Jenis dan Sumber data

  

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN

DALAM RANGKA MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN

PADA PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAOP 8

SURABAYA

  

Afifah Noor Fitriani, Tri Lestari, Arief Rahman

  Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya

  

ABSTRAK

  Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem informasi akuntansi penggajian dalam rangka meningkatkan pengendalian intern pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya.Metode yang digunakan penulis adalah metode analisis kualitatif deskriptif dengan cara wawancara, observasi dan dokumentasi. Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa adanya beberapa kelemahan-kelemahan dalam sistem informasi akuntansi penggajian pada perusahaan yang dapat menyebabkan pengendalian intern perusahaan menjadi lemah, yaitu 1) adanya perangkapan tugas terhadap fungsi keuangan yang bertugas sebagai pecatatan waktu hadir yang merangkap sebagai fungsi pembuatan daftar gaji pegawai, 2) proses pencatatan waktu yang hanya menggunakan

  

username dan kode password sehingga dapat terjadi manipulasi daftar presensi, 3)

  terjadi kesalahan dalam memasukkan data penggajian pegawai saat melakukan proses upload data penggajian ke software SAP.

  Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi Penggajian, Sistem Pengendalian Intern.

  ABSTRACT

  This research aims to determine payroll accounting information system in order

to improve internal control at PT Kereta Api Indonesia ( Persero ) Daop 8 Surabaya.

The method used is descriptive qualitative analysis method by interview, observation

and documentation. The results showed that there were some weaknesses in the payroll

accounting information system company that may cause the company’s internal control

is becoming weaker, namely 1) that a number of financial duties towards the function

served as timekeeper present that doubles as a generator function payroll, 2) the

process of recording time using only a username and a password code so it can happen

manipulation presence list, 3) there was an error in entering payroll data when the

employee payroll data upload process to SAP software.

  Keywords : Payroll Accounting Information Systems, Internal Control System.

  PENDAHULUAN

  Menghadapi era globalisasi, perekonomian Indonesia diharapkan dapat berkembang dengan pesat. Perkembangan dunia usaha ini akan mempengaruhi ruang lingkup aktivitas dalam organisasi. Dengan semakin luasnya aktivitas organisasi, maka permasalahan yang dihadapi oleh manajemen semakin kompleks. Hal ini menyebabkan pimpinan melimpahkan sebagian wewenangnya kepada bawahan, namun tanggung jawab akhir tetap berada pada pimpinan.

  Hal penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah faktor manusia. Sumber daya manusia dalam suatu perusahaan menurut Hariandja (2002) merupakan salah satu faktor penting bagi kelangsungan hidup dan kemajuan organisasi, karena dapat secara langsung mempengaruhi kinerja organisasi itu sendiri. Hal ini menuntut organisasi untuk lebih memperhatikan sumber daya manusia yang berkualitas salah satu caranya adalah dengan memberikan balas jasa yang berupa pembayaran gaji dan upah secara memadai kepada karyawannya sebagai bentuk penghargaan atas prestasi kerja yang diberikan kepada organisasi agar pegawai tersebut dapat bekerja dengan tenang, penuh semangat dan disiplin sehingga mereka dapat memberikan kontribusi yang maksimal kepada organisasi.

  Mengingat perannya yang penting dalam meningkatkan produktivitas pegawai, maka gaji dan upah yang diberikan harus ditata dalam suatu Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang memadai. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang baik akan diperlukan perusahaan, karena bisa mengurangi kemungkinan terjadinya kekeliruan, penyelewengan, dan kecurangan yang dapat merugikan karyawan atau perusahaan.

  Sistem akuntansi yang baik dapat memperlihatkan prosedur urutan kegiatan sehingga secara otomatis pengawasan telah berjalan. Bila ada kejanggalan didalam kegiatan operasi perusahaan, maka akan mudah ditelusuri kembali sehingga dapat mengetahui timbulnya masalah dan manajemen perusahaan dapat mengambil keputusan serta langkah-langkah apa yang akan dilakukan guna mengatasi masalah tersebut. Dengan demikian terjadi hubungan yang erat antara sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dengan pengendalian intern dalam perusahaan termasuk pengendalian intern penggajian.

