RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SPBU DAN UPAH KARYAWAN Agung Koes I
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
ADMINISTRASI SPBU DAN UPAH KARYAWAN
Agung Koes I
1
, Rahajeng R2 STMIK AUB Surakarta
ABSTRACT
Utilization of information technology is very useful in helping management and payroll
administration transaction data at the outlet as at the pump level is very high transaction if only done
manually it is very vulnerable to the occurrence of fraud because reporting systems rely on a human matter.
The purpose of administrative information systems made this gas station is to generate the output / report
transactions quickly and accurately to avoid cheating recaps every shift. Information Systems Administration
and the gas station employee wages made by the keel Microsoft Visual Basic .NET 2005 and SQL Server
2000 database. The results of the study are expected to provide an information system that helps minimize
human error at the outlet in terms of output / administrative reports, thereby reducing the level of corruption.
Keywords : Information Systems Administration, SPBU
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi yang sangat dinamis telah melahirkan manfaat yang sangat luas. Dan tanpa kita sadari telah mempengaruhi kehidupan kita sehari-hari Kelebihan dari Sistem Informasi yaitu dapat mengolah data dengan volume besar dan tidak kenal lelah, juga efisien dalam pengope-rasiannya. Asas efisien diperlukan sebagai upaya untuk meringankan usaha manusia didalam mencapai tujuan organisasi agar lebih cepat dan mudah. Berbicara mengenai efisiensi sebenarnya tidak hanya penghematan didalam penggunaan tenaga, namun juga menyangkut penghematan di dalam penggunaan pikiran, waktu, ruang, dan benda. Cara-cara bekerja secara efisien tersebut misalnya dengan mengusahakan alat bantu seperti halnya komputer untuk melengkapi serta menunjang sarana aktifitas di dalam suatu instansi maupun bidang usaha. Begitu halnya di lingkungan usaha SPBU ( Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) yang melayani pengisian bahan bakar premium, solar, dan pertamax berharap proses pengolahan laporannya dapat memanfaatkan teknologi komputerisasi. Karena selama ini yang penulis lihat dan sudah langsung survey ke lokasi bahwa dalam penyusunan laporan / rekapan tiap hari tiap shifnya masih menggunakan sistem yang manual. Dengan adanya sistem yang menual ini rentan sekali terjadinya penyalahgunaan pelaporan kepada mandor / manager atau biasa disebut kecurangan dengan memanipulasi data, istilah kerennya sekarang adalah korupsi, yang bisa menyebabkan kerugian terhadap pemilik SPBU. Dari survey yang sudah dilakukan dilapangan dan sudah terjadi adalah penyelewengan pelaporan dalam perhitungan penjualan dalam meteran di dispenser per teller nya di setiap shift dan kecurangan ini merugikan pihak pemilik SPBU hingga puluhan juta rupiah. Semua transaksi penjualan tiap-tiap dispenser per teller dicatat secara manual dalam beberapa kertas per shiftnya yang dilakukan seorang kepala regu kemudian dilaporkan transaksi tersebut ke mandor / manager. Jadi jika SPBU tersebut buka 24 jam maka dalam sehari akan terjadi laporan pencatatan secara manual sebanyak 3 kali beserta absensi karyawan yang masuk digunakan untuk menghitung upah / gaji karyawan nantinya. Menurut survey dilapangan tingkat transaksi di SPBU tergolong tinggi tapi masih dilakukan secara manual. Sewaktu pemilik meminta laporan penjualan / omzet perminggu atau perbualan serta keuntungan bagi pemilik itu sendiri data yang disajikan begitu lama, karena mandor / manager harus merekap transaksi tersebut secara manual. Dan juga masalah penggajian kepada karyawan juga dilakukan secara manual, jika karyawan ada yang tidak masuk akan diketahui secara manual untuk potongan
- – potongan begitu juga jika ada karyawan yang lembur. Dengan permasalahan – permasalahan ini menimbulkan suatu gagasan / ide untuk membantu mengatasi masalah bagi pengusaha SPBU agar usahanya tidak dirugikan / uangnya tidak digelapkan, maka diperlukan suatu
1.1 Tujuan Penelitian
Menurut Al Fatta, Hanif (2007:9) Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya, sedangkan menurut Jogiyanto (2005:17) sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan
Seperti diperoleh dari membaca literatur, buku-buku, artikel dan website.
b. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung dari obyek penelitian.
