PERANCANGAN MANAJEMEN PENGADAAN BARANG (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT) Perancangan Manajemen Pengadaan Barang (Supply Chain Management) Studi Kasus Pada Universitas Muhammadiyah Surakarta.
PERANCANGAN MANAJEMEN PENGADAAN BARANG
(SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)
STUDI KASUS PADA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
SKRIPSI
Diajukan Untuk memenuhi Tugas Dan Syarat-Syarat Memperoleh Gelar
Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Muhammadiyah Surakarta
Disusun Oleh:
Taufiq Hidayat
B 200 081 001
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
2014
ii
iii
MOTTO
Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman di
antaramu dan orang-orang yang diberi ilmu pengetahuan
beberapa derajat.
(Q.S. Al-Mujaadilah:11)
Apabila Allah menginginkan kebaikan bagi seseorang maka dia
diberi pendalaman dalam ilmu agama. Sesungguhnya
memperoleh ilmu hanya dengan belajar.
(H.R.Bukhori)
Orang pintar adalah orang yang merenungkan suatu masalah
sebelum terjadinya, lalu menyiapkan bekal untuk menghapinya.
(Penulis)
iv
PERSEMBAHAN
Untaian kata yang membentuk sebuah karya sederhana ini, aku persembahkan
kepada:
ALLAH SWT
Yang telah memberikan hidayah, hikmah dan ilmu pengetahuan, sehingga dapat
memanfaatkan pemberian-Nya untuk senantiasa bersyukur kepada-Nya.
Istri dan Anak-anakku tercinta
Yang setiap hari memberikan do’a, inspirasi dan motivasi untuk menyelesaikan
karya ini.
Sahabat-sahabatku
Yang selama ini menyemangati untuk berlomba dalam kebaikan dan
persaudaraan untuk saling menasehati.
Almamaterku dan pembaca budiman
Semoga karya sederhana ini dapat memberikan bermanfaat untuk para
pembaca budiman.
v
PERANCANGAN MANAJEMEN PENGADAAN BARANG
(SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)
STUDI KASUS PADA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
Taufiq Hidayat, B 200 081 001, Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan
Bisnis, Universitas Muhammadiyah Surakarta, 2014.
ABSTRAK
Penelitian ini dilakukan pada Bagian Pengadaan Barang (Rumah Tangga)
Universitas Muhammadiyah Surakarta dengan tujuan melihat tingkat efektivitas
dan efisiensi dari system pengadaan barang yang diterapkan untuk kemudian
mengusulkan sistem manajemen pengadaan barang yang lebih efektif dan efisien
dalam prosedur dan pencatatannya.
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan
pendekatan kualitatis. Penelitian dilakukan dengan menjaring informasi dan
mengamati secara langsung pelaksanaan sistem pengadaan barang di Bagian
Pengadaan Barang Universitas Muhammadiyah Surakarta. Dari informasi dan
pengamatan diperoleh permasalahan bahwa belum adanya pemisahan antara
bagian pengadaan, penerimaan dan pembayaran sehingga masih memungkinkan
adanya penyalahgunaan wewenang. Juga pencatatan aktiva tetap yang belum rapi,
sehingga menyulitkan untuk pelacakan, identifikasi kekayaan dan pencegahan
hilangnya barang.
Hasil penelitian mengembangkan perancangan sistem pengadaan barang
yang efektif dan efisien dengan memisahkan fungsi pengadaan, penerimaan dan
pembayaran. Perlu diadakan perubahan struktur organisasi dengan menambahkan
bagian gudang sebagai fungsi penerimaan, sehingga lebih efektif dalam
pencegahan penyalahgunaan wewenang dan usaha memperkaya diri sendiri. Di
samping itu prosedur pengadaan barang dimulai dari perencanaan kebutuhan sejak
awal, sehingga memudahkan pengelompokkan barang untuk memperoleh
pengadaan yang lebih efisien. Juga alur distribusi barang dengan perencanaan
pencatatan yang rapi, baik barang maupun akuntansinya, yang memungkinkan
untuk pelabelan barang yang berupa aset sehingga memudahkan identifikasi dan
pelacakannya.
Kata kunci: perancangan sistem, pengadaan barang, efektif dan efisien.
vi
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum warohmatullahi wabarokatuh
Segala puji dan syukur penulis panjatkan hanya kehadirat Allah SWT atas
rahmat dan hidayah-Nya yang telah memberikan kemudahan, kelancaran kepada
penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini dengan maksud dan
tujuan untuk pembelajaran ilmiah bagi penulis juga sebagai syarat untuk
memenuhi kewajiban penulis guna memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Jurusan Akuntasi Universitas Muhammadiyah
Surakarta.
