Pemodelan Sistem Informasi Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha Bandung dengan Menggunakan Enterprise Architecture Zachman Framework.

Abtract

Information System Development is a first step to increase efficiency dan effectivity of an organization. The use of Information technology can improve organization ability in competition of other organization.

When an organization develop a new system or technology, they can use Enterprise Architecture to define all of their organization. It can be a guide to know all of their company or organization based on text.

Zachman Framework is one of Enterprise Architecture that can define the organization completly. Zachman Framework itself can support bussines processes of an organization.

Faculty of Pshycology is one that can be defined. Faculty of Pshycology need an enterprise of architecture to see itself, what their need to improve their faculty among the other.

Final result from Zachman Framework implementation from Faculty of Pshycology Maranatha Christain University is an Enterprise Architecture documentation. This can be used to be a guide, to develop an effectivity and effeciency Faculty of Pshycology in the future.

Keyword : Enterprise Architecture, Zachman Framework, Faculty of Pshycology,

Daftar Isi

Abstrak ... i

Kata Pengantar ... ii

Daftar Isi ... iv

Daftar Gambar ... vii

Daftar Tabel ... ix

Daftar Referensi ... 153

Daftar lampiran ... 154

Bab I Pendahuluan I.1 Latar belakang ... 1

I.2 Perumusan Masalah ... 2

I.3 Tujuan ... 2

I.4 Pembatasan Masalah ... 3

I.5 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II Landasan Teori II.1 Definisi Sistem Informasi ... 6

