Analisis Penerapan Metadata Dublin Core dalam Database Repository Universitas Negeri Medan

Librarians, memberikan pengertian Metadata yang lebih baik yaitu “metadata is here used to mean structured information about an information resource of any

media type or format”, yang artinya adalah metadata digunakan untuk menjelaskan informasi yang terstruktur tentang sumber informasi dalam berbagai jenis media atau format.

Dalam National Information Standards Organizations (NISO) (2004, 1)

menyatakan bahwa “metadata is structured information that describes, explains, locates, or otherwise makes it easier to retrieve, use, or manage an information

resource”. Dari uraian di atas dapat diartikan metadata adalah informasi terstruktur yang menggambarkan, menjelaskan, menempatkan, atau mempermudah untuk mengambil, menggunakan, atau mengelola sebuah sumber informasi.

Definisi ini telah disepakati dalam Task Force on Metadata Committee on Cataloging: Description and Access (CC: DA) dari American Library Association (2000), setelah mempelajari lebih dari 40 definisi. Definisi ini menunjukkan bahwa metadata adalah data yang:

a. Terstruktur

b. Ditandai dengan kode agar dapat diproses oleh komputer c. Mendeskripsikan ciri-ciri satuan- satuan pembawa informasi

d. Membantu identifikasi, penemuan, penilaian dan pengelolaan satuan pembawa informasi tersebut. Definisi in tidak membatasi metadata pada data tentang data yang diciptakan dan harus diproses dengan bantuan komputer, atau pada data yang mendeskripsikan sumber-sumber digital tersebut.

bahwa Metadata serves the same functions in resource discovery as good cataloging does by:

1. allowing resources to be found by relevant criteria; 2. identifying resources;

3. bringing similar resources together; 4. distinguishing dissimilar resources; and 5. giving location information

Dari uraian di atas dapat diartikan bahwa metadata mempunyai fungsi yang sama dengan katalogisasi dalam penemuan koleksi perpustakaan, seperti:

1. Memungkinkan sumber daya yang ditemukan oleh kriteria yang relevan; 2. Mengidentifikasi sumber daya;

3. Mengelompokkan setiap sumber daya yang sama; 4. Membedakan sumber yang berbeda; dan

5. Memberikan informasi lokasi

Dalam CDP Metadata Working Group (2006, 4) menyatakan bahwa Metadata is most often divided into three conceptual types (with some overlap between the three):

1. Descriptive metadata: used for the indexing, discovery, and identification of a digital resource.

2. Structural metadata: information used to display and navigate digital resources; also includes information on internal organization of the digital resource. Structural metadata might include information such as the structural divisions of a resource (i.e., chapters in a book) or sub-object relationships (such as individual diary entries in a diary section). 3. Administrative metadata: represents the management information for the

digital object, which may include information needed to access and display the resource, as well as rights management information. Administrative metadata might include technical information, such as the resolution at which the images were scanned, the hardware and software used to produce the image, compression information, pixel dimensions, etc. Administrative metadata may also assist in the long-term preservation of digital resources;

Dapat diartikan bahwa metadata dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis konseptual:

1. Metadata deskriptif: Metadata yang digunakan untuk pengindeksan, penemuan, dan identifikasi sumber daya digital.

2. Metadata Struktural: Informasi yang digunakan untuk menampilkan dan menavigasi sumber daya digital; juga mencakup informasi tentang organisasi internal sumber daya digital. Metadata struktural mencakup informasi seperti pada buku, terdiri dari beberapa bab, dan tiap bab terdiri atas halaman-halaman yang masing-masing merupakan suatu file digital tersendiri.

3. Metadata Administratif: Metadata yang mewakili informasi manajemen untuk objek digital, yang dapat mencakup informasi yang diperlukan untuk mengakses dan menampilkan sumber daya, serta informasi hak cipta. Metadata administratif termasuk informasi teknis, seperti resolusi di gambar apa yang akan dipindai, perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan untuk menghasilkan gambar, informasi kompresi, dimensi pixel, dan lain-lain. Metadata Administrasi juga dapat membantu dalam pelestarian jangka panjang sumber daya digital.

Menurut Anne J. Gilliland-Swetland dalam bukunya yang berjudul

Introduction to Metadata: Pathways to Digital Information (1998, 6)menyatakan bahwa metadata needs to provide information that:

1. certifies the authenticity and degree of completeness of the content 2. establishes and documents the context of the content

3. identifies and exploits the structural relationships that exist between and within information objects

4. provides a range of intellectual access points for an increasingly diverse range of users

5. provides some of the information that an information professional might have provided in a physical reference or research setting

Dari uraian di atas dapat diartikan bahwa Metadata dibutuhkan untuk memberikan informasi, yaitu:

1. Menyatakan keaslian dan tingkat kelengkapan isi 2. Menetapkan dan mendokumentasikan konteks isi

3. Mengidentifikasi dan memanfaatkan hubungan struktural yang ada antara objek informasi

5. Memberikan beberapa informasi bahwa seseorang profesional informasi telah diberikan referensi fisik atau pengaturan penelitian.

Berdasarkan uraian diatas, dapat dinyatakan bahwa dengan menggunakan metadata sebuah informasi dapat ditampilkan sesuai sumbernya. Sehingga memungkinkan sebuah informasi lebih mudah ditemukan jika menggunakan metadata. Metadata tersebut berisikan informasi yang menjelaskan karakterisitik suatu data terutama isi, kualitas dan kondisinya.

2.1.1 Skema Metadata

Metadata merupakan istilah yang banyak digunakan untuk atau dikhususkan pada sumber-sumber informasi elektronik atau digital. Skema metadata berisi unsur-unsur atau konten yang diberi aturan untuk bagaimana merumuskannya. Seperti yang dijelaskan dalam bukunya Pendit (2009, 85-86) bahwa pada dasarnya komunikasi di dunia digital adalah komunikasi yang mengandalkan bahasa tertulis, maka skema metadata adalah bagian dari “bahasa” yang digunakan oleh manusia maupun mesin komputer untuk saling memahami pada apa yang mereka pertukarkan dalam proses komunikasi, khususnya komunikasi yang melibatkan sistem simpan dan temu kembali informasi. Sebagai

“bahasa” setiap skema metadata mengandung 3 aspek yaitu semantik, isi dan sintaksis, sebagaimana uraian berikut:

1. Semantik (semantics)

Kesepakatan mengenai makna bagaimana mengartikan suatu unsur sebuah skema metadata.

2. Isi (content)

Merupakan isi dari unsur yang sudah diberi makna kesepakatan. 3. Sintaksis (syntax)

Merupakan bahasa yang terbacakan mesin atau komputer. Dalam konteks perpustakaan digital dan internet, sintaksis metadata mengikuti bahasa yang sudah terstandar seperti SGML (Standard Generalized Mark Up Language) atau XML (Extensible Mark-up Language).

Berdasarkan uraian di atas, dapat dinyatakan bahwa metadata dirancang berdasarkan suatu skema beserta peraturan dan penggunaan dan pengaplikasian metadata tersebut. Skema metadata dirancang untuk tujuan yang lebih spesifik sesuai dengan kebutuhan pengguna tersebut. Skema metadata seperti menggambarkan jenis tertentu dari suatu sumber daya.