  PT. Kereta Api Indonesia (Persero) atau dapat di singkat KAI atau juga PT. KAI merupakan salah satu badan usaha milik negara yang bergerak dibidang jasa yaitu memberikan pelayanan transportasi kepada masyarakat. Sebagai salah satu perusahaan yang bertujuan untuk mengutamakan pelayanan terhadap masyarakat, sudah tentu PT. KAI Daop 8 Surabaya memiliki banyak tenaga kerja dengan berbagai bagian yang berbeda. Salah satu masalah yang pasti dihadapi oleh perusahaan adalah masalah penggajian. Sehingga demi mengurangi resiko terjadinya kesalahan dalam menetapkan gaji yang seharusnya diberikan, maka PT. KAI Daop 8 Surabaya telah menetapkan sistem penggajian yang sudah terkomputerisasi, dimana sistem tersebut didukung oleh prosedur-prosedur dengan tujuan untuk memperoleh informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan.

  Dengan adanya pengembangan sistem informasi tersebut di PT. KAI (Persero) telah memberikan kemudahan bagi pihak perusahaan dalam menghadapi masalah- masalah yang mungkin terjadi pada proses penggajian tersebut dilakukan. Terutama, bagi pihak manajer yang secara individual tidak mungkin dapat secara langsung mengawasi seluruh jalannya aktifitas penggajian. Sehingga, dengan adanya penerapan sistem informasi diharapkan dapat menciptakan suatu prosedur dan metode serta cara yang baik demi terlaksana suatu struktur pengendalian intern yang baik.

  Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis sistem informasi akuntansi penggajian dalam rangka meningkatkan pengendalian intern pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya.

  METODE PENELITIAN Pendekatan Penelitian

  Penelitian ini menggunakan pendekatan penelitian kualitatif. Menurut Bodgan dan Taylor yang dikutip Moleong (2011;4) penelitian kualitatif adalah prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati.

  Jenis dan Sumber data 1.

  Data Primer (Primary Data) Merupakan data yang dikumpulkan oleh peneliti dengan cara langsung dari sumbernya. Data primer yang diperoleh penulis antara lain : a.

  Hasil observasi penulis terhadap PT. KAI (Persero).

  b.

  Hasil wawancara dengan pihak-pihak terkait khususnya mengenai sistem dan prosedur penggajian.

2. Data Sekunder (Secondary Data)

  Merupakan data yang diperoleh tidak langsung dari sumbernya. Data sekunder dapat berupa bukti, dokumen, catatan ataupun bukti historis baik yang dipublikasikan maupun yang tidak dipublikasikan, serta literatur ilmiah yang berhubungan dengan sistem akuntansi penggajian.

  Teknik Pengumpulan Data

  Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

  1. Teknik Wawancara Ialah proses komunikasi dengan cara tanya jawab dengan subjek yang akan diteliti.

  2. Teknik Observasi Yaitu teknik pengumpulan data dimana peneliti melakukan pengamatan langsung terhadap objek yang akan diteliti.

  3. Teknik Dokumentasi Yaitu teknik pengumpulan data yang didapat melalui proses wawancara dan observasi.

  4. Study Kepustakaan Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara membaca, mempelajari literatur- literatur berupa buku-buku, catatan kuliah dan sumber bacaan lain berupa tulisan-tulisan ilmiah lainnya yang berhubungan dengan objek yang akan diteliti.

  Teknik Analisis Data

  Untuk menganalisis data yang telah terkumpul, penulis membandingkan antara teori dengan implementasinya pada perusahaan. Adapun teknik analisis data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah : 1.

  Mengidentifikasi dan menganalisis data mengenai sistem informasi akuntansi penggajian, seperti struktur organisasi, alur sistem penggajian dan dokumen- dokumen terkait dengan sistem informasi akuntansi penggajian yang ada pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya melalui observasi langsung pada perusahaan dan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait pada sistem penggajian seperti yang telah diuraikan sebelumnya.

  2. Menganalisis kualitatif deskriptif sistem informasi akuntansi penggajian yang terkomputerisasi yang ada pada PT. KAI (Persero) Daop 8 Surabaya dengan melihat apakah segala tahap dalam sistem ini berjalan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan teori pendukung, serta melihat proses pelaksanaan sistem informasi akuntansi penggajian dan prosedur penggajian.