Penulisan skripsi ini tidak akan selesai tanpa bantuan yang tulus dan ikhlas
dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan banyak terima kasih
kepada :
1. Bapak Dr. Triyono, SE., M.Si., selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Uiversitas Muhammadiyah Surakarta.
2. Bapak Dr. Fatchan Achyani, SE., M.Si., selaku Ketua Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisns Universitas Muhammadiyah Surakarta.
3. Bapak Drs. M. Abdul Aris, M.Si., selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Surakarta.
4. Dra. Rina Trisnawati, M.Si., Ak., Ph.D., selaku Dosen Pembimbing yang telah
menyediakan waktunya untuk memberikan bimbingan dan pengarahan kepada
penulis dalam penyusunan skripsi ini.
vii
5. Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Muhammadiyah Surakara yang tidak dapat penulis sebutkan satu
persatu, atas semua ilmu pengetahuan yang telah diberikan kepada penulis
selama di bangku perkuliahan.
6. Bapak, ibu, kakakku, istri dan anak-anakku yang telah memberikan motivasi,
semangat, doa, kasih sayang, dan kesabaran sehingga berhasil selesainya
skripsi ini.
Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan segala rahmat dan barokahNya untuk semuanya. Akhirnya penulis menyadari masih banyak kekurangan dan
kesalahan dalam penulisan skipsi ini dikarenakan keterbatasan penulis dalam ilmu
pengetahuan, maka segala kritik dan saran demi sempurnanya skripsi ini, sangat
penulis harapkan. Dan penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi
semuanya.
Wassalamualaikum warohmatullahi wabarokatuh.
Surakarta,
Maret 2014
Penulis,
viii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL .......................................................................................
i
HALAMAN PENGESAHAN .........................................................................
ii
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI ...................................
iii
HALAMAN MOTTO .....................................................................................
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN .....................................................................
v
ABSTRAKSI ..................................................................................................
vi
KATA PENGANTAR ....................................................................................
vii
DAFTAR ISI ...................................................................................................
ix
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................
xi
BAB I
PENDAHULUAN ........................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah ..........................................................
1
B. Pembatasan Masalah ................................................................
2
C. Perumusan Masalah ................................................................
3
D. Tujuan Penelitian ....................................................................
3
E. Manfaat Penelitian ..................................................................
4
F. Sistematika Penulisan .............................................................
4
TINJAUAN PUSTAKA ...............................................................
6
A. Definisi Perancangan ..............................................................
6
B. Pengertian Pengadaan Barang .................................................
7
C. Pengadaan Barang Yang Efektif dan Efisien ..........................
8
D. Pencatatan AkuntansiBarang ..................................................
11
1. Aktiva Tetap ......................................................................
11
2. Persediaan .........................................................................
14
E. Hasil Penelitian Sebelumnya ...................................................
15
METODE PENELITIAN ..............................................................
20
A. Jenis Penelitian ........................................................................
20
B. Obyek dan Subyek Penelitian .................................................
21
C. Teknik Pengumpulan Data ......................................................
21
BAB II.
BAB III
ix
BAB IV
D. Analisa Data ............................................................................
22
PERANCANGAN SISTEM PENGADAAN BARANG ..............
24
A. Gambaran Umum dan Analisis Sistem Pengadaan Barang Di
Universitas Muhammadiyah Surakarta ...................................
24
1. Susunan Organisasi Bagian Rumah Tangga .....................
24
2. Sentralisasi Pengadaan Barang .........................................
25
3. Prosedur Pengadaan Barang ..............................................
26
4. Pendistribusian Barang ......................................................
27
B. Perancangan Sistem Pengadaan Barang Yang Efektif dan
Efisien .....................................................................................
28
1. Struktur Organisasi ...........................................................
28
2. Bagan Alur Pengadaan Barang .........................................
29
3. Prosedur Pengadaan Barang ..............................................
29
4. Efektifitas dan Efisiensi Penggunaan Yang Dihasilkan
Dalam Sistem Pengadaan Barang Dibandingkan Dengan
BAB V
Sistem Lama ......................................................................
37
PENUTUP .....................................................................................
39
A. Kesimpulan .............................................................................
39
B. Saran ........................................................................................
40
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
x
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Bagian Rumah Tangga UMS .....................