2.1.2 Fungsi Metadata

Semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, menuntut suatu data agar dapat dipergunakan dengan mudah. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya istilah metadata hampir sama dengan katalog dalam hal pendeskripsian dokumen atau koleksi perpustakaan. Jika istilah katalog lebih sering digunakan dalam bentuk yang manual, lain halnya dengan istilah metadata yang lebih sering digunakan dalam bentuk elektronik atau koleksi digital. Metadata sendiri diperlukan untuk digunakan dalam pengelolaan dan memberikan informasi tentang komponen-komponen dokumen yang saling terkait atau terintegrasi. Menurut Rao (1995) mengatakan bahwa kegunaan utama metadata ialah menunjang pemilihan, pemahaman, pendayagunaan dan pengingatan sumber dan isinya. Khususnya metadata memungkinkan mekanisme yang efektif untuk mengenali dan mengetahui lokasi data yang relevan dengan pemakai. Menurut Sulistyo Basuki (2000, 3) menyatakan bahwa metadata memungkinkan pemakai untuk menentukan:

1. Ketersediaan informasi (apakah objek informasi itu ada atau eksis? Di manakah letaknya? Berapakah yang tersedia? Apakah kesemuanya itu sama?)

2. Kegunaan informasi (apakah otentik? Apakah baik? Bagaimana pemakai dapat menentukan apakah berguna atau tidak?)

Menurut Haynes (2004) dalam bukunya “Metadata for Information Management and Retrieval” fungsi suatu metadata adalah sebagai berikut:

1. Resources Description (sumber informasi) 2. Information Retrieval (temu kembali informasi)

4. Right Management, Ownership and Authenticity (Manajemen hak cipta, kepemilikan dan otentisitas)

5. Interoperability (interoperabilitas)

IEEE menerjemahkan Interoperability sebagai kemampuan dari dua atau lebih sistem atau komponen untuk saling bertukar informasi dan menggunakan informasi yang sudah saling tukar tersebut. (IEEE Computer Society, 1990)

Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa metadata sangat membantu dalam menemukan informasi yang bermanfaat dari sekian banyaknya informasi yang tersedia. Metadata juga dapat membantu agar tidak terjadi publikasi sebuah informasi karena metadata juga dapat menunjukkan sebuah hak cipta dari informasi atau dokumen tersebut.

2.1.3 Dublin Core

Dalam CDP Metadata Working Group (2006, 4) menyatakan bahwa The Dublin Core is an internationally recognized metadata standard composed of fifteen basic elements, or descriptive categories, used to describe a variety of digital resources, yang artinya adalah Dublin Core merupakan standar metadata yang diakui secara internasional terdiri dari lima belas elemen dasar, atau kategori deskriptif, digunakan untuk menggambarkan berbagai sumber daya digital.

National Information Standard Organization dalam The Dublin Core Metadata Element Set (2013, 2) menyatakan bahwa “The Dublin Core Metadata Initiative, maintenance agency for the dublin core metadata element set” yang

artinya DCMI merupakan organisasi atau lembaga yang menangani dublin core metadata element set. Jadi Dublin Core Metadata Initiative, atau "DCMI", adalah sebuah organisasi terbuka mendukung inovasi dalam desain metadata dan praktik terbaik di seluruh ekologi metadata. Kegiatan DCMI termasuk bekerja pada arsitektur dan pemodelan, diskusi dan kerja kolaboratif dalam komunitas DCMI dan DCMI tugas grup, konferensi global, pertemuan dan lokakarya, dan upaya pendidikan untuk mempromosikan standar metadata dan praktik yang terbaik. Gagasan membuat standar metadata yang baru dipengaruhi oleh rasa kurang puas dengan standar yang lama seperti MARC (Machine Readable

Cataloging) yang dianggap terlampau sulit (hanya dimengerti dan bisa diterapkan oleh pustakawan) dan kurang bisa digunakan untuk web resource. Untuk menangani banjir web resources diperlukan cara dan format yang lebih sederhana. Menurut Susan S. Lazinger (2001, 142) dalam Digital Preservation and Metadata menyatakan bahwa:

The dublin core metadata elements fall into three groups, which roughly indicate the type of information stored in them: 1) element related mainly to the content of the resource, 2) elements related mainly to the resource as intellectual property, and 3) elements related mainly to the instantiation of the resource.

Dari uraian di atas dapat diartikan sebagai berikut:

Elemen-elemen metadata Dublin core dibagi dalam tiga kelompok, yang secara garis besar menunjukkan jenis informasi yang tersimpan di dalamnya: 1) unsur yang berhubungan dengan isi dari sumber daya, 2) unsur yang berhubungan dengan sumber daya sebagai kekayaan intelektual, dan 3) unsur yang berhubungan dengan Instansiasi sumber daya.

Dalam Metadata for Libraries Information Source (2006) menyatakan bahwa tujuan Dublin Core ialah:

1. Kesederhanaan dalam menciptakan dan memelihara metadata. Skema diupayakan tetap ringkas dan sesederhana mungkin agar seorang yang bukan ahli dapat membuat cantuman sederhana untuk sumber daya informasi dengan mudah dan murah, tetapi sekaligus cukup efektif untuk temu kembali

2. Semantik yang bisa diterima dan dimengerti secara luas. Menemukan informasi relevan di belantara internet sering terhambat oleh perbedaan dalam terminologi dan deskripsi antar bidang. Dublin Core membantu

“turis digital” -- penelusur awam atau non-profesional – dengan menggunakan sekelompok unsur yang maknanya sudah dikenal luas dan mudah difahami.

3. Cakupan internasional. Skema Dublin Core asli disusun dan dikembangkan dalam bahasa Inggris, tapi versi bahasa asing tumbuh dan berkembang dengan pesat. Contoh: Bahasa Finlandia, Norwegia, Thai, Jepang, Perancis, Portugis, Jerman, Yunani, Indonesia , dan Spanyol. 4. Perluasan. Meskipun kesederhanaan penting dan perlu dipertahankan,

Berdasarkan uraian di atas, dapat dinyatakan bahwa Dublin Core juga merupakan sebuah informasi terstruktur yang memungkinkan sebuah isi dari suatu bentuk digital diceritakan dan diwakilkan. Sehingga pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkannya. Dublin Core bertujuan untuk kesederhanaan dalam menciptakan dan memelihara metadata. Skema diupayakan tetap ringkas dan sesederhana mungkin agar seorang yang bukan ahli dapat membuat cantuman sederhana untuk sumber daya informasi dengan mudah dan murah, tetapi sekaligus cukup efektif untuk temu kembali.

2.1.4 Unsur- unsur Metadata Dublin Core

Unsur dalam metadata Dublin Core berjumlah 15 istilah yang mendeskripsikan objek agar mudah dipahami, yang disepakati pada lokakarya OCLC/NCSA pada bulan Maret 1995, tak lama kemudian dokumentasinya dipublikasikan oleh Stuart Weibel, Jean Miller, dan Ron Daniel di internet. Unsur-unsur dalam Dublin Core ini telah disahkan oleh tiga standar internasional, yaitu ISO158362003, NISOZ3985, dan RFC5013 (Internet Engineering Task Force). Dublin Core dimaksudkan untuk memudahkan pencarian informasi dan temu kembali dengan mengelompokkan web menggunakan satu set semantik. Dublin Core itu dimaksudkan untuk menjadi sederhana dan menghindari struktur yang rumit.

Dalam Dublin Core Metadata Element Set, version 1.1 (2012), unsur- unsur dalam metadata Dublin Core adalah sebagai berikut:

Tabel 2.1 Table Elements

No.