II.2 Enterprise Architecture ... 6

II.3 John Zachman ... 8

II.4 Zachman Framework Enterprise Architecture ... 9

BAB III Enterprise Architecture Fakultas Psikologi UKM III.1 What ... 17

III.1.1 Scope ... 17

III.1.2 Enterprise Model ... 19

III.1.3 System Model ... 20

III.2 How ... 23

III.2.1 Scope ... 23

III.2.2 Enterprise Model ... 34

III.2.3 System Model ... 36

III.2.4 Technology Model ... 50

III.3 Where ... 71

III.3.1 Scope ... 71

III.3.2 Enterprise Model ... 73

III.3.3 System Model ... 78

III.3.3 Technology Model ... 79

III.4 Who ... 89

III.4.1 Scope ... 89

III.4.2 Enterprise Model ... 90

III.4.3 System Model ... 91

III.4.4 Technology Model ... 94

III.4.5 Functioning System ... 108

III.5 When ... 114

III.5.1 Scope ... 114

III.5.2 Enterprise Model ... 114

III.5.3 System Model ... 116

III.5.4 Functioning System ... 126

III.6 Why ... 127

III.6.1 Scope ... 127

BAB IV Evaluasi Hasil Implementasi IV.1 Kolom What ... 132

IV.2 Kolom How ... 134

IV.3 Kolom Where ... 136

IV.4 Kolom Who ... 138

IV.5 Kolom When ... 140

BAB V Penutup

V.1 Kesimpulan ... 143

V.1.1 Kolom What ... 143

V.1.2 Kolom How ... 144

V.1.3 Kolom Where ... 147

V.1.4 Kolom Who ... 149

V.1.5 Kolom When ... 150

V.1.6 Kolom Why ... 151

V.2 Saran ... 152

Daftar Gambar

Gambar 2.1 Enterprise Architecture : A Framework ... 10

Gambar 3.1 Diagram Relasional Entitas Bisnis ... 19

Gambar 3.2 Flow Proses Fakultas Psikologi I ... 34

Gambar 3.3 Flow Proses Fakultas Psikologi 2 ... 35

Gambar 3.4 Diagram Konteks ... 36

Gambar 3.5 DFD level 1 ... 37

Gambar 3.6 DFD level 2 Proses 1.1 Login ... 38

Gambar 3.7 DFD level 2 Proses 1.2 Akademik ... 39

Gambar 3.8 DFD level 2 Proses 1.3 Rencana Studi ... 40

Gambar 3.9 DFD level 2 Proses 1.4 Perwalian... 41

Gambar 3.10 DFD level 2 Proses 1.5 DKBS ... 41

Gambar 3.11 DFD level 2 Proses 1.6 Jadwal ... 42

Gambar 3.12 DFD level 2 Proses 1.7 Daftar Hadir ... 42

Gambar 3.13 DFD level 2 Proses 1.8 Nilai ... 43

Gambar 3.14 DFD level 2 Proses 1.9 Cuti ... 43

Gambar 3.15 DFD level 3 Proses 1.2.1 Dosen ... 44

Gambar 3.16 DFD level 3 Proses 1.2.2 Mahasiswa ... 44

Gambar 3.17 DFD level 3 Proses 1.2.3 Kurikulum ... 45

Gambar 3.18 DFD level 3 Proses 1.2.4 Format Akademik ... 45

Gambar 3.19 DFD level 3 Proses 1.4.1 Dosen Wali... 46

Gambar 3.20 DFD level 3 Proses 1.4.2 Mata Kuliah ... 46

Gambar 3.21 DFD level 3 Proses 1.6.1 Jadwal MK ... 47

Gambar 3.22 DFD level 3 Proses 1.6.2 Jadwal Ruang ajar ... 47

Gambar 3.23 DFD level 3 Proses 1.7.1 Absen mahasiswa ... 48

Gambar 3.25 DFD level 3 Proses 1.7.3 Absen ujian mahasiswa ... 49

Gambar 3.26 DFD level 3 Proses 1.8.1 Nilai ... 49

Gambar 3.27 DFD level 3 Proses 1.8.2 Transkrip ... 50

Gambar 3.28 DFD level 3 Proses 1.7.2 Absen Dosen ... 48

Gambar 3.29 Peta Lokasi Bisnis Fakultas Psikologi ... 74

Gambar 3.30 Denah Tata Usaha Fakultas Psikologi UKM ... 75

Gambar 3.31 Denah Laboratorium Psikodiagnostik Fakultas Psikologi .... 76

Gambar 3.32 Denah Laboratorium Psi. Klinis dan Perkembangan Fakultas Psikologi ... 77

Gambar 3.33 Skema Domain Fakultas Psikologi ... 78

Gambar 3.34 Skema jaringan komputer Fakultas Psikologi ... 79

Gambar 3.35 Diagram Struktural Fakultas Psikologi ... 90

Gambar 3.36 Struktur Organisasi Fakultas Psikologi ... 108

Gambar 3.37 Flow Proses Fakultas Psikologi 1 ... 122

Gambar 3.38 Flow Proses Fakultas Psikologi 2 ... 123

Gambar 3.39 Flow Proses Fakultas Psikologi 3 ... 124

Gambar 3.40 Flow Proses Fakultas Psikologi bentuk Gantt Chart... 125

Gambar 3.41 Balance Score Card Fakultas Psikologi ... 129

Daftar Tabel

Tabel 2.1 Klasifikasi Matriks Zachman Framework ... 11

Tabel 2.2 Dimensi Kesimpulan ... 16

Tabel 3.2 Keterangan aliran data DFD ... 51

Tabel 3.3 User Interface Dekan Fakultas Psikologi... 53

Tabel 3.3 User Interface Tata Usaha Fakultas Psikologi ... 57

Tabel 3.4 User Interface Mahasiswa Fakultas Psikologi ... 66

Tabel 3.5 Nama Ruangan dan Kapasitas kelas ... 72

Tabel 3.6 Spesifikasi Fakultas Psikologi ... 81

Tabel 3.7 Peran masing masing entitas dalam Fakultas Psikologi... 91

Tabel 3.8 Staff Pengajar Tetap... 109

Tabel 3.9 Staff Pengajar Tidak Tetap ... 111

Tabel 3.10 Implementasi SWOT kolom What ... 132

Tabel 3.10 Implementasi SWOT kolom How ... 133

Tabel 3.10 Implementasi SWOT kolom Where ... 136

Tabel 3.10 Implementasi SWOT kolom Who ... 138

Tabel 3.10 Implementasi SWOT kolom When ... 140

BAB

I

PENDAHULUAN

Latar belakang masalah

Belakangan ini teknologi dan sistem informasi berkembang sangat pesat. Teknologi dan Sistem Informasi merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan, yang dapat dipakai di berbagai bidang. Bidang – bidang yang dapat diterapkan antara lain : perdagangan, perbankan, geologi, geografi, kesehatan bahkan sampai ke bidang pendidikan memerlukan teknologi dan sistem informasi. Pembangunan sistem yang mengacu pada penerapan teknologi informasi merupakan dasar bagi organisasi bisnis untuk berkembang ke arah modernisasi yang lebih baik dalam hal efektifitas dan efisiensi kinerja organisasi yang diharapkan menjadi peningkat daya saing bagi organisasi bisnis tersebut.

