EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM DAN PROSEDUR AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN (Kasus Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik).
EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM DAN PROSEDUR
AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN
(Kasus Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik)
SKRIPSI
Diajukan oleh :
EDITH IRMA AMANDA
0613010058/FE/EA
Kepada
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIOANAL”VETERAN”
JAWA TIMUR
2010
EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM DAN PROSEDUR
AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN
(Kasus Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik)
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan
Dalam Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Diajukan oleh :
EDITH IRMA AMANDA
0613010058/FE/EA
Kepada
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIOANAL”VETERAN”
JAWA TIMUR
2010
SKRIPSI
EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM DAN PROSEDUR
AKUNTASI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN
(Kasus Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik)
yang diajukan
Edith Irma Amanda
0613010058/FE/EA
disetujui untuk Ujian Lisan oleh
Pembimbing Utama
Drs. Ec. Saiful Anwar, MSi
Tanggal : ………………………
Wakil Dekan 1 Fakultas Ekonomi
Drs. Ec. Saiful Anwar, MSi
NIP. 030 194 437
SKRIPSI
EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM DAN PROSEDUR
AKUNTASI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN
(Kasus Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik)
Diajukan Oleh :
Edith Irma Amanda
0613010058/FE/EA
telah dipertahankan dihadapan
dan diterima oleh Tim Penguji Skripsi
Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur
pada tanggal 11 Juni 2010
Pembimbing
Tim Penguji :
Pembimbing Utama
Ketua
Drs. Ec. Saiful Anwar, MSi
………………………………….
Sekretaris
………………………………….
Anggota
………………………………….
Mengetahui
Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”
Jawa Timur
Dr. H. R. Dhani Ichsanuddin Nur, SE. MM
NIP. 030 202 389
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan kasihNya
sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini ditulis sebagai syarat
untuk meraih gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas
Pembangunan
Nasional
“Veteran”
Jawa
Timur,
dengan
judul
“Evaluasi
Pelaksanaan Sistem Dan Prosedur Akuntansi Persediaan Obat-obatan (Kasus
Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik)”.
Peneliti menyadari sepenuhnya bahwa terselesaikannya skripsi ini tidak lepas
dari bantuan dan dukungan dari semua pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini
peneliti ingin menyampaikan rasa hormat dan banyak terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. , selaku Rektor Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa
Timur.
2. Bapak Dr. H. R. Dhani Ichsanuddin Nur, SE. MM, selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
3. Ibu Dr. Sri Trisnaningsih, SE. MSi, selaku Ketua Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
4. Bapak Drs. Ec. Saiful Anwar, MSi, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak
meluangkan waktunya untuk membimbing dan member masukan serta dukungan
yang bermanfaat bagi peneliti dalam menyelesaikan skripsi ini.
i
5. Para Dosen yang telah memberikan banyak bekal ilmu pengetahuan dan suri
tauladan kepada peneliti selama menjadi mahasiswa di Universitas Pembangunan
Nasional “Veteran” Jawa Timur.
6. Bapak Djito dan Ibu Ifa beserta seluruh karyawan RSUD Ibnu Sina Kabupaten
Gresik yang telah memberikan kesempatan penelitian skripsi di RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik serta atas segala bantuan dan dukungan.
7. Pak Dwidjo, Ibu, Mas Yan, Mas Dhany dan Mbak Ike yang telah memberikan
dorongan motivasi, doa yang senantiasa dipanjatkan serta semangat moril maupun
materiil sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini.
8. Untuk yang terkasih Mas Bagus atas segala dukungan dan perhatiannya.
9. Ica, Dea, Diah dan Ilmi untuk semua bantuan dan dukungannya.
10. Teman-teman kost “Harlisa”, Pipit, Tia, Mbak Dian dan Dian yang selalu
memberikan semangat dan dukungan.
Peneliti sangat menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan
skripsi ini. Oleh sebab itu, kritik dan saran dari pembaca sangat berguna bagi peneliti
untuk lebih meningkatkan pengetahuan di masa yang akan datang. Akhir kata,
peneliti berharap agar skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak.
Surabaya, Juli 2010
Peneliti
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
……………………………………………….
i
DAFTAR ISI
……………………………………………….
iii
DAFTAR GAMBAR
……………………………………………….
vii
DAFTAR LAMPIRAN
……………………………………………….
ix
ABSTRAKSI
……………………………………………….
x
PENDAHULUAN……………………………………………….
1
1.1. Latar Belakang……………………………………………...
1
1.2. Perumusan Masalah…………………………………………
5
1.3. Tujuan Penelitian……………………………………………
6
1.4. Manfaat Penelitian………………………………………….
7
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA…………………………………………
8
BAB I.
2.1. Sistem dan Prosedur Akuntansi……………………………..
8
2.1.1. Pengertian Sistem dan Prosedur Akuntansi…………
8
2.1.2. Elemen-elemen Sistem Akuntansi…………………..
10
2.1.3. Unsur-unsur Sistem Akuntansi……………………...
11
2.1.3.1. Klarifikasi Rekening………………………
12
2.1.3.2. Kode Rekening……………………………
14
2.1.3.3. Buku Besar dan Buku Pembantu………….
16
2.1.3.4. Jurnal………………………………………
17
2.1.3.5. Bukti Transaksi…………………………….
18
iii
2.1.3.6. Formulir……………………………………
18
2.2. Persediaan……………………………………………………
22
2.2.1. Definisi Persediaan…………………………………..
22
2.2.2. Metode Pencatatan Persediaan………………………
23
2.2.3. Penghitungan Fisik Persediaan (stock opname)……..
24
2.2.3.1. Dokumen…………………………………..
24
2.2.3.2. Catatan Akuntansi………………………....
27
2.2.3.3. Fungsi yang Terkait………………………..
30
2.2.3.4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
31
2.2.3.5. Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan
Fisik Persediaan……………………………
33
2.3. Manajemen Logistik Rumah Sakit…………………………...
37
2.3.1. Pengertian Logistik…………………………………..
37
2.3.2. Fungsi Manajemen Logistik………………………….
38
2.3.3. Penilaian Mutu Logistik Rumah Sakit.........................
40
2.3.4. Peran Logistik di Rumah Sakit………………………
41
2.4. Pengendalian Intern………………………………………….
43
2.4.1. Pengertian Pengendalian Intern………………………
43
2.4.2. Tujuan Pengendalian Intern…………………………..
44
2.4.3. Prinsip Pengendalian Intern…………………………..
45
2.4.4. Unsur-unsur Pengendalian Intern…………………….
47
2.4.5. Sistem Pengendalian Intern Persediaan………………
49
iv
2.4.6. Pengendalian Intern Sistem Penghitungan Fisik Persediaan 50
2.5. Kerangka Konseptual………………………………………...
52
BAB III. METODE PENELITIAN………………………………………...
56
3.1. Jenis Penelitian………………………………………………..
56
3.2. Fokus Penelitian………………………………………………
57
3.3. Lokasi Penelitian……………………………………………...
58
3.4. Sumber Data…………………………………………………..
59
3.5. Teknik Pengumpulan Data……………………………………
60
3.6. Analisis Data………………………………………………….
62
3.7. Triangulasi Data………………………………………………
63
3.8. Teknik Analisis………………………………………………..
63
3.9. Instrumen Penelitian…………………………………………..
64
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN…………………………………....
70
4.1. Penyajian Data………………………………………………...
70
4.1.1. Sejarah Berdirinya Rumah Sakit Umum Daerah
Ibnu Sina Kabupaten Gresik…………………………..
70
4.1.2. Visi, Misi, Moto dan Kebijakan Mutu Rumah Sakit Umum
Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik………………….
71
4.1.2.1. Visi………………………………………….
71
4.1.2.2. Misi………………………………………….
71
4.1.2.3. Moto………………………………………...
72
4.1.2.4. Kebijakan Mutu…………………………….
72
v
4.1.3. Fasilitas Pelayanan Kesehatan pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik………………..................................
73
4.1.4. Struktur Organisasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten
Gresik dan Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUD
Ibnu Sina Kabupaten Gresik ………............................
74
4.1.5. Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan
Obat-obatan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik
100
4.1.5.1. Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan…...
100
4.1.5.2. Pengadaan………………………………….
101
4.1.5.3. Penyimpanan……………………………….
104
4.1.5.4. Pendistribusian……………………………..
107
4.1.5.5. Penghapusan………………………………..
111
4.1.5.6. Penghitungan Fisik Persediaan……………..
112
4.2. Analisis dan Interpretasi Data………………………………...
120
4.2.1. Analisis Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi
Persediaan Obat-obatan pada Rumah Sakit Umum
Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik………………….
120
4.2.1.1. Analisis pada Struktur Organisasi…………..
120
4.2.1.2. Analisis Pelaksanaan Sistem dan Prosedur
Akuntansi Persediaan Obat-obatan di Rumah
Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten
Gresik……………………………………….
vi
122
4.2.1.3. Analisis Formulir yang Digunakan…………
128
4.2.2. Pemecahan Masalah…………………………………..
129
4.2.2.1. Pemecahan Masalah Struktur Organisasi…...
129
4.2.2.2. Pemecahan Masalah Pelaksanaan Sistem Dan
Prosedur Akuntansi Persediaan…………….
131
4.2.2.3. Pemecahan Masalah Penggunaan Formulir...
140
BAB V. PENUTUP…………………………………………………………
5.1. Kesimpulan…………………………………………………...
149
5.2. Saran………………………………………………………….
154
DAFTAR PUSTAKA
vii
149
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
:
Kartu Penghitungan Fisik (Inventory Tag)………………....
Gambar 2.2
:
Daftar Hasil Penghitungan Fisik (Inventory Summary
26
Sheet)…………………………………………………….....
27
Gambar 2.3
:
Kartu Persediaan………………………………………...….
29
Gambar 2.4
:
Kartu Gudang…………………………………………...….
29
Gambar 2.5a :
Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik
Persediaan…………………………………………………..
Gambar 2.5b :
Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik
Persediaan (Lanjutan)……………………………………….
Gambar 2.6
35
36
: Kerangka Konseptual Evaluasi Pelaksanaan Sistem dan
Prosedur Akuntansi Persediaan Obat-obatan pada Rumah
Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik.................
Gambar 4.1
: Struktur Organisasi Badan Pengelola RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik...................................................................
Gambar 4.2
55
76
: Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik...................................................................
Gambar 4.3a :
Bagan Alir Dokumen Pengadaan Obat-obatan pada
RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik.......................................
Gambar 4.3b :
93
114
Bagan Alir Dokumen Pengadaan Obat-obatan pada
RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik (Lanjutan).....................
viii
115
Gambar 4.4
:
Bagan Alir Dokumen Pendistribusian Obat-obatan dari
Gudang Farmasi ke Depo, Ruang Rawat Inap atau Poli
pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik..............................
Gambar 4.5
:
116
Bagan Alir Dokumen Pendistribusian Obat-obatan dari Depo
Rawat Jalan ke Pasien pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik..................................................................
Gambar 4.6
:
117
Bagan Alir Dokumen Pendistribusian Obat-obatan dari Depo
Rawat Inap /Depo OK ke Pasien pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik.................................................................
Gambar 4.7
:
118
Bagan Alir Dokumen Penghitungan Fisik Persediaan
Obat-obatan pada Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik..................................................................
Gambar 4.8
:
Gambar Struktur Organisasi pada Instalasi Farmasi
RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik yang Disarankan..........
Gambar 4.9a :
142
Bagan Alir Dokumen Pengadaan Obat-obatan yang
Disarankan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik..........
Gambar 4.9b :
119
143
Bagan Alir Dokumen Pengadaan Obat-obatan yang
Disarankan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik
(Lanjutan)..............................................................................
Gambar 4.10a :
144
Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan
Obat-obatan yang Disarankan pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik.................................................................
ix
145
Gambar 4.10b :
Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan
Obat-obatan yang Disarankan pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik (Lanjutan)...............................................
