Flowchart Titik Pemesanan Kembali …………………… 98 GAMBAR 3.20. Struktur Menu Sisis Operator ............................................99 GAMBAR 3.21. Struktur Menu Sisi Manajer ................................................ 100
GAMBAR 3.22. Rancangan Form Antar Muka ............................................. 101GAMBAR 3.23. Rancangan Form Login ....................................................... 102GAMBAR 3.24. Rancangan Menu Operator .................................................. 103GAMBAR 3.31. Rancangan Form Peramalan Persediaan ............................ 110GAMBAR 3.32. Rancangan Form Laporan ................................................... 111GAMBAR 3.33. Rancangan Form Laporan Barang ....................................... 112GAMBAR 3.34. Rancangan Form Laporan Penjualan Perbarang ………... 112GAMBAR 3.35. Rancangan Form Laporan Penjualan Harian........................ 113GAMBAR 3.36. Rancangan Form Laporan Persediaan ................................ 114GAMBAR 3.37. Rancangan Form Laporan Stok ........................................... 114BAB I PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Dewasa ini penggunaan sistem berbasis komputer telah banyak digunakan di berbagai bidang. Hal ini tidaklah mengherankan karena kemampuan komputer yang semakin canggih dari tahun ke tahun telah menggeser sistem manual. Penggunaan komputer ini didasarkan pada keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh yaitu kecepatan pemrosesan, keakuratan, kerapian, dan sebagainya.
Penggunaan komputer di bidang bisnis adalah untuk membangun sebuah sistem informasi yang dapat mengubah data menjadi suatu informasi yang berguna di dalam perusahaan itu sendiri. Untuk itu informasi yang digunakan adalah informasi yang up to date, cepat, dan dapat dipercaya. Salah satu bidang yang dapat dikelola menggunakan sistem komputer adalah bagian persediaan barang.
Tampa adanya persediaan, perusahaan akan dihadapkan pada resiko suatu waktu tak dapat memenuhi keinginan para pelanggannya. Hal ini bisa saja terjadi, Jika persediaan barang terlalu banyak akan terjadi penumpukan yang mengakibatkan biaya penyimpanan meningkat.
Alasan perlunya persediaan barang bagi perusahaan antara lain :
1. Adanya unsur ketidakpastian permintaan
2. Adanya unsur ketidakpastian pasokan dari para supplier
3. Adanya unsur ketidakpastian tenggang waktu pemesanan Adanya unsur ketidakpastian tersebut, pihak perusahaan memerlukan manajemen persediaan barang yang diharapkan mampu mengatasi permasalahan yang berhubungan erat dengan tujuan diadakannya persediaan barang, yaitu :
1. Memberikan pelayanan yang terbaik pada pelanggan
2. Memperlancar proses penjualan
3. Mengantisispasi kemungkinan terjadinya stockout Permasalahan diatas memerlukan penangannan dalam hal biaya maupun resiko yang berkaitan dengan keputusan persediaan barang. Oleh karena itu diperlukannya manajemen persediaan barang untuk menghasilkan keputusan tingkat persediaan barang yang dapat menyeimbangkan biaya yang dikeluarkan dalam pengadaan persediaan barang, sehingga manajemen persediaan barang
1.2. RUMUSAN MASALAH
Perumusan masalah dalam penulisan makalah Tugas Akhir ini adalah bagaimana menganalisa dan membuat perancangan sistem persediaan barang dengan metode Economic Order Quantity
1.3. BATASAN MASALAH
Mengingat cakupan masalah persediaan barang cukup kompleks, maka penulisan Tugas Akhir ini dibatasi oleh :
1. Dalam makalah Tugas Akhir ini tidak disertai dengan implementasi program.
2. Data yang digunakan adalah penjualan selama 3 tahun sebelumnya.
3. Perhitungan dilakukan untuk satu jenis barang
4. Sistem hanya akan mengolah data penjualan untuk menghasilkan peramalan penjualan dan EOQ
1.4. TUJUAN
Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah membuat
1.5. MANFAAT
Sebagai dokumen untuk implementasi sistem yang berfungsi bagi pembuat program (programmer).