  3. Menganalisis kelemahan sistem informasi akuntansi penggajian yang ada pada PT. KAI (Persero) Daop 8 Surabaya, serta mengevaluasi dari teori sistem akuntansi penggajian dan mencari solusi terbaik yang dapat disarankan kepada perusahaan agar pelaksanaan penggajian dan sistemnya secara keseluruhan memadai.

  4. Menganalisis rekomendasi solusi terhadap hasil penelitian terhadap hasil penelitian berdasarkan kelemahan sistem informasi akuntansi penggajian yang ada pada PT. KAI (Persero) Daop 8 Surabaya.

  5. Memberikan kesimpulan dan saran untuk perusahaan setelah melakukan rekomendasi solusi yang ada pada PT. KAI (Persero) Daop 8 Surabaya.

  HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Diskripsi Objek Penelitian

  PT Kereta Api Indonesia (Persero) yang selanjutnya disingkat sebagai KAI atau “Perseroan” adalah Badan Usaha Milik Negara yang menyediakan, mengatur, dan mengurus jasa angkutan kereta api di Indonesia. KAI didirikan sesuai dengan akta tanggal 1 Juni 1999 No. 2, yang dibuat di hadapan Imas Fatimah, S.H., Sp.N., Notaris di Jakarta, dan kemudian diperbaiki kembali sesuai dengan akta tanggal 13 September 1999 No. 14. Akta pendirian tersebut telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia melalui Surat Keputusan tanggal 1 Oktober 1999 No.

  C-17171 HT.01.01.TH.99 dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia tanggal 14 Januari 2000 No. 4 Tambahan No. 240/2000.

  Babak baru pengelolaan KAI dimulai ketika PJKA diubah menjadi Perusahaan Umum Kereta Api (Perumka) berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 57 Tahun 1990. Dengan status barunya sebagai perusahaan umum, Perumka berupaya untuk mendapatkan laba dari jasa yang disediakannya. Untuk jasa layanan penumpang, Perumka menawarkan tiga kelas layanan, yaitu kelas eksekutif, bisnis, dan ekonomi. Untuk mendorong Perumka menjadi perusahaan bisnis jasa, pada tanggal 3 Februari 1998 pemerintah menetapkan pengalihan bentuk Perusahaan Umum (Perum) Kereta Api menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 1998. Dengan status barunya, KAI beroperasi sebagai lembaga bisnis yang berorientasi laba. Untuk tetap menjalankan sebagian misinya sebagai organisasi pelayanan publik, pemerintah menyediakan dana Public Service Obligation (PSO).

  Hasil Penelitian

  PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya telah menggunakan System

  

Application and Product (SAP) yaitu sebuah package software ERP yang

  dikembangkan untuk mendukung sebuah organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. Salah satu SAP yang digunakan dan terkait dengan penggajian adalah SAP Payroll yaitu sistem yang menghitung proses penggajian pegawai yang terintegritas dengan aplikasi SAP HR (Human Resources

  

Management ). Penggajian Pegawai dilakukan pada tanggal 25 bulan berjalan melalui

rekening bank masing-masing pegawai.

1. Analisis Prosedur Penggajian PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya Analisis Prosedur Pencatatan Waktu Hadir (Absensi)

  Pencatatan waktu hadir (absensi) pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya dilakukan secara online dengan menggunakan aplikasi e-Office. Prosedur pencatatan waktu dengan aplikasi e-Office hanya perlu memasukkan

  username dan kode password pegawai masing-masing, tidak menutup

  kemungkinan hal ini menyebabkan pegawai masih bisa melakukan proses absensi yang di kerjakan oleh pegawai lain (penitipan absensi).

  Analisis Prosedur Pembuatan Daftar Gaji

  Pembuatan daftar gaji pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya dilakukan oleh bagian SDM. Fungsi SDM itu sendiri membuat daftar gaji. Data yang dipakai sebagai pembuatan daftar gaji pegawai adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan pegawai, kenaikan jabatan, pemberhentian pegawai, penurunan pegawai, daftar gaji bulan sebelumnya. Kegiatan yang dilakukan dalam pembuatan daftar gaji pegawai antara lain seperti mengumpulkan waktu kehadiran yang dapat diperoleh dari pencatatan waktu hadir yang telah dilakukan secara online dan menghitung gaji yang harus dibayarkan kepada masing-masing pegawai.