146
Gambar 4.11 :
Formulir Kartu Gudang yang Disarankan............................
147
Gambar 4.12 :
Formulir Berita Acara Penghapusan Obat-obatan yang
Disarankan............................................................................
x
148
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
:
Surat Pesanan Obat
Lampiran 2
:
Kartu Persediaan
Lampiran 3
:
Kartu Permintaan dan Penerimaan Obat
Lampiran 4
:
Tanda Terima Tukar Faktur
xi
EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM DAN PROSEDUR
AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN
(Kasus Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik)
Oleh :
Edith Irma Amanda
ABSTRAK
Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik merupakan satusatunya rumah sakit milik pemerintah yang ada di kota Gresik. Rumah sakit ini
termasuk dalam Rumah Sakit Umum Pemerintah kelas B1 dan menerima rujukan
pasien dari puskesmas-puskesmas kecamatan yang ada di Kabupaten Gresik. Pada
umumnya pasien yang ada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik terdiri dari
masyarakat golongan menengah ke bawah. Dari hal ini dapat dilihat bahwa sebagian
besar tindakan penyembuhan atau rehabilitasi medis pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik tergantung pada persediaan obat-obatan dan mempunyai tingkat
perputaran obat-obatan yang tinggi. Tingkat perputaran obat-obatan yang tinggi ini
menyebabkan diperlukannya pengelolaan, pengawasan dan pengendalian yang baik
terhadap persediaan obat-obatan supaya tidak terjadi kehilangan dan kerusakan
persediaan obat, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansinya dan
menghindari terjadinya penyelewengan yang dapat merugikan pihak rumah sakit.
Oleh karena itu, penelitian ini mengambil masalah tentang bagaimana penerapan
sistem dan prosedur akuntansi persediaan obat-obatan pada Rumah Sakit Umum
Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik serta apakah pelaksanaan sistem dan prosedur
akuntasi persediaan obat-obatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina
Kabupaten Gresik sudah sesuai dengan tujuan sistem pengendalian intern.
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif dengan metode studi
kasus, jadi penelitian ini merupakan penelitian terhadap suatu objek atau suatu set
kondisi pada masa sekarang dan hasilnya berupa
. Fokus dari penelitian ini adakal struktur organisasi, sistem akuntansi
persediaan obat-obatan yang terdiri atas prosedur perencanaan dan penentuan
kebutuhan, peosedur pengadaan, prosedur penyimpanan, prosedur pendistribusian,
prosedur penghapusan dan prosedur penghitungan fisik persediaan. Sedangkan fokus
penelitian yang terakhir adalah mengenai formulir atau dokumen yang digunakan
pada sistem yang bersangkutan.
Berdasarkan analisis data yang telah dilakukan, menunjukkan bahwa sistem dan
prosedur akuntansi persediaan obat-obatan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik
xii
yang telah diterapkan tersebut masih memiliki kelemahan-kelemahan yang dapat
merugikan pihak RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Kelemahan-kelemahan tersebut
antara lain mengenai fungsi floor stock yang kurang efektif, penggambaran struktur
organisasi yang kurang lengkap, permintaan pembelian dari gudang yang hanya
dibuat rangkap satu sehingga dapat menyebabkan kesalahan pencatatan, perangkapan
fungsi gudang yang selain menerima dan menyimpan obat juga menerima faktur yang
berisi harga obat-obatan dan sekaligus member harga obat-obatan, pelaksanaan
penghapusan obat oleh orang-orang yang kurang tepat, penghitungan fisik yang
masih sangat sederhana yang dapat menyebabkan penyelewengan, kesalahan
penyebutan formulir pada formulir persediaan, dan pengotorisasian formulir yang
masih lemah.
Sistem akuntansi persediaan obat-obatan tersebut dapat berjalan dengan baik
apabila dilakukan beberapa perbaikan pada unsure-unsurnya. Adapun perbaikan yang
disarankan adalah menghapus posisi floor stock yang kurang efektif dan tugasnya
dilakukan oleh unit gudang, penggambaran struktur organisasi yang lebih lengkap,
membuat formulir permintaan pembelian rangkap dua, penerimaan faktur dan
pemberian harga obat dilakukan oleh urusan administrasi, pembentukan panitia
penghapusan obat-obatan gabungan tetapi yang penghapusan obat secara langsung
tidak boleh dilakukan oleh apoteker dan asisten apoteker dari instalasi farmasi, nama
formulir diganti dari kartu persediaan menjadi kartu gudang, penambahan kolom
tanggal kadaluwarsa dan kolom keterangan pada kartu gudang, serta pengotorisasian
yang baik oleh pihak-pihak yang terkait supaya tidak terjadi penyelewengan yang
dapat merugikan pihak RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik.
xiii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
SK Menteri Kesehatan RI No. 983/Menkes/SK/XI/1992 yang dikutip
oleh Aditama (2007:6) menyebutkan bahwa rumah sakit umum adalah rumah
sakit yang memberikan pelayanan kesehatan yang bersifat dasar, spesialistik
dan subspesialistik. Rumah sakit ini mempunyai misi memberikan pelayanan
kesehatan yang bermutu dan terjangkau oleh masyarakat dalam rangka
meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.
Tugas dari rumah sakit umum adalah untuk melaksanakan upaya
kesehatan secara berdayaguna dan berhasilguna dengan mengutamakan upaya
penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu
dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya
rujukan. Untuk itu, rumah sakit umum perlu mempunyai fungsi pelayanan
medis, penunjang medis, pelayanan dan asuhan keperawatan, rujukan,
pendidikan
dan
pelatihan,
penelitian
dan
pengembangan
serta
menyelenggarakan administrasi umum dan keuangan.
Kini, rumah sakit adalah bagian integral dari keseluruhan sistem
pelayanan kesehatan yang dikembangkan melalui rencana pembangunan
kesehatan. Sehingga pengembangan rumah sakit pada saat ini tentu tidak
dapat dilepaskan dari kebijaksanaan pembangunan kesehatan, yakni harus
1
2
sesuai dengan Garis-garis Besar Haluan Negara, Sistem Kesehatan Nasional
dan Repelita di bidang kesehatan serta peraturan perundang-undangan
lainnya.
Tujuan dari pendirian rumah sakit adalah untuk memberikan pelayanan
kesehatan dalam bentuk perawatan, pemeriksaan, tindakan medis dan
tindakan diagnostik lain-lain yang dibutuhkan oleh masing-masing pasien
dalam batas-batas teknologi dan sarana yang tersedia.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Tahun 1988 No. 159b/Men-Kes/
Kes/II/1988 Bab.II Pasal 3 yang dikutip oleh Adikoesoemo (1997:15)
dinyatakan bahwa :
1. Rumah sakit dapat dimiliki dan diselenggarakan oleh pemerintah atau
swasta.
2. Rumah sakit pemerintah dimiliki dan diselenggarakan oleh :
a. Departemen Kesehatan
b. Pemerintah Daerah
c. ABRI
d. Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
3. Rumah sakit swasta dimiliki dan diselenggarakan oleh :
a. Yayasan
b. Badan Hukum lain yang bersifat sosial.
3
Adapun klasifikasi Rumah Sakit Umum Pemerintah menurut peraturan
Menteri Kesehatan Tahun 1988 Bab III Pasal 13 yang dikutip oleh
Adikoesoemo (1997:27) terdiri dari :
1. Kelas A
: mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik
spesialistik luas dan sub spesialistik luas.
2. Kelas B II : mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik
spesialistik dan sub spesialistik terbatas.
3. Kelas B I : mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik
spesialistik sekurang-kurangnya 11 jenis spesialistik.
4. Kelas C
: mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik
spesialistik sekurang-kurangnya spesialistik 4 dasar lengkap.
5. Kelas D
: mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik
spesialistik sekurang-kurangnya pelayanan medik dasar.
Rumah sakit kelas A dan B II dapat berfungsi sebagai rumah sakit
pendidikan. Karena penulis memilih Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina
Kabupaten Gresik sebagai tempat penelitian, maka dari keterangan tersebut
dapat dilihat bahwa RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik termasuk dalam
rumah sakit pemerintah kelas B I.
Rumah sakit merupakan kegiatan yang padat modal dan padat karya,
dalam menjalankan usaha rumah sakit juga ditekankan penerapan nilai sosial
etika disamping segi ekonomis. Sebagai suatu unit usaha yang bergerak dalam
pelayanan kesehatan (Medical Safety Organization), maka sebagian besar
4
tindakan penyembuhan atau rehabilitasi medis pada rumah sakit tergantung
pada persediaan obat-obatan. Bahkan dapat dikatakan bahwa obat-obatan
merupakan jantung dari rumah sakit.
Sebagai satu-satunya Rumah Sakit Umum milik pemerintah yang ada di
kota Gresik, RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik juga tergantung pada
persediaan obat-obatan dan memiliki tingkat perputaran obat-obatan yang
tinggi. Selain disebabkan karena banyaknya pasien yang ada khususnya
golongan menengah ke bawah, hal ini juga disebabkan karena kota Gresik
yang mempunyai 18 kecamatan pada umumnya mengajukan rujukan pasien
yang ada di puskesmas kecamatan ke RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik.
Tingkat perputaran obat-obatan yang tinggi pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik ini menyebabkan diperlukannya pengelolaan, pengawasan
dan pengendalian yang baik terhadap persediaan obat-obatan. Tujuannya
adalah untuk menjaga persediaan obat-obatan dari resiko kehilangan dan
kerusakan,
memeriksa
ketelitian
dan
kebenaran
data
akuntansinya,
meningkatkan efisiensi, menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan dan
penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi yang dapat merugikan
rumah sakit, serta membantu menjaga dipenuhinya kebijakan manajemen
yang lebih dahulu ditetapkan. Karena itu, untuk mewujudkannya diperlukan
adanya sistem dan prosedur akuntansi yang baik dan memadai. Sistem dan
prosedur akuntansi ini tidak dapat lepas dari adanya pengendalian intern yang
baik pula.
5
Pengelolaan persediaan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik pada
saat ini masih mempunyai beberapa kekurangan yang dapat merugikan RSUD
Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Beberapa diantaranya adalah adanya
perangkapan tugas dan pelaksanaan stock opname yang masih sederhana dan
masih mempunyai banyak kekurangan. Selain itu juga terdapat beberapa
formulir yang kurang memenuhi syarat yang dapat merugikan dan
menghambat efisiensi di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Bertitik tolak
dari uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk mengangkat judul mengenai :
“Evaluasi Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Obatobatan” (Kasus Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten
Gresik).
1.2.
Perumusan Masalah
Merupakan upaya yang menyatakan secara tersurat, pertanyaanpertanyaan yang lengkap dan rinci mengenai ruang lingkup masalah yang
akan diteliti berdasarkan identifikasi dan pertimbangan penetapannya :
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka rumusan
masalah dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimana penerapan sistem dan prosedur akuntansi persediaan obatobatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik?
6
2. Apakah penerapan pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi persediaan
obat-obatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten
Gresik sudah sesuai dengan tujuan sistem pengendalian intern?
1.3.
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian adalah untuk memperoleh pengetahuan yang dapat
menjawab pertanyaan atau memecahkan masalah (Nur dan Bambang,
1992:2).
Karena itu, tujuan yang ditetapkan oleh penulis dalam penelitian ini
adalah:
1. Untuk mendeskripsikan pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi
persediaan obat-obatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina
Kabupaten Gresik.
2. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai sudah sesuai atau tidaknya
pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi pada Rumah Sakit Umum
Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik dengan tujuan pengendalian intern,
menganalisis masalah yang berhubungan dengan pelaksanaan sistem dan
prosedur akuntansi persediaan obat-obatan pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik serta mengusahakan jalan pemecahannya dengan
menggunakan pengetahuan dan teori-teori yang ada.
7
1.4.
Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat untuk menganalisis masalah
yang berhubungan dengan pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi
persediaan obat-obatan yang ada di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik serta
memberikan solusi-solusi atau jalan pemecahan dari masalah-masalah yang
ada dengan menggunakan pengetahuan dan teori-teori yang ada.
Adanya jalan pemecahan dari masalah-masalah yang ada, diharapkan
sistem dan prosedur akuntansi persediaan obat-obatan pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik dapat lebih baik dan memadai.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Sistem dan Prosedur Akuntansi
2.1.1. Pengertian Sistem dan Prosedur Akuntansi
Sebelum kita membahas lebih jauh mengenai sistem akuntansi, perlu
dipahami terlebih dahulu mengenai pengertian sistem dan prosedur.
Sistem secara umum merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit
yang berkaitan secara fungsional dan mempunyai tujuan bersama yang
sama. Dalam suatu organisasi, unit-unit atau bagian-bagian yang berkaitan
secara fungsional adalah suatu kelompok kegiatan administrasi yang
berhubungan erat yang merupakan suatu fungsi dari suatu sistem.
Ada beberapa definisi mengenai sistem dan prosedur. Berikut ini
disajikan definisi mengenai sistem dan prosedur.
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat
berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Sistem juga dapat dikatakan sebagai suatu
jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2001:2,5).
Sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan
yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi
keuangan
yang
dibutuhkan
oleh
manajemen
pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001:3).
8
guna
memudahkan
9
Pendapat lain menyatakan bahwa sistem akuntansi adalah formulirformulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan
untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan
tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan
yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi
pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur,
dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi (Stettler
dalam Baridwan, 1998:4).
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
secara berulang-ulang (Mulyadi, 2001:5). Sedangkan pernyataan lain
menyebutkan bahwa prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani
(clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau
lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap
transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi (Cole dalam Baridwan,
1998:3).
Berdasarkan definisi-definisi mengenai sistem dan prosedur di atas,
maka dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan
prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan
kegiatan pokok perusahaan dimana prosedur itu sendiri merupakan suatu
urut-urutan pekerjaan kerani (clerical) yang terdiri dari kegiatan menulis,
menggandakan,
menghitung,
memberi
kode,
mendaftar,
memilih,
10
memindah serta membandingkan yang dilakukan untuk mencatat
informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar.
2.1.2. Elemen-elemen Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi terdiri dari beberapa sub sistem yang saling
berkaitan, atau dapat juga terdiri dari prosedur-prosedur yang berhubungan
(Baridwan,
1998:5).
Sedangkan
elemen-elemen
sistem
akuntansi
(Gillespie dalam Baridwan, 1998:5) terdiri dari :
a. Sistem Akuntansi Utama
1. Klasifikasi rekening, riel dan nominal
2. Buku besar (umum dan pembantu)
3. Jurnal
4. Buku transaksi
b. Sistem Penjualan dan Penerimaan Uang
1. Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur
2. Distribusi penjualan
3. Hutang
4. Penerimaan uang dan pengawasan kredit
c. Sistem Pembelian dan Pengeluaran Uang
1. Order pembelian dan laporan penerimaan barang
2. Distribusi pembelian dan biaya
3. Hutang (voucher)
4. Prosedur pengeluaran uang
d. Sistem pencatatan Waktu dan Penggajian
11
1. Personalia
2. Pencatatan waktu
3. Penggajian
4. Distribusi gaji dan upah
e. Sistem Produksi dan Biaya Produksi
1. Order produksi
2. Pengawasan persediaan
3. Akuntansi biaya
Berdasarkan uraian tersebut maka dapat dikatakan bahwa elemenelemen sistem akuntansi terdiri dari sistem akuntansi pokok yang meliputi
klasifikasi rekening, buku besar, jurnal dan bukti transaksi; sistem
penjualan dan penerimaan uang yang meliputi order penjualan, perintah
pengiriman dan pembuatan faktur, distribusi penjualan, piutang,
penerimaan uang dan pengawasan kredit; sistem pembelian dan
pengeluaran uang yang meliputi order pembelian dan laporan penerimaan
barang, distribusi pembelian dan biaya, utang dan prosedur pengeluaran
uang; sistem pencatatan waktu dan penggajian yang meliputi personalia,
pencatatan waktu, penggajian, serta distribusi dan upah; elemen akuntansi
yang terakhir adalah sistem produksi dan biaya produksi yang meliputi
order produksi dan pengawasan persediaan.
2.1.3. Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi terdiri dari beberapa unsur, yaitu :
12
2.1.3.1. Klasifikasi Rekening
Klasifikasi rekening adalah penggolongan rekening-rekening ini
terdiri dari rekening neraca (riel) dan rekening rugi-laba (nominal).
Daftar dari rekening-rekening yang digunakan beserta dengan nomor
kodenya disebut kerangka rekening (Baridwan, 1998:6)
Adapun langkah-langkah dalam penyusunan klasifikasi rekening
berdasarkan susunan laporan keuangan (Baridwan, 1998:28-29) adalah
sebagai berikut :
1) Rekening-rekening buku besar dibagi dalam dua kelompok, yaitu
rekening-rekening neraca dan rekening-rekening rugi-laba (nominal).
2) Rekening-rekening neraca dibagi menjadi kelompok-kelompok yang
sifatnya berbeda seperti aktiva, utang dan modal.
3) Masing-masing kelompok seperti nomor dua di atas dibagi lagi
menjadi golongan sebagai berikut :
Aktiva :
Aktiva lancar
Investasi jangka panjang
Aktiva tetap berwujud
Aktiva tetap tidak berwujud
Utang :
Utang jangka panjang
Utang jangka pendek
Modal :
13
Modal disetor
Modal lain-lain
4) Golongan-golongan yang ada diperinci lagi mungkin dalam bentuk
sub golongan atau langsung ke rekeningnya.
5) Rekening rugi-laba dibagi-bagi menjadi kelompok-kelompok yang
sejenis, seperti : hasil penjualan, harga pokok penjualan, pendapatan
dan biaya di luar usaha.
6) Masing-masing kelompok bisa dibagi lagi menjadi golongan atau
bisa langsung ke rekeningnya.
7) Memberikan nomor kode kepada masing-masing rekening dalam
klasifikasi.
Jadi klasifikasi rekening merupakan penggolongan rekeningrekening yang digunakan dalam sistem akuntansi yang terdiri dari
rekening neraca dan rekening rugi-laba. Sedangkan langkah-langkah
dalam penyusunan klasifikasi rekening berdasarkaan susunan laporan
keuangan adalah dengan membagi rekening buku besar dalam rekening
neraca dan rekening rugi-laba; membagi rekening neraca menjadi
kelompok-kelompok yang sifatnya berbeda setiap aktiva, utang dan
modal. Masing-masing kelompok yang sifatnya berbeda tersebut dibagi
lagi menjadi golongan aktiva, utang dan modal; golongan yang ada
diperinci lagi mungkin dalam bentuk sub golongan atau langsung ke
rekeningnya; rekening rugi-laba dibagi menjadi kelompok yang sejenis;
tiap kelompok dibagi lagi menjadi golongan atau langsung ke
14
rekeningnya; yang terakhir adalah memberikan nomor kode pada
masing-masing rekening dalam klasifikasi.
2.1.3.2. Kode Rekening
Kode
rekening
adalah
suatu
kerangka
(framework)
yang
menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk
memberi jarak terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Kode
ini memudahkan identifikasi dan pembedaan elemen-elemen yang ada di
dalam suatu klasifikasi (Mulyadi, 2001:127).
Dalam sistem pengolahan data akuntansi, kode mempunyai
beberapa tujuan, yaitu mengidentifikasi data akuntansi secara unik,
meringkas data, mengklasifikasi rekening atau data, dan menyampaikan
makna tertentu.
Dalam
merencanakan
kode,
penyusunan
sistem
perlu
memperhatikan berbagai hal agar kode yang disusun dapat berguna dan
dapat membantu memudahkan proses data. Faktor-faktor yang perlu
diperhatikan adalah :
1) Kode yang disusun perlu disesuaikan dengan metode proses data.
2) Setiap kode harus mewakili hanya satu item sehingga tidak
membingungkan.
3) Kode yang disusun harus memudahkan pemakai untuk memakainya.
4) Kode yang disusun harus fleksibel dalam arti memungkinkan
dilakukan perluasan tanpa perubahan menyeluruh.
5) Setiap kode harus menggunakan jumlah angka atau huruf yang sama.
15
6) Kode yang panjang perlu dipotong-potong (chunking) untuk
memudahkan mengingatnya, misalnya kode 6062582549 dapat
dibuat 606-258-2549.
7) Dalam kode yang panjang perlu kode yang merupakan check digit,
yaitu untuk mengecek kebenaran kode.
Kode dapat dibuat dalam berbagai struktur kode yang berbeda.
Setiap struktur mempunyai kelebihan dan kelemahan. Oleh karena itu
perlu dipilih suatu struktur kode yang sesuai sehingga tujuan pemberian
kode dapat tercapai. Menurut Mulyadi (2001:129) ada 5 metode
pemberian kode rekening, yaitu :
1) Kode Angka atau Alfabet Urut (numerical-or alphabetic- sequence
code)
2) Kode Angka Blok (block numerical code)
3) Kode Angka Kelompok (group numerical code)
4) Kode Angka Desimal (decimal code)
5) Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence
preceded by an alphabetic reference)
Jadi kode rekening adalah suatu kerangka (framework) yang
menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk
memberi jarak terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat yang
bertujuan untuk mengidentifikasi data akuntansi secara unik, meringkas
data, mengklasifikasi rekening atau data, dan menyampaikan makna
tertentu. Sedangkan metode pemberian kode rekening ada 5, yaitu
16
dengan kode angka atau alfabet urut, kode angka blok, kode angka
kelompok, kode angka desimal dank ode angka urut didahului dengan
huruf.
2.1.3.3. Buku Besar dan Buku Pembantu
Buku besar (general ledger) merupakan kumpulan rekeningrekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi
yang telah dicatat dalam jurnal (Mulyadi, 2001:121). Buku pembantu
(subsidiary ledger) adalah suatu kelompok rekening yang merupakan
rincian rekening tertentu dalam buku besar, yang dibentuk untuk
memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca
percobaan (Mulyadi, 2001:139).
Pendapat lain mengatakan bahwa buku besar berisi rekeningrekening neraca dan gugi-laba yang digunakan dalam sistem akuntansi.
Buku besar ini merupakan dasar untuk menyusun laporan keuangan,
seperti neraca, laporan rugi-laba, dan laporan-laporan lainnya, dan buku
pembantu berisi rekening-rekening yang merupakan rincian dari suatu
buku besar (Baridwan, 1998:6).
Jadi buku besar merupakan kumpulan rekening-rekening yang
digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat
dalam jurnal dan merupakan dasar untuk menyusun laporan keuangan,
seperti neraca, laporan rugi-laba, dan laporan-laporan lainnya sedangkan
buku besar pembantu adalah rekening-rekening yang merupakan rincian
17
dari suatu buku besar, yang dibentuk untuk memudahkan dan
mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan.
2.1.3.4. Jurnal
Yang dimaksud dengan jurnal adalah catatan transaksi pertama
kali. Catatan ini dibuat urut tanggal terjadinya transaksi. Biasanya
dibuatkan jurnal-jurnal khusus untuk mencatat transaksi-transaksi yang
frekuensinya tinggi (Baridwan, 1998:6).
Setelah suatu transaksi direkam dalam formulir, pencatatan
akuntansi yang pertama kali dilakukan adalah dalam jurnal (Mulyadi,
2001:101). Dibandingkan dengan catatan akuntansi yang lain, pencatatan
di dalam jurnal ini biasanya lebih lengkap dan lebih diterima serta
menurut tanggal kejadian transaksi. Jurnal merupakan catatan akuntansi
permanent yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi
keuangan perusahaan.