Name

Definition

1 Title A name given to the resource.

2 Creator An entity primarily responsible for making the resource.

3 Subject The topic of the resource. 4 Description An account of the resource.

available.

6 Contibutor An entity responsible for making contributions to the resource.

7 Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource.

8 Type The nature or genre of the resource.

9 Format The file format, physical medium, or dimensions of the resource

10 Identifier An unambiguous reference to the resource within a given context.

11 Source A related resource from which the described resource is derived.

12 Language A language of the resource. 13 Relation A related resource.

14 Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant. 15 Rights

Information about rights held in and over the resource.

Berdasarkan tabel di atas, untuk penjelasan yang lebih lanjut mengenai setiap elemen adalah sebagai berikut:

1. Title

Judul dari sumber informasi. Biasanya, judul merupakan nama dari sumber informasi yang mudah dikenali.

2. Creator

Pencipta atau yang bertanggung jawab terhadap isi dari sumber informasi. Contohnya pencipta atau yang bertanggung jawab termasuk orang, organisasi atau sebuah layanan. Pencipta yang dimaksud adalah pencipta bentuk digital, atau yang paling bertanggung jawab atas isi dari bentuk digital. Jika karya memiliki bentuk fisik, sebaiknya dijelaskan pada unsur

relation tentang hubungannya dengan sumber informasi sebelumnya atau pada unsur lain yang paling dapat menjelaskan. Penanggung jawab harus ditulis dalam urutan yang sama seperti ditampilkan pada publikasi. Nama dicantumkan nama keluarga atau surname terlebih dahulu. Jika meragukan, ditulis sesuai yang ditampilkan sumber.

Jika yang bertanggung jawab sebuah organisasi yang secara jelas terlihat hirarkinya, daftarkan setiap bagian dari hirarki dari yang paling besar hingga kecil, dipisahkan tanda titik dan spasi. Jika tidak jelas, dicantumkan sesuai dengan yang terlihat dalam publikasi.

Jika pencipta dan penerbit sama, jangan ditulis kembali pada daerah penerbit (publisher). Jika membingungkan, sebaiknya gunakan individu sebagai pencipta, dan organisasi sebagai penerbit. Jika terdapat penanggung jawab lain yang tidak dapat dikategorilan sebagai pencipta, dimasukkan dalam daerah kontributor.

3. Subject

Pokok bahasan sumber informasi. Biasanya, subjek dinyatakan dalam bentuk kata kunci, frase, atau kode klasifikasi yang menggambarkan topik dari sumber informasi. Untuk penggunaanya, sebaiknya subjek menggunakan kosakata terkendali atau skema klasifikasi yang formal.

4. Description

Penjelasan tentang isi dari sumber informasi. Keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian untuk representasi grafis dari konten, tapi tidak terbatas pada hal-hal itu saja. Pada bagian deskripsi, diberikan deskripsi singkat tentang isi dari suatu sumber. Ketika suatu penjelasan tidak dapat dimasukkan dalam unsur-unsur Dublin core lain, maka penjelasan tersebut sebaiknya dimasukkan pada unsur ini. Bagian deskripsi ini meruakan daerah yang potensial berisi istilah-istilah yang dapat diindeks, sehingga sebaiknya diisi dengan kalimat lengkap. Informasi pada unsur ini dapat langsung diambil dari sumber informasinya jika tidak ada penjelasan yang tersedia. Sebaiknya tidak memasukan tengara HTML dalam deskripsi Dublin Core, karena akan mempengaruhi knerja aplikasi mesin pencari dalam mengenali setiap kata atau frase.

Orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi. Contoh dari penerbit adalah termasuk perorangan, organisasi, atau suatu layanan. Biasanya nama penerbit mengidentifikasi sebuh entitas. Unsur Dublin core ini bertujuan untuk mengenali entitas yang menyediakan akses pada sumber sehingga tersedia dan dapat diakses. Jika pembuat dan penerbit adalah entitas yang sama, tidak diperbolehkan untuk mengulang nama tersebut di daerah publikasi.

6. Contributor

Orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi. Contoh dari kontibutor termasuk perorangan, organisasi, atau suatu layanan. Biasanya nama dari kontributor ini mengidentifikasi sebuah entitas. Sebaiknya kontributor ini digunakan ketika penanggung jawab utama tidak diketahui, ambigu atau tidak relevan. Jika terdapat entitas lain yang bertanggung jawab dalam penciptaan karya atau sumber, sebaiknya dituliskan dalam unsur ini.

7. Date

Tanggal penciptaan sumber informasi. Waktu atau periode yang berhubungan dengan daur hidup sumber informasi. Untuk penggunaannya, sebaiknya menggunakan skema pengkodean seperti pada W3CDTF dari ISO 8601 dan mengikuti format YYYY-MM-DD. Informasi ini berguna ketika sebuah halaman terus digunakan dan dirawat, sehingga jika halaman situs pertama kali dibuat oleh suatu entitas bernama A, dan terus diperbarui oleh entitas B, maka diberikan keterangan kapan sumber informasi itu dibuat atau diperbarui.

8. Type

Jenis sumber informasi, novel, laporan, peta dan sebagainya. Unsur ini menjelaskan tentang kategori umum, fungsi, genre, atau tingkat aggregasi isi. Sebaiknya menggunakan kosakata terkendali seperti Dublin Core Metadata Initiative Type Vocabulary (DCMITYPE). Untuk menjelaskan

bentuk, media fisik, atau dimens dari sumber informasi, gunakan unsur format.

9. Format

Bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber informasi. Format dapat juga digunakan untuk menjelaskan perangkat lunak, keras atau perangkat lain yang digunakan untuk menampilkan atau mengoperasikan sumber tersebut. Sebagai contoh untuk dimensi, termasuk ukuran dan durasinya. Sebaiknya menggunakan kosakata terkendali seperti daftar media internet [MIME].

10.Identifier

Nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikaskan sumber informasi. Sebaiknya menggunakan suatu nomor atau rangkaian yang mengidentifikasi sumber pada suatu sistem identifikasi seperti URI (Uniform Resource Identifier), URL (Uniform Resource Locator), DOI (Digital Object Indentifier), dan ISBN (International Standard Book Number).

11. Source

Rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi. Sumber informasi yang dideskripsikan mungkin saja dari sumber informasi yang berhubungan seluruh atau sebagiannya. Penggunaannya sebaiknya mengidentifikasi sumber informasi yang berhubungan menggunakan suatu sistem identifikasi formal tertentu.

12.Language

Bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi. Sebaiknya menggunakan elemen bahasa yang didefinisikan oleh RFC 1766 yang mencakup dua huruf kode bahasa (diambil dari ISO 639 standard), diikuti opsional, dengan dua huruf kode negara (diambil dari ISO 3166). Misalnya, 'en' untuk bahasa Inggris, 'fr' untuk Perancis, atau 'en-uk' untuk bahasa Inggris yang digunakan di United Kingdom.

13. Relation

Hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya. Untuk mengidentifikasikan hubungan antara suatu suber informasi dengan menggunakan suatu sistem identifikasi yang formal. Jika menggunakan suatu rangkaian kata atau frase, seperti judul, sebaiknya dituliskan secara jelas.

