Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Perancangan dan Implementasi Tes Seleksi Calon Mahasiswa Baru di Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga T1 672007048 BAB I
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Dewasa ini, institusi pendidikan khususnya perguruan tinggi
memanfaatkan teknologi informasi (TI) dalam melaksanakan
aktivitas utamanya yaitu layanan akademik. Bentuk sistem informasi
yang diperlukan perguruan tinggi harus memiliki karakteristik
sendiri karena karakteristik bisnisnya yang unik. Namun pada
kenyataannya, perguruan tinggi di Indonesia, belum memiliki model
kerangka dasar yang khusus pada saat membangun SI Akademik
(Mutyarini dan Sembiring, 2006).
Sistem informasi yang digunakan oleh perguruan tinggi untuk
menunjang aktivitas utamanya, terdiri dari kumpulan sistem
diantaranya
sistem
admisi,
sistem
registrasi
ulang,
sistem
perkuliahan, sistem penilaian, sistem cuti studi dan sistem wisuda.
Sistem informasi tersebut dikenal dengan istilah Sistem Informasi
(SI) Akademik. SI Akademik merupakan aset perguruan tinggi yang
bila dikelola dengan baik akan memberikan kelebihan untuk
berkompetisi sekaligus meningkatkan kemungkinan bagi kesuksesan
bisnis. Agar dapat dikelola maka SI harus dikendalikan karena
pengendalian memberikan jaminan yang memadai bagi pihak
manajemen bahwa SI telah telah berjalan sesuai dengan perencanaan
dan tujuan organisasi.
Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) adalah salah satu
perguruan tinggi di Indonesia yang sudah memanfaatkan TI dalam
menjalankan
aktivitas
bisnisnya.
1
SI
Akademik
di
UKSW
2
dikembangkan sejak tahun 2000 dengan nama Sistem Informasi
Akademik Satya Wacana (SIASAT). Pengelola SIASAT dilakukan
oleh suatu biro yang disebut Biro Teknologi dan Sistem Informasi
(BTSI). Sedangkan SIASAT digunakan untuk mendukung Biro
Administrasi Akademik (BAA) dalam menjalankan tugasnya yaitu
memberikan pelayanan admisi dan administrasi akademik untuk
calon mahasiswa dan mahasiswa UKSW.
Salah satu sistem yang menyusun SI Akademik adalah sistem
admisi dimana admisi adalah proses penerimaan mahasiswa baru
pada program studi tertentu di salah satu perguruan tinggi. Proses
tersebut harus dikelola dengan baik oleh perguruan tinggi sehingga
tidak menghabiskan sumber daya dan waktu yang lama, sehingga
proses pelayanan admisi menjadi lebih efektif dan efisien. Masingmasing perguruan tinggi memiliki sistem yang berbeda-beda untuk
mengelola kegiatan admisinya.
Di UKSW misalnya, sistem admisi dilakukan dengan 2 jalur
yaitu jalur Pemamik yaitu penerimaan mahasiswa baru tanpa tes
dan jalur Non Pemamik yaitu penerimaan mahasiswa baru dengan
tes dimana tes dilakukan secara reguler dan tes dilakukan secara
harian (one day service). Saat ini sistem admisi dengan jalur Non
Pemamik dijalankan dengan cara tes secara manual yaitu tes tertulis
menggunakan kertas. Cara tes seperti ini, tentunya menggunakan
banyak kertas, waktu dan tenaga dalam proses pemeriksaannya. Hal
inilah yang membuat sistem admisi Non Pemamik di UKSW
menjadi kurang efisien. Akibatnya waktu tunggu calon mahasiswa
untuk mendapatkan hasil keputusan penerimaan atau penolakan
sebagai mahasiswa di Program Studi tertentu di UKSW menjadi
3
lebih lama jika dibandingkan dengan jika tes dilakukan secara
terkomputerisasi. Tes secara regular membutuhkan waktu kurang
lebih 3-4 hari, sedangkan tes secara harian (one day service)
membutuhkan waktu kurang lebih 30 menit sampai 1 jam. Jika
dibandingkan dengan tes secara terkomputerisasi, keputusan
penerimaan atau penolakan mahasiswa akan langsung diterima saat
calon mahasiswa baru tersebut telah menyelesaikannya. Sebenarnya
dahulu pada tahun 2007, pernah dilakukan percobaan dengan
dikembangkan tes secara terkomputerisasi, namun memiliki
kekurangan, yaitu jika calon mahasiswa baru yang mendaftar
mendapatkan nilai sedikit di bawah batas nilai, akan langsung
ditolak. Padahal pada kenyataannya, perlu diadakan pertimbangan
lebih lanjut, ada kemungkinan calon mahasiswa baru tersebut bisa
tetap diterima, walaupun mendapatkan nilai sedikit di bawah batas
nilai yang telah ditentukan. Oleh sebab itulah, penelitian ini akan
mencoba merancangkan dan mengimplementasikan tes seleksi calon
mahasiswa baru yang dilakukan secara terkomputerisasi di UKSW
yang mampu mengatasi kekurangan pada tes seleksi yang
sebelumnya telah dikembangkan. Adapun judul dari tulisan ini
adalah
Perancangan dan Implementasi Tes Seleksi Calon
Mahasiswa Baru di Universitas Kristen Satya Wacana,
Salatiga .
