PEMBUATAN METODE SELEKSI DAN PRIORITISASI PORTFOLIO APLIKASI LAYANAN PUBLIK BERBASIS ONLINE DI SEKTOR PEMERINTAHAN (STUDI KASUS: PEMERINTAH KOTA SURABAYA)

  

PEMBUATAN METODE SELEKSI DAN PRIORITISASI

PORTFOLIO APLIKASI LAYANAN PUBLIK BERBASIS

ONLINE DI SEKTOR PEMERINTAHAN

(STUDI KASUS: PEMERINTAH KOTA SURABAYA)

  

PEMBIMBING 2: ANISAH HERDIYANTI, S.Kom, M.Sc Pendahuluan Tinjauan Pustaka Metodologi Penelitian Perancangan & Implementasi

  Hasil & Pembahasan Kesimpulan & Saran Penyelenggaraan layanan publik secara online

Surabaya Single

  

Window (SSW)

Terdapat hanya 15% layanan publik one dalam SSW Permasalahan kepentingan pengelolaan & prioritisasi

E- Government

  

1. Bagaimana alur manajemen portfolio aplikasi layanan publik berbasis online

kekinian di Pemerintah Kota Surabaya?

  

2. Bagaimana alur manajemen portfolio aplikasi layanan publik berbasis online

yang diusulkan untuk Pemerintah Kota Surabaya berdasarkan kajian literatur, isu lokalitas dan kebutuhan organisasi?

  3. Berdasarkan alur manajemen portfolio aplikasi layanan publik berbasis online

yang diusulkan, bagaimana metode seleksi dan prioritisasi di dalamnya?

  4. Bagaimana perangkat penilaian dalam metode seleksi dan prioritisasi?

  5. Bagaimana hasil pengujian perangkat penilaian dalam metode seleksi dan prioritisasi?

• Pendekatan manajemen portfolio yang digunakan dalam penelitian adalah Manajemen Portfolio Aplikasi (atau Application Portfolio Management).
• Layanan publik yang dimaksudkan adalah layanan publik administratif.

• • Kriteria yang digunakan dalam metode seleksi dan prioritisasi mempertimbangan

  

kajian literatur dan penyesuaian (adjustment) terhadap kondisi lingkungan

kepemerintahan.

• Pengujian terhadap metode seleksi dan prioritisasi hanya sebatas implementasi perangkat penilaian (pengujian perangkat penilaian).

• • Data yang digunakan dalam pengujian perangkat penilaian adalah data sekunder

  yang didapatkan dari Bappeko dan Diskominfo (bersifat given).

  1. Mengetahui alur manajemen portfolio aplikasi layanan publik berbasis online kekinian pada Pemerintah Kota Surabaya

• Memberikan sumbangsih pengetahuan mengenai penerapan manajemen portfolio aplikasi di sektor pemerintahan
• Menambah referensi dalam alur manajemen portfolio aplikasi di sektor pemerintahan
• Menambah referensi dalam perancangan metode seleksi dan prioritisasi

  2. Menghasilkan usulan alur manajemen portfolio aplikasi layanan publik berbasis online untuk Pemerintah Kota Surabaya berdasarkan kajian literatur, isu lokalitas dan kebutuhan organisasi

  3. Menghasilkan usulan metode seleksi dan prioritisasi yang berada di dalam alur manajemen portfolio aplikasi layanan publik berbasis online untuk Pemerintah Kota Surabaya

• Memberikan gambaran mengenai kondisi faktual penerapan manajemen portfolio aplikasi layanan publik berbasis online pada organisasi sehingga dapat dijadikan media refleksi untuk perbaikan selanjutnya
• Memberikan gambaran mengenai metode seleksi dan prioritisasi yang dapat dijalankan dengan memperhatikan kajian literatur dan isu-isu lokalitas organisasi
• Memberikan perangkat penilaian yang dapat dipergunakan untuk metode seleksi dan prioritisasi terhadap aplikasi layanan publik berbasis online.

  4. Menghasilkan perangkat penilaian dalam metode seleksi dan prioritisasi

  5. Mengetahui hasil pengujian perangkat penilaian dalam metode seleksi dan prioritisasi.

  TUJUAN MANFAAT

  Bagi akademis:

  Bagi organisasi:

PRIORITISASI PROYEK TI APLIKASI

  Kerangka APM oleh Simon et.al ditujukan untuk mengelola portfolio aplikasi dan meningkatkan komposisi dan kualitasnya, yang didesain dengan mengkaji model yang dibuat pada penelitian-penelitian sebelumnya

  Kerangka APM oleh Simon, et.al Data Collection Analysis Decision Making Optimization

PRIORITISASI PROYEK TI APLIKASI

  Kerangka APM oleh Erik van Ramhshorst menggunakan perspektif EA (Enterprise Architect) dengan menyertakan tahapan yang detil dan deliverables dari tiap tahapan tersebut.