14.Coverage

Cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu. Pada unsur Dublin Core ini akan mencakup lokasi spasial (nama tempat atau koordinat geografis), Periode temporal (label periode, tanggal, atau rentang tanggal) atau yurisdiksi (seperti entitas administratif bernama). Sebaiknya menggunakan kosakata terkendali berupa tesaurus nama geografis, seperti Getty Thesaurus of Geographic Names. Ketika dibutuhkan dapat menggunakan nama tempat atau periode waktu dalam kode numerik seperti koordinat atau rentang waktu. Informasi yang diberikan harus diperhatikan untuk menyajikan informasi konsisten yang dapat diintepretasikan pengguna manusia dan mesin, terutama untuk menyediakan interoperabilitas dalam sistem yang tidak mendukung pencarian berbasis geografis atau waktu. Untuk penggunaan sederhana tempatkan nama atau cakupan waktu yang berguna. Untuk penggunaan yang lebih spesifik, gunakan skema pengkodean yang mendukung informasi yang spesifik seperti DCMI period, DCMI Box, atau DCMI Point.

15.Rights

Pemilik hak cipta sumber informasi. Biasanya informasi tentang hal termasuk penjelasan tentang berbagai hak milik yang berhubungan dengan sumber informasi, hak intelektual. Unsur ini biasanya digunakan untuk penjelasan secara tekstual atau berupa tautan yang merujuk pada pernyataan hak tersebut, atau kombinasi antara keduanya.

Standar metadata Dublin Core memiliki dua tingkat ketelitian, yaitu sederhana (simple) dan spesifik (qualified). Tingkatan pertama adalah tingkatan Dublin Core dengan 15 unsur yang sudah disebutkan di atas, sedangkan tingkatan

qualified menambahkan 7 unsur, sebagai berikut:

1. Audience

Sekelompok entitas yang menjadi tujuan dari sumber. Penggunaan unsur ini terus dikembangkan oleh berbagai komunitas, dan merupakan salah satu unsur dari Dublin Core yang dapat menggunakan kosakata terkendali formal atau informal. Jika tidak ada kosakata terkendali yang direkomendasikan, pengguna diberikan kebebasan utnuk membuat daftar sendiri dan menggunakannya secara konsisten.

2. Provenance

Pernyataan perubahan kepemilikan dan perawatan dari sumber yang penting untuk otentikasi, integritas, dan intepretasi sejak pertama kali diciptakan.

3. Rights Holder

Seseorang atau organisasi yang memiliki dan mengurus hak-hak atas sumber. Sebaiknya digunakan URI (Uniform Resources Identifier) atau nama dari pemegang hak untuk mengidentifikasi suatu entitas.

4. Instructional Method

Sebuah proses yang digunakan untuk menyediakan pengetahuan, kemampuan, yang di desain untuk didukung sumber.

Misalnya:

InstructionalMethod=”Experiential learning” InstructionalMethod=”Observation”

5. Accrual Method

Metode yang digunakan dalam penambahan ke dalam koleksi. Sebaiknya digunakan istilah yang ada dalam kosakata terkendali.

6. Accrual Periodicity

Frekuensi penambahan ke dalam koleksi. Biasanya digunakan kosakata terkendali.

7. Accrual Policy

Kebijakan yang menyangkut penambahan koleksi.

Berikut salah satu contoh penggunaan Dublin Core dalam sebuah halaman situs:

<head profile="http://dublincore.org">

<title> … </title>

<link rel="schema.DC" href="http://purl.org/dc/elements/1.1/" /> <link rel="schema.DCTERMS" href="http://purl.org/dc/terms/" /> <meta name="DC.Identifier" schema="DCterms:URI"

content="http://tutorialsonline.info/Common/DublinCore.html" /> <meta name="DC.Format" schema="DCterms:IMT" content="text/html" /> <meta name="DC.Title" xml:lang="EN" content="Dublin Core Tutorial" />

<meta name="DC.Creator" content="Alan Kelsey" />

<meta name="DC.Subject" xml:lang="EN" content="Dublin Core Meta Tags" />

<meta name="DC.Publisher" content="Alan Kelsey, Ltd." />

<meta name="DC.Publisher.Address" content="alan@tutorialsonline.info" />

<meta name="DC.Contributor" content="Alan Kelsey" />

<meta name="DC.Date" scheme="ISO8601" content="2007-01-06" /> <meta name="DC.Type" content="text/html" />

<meta name="DC.Description" xml:lang="EN"

content="Learning Advanced Web Design can be fun and easy! Look at a site designed specifically to help you learn how to design web pages with proper tags, styles, and scripting." />

<meta name="DC.Identifier"

content="http://tutorialsonline.info/Common/DublinCore.html" /> <meta name="DC.Relation" content="TutorialOnline.info"

scheme="IsPartOf" />

<meta name="DC.Coverage" content="Hennepin Technical College" /> <meta name="DC.Rights" content="Copyright 2011, Alan Kelsey, Ltd. All rights reserved." />

<meta name="DC.Date.X-MetadataLastModified" scheme="ISO8601" content="2007-01-06" />

<meta name="DC.Language" scheme="dcterms:RFC1766" content="EN" />

Bentuk diatas adalah penggunaan Dublin Core dalam bentuk HTML

mengekspresikan unsur Dublin Core, dan disertai „content‟ untuk menentukan isi

dari unsur tersebut.

2 .2

S

I S T E M

T

E M U

B

A L I K

I

N F O R M A S I

Sistem temu balik informasi (Information Retrieval System) merupakan salah satu tipe sistem informasi yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pengguna. Hasugian (2006, 2) menyatakan bahwa

“pada dasarnya sistem temu balik informasi adalah suatu proses untuk

mengidentifikasi, kemudian memanggil (retrieve) suatu dokumen dari suatu simpanan (file), sebagai jawaban atas permintaan informasi”. Sistem temu balik

informasi berfungsi sebagai perantara kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia. Menurut pendapat Harter (1986, 2)

“An information retrieval system is a device interposed between a potential user of information and theinformation collection itself. For a given information problem, the purpose of the system is to capture wanted

items and to filter out unwanted items”.

Dari uraian di atas dapat diartikan bahwa sistem temu balik informasi merupakan seperangkat hubungan antara pengguna potensial informasi dengan pengumpul informasi itu sendiri. Dengan tujuan untuk memberi informasi yang dibutuhkan dan menyaring informasi yang kurang relevan atau tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna

Sedangkan menurut Chowdhury (1999, 2) “An information retrieval

system is designed to retrieve the documents or information required by the user

community. It should make the right information available to the right user”. (sistem temu balik informasi adalah sebuah sistem pencarian informasi yang dirancang untuk menelusur suatu dokumen atau informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Sehingga harus membuat informasi yang benar-benar tersedia untuk penggunanya).

Selain itu juga diungkapkan oleh Lancester (1979, 7) bahwa temu balik

mengidentifikasi dokumen-dokumen tentang subyek tertentu”. Dari uraian diatas dapat disimpulkan pengertian sistem temu balik informasi adalah seperangkat hubungan antara pengguna informasi dan pengumpul informasi dengan tujuan memberi informasi yang relevan dan sesuai dengan kebutuhan pengguna, dengan sistem pencarian temu balik khusus terhadap informasi yang dicari atau yang dibutuhkan.