Pemahaman akan proses dari organisasi bisnis yang dimiliki mutlak diperlukan sebagai penentu porsi keberhasilan dari organisasi bisnis itu sendiri. Seringkali organisasi melakukan penerapan teknologi dan sistem informasi secara tidak terstruktur. Sehingga seringkali pula malah merumitkan kebijakan-kebijakan yang sebenarnya sangat sederhana. Untuk itu diperlukan suatu metode untuk mendapatkan gambaran dari proses bisnis organisasi yang dapat dijadikan acuan dalam mengambil kebijakan-kebijakan dalam organisasi.

Universitas Kristen Maranatha merupakan Universitas Swasta di Bandung yang perkembangannya sangat pesat, baik itu mutu pendidikannya, fasilitas dan mutu sumber daya manusianya. Fakultas Psikologi merupakan salah satu fakultas unggulan di Universitas Kristen Marantha yang memiliki Akreditasi A dalam kualitas mutu pendidikan, staf pengajar dan lulusannya. Fakultas Psikologi telah menggunakan sistem terkomputerisasi dalam pengolahan kebutuhan kebutuhan akademik, seperti perwalian, absensi, penjadwalan ruang kuliah, penjadwalan dosen, pengolahan nilai dan lain sebagainya. Namun ada beberapa proses juga yang masih dikerjakan secara manual. Untuk memperoleh keseragaman dalam hal

pendokumentasian organisasi, maka harus dipilih dan dianalisa proses mana yang efektif dan mana proses yang kurang efektif.

Perumusan Masalah

Pada saat organisasi hendak memanfaatkan teknologi informasi, seringkali organisasi melakukannya tanpa perencanaan. Selain itu, prosedur dan kebijakan merupakan hal yang terus menerus menjadi pengendali setiap sumber daya yang terlibat dalam organisasi. Namun sayangnya, apabila prosedur dan kebijakan tidak terdokumentasi dengan baik, maka prosedur dan kebijakan tidak tersebar secara merata. Akibatnya, setiap sumber daya dalam organisasi memiliki cara pandang yang berbeda terhadap prosedur dan kebijakan. Setiap orang akan saling bertanya dan memperoleh jawaban yang berbeda-beda akibat cara pandang masing-masing pihak yang berbeda-beda. Untuk menganalisis kebutuhan teknologi dan sistem informasi, penulis mengajukan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

• Mengapa Enterprise Architecture dibutuhkan di Fakultas Psikologi UKM ?

• Apa manfaat Enterprise Architecture bagi Fakultas Psikologi UKM ?

• Apa yang harus dilakukan agar organisasi seperti Fakultas Psikologi UKM dapat terdefinisi dengan mantap ?

Pertanyaan-pertanyaan tersebut akan dijawab dengan menggunakan metode pemodelan sistem informasi dengan menggunakan metode Zachman Framework.

1.1 Tujuan

Tujuan dari Pemodelan Sistem Informasi Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha adalah sebagai berikut :

Pendefinisian Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha kedalam bentuk yang dapat digunakan sebagai acuan atau pedoman untuk pengembangan sistem informasi Fakultas Psikologi dimasa depan.

1.2 Batasan Masalah

Batasan masalah yang dibahas dalam topik ini adalah :

• Ruang lingkup batasan masalah adalah Fakultas Psikologi UKM dan Tata Usaha Fakultas Psikologi sebagai fokus utama semua kegiatan Fakultas Psikologi.

• Pemodelan Sistem Informasi disusun berdasar alur yang sudah ada saat ini dan memberikan masukan perbaikan bila ada proses yang dirasa kurang efektif.

• Hasil dari tugas akhir penulis adalah dokumentasi Enterprise Architecture Fakultas Psikologi UKM.

• Pemodelan Sistem Informasi Fakultas Psikologi UKM menggunakan sistem Zachman Framework yang dititikberatkan dalam klasifikasi What, How, Where, Who, When dan Why yang membahas / menguraikan scope,

enterprise model, system model, technology model, component.

• Berikut ini merupakan pembatasan masalah dalam kolom-kolom pemodelan sistem informasi Zachman Framework.

a. Kolom What membahas mengenai data yang ada di Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha Bandung. Pada kolom

What, bagian yang akan diuraikan adalah scope, enterprise model,

dan system model.

b. Kolom How membahas mengenai proses-proses yang terjadi di Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha Bandung. Pada kolom How, bagian yang akan diuraikan adalah scope, enterprise

model, system model, dan technology model.

c. Kolom Where membahas mengenai lokasi bisnis utama dari Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha Bandung. Pada kolom Where, bagian yang akan diuraikan adalah scope, enterprise

model, system model, dan technology model.

d. Kolom Who membahas mengenai sumber daya manusia yang berperan di Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha Bandung. Pada kolom Who, bagian yang akan diuraikan adalah

scope, enterprise model, system model, technology model, components dan functional system.

e. Kolom When membahas mengenai pendefinisian kegiatan dan alokasi penggunaan waktu untuk kegiatan yang dilakukan oleh Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha Bandung. Pada kolom When, bagian yang akan diuraikan adalah scope, enterprise

model, system model, dan functioning system.

f. Kolom Why membahas mengenai hal-hal yang ingin dicapai oleh Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha Bandung. Pada kolom Why, bagian yang akan diuraikan adalah scope dan

enterprise model.