  Kerangka APM oleh Erik van Ramshorst Understand environment and secure sponsorship Create application inventory Assess application portfolio Create application migration scenarios Execute & monitor application portfolio roadmap

  PRIORITISASI PROYEK TI PORTFOLIO WINDOW APLIKASI Kerangka seleksi portfolio oleh NP Archer & Ghasemzadeh

  Kerangka seleksi portfolio proyek merupakan referensi kerangka utama dalam penelitian.

  Pre-screening Individual project analysis Screening Optimal project selection Portfolio adjustment

PRIORITISASI PROYEK TI APLIKASI

  Olivia Renanda membuat model rekomendasi seleksi & prioritisasi yang khusus ditujukan untuk Bank Indonesia berdasarkan kajian empiris dan penyesuaian dengan isu lokal, serta evaluasi proses seleksi & prioritisasi yang diterapkan.

  Model rekomendasi seleksi dan prioritisasi oleh Olivia Renanda Penilaian keselarasan strategi Penilaian proyek

  Filterisasi proyek Prioritisasi proyek Visualisasi portfolio

  PORTFOLIO WINDOW Financial

PRIORITISASI PROYEK TI APLIKASI

  Organizations

  Management

• Political acceptance
• End-user understanding
• Cooperation • Commitment to the project
• Top management support
• Match with users’ interest/ work load
• Middle management support
• Contribution to organizational goals/ objectives
• Aid the organization in competing the market
• Internal political decisions
• Importance to the organization for future success
• Importance to the functioning of the organization
• Public relation effect
• Importance to the organization's critical success factors
• Benefit/ cost ratio
• Rate of return
• Contribution of profitability
• Growth of rate
• Payback period

  Risks

• Technical risk
• Structure risk
• Risk of cost overruns
• Size risk

  Technical

• Isolated, simple and modular project
• High visibility of project
• Basic subsystem for operations
• Availability of skilled IS personnel
• Availability of needed technology

  

Competing environment

• Required by regulations
• Response to competition
• Required by customer/ suppliers
• New industry standards
• Lawsuit requires information

  Kriteria seleksi oleh Jiang & Klein

PRIORITISASI PROYEK TI PORTFOLIO SURABAYA APLIKASI

• Memiliki 18 SKPD dan 8 badan/ lembaga teknis
• Sudah melaksanakan e-Government sejak tahun 2009
• Memiliki 154 layanan publik administratif (Hasil Survey 2014)

• • Meluncurkan Surabaya Single Window (SSW) sebagai bentuk implementasi e-Government

• SSW berisi 24 aplikasi layanan publik berbasis online

  Perancangan Implementasi Desk Observation

  Nama proses Kajian dokumen

  Teknik Menghasilkan kajian literatur yang Menghasilkan kajian literatur: terdapat pada BAB II, yaitu:

• Layanan publik
• Aplikasi

  Fokus

• Manajemen portfolio aplikasi
• Pelayanan publik

  proses

• Kerangka seleksi dan prioritisasi
• Manajemen portfolio apli>Kriteria penilaian
• Seleksi dan prioriti
• E-Government Kota Surabaya • Kriteria seleksi portfolio
• Pemerintah Kota Surabaya Mencari teori pendukung dari sumber

  Strategi Melakukan kajian konseptual pelaksanaan Mengidentifikasi korelasi antar teori pendukung

  Perancangan Implementasi Nama proses Pengumpulan data

  Jumlah wawancara: 5 kali Waktu wawancara: Novermber 2014

• – Maret 2015

  Profil interviewee:

• M. Ali Rakhmadi, S.Kom (Staf Bappeko)
• Rizka Fadillah, S.T (Staf Bappeko)
• Yudho Febriadi (Kasi Aplikasi dan Telematika (APTEL) Diskominfo)
>Menetapkan tujuan wawancara
• Membuat interview protocol
• Memutuskan interviewee

  Interview protocol sudah tersedia Teknik Wawancara

  Fokus proses Menghasilkan informasi sesuai dengan tujuan wawancara

  Strategi pelaksanaan

  Perancangan Nama proses Sintesis kerangka Penyusunan perangkat penilaian 1) Modifikasi kriteria penilaian Penyusunan perangkat penilaian