2.2.1 FU N G S I SI S T E M TE M U BA L I K IN FO R M A S I

Sistem temu balik informasi digunakan untuk menemukan kembali informasi-informasi yang relevan terhadap kebutuhan pengguna dari suatu kumpulan/pangkalan informasi secara otomatis. Sistem temu balik informasi ini terutama berkaitan dengan pencarian/penelusuran informasi yang efektif dan efisien. Menurut Chowdhury (1999,3) fungsi utama sistem temu balik informasi adalah antara lain sebagai berikut:

1. To identify the information (sources) relevant to the areas of interest of the target users community;

2. To analyse the contents of the sources (documents);

3. To represent the contens of the analysed sources in a way that will be suitable for matching users queries;

4. To analyse users queries and to represent them in aform that will be suitable for matching with the database;

5. To match the search statement with the stored database;

6. To retrieve the information that is relevant, and

7. To make necessary adjustments in the system based on feedback from the users.

Pernyataan diatas dapat diartikan sebagai berikut:

1. Untuk mengidentifikasi sumber informasi yang relevan kepada masyarakat pengguna.

2. Untuk menganalisis isi dari sumber-sumber informasi tersebut.

3. Untuk mewakili isi dari sumber-sumber informasi dengan cara menganalisa mana yang cocok atau sesuai dengan pengguna.

4. Untuk menganalisa permintaan query dalam pencarian informasi oleh pengguna dan sebagai wakil terhadap penelusuran sumber-sumber

5. Untuk mencocokkan pencarian informasi yang ada pada penyimpanan database.

6. Untuk mengambil informasi yang relevan, dan

7. Untuk membuat penyesuaian yang diperlukan dalam sistem yang didasarkan pada umpan balik dari pengguna.

Dari uraian diatas dapat dinyatakan bahwa fungsi dari sistem temu balik informasi adalah untuk mengidentifikasi informasi yang relevan kepada pengguna, untuk meneliti query dari pengguna dan untuk menghadirkannya di dalam suatu format yang akan menghasilkan temuan dokumen/informasi yang sesuai pada database, serta dapat mencari informasi yang relevan pada pengguna.

2.2.2 JE N I S-JE N I S SI S T E M TE M U BA L I K IN F O R M A S I

Menurut Hasugian (2009, 54), terdapat empat model klasik dalam sistem temu balik informasi antara lain:

1. Logicals Models, sejak lama mengunakan boolean (and, or, not) alternatif temuan hanya dua: cocok dan tidak cocok.

2. Vector Processing Models, memperlakukan indeks sebagai multidimensional information space. Dokumen dan query diwakili oleh nilai-nilai vektor sehingga keduanya memperlihatkan posisi dekat atau jauh, non binary, degree of similarity,

3. Probabilistic Models, berasumsi bahwa sistem temu balik informasi bertugas membuat urutan (rangking) dokumen yang sesuai dengan kemungkinannya dalam menjawab kebutuhan informasi mengunakan teori probabilitas untuk menghitung nilai relevansi dokumen, dan

4. Cognitive Models, memfokuskan diri pada interaksi antara pengguna dengan sistem IR. Tidak hanya dalam persoalan dokumen dan query. Lebih mempersoalkan antar-muka (interface) daripada proses komputasi penemuan dokumen.

2.2.3 KO M P O N E N SI S T E M TE M U BA L I K IN F O R M A S I

Temu balik informasi merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai. Temu balik informasi merupakan istilah generik yang mengacu pada temu balik dokumen atau sumber informasi yang dimiliki oleh unit informasi atau perpustakaan baik yang berada di

dalam maupun di luar gedung perpustakaan. Esensi dari temu balik informasi adalah bagaimana memanggil/mendapatkan informasi yang tersedia dalam suatu database atau web untuk memenuhi informasi yang diminta oleh pemakai; bagaimana menemukan informasi yang diminta pemakai; dan bagaimana memberikan solusi kepada pemakai untuk menemukan informasi yang dikehendaki.

Menurut Hasugian (2009, 53-54), ada lima komponen dalam temu balik

informasi atau penelusuran online yaitu: “pengguna, query, dokumen elektronik,

indeks dokumen dan fungsi pencocokan melalui machine matcher (infrastruktur

informasi)”. Sedangkan menurut Lancester yang dikutip oleh Chowdhury (1999, 3), ada 6 komponen sistem temu balik informasi antara lain:

1. Subsistem dokumen. 2. Subsistem pengindeksan. 3. Subsistem kosa kata 4. Subsistem pencarian

5. Subsistem antarmuka pengguna-sistem, dan 6. Subsistem penyusaian.

Dari pernyataan diatas dapat dinyatakan bahwa komponen sistem temu balik informasi yaitu, pengguna, query, dokumen, indeks, pencarian, dan juga machine matcher (infrastruktur informasi) guna untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna yang relevan.

2.3 Repository

Berbagai kegiatan menuntut pengguna memperoleh informasi yang tidak sedikit. Hal tersebut disebabkan oleh kemajuan di bidang teknologi sehingga pengguna perpustakaan harus memperoleh informasi dengan cara yang mudah dan tidak memerlukan waktu yang lama. Perpustakaan perguruan tinggi menyediakan akses untuk pengguna menuju informasi yang diinginkannya. Repository adalah kumpulan file elektronik yang terdiri dari berbagai karangan ilmiah.

Dalam Freedom Foundation USA (2007, 1) dinyatakan bahwa:

A Repository is a place where data or specimens are stored and maintained for future retrieval. A Repository can be :

1. A place where data are stored

2. A place where specifically digital data are stored 3. A site where eprints are located

4. A place where multiple databases or files are located for distribution over anetwork

5. A computer location that is directly accessible to the user without having to travel across a network.

6. A place to store specimens, including serum or other biological fractions. 7. A place where anything is stored for probable reuse.

Dari uraian di atas dapat diartikan bahwa Repository adalah suatu tempat dimana data atau spesimen disimpan dan dipelihara untuk ditemukan kembali dimasa yang akan datang. Suatu Repository dapat berupa :

1. Tempat data disimpan.

2. Tempat data digital disimpan. 3. Tempat e-print diletakkan.

4. Tempat beberapa file atau database diletakkan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan.

5. Penempatan komputer yang secara langsung memberi akses kepada pengguna tanpa keharusan masuk dalam suatu jaringan.

6. Tempat untuk menyimpan spesimen, mencakup serum atau pecahan biologi lainnya.

7. Tempat sesuatu disimpan untuk kemungkinan digunakan kembali.

Pendapat di atas dapat diartikan bahwa Repository merupakan tempat yang berisi kumpulan informasi yang disimpan dalam bentuk elektronik kemudian memberikan akses kepada pengguna untuk masuk dan menggunakan informasi didalamnya. Singkatnya Repository tempat untuk menyimpan file atau database yang dapat ditemu kembali oleh pengguna.

Sedangkan pendapat yang lain mengenai Repository yang diungkapkan oleh Mustaine (2008, 1) adalah sebagai berikut :

or maintained, the term Repository can also refer to a certain place which is specifically used to store digital data, it can refer to a site where e-prints are situated. Repository also means a place where many multiple databases or files are located which is later used for distribution over a specific network. It can also refer to a computer location which is directly accessible to the user without him searching or logging on to the entire network. In short, Repository means a place where anything is stored which can later be used again.

Pendapat di atas dapat diartikan bahwa istilah Repository dapat mengacu pada tempat utama dimana data disimpan atau dirawat, suatu tempat tertentu yang secara spesifik digunakan untuk menyimpan data digital, suatu tempat dimana koleksi e-print diletakkan. Repository juga dapat diartikan sebagai lokasi berbagai file atau database ditempatkan yang kemudian digunakan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan spesifik. Repository juga dapat mengacu pada penempatan komputer yang secara langsung dapat diakses pengguna tanpa dia harus mencari atau masuk dalam keseluruhan jaringan. Singkatnya, Repository berarti suatu tempat dimana segala sesuatunya disimpan untuk kemudian dapat digunakan kembali.