Data primer yaitu data yang diperoleh secara langsung dari obyek penelitian. Data primer yang diperoleh diantaranya berupa jadwal kerja karyawan terbagi menjadi 3 shift selama 24 jam, jumlah dispenser dan teller untuk pengisi bahan bakarnya, jenis bahan bakar premium dan solar.
Jenis data dan sumber data yang dipakai dalam penulisan laporan ini yaitu : a. Data Primer
3.2 Jenis dan Sumber Data
Untuk obyek penelitian dilakukan dilingkungan spbu dan spbu yang dijadikan tempat penelitian adalah spbu jalan raya boyolali – klaten.
3.1 Obyek Penelitian
III. METODE PENELITIAN
Stasiun Pengisian Bahan Bakar adalah tempat di mana kendaraan bermotor bisa memperoleh bahan bakar di Indoensia Stasiun Pengisian Bahan Bakar dikenal dengan nama SPBU (singkatan dari Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum). Namun, masyarakat juga memiliki sebutan lagi bagi SPBU. Misalnya di kebanyakan daerah, SPBU disebut Pom Bensin yang adalah singkatan dari Pompa Bensin.(http://id.wikipedia.org/wiki/Stasiun_p engisian_bahan_bakar)
2.4 Definisi SPBU
2.3 Definisi Sistem Informasi
Sesuai dengan rumusan masalah, penelitian ini bertujuan untuk: a. Membangun sistem informasi administrasi
243).
Informasi adalah data yang telah di oleh menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang (Aji Supriyanto, 2005 :
2.2 Definisi Informasi
Sistem adalah kumpulan elemen, komponen atau subsistem yang saling berintegrasi dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi setiap sistem memiliki subsistem- subsistem, dan subsistem terdiri dari komponen-komponen dan elemen-elemen (Aji Supriyanto, 2005 : 238).
2.1 Definisi Sistem
b. Dengan adanya sistem informasi spbu ini memudahkan pihak spbu dalam mengontrol arus penjualan bbm dengan lebih terukur dan menghindari dapat meminimalisasi tindakan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan serta dapat mengontrol pengeluaran dan upah karyawan karena semua telah tersistem dengan baik.
Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna untuk : a. Memberikan wawasan yang lebih jelas tentang sistem administrasi penjualan di lingkungan spbu mengenai prosentase pendapatan dan pengeluaran BBM serta penanganan masalah upah karyawan.
1.2. Manfaat Penelitian
c. Memudahkan pemantauan kinerja karyawan karena sistem telah mencatat absensi karyawan tiap hari dan juga menghindari kecurangan – kecurangan rekapan yang selama ini terjadi.
b. Meminimalisasi human error / kesalahan yang dilakukan manusia dalam hal pencatatan dan penghitungan transaksi administrasi di lingkungan SPBU.
SPBU untuk menghasilkan output / laporan transaksi yang cepat dan akurat.
II. TINJAUAN PUSTAKA
3.3. Teknik Pengumpulan Data
Teknik yang digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan observasi, wawancara dan dokumentasi.
a. Observasi Observasi adalah teknik pengumpulan data melalui pengamatan secara langsung pada objek penelitian. Teknik ini merupakan teknik pengumpulan data yang efektif untuk mempelajari suatu sistem. Dengan teknik ini maka data yang didapat mempunyai nilai yang tinggi, karena penulis secara langsung melihat apa yang sedang dikerjakan. Penulis mendatangi langsung tempat yang dijadikan penelitian dalam hal ini adalah SPBU. Dengan menanyakan sistem kinerja dilingkungan SPBU selama ini, tentang pengolahan administrasi untuk transaksi penjualan bahan bakar minyak (bbm) dilingkungan SPBU. Serta menanyakan tentang sistem upah karyawan atau penggajian di lingkungan SPBU beserta data-data yang diperlukan untuk keperluan penulis.
b. Studi Pustaka Studi Pustaka merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan cara membaca atau mempelajari buku-buku referensi yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas guna memperoleh landasan teori untuk keperluan menganalisis data.