  2) Menentukan bobot kriteria Penyusunan perangkat penilaian 3) Penentuan pilihan jawaban pendukung

  Teknik Method engineering Method engineering Wawancara Wawancara

• manajemen portfolio aplikasi

  Fokus proses Menyintesis kerangka:

  Memodifikasi kriteria penilaian Jiang & Klein Menentukan bobot tiap kriteria dengan Bappeko dan Diskominfo

  Menghasilkan pilihan jawaban yang dapat dipenuhi pihak terkait

• Seleksi portfolio proyek TI
• Analisis situasi implementasi dan identifikasi kebutuhan
>Perekomendasian pilihan jawaban
• Verifikasi pilihan jawaban<
• Memilih kandidat metode yang memenuhi kebutuhan

  Strategi pelaksan aan

• Analisis kandidat yang menjadi metode dasar
>Memilih metode yang berguna dan modifikasi serta fit in dengan situasional organisasi
• Penggalian pandangan organisasi untuk menentukan prioritas kriteria
• Pengkuantifikasian prioritas kriteria menjadi bobot akhir

  Implementasi Nama proses Sintesis kerangka Penyusunan perangkat penilaian 1) Modifikasi kriteria penilaian Penyusunan perangkat penilaian

  2) Menentukan bobot kriteria Penyusunan perangkat penilaian 3) Penentuan pilihan jawaban pendukung

  Hasil impleme ntasi Usulan alur manajemen portfolio aplikasi layanan publik berbasis online untuk Pemerintah Kota Surabaya

  1) Perangkat penilaian aspek trategis 2) Perangkat penilaian aspek teknis

  1) Bobot kriteria penilaian aspek strategis 2) Bobot kriteria penilaian aspek teknis

  Rekomendasi pilihan jawaban setiap kriteria

PENILAIAN PENILAIAN PRIORITISASI APLIKASI LAYANAN PUBLIK BERBASIS ONLINE BERBASIS ONLINE KEKINIAN

  Data Collection Analysis Kriteria prioritisasi: 1) Jumlah pemohon 2) Keterkaitan layanan

  Data Collection &amp; analysis

Decision Making

  Kriteria prioritisasi: 1) Jumlah pemohon 2) Kesiapan TI SKPD

BERBASIS ONLINE KEKINIAN APLIKASI LAYANAN PUBLIK BERBASIS ONLINE PRIORITISASI PENILAIAN PENILAIAN

• Kajian manajemen portfolio aplikasi khususnya yang
• Tidak adanya pemisahan wewenang secara

  dapat mengakomodasi kepentingan antar aktor atau organisasional yang berakibat pada munculnya pihak yang terlibat berdasarkan wewenang atau tugas tumpang tindih pelaksanaan peran masing- dan fungsi masing-masing masing aktor

• Pengaturan ulang manajemen portfolio aplikasi yang
• Tidak tersedianya panduan mekanisme

  terstruktur dengan mekanisme pembagian wewenang prioritisasi yang terdokumentasi dan dan pendistribusian input output yang berkelanjutan bersumber dari kajian ilmiah atau literatur yang

• Mekanisme penilaian yang dapat

  dioperasionalisasikan atau diimplementasikan dengan terverifikasi batasan ketersediaan informasi di organisasi, serta dapat

• Ketidakjelasan mekanisme pengambilan

  mengakomodasi kepentingan dan pandangan organisasi keputusan melalui konsolidasi yaitu Pemerintah Kota Surabaya terhadap penilaian

• Adanya perbedaan perspektif dalam

  tersebut prioritisasi yang terdapat pada mekanisme

• Penetapan kriteria penilaian yang memuat unsur

  manajemen portfolio aplikasi ilmiah atau teoritis dan local

• Perlunya publikasi hasil penilaian untuk memberi
• Adanya extensive process atau redundancy

  transparansi terhadap penilaian yang sudah dilakukan process sehingga keputusan yang dihasilkan merupakan keputusan yang harus dan dapat diterima oleh semua pihak.