Sistematika Penulisan

Dalam sistematika laporan ini akan dibahas mengenai intisari setiap bab yang terdapat pada laporan tugas akhir penulis.

1. BAB I PENDAHULUAN, berisikan pembahasan mengenai latar belakang perusahaan, perumusan masalah, tujuan, batasan masalah, dan sistematika penulisan.

2. BAB II LANDASAN TEORI, berisikan pembahasan mengenai teori-teori yang digunakan berkaitan dengan pembuatan enterprise architecture Fakultas Psikologi UKM pada perusahaan.

3. BAB III ENTERPRISE ARCHITECTURE FAKULTAS PSIKOLOGI UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA, berisikan pembahasan mengenai uraian penerapan terhadap dokumentasi sistem dengan metodologi enterprise architecture Zachman Framework pada Fakultas Psikologi UKM.

4. BAB IV EVALUASI HASIL IMPLEMENTASI, berisikan pembahasan mengenai evaluasi berdasarkan analisis SWOT (Strengths / Kekuatan, Weaknesses / Kelemahan, Opportunities / Peluang, Threats / Ancaman) dari penerapan dan pendokumentasian dengan harapan yang ingin dicapai. 5. BAB V PENUTUP, merupakan bagian akhir dari laporan tugas akhir yang

berisi keterkaitan antara kesimpulan dan saran terhadap hasil implementasi yang dilakukan.

Referensi

1. Zachman Institute for Framework Advancement : The Framework for Enterprise Architecture.

From : http://www.zifa.com/ (May 2008)

2. Hay, David. C. (2000). The Zachman Framework.

From : http://www.essentialstrategies.com/publications/methodology/zachman.ht

ml (May 2008)

3. Information engineering Services Pty Ltd. (2005). John Zachman

From : http://ies.aust.com~ieinfo/zachman.html#ZachmanSeminars (June 2008)

4. SWOT – Strenght, Weaknesses, Opportunity, threats

From : http://en.wikipedia.org/wiki/SWOTanalysis (June 2008) 5. SWOT– Strenght, Weaknesses, Opportunity, threats

From : http://luk.staff.ugm.ac.id/phk/ContohSWOT.pdf (June 2008)

6. Budi Suteja Dharma Oetomo, S.Kom., MM., Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi, Penerbit ANDI 2002

7. Imbar, radiant V. (2005). Diktat MK Pemodelan Sistem Informasi.

pendokumentasian organisasi, maka harus dipilih dan dianalisa proses mana yang efektif dan mana proses yang kurang efektif.

Perumusan Masalah

Pada saat organisasi hendak memanfaatkan teknologi informasi, seringkali organisasi melakukannya tanpa perencanaan. Selain itu, prosedur dan kebijakan merupakan hal yang terus menerus menjadi pengendali setiap sumber daya yang terlibat dalam organisasi. Namun sayangnya, apabila prosedur dan kebijakan tidak terdokumentasi dengan baik, maka prosedur dan kebijakan tidak tersebar secara merata. Akibatnya, setiap sumber daya dalam organisasi memiliki cara pandang yang berbeda terhadap prosedur dan kebijakan. Setiap orang akan saling bertanya dan memperoleh jawaban yang berbeda-beda akibat cara pandang masing-masing pihak yang berbeda-beda. Untuk menganalisis kebutuhan teknologi dan sistem informasi, penulis mengajukan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

• Mengapa Enterprise Architecture dibutuhkan di Fakultas Psikologi UKM ? • Apa manfaat Enterprise Architecture bagi Fakultas Psikologi UKM ?

• Apa yang harus dilakukan agar organisasi seperti Fakultas Psikologi UKM dapat terdefinisi dengan mantap ?

Pertanyaan-pertanyaan tersebut akan dijawab dengan menggunakan metode pemodelan sistem informasi dengan menggunakan metode Zachman Framework.

1.1 Tujuan

Tujuan dari Pemodelan Sistem Informasi Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha adalah sebagai berikut :

Pendefinisian Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha kedalam bentuk yang dapat digunakan sebagai acuan atau pedoman untuk pengembangan sistem informasi Fakultas Psikologi dimasa depan.