24
Gambar 4.2 Usulan Struktur Organisasi Bagian Rumah Tangga UMS .........
28
Gambar 4.3 Bagan Alur Pengadaan Barang ..................................................
30
xi
(SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)
STUDI KASUS PADA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
SKRIPSI
Diajukan Untuk memenuhi Tugas Dan Syarat-Syarat Memperoleh Gelar
Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Muhammadiyah Surakarta
Disusun Oleh:
Taufiq Hidayat
B 200 081 001
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
2014
ii
iii
MOTTO
Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman di
antaramu dan orang-orang yang diberi ilmu pengetahuan
beberapa derajat.
(Q.S. Al-Mujaadilah:11)
Apabila Allah menginginkan kebaikan bagi seseorang maka dia
diberi pendalaman dalam ilmu agama. Sesungguhnya
memperoleh ilmu hanya dengan belajar.
(H.R.Bukhori)
Orang pintar adalah orang yang merenungkan suatu masalah
sebelum terjadinya, lalu menyiapkan bekal untuk menghapinya.
(Penulis)
iv
PERSEMBAHAN
Untaian kata yang membentuk sebuah karya sederhana ini, aku persembahkan
kepada:
ALLAH SWT
Yang telah memberikan hidayah, hikmah dan ilmu pengetahuan, sehingga dapat
memanfaatkan pemberian-Nya untuk senantiasa bersyukur kepada-Nya.
Istri dan Anak-anakku tercinta
Yang setiap hari memberikan do’a, inspirasi dan motivasi untuk menyelesaikan
karya ini.
Sahabat-sahabatku
Yang selama ini menyemangati untuk berlomba dalam kebaikan dan
persaudaraan untuk saling menasehati.
Almamaterku dan pembaca budiman
Semoga karya sederhana ini dapat memberikan bermanfaat untuk para
pembaca budiman.
v
PERANCANGAN MANAJEMEN PENGADAAN BARANG
(SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)
STUDI KASUS PADA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
Taufiq Hidayat, B 200 081 001, Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan
Bisnis, Universitas Muhammadiyah Surakarta, 2014.
ABSTRAK
Penelitian ini dilakukan pada Bagian Pengadaan Barang (Rumah Tangga)
Universitas Muhammadiyah Surakarta dengan tujuan melihat tingkat efektivitas
dan efisiensi dari system pengadaan barang yang diterapkan untuk kemudian
mengusulkan sistem manajemen pengadaan barang yang lebih efektif dan efisien
dalam prosedur dan pencatatannya.
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan
pendekatan kualitatis. Penelitian dilakukan dengan menjaring informasi dan
mengamati secara langsung pelaksanaan sistem pengadaan barang di Bagian
Pengadaan Barang Universitas Muhammadiyah Surakarta. Dari informasi dan
pengamatan diperoleh permasalahan bahwa belum adanya pemisahan antara
bagian pengadaan, penerimaan dan pembayaran sehingga masih memungkinkan
adanya penyalahgunaan wewenang. Juga pencatatan aktiva tetap yang belum rapi,
sehingga menyulitkan untuk pelacakan, identifikasi kekayaan dan pencegahan
hilangnya barang.
Hasil penelitian mengembangkan perancangan sistem pengadaan barang
yang efektif dan efisien dengan memisahkan fungsi pengadaan, penerimaan dan
pembayaran. Perlu diadakan perubahan struktur organisasi dengan menambahkan
bagian gudang sebagai fungsi penerimaan, sehingga lebih efektif dalam
pencegahan penyalahgunaan wewenang dan usaha memperkaya diri sendiri. Di
samping itu prosedur pengadaan barang dimulai dari perencanaan kebutuhan sejak
awal, sehingga memudahkan pengelompokkan barang untuk memperoleh
pengadaan yang lebih efisien. Juga alur distribusi barang dengan perencanaan
pencatatan yang rapi, baik barang maupun akuntansinya, yang memungkinkan
untuk pelabelan barang yang berupa aset sehingga memudahkan identifikasi dan
pelacakannya.
Kata kunci: perancangan sistem, pengadaan barang, efektif dan efisien.
vi
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum warohmatullahi wabarokatuh
Segala puji dan syukur penulis panjatkan hanya kehadirat Allah SWT atas
rahmat dan hidayah-Nya yang telah memberikan kemudahan, kelancaran kepada
penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini dengan maksud dan
tujuan untuk pembelajaran ilmiah bagi penulis juga sebagai syarat untuk
memenuhi kewajiban penulis guna memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Jurusan Akuntasi Universitas Muhammadiyah
Surakarta.