Beberpa buku yang digunakan adalah buku yang berhubungan dengan Konsep Dasar Sistem Informasi. Buku yang berhubungan dengan Konsep Dasar Database, Diagram Arus Data, Bagan Alir (Flowchart). Buku yang berhubungan dengan Visual Basic .Net 2005.
c. Wawancara Wawancara adalah teknik yang digunakan Penulis dalam memperoleh data dengan jalan tatap muka dan mengadakan tanya jawab secara langsung kepada beberapa orang yang berhubungan dengan penelitian ini. Teknik ini penulis gunakan untuk mendapatkan data-data yang belum penulis dapatkan melalui Observasi dan Studi Pustaka dan untuk menambah keyakinan akan kebenaran data yang penulis dapatkan dengan cara Observasi dan Studi Pustaka. Penulis langsung mengadakan tanya jawab dengan mandor / manager SPBU mengenai sistem administrasi pencatatan transaksi penjualan SPBU, pencatatan penggajian / upah karyawan, jatah keamanan dan stok BBM Mengadakan tanya jawab dengan kepala regu masing-masing shift untuk sistem kerja dan absensi setiap karyawan anak buahnya. Mengadakan tanya jawab dengan petugas pengisian di masing-masing teller untuk pencatatan transaksi perhitungan untuk laporan akhir setiap pergantian shift.
3.4. Analisis Sistem
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian- bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan- perbaikannya.
a. Identify Identify yaitu tahap mengidentifikasi pada
permasalahan yang ada. Adapun permasalahan yang ada dalam hal transportasi adalah pencatatan pelaporan penjualan per shift dilakukan secara manual dengan menulis di kertas laporan serta absensi karyawan yang dilakukan secara manual juga.
b. Understand Understand yaitu memahami kerja dari
sistem yang ada. Adapun sistem yang telah ada yaitu dengan menggunakan microsoft excel sebagai alat bantu perhitungan pelaporan penjualan per shiftnya dan pencatatan absensi dan pengupahan karyawan, dalam hal ini masih sangat minim sekali dalam hal laporan spesifik yang diinginkan.
c. Analyze
Analyze yaitu menganalisis sistem yang
telah ada dengan cara mencari kekurangan dari sistem tersebut. Dengan hanya mengandalkan bantuan dari program excel sistem pencarian data secara cepat masih dibutuhkan waktu dan dalam segi interface / tampilan masih belum begitu mudah dipahami. Sehingga diperlukan suatu sistem untuk membantu kinerja administrasi spbu dalam mengelola masalah keuangan, absensi dan pengupahan karyawan.
d. Report
Report yaitu membuat laporan hasil analisis. Selanjutnya disimpan dalam berkas data Pemecahan dari masalah diatas adalah produk.
dengan cara membuat suatu sistem informasi administrasi dilingkungan spbu yang nantinya berguna untuk mengontrol
b. Flowchart Sistem master produk
sistem penjualan per harinya, pengeluaran yang bisa dikontrol dengan baik, Data customer pendapatan / omset dari penjualan bahan bakar minyak lebih mudah dikontrol dan dilihat perharinya, sistem absensi karyawan Customer.m bisa terkontrol dengan baik dan terperinci,
Keyboard db
serta perhitungan upah dan bonus untuk karyawan dapat dilakukan dengan sistem Pengolahan ini. Data customer
3.5. Desain Sistem
Desain sistem adalah tahap setelah analisis Data customer sistem dari siklus pengembangan sistem yang meliputi pendefinisian dari kebutuhan- kebutuhan fungsional, persiapan untuk rancang
Gambar 2 Flowchart master data customer.
bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang dapat
c.. Flowchart Sistem master data keamanan
berupa penggambaran, perancangan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari
Data keamanan
beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Termasuk menyangkut dan mengkonfigurasi dari
Keyboard
komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
3.5.1 Flowchart Sistem Pengolahan Data Keamanan.mdb Flowchart merupakan sebuah gambaran untuk keamanan
melihat alur program didalam sistem. Dalam sistem ini terdapat beberapa flowchart agar pengguna dapat mengerti alur dari sistem.