Ada 2 kategori jurnal, yaitu :
1) Jurnal umum
Yaitu jurnal yang memuat serangkaian kolom dalam format yang
bersifat umum, sehingga setiap transaksi akuntansi dapat dicari.
2) Jurnal khusus
Yaitu jurnal yang menggunakan format khusus yang disesuaikan
dengan tipe transaksi yang relatif sering terjadi. Jurnal khusus
memungkinkan transaksi-transaksi yang serupa dicatat, ditotal, dan
diposkan ke dalam ledger secara efisien.
18
Jadi jurnal adalah catatan transaksi pertama kali yang dibuat urut
menurut tanggal terjadinya transaksi. Jurnal dibedakan menjadi dua,
yaitu jurnal umum yang memuat serangkaian kolom dalam format yang
bersifat umum sehingga setiap transaksi akuntansi dapat dicari dan jurnal
khusus yang menggunakan format khusus yang disesuaikan dengan tipe
transaksi yang relatif sering terjadi.
2.1.3.5. Bukti Transaksi
Bukti transaksi didefinisikan sebagai formulir yang digunakan
untuk mencatat (merekam) terjadinya transaksi dan akan dicatat dalam
formulir lainnya (Baridwan, 1998:70). Contoh dari bukti transaksi
adalah faktur penjualan, bukti kas masuk, faktur pembelian, bukti kas
keluar, memo dedit/kredit dan sebagainya. Setiap bukti transaksi akan
berisi sejumlah rupiah disamping informasi lainnya.
Jadi dari uraian tersebut dinyatakan bahwa bukti transaksi
merupakan formulir untuk mencatat terjadinya transaksi yang berisi
sejumlah uang disamping informasi lainnya dan kemudian akan dicatat
dalam formulir lainnya.
2.1.3.6. Formulir
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi
(Mulyadi, 2001:75). Formulir sangat penting artinya untuk menjalankan
suatu organisasi. Hamper semua peristiwa dalam perusahaan terjadi
karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya. Dengan
19
formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama
kalinya sebagai dasar pencatatan dan catatan.
Hubungan antara suatu prosedur dari suatu sistem dan proses
komunikasi yang menggunakan formulir tidak dapat dipisahkan. Oleh
karenanya prosedur dan formulir harus dirancang sebagai suatu
kesatuan.
Menurut Mulyadi (2001:78) formulir dalam perusahaan bermanfaat
untuk :
1)
Menetapkan
tanggung
jawab
timbulnya
transaksi
bisnis
perusahaan.
2)
Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3)
Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan
semua kejadian dalam bentuk tulisan.
4)
Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain
dalam organisasi yang sama atau ke orang lain.
Formulir
yang
digunakan
dalam
suatu
organisasi
dapat
digolongkan menurut sumber dan tujuannya. Menurut sumbernya
(Mulyadi, 2001:80), formulir dapat digolongkan menjadi 3, yaitu :
1) Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Formulir ini
dibuat dalam perusahaan, digunakan secara intern, dan kemudian
disimpan dalam perusahaan.
20
2) Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan.
Formulir ini dibuat dalam perusahaan dan digunakan untuk
menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan.
3) Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan. Formulir ini
diterima dari pihak luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara
perusahaan dengan pihak luar tersebut.
Sedangkan menurut tujuan penggunaannya (Mulyadi, 2001:80-81),
formulir dapat dibagi menjadi :
1) Formulir yang dapat dibuat untuk meminta dilakukannya suatu
tindakan. Formulir dalam golongan ini digunakan oleh suatu unit
organisasi untuk meminta unit organisasi lain untuk melakukan
sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
2) Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah
dilaksanakan. Formulir dalam golongan ini digunakan untuk
merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Alasan pokok penggunaan formulir adalah untuk memudahkan
suatu proses dan analisa dari suatu data dengan cara sebagai berikut :
1) Menyusun data
2) Meminimkan waktu pencatatan
3) Memungkinkan control terhadap kegiatan
Formulir yang digunakan dalam perusahaan perlu diawasi agar
terdapat efisiensi penggunaan formulir. Selain itu dengan pengawasan
formulir dapat ditentukan jenis informasi yang dikumpulkan dan cara
21
proses penyimpananya. Menurut Baridwan (1998:68) pengawasan
formulir dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut ;
1) Mengawasi penciptaan formulir. Prinsip ini bertujuan untuk
mencegah dibuatnya formulir-formulir yang tidak dibutuhkan.
2) Tanggung jawab pengawasan formulir dipusatkan pada satu bagian
atau komisi. Prinsip ini bertujuan untuk mencegah tiap unit
organisasi membuat formulirnya sendiri-sendiri sehingga akan dapat
dihindari adanya duplikasi yang tidak perlu.
3) Pengawasan penggunaan formulir. Prinsip ini bertujuan untuk
mencegah adanya formulir yang sudah tidak sesuai dengan
kebutuhan. Biasanya agar prinsip pengawasan ini dapat dilakukan
dibuat daftar formulir yang digunakan dalam perusahaan.
Jadi formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi
dan formulir dalam perusahaan bermanfaat untuk menetapkan tanggung
jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan, merekam data transaksi
bisnis perusahaan, mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara
menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan dan menyampaikan
informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi yang
sama atau ke orang lain.
Berdasarkan uraian tersebut di atas maka dinyatakan bahwa unsurunsur sistem akuntansi terdiri dari klasifikasi rekening, kode rekening,
buku besar dan buku pembantu, jurnal dan formulir.
22
2.2.
Persediaan
2.2.1. Definisi Persediaan
Persediaan merupakan salah satu pos yang sangat penting bagi
banyak
perusahaan
karena
pos
tersebut
secara
material
dapat
mempengaruhi perhitungan rugi-laba dan neraca. Penjualan persediaan
pada harga yang lebih tinggi dari total harga pokok merupakan sumber
utama bagi perusahaan.
Komponen persediaan di dalam struktur neraca termasuk dalam
kategori aktiva lancar. Dari sudut pandang ilmu pembelanjaan (finance)
persediaan disebut sebagai unsur modal kerja (Samsul dan Mustofa,
1992:388).
Istilah persediaan digunakan untuk menyatakan barang berwujud
yang:
a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal.
b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan.
c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan
dalam proses produksi atau pemberian jasa.
Persediaan meliputi barang-barang di atas, baik yang ada dalam
perusahaan, dalam perjalanan, maupun yang dititipkan kepada pihak lain
(SAK, 2007:14.1).
23
Rumah sakit sebagai suatu unit usaha juga memiliki persediaan,
yakni persediaan obat-obatan yang dikelola oleh unit penunjang medis.
Semua itu membantu rumah sakit dalam penyelenggaraan pelayanan
kesehatan bagi masyarakat.
Uraian tersebut menyatakan bahwa persediaan merupakan salah satu
pos yang sangat penting bagi banyak perusahaan karena pos tersebut
secara material dapat mempengaruhi perhitungan rugi-laba dan neraca
serta termasuk dalam kategori aktiva lancar pada struktur neraca.
2.2.2. Metode Pencatatan Persediaan
Ada dua macam pencatatan persediaan, yaitu metode mutasi
persediaan (perpetual inventory method) dan metode persediaan fisik
(physical inventory method) (Mulyadi, 2001:556).
Berdasarkan metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan
dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode persediaan fisik, hanya
tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat sedangkan mutasi
berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu
persediaan. Untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang
dipakai/dijual, harus dilakukan dengan perhitungan fisik sisa persediaan
yang masih ada di gudang pada akhir periode akuntansi.
Jadi metode pencatatan persediaan dibagi menjadi dua, yaitu metode
mutasi persediaan dimana setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu
persediaan dan metode persediaan fisik dimana hanya tambahan
persediaan
dari
pembelian
saja yang
dicatat
sedangkan
mutasi
24
berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu
persediaan.
2.2.3. Penghitungan Fisik Persediaan (stock opname)
Sistem penghitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh
perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di
gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban
Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan dan,
pertanggungjawaban Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan catatan
persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian
(adjustment) terhadap catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan
(Mulyadi, 2001:575).
Teknik dari stock opname menurut Samsul dan Mustofa (1992:399)
dibagi menjadi dua, yaitu insidentil dan rutin. Insidentil berarti dilakukan
secara mendadak, secara tiba-tiba tanpa pemberitahuan lebih dulu kepada
gudang sedangkan rutin berarti dilakukan secara periodik tertentu,
misalnya per tiga bulan, pertahun.
2.2.3.1. Dokumen
Menurut Mulyadi (2001:576) dokumen yang digunakan untuk
merekam, meringkas dan membukukan hasil penghitungan fisik
persediaan adalah :
1) Kartu Penghitungan Fisik (Inventory Tag). Dokumen ini digunakan
untuk merekam hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam
penghitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua
25
kali secara independent oleh penghitung (counter) dan pengecek
(checker). Kartu penghitungan fisik dibagi menjadi tiga bagian, yang
tiap bagian dapat dipisahkan satu dengan lainnya dengan cara
menyobeknya pada waktu proses penghitungan fisik persediaan
dilakukan. Contoh dari kartu penghitungan fisik dapat dilihat pada
gambar 2.1.
2) Daftar Hasil Penghitungan Fisik (Inventory Summary Sheet).
Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam
dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik. Data yang disalin dari
bagian ke-2 kartu penghitungan fisik ke dalam daftar ini adalah :
nomor kartu penghitungan fisik, nomor kode persediaan, nama
persediaan, kuantitas dan satuan. Dokumen ini diisi dengan harga
pokok per satuan dan harga pokok total tiap jenis persediaan oleh
Bagian Kartu Persediaan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu
persediaan. Contoh dari daftar hasil penghitungan fisik dapat dilihat
dari gambar 2.2.
3) Bukti Memorial. Dokumen ini merupakan dokumen sumber yang
digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan
sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik ke dalam jurnal umum.
Data yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti memorial ini
adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil
penghitungan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang
bersangkutan menurut kartu persediaan.
26
Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa sistem
penghitungan fisik persediaan membutuhkan beberapa dokumen, yaitu
kartu penghitungan fisik untuk merekam hasil penghitungan fisik
persediaan, daftar hasil penghitungan fisik untuk meringkas data yang
telah direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik dan dokumen
lain yang digunakan adalah bukti memorial yang digunakan untuk
membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil
penghitungan fisik ke dalam jurnal umum.
Gambar 2.1
Kartu Penghitungan Fisik (Inventory Tag)
No. 4965
Telah Dihitung
Bagian ke-1
No. 4965
Perhitungan Kedua
No. Kode Persediaan :
Nama Persediaan
:
Lokasi
:
Jumlah
Penghitung :
Bagian ke-2
Satuan
Tanggal :
No. 4965
Perhitungan Pertama
Jumlah
Penghitung :
Satuan
Tanggal s:
Bagian ke-3
27
Sumber : Mulyadi (2001:577)
Gambar 2.2
Daftar hasil Perhitungan Fisik (Inventory summary Sheet)
Halaman
DAFTAR HASIL PENGHITUNGAN FISIK
Periode Penghitungan Fisik Persediaan
Dikalikan oleh :
Disalin dari kartu penghitungan fisik oleh :
Dijumlah oleh :
Diisi harga pokok satuan oleh :
Diperiksa oleh :
No.
No. Kode
KPF
Persediaan
Nama
Kuantitas
Satuan
Harga Pokok
Harga
Satuan
Pokok Total
Sumber : Mulyadi (2001:57)
2.2.3.2. Catatan Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001:577) catatan akuntansi yang digunakan
dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah :
1) Kartu Persediaan. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
adjustment terhadap data persediaan (kuantitas dan harga pokok
total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh Bagian Kartu
Persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. Contoh
dari kartu persediaan dapat dilihat pada gambar 2.3.
