BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang - Analisis Pengaruh Pendekatan Malcolm Baldrige Criteria For Performance Excellence Terhadap Kinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Perusahaan dan organisasi pada umumnya menginginkan kualitas terbaik bagi pelanggannya, baik itu dalam bisnis manufaktur ataupun jasa. Berbagai macam alat atau metode manajemen diadopsi untuk meningkatkan dan mempertahankan kualitas tersebut. Metode manajemen dari tahun ke tahun bukan hanya meningkat dari sisi jenis namun juga mengalami perbaikan yang cukup signifikan.
Jepang adalah negara pertama yang merevolusikan bisnis dengan konsep
Total Quality Management dengan siklus PDCA (Plan – Do – Check – Action)
dan kemudian diikuti oleh Motorola Corp. pada tahun 1991 memperkenalkan konsep Lean dan Six Sigma. Lean dan Six Sigma yang merupakan kombinasi dua alat terkait proses-proses perbaikan yang esensial. Lean berkaitan dengan peningkatan kecepatan proses dengan mengurangi pemborosan dan menghilangkan langkah yang tidak bernilai tambah. Sedangkan Six Sigma memperbaiki kinerja dengan fokus kepada aspek-aspek yang menyimpang di dalam proses-proses tersebut. Alat manajemen ini menggunakan metodologi DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve dan Control) untuk mendorong kegiatan agar dapat memberikan hasil terukur dan dapat dipertahankan.
Implementasi Lean dan Six Sigma menjadi masalah mengingat semakin kompleksnya kegiatan operasi di dalam perusahaan. Muncul kemudian Balanced
Scorecard dan Sistem Manajemen ISO (International Organization for Standarization ). Balanced Scorecard menyelaraskan strategi perusahaan ke dalam
empat perspektif utama, diantaranya finansial, proses internal, pelanggan dan pembelajaran pertumbuhan. Strategi perusahaan diturunkan menjadi KPI (Key
Performance Indicator ) dalam setiap perspektif, unit bisnis dan bahkan individu.
Balanced Scorecard bisa menghasilkan kinerja yang tinggi namun tidak
bisa membedakan apakah kinerja yang tinggi tersebut disebabkan oleh kualitas manajemen atau karena pasarnya yang masih baru dan mengalami pertumbuhan yang cepat. Kelemahan dari Balanced Scorecard lainnya juga adalah; penilaian
Balanced Scorecard sebuah perusahaan tidak bisa di bandingkan dengan perusahaan lain yang sejenis ataupun tidak.
Kemudian dalam perkembangan alat manajemen ini, ISO hadir mengisyaratkan adanya standarisasi proses yang harus dipatuhi dalam mengontrol kualitas. Sistem ISO mengarahkan bagaimana perusahaan secara konsisten memenuhi standar yang ditetapkan berdasarkan kebijakan dan prosedur-prosedur mutu dan audit mutu secara periodik. Belakangan masalah pun terjadi terkait dengan ISO diantaranya; Pertama, perusahaan yang memperoleh sertifikasi ISO harus di audit setiap tahun dengan pertimbangan kekonsistensian perusahaan dalam penerapan stadarisasi ini. Kedua, standar atau sistem kualitas yang ditetapkan untuk satu perusahaan bisa berbeda dengan perusahaan sejenis lainnya. Ketiga, banyak terjadi sertifikasi ISO yang diperoleh perusahaan hanya untuk bagian/unit bisnis tertentu saja dan bukan untuk seluruh bagian/unit bisnis perusahaan. Dengan kata lain, masih tetap sulit disimpulkan bahwa perusahaan yang telah meraih ISO memiliki kinerja yang unggul.
Kritik terhadap berbagai kelemahan beberapa metode atau alat manajemen tersebut sepertinya terjawab dengan adanya Malcolm Baldrige
Criteria for Performace Excellence (MBCfPE). Beberapa pengamat menilai
MBCfPE sangat berbeda, melengkapi dan menyempurnakan metode manajemen yang ada sebelumnya.
In 1987, a major step forward in quality management was made with the development of the Malcolm Baldrige Award. The integrated and aligned system model on which the award is based represented the first clearly defined and internationally recognized TQM model. The award was developed by the U. S. Department of Commerce to encourage companies to adopt the principles and practice of TQM and improve their competitiveness.(Borawski et al. 2008)
MBCfPE telah digunakan oleh ribuan perusahaan di Amerika Serikat sejak tahun 1987 dengan maksud untuk meningkatkan daya saing dan memperbaiki kinerja. Dalam lingkungan bisnis saat ini, MBCfPE sangat membantu organisasi dalam merespon inovasi yang cepat bergulir, memfokuskan diri pada kompetensi inti (Core Competencies), serta dalam menghadapi tantangan mengelola sumber dari luar organisasi (Outsourcing) dan manajemen rantai pasokan (Supply Chain Management).