1.6. METODOLOGI
Metode yang digunakan dalam pembuatan Analisa dan Perancangan sistem Persediaan Barang Dengan Metode EOQ ini menggunakan paradigma Waterfall yang meliputi tahap-tahap sebagai berikut :
1. Tahap Analisis
Tahap analisis adalah tahap menganalisa hal-hal yang diperlukan dalam membuat perangkat lunak, pada tahap ini terjadi komunikasi yang intensif antara pembuat perangkat lunak dengan pemakai. Komunikasi ini dibutuhkan untuk menentukan spesifikasi fasilitas atau kemampuan dari perangkat lunak yang diinginkan, bentuk data masukkan, proses pengolahan data dan informasi yang dibutuhkan dan format laporan yang diinginkan. Spesifikasi perangkat lunak perlu ditentukan oleh kedua belah pihak secara bersama-sama agar kedua pihak memiliki pandangan yang analisis akan dijadikan dasar pada tahap desain, pada tahap ini elemen perangkat lunak mulai dirancang, pada akhir tahap perancangan akan dihasilkan suatu bentuk rancangan yang siap untuk diimplementasikan pada tahap berikutnya.
3. Tahap Implementasi Tahap implementasi adalah proses untuk mewujudkan rancangan perangkat lunak yang disebut juga coding atau dapat dikatakan bahwa implementasi adalah penerjemahan data yang telah dirancang ke dalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan
4. Tahap Testing / Pengujian Tahap pengujian adalah tahap setelah program selesai dibuat, yaitu uji coba terhadap program tersebut. Setelah proses implementasi selesai bukan berarti perangkat lunak dapat langsung digunakan, karena masih ada satu tahap lagi yang harus dikerjakan yaitu pengujian. Secara umum tahap pengujian dimaksudkan untuk melihat apakah perangkat lunak yang dihasilkan telah memenuhi spesifikasi yang diinginkan, terkadang pengujian menyebabkan rancangan perangkat lunak harus diubah, karena
Kegiatan-kegiatan yang dikerjakan oleh penulis yaitu :
1. Metode kepustakaan yaitu Pengambilan data melalui riset kepustakaan, antara lain dengan membaca literatur, catatan, serta buku-buku yang berhubungan dengan makalah.
2. Dua tahap dari Metode Siklus Hidup Pengembangan Sistem atau System
Development Life Cycle. Yaitu :
1. Analisa kebutuhan, dilakukan dengan mengumpulkan informasi dari orang-orang yang akan menggunakan sistem, dengan cara :
- Interview yaitu pengambilan data dengan cara mengadakan wawancara satu arah dengan nara sumber dan antara penulis dengan bagian yang terkait atau pegawai yang di tunjuk oleh pihak perusahaan. Tujuannya untuk mendapatkan kesepakatan tentang kebutuhan terhadap sistem.
- Observasi yaitu berupa pengumpulan data dengan melakukan pengamatan di lapangan
2. Perancangan sistem Merancang sebuah sistem persediaan barang dengan data atau informasi yang sudah terkumpul. Sistem rancangan terinci menurut teori
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. PENGERTIAN DAN DEFINISI SISTEM INFORMASI
Sistem informasi terdiri dari kata “Informasi” dan “Sistem”. Disebut informasi karena merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna. Misalnya bagi suatu perusahan, informasi adalah hal yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangan perusahaan itu sendiri. Bila suatu perusahaan kurang informasi maka tidak menutup kemungkinan bahwa perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan dalam mengontrol sumber daya, sehingga akan mengalami kekalahan dalam bersaing. Sedangkan kata sistem diartikan sebagai jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Tanpa informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar. Prosedur sendiri berarti urutan operasi tulis-menulis dan biasanya melibatkan beberapa organisasi di dalam satu atau lebih departemen. Prosedur mendefinisikan
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut (Kristanto, 2003):
Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen- 1. komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan 2. memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.
Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan 3. pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan meyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.1.1 Komponen Sistem Informasi
Agar sistem informasi dapat digunakan secara optimal pada saat dibutuhkan, diperlukan adanya komponen-komponen yang dapat mendukungnya.
Komponen sistem informasi tersebut adalah sebagai berikut:
a. Input
suatu output yang akan digunakan oleh penerima. Komponen ini merubah segala masukan menjadi keluaran yang terdiri dari:
- Manusia Merupakan pemakai sistem infomasi komputer sehingga harus mengerti bagaimana komputer tersebut untuk memenuhi kebutuhannya.
- Metode dan prosedur Metode adalah teknik pengolahan data yang diterapkan pada sistem informasi, sedangkan prosedur menggambarkan bagaimana manusia sebagai pemakai sistem membuat keputusan.
- Peralatan komputer Komponen pendukung sistem informasi yang termasuk peralatan komputer adalah: monitor, printer, disket, dan program komputer. Dalam program komputer terdapat sejumlah instruksi-instruksi yang dapat mengatur kerja dari perangkat keras dan memenuhi fungsi dari sistem informasi komputer.
- Penyimpanan data
e. Basis Data Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu dengan yang lain, yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah menggunakan perangkat lunak. Basis data adalah kumpulan file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file lain sehingga membentuk satu bangunan data.
f. Kendali Kendali merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar dapat berjalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan. Komponen kendali diperlukan terhadap: backup file, reindexing, pengujian kebenaran data tiap entry yang dilakukan.
2.1.2 Tahap Informasi
Menurut Oetomo (2002), suatu informasi haruslah melalui beberapa tahapan sehingga pada akhirnya dapat digunakan oleh berbagai pihak yang membutuhkan. Adapun tahap-tahap informasi adalah sebagai berikut:
1. Pengumpulan data Pada tahap ini dilakukan proses pengumpulan data yang asli dengan cara tertentu, seperti: sampling, data transaksi, dan sebagainya yang biasanya merupakan proses pencatatan data ke dalam suatu file.
2. Input Merupakan proses pemasukan data dan prosedur pengolahan data ke dalam komputer melalui alat input seperti keyboard. Prosedur pengolahan data tersebut merupakan urutan langkah untuk mengolah data yang ditulis dalam suatu bahasa pemrograman yang disebut pemrograman.
3. Pengolahan data Yaitu tahapan dimana data diolah sesuai dengan prosedur yang telah dimasukkan. Kegiatan ini meliputi pengumpulan data, klasifikasi (pengelompokan), kalkulasi, pengurutan, penggabungan, peringkasan baik
b. Manipulasi data
Operasi manipulasi data yang telah dikumpulkan dapat berupa pengklasifikasian (pengelompokan), kalkulasi (perhitungan),
sorting (pengurutan), merging (penggabungan), summarizing
(meringkas), storing (penyimpanan) dan retrieving (penggunaan kembali).
c. Klasifikasi Klasifikasi merupakan kegiatan untuk mengelompokkan data dalam suatu grup berdasar kategori tertentu. Klasifikasi ini biasanya dapat dilakukan berdasar lebih dari satu kategori. Contoh: dari sekumpulan data siswa dari suatu Sekolah Dasar diklasifikasikan berdasar jenis kelaminnya.
d. Kalkulasi Kalkulasi merupakan suatu proses manipulasi data numerik secara aritmatika. Biasanya kata kalkulasi juga sering digunakan untuk menunjukkan suatu proses terhadap suatu data umum. f. Merging Menggabungkan dua atau lebih kumpulan data yang memiliki kolom data (field) yang sama sebagai kunci penghubung.
g. Summarizing Pada operasi manipulasi data ini, kumpulan data diringkas dan dinyatakan dalam bentuk yang ringkas, sederhana, mudah dimengerti dan mudah dianalisa seperti dalam bentuk grafik.
h. Storing dan Retrieving Storing adalah langkah penyimpanan terhadap hasil pengolahan data. Langkah ini penting sebab hasil tersebut akan digunakan (retrieving) pada proses pengolahan data selanjutnya. Hasil pengolahan data akan disimpan dalam satu file.
