PENGENDALIAN AKUNTANSI PADA PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK STUDI KASUS PADA PT. ”X ” GRESIK
h /C o * //* ','r .\L j u t s PENGENDALIAN AKUNTANSI PADA PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK STUDI KASUS PADA PT. ”X ” GRESIK S K R I P S I DlAJUKAN UNTUK MEMENUHI SEBAGIAN PERSYARATAN DALAM MEMPKROLEH GELAR SARJANA EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI d i a j u k a n
OLEH NURMALA AHMAR
N o . P o k o k : 0 4 9 0 1 3 5 5 6
K E P A D A
F A K U L T A S E K O N O M I U N I V E R S I T A S A I R L A N Q Q A
S U R A B A Y A 1 9 9 5S K R I P S I PENCrSHDALIAH A K U N T A N S I P A D A P E N G O L A H A N D A T A E L E K T R O N I K STUDI K A S U S P A D A P E R U S A H A A N "X" G R E S I K D I A J U K A N OLEH: N U R M A L A A H M A R No. P o k o k 0 4 9 0 1 3 5 5 6 T E L A H D I S E T U J U I DAN D I T E R I M A B A I K O L E H D O S E N P EM B I M B I N G ,
' -\ ^
DRA. EC. HJ. H A R I A T I GA F F A R , AK TANGC-AL K E T U A JURU S A N , X . DRA. EC. HJ. H A R I A T I GA F F A R , AK T A N G G A L
r> 1 - (=r - '9^*S7 S u r a b a y a , .... ..................
Disetujui dan siap untuk diuji, (Dra. E c . Hj . Hariati Gaffar, Ak)
D e n g a n horuat dan cinta,
Ku p e r s e n b a h k a n u n t u k ,
B a p a k Ibu dan "Bapak I b u ”kuK A T A P E N G A N T A R
Pu j i syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah S.W.T yang telah melimpahkan rakhmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi dengan judul "Pengendalian Akuntansi Pada Pengolahan Data Elektronik". Skripsi ini penulis susun sebagai salah satu syarat meraih gelar sarjana ekonomi jurusan akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga
Selama penyusunan skripsi ini penulis telah mendapat- kan bantuan yang terhitung nilainya dari berbagai pihak, yang telah membantu dengan kemampuan dan kontribusinya m a s i n g - m a s i n g . Pada kesempatan ini penulis sampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Ibu Dra. Ec. Hj . Hariati Gaffar, Akuntan, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan selama penyusunan tulisan ini,
2. Bapak Drs. E c . Widi Hidayat, Ak. MS selaku sekre- taris jurusan akuntansi Fakultas Ekonomi U n i v e r s i tas Airlangga, 3. Bapak Drs. Ec. Edi Subyakto, Akuntan dan Bapak Drs. E c . Muslich Anshori, Ak. MS, yang telah memberikan banyak masukan dan bimbingan,
4. Bapak dan Ibu dosen jurusan Akuntansi, khususnya dan dosen Fakultas Ekonomi umumnya, yang telah banyak membantu selama masa studi penulis,
5. Bapak Ir. Khoirul Eko Wahyudi, selaku Staf Ahli Direksi PT."X" Gresik beserta staf yang telah bersedia meluangkan waktu memberikan data yang d i p e r l u k a n ,
6. Orang tua dan saudara-saudara penulis, atas cinta, dorongan dan semangat yang telah diberikan kepada penulis,
7. Keluarga besar Tuban Raya yang telah memberikan segala fasilitas yang penulis butuhkan selama masa studi dan terselasaikannya tulisan ini,
8. Iwan Tri Tjahjono selaku rekan satu team dalam penelitian dan pengambilan data selama penulisan skripsi ini,
9. Rekan-rekan penulis yang telah memberikan nilai lebih pada sebuah p e r s a h a b a t a n : Berna, yang telah memberikan suatu arti dalam perjalanan hidup, Cici, Maria, dan Mima, atas kebersamaan dan dukungan moril yang diberikan,
10. Uda dan Adit, atas ketulusan, kesabaran dan keber- adaannya setiap saat penulis butuhkan
11. Berbagai pihak yang telah banyak membantu dalam penyusunan skripsi ini yang tak mungkin penulis sebutkan satu per satu.