PENILAIAN PENILAIAN PRIORITISASI BERBASIS ONLINE KEKINIAN LAYANAN PUBLIK BERBASIS ONLINE

PENILAIAN PENILAIAN PRIORITISASI BERBASIS ONLINE KEKINIAN LAYANAN PUBLIK BERBASIS ONLINE

PENILAIAN PENILAIAN BERBASIS ONLINE KEKINIAN LAYANAN PUBLIK BERBASIS ONLINE PRIORITISASI

  Penyaringan input Penilaian aspek strategis Prioritisasi 1

  Penilaian aspek teknis Prioritisasi 2 Rekapitulasi dan publikasi

PENILAIAN PENILAIAN BERBASIS ONLINE KEKINIAN LAYANAN PUBLIK BERBASIS ONLINE PRIORITISASI

  

Penilaian aspek strategis

Kategori Dasar kriteria (Jiang &amp; Klein) [32]

  Kriteria penilaian (Peneliti) Bobot (Bappeko)

  Organisations Contribution to organizational goals/ objective Kesesuaian dengan prioritas pembangunan kota 22% Management

  End user understanding, cooperation and commitment to project Kesiapan SKPD penyedia layanan 19%

  Match with users’ interest Kategori jumlah pemohon layanan 15%

  Competing environment

  Required by regulation Pemenuhan terhadap peraturan pusat 4% Response to competition Responsi terhadap kompetisi e-Government 11% Required by customers/ suppliers Adanya permintaan SKPD penyedia layanan 7% Public relation effect Relasi terhadap publik 22%

PRIORITISASI LAYANAN PUBLIK BERBASIS ONLINE PENILAIAN PENILAIAN BERBASIS ONLINE KEKINIAN

  

Penilaian aspek teknis

Dasar kriteria Kriteria penilaian Bobot

  Kategori (Jiang &amp; Klein) (Peneliti) (Diskominfo)

  Isolated, simple and modular project Jenis pengembangan aplikasi 20% Kompleksitas aplikasi 20%

  High visibility of project Potensi integrasi dengan existing system 20%

  Basic subsystem to system Ketersediaan fungsional SI/TI di SKPD penyedia 13%

  Technical

  Availability of skilled IS personnel layanan Ketersediaan teknologi yang dibutuhkan di SKPD 13%

  Availability of needed technology penyedia layanan

  

Risk Technical risk Risiko teknis 7%

  Efisiensi pengembangan 7%

  Financial/

  Benefit

  benefit

• Urutan prioritas pembangunan kota
• Indikator prioritas program pembangunan
• Jumlah pemohon layanan publik
• Kategori jumlah pemohon layanan yang telah ditentukan oleh Pemerintah Kota Surabaya

  Standar Pelayanan Minimal (SPM)

  Inventori layanan publik administratif

  (1) G2C (2) G2B

  G. Relasi terhadap publik

  Daftar/surat/dokumen permintaan aplikasi layanan publik

  (0)untuk jawaban Tidak (1)untuk jawaban Ya

  F. Adanya permintaan dari SKPD penyedia layanan

  Portal pelayanan publik berbasis online pemerintah daerah (kabupaten/kota) di Indonesia.

  (0)untuk jawaban Tidak (1)untuk jawaban Ya

  E. Responsi terhadap kompetisi e-Government

  (0)untuk jawaban Tidak (1)untuk jawaban Ya

  PENILAIAN BERBASIS ONLINE KEKINIAN LAYANAN PUBLIK BERBASIS ONLINE PRIORITISASI Kriteria Rekomendasi pilihan jawaban Pedoman penilaian

  D. Pemenuhan terhadap peraturan pusat

  (1) Low (2) Medium (3) High

  C. Kategori jumlah pemohon layanan

  Kategori kesiapan TI SKPD (e-Readiness) yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kota Surabaya.

  (1) Kategori 1 (2) Kategori 2 (3) Kategori 3

  B. Kesiapan SKPD penyedia layanan

  Surabaya didapat dari RPJMD Kota Surabaya

  1 sampai dengan 10

  A. Kesesuaian dengan prioritas pembangunan kota

  ASPEK STRA TEGIS

  LAYANAN PUBLIK BERBASIS ONLINE PRIORITISASI PENILAIAN BERBASIS ONLINE KEKINIAN Kriteria Rekomendasi pilihan jawaban Pedoman penilaian

  (1) New development Informasi ketersediaan aplikasi pendukung di

H. Jenis pengembangan aplikasi (2) Enhancement SKPD penyedia layanan.

  (1) Low

• Proses bisnis layanan publikk

I. Kompleksitas aplikasi (2) Medium

• Functional requirement aplikasi layanan publik online (analisis Diskominfo)

  (3) High

  J. Potensi integrasi dengan existing (1) Ada Expert judgment system (2) Tidak ada

  Informasi ketersediaan fungsional SI/TI

  K. Ketersediaan fungsional SI/TI (1) Ada khususnya yang menguasai bidang SKPD penyedia layanan (2) Tidak ada programming di SKPD penyedia layanan

  masing-masing layanan publik.