4. Output Hasil pengolahan data akan ditampilkan pada alat output seperti monitor dan printer sebagai informasi.
5. Distribusi Setelah proses pengolahan data dilakukan, maka informasi yang
2.2. BASIS DATA
2.2.1. Pengertian Basis Data
Untuk mengetahui apa yang dimaksud dari database (basis data), ada baiknya terlebih dahulu mengetahui apa yang dimaksud dengan data.
Menurut Kristanto (2003), data adalah fakta mengenai obyek, organisasi, dan lain sebagainya. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan, karakter, dan simbol).
Dengan demikian database adalah kumpulan file yang saling terkait satu sama lain, misal: file data induk karyawan, file jabatan, file penggajian, dan sebagainya.
a. File Kumpulan dari record yang saling terkait dan memiliki format field yang sama dan sejenis.
b. Record Kumpulan field yang menggambarkan suatu unit data individu tertentu.
c. Field Atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data seperti nama, alamat, dan sebagainya.
2.3. ALAT-ALAT PEMODELAN
Untuk membantu analis sistem dalam melakukan perancangan proses yang nantinya dituangkan dalam bentuk baris-baris program, dibutuhkan suatu bentuk alat pemodelan. Berikut adalah alat-alat pemodelan yang digunakan.
1. Diagram Konteks
2. Diagram Arus Data (DAD)
3. Diagram Relasi Entitas
4. Kamus Data
2.3.1. Diagram Konteks
Merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi sistem informasi tersebut dengan lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan.
Data flow diagram (DFD) digunakan sebagai model untuk melihat apa
yang diproses atau dikerjakan sistem. Diagram konteks merupakan awal DFD sebelum masuk kedalam diagram yang lebih rinci.
2.3.2. Diagram Alir Data (DAD)
Diagram ini merupakan peralatan yang berfungsi menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antara fungsi yang berhubungan satu sama lain, dengan menunjukkan dari dan kemana data mengalir serta penyimpanannya.
Diagram arus data merupakan konsep dari sistem yang sedang di rancang (Kendal, 1988). DFD sangat berguna dalam proses analisa dan perancangan sistem informasi dan dapat di pakai sebagai dokumentasi sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau disimpan dan digunakan pada metodologi pengembangan secara terstruktur. Penggunaan diagram arus data dapat dibagi dalam sub proses- sub proses (berupa diagram konteks atau diagram arus data level-0) yang akan sangat membantu dalam memahami garis besar pergerakan data dalam sistem.Teknik pembuatan DFD yang dikembangkan oleh Yourdon menggunakan empat simbol besar. Yaitu :
1. Kesatuan Luar (Eksternal Entity)
Gambar 2.2. Kesatuan LuarSimbol di atas merepresentasikan sebuah kesatuan luar yang direpresentasikan oleh suatu notasi kotak dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal
2. Arus data (Data Flow)
Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari suatu proses sistem. Selain itu arus data juga menunjukkan perpindahan data dari data yang satu ke data yang lain. Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar.
Simbol untuk arus data dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.3. Arus DataSimbol diatas merepresentasikan sebuah arus data yang direpresentasikan oleh suatu arah panah yang menunjuk kearah data yang
Gambar 2.4. ProsesSimbol di atas merepresentasikan sebuah proses yang direpresentasikan oleh suatu notasi lingkungan.
4. Simpanan data (Data Store) Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat digunakan untuk operasi-operasi penambahan atau pengambilan dari data tersebut. Simpanan data dapat berupa :
1) Suatu file atau basis data di sistem operasi. 2) Suatu arsip atau catatan manual. 3) Suatu tabel acuan manual. 4) Suatu agenda atau buku.