2) Kartu Gudang. Catatan ini digunakan untuk mencatat adjustment
terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu
28
gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang, berdasarkan
AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN
(Kasus Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik)
SKRIPSI
Diajukan oleh :
EDITH IRMA AMANDA
0613010058/FE/EA
Kepada
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIOANAL”VETERAN”
JAWA TIMUR
2010
EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM DAN PROSEDUR
AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN
(Kasus Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik)
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan
Dalam Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Diajukan oleh :
EDITH IRMA AMANDA
0613010058/FE/EA
Kepada
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIOANAL”VETERAN”
JAWA TIMUR
2010
SKRIPSI
EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM DAN PROSEDUR
AKUNTASI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN
(Kasus Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik)
yang diajukan
Edith Irma Amanda
0613010058/FE/EA
disetujui untuk Ujian Lisan oleh
Pembimbing Utama
Drs. Ec. Saiful Anwar, MSi
Tanggal : ………………………
Wakil Dekan 1 Fakultas Ekonomi
Drs. Ec. Saiful Anwar, MSi
NIP. 030 194 437
SKRIPSI
EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM DAN PROSEDUR
AKUNTASI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN
(Kasus Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik)
Diajukan Oleh :
Edith Irma Amanda
0613010058/FE/EA
telah dipertahankan dihadapan
dan diterima oleh Tim Penguji Skripsi
Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur
pada tanggal 11 Juni 2010
Pembimbing
Tim Penguji :
Pembimbing Utama
Ketua
Drs. Ec. Saiful Anwar, MSi
………………………………….
Sekretaris
………………………………….
Anggota
………………………………….
Mengetahui
Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”
Jawa Timur
Dr. H. R. Dhani Ichsanuddin Nur, SE. MM
NIP. 030 202 389
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan kasihNya
sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini ditulis sebagai syarat
untuk meraih gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas
Pembangunan
Nasional
“Veteran”
Jawa
Timur,
dengan
judul
“Evaluasi
Pelaksanaan Sistem Dan Prosedur Akuntansi Persediaan Obat-obatan (Kasus
Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik)”.
Peneliti menyadari sepenuhnya bahwa terselesaikannya skripsi ini tidak lepas
dari bantuan dan dukungan dari semua pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini
peneliti ingin menyampaikan rasa hormat dan banyak terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. , selaku Rektor Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa
Timur.
2. Bapak Dr. H. R. Dhani Ichsanuddin Nur, SE. MM, selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
3. Ibu Dr. Sri Trisnaningsih, SE. MSi, selaku Ketua Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
4. Bapak Drs. Ec. Saiful Anwar, MSi, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak
meluangkan waktunya untuk membimbing dan member masukan serta dukungan
yang bermanfaat bagi peneliti dalam menyelesaikan skripsi ini.
i
5. Para Dosen yang telah memberikan banyak bekal ilmu pengetahuan dan suri
tauladan kepada peneliti selama menjadi mahasiswa di Universitas Pembangunan
Nasional “Veteran” Jawa Timur.
6. Bapak Djito dan Ibu Ifa beserta seluruh karyawan RSUD Ibnu Sina Kabupaten
Gresik yang telah memberikan kesempatan penelitian skripsi di RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik serta atas segala bantuan dan dukungan.
7. Pak Dwidjo, Ibu, Mas Yan, Mas Dhany dan Mbak Ike yang telah memberikan
dorongan motivasi, doa yang senantiasa dipanjatkan serta semangat moril maupun
materiil sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini.
8. Untuk yang terkasih Mas Bagus atas segala dukungan dan perhatiannya.
9. Ica, Dea, Diah dan Ilmi untuk semua bantuan dan dukungannya.
10. Teman-teman kost “Harlisa”, Pipit, Tia, Mbak Dian dan Dian yang selalu
memberikan semangat dan dukungan.
Peneliti sangat menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan
skripsi ini. Oleh sebab itu, kritik dan saran dari pembaca sangat berguna bagi peneliti
untuk lebih meningkatkan pengetahuan di masa yang akan datang. Akhir kata,
peneliti berharap agar skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak.
Surabaya, Juli 2010
Peneliti
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
……………………………………………….
i
DAFTAR ISI
……………………………………………….
iii
DAFTAR GAMBAR
……………………………………………….
vii
DAFTAR LAMPIRAN
……………………………………………….
ix
ABSTRAKSI
……………………………………………….
x
PENDAHULUAN……………………………………………….
1
1.1. Latar Belakang……………………………………………...
1
1.2. Perumusan Masalah…………………………………………
5
1.3. Tujuan Penelitian……………………………………………
6
1.4. Manfaat Penelitian………………………………………….
7
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA…………………………………………
8
BAB I.
2.1. Sistem dan Prosedur Akuntansi……………………………..
8
2.1.1. Pengertian Sistem dan Prosedur Akuntansi…………
8
2.1.2. Elemen-elemen Sistem Akuntansi…………………..
10
2.1.3. Unsur-unsur Sistem Akuntansi……………………...
11
2.1.3.1. Klarifikasi Rekening………………………
12
2.1.3.2. Kode Rekening……………………………
14
2.1.3.3. Buku Besar dan Buku Pembantu………….
16
2.1.3.4. Jurnal………………………………………
17
2.1.3.5. Bukti Transaksi…………………………….
18
iii
2.1.3.6. Formulir……………………………………
18
2.2. Persediaan……………………………………………………
22
2.2.1. Definisi Persediaan…………………………………..
22
2.2.2. Metode Pencatatan Persediaan………………………
23
2.2.3. Penghitungan Fisik Persediaan (stock opname)……..
24
2.2.3.1. Dokumen…………………………………..
24
2.2.3.2. Catatan Akuntansi………………………....
27
2.2.3.3. Fungsi yang Terkait………………………..
30
2.2.3.4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
31
2.2.3.5. Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan
Fisik Persediaan……………………………
33
2.3. Manajemen Logistik Rumah Sakit…………………………...
37
2.3.1. Pengertian Logistik…………………………………..
37
2.3.2. Fungsi Manajemen Logistik………………………….
38
2.3.3. Penilaian Mutu Logistik Rumah Sakit.........................
40
2.3.4. Peran Logistik di Rumah Sakit………………………
41
2.4. Pengendalian Intern………………………………………….
43
2.4.1. Pengertian Pengendalian Intern………………………
43
2.4.2. Tujuan Pengendalian Intern…………………………..
44
2.4.3. Prinsip Pengendalian Intern…………………………..
45
2.4.4. Unsur-unsur Pengendalian Intern…………………….
47
2.4.5. Sistem Pengendalian Intern Persediaan………………
49
iv
2.4.6. Pengendalian Intern Sistem Penghitungan Fisik Persediaan 50
2.5. Kerangka Konseptual………………………………………...
52
BAB III. METODE PENELITIAN………………………………………...
56
3.1. Jenis Penelitian………………………………………………..
56
3.2. Fokus Penelitian………………………………………………
57
3.3. Lokasi Penelitian……………………………………………...
58
3.4. Sumber Data…………………………………………………..
59
3.5. Teknik Pengumpulan Data……………………………………
60
3.6. Analisis Data………………………………………………….
62
3.7. Triangulasi Data………………………………………………
63
3.8. Teknik Analisis………………………………………………..
63
3.9. Instrumen Penelitian…………………………………………..
64
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN…………………………………....
70
4.1. Penyajian Data………………………………………………...
70
4.1.1. Sejarah Berdirinya Rumah Sakit Umum Daerah
Ibnu Sina Kabupaten Gresik…………………………..
70
4.1.2. Visi, Misi, Moto dan Kebijakan Mutu Rumah Sakit Umum
Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik………………….
71
4.1.2.1. Visi………………………………………….
71
4.1.2.2. Misi………………………………………….
71
4.1.2.3. Moto………………………………………...
72
4.1.2.4. Kebijakan Mutu…………………………….
72
v
4.1.3. Fasilitas Pelayanan Kesehatan pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik………………..................................
73
4.1.4. Struktur Organisasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten
Gresik dan Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUD
Ibnu Sina Kabupaten Gresik ………............................
74
4.1.5. Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan
Obat-obatan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik
100
4.1.5.1. Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan…...
100
4.1.5.2. Pengadaan………………………………….
101
4.1.5.3. Penyimpanan……………………………….
104
4.1.5.4. Pendistribusian……………………………..
107
4.1.5.5. Penghapusan………………………………..
111
4.1.5.6. Penghitungan Fisik Persediaan……………..
112
4.2. Analisis dan Interpretasi Data………………………………...
120
4.2.1. Analisis Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi
Persediaan Obat-obatan pada Rumah Sakit Umum
Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik………………….
120
4.2.1.1. Analisis pada Struktur Organisasi…………..
120
4.2.1.2. Analisis Pelaksanaan Sistem dan Prosedur
Akuntansi Persediaan Obat-obatan di Rumah
Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten
Gresik……………………………………….
vi
122
4.2.1.3. Analisis Formulir yang Digunakan…………
128
4.2.2. Pemecahan Masalah…………………………………..
129
4.2.2.1. Pemecahan Masalah Struktur Organisasi…...
129
4.2.2.2. Pemecahan Masalah Pelaksanaan Sistem Dan
Prosedur Akuntansi Persediaan…………….
131
4.2.2.3. Pemecahan Masalah Penggunaan Formulir...
140
BAB V. PENUTUP…………………………………………………………
5.1. Kesimpulan…………………………………………………...
149
5.2. Saran………………………………………………………….
154
DAFTAR PUSTAKA
vii
149
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
:
Kartu Penghitungan Fisik (Inventory Tag)………………....
Gambar 2.2
:
Daftar Hasil Penghitungan Fisik (Inventory Summary
26
Sheet)…………………………………………………….....
27
Gambar 2.3
:
Kartu Persediaan………………………………………...….
29
Gambar 2.4
:
Kartu Gudang…………………………………………...….
29
Gambar 2.5a :
Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik
Persediaan…………………………………………………..
Gambar 2.5b :
Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik
Persediaan (Lanjutan)……………………………………….
Gambar 2.6
35
36
: Kerangka Konseptual Evaluasi Pelaksanaan Sistem dan
Prosedur Akuntansi Persediaan Obat-obatan pada Rumah
Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik.................
Gambar 4.1
: Struktur Organisasi Badan Pengelola RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik...................................................................
Gambar 4.2
55
76
: Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik...................................................................
Gambar 4.3a :
Bagan Alir Dokumen Pengadaan Obat-obatan pada
RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik.......................................
Gambar 4.3b :
93
114
Bagan Alir Dokumen Pengadaan Obat-obatan pada
RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik (Lanjutan).....................
viii
115
Gambar 4.4
:
Bagan Alir Dokumen Pendistribusian Obat-obatan dari
Gudang Farmasi ke Depo, Ruang Rawat Inap atau Poli
pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik..............................
Gambar 4.5
:
116
Bagan Alir Dokumen Pendistribusian Obat-obatan dari Depo
Rawat Jalan ke Pasien pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik..................................................................
Gambar 4.6
:
117
Bagan Alir Dokumen Pendistribusian Obat-obatan dari Depo
Rawat Inap /Depo OK ke Pasien pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik.................................................................
Gambar 4.7
:
118
Bagan Alir Dokumen Penghitungan Fisik Persediaan
Obat-obatan pada Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik..................................................................
Gambar 4.8
:
Gambar Struktur Organisasi pada Instalasi Farmasi
RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik yang Disarankan..........
Gambar 4.9a :
142
Bagan Alir Dokumen Pengadaan Obat-obatan yang
Disarankan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik..........
Gambar 4.9b :
119
143
Bagan Alir Dokumen Pengadaan Obat-obatan yang
Disarankan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik
(Lanjutan)..............................................................................
Gambar 4.10a :
144
Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan
Obat-obatan yang Disarankan pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik.................................................................
ix
145
Gambar 4.10b :
Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan
Obat-obatan yang Disarankan pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik (Lanjutan)...............................................