Data keamanan
Berikut ini flowchart sistem untuk Sistem Informasi Administrasi SPBU dan upah karyawan :
Gambar 3 Flowchart master data keamanan.
a. Flowchart Sistem master produk Data produk Flowchart sistem data keamanan menjelaskan
dari proses memasukkan data kemanan dan Keyboard Product.mdf diinput melalui keyboard dan disimpan pada tabel keamanan. Selanjutnya disimpan dalam Pengolahan berkas data keamanan. Data produk
3.5.2. Perancangan Diagram Aliran Data
Diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian Data produk sistem ke modul yang lebih kecil. Simbol pengolahan digunakan untuk menunjukkan tempat-tempat dalam sistem informasi yang Gambar 1 Flowchart master data produk. mengolah data yang diterima menjadi data yang mengalir keluar.
Flowchart sistem master produk menjelaskan
Salah satu keuntungan menggunakan diagram dari proses memasukkan data produk melalui aliran data adalah memudahkan pemakai atau keyboard dan disimpan pada tabel product.
user yang kurang menguasai dibidang komputer untuk meng ngerti sistem yang akan dikerjakan. Diagram al aliran data pada Sistem Informasi administrasi si SPBU ini terdiri dari Diagram Konteks,
Gambar 5 Diag iagram Arus Data Level 0 Diagram Arus Data ata Level 0 Sistem informasi administrasi SPBU U dan upah karyawan dapat dijelaskan sebagai b i berikut. Proses yang terjadi pada sistem informa masi ini yang pertama adalah
admin memasukkan an data pembelian, penjualan
dan menghasilkan po n posisi stok yang kemudian disimpan dalam m database . Operator memasukan data pro produk, keamanan, customer, margin, pph yang k ng kemudian disimpan dalam database. Setela elah pengolahan data menghasilkan lapor poran penjualan, pembelian, produk, stok dan dan kuota keamanan yang dilaporkan kepada pe da pemilik.
3.6 Desain Antar M r Muka
Gambar 4 Dia iagram Konteks Desain Antar Muk uka merupakan komunikasi antara pemakai da dan komputer agar mudah
Diagram konteks di at atas dapat dilihat bahwa
admin menginput data data karyawan, penggajian berkomunikasi. Desain D antar muka ini
digunakan untuk m merancang tampilan layar karyawan, pembelian n produk, memperoleh pada komputer ata atau tampilan antar muka informasi data karyawa wan, penggajian dan data pembelian. Operator or menginputkan data Sistem Informasi i Administrasi SPBU dan Upah Karyawan. penjualan produk, kea keamanan, customer dan produk, memperoleh inf h informasi data penjualan, Rancangan antar m muka pada sistem ini yaitu keamanan, customer, p , produk. Untuk pemilik desain antar muka uka untuk user atau operator, untu admin dan unt untuk pemilik. Desain form hanya bisa melihat hat laporan pembelian, penjualan, stok produk, k oduk, kuota keamanan. untuk user memili iliki beberapa form yang harus diimplementas ntasikan ke dalam program.
Admin dapat meng engakses semua database,
tugas admin menja njaga agar isi dari database tetap konsisten ke kepada tujuan. Admin juga berhak menghapus pus data, mengedit data dan menambah data.
3.6.1 Desain Anta ntar Muka Untuk Operator
Desain form untuk op uk operator memiliki beberapa
form yang harus dii diimplementasikan ke dalam
program dengan m n melibatkan beberapa tabel dalam database.
a. Desain Antar Muk Muka Form Login
Gambar 6. Des esain Antar Muka Login Menu form Login menghubungkan antara Form ini meminta m yang berupa username
username dan passwor
4.3. Cara Menjalank
use;
puter yang disarankan l Pentium Core i3 atau tau lebih;
GB untuk melakukan nyimpanan data; 128 MB atau lebih;
17’;
use; ware are atau perangkat lunak
faktor kecepatan loading, kemudahan pemak penyimpanan.