  Analisis Prosedur Pembayaran Gaji

  PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya dalam melaksanakan gaji dan tunjangan tentunya sangat diperlukan ketelitian dan kecermatan dimulai dari pengisian data sampai kepada proses perhitungan. Hal ini dimaksudkan agar besarnya jumlah gaji yang akan diterima pegawai sesuai dengan apa yang harus diterima oleh setiap pegawai berdasarkan produktivitas yang diberikan oleh pegawai tersebut. Dalam prosedur pembayaran gaji melalui SAP terdapat kendala yang dialami oleh bagian SDM yaitu terdapat kesalahan dalam memasukan data pegawai misalnya salah memasukan nomor induk pegawai yang mengakibatkan terjadinya gagal upload dalam program system application and product (SAP), dan mengakibatkan proses pembuatan gaji terhambat.

2. Analisis Pengendalian Intern Dalam Sistem Akuntansi Penggajian Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya Analisis Struktur Organisasi

  Struktur organisasi yang baik dalam perusahaan adalah struktur organisasi yang memisahkan antara tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap bagian organisasi. Pemisahan tugas yang jelas pada masing-masing bagian akan mempermudah pekerjaan, sehingga pegawai dapat bekerja sesuai dengan kedudukannya. Namun pengendalian intern sistem informasi akuntansi penggajian pada struktur organisasi PT Kereta Api Indonesia (Persero) daop 8 Surabaya memiliki fungsi dan bagian- bagian yang belum terpisah dengan baik. Hal ini ditunjukkan dengan perangkapan tugas pada bagian Keuangan, dimana fungsi Keuangan sebagai fungsi pencatat waktu hadir merangkap sebagai pembuat daftar gaji. Perangkapan tugas tersebut dapat mengakibatkan terjadinya kecurangan dalam perhitungan gaji sehingga pemberian gaji tidak sesuai dengan kinerja pegawai. Dalam sistem pengendalian yang baik fungsi pembuat daftar gaji harus terpisah dari fungsi pencatat waktu.

  Analisis Sistem Otorisasi

  Sistem wewenang dalam suatu organisasi merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap kegiatan yang terjadi dan untuk menghindari tindak kecurangan yang mungkin bisa terjadi.

  Presensi sebagai dasar bagi perusahaan untuk menentukan besarnya gaji pegawai. Presensi dengan aplikasi e-Office yang digunakan perusahaan kurang efisien, dikarenakan proses absensinya hanya menggunakan username dan kode

  password pegawai sehingga dapat terjadi proses penitipan absen dengan

  memberikan username dan kode password-nya ke pada sesama pegawai pada waktu pegawai yang bersangkutan belum datang bekerja.

  Analisis Prosedur Pencatatan

  Setiap ada perubahan yang terjadi dalam pencatatan pendapatan pegawai direkonsiliasi dengan daftar gaji pegawai. Catatan pendapatan pegawai pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 surabaya dibuat oleh bagian layanan SDM untuk mengumpulkan semua pendapatan yang diperoleh masing-masing pegawai. Dokumen yang merupakan sumber pencatatan kedalam catatan penghasilan pegawai adalah daftar gaji. Oleh karena itu untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam catatan pengendalian intern mewajibkan diadakannya rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam data pendapatan pegawai dengan daftar gaji.

  Analisis Praktik Yang Sehat

  Praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi unit organisasi bertujuan agar pelaksanaan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan seperti, pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenarannya dan ketelitian perhitungannya oleh bagian Keuangan sebelum dilakukan proses pemasukan data gaji ke SAP Payroll oleh bagian Unit SDM.

  Interprestasi Kelemahan a.

  Adanya perangkapan tugas pada bagian pencatat waktu hadir merangkap sebagai pembuat daftar gaji. b.

  Presensi dengan aplikasi e-Office yang hanya memasukkan username dan kode

  password tidak menutup kemungkinan hal tersebut menyebabkan pegawai masih

  bisa melakukan proses absensi yang di kerjakan oleh pegawai lain (penitipan absensi).

  c.

  Saat akan melakukan pemostingan data penggajian melalui sistem SAP terjadi kesalahan dalam memasukan data pegawai misalnya salah memasukan nomor induk pegawai yang mengakibatkan terjadinya gagal upload dalam program

  system application and product (SAP), sehingga mengakibatkan proses pembuatan gaji terhambat.

  Solusi a.