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan, dapat
dirumuskan permasalahan yang ada adalah :
4
1.
Bagaimana sistem admisi Non Pemamik, Universitas Kristen
Satya Wacana?
2.
Dokumen dan catatan apa sajakah yang dibutuhkan dalam
sistem admisi Non Pemamik, Universitas Kristen Satya
Wacana?
3.
Bagian-bagian apa sajakah yang terkait dalam sistem admisi
Non Pemamik, Universitas Kristen Satya Wacana?
4.
Bagaimana merancang dan mengimplementasi tes seleksi calon
mahasiswa baru yang dilakukan secara terkomputerisasi di
Universitas Kristen Satya Wacana?
1.3
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1.
Mengetahui sistem admisi Non Pemamik, Universitas Kristen
Satya Wacana.
2.
Mengetahui dokumen dan catatan yang digunakan dalam sistem
admisi Non Pemamik, Universitas Kristen Satya Wacana.
3.
Mengetahui bagian-bagian yang terkait dengan sistem admisi
Non Pemamik, Universitas Kristen Satya Wacana.
4.
Merancangkan dan mengimplementasikan tes seleksi calon
mahasiswa baru yang dilakukan secara terkomputerisasi di
Universitas
Kristen
Satya
Wacana,
sehingga
mampu
menghasilkan keputusan penerimaan atau penolakan mahasiswa
baru di Program Studi tertentu dengan tepat dan cepat.
5
1.4
Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah :
1.
Bagi Calon Mahasiswa
- Hasil keputusan penerimaan atau penolakan akan diterima
oleh pendaftar atau calon mahasiswa baru lebih cepat jika
dibandingkan menggunakan cara tes manual.
2.
Bagi Biro Administrasi Akademik (BAA)
- Membuat proses pemeriksaan dapat menjadi lebih akurat dan
cepat, sehingga tidak menghabiskan banyak waktu, tenaga
maupun menghabiskan kertas.
- Membantu
menghasilkan
keputusan
penerimaan
atau
penolakan mahasiswa baru di Program Studi tertentu dengan
tepat dan cepat.
3.
Bagi Fakultas/Program Studi
- Dapat memprediksi jumlah mahasiswa baru yang diterima
Program Studi lebih cepat.
1.5
Batasan Masalah
Untuk tidak memperluas area pembahasan, perlu adanya
batasan-batasan yang menyederhanakan permasalahan yaitu :
1.
Sistem ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman Java.
2.
Database yang digunakan adalah MySQL.
3.
Sistem ini dibangun berbasis desktop.
4.
Sistem ini untuk menangani tes penerimaan mahasiswa baru.
6
5.
Sistem ini dibangun untuk menangani proses pendaftaran, tes
hingga menghasilkan keputusan penerimaan atau penolakan
mahasiswa di program studi tertentu.
6.
Tidak membahas tentang keamanan data dalam database yang
digunakan.
7.
1.6
Tempat penelitiannya di Universitas Kristen Satya Wacana.
Sistematika Penulisan
Bab 1 : Pendahuluan
Pada bab ini berisi latar belakang, rumusan masalah, tujuan
dan manfaat, batasan masalah serta sistematika penulisan.
Bab 2 : Tinjauan Pustaka
Pada bab ini berisi tentang hasil penelitian orang lain yang
digunakan sebagai landasan teori yang menjelaskan konsep
dan teori dasar yang mendukung penulisan tugas akhir ini.
Bab 3 : Metode Perancangan Sistem
Pada bab ini berisi pembahasan mengenai metode penelitian
yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini.
Bab 4 : Hasil dan Pembahasan
Pada bab ini berisi hasil dan pembahasan serta hasil
perancangan pada bab 3.