MBCfPE terdiri atas tujuh kriteria yang dibangun untuk sebuah kinerja unggul, yaitu: kepemimpinan, perencanaan strategis, fokus kepada pelanggan dan pasar, ukuran – analisa - manajemen pengetahuan, fokus kepada tenaga kerja, fokus kepada operasi dan hasil bisnis.
Saat ini MBCfPE tidak hanya digunakan di Amerika Serikat saja tetapi telah diadopsi dan dijadikan basis di berbagai negara di dunia dalam bentuk
National Quality Award atau Self-Assesment di berbagai perusahaan. Tidak peduli apakah bisnis nya besar atau kecil, perusahaan jasa atau manufaktur, punya satu kantor atau punya banyak cabang di seluruh dunia, MBCfPE memberikan kerangka kerja yang berharga bagi perusahaan dalam perencanaan menghadapi berbagai lingkungan yang semakin menantang. MBCfPE digunakan dalam menilai kinerja dalam kisaran yang luas menyangkut indikator bisnis utama seperti: pelanggan, produk dan layanan, finansial, tenaga kerja dan operasional.
MBCfPE dapat membantu perusahaan menyelaraskan sumberdaya, memperbaiki komunikasi, produktivitas, efektivitas dan mencapai tujuan strategis.
PT Trakindo Utama sebagai sebuah perusahaan jasa dealer alat berat merek Caterpillar, dalam operasionalnya tidak jauh berbeda dengan paparan sebelumnya juga menerapkan beberapa metode manajemen kualitas antara lain;
Six Sigma dan Balanced Scorecard. Visi dari perusahaan ini adalah “To be the World-Class Provider of Caterpillar Equipment Solutions ” yang menjadi
semangat dari seluruh lini dalam operasi untuk mewujudkan dan mempertahankannya. Berdiri pada tahun 1970 dan dengan lebih dari lima puluh cabang dari Sumatera sampai Papua hingga saat ini tentunya sudah memberikan pengalaman yang cukup banyak bagi perusahaan untuk berkembang serta kesempatan untuk melakukan berbagai perbaikan.
Kinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan dari perhitungan Balanced
Scorecard pada tahun 2011 ditunjukkan pada Gambar 1.1 berikut:
Sumber: Trakindo Portal
Gambar 1.1 Kinerja PT Trakindo Utama Cabang MedanKinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan selama tahun 2011 berada pada poin 3.41 sehingga ada pada kategori Performer. Detail dan kontribusi dari masing masing perspektif terlihat pada scorecard di Gambar 1.2 dimana Financial
Perspective dan Learning & Growth sebagai kontributor terbesar.
Sumber: Trakindo Portal
Gambar 1.2 Scorecard PT Trakindo Utama Cabang Medan Walapun sudah menerapkan Balanced Scorecard, hal yang menjadi fenomena saat ini pada perusahaan pada umumnya, ketika berbicara tentang kinerja sebuah perusahaan yang menjadi fokus perhatian adalah dari sisi pencapaian penjualan (Kriteria Hasil Bisnis dalam MBCfPE). Setiap bulan pencapaian tersebut menjadi pelaporan yang diumumkan pada pertemuan bulanan perusahaan sebagai sebuah laporan kinerja. Pelaporan akhir tahun 2011 PT Trakindo Utama adalah sebagai berikut :Tabel 1.3 Pencapaian Penjualan Product Support PT Trakindo Utama Divisi Sumatera 20118 Jambi 30.004 31.749 -5.5%
SUMATERA 438.144 433.984 1.00%
13 Duri 15.111 22.540 -33.0%
12 Tanjung Enim 12.680 17.687 -28.3%
11 Pekanbaru 62.557 75.269 -16.9%
10 Bengkulu 9.640 11.210 -14.0%
9 Medan 58.005 62.340 -7.0%
7 Palembang 67.111 62.359 7.6%
No BRANCH YTD Dec 2011 Actual Budget Var
6 Bandar Lampung 30.649 26.325 16.4%
5 Prabumulih 31.723 27.926 13.6%
4 Padang 37.132 32.454 14.4%
3 Tanjung Pandan 13.861 11.419 21.4%
2 Aceh 13.635 10,346 31.8%
1 Pangkal Pinang 56.036 42.366 32.3%
Sumber: Trakindo Portal Dari Tabel 1.3 dapat dilihat pencapaian aktual penjualan dari masing-masing cabang di Divisi Sumatera PT Trakindo Utama, dibandingkan dengan budget yang sudah disepakati diawal tahun 2011. Terdapat tujuh cabang yang dapat memenuhi pencapaian dari budget nya dengan indikator variance lebih besar atau sama dengan nol persen (0%) yang bisa dikatakan performer atau memiliki kinerja bagus. Sementara itu enam cabang lainnya gagal memenuhi kategori
performer dengan nilai variance yang minus. Jumlah cabang performer dan non-
performer yang hampir seimbang tersebut menuntut aplikasi metode manajemen yang lebih baik perlu diterapkan terhadap masing-masing cabang dalam operasionalnya.