Simbol untuk simpanan data digambarkan sebagai berikut :
2.3.3. Diagram Relasi Entitas
Entitas adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam. Sedangkan diagram entitas menggambarkan relasi dari dua file atau dua tabel yang dapat digolongkan dalam tiga macam bentuk derajat relasi, yaitu: Satu ke Satu (1-1), Satu ke Banyak (1-N), dan Banyak ke Banyak (N-N).
Untuk memodelkan struktur basis data, Diagram E-R lebih mendalami prinsip entity, attribute, primary key, candidate key, relationship. Setiap entity dalam model menjadi file atau tabel dalam database. Setiap attribute menjadi
fields (kolom dalam database relational). Setiap relationship dalam model
menjadi Jalan Akses (Pathway Access) antar tabel dalam database. Beberapa simbol yang digunakan di E-R Diagram : a. Untuk menunjukkan entity
Gambar 2.6. Entityb. Untuk menunjukkan Relationship
d. Untuk menghubungkan simbol yang ada
Gambar 2.9. Penghubung simbolUntuk menunjukkan keterkaitan e.
Gambar 2.10. KeterkaitanRelationship memiliki tiga tipe. Tiap-tiap tipe menunjukkan jumlah
record dari setiap tabel yang dapat direlasikan ke record pada tabel lain.
Ketiga tipe tersebut adalah sebagai berikut: Derajat hubungan One-to-one (1:1) 1. Yaitu hubungan satu ke satu. Sebagai contoh adalah satu kode mempunyai satu produk yang spesifik. Relasi one-to-one tidak diwujudkan kedalam bentuk sebuah tabel tersendiri, melainkan atribut-atribut relasi akan ditambah pada salah satu entitas yang ada
Gambar 2.12. Relasi one-to-manyDerajat hubungan Many-to-Many (M:M) 3. Yaitu hubungan banyak ke banyak. Misalnya banyak order mempunyai banyak produk dan banyak produk memiliki banyak order. Relasi many-
to-many dapat diwujudkan dalam bentuk sebuah tabel baru.
Gambar 2.13. Relasi Many-to-Many2.3.4. Kamus Data
. Kamus data atau aliran data menunjukkan input data ke suatu proses atau ouput data dari suatu proses.
Kamus Data (KD) atau Data Dictionary (DD) atau disebut juga dengan istilah system data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan- kebutuhan informasi dari suatu sistem (Jogiyanto,1989). Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap.
Untuk membuat suatu kamus data, maka kamus data harus memuat hal-hal berikut ini: a. Nama arus data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
b. Alias
Bentuk data yang mengalir dapat berupa : 1) Dokumen dasar atau formulir.
2) Dokumen hasil cetakan komputer. 3) Laporan tercetak 4) Tampilan di layar monitor.
5) Variabel. 6) Parameter. 7) Field. Bentuk dari data ini perlu di catat di kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunaanya sewaktu perancangan sistem. Kamus data yang mencatat data yang mengalir dalam betuk dokumen dasar atau formulir akan digunakan untuk merancang bentuk
input sistem. Kamus data yang mencatat data-data yang mengalir dalam
bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan komputer akan digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan oleh sistem.
d. Arus data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan permintaan.persedian, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.
f. Periode Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu di catat di kamus data, karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus diselesaikan.
g. Volume Volume yang perlu dicatat di Kamus Data atau KD adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasi besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.
h. Struktur data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item-item data.
2.3.5. Flowchart
Flowcharting adalah teknik penyusunan instruksi dalam program komputer terstruktur dengan menggunakan gambar-gambar/simbol-simbol. Hasil pekerjaan flowcharting ini disebut dengan flowchart.