Bab 5 : Penutup
Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran terhadap seluruh
kegiatan tugas akhir yang telah dilakukan.
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Dewasa ini, institusi pendidikan khususnya perguruan tinggi
memanfaatkan teknologi informasi (TI) dalam melaksanakan
aktivitas utamanya yaitu layanan akademik. Bentuk sistem informasi
yang diperlukan perguruan tinggi harus memiliki karakteristik
sendiri karena karakteristik bisnisnya yang unik. Namun pada
kenyataannya, perguruan tinggi di Indonesia, belum memiliki model
kerangka dasar yang khusus pada saat membangun SI Akademik
(Mutyarini dan Sembiring, 2006).
Sistem informasi yang digunakan oleh perguruan tinggi untuk
menunjang aktivitas utamanya, terdiri dari kumpulan sistem
diantaranya
sistem
admisi,
sistem
registrasi
ulang,
sistem
perkuliahan, sistem penilaian, sistem cuti studi dan sistem wisuda.
Sistem informasi tersebut dikenal dengan istilah Sistem Informasi
(SI) Akademik. SI Akademik merupakan aset perguruan tinggi yang
bila dikelola dengan baik akan memberikan kelebihan untuk
berkompetisi sekaligus meningkatkan kemungkinan bagi kesuksesan
bisnis. Agar dapat dikelola maka SI harus dikendalikan karena
pengendalian memberikan jaminan yang memadai bagi pihak
manajemen bahwa SI telah telah berjalan sesuai dengan perencanaan
dan tujuan organisasi.
Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) adalah salah satu
perguruan tinggi di Indonesia yang sudah memanfaatkan TI dalam
menjalankan
aktivitas
bisnisnya.
1
SI
Akademik
di
UKSW
2
dikembangkan sejak tahun 2000 dengan nama Sistem Informasi
Akademik Satya Wacana (SIASAT). Pengelola SIASAT dilakukan
oleh suatu biro yang disebut Biro Teknologi dan Sistem Informasi
(BTSI). Sedangkan SIASAT digunakan untuk mendukung Biro
Administrasi Akademik (BAA) dalam menjalankan tugasnya yaitu
memberikan pelayanan admisi dan administrasi akademik untuk
calon mahasiswa dan mahasiswa UKSW.
Salah satu sistem yang menyusun SI Akademik adalah sistem
admisi dimana admisi adalah proses penerimaan mahasiswa baru
pada program studi tertentu di salah satu perguruan tinggi. Proses
tersebut harus dikelola dengan baik oleh perguruan tinggi sehingga
tidak menghabiskan sumber daya dan waktu yang lama, sehingga
proses pelayanan admisi menjadi lebih efektif dan efisien. Masingmasing perguruan tinggi memiliki sistem yang berbeda-beda untuk
mengelola kegiatan admisinya.
Di UKSW misalnya, sistem admisi dilakukan dengan 2 jalur
yaitu jalur Pemamik yaitu penerimaan mahasiswa baru tanpa tes
dan jalur Non Pemamik yaitu penerimaan mahasiswa baru dengan
tes dimana tes dilakukan secara reguler dan tes dilakukan secara
harian (one day service). Saat ini sistem admisi dengan jalur Non
Pemamik dijalankan dengan cara tes secara manual yaitu tes tertulis
menggunakan kertas. Cara tes seperti ini, tentunya menggunakan
banyak kertas, waktu dan tenaga dalam proses pemeriksaannya. Hal
inilah yang membuat sistem admisi Non Pemamik di UKSW
menjadi kurang efisien. Akibatnya waktu tunggu calon mahasiswa
untuk mendapatkan hasil keputusan penerimaan atau penolakan
sebagai mahasiswa di Program Studi tertentu di UKSW menjadi
3
lebih lama jika dibandingkan dengan jika tes dilakukan secara
terkomputerisasi. Tes secara regular membutuhkan waktu kurang
lebih 3-4 hari, sedangkan tes secara harian (one day service)
membutuhkan waktu kurang lebih 30 menit sampai 1 jam. Jika
dibandingkan dengan tes secara terkomputerisasi, keputusan
penerimaan atau penolakan mahasiswa akan langsung diterima saat
calon mahasiswa baru tersebut telah menyelesaikannya. Sebenarnya
dahulu pada tahun 2007, pernah dilakukan percobaan dengan
dikembangkan tes secara terkomputerisasi, namun memiliki
kekurangan, yaitu jika calon mahasiswa baru yang mendaftar
mendapatkan nilai sedikit di bawah batas nilai, akan langsung
ditolak. Padahal pada kenyataannya, perlu diadakan pertimbangan
lebih lanjut, ada kemungkinan calon mahasiswa baru tersebut bisa
tetap diterima, walaupun mendapatkan nilai sedikit di bawah batas
nilai yang telah ditentukan. Oleh sebab itulah, penelitian ini akan
mencoba merancangkan dan mengimplementasikan tes seleksi calon
mahasiswa baru yang dilakukan secara terkomputerisasi di UKSW
yang mampu mengatasi kekurangan pada tes seleksi yang
sebelumnya telah dikembangkan. Adapun judul dari tulisan ini
adalah
Perancangan dan Implementasi Tes Seleksi Calon
Mahasiswa Baru di Universitas Kristen Satya Wacana,
Salatiga .