Kedua pendapat di atas pada dasarnya memiliki pendapat yang sama mengenai Repository yaitu Repository mengacu pada tempat utama dimana data disimpan atau dirawat, suatu tempat tertentu yang secara spesifik digunakan untuk menyimpan data digital, suatu tempat dimana koleksi e-print diletakkan.

2.3.1 Tujuan Repository

Repository merupakan hal yang penting bagi suatu perguruan tinggi yang membantu dalam pengelolaan aset kelembagaan sebagai bagian dari strategi informasi mereka, memiliki arti yang sangat penting dalam membantu mahasiswa dan dosen dalam memperoleh informasi yang mereka butuhkan. Repository

membantu institusi untuk mengembangkan pendekatan yang terkoordinir dan logis untuk mengumpulkan, mengidentifikasi, menyimpan dan temu kembali aset intelektualnya dalam bentuk yang digital.

Repository menurut Jain dan Anurag (2008, 4) adalah :

1. To create global visibility for an institution’s scholarly research; 2. To collect content in a single location;

3. To provide open access to institutional research output by self-archiving it;

4. To store and preserve other institutional digital assets, including

unplublished or otherwise easily lost (“grey”) literature (e.g. theses or

technical reports)

Pernyataan di atas dapat diartikan bahwa tujuan utama repository adalah sebagai berikut :

1. Menciptakan visibilitas secara global untuk penelitian ilmiah sebuah lembaga pendidikan / institusi;

2. Mengumpulkan konten / isi dalam satu lokasi;

3. Memberikan akses terbuka untuk hasil penelitian institusional;

4. Menyimpan dan melestarikan aset digital kelembagaan lainnya, termasuk literatur yang tidak dipublikasikan atau mudah hilang ("grey literature”

misalnya tesis atau laporan teknis).

Berdasarkan uraian di atas, dapat dinyatakan bahwa Repository bertujuan untuk menyimpan dan memelihara koleksi yang berbentuk digital kemudian untuk memberikan akses terbuka untuk hasil riset dari institusi pendidikan.

2.3.2 Fungsi Repository

Pada sebuah perpustakaan perguruan tinggi, materi yang tersimpan pada

Repository dapat berupa artikel-artikel dari jurnal riset baik sebelum dicetak

(preprint) ataupun setelah dicetak (postprint), format digital dari skripsi /thesis / disertasi, dan juga mungkin merupakan kumpulan data digital pada kegiatan akademik seperti dokumen administrasi, catatan perkuliahan atau materi perkuliahan lainnya.

Menurut Wicaksono (2005, 5), fungsi Repository adalah :

1. Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi.

2. Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan

Structured Knowledge Creation.

3. Tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation.

Sedangkan menurut Joaquin (1996, 1-3), fungsi dari Repository adalah sebagai berikut :

1. Storage function; The storage function stores data.

Information organization function ;The information organization function manages a Repository of information described by an information schema and includes some or all of the following elements:

• modifying and updating the information schema; • querying the Repository, using a query language; • modifying and updating the Repository.

2. Relocation function; The relocation function manages a Repository of locations forinterfaces, including locations of management functions for the cluster supporting those interfaces.

3. Type Repository function; The type Repository function manages a Repository of type specifications and type relationships. It has an interface for each type specification it stores.

4. Trading function; The trading function mediates advertisement and discovery of interfaces

Pernyataan di atas dapat diartikan bahwa fungsi utama Repository adalah sebagai berikut :

1. Fungsi penyimpanan ; menyimpan data

Fungsi organisasi informasi ; mengelola Repository informasi yang dijelaskan dengan skema informasi yang mencakup beberapa unsur berikut:

• Modifikasi dan pembaruan skema informasi;

• Peng-query-an Repository dengan menggunakan bahasa query; • Modifikasi dan pembaruan Repository.

2. Fungsi relokasi ; mengelola lokasi Repository untuk antarmuka, termasuk lokasi dari fungsi-fungsi manajemen yang mendukung.

3. Fungsi jenis Repository ; mengelola spesifikasi jenis Repository dan tipe hubungan.

Dari kedua uraian di atas dapat dinyatakan bahwa fungsi Repository

adalah sebagai tempat menyimpan data yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi, mengorganisasikan data dengan skema informasi, mengelola lokasi informasi untuk antarmuka, sebagai sumber referensi bagi proses pembelajaran dan sebagai tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran.

2.4 Basis Data (database)

Menurut Connolly dan Begg (2002, 14), database is a shared collection of logically related data, and a description of this data, designed to meet the information needs of an organization, yang artinya basis data adalah sekumpulan koleksi data yang berhubungan secara logikal, dan sebuah deskripsi dari data tersebut, didesain untuk menemukan keperluan informasi pada sebuah perusahaan. Menurut Fathansyah (2004, 7), basis data adalah kumpulan data yang terorganisir, relasi antar data, dan objektifnya.

Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas, maka basis data adalah kumpulan informasi atau data yang di simpan dalam komputer secara sistematis dan dapat dimanpulasi menggunakan perangkat lunak.

Sedangkan Database Management System adalah sebuah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna mendefinisi, membentuk dan mengatur basis data dan yang mengendalikan akses ke basis data. DBMS berinteraksi dengan pengguna aplikasi program dan basis data (Connolly & Begg, 2002, 16).

Beberapa komponen DBMS (Connolly & Begg, 2002, 18): 1. Perangkat Keras (Hardware)

2. Perangkat Lunak (Software)

3. Data 4. Prosedur 5. Manusia

Menurut Connolly dan Begg (2002, 25) DBMS memiliki keuntungan dan kerugian sebagai berikut:

Keuntungan DBMS:

1. Kontrol terhadap pengulangan data (data redundancy). 2. Data yang konsisten.

3. Semakin banyak informasi yang didapat dari data yang sama. 4. Data yang dibagikan (sharing data).

5. Menambah integritas data. 6. Menambah keamanan data. 7. Penetapan standarisasi. 8. Pengurangan biaya.

9. Mempermudah pengoperasian data.

10. Memperbaiki pengaksesan data dan hasilnya. 11. Menambah produktivitas.

12. Memperbaiki pemeliharaan data melalui independensi data. 13. Memperbaiki pengaksesan data secara bersama-sama.

Kerugian DBMS : 1. Kompleksitas. 2. Size / ukuran besar. 3. Biaya dari suatu DBMS

4. Biaya penambahan perangkat keras.

Berdasarkan uraian di atas, database dapat bermanfaat dalam proses perolehan data dengan cara yang mudah dan cepat. Database juga memungkinkan bagi kita untuk dapat menyimpan data dan memanipulasi data tersebut agar dapat dimanfaatkan dengan baik sesuai kebutuhan.

2.5 Koleksi Digital

Dewasa ini terjadi perubahan dalam pengelolaan sumber daya informasi di perpustakaan. Berbagai sumber daya informasi berbasis kertas (paper-based) yang selama ini menjadi primadona perpustakaan tradisional sekarang telah banyak tersedia dalam format elektronik (Hasugian 2008, 12).

Dalam Pasal 1 Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik dicantumkan di antaranya definisi informasi elektronik. Berikut kutipannya:

Informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Dalam kutipan di atas dikatakan dengan jelas bahwa informasi elektronik tersebut tidak terbatas pada tulisan saja, informasi elektronik juga termasuk pada suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah sehingga mampu dipahami dan dimengerti orang lain.