Berikut ini simbol diagram alur / flowchart: (Suryadi, Agus, 1997,8-11) Simbol untuk menyatakan MULAI (START) ataupun BERHENTI (STOP) atau SELESAI (END)
START END
KOTAK MASUKKAN, untuk membaca data yang kemudian diberikan harga suatu variabel
BACA X
Juga berfungsi untuk menanyakan/ meminta data untuk dijadikan harga suatu variabel
MASUKKAN A KOTAK KELUARAN, untuk mencetak (dan/ atau menyimpan) hasil / keluaran
CETAK X
Catatan : Banyak orang menggunakan kotak sebagai masukkan juga sebagai keluaran
CETAK X
KOTAK KEPUTUSAN, untuk memutuskan arah atau percabangan yang diambil sesui dengan kondisi yang saat itu terjadi, BENAR atau SALAH
A < 3 YA TIDAK
2.4. RAMALAN PENJUALAN
2.4.1. Pengertian Peramalan
Peramalan (forecasting) adalah seni dan ilmu untuk memperkirakan kejadian dimasa depan. Hal ini dapat dilakukan dengan melibatkan pengambilan data masa lalu dan menempatkannya ke masa yang akan datang dengan suatu bentuk model matematis. Bisa juga merupakan prediksi intuisi yang bersifat subjektif. Atau bisa juga dengan menggunakan kombinasi model matematis yang disesuaikan dengan pertimbangan yang baik dari seorang manajer (Hheizer & Render, 136 )
Pemilihan cara yang dipakai untuk pembuatan forecast penjualan dipengarui oleh berbagai faktor seperti : a. Sifat produk yang dijual
b. Metode distribusi yang tepat
c. Besarnya perusahaan dibanding dengan para pesaingnya
d. Data historis yang tersedia
2.4.2. Perlunya Peramalan Penjualan
Atas dasar peramalan penjualan produk perusahaan yang disusun manajemen,
2.4.3. Teknik Peramalan Penjualan
Forecasting adalah suatu cara untuk mengukur atau menaksir kondisi
bisnis dimasa mendatang. Pengukuran tersebut dapat dilakukan secara kuantitatif dan kualitatif. Pengukuran secara kuantitatif biasanya menggunakan metode
statistic dan matematika. Sedangkan pengukuran secara kualitatif biasanya
menggunakan pendapat (judgement). Penggunaan metode statistic saja kurang dapat dipercaya hasilnya, sebab banyak hal yang tidak dapat diukur secara kualitatif, seperti: perkembangan politik dan kebijaksanaan pemerintah. (Hheizer & Render,136)
Sebaliknya penggunaan pendapat juga dianggap kurang bijaksana dan justru banyak kelemahannya karena bersifat pribadi dan sukar dimengerti pihak lain
Peramalan kuantitatif dapat diterapkan apabila terdapat tiga syarat kondisi, sebagai berikut: (Adisaputro & Marwan,1990:148-150)
1. Tersedia informasi tentang kejadian masa lalu (data historis), 2. Informasi tersebut dapat dikuantitatifkan dalam bentuk data numerik.
3. Dapat diasumsikan bahwa beberapa aspek pola masa lalu akan terus
2. Forecast berdasarkan perhitungan statistic
a. Analisa Trend
1. Garis trend secara bebas
32 .
k2
Y
k1
Y
… …
. .
i2 .
Y
i1
Y
… …
. .
31 Y
2. Garis trend dengan metode setengah rata-rata
Penerapan garis tren dilakukan dengan cara
. .
22 .
21 Y
Y
. .
12 .