Beberapa perangka agar sistem yang dilocalhost :
a. Sistem operasi s NT, Linux atau dapat mendukung b. Microsoft office;
c. Microsoft visual ba
d. Database server server 2000
Implementasi sistem Administrasi SPBU akan disajikan dalam aslinya. Berikut ini dari Sistem Informa upah karyawan yang
terdapat pada database dapat masuk ke memanfaatkan fasilitas sebaliknya apabila sal menolaknya otomatis masuk ke dalam sistem.
Gambar Halaman Menu Utam Gambar 9.
V. KESIMPULAN
Berdasarkan pada m analisis dan peranc dapat diambil sebag
1. Aplikasi admini Karyawan me manusia dalam pimpinan. akaian dan efisensi media kat lunak yang dibutuhkan ang dibuat dapat berjalan i seperti Windows, Windows au sistem operasi lain yang ung; ce; ual basic. Net 2005; er yang digunakan adalah sql
ankan Program
tem pada Sistem Informasi BU dan upah karyawan ini, lam bentuk screenshot sesuai ini merupakan implementasi masi Administrasi SPBU dan ang dirancang. bar 8. Form Login tama
IV. HASIL DAN PEM
4.1. Kebutuhan Hardwar
9. Form Menu Utama N
a masalah yang timbul, hasil ancangan, kesimpulan yang agai berikut. inistrasi SPBU dan Upah meminimalisasi kesalahan hal laporan data kepada
Resolusi 800 x 600;
; B;
Pentium IV; B;
6. Keyboard, Mouse
b. Spesifikasi komput adalah :
b. Desain Antar Muka M
Gambar 7. Desain An
Dalam membangun se administrasi SPBU perangkat keras dan dapat mendukung jalanny Perangkat keras atau digunakan untuk aplikas a. Minimal spesifikasi digunakan :
1. Prosessor Intel Pe
2. Memori 512 MB;
3. Hardisk 40 GB;
4. VGA Card 32MB
5. Monitor CRT Res
7. Lancard;
1. Prosessor Intel lebih;
sebuah sistem informasi ini diperlukan suatu n perangkat lunak yang annya sistem yang dibuat. u hardware yang dapat kasi sistem ini adalah : asi komputer yang dapat
2. Memori 2Gb atau
3. Hardisk 160 G proses dan penyim
4. VGA Card 128 M
5. Monitor LCD 17’
6. Keyboard, Mouse
Penggunaan software mempertimbangkan fak
n ini berfungsi untuk ra operator dengan sistem.
masukkan dari operator
e dan password. Apabila sword sesuai data yang abase maka operator tersebut
dalam sistem dan tas yang ada, begitu juga salah maka sistem akan is operator tidak dapat m. uka Menu Utama Program
in Antar Muka Menu Utama MBAHASAN dware
4.2 Kebutuhan Softwar
2. Aplikasi administrasi SPBU dan Upah Karyawan memudahkan dalam melihat hasil / output secara cepat dan akurat
3. Aplikasi administrasi SPBU dan Upah
Karyawan membantu manajemen dalam mengelola sistem administrasi SPBU.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta, Andi.
Budiharto,Widodo.Visual Basic . Net 2005.
Yogyakarta : CV.Andi Offset (Penerbit Andi),2006. Djuandi,Feri.2002.SQL Server.Jakarta:Elex Media. Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem
Informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktis Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi. Kusrini. 2007.Membangun SIA dengan Visual
Basic & Microsoft SQL server.Yogyakarta:Andi. Kristanto, Haryanto, Ir. 2002. Konsep dan Perancangan Database. Andi, Yogyakarta. Nugroho, Adi 2004. Konsep Pengembangan Sistem Basis Data. Bandung:Informatika. Supriyanto, Aji. 2005. Pengantar Teknologi
Informasi. Jakarta : Penerbit Salemba Infotek. Utami,Emma. 2008.RDBMS Using MS SQL Server 2000, Graha Ilmu, Yoyakarta.