Koleksi digital adalah segala jenis dokumen yang diberi nama file dan disimpan dalam elektronik. Objek atau segala jenis dokumen tersebut disimpan dalam bentuk CD atau di dalam internet. Koleksi digital ini dapat memudahkan pengguna dalam mencari dan memperoleh informasi yang mereka inginkan dengan cepat dan up to date (informasi yang paling mutakhir dan terkini).

Menurut Reitz (2004) dalam Dictionary For Library and Information Science koleksi digital di defenisikan sebagai:

“a collection of library or archival materials converted to machine -readable format for preservation or to provide electronic access...Also library materials produced in electronic formats, including zines, e-jornals, ebooks, reference works published online and on CD-ROM, bibliographic database and other web-based resource....”.

Dapat diartikan bahwa koleksi digital adalah koleksi perpustakaan atau arsip yang dikonversikan kedalam format yang terbaca oleh mesin

(machine-readable format) untuk tujuan pelestarian atau penyediaan akses elektronik juga termasuk materi yang diproduksi dalam bentuk elektronik mencakup zines, e-journals,e- books, karya referensi yang dipublikasikan secara online dan dalam CD-ROM, database bibliografi, dan sumber-sumber berbasis web lainnya.

Dari pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa koleksi digital merupakan koleksi perpustakaan yang dialihmediakan ke dalam format yang dapat dibaca oleh mesin dengan tujuan utnuk melestarikan bahan pustaka tersebut.

Berdasarkan sifat media sumber informasi dan isinya, Pendit (2007, 211) koleksi digital dibedakan menjadi:

1. Bahan dan sumber daya full-text termasuk e-journal, koleksi digital yang bersifat terbuka (open access), e-books, e-newspapers, dan tesis serta disertasi digital.

2. Sumberdaya metadata, termasuk perangkat lunak digital berbentuk katalog, indeks, dan abstrak, atau sumber daya yang menyediakan informasi tentang informasi lainnya.

3. Bahan-bahan multimedia digital 4. Aneka situs di internet

Koleksi digital terdiri dari materi-materi bahan pustaka yang merupakan hasil digitasi, materi digital yang merupakan hasil dari pembelian biasanya dalam bentuk CD-ROM dan materi yang hak aksesnya diperoleh perpustakaan, akan tetapi sistemnya berada di luar pengawasan perpustakaan dan dapat diakses melalui jaringan global (Lang, 1998, 229).

Seperti yang diungkapkan sebelumnya, salah satu bentuk koleksi digital merupakan koleksi hasil proses digitalisasi. Digitalisasi merupakan proses konversi dari segala bentuk fisik atau analog ke dalam bentuk digital (Deegan 2002, 38). Feather (1996, 14) mendefinisikan digitalisasi sebagai transripsi data ke dalam bentuk digital sehingga dapat diproses secara langsung dengan menggunakan komputer.

2.5.1 Format Koleksi Digital

Menurut A. Kosasih (2008, 8), penyajian koleksi perpustakaan dalam bentuk digital terdapat dalam berbagai format antara lain:

1. Jenis teks digital

a. RTF (Rich Text Format)

b. PDF (Portable Document Format) 2. TIFF

a. JPEG dan GIF b. Photo CD c. PNG

d. Pyramid File Format

e. Format lainnya seperti: PICT, BMP, PDF dan DjVU 2. Jenis video/ film digital

a. MPEG

b. Digital video broadcasting

Seperti yang diketahui, saat ini banyak perpustakaan yang mempertimbangkan untuk mengkonversi dari koleksi tercetak yang dimilikinya kedalam bentuk digital. Pertimbangan ini didasarkan pada kelebihan- kelebihan koleksi dalam format digital. Harvey (1993, 178) berpendapat kelebihan format digital antara lain :

1. Dapat dipublikasikan dengan cepat dan disebarkan tanpa penurunan kualitas melalui jaringan komunikasi elektronik dimanapun pengguna berada.

2. Menghemat ruang penyimpanan

3. Dapat disimpan dalam berbagai bentuk media dan dapat ditransfer dari satu media penyimpanan ke media penyimpanan laiinya.

4. Menawarkan proses temu kembali serta akses terhadap informasi dengan lebih cepat.

2.5.2 Pengembangan Koleksi Digital

Kegiatan pengembangan koleksi digital meliputi kegiatan seleksi, pengadaan, penyiangan, dan evaluasi koleksi (Collection Development Plan,

2005). Walaupun komputer merupakan perkakas utama yang diperlukan dalam perpustakaan digital, tetapi sumber daya manusia merupakan yang terpenting untuk mengembangkan dan membuatnya bekerja (Siregar, 2008, 2).

Lang (1998, 229) juga berpendapat bahwa koleksi digital perlu untuk diolah (organised), dikategorikan (categorised), diindeks (indexed) agar dapat diakses secara lebih mudah. Koleksi digital juga harus disimpan dan dipelihara sedemikian rupa untuk memastikan bahwa koleksi digital tersebut agar terus tersedia selama mungkin.

2.5.3 Sifat Koleksi Digital Sifat koleksi digital adalah:

1. Rekaman gambar, misalnya film, compact disc (CD), mikrofilm, dan mikrofis.

2. Rekaman suara, misalnya piringan hitam, CD dan kaset.

3. Rekaman data magnetik/digital, misalnya dalam bentuk disket, CD dan pangkalan data. (Perpustakaan Nasional RI, 1999, 11-12)

Masing-masing dari sifat tersebut sesuai dengan karakter jenis koleksi digital. Setiap jenis dari koleksi digital dipergunakan oleh perpustakaan untuk mempermudah pengguna dalam pencarian informasi. Biasanya koleksi digital tidak dipinjamkan, hanya dapat dipergunakan di perpustakaan.

Dari kedua uraian di atas dapat dinyatakan bahwa fungsi Repository

adalah sebagai tempat menyimpan data yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi, mengorganisasikan data dengan skema informasi, mengelola lokasi informasi untuk antarmuka, sebagai sumber referensi bagi proses pembelajaran dan sebagai tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran.

2.4 Basis Data (database)

Menurut Connolly dan Begg (2002, 14), database is a shared collection of logically related data, and a description of this data, designed to meet the information needs of an organization, yang artinya basis data adalah sekumpulan koleksi data yang berhubungan secara logikal, dan sebuah deskripsi dari data tersebut, didesain untuk menemukan keperluan informasi pada sebuah perusahaan. Menurut Fathansyah (2004, 7), basis data adalah kumpulan data yang terorganisir, relasi antar data, dan objektifnya.

Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas, maka basis data adalah kumpulan informasi atau data yang di simpan dalam komputer secara sistematis dan dapat dimanpulasi menggunakan perangkat lunak.

Sedangkan Database Management System adalah sebuah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna mendefinisi, membentuk dan mengatur basis data dan yang mengendalikan akses ke basis data. DBMS berinteraksi dengan pengguna aplikasi program dan basis data (Connolly & Begg, 2002, 16).