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan, dapat
dirumuskan permasalahan yang ada adalah :
4
1.
Bagaimana sistem admisi Non Pemamik, Universitas Kristen
Satya Wacana?
2.
Dokumen dan catatan apa sajakah yang dibutuhkan dalam
sistem admisi Non Pemamik, Universitas Kristen Satya
Wacana?
3.
Bagian-bagian apa sajakah yang terkait dalam sistem admisi
Non Pemamik, Universitas Kristen Satya Wacana?
4.
Bagaimana merancang dan mengimplementasi tes seleksi calon
mahasiswa baru yang dilakukan secara terkomputerisasi di
Universitas Kristen Satya Wacana?
1.3
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1.
Mengetahui sistem admisi Non Pemamik, Universitas Kristen
Satya Wacana.
2.
Mengetahui dokumen dan catatan yang digunakan dalam sistem
admisi Non Pemamik, Universitas Kristen Satya Wacana.
3.
Mengetahui bagian-bagian yang terkait dengan sistem admisi
Non Pemamik, Universitas Kristen Satya Wacana.
4.
Merancangkan dan mengimplementasikan tes seleksi calon
mahasiswa baru yang dilakukan secara terkomputerisasi di
Universitas
Kristen
Satya
Wacana,
sehingga
mampu
menghasilkan keputusan penerimaan atau penolakan mahasiswa
baru di Program Studi tertentu dengan tepat dan cepat.
5
1.4
Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah :
1.
Bagi Calon Mahasiswa
- Hasil keputusan penerimaan atau penolakan akan diterima
oleh pendaftar atau calon mahasiswa baru lebih cepat jika
dibandingkan menggunakan cara tes manual.
2.
Bagi Biro Administrasi Akademik (BAA)
- Membuat proses pemeriksaan dapat menjadi lebih akurat dan
cepat, sehingga tidak menghabiskan banyak waktu, tenaga
maupun menghabiskan kertas.
- Membantu
menghasilkan
keputusan
penerimaan
atau
penolakan mahasiswa baru di Program Studi tertentu dengan
tepat dan cepat.
3.
Bagi Fakultas/Program Studi
- Dapat memprediksi jumlah mahasiswa baru yang diterima
Program Studi lebih cepat.
1.5
Batasan Masalah
Untuk tidak memperluas area pembahasan, perlu adanya
batasan-batasan yang menyederhanakan permasalahan yaitu :
1.
Sistem ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman Java.
2.
Database yang digunakan adalah MySQL.
3.
Sistem ini dibangun berbasis desktop.
4.
Sistem ini untuk menangani tes penerimaan mahasiswa baru.
6
5.
Sistem ini dibangun untuk menangani proses pendaftaran, tes
hingga menghasilkan keputusan penerimaan atau penolakan
mahasiswa di program studi tertentu.
6.
Tidak membahas tentang keamanan data dalam database yang
digunakan.
7.
1.6
Tempat penelitiannya di Universitas Kristen Satya Wacana.
Sistematika Penulisan
Bab 1 : Pendahuluan
Pada bab ini berisi latar belakang, rumusan masalah, tujuan
dan manfaat, batasan masalah serta sistematika penulisan.
Bab 2 : Tinjauan Pustaka
Pada bab ini berisi tentang hasil penelitian orang lain yang
digunakan sebagai landasan teori yang menjelaskan konsep
dan teori dasar yang mendukung penulisan tugas akhir ini.
Bab 3 : Metode Perancangan Sistem
Pada bab ini berisi pembahasan mengenai metode penelitian
yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini.
Bab 4 : Hasil dan Pembahasan
Pada bab ini berisi hasil dan pembahasan serta hasil
perancangan pada bab 3.
Bab 5 : Penutup
Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran terhadap seluruh
kegiatan tugas akhir yang telah dilakukan.