  L. Ketersediaan infrastruktur SI/TI Informasi ketersediaan server, router, switch

  (1) Ada

ASPEK TEKNIS

  yang dibutuhkan di SKPD penyedia dan komputer di SKPD penyedia layanan

  (2) Tidak ada

  layanan masing-masing layanan publik.

  Pemberian ceklis terhadap masing-masing indikator penilaian, yaitu:

(V)Kejelasan metodologi pengerjaan

  M. Pencegahan risiko teknis Informasi kejelasan dokumen yang ditentukan.

  (V)kejelasan rencana kerja (V)kejelasan anggaran Pemberian ceklis terhadap masing-masing indikator penilaian, yaitu: (V) efisiensi biaya

  N. Efisiensi pengembangan Expert judgment

  (V) efisiensi SDM

BERBASIS ONLINE KEKINIAN LAYANAN PUBLIK BERBASIS ONLINE PRIORITISASI PENILAIAN PENILAIAN

• Terdapat 86 layanan publik administratif – offline yang menjadi input penilaian
• Penilaian aspek strategis dilakukan oleh Bappeko dan peneliti
• Penilaian aspek teknis dilakukan oleh Diskominfo

  • Pengujian perangkat penilaian menggunakan data yang sifatnya ‘given’, baik dari Bappeko maupun

  Diskominfo

  Prioritisasi 1 Prioritisasi 2 Kajian drainase (rekomendasi) Kajian drainase (rekomendasi) Izin pendirian dan penutupan sekolah;

1. Kelompok bermain; 2. Taman pendidikan anak; 3.

  Satuan paud sejenis; 4. Taman kanak-kanak; 5. Swasta (sd, smp, sma, smk); 6. Kejar paket Ijin utilitas (penggalian) Izin pendirian dan penutupan lembaga kursus Prasarana, sarana, dan utilitas

Pelayanan perijinan tenaga medis &amp; kefarmasian Izin pendirian dan penutupan sekolah;

  1. Kelompok bermain; 2. Taman pendidikan anak; 3. Satuan paud sejenis; 4. Taman kanak-kanak; 5. Swasta (sd, smp, sma, smk); 6. Kejar paket

Ijin utilitas (penggalian) Izin pendirian dan penutupan lembaga kursus

  Prasarana, sarana, dan utilitas Pelayanan perijinan tenaga medis &amp; kefarmasian

• • Manajemen portfolio aplikasi layanan publik berbasis online pada Pemerintah Kota Surabaya dilakukan oleh Badan

  Perencana Pembangunan Kota (Bappeko) Surabaya dan Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kota Surabaya

• • Alur manajemen portfolio aplikasi layanan publik berbasis online yang diusulkan untuk diimplementasikan di

  Pemkot Surabaya terdiri dari 3 proses, yaitu: (1) pengumpulan data, (2) seleksi dan prioritisasi, dan (3) eksekusi dan pengawasan.

• • Di dalam alur manajemen portfolio aplikasi layanan publik berbasis online, metode seleksi dan prioritisasi memiliki 6

  tahapan, yaitu: (1) penyaringan input, (2) penilaian aspek strategis, (3) prioritisasi 1, (4) penilaian aspek teknis, (5) prioritisasi 2, dan (6) rekapitulasi &amp; publikasi.

• • Metode seleksi dan prioritisasi didukung oleh perangkat penilaian, yaitu perangkat penilaian aspek strategis dan

  perangkat penilaian aspek teknis.

• • Melalui pengujian perangkat penilaian yang dilakukan oleh Bappeko dan Diskominfo dengan data yang tersedia,

  maka diketahui bahwa terdapat 6 layanan publik yang masuk dalam standar prioritisasi aspek strategis.

  Prioritisasi aspek teknis menghasilkan urutan pengembangan aplikasi berdasarkan faktor teknis yang ada di Diskominfo. Berikut merupakan perbandingan dari hasil prioritisasi aspek strategis dan teknis.

• • Proses pengumpulan pada mekanisme manajemen portfolio aplikasi layanan publik

  berbasis online ditujukan untuk mengambil data primer yang relevan sesuai dengan

  kebutuhan perangkat proses. Salah satu data primer yang diharapkan adalah data mengenai kesiapan TI SKPD, dengan rekomendasi menggunakan e-Readiness sebagai metode penentuan kesiapan TI SKPD yang dilihat dari perspektif SKPD penyedia layanan, bukan justifikasi penilai

• • Penentuan bobot kriteria penilaian dapat dilakukan dengan teknik lain, seperti teknik

  pembobotan bertingkat dengan AHP (Analytical Hierarchy Process).