Beberapa komponen DBMS (Connolly & Begg, 2002, 18): 1. Perangkat Keras (Hardware)

2. Perangkat Lunak (Software)

3. Data 4. Prosedur 5. Manusia

Menurut Connolly dan Begg (2002, 25) DBMS memiliki keuntungan dan kerugian sebagai berikut:

Keuntungan DBMS:

1. Kontrol terhadap pengulangan data (data redundancy). 2. Data yang konsisten.

3. Semakin banyak informasi yang didapat dari data yang sama. 4. Data yang dibagikan (sharing data).

5. Menambah integritas data. 6. Menambah keamanan data. 7. Penetapan standarisasi. 8. Pengurangan biaya.

9. Mempermudah pengoperasian data.

10. Memperbaiki pengaksesan data dan hasilnya. 11. Menambah produktivitas.

12. Memperbaiki pemeliharaan data melalui independensi data. 13. Memperbaiki pengaksesan data secara bersama-sama.

Kerugian DBMS : 1. Kompleksitas. 2. Size / ukuran besar. 3. Biaya dari suatu DBMS

4. Biaya penambahan perangkat keras.

Berdasarkan uraian di atas, database dapat bermanfaat dalam proses perolehan data dengan cara yang mudah dan cepat. Database juga memungkinkan bagi kita untuk dapat menyimpan data dan memanipulasi data tersebut agar dapat dimanfaatkan dengan baik sesuai kebutuhan.

2.5 Koleksi Digital

Dewasa ini terjadi perubahan dalam pengelolaan sumber daya informasi di perpustakaan. Berbagai sumber daya informasi berbasis kertas (paper-based) yang selama ini menjadi primadona perpustakaan tradisional sekarang telah banyak tersedia dalam format elektronik (Hasugian 2008, 12).

Dalam Pasal 1 Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik dicantumkan di antaranya definisi informasi elektronik. Berikut kutipannya:

Informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Dalam kutipan di atas dikatakan dengan jelas bahwa informasi elektronik tersebut tidak terbatas pada tulisan saja, informasi elektronik juga termasuk pada suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah sehingga mampu dipahami dan dimengerti orang lain.

Koleksi digital adalah segala jenis dokumen yang diberi nama file dan disimpan dalam elektronik. Objek atau segala jenis dokumen tersebut disimpan dalam bentuk CD atau di dalam internet. Koleksi digital ini dapat memudahkan pengguna dalam mencari dan memperoleh informasi yang mereka inginkan dengan cepat dan up to date (informasi yang paling mutakhir dan terkini).

Menurut Reitz (2004) dalam Dictionary For Library and Information Science koleksi digital di defenisikan sebagai:

“a collection of library or archival materials converted to machine -readable format for preservation or to provide electronic access...Also library materials produced in electronic formats, including zines, e-jornals, ebooks, reference works published online and on CD-ROM, bibliographic database and other web-based resource....”.

Dapat diartikan bahwa koleksi digital adalah koleksi perpustakaan atau arsip yang dikonversikan kedalam format yang terbaca oleh mesin

(machine-readable format) untuk tujuan pelestarian atau penyediaan akses elektronik juga termasuk materi yang diproduksi dalam bentuk elektronik mencakup zines, e-journals,e- books, karya referensi yang dipublikasikan secara online dan dalam CD-ROM, database bibliografi, dan sumber-sumber berbasis web lainnya.

Dari pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa koleksi digital merupakan koleksi perpustakaan yang dialihmediakan ke dalam format yang dapat dibaca oleh mesin dengan tujuan utnuk melestarikan bahan pustaka tersebut.

Berdasarkan sifat media sumber informasi dan isinya, Pendit (2007, 211) koleksi digital dibedakan menjadi:

1. Bahan dan sumber daya full-text termasuk e-journal, koleksi digital yang bersifat terbuka (open access), e-books, e-newspapers, dan tesis serta disertasi digital.

2. Sumberdaya metadata, termasuk perangkat lunak digital berbentuk katalog, indeks, dan abstrak, atau sumber daya yang menyediakan informasi tentang informasi lainnya.

3. Bahan-bahan multimedia digital 4. Aneka situs di internet

Koleksi digital terdiri dari materi-materi bahan pustaka yang merupakan hasil digitasi, materi digital yang merupakan hasil dari pembelian biasanya dalam bentuk CD-ROM dan materi yang hak aksesnya diperoleh perpustakaan, akan tetapi sistemnya berada di luar pengawasan perpustakaan dan dapat diakses melalui jaringan global (Lang, 1998, 229).

Seperti yang diungkapkan sebelumnya, salah satu bentuk koleksi digital merupakan koleksi hasil proses digitalisasi. Digitalisasi merupakan proses konversi dari segala bentuk fisik atau analog ke dalam bentuk digital (Deegan 2002, 38). Feather (1996, 14) mendefinisikan digitalisasi sebagai transripsi data ke dalam bentuk digital sehingga dapat diproses secara langsung dengan menggunakan komputer.

2.5.1 Format Koleksi Digital

Menurut A. Kosasih (2008, 8), penyajian koleksi perpustakaan dalam bentuk digital terdapat dalam berbagai format antara lain:

1. Jenis teks digital

a. RTF (Rich Text Format)

b. PDF (Portable Document Format) 2. TIFF

a. JPEG dan GIF b. Photo CD c. PNG

d. Pyramid File Format

e. Format lainnya seperti: PICT, BMP, PDF dan DjVU 2. Jenis video/ film digital

a. MPEG

b. Digital video broadcasting

Seperti yang diketahui, saat ini banyak perpustakaan yang mempertimbangkan untuk mengkonversi dari koleksi tercetak yang dimilikinya kedalam bentuk digital. Pertimbangan ini didasarkan pada kelebihan- kelebihan koleksi dalam format digital. Harvey (1993, 178) berpendapat kelebihan format digital antara lain :

1. Dapat dipublikasikan dengan cepat dan disebarkan tanpa penurunan kualitas melalui jaringan komunikasi elektronik dimanapun pengguna berada.

2. Menghemat ruang penyimpanan

3. Dapat disimpan dalam berbagai bentuk media dan dapat ditransfer dari satu media penyimpanan ke media penyimpanan laiinya.

4. Menawarkan proses temu kembali serta akses terhadap informasi dengan lebih cepat.

2.5.2 Pengembangan Koleksi Digital

Kegiatan pengembangan koleksi digital meliputi kegiatan seleksi, pengadaan, penyiangan, dan evaluasi koleksi (Collection Development Plan,

2005). Walaupun komputer merupakan perkakas utama yang diperlukan dalam perpustakaan digital, tetapi sumber daya manusia merupakan yang terpenting untuk mengembangkan dan membuatnya bekerja (Siregar, 2008, 2).

Lang (1998, 229) juga berpendapat bahwa koleksi digital perlu untuk diolah (organised), dikategorikan (categorised), diindeks (indexed) agar dapat diakses secara lebih mudah. Koleksi digital juga harus disimpan dan dipelihara sedemikian rupa untuk memastikan bahwa koleksi digital tersebut agar terus tersedia selama mungkin.

2.5.3 Sifat Koleksi Digital

Sifat koleksi digital adalah:

1. Rekaman gambar, misalnya film, compact disc (CD), mikrofilm, dan mikrofis.

2. Rekaman suara, misalnya piringan hitam, CD dan kaset.

3. Rekaman data magnetik/digital, misalnya dalam bentuk disket, CD dan pangkalan data. (Perpustakaan Nasional RI, 1999, 11-12)

Masing-masing dari sifat tersebut sesuai dengan karakter jenis koleksi digital. Setiap jenis dari koleksi digital dipergunakan oleh perpustakaan untuk mempermudah pengguna dalam pencarian informasi. Biasanya koleksi digital tidak dipinjamkan, hanya dapat dipergunakan di perpustakaan.