MBCfPE yang memandang sebuah pencapaian merupakan hasil integrasi dari beberapa kriteria tentunya melihat ini sebagai sebuah masalah, karena masing-masing kriteria punya peran yang harus berjalan seiring untuk sebuah hasil yang baik. Terlalu fokus pada pencapaian penjualan tanpa melihat laporan perkembangan hasil dari peningkatan sumber daya manusia dan dari kriteria lainnya adalah sebuah ketimpangan. Gambaran hasil pencapaian diatas tersebut tentunya juga belum bisa dikatakan mewakili kinerja perusahaan secara keseluruhan dan ada pada posisi tertinggi dalam level Malcolm Baldrige National
Quality Award yaitu “World Class Leader” seperti yang menjadi visi dari PT Trakindo Utama dalam bisnisnya.
Mengingat kelebihan dan kekurangan dari Six Sigma dan Balanced
Scorecard maka implementasi MBCfPE dirasa perlu untuk perusahaan ini guna
mengetahui kriteria apa yang perlu diperbaiki dalam perusahaan dan posisinya dalam dunia bisnis saat ini.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasar hal-hal yang telah dikemukakan diatas, maka masalah penelitian dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana level kinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan ditinjau dari penerapan Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence?
2. Bagaimana signifikansi pengaruh penerapan Malcolm Baldrige Criteria
for Performance Excellence terhadap kinerja PT Trakindo Utama
Cabang Medan?
3. Bagaimana signifikansi pengaruh kriteria kepemimpinan terhadap kinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan?
4. Bagaimana signifikansi pengaruh kriteria perencanaan strategis terhadap kinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan?
5. Bagaimana signifiikansi pengaruh kriteria fokus kepada pelanggan dan pasar terhadap kinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan?
6. Bagaimana signifikansi pengaruh kriteria ukuran, analisa dan manajemen pengetahuan terhadap kinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan?
7. Bagaimana signifikansi pengaruh kriteria fokus kepada tenaga kerja terhadap kinerja PT Trakindo Utama Cabang medan?
8. Bagaimana signifikansi pengaruh kriteria fokus kepada operasi terhadap kinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan?
1.3. Tujuan Penelitian
Sesuai dengan latar belakang dan rumusan masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengukur pencapaian kinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan
saat ini dengan menggunakan Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence .
2. Untuk mengetahui dan menganalisa signifikansi pengaruh Malcolm Baldrige
Criteria for Performance Excellence terhadap kinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan.
3. Untuk mengetahui dan menganalisa signifikansi pengaruh kriteria
kepemimpinan terhadap kinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan.
4. Untuk mengetahui dan menganalisa signifikansi pengaruh kriteria perencanaan
strategis terhadap kinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan.
5. Untuk mengetahui dan menganalisa signifikansi pengaruh kriteria fokus kepada
pelanggan dan pasar terhadap kinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan.
6. Untuk mengetahui dan menganalisa signifikansi pengaruh kriteria ukuran,
analisa dan manajemen pengetahuan terhadap kinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan.
7. Untuk mengetahui dan menganalisa signifikansi pengaruh kriteria fokus kepada
tenaga kerja terhadap kinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan.
8. Untuk mengetahui dan menganalisa signifikansi pengaruh kriteria fokus kepada
operasi terhadap kinerja PT Trakindo Utama Cabang Medan.1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat yang akan diperoleh dari penelitian ini adalah :
1. Bagi Perusahaan Penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan akan MBCfPE dan mengetahui sejauh mana perannya bagi PT Trakindo Utama Cabang Medan agar punya daya saing tinggi.
2. Bagi Program Studi Ilmu Manajemen Sebagai penambah khasanah penelitian bagi Program Studi Ilmu Manajemen, Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara
3. Bagi Peneliti Memberikan kontribusi terhadap pengembangan literatur penelitian MBCfPE terhadap organisasi atau perusahaan.
4. Bagi Peneliti Selanjutnya Dapat digunakan sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya sebagai bahan masukan dan pertimbangan.