  Peneliti mengusulkan adanya pemisahan tugas antara fungsi pencatat waktu hadir dengan fungsi pembuat daftar gaji.

  b.

  Peneliti mengusulkan adanya pembaharuan sistem finger print yang saat ini banyak digunakan oleh perusahaan besar dan bisa memungkinkan tidak akan terjadinya proses titip absen dan menghindari kecurangan jam kerja.

  c.

  Peneliti mengusulkan sebelum meng-upload data ke dalam program system (SAP) sebaiknya dilakukan pengecekkan atas

  application and product kelengkapan atau kebenaran dari data-data yang akan dimasukan.

  SIMPULAN

  Berdasarkan hasil penelitian pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya terkait dengan sistem informasi akuntansi penggajian dalam rangka meningkatkan pengendalian intern, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1.

  Secara garis besar, Sistem Informasi Akuntansi dalam prosedur penggajian yang dijalankan oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya telah berjalan dengan baik, yaitu sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan.

2. Sistem Informasi Akuntansi yang digunakan oleh PT. Kereta Api Indonesia

  (Persero) Daop 8 Surabaya adalah berbasis komputer, yaitu dengan menggunakan System Application and Product (SAP) Payroll yang telah diberlakukan sejak 1 Juni 2013 lalu.

3. Berdasarkan dari hasil penelitian terdapat kelemahan-kelemahan dalam sistem dan proses penggajian pada PT kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya.

  Hal ini dapat menyebabkan pengendalian intern yang diterapkan menjadi lemah, ini dapat di nilai dari : a)

  Terdapat perangkapan fungsi keuangan yang bertugas sebagai pecatatan waktu hadir merangkap sebagai fungsi pembuatan daftar gaji pegawai.

  b) Kondisi presensi yang hanya menggunakan username dan kode password tidak menutup kemungkinan terjadi manipulasi daftar presensi.

  c) Pada saat pemostingan data melalui sistem SAP terjadi kesalahan dalam memasukkan data penggajian yang dilakukan oleh bagian Unit SDM sehingga memperlambat proses upload data penggajian pegawai ke sistem SAP.

  SARAN

  Berdasarkan pembahasan dan kesimpulan, maka peneliti dapat memberikan saran atau rekomendasi tentang perbaikan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya. Berikut saran atau rekomendasi peneliti :

  1. Memperbaiki struktur organisasi yang ada dalam perusahaan dengan melakukan pemisahaan tugas yang jelas antara fungsi pencatat waktu hadir dan fungsi pembuat daftar gaji.

  2. Mengganti proses pencatatan waktu yang menggunakan aplikasi e-Office dengan menggunakan mesin finger print (sidik jari) sehingga meminimalisir kecurangan dalam proses presensi.

  3. sebelum proses upload data ke dalam program system application and product

  (SAP) sebaiknya dilakukan pengecekkan atas kelengkapan atau kebenaran dari data-data yang akan dimasukan.

DAFTAR PUSTAKA

  Hariandja, M. T. E 2002. Retrived Februari 25, 2016. From humancapitaljournal.com/pengertian-sumber-daya-manusia/ Hery 2012, Sistem Informasi Akuntansi, Bumi Aksara, Jakarta. Krismiaji 2015, Sistem Informasi Akuntansi, Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN, Yogyakarta. Mardi 2014, Sistem Informasi Akuntansi, Ghalia Indonesia, Bogor. Mulyadi 2016, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi dan Kanaka Puradiredja 2004, Pemeriksaan Akuntansi, Edisi Keenam, Cetakan Pertama, Jakarta: Salemba Empat. Moelong, Lexy J 2011, Metodologi Penelitian Kualitatif, Rosdakarya, Bandung. Narko 2004, Sistem Pengendalian Manajemen, Yogyakarta: Grasindo. Romey, Marshall B dan Staibart, Paul John 2004, Sistem Informasi Akuntansi, jilid I, Edisi Kesembilan, Jakarta: Salemba Empat. Sujarweni, V. Wiratna 2015, Sistem Akuntansi, Pustaka Baru Press, Yogyakarta. Suwarjono 2005, Teori Akuntansi, Yogyakarta: BPFE. Warren dkk 2005, Prinsip-prinsip Akuntansi, Edisi Kedua Puluh Satu, Jakarta: Airlangga.