146
Gambar 4.11 :
Formulir Kartu Gudang yang Disarankan............................
147
Gambar 4.12 :
Formulir Berita Acara Penghapusan Obat-obatan yang
Disarankan............................................................................
x
148
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
:
Surat Pesanan Obat
Lampiran 2
:
Kartu Persediaan
Lampiran 3
:
Kartu Permintaan dan Penerimaan Obat
Lampiran 4
:
Tanda Terima Tukar Faktur
xi
EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM DAN PROSEDUR
AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN
(Kasus Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik)
Oleh :
Edith Irma Amanda
ABSTRAK
Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik merupakan satusatunya rumah sakit milik pemerintah yang ada di kota Gresik. Rumah sakit ini
termasuk dalam Rumah Sakit Umum Pemerintah kelas B1 dan menerima rujukan
pasien dari puskesmas-puskesmas kecamatan yang ada di Kabupaten Gresik. Pada
umumnya pasien yang ada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik terdiri dari
masyarakat golongan menengah ke bawah. Dari hal ini dapat dilihat bahwa sebagian
besar tindakan penyembuhan atau rehabilitasi medis pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik tergantung pada persediaan obat-obatan dan mempunyai tingkat
perputaran obat-obatan yang tinggi. Tingkat perputaran obat-obatan yang tinggi ini
menyebabkan diperlukannya pengelolaan, pengawasan dan pengendalian yang baik
terhadap persediaan obat-obatan supaya tidak terjadi kehilangan dan kerusakan
persediaan obat, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansinya dan
menghindari terjadinya penyelewengan yang dapat merugikan pihak rumah sakit.
Oleh karena itu, penelitian ini mengambil masalah tentang bagaimana penerapan
sistem dan prosedur akuntansi persediaan obat-obatan pada Rumah Sakit Umum
Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik serta apakah pelaksanaan sistem dan prosedur
akuntasi persediaan obat-obatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina
Kabupaten Gresik sudah sesuai dengan tujuan sistem pengendalian intern.
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif dengan metode studi
kasus, jadi penelitian ini merupakan penelitian terhadap suatu objek atau suatu set
kondisi pada masa sekarang dan hasilnya berupa
. Fokus dari penelitian ini adakal struktur organisasi, sistem akuntansi
persediaan obat-obatan yang terdiri atas prosedur perencanaan dan penentuan
kebutuhan, peosedur pengadaan, prosedur penyimpanan, prosedur pendistribusian,
prosedur penghapusan dan prosedur penghitungan fisik persediaan. Sedangkan fokus
penelitian yang terakhir adalah mengenai formulir atau dokumen yang digunakan
pada sistem yang bersangkutan.
Berdasarkan analisis data yang telah dilakukan, menunjukkan bahwa sistem dan
prosedur akuntansi persediaan obat-obatan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik
xii
yang telah diterapkan tersebut masih memiliki kelemahan-kelemahan yang dapat
merugikan pihak RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Kelemahan-kelemahan tersebut
antara lain mengenai fungsi floor stock yang kurang efektif, penggambaran struktur
organisasi yang kurang lengkap, permintaan pembelian dari gudang yang hanya
dibuat rangkap satu sehingga dapat menyebabkan kesalahan pencatatan, perangkapan
fungsi gudang yang selain menerima dan menyimpan obat juga menerima faktur yang
berisi harga obat-obatan dan sekaligus member harga obat-obatan, pelaksanaan
penghapusan obat oleh orang-orang yang kurang tepat, penghitungan fisik yang
masih sangat sederhana yang dapat menyebabkan penyelewengan, kesalahan
penyebutan formulir pada formulir persediaan, dan pengotorisasian formulir yang
masih lemah.
Sistem akuntansi persediaan obat-obatan tersebut dapat berjalan dengan baik
apabila dilakukan beberapa perbaikan pada unsure-unsurnya. Adapun perbaikan yang
disarankan adalah menghapus posisi floor stock yang kurang efektif dan tugasnya
dilakukan oleh unit gudang, penggambaran struktur organisasi yang lebih lengkap,
membuat formulir permintaan pembelian rangkap dua, penerimaan faktur dan
pemberian harga obat dilakukan oleh urusan administrasi, pembentukan panitia
penghapusan obat-obatan gabungan tetapi yang penghapusan obat secara langsung
tidak boleh dilakukan oleh apoteker dan asisten apoteker dari instalasi farmasi, nama
formulir diganti dari kartu persediaan menjadi kartu gudang, penambahan kolom
tanggal kadaluwarsa dan kolom keterangan pada kartu gudang, serta pengotorisasian
yang baik oleh pihak-pihak yang terkait supaya tidak terjadi penyelewengan yang
dapat merugikan pihak RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik.
xiii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
SK Menteri Kesehatan RI No. 983/Menkes/SK/XI/1992 yang dikutip
oleh Aditama (2007:6) menyebutkan bahwa rumah sakit umum adalah rumah
sakit yang memberikan pelayanan kesehatan yang bersifat dasar, spesialistik
dan subspesialistik. Rumah sakit ini mempunyai misi memberikan pelayanan
kesehatan yang bermutu dan terjangkau oleh masyarakat dalam rangka
meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.
Tugas dari rumah sakit umum adalah untuk melaksanakan upaya
kesehatan secara berdayaguna dan berhasilguna dengan mengutamakan upaya
penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu
dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya
rujukan. Untuk itu, rumah sakit umum perlu mempunyai fungsi pelayanan
medis, penunjang medis, pelayanan dan asuhan keperawatan, rujukan,
pendidikan
dan
pelatihan,
penelitian
dan
pengembangan
serta
menyelenggarakan administrasi umum dan keuangan.
Kini, rumah sakit adalah bagian integral dari keseluruhan sistem
pelayanan kesehatan yang dikembangkan melalui rencana pembangunan
kesehatan. Sehingga pengembangan rumah sakit pada saat ini tentu tidak
dapat dilepaskan dari kebijaksanaan pembangunan kesehatan, yakni harus
1
2
sesuai dengan Garis-garis Besar Haluan Negara, Sistem Kesehatan Nasional
dan Repelita di bidang kesehatan serta peraturan perundang-undangan
lainnya.
Tujuan dari pendirian rumah sakit adalah untuk memberikan pelayanan
kesehatan dalam bentuk perawatan, pemeriksaan, tindakan medis dan
tindakan diagnostik lain-lain yang dibutuhkan oleh masing-masing pasien
dalam batas-batas teknologi dan sarana yang tersedia.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Tahun 1988 No. 159b/Men-Kes/
Kes/II/1988 Bab.II Pasal 3 yang dikutip oleh Adikoesoemo (1997:15)
dinyatakan bahwa :
1. Rumah sakit dapat dimiliki dan diselenggarakan oleh pemerintah atau
swasta.
2. Rumah sakit pemerintah dimiliki dan diselenggarakan oleh :
a. Departemen Kesehatan
b. Pemerintah Daerah
c. ABRI
d. Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
3. Rumah sakit swasta dimiliki dan diselenggarakan oleh :
a. Yayasan
b. Badan Hukum lain yang bersifat sosial.
3
Adapun klasifikasi Rumah Sakit Umum Pemerintah menurut peraturan
Menteri Kesehatan Tahun 1988 Bab III Pasal 13 yang dikutip oleh
Adikoesoemo (1997:27) terdiri dari :
1. Kelas A
: mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik
spesialistik luas dan sub spesialistik luas.
2. Kelas B II : mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik
spesialistik dan sub spesialistik terbatas.
3. Kelas B I : mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik
spesialistik sekurang-kurangnya 11 jenis spesialistik.
4. Kelas C
: mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik
spesialistik sekurang-kurangnya spesialistik 4 dasar lengkap.
5. Kelas D
: mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik
spesialistik sekurang-kurangnya pelayanan medik dasar.
Rumah sakit kelas A dan B II dapat berfungsi sebagai rumah sakit
pendidikan. Karena penulis memilih Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina
Kabupaten Gresik sebagai tempat penelitian, maka dari keterangan tersebut
dapat dilihat bahwa RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik termasuk dalam
rumah sakit pemerintah kelas B I.
Rumah sakit merupakan kegiatan yang padat modal dan padat karya,
dalam menjalankan usaha rumah sakit juga ditekankan penerapan nilai sosial
etika disamping segi ekonomis. Sebagai suatu unit usaha yang bergerak dalam
pelayanan kesehatan (Medical Safety Organization), maka sebagian besar
4
tindakan penyembuhan atau rehabilitasi medis pada rumah sakit tergantung
pada persediaan obat-obatan. Bahkan dapat dikatakan bahwa obat-obatan
merupakan jantung dari rumah sakit.
Sebagai satu-satunya Rumah Sakit Umum milik pemerintah yang ada di
kota Gresik, RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik juga tergantung pada
persediaan obat-obatan dan memiliki tingkat perputaran obat-obatan yang
tinggi. Selain disebabkan karena banyaknya pasien yang ada khususnya
golongan menengah ke bawah, hal ini juga disebabkan karena kota Gresik
yang mempunyai 18 kecamatan pada umumnya mengajukan rujukan pasien
yang ada di puskesmas kecamatan ke RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik.
Tingkat perputaran obat-obatan yang tinggi pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik ini menyebabkan diperlukannya pengelolaan, pengawasan
dan pengendalian yang baik terhadap persediaan obat-obatan. Tujuannya
adalah untuk menjaga persediaan obat-obatan dari resiko kehilangan dan
kerusakan,
memeriksa
ketelitian
dan
kebenaran
data
akuntansinya,
meningkatkan efisiensi, menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan dan
penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi yang dapat merugikan
rumah sakit, serta membantu menjaga dipenuhinya kebijakan manajemen
yang lebih dahulu ditetapkan. Karena itu, untuk mewujudkannya diperlukan
adanya sistem dan prosedur akuntansi yang baik dan memadai. Sistem dan
prosedur akuntansi ini tidak dapat lepas dari adanya pengendalian intern yang
baik pula.
5
Pengelolaan persediaan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik pada
saat ini masih mempunyai beberapa kekurangan yang dapat merugikan RSUD
Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Beberapa diantaranya adalah adanya
perangkapan tugas dan pelaksanaan stock opname yang masih sederhana dan
masih mempunyai banyak kekurangan. Selain itu juga terdapat beberapa
formulir yang kurang memenuhi syarat yang dapat merugikan dan
menghambat efisiensi di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Bertitik tolak
dari uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk mengangkat judul mengenai :
“Evaluasi Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Obatobatan” (Kasus Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten
Gresik).
1.2.
Perumusan Masalah
Merupakan upaya yang menyatakan secara tersurat, pertanyaanpertanyaan yang lengkap dan rinci mengenai ruang lingkup masalah yang
akan diteliti berdasarkan identifikasi dan pertimbangan penetapannya :
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka rumusan
masalah dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimana penerapan sistem dan prosedur akuntansi persediaan obatobatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik?
6
2. Apakah penerapan pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi persediaan
obat-obatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten
Gresik sudah sesuai dengan tujuan sistem pengendalian intern?
1.3.
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian adalah untuk memperoleh pengetahuan yang dapat
menjawab pertanyaan atau memecahkan masalah (Nur dan Bambang,
1992:2).
Karena itu, tujuan yang ditetapkan oleh penulis dalam penelitian ini
adalah:
1. Untuk mendeskripsikan pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi
persediaan obat-obatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina
Kabupaten Gresik.
2. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai sudah sesuai atau tidaknya
pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi pada Rumah Sakit Umum
Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik dengan tujuan pengendalian intern,
menganalisis masalah yang berhubungan dengan pelaksanaan sistem dan
prosedur akuntansi persediaan obat-obatan pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik serta mengusahakan jalan pemecahannya dengan
menggunakan pengetahuan dan teori-teori yang ada.
7
1.4.
Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat untuk menganalisis masalah
yang berhubungan dengan pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi
persediaan obat-obatan yang ada di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik serta
memberikan solusi-solusi atau jalan pemecahan dari masalah-masalah yang
ada dengan menggunakan pengetahuan dan teori-teori yang ada.
Adanya jalan pemecahan dari masalah-masalah yang ada, diharapkan
sistem dan prosedur akuntansi persediaan obat-obatan pada RSUD Ibnu Sina
Kabupaten Gresik dapat lebih baik dan memadai.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Sistem dan Prosedur Akuntansi
2.1.1. Pengertian Sistem dan Prosedur Akuntansi
Sebelum kita membahas lebih jauh mengenai sistem akuntansi, perlu
dipahami terlebih dahulu mengenai pengertian sistem dan prosedur.
Sistem secara umum merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit
yang berkaitan secara fungsional dan mempunyai tujuan bersama yang
sama. Dalam suatu organisasi, unit-unit atau bagian-bagian yang berkaitan
secara fungsional adalah suatu kelompok kegiatan administrasi yang
berhubungan erat yang merupakan suatu fungsi dari suatu sistem.
Ada beberapa definisi mengenai sistem dan prosedur. Berikut ini
disajikan definisi mengenai sistem dan prosedur.
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat
berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Sistem juga dapat dikatakan sebagai suatu
jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2001:2,5).
Sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan
yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi
keuangan
yang
dibutuhkan
oleh
manajemen
pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001:3).
8
guna
memudahkan
9
Pendapat lain menyatakan bahwa sistem akuntansi adalah formulirformulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan
untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan
tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan
yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi
pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur,
dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi (Stettler
dalam Baridwan, 1998:4).
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
secara berulang-ulang (Mulyadi, 2001:5). Sedangkan pernyataan lain
menyebutkan bahwa prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani
(clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau
lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap
transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi (Cole dalam Baridwan,
1998:3).
Berdasarkan definisi-definisi mengenai sistem dan prosedur di atas,
maka dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan
prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan
kegiatan pokok perusahaan dimana prosedur itu sendiri merupakan suatu
urut-urutan pekerjaan kerani (clerical) yang terdiri dari kegiatan menulis,
menggandakan,
menghitung,
memberi
kode,
mendaftar,
memilih,
10
memindah serta membandingkan yang dilakukan untuk mencatat
informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar.
2.1.2. Elemen-elemen Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi terdiri dari beberapa sub sistem yang saling
berkaitan, atau dapat juga terdiri dari prosedur-prosedur yang berhubungan
(Baridwan,
1998:5).
Sedangkan
elemen-elemen
sistem
akuntansi
(Gillespie dalam Baridwan, 1998:5) terdiri dari :
a. Sistem Akuntansi Utama
1. Klasifikasi rekening, riel dan nominal
2. Buku besar (umum dan pembantu)
3. Jurnal
4. Buku transaksi
b. Sistem Penjualan dan Penerimaan Uang
1. Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur
2. Distribusi penjualan
3. Hutang
4. Penerimaan uang dan pengawasan kredit
c. Sistem Pembelian dan Pengeluaran Uang
1. Order pembelian dan laporan penerimaan barang
2. Distribusi pembelian dan biaya
3. Hutang (voucher)
4. Prosedur pengeluaran uang
d. Sistem pencatatan Waktu dan Penggajian
11
1. Personalia
2. Pencatatan waktu
3. Penggajian
4. Distribusi gaji dan upah
e. Sistem Produksi dan Biaya Produksi
1. Order produksi
2. Pengawasan persediaan
3. Akuntansi biaya
Berdasarkan uraian tersebut maka dapat dikatakan bahwa elemenelemen sistem akuntansi terdiri dari sistem akuntansi pokok yang meliputi
klasifikasi rekening, buku besar, jurnal dan bukti transaksi; sistem
penjualan dan penerimaan uang yang meliputi order penjualan, perintah
pengiriman dan pembuatan faktur, distribusi penjualan, piutang,
penerimaan uang dan pengawasan kredit; sistem pembelian dan
pengeluaran uang yang meliputi order pembelian dan laporan penerimaan
barang, distribusi pembelian dan biaya, utang dan prosedur pengeluaran
uang; sistem pencatatan waktu dan penggajian yang meliputi personalia,
pencatatan waktu, penggajian, serta distribusi dan upah; elemen akuntansi
yang terakhir adalah sistem produksi dan biaya produksi yang meliputi
order produksi dan pengawasan persediaan.
2.1.3. Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi terdiri dari beberapa unsur, yaitu :
12
2.1.3.1. Klasifikasi Rekening
Klasifikasi rekening adalah penggolongan rekening-rekening ini
terdiri dari rekening neraca (riel) dan rekening rugi-laba (nominal).
Daftar dari rekening-rekening yang digunakan beserta dengan nomor
kodenya disebut kerangka rekening (Baridwan, 1998:6)
Adapun langkah-langkah dalam penyusunan klasifikasi rekening
berdasarkan susunan laporan keuangan (Baridwan, 1998:28-29) adalah
sebagai berikut :
1) Rekening-rekening buku besar dibagi dalam dua kelompok, yaitu
rekening-rekening neraca dan rekening-rekening rugi-laba (nominal).
2) Rekening-rekening neraca dibagi menjadi kelompok-kelompok yang
sifatnya berbeda seperti aktiva, utang dan modal.
3) Masing-masing kelompok seperti nomor dua di atas dibagi lagi
menjadi golongan sebagai berikut :
Aktiva :
Aktiva lancar
Investasi jangka panjang
Aktiva tetap berwujud
Aktiva tetap tidak berwujud
Utang :
Utang jangka panjang
Utang jangka pendek
Modal :
13
Modal disetor
Modal lain-lain
4) Golongan-golongan yang ada diperinci lagi mungkin dalam bentuk
sub golongan atau langsung ke rekeningnya.
5) Rekening rugi-laba dibagi-bagi menjadi kelompok-kelompok yang
sejenis, seperti : hasil penjualan, harga pokok penjualan, pendapatan
dan biaya di luar usaha.
6) Masing-masing kelompok bisa dibagi lagi menjadi golongan atau
bisa langsung ke rekeningnya.
7) Memberikan nomor kode kepada masing-masing rekening dalam
klasifikasi.
Jadi klasifikasi rekening merupakan penggolongan rekeningrekening yang digunakan dalam sistem akuntansi yang terdiri dari
rekening neraca dan rekening rugi-laba. Sedangkan langkah-langkah
dalam penyusunan klasifikasi rekening berdasarkaan susunan laporan
keuangan adalah dengan membagi rekening buku besar dalam rekening
neraca dan rekening rugi-laba; membagi rekening neraca menjadi
kelompok-kelompok yang sifatnya berbeda setiap aktiva, utang dan
modal. Masing-masing kelompok yang sifatnya berbeda tersebut dibagi
lagi menjadi golongan aktiva, utang dan modal; golongan yang ada
diperinci lagi mungkin dalam bentuk sub golongan atau langsung ke
rekeningnya; rekening rugi-laba dibagi menjadi kelompok yang sejenis;
tiap kelompok dibagi lagi menjadi golongan atau langsung ke
14
rekeningnya; yang terakhir adalah memberikan nomor kode pada
masing-masing rekening dalam klasifikasi.
2.1.3.2. Kode Rekening
Kode
rekening
adalah
suatu
kerangka
(framework)
yang
menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk
memberi jarak terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Kode
ini memudahkan identifikasi dan pembedaan elemen-elemen yang ada di
dalam suatu klasifikasi (Mulyadi, 2001:127).
Dalam sistem pengolahan data akuntansi, kode mempunyai
beberapa tujuan, yaitu mengidentifikasi data akuntansi secara unik,
meringkas data, mengklasifikasi rekening atau data, dan menyampaikan
makna tertentu.
Dalam
merencanakan
kode,
penyusunan
sistem
perlu
memperhatikan berbagai hal agar kode yang disusun dapat berguna dan
dapat membantu memudahkan proses data. Faktor-faktor yang perlu
diperhatikan adalah :
1) Kode yang disusun perlu disesuaikan dengan metode proses data.
2) Setiap kode harus mewakili hanya satu item sehingga tidak
membingungkan.
3) Kode yang disusun harus memudahkan pemakai untuk memakainya.
4) Kode yang disusun harus fleksibel dalam arti memungkinkan
dilakukan perluasan tanpa perubahan menyeluruh.
5) Setiap kode harus menggunakan jumlah angka atau huruf yang sama.
15
6) Kode yang panjang perlu dipotong-potong (chunking) untuk
memudahkan mengingatnya, misalnya kode 6062582549 dapat
dibuat 606-258-2549.
7) Dalam kode yang panjang perlu kode yang merupakan check digit,
yaitu untuk mengecek kebenaran kode.
Kode dapat dibuat dalam berbagai struktur kode yang berbeda.
Setiap struktur mempunyai kelebihan dan kelemahan. Oleh karena itu
perlu dipilih suatu struktur kode yang sesuai sehingga tujuan pemberian
kode dapat tercapai. Menurut Mulyadi (2001:129) ada 5 metode
pemberian kode rekening, yaitu :
1) Kode Angka atau Alfabet Urut (numerical-or alphabetic- sequence
code)
2) Kode Angka Blok (block numerical code)
3) Kode Angka Kelompok (group numerical code)
4) Kode Angka Desimal (decimal code)
5) Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence
preceded by an alphabetic reference)
Jadi kode rekening adalah suatu kerangka (framework) yang
menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk
memberi jarak terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat yang
bertujuan untuk mengidentifikasi data akuntansi secara unik, meringkas
data, mengklasifikasi rekening atau data, dan menyampaikan makna
tertentu. Sedangkan metode pemberian kode rekening ada 5, yaitu
16
dengan kode angka atau alfabet urut, kode angka blok, kode angka
kelompok, kode angka desimal dank ode angka urut didahului dengan
huruf.
2.1.3.3. Buku Besar dan Buku Pembantu
Buku besar (general ledger) merupakan kumpulan rekeningrekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi
yang telah dicatat dalam jurnal (Mulyadi, 2001:121). Buku pembantu
(subsidiary ledger) adalah suatu kelompok rekening yang merupakan
rincian rekening tertentu dalam buku besar, yang dibentuk untuk
memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca
percobaan (Mulyadi, 2001:139).
Pendapat lain mengatakan bahwa buku besar berisi rekeningrekening neraca dan gugi-laba yang digunakan dalam sistem akuntansi.
Buku besar ini merupakan dasar untuk menyusun laporan keuangan,
seperti neraca, laporan rugi-laba, dan laporan-laporan lainnya, dan buku
pembantu berisi rekening-rekening yang merupakan rincian dari suatu
buku besar (Baridwan, 1998:6).
Jadi buku besar merupakan kumpulan rekening-rekening yang
digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat
dalam jurnal dan merupakan dasar untuk menyusun laporan keuangan,
seperti neraca, laporan rugi-laba, dan laporan-laporan lainnya sedangkan
buku besar pembantu adalah rekening-rekening yang merupakan rincian
17
dari suatu buku besar, yang dibentuk untuk memudahkan dan
mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan.
2.1.3.4. Jurnal
Yang dimaksud dengan jurnal adalah catatan transaksi pertama
kali. Catatan ini dibuat urut tanggal terjadinya transaksi. Biasanya
dibuatkan jurnal-jurnal khusus untuk mencatat transaksi-transaksi yang
frekuensinya tinggi (Baridwan, 1998:6).
Setelah suatu transaksi direkam dalam formulir, pencatatan
akuntansi yang pertama kali dilakukan adalah dalam jurnal (Mulyadi,
2001:101). Dibandingkan dengan catatan akuntansi yang lain, pencatatan
di dalam jurnal ini biasanya lebih lengkap dan lebih diterima serta
menurut tanggal kejadian transaksi. Jurnal merupakan catatan akuntansi
permanent yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi
keuangan perusahaan.