11 Y
Y
b. Analisa Korelasi 1 2 3 … i … k Jumlah Sampel (n)
b. Metode least square
a. Metode moment
3. Garis trend secara matematis
Y
2.5. THE LEAST SQUARES METHOD (JUMLAH KUADRAT TERKECIL )
Yang dimaksud Metode Least Square atau jumlah kuadrat terkecil adalah jumlah kuadrat penyimpangan nilai data terhadap garis trend terkecil /minimal Metode yang berdasar pada statistik dengan analisa time series, berlaku anggapan bahwa apa yang terjadi pada masa yang akan datang tidak terlepas dari apa yang terjadi pada masa lalu. Karena itu volume penjualan tahun depan dapat dihitung berdasarkan volume penjualan yang telah terjadi di tahun lalu
Di sini dicari hubungan antara faktor waktu dan volume penjualan yang pernah terjadi. Hubungan antara faktor-faktor tersebut digambarkan dalam persamaan
Y’ = a + bX
untuk memproyeksikan garis trend ini akan digunakan metode least square, dalam membuat ramalan penjualan Dimana : Y’ = Nilai Trend
X = Parameter pengganti waktu (tahun) a = Komponen yang tetap dari penjualan pada setiap tahun Metode least square dalam pengembangannya dibedakan 3 yaitu (Hadi,1983: 444-453)
1. Metode least square normal Dalam metode ini tahun pangkal diambil dari tahun yang terletak di urutan pertama
2
= n a + b Y = a + b
∑Y i ∑X i ∑X i i ∑X i ∑X i
dimana ∑Y = Jumlah data histories n = Jumlah tahun dari data histories yang ada
X = Parameter pengganti waktu (tahun) a = Komponen yang tetap dari penjualan pada setiap tahun b = Tingkat perkembangan penjualan tiap tahun
2. Metode least square jumlah data ganjil Jika jumlah tahun ganjil, tahun dasar diletakkan di tengah dengan diberi nilai 0 (nol). Tahun sebelumnya diberi nilai negative dengan pertambahan 1 (satu). Tahun sesudahnya dimulai dengan nilai +1 (positif) dan seterusnya dengan pertambahan nilai 1(satu) dengan nilai sesudahnya dimulai dengan nilai +1 (positif) dan seterusnya dengan pertambahan nilai 2 (dua) dengan nilai positif (…, -11, -9, -7, -5, -3, -1, 1, 3, 5, 7, 9, 11,…). (Budiyuwono,217)
Metode least square jumlah data ganjil maupun genap menggunakan rumus (Budiyuwono,1999: 216)
(I) ∑ Y i = n . a atau a = ∑ Y i n
2 (II) ∑ X i Y i = b . ∑X i atau b = ∑ X i Y i
2 ∑X i Dengan syarat ∑X = 0
dimana = Jumlah data histories
i
∑Y n = Jumlah tahun dari data histories yang ada X = Parameter pengganti waktu (tahun)
i
a = Komponen yang tetap dari penjualan pada setiap tahun b = Tingkat perkembangan penjualan tiap tahun
2.6. MENGHITUNG INDEKS MUSIM
2.6.1. Parameter Pengganti Waktu
- 1 0 +1 Untuk n = 4
2
n = 2 k + 1 2 k = n – 1 k = n – 1
1. Untuk n ganjil : Jarak antara 2 waktu diberi nilai satu satuan, diatas 0 diberi tanda positif ( + ) dan dibawahnya tanda negative ( - ) Misal : n = 5
4
, X
3
, X
, X
1
X
3
, X
2
, X
1
X
Menurut Supranto, 133 Untuk mengadakan perhitungan, maka diperlukan nilai tertentu pada variable waktu (X), sedemikian rupa sehingga jumlah nilai variable waktu = 0 Misalnya : Untuk n =3
- 3 -1 +1 +3 Pada umumnya yang diberi nilai 0, adalah variable waktu yang ditengah.
2 X k+1 = 0
2 X
5
,
4
, X
3
, X
2
, X
1
X
= 0
2 X 2,5
= 0
2 X
2. Untuk n genap : Jarak antara dua waktu diberi nilai dua satuan, diatas 0 diberi tanda positif ( + ) dan dibawahnya tanda negative ( - ) Misal : n = 4 Maka :
= 0
2 X 2 + (2+1)
= 0
k + (k+1)
X
2 = 2
2 = 4
k = n
2
= 0
k + (k+1)
n = 2 k 2 k k = n
- 3 -1 +1 +3
2.6.2. Trend (T)