Penulisan skripsi ini tidak akan selesai tanpa bantuan yang tulus dan ikhlas
dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan banyak terima kasih
kepada :
1. Bapak Dr. Triyono, SE., M.Si., selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Uiversitas Muhammadiyah Surakarta.
2. Bapak Dr. Fatchan Achyani, SE., M.Si., selaku Ketua Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisns Universitas Muhammadiyah Surakarta.
3. Bapak Drs. M. Abdul Aris, M.Si., selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Surakarta.
4. Dra. Rina Trisnawati, M.Si., Ak., Ph.D., selaku Dosen Pembimbing yang telah
menyediakan waktunya untuk memberikan bimbingan dan pengarahan kepada
penulis dalam penyusunan skripsi ini.
vii
5. Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Muhammadiyah Surakara yang tidak dapat penulis sebutkan satu
persatu, atas semua ilmu pengetahuan yang telah diberikan kepada penulis
selama di bangku perkuliahan.
6. Bapak, ibu, kakakku, istri dan anak-anakku yang telah memberikan motivasi,
semangat, doa, kasih sayang, dan kesabaran sehingga berhasil selesainya
skripsi ini.
Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan segala rahmat dan barokahNya untuk semuanya. Akhirnya penulis menyadari masih banyak kekurangan dan
kesalahan dalam penulisan skipsi ini dikarenakan keterbatasan penulis dalam ilmu
pengetahuan, maka segala kritik dan saran demi sempurnanya skripsi ini, sangat
penulis harapkan. Dan penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi
semuanya.
Wassalamualaikum warohmatullahi wabarokatuh.
Surakarta,
Maret 2014
Penulis,
viii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL .......................................................................................
i
HALAMAN PENGESAHAN .........................................................................
ii
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI ...................................
iii
HALAMAN MOTTO .....................................................................................
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN .....................................................................
v
ABSTRAKSI ..................................................................................................
vi
KATA PENGANTAR ....................................................................................
vii
DAFTAR ISI ...................................................................................................
ix
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................
xi
BAB I
PENDAHULUAN ........................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah ..........................................................
1
B. Pembatasan Masalah ................................................................
2
C. Perumusan Masalah ................................................................
3
D. Tujuan Penelitian ....................................................................
3
E. Manfaat Penelitian ..................................................................
4
F. Sistematika Penulisan .............................................................
4
TINJAUAN PUSTAKA ...............................................................
6
A. Definisi Perancangan ..............................................................
6
B. Pengertian Pengadaan Barang .................................................
7
C. Pengadaan Barang Yang Efektif dan Efisien ..........................
8
D. Pencatatan AkuntansiBarang ..................................................
11
1. Aktiva Tetap ......................................................................
11
2. Persediaan .........................................................................
14
E. Hasil Penelitian Sebelumnya ...................................................
15
METODE PENELITIAN ..............................................................
20
A. Jenis Penelitian ........................................................................
20
B. Obyek dan Subyek Penelitian .................................................
21
C. Teknik Pengumpulan Data ......................................................
21
BAB II.
BAB III
ix
BAB IV
D. Analisa Data ............................................................................
22
PERANCANGAN SISTEM PENGADAAN BARANG ..............
24
A. Gambaran Umum dan Analisis Sistem Pengadaan Barang Di
Universitas Muhammadiyah Surakarta ...................................
24
1. Susunan Organisasi Bagian Rumah Tangga .....................
24
2. Sentralisasi Pengadaan Barang .........................................
25
3. Prosedur Pengadaan Barang ..............................................
26
4. Pendistribusian Barang ......................................................
27
B. Perancangan Sistem Pengadaan Barang Yang Efektif dan
Efisien .....................................................................................
28
1. Struktur Organisasi ...........................................................
28
2. Bagan Alur Pengadaan Barang .........................................
29
3. Prosedur Pengadaan Barang ..............................................
29
4. Efektifitas dan Efisiensi Penggunaan Yang Dihasilkan
Dalam Sistem Pengadaan Barang Dibandingkan Dengan
BAB V
Sistem Lama ......................................................................
37
PENUTUP .....................................................................................
39
A. Kesimpulan .............................................................................
39
B. Saran ........................................................................................
40
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
x
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Bagian Rumah Tangga UMS .....................
24
Gambar 4.2 Usulan Struktur Organisasi Bagian Rumah Tangga UMS .........
28
Gambar 4.3 Bagan Alur Pengadaan Barang ..................................................
30
xi