Ada 2 kategori jurnal, yaitu :
1) Jurnal umum
Yaitu jurnal yang memuat serangkaian kolom dalam format yang
bersifat umum, sehingga setiap transaksi akuntansi dapat dicari.
2) Jurnal khusus
Yaitu jurnal yang menggunakan format khusus yang disesuaikan
dengan tipe transaksi yang relatif sering terjadi. Jurnal khusus
memungkinkan transaksi-transaksi yang serupa dicatat, ditotal, dan
diposkan ke dalam ledger secara efisien.
18
Jadi jurnal adalah catatan transaksi pertama kali yang dibuat urut
menurut tanggal terjadinya transaksi. Jurnal dibedakan menjadi dua,
yaitu jurnal umum yang memuat serangkaian kolom dalam format yang
bersifat umum sehingga setiap transaksi akuntansi dapat dicari dan jurnal
khusus yang menggunakan format khusus yang disesuaikan dengan tipe
transaksi yang relatif sering terjadi.
2.1.3.5. Bukti Transaksi
Bukti transaksi didefinisikan sebagai formulir yang digunakan
untuk mencatat (merekam) terjadinya transaksi dan akan dicatat dalam
formulir lainnya (Baridwan, 1998:70). Contoh dari bukti transaksi
adalah faktur penjualan, bukti kas masuk, faktur pembelian, bukti kas
keluar, memo dedit/kredit dan sebagainya. Setiap bukti transaksi akan
berisi sejumlah rupiah disamping informasi lainnya.
Jadi dari uraian tersebut dinyatakan bahwa bukti transaksi
merupakan formulir untuk mencatat terjadinya transaksi yang berisi
sejumlah uang disamping informasi lainnya dan kemudian akan dicatat
dalam formulir lainnya.
2.1.3.6. Formulir
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi
(Mulyadi, 2001:75). Formulir sangat penting artinya untuk menjalankan
suatu organisasi. Hamper semua peristiwa dalam perusahaan terjadi
karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya. Dengan
19
formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama
kalinya sebagai dasar pencatatan dan catatan.
Hubungan antara suatu prosedur dari suatu sistem dan proses
komunikasi yang menggunakan formulir tidak dapat dipisahkan. Oleh
karenanya prosedur dan formulir harus dirancang sebagai suatu
kesatuan.
Menurut Mulyadi (2001:78) formulir dalam perusahaan bermanfaat
untuk :
1)
Menetapkan
tanggung
jawab
timbulnya
transaksi
bisnis
perusahaan.
2)
Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3)
Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan
semua kejadian dalam bentuk tulisan.
4)
Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain
dalam organisasi yang sama atau ke orang lain.
Formulir
yang
digunakan
dalam
suatu
organisasi
dapat
digolongkan menurut sumber dan tujuannya. Menurut sumbernya
(Mulyadi, 2001:80), formulir dapat digolongkan menjadi 3, yaitu :
1) Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Formulir ini
dibuat dalam perusahaan, digunakan secara intern, dan kemudian
disimpan dalam perusahaan.
20
2) Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan.
Formulir ini dibuat dalam perusahaan dan digunakan untuk
menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan.
3) Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan. Formulir ini
diterima dari pihak luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara
perusahaan dengan pihak luar tersebut.
Sedangkan menurut tujuan penggunaannya (Mulyadi, 2001:80-81),
formulir dapat dibagi menjadi :
1) Formulir yang dapat dibuat untuk meminta dilakukannya suatu
tindakan. Formulir dalam golongan ini digunakan oleh suatu unit
organisasi untuk meminta unit organisasi lain untuk melakukan
sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
2) Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah
dilaksanakan. Formulir dalam golongan ini digunakan untuk
merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Alasan pokok penggunaan formulir adalah untuk memudahkan
suatu proses dan analisa dari suatu data dengan cara sebagai berikut :
1) Menyusun data
2) Meminimkan waktu pencatatan
3) Memungkinkan control terhadap kegiatan
Formulir yang digunakan dalam perusahaan perlu diawasi agar
terdapat efisiensi penggunaan formulir. Selain itu dengan pengawasan
formulir dapat ditentukan jenis informasi yang dikumpulkan dan cara
21
proses penyimpananya. Menurut Baridwan (1998:68) pengawasan
formulir dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut ;
1) Mengawasi penciptaan formulir. Prinsip ini bertujuan untuk
mencegah dibuatnya formulir-formulir yang tidak dibutuhkan.
2) Tanggung jawab pengawasan formulir dipusatkan pada satu bagian
atau komisi. Prinsip ini bertujuan untuk mencegah tiap unit
organisasi membuat formulirnya sendiri-sendiri sehingga akan dapat
dihindari adanya duplikasi yang tidak perlu.
3) Pengawasan penggunaan formulir. Prinsip ini bertujuan untuk
mencegah adanya formulir yang sudah tidak sesuai dengan
kebutuhan. Biasanya agar prinsip pengawasan ini dapat dilakukan
dibuat daftar formulir yang digunakan dalam perusahaan.
Jadi formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi
dan formulir dalam perusahaan bermanfaat untuk menetapkan tanggung
jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan, merekam data transaksi
bisnis perusahaan, mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara
menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan dan menyampaikan
informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi yang
sama atau ke orang lain.
Berdasarkan uraian tersebut di atas maka dinyatakan bahwa unsurunsur sistem akuntansi terdiri dari klasifikasi rekening, kode rekening,
buku besar dan buku pembantu, jurnal dan formulir.
22
2.2.
Persediaan
2.2.1. Definisi Persediaan
Persediaan merupakan salah satu pos yang sangat penting bagi
banyak
perusahaan
karena
pos
tersebut
secara
material
dapat
mempengaruhi perhitungan rugi-laba dan neraca. Penjualan persediaan
pada harga yang lebih tinggi dari total harga pokok merupakan sumber
utama bagi perusahaan.
Komponen persediaan di dalam struktur neraca termasuk dalam
kategori aktiva lancar. Dari sudut pandang ilmu pembelanjaan (finance)
persediaan disebut sebagai unsur modal kerja (Samsul dan Mustofa,
1992:388).
Istilah persediaan digunakan untuk menyatakan barang berwujud
yang:
a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal.
b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan.
c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan
dalam proses produksi atau pemberian jasa.
Persediaan meliputi barang-barang di atas, baik yang ada dalam
perusahaan, dalam perjalanan, maupun yang dititipkan kepada pihak lain
(SAK, 2007:14.1).
23
Rumah sakit sebagai suatu unit usaha juga memiliki persediaan,
yakni persediaan obat-obatan yang dikelola oleh unit penunjang medis.
Semua itu membantu rumah sakit dalam penyelenggaraan pelayanan
kesehatan bagi masyarakat.
Uraian tersebut menyatakan bahwa persediaan merupakan salah satu
pos yang sangat penting bagi banyak perusahaan karena pos tersebut
secara material dapat mempengaruhi perhitungan rugi-laba dan neraca
serta termasuk dalam kategori aktiva lancar pada struktur neraca.
2.2.2. Metode Pencatatan Persediaan
Ada dua macam pencatatan persediaan, yaitu metode mutasi
persediaan (perpetual inventory method) dan metode persediaan fisik
(physical inventory method) (Mulyadi, 2001:556).
Berdasarkan metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan
dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode persediaan fisik, hanya
tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat sedangkan mutasi
berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu
persediaan. Untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang
dipakai/dijual, harus dilakukan dengan perhitungan fisik sisa persediaan
yang masih ada di gudang pada akhir periode akuntansi.
Jadi metode pencatatan persediaan dibagi menjadi dua, yaitu metode
mutasi persediaan dimana setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu
persediaan dan metode persediaan fisik dimana hanya tambahan
persediaan
dari
pembelian
saja yang
dicatat
sedangkan
mutasi
24
berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu
persediaan.
2.2.3. Penghitungan Fisik Persediaan (stock opname)
Sistem penghitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh
perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di
gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban
Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan dan,
pertanggungjawaban Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan catatan
persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian
(adjustment) terhadap catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan
(Mulyadi, 2001:575).
Teknik dari stock opname menurut Samsul dan Mustofa (1992:399)
dibagi menjadi dua, yaitu insidentil dan rutin. Insidentil berarti dilakukan
secara mendadak, secara tiba-tiba tanpa pemberitahuan lebih dulu kepada
gudang sedangkan rutin berarti dilakukan secara periodik tertentu,
misalnya per tiga bulan, pertahun.
2.2.3.1. Dokumen
Menurut Mulyadi (2001:576) dokumen yang digunakan untuk
merekam, meringkas dan membukukan hasil penghitungan fisik
persediaan adalah :
1) Kartu Penghitungan Fisik (Inventory Tag). Dokumen ini digunakan
untuk merekam hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam
penghitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua
25
kali secara independent oleh penghitung (counter) dan pengecek
(checker). Kartu penghitungan fisik dibagi menjadi tiga bagian, yang
tiap bagian dapat dipisahkan satu dengan lainnya dengan cara
menyobeknya pada waktu proses penghitungan fisik persediaan
dilakukan. Contoh dari kartu penghitungan fisik dapat dilihat pada
gambar 2.1.
2) Daftar Hasil Penghitungan Fisik (Inventory Summary Sheet).
Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam
dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik. Data yang disalin dari
bagian ke-2 kartu penghitungan fisik ke dalam daftar ini adalah :
nomor kartu penghitungan fisik, nomor kode persediaan, nama
persediaan, kuantitas dan satuan. Dokumen ini diisi dengan harga
pokok per satuan dan harga pokok total tiap jenis persediaan oleh
Bagian Kartu Persediaan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu
persediaan. Contoh dari daftar hasil penghitungan fisik dapat dilihat
dari gambar 2.2.
3) Bukti Memorial. Dokumen ini merupakan dokumen sumber yang
digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan
sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik ke dalam jurnal umum.
Data yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti memorial ini
adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil
penghitungan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang
bersangkutan menurut kartu persediaan.
26
Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa sistem
penghitungan fisik persediaan membutuhkan beberapa dokumen, yaitu
kartu penghitungan fisik untuk merekam hasil penghitungan fisik
persediaan, daftar hasil penghitungan fisik untuk meringkas data yang
telah direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik dan dokumen
lain yang digunakan adalah bukti memorial yang digunakan untuk
membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil
penghitungan fisik ke dalam jurnal umum.
Gambar 2.1
Kartu Penghitungan Fisik (Inventory Tag)
No. 4965
Telah Dihitung
Bagian ke-1
No. 4965
Perhitungan Kedua
No. Kode Persediaan :
Nama Persediaan
:
Lokasi
:
Jumlah
Penghitung :
Bagian ke-2
Satuan
Tanggal :
No. 4965
Perhitungan Pertama
Jumlah
Penghitung :
Satuan
Tanggal s:
Bagian ke-3
27
Sumber : Mulyadi (2001:577)
Gambar 2.2
Daftar hasil Perhitungan Fisik (Inventory summary Sheet)
Halaman
DAFTAR HASIL PENGHITUNGAN FISIK
Periode Penghitungan Fisik Persediaan
Dikalikan oleh :
Disalin dari kartu penghitungan fisik oleh :
Dijumlah oleh :
Diisi harga pokok satuan oleh :
Diperiksa oleh :
No.
No. Kode
KPF
Persediaan
Nama
Kuantitas
Satuan
Harga Pokok
Harga
Satuan
Pokok Total
Sumber : Mulyadi (2001:57)
2.2.3.2. Catatan Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001:577) catatan akuntansi yang digunakan
dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah :
1) Kartu Persediaan. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
adjustment terhadap data persediaan (kuantitas dan harga pokok
total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh Bagian Kartu
Persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. Contoh
dari kartu persediaan dapat dilihat pada gambar 2.3.
2) Kartu Gudang. Catatan ini digunakan untuk mencatat adjustment
terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu
28
gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang, berdasarkan