1.2 Batasan Masalah

Batasan masalah yang dibahas dalam topik ini adalah :

• Ruang lingkup batasan masalah adalah Fakultas Psikologi UKM dan Tata Usaha Fakultas Psikologi sebagai fokus utama semua kegiatan Fakultas Psikologi.

• Pemodelan Sistem Informasi disusun berdasar alur yang sudah ada saat ini dan memberikan masukan perbaikan bila ada proses yang dirasa kurang efektif.

• Hasil dari tugas akhir penulis adalah dokumentasi Enterprise Architecture Fakultas Psikologi UKM.

• Pemodelan Sistem Informasi Fakultas Psikologi UKM menggunakan sistem Zachman Framework yang dititikberatkan dalam klasifikasi What, How, Where, Who, When dan Why yang membahas / menguraikan scope, enterprise model, system model, technology model, component.

• Berikut ini merupakan pembatasan masalah dalam kolom-kolom pemodelan sistem informasi Zachman Framework.

a. Kolom What membahas mengenai data yang ada di Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha Bandung. Pada kolom What, bagian yang akan diuraikan adalah scope, enterprise model, dan system model.

b. Kolom How membahas mengenai proses-proses yang terjadi di Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha Bandung. Pada kolom How, bagian yang akan diuraikan adalah scope, enterprise model, system model, dan technology model.

c. Kolom Where membahas mengenai lokasi bisnis utama dari Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha Bandung. Pada kolom Where, bagian yang akan diuraikan adalah scope, enterprise model, system model, dan technology model.

d. Kolom Who membahas mengenai sumber daya manusia yang berperan di Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha Bandung. Pada kolom Who, bagian yang akan diuraikan adalah scope, enterprise model, system model, technology model, components dan functional system.

e. Kolom When membahas mengenai pendefinisian kegiatan dan alokasi penggunaan waktu untuk kegiatan yang dilakukan oleh Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha Bandung. Pada kolom When, bagian yang akan diuraikan adalah scope, enterprise model, system model, dan functioning system.

f. Kolom Why membahas mengenai hal-hal yang ingin dicapai oleh Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha Bandung. Pada kolom Why, bagian yang akan diuraikan adalah scope dan enterprise model.

Sistematika Penulisan

Dalam sistematika laporan ini akan dibahas mengenai intisari setiap bab yang terdapat pada laporan tugas akhir penulis.

1. BAB I PENDAHULUAN, berisikan pembahasan mengenai latar belakang perusahaan, perumusan masalah, tujuan, batasan masalah, dan sistematika penulisan.

2. BAB II LANDASAN TEORI, berisikan pembahasan mengenai teori-teori yang digunakan berkaitan dengan pembuatan enterprise architecture Fakultas Psikologi UKM pada perusahaan.

3. BAB III ENTERPRISE ARCHITECTURE FAKULTAS PSIKOLOGI UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA, berisikan pembahasan mengenai uraian penerapan terhadap dokumentasi sistem dengan metodologi enterprise architecture Zachman Framework pada Fakultas Psikologi UKM.

4. BAB IV EVALUASI HASIL IMPLEMENTASI, berisikan pembahasan mengenai evaluasi berdasarkan analisis SWOT (Strengths / Kekuatan, Weaknesses / Kelemahan, Opportunities / Peluang, Threats / Ancaman) dari penerapan dan pendokumentasian dengan harapan yang ingin dicapai. 5. BAB V PENUTUP, merupakan bagian akhir dari laporan tugas akhir yang

berisi keterkaitan antara kesimpulan dan saran terhadap hasil implementasi yang dilakukan.

Referensi

1. Zachman Institute for Framework Advancement : The Framework for Enterprise Architecture.

From : http://www.zifa.com/ (May 2008)

2. Hay, David. C. (2000). The Zachman Framework.

From : http://www.essentialstrategies.com/publications/methodology/zachman.ht

ml (May 2008)

3. Information engineering Services Pty Ltd. (2005). John Zachman

From : http://ies.aust.com~ieinfo/zachman.html#ZachmanSeminars (June 2008)

4. SWOT – Strenght, Weaknesses, Opportunity, threats

From : http://en.wikipedia.org/wiki/SWOTanalysis (June 2008) 5. SWOT– Strenght, Weaknesses, Opportunity, threats

From : http://luk.staff.ugm.ac.id/phk/ContohSWOT.pdf (June 2008)

6. Budi Suteja Dharma Oetomo, S.Kom., MM., Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi, Penerbit ANDI 2002