vi
DAFTAR ISI H A L A M A N J U D U L .................................................... i
H A L A M A N P E R S E T U J U A N ........................................... ii
H A L A M A N P E R S E M B A H A N .......................................... iiiK A T A P E N G A N T A R ...................................................v D A F T A R ISI. . .................................. '................vii D A F T A R L A M P I R A N ........................ ........................ xi D A F T A R G A M B A R ................................................. xii B A B I P E N D A H U L U A N
1. L a t a r B e l a k a n g M a s a l a h ............................... 1
2. P e r u m u s a n M a s a l a h ..................................... 4
3. T u j u a n P e n e l i t i a n ..................................... 4
4. M a n f a a t P e n e l i t i a n .................................... 5
5. S i s t e m a t i k a P e n e l i t i a n ...... ........................ 5 B A B II T I N J A U A N P U S T A K A
1. L A N D A S A N TEORI
1.1. P e n g e r t i a n S i s t e m P e n g e n d a l i a n I n t e r n ........... 7
1.2. K a r a k t e r i s t i k S i s t e m P e n g e n d a l i a n Intern y a n g M e m u a s k a n .............................. 9
1.3. B a t a s - B a t a s P e n g e n d a l i a n I n t e r n ................. 10
1.4. P r o s e d u r P e n g e n d a l i a n I n t e r n .................... 12
1.5. K o m p u t e r i s a s i P a d a O p e r a s i P e r u s a h a a n ..........14
1.5.1. P e n g o l a h a n d a t a e l e k t r o n i k .................... 14
1.5.2. P e r a n g k a t k e r a s ..................................18
vii
1.5.3. P e r a n g k a t L u n a k ..................................20
1.5.4. M e t o d e p e n g o r g a n i s a s i a n dan p e n g o l a h a n d a t a . 21
1.6. P e n g e n d a l i a n A k u n t a n s i D a l a m P e n g o l a h a n D a t a E l e k t r o n i k .................................... 25
1.7. P e n g e n d a l i a n U m u m ..................................25
1.7.1. P e n g e n d a l i a n o r g a n i s a s i dan o p e r a s i ......... 26
1.7.2. P e n g e n d a l i a n p e n g e m b a n g a n s i s t e m dan d o k u m e n t a s i ...................................... 35
1.7.3. P e n g e n d a l i a n p e r a n g k a t keras, p e r a n g k a t
lunak s i s t e m o p e r a s i dan p e r a n g k a t lunak s i s t e m l a i n ...................................... 381.7.4. P e n g e n d a l i a n p e n g g u n a a n komputer, fasili t a s , d a n d a t a n y a ......................... 40
1.8. P e n g e n d a l i a n P e n e r a p a n ............................48
1.8.1. P e n g e n d a l i a n m a s u k a n ............................49 1. 8 2 . P e n g e n d a l i a n p e n g o l a h a n ........................ 56
1.8.3. P e n g e n d a l i a n k e l u a r a n .......................... 59
2. M O D E L A N A L I S I S ........................................ 70
3. M E T O D O L O G I P E N E L I T I A N 3.3..T e k n i k A n a l i s i s ................................... 71
3.5. J e n i s d an S um b e r D a t a ............................. 72
3.6. P r o s e d u r P e n g u m p u l a n D a t a ........................ 73 B AB III A N A L I S I S
1. GAMBARAN UMUM 1.1..G a m b a r a n U m u m I n du s t r i T e k s t i l .................. 74
viii
1.3. G a m b a r a n U m u m P e n g o l a h a n D a t a P T . " X " ..........78
1.4. G a m b a r a n U m u m P e n g e n d a l i a n A k u n t a n s i PT. "X"
1.4.1. P e n g e n d a l i a n U m u m ............................... 87
1.4.1.1. P e n g e n d a l i a n o r g a n i s a s i dan o p e r a s i ....... 87
1.4.1.2. P e n g e n d a l i a n p e n g e m b a n g a n s i s t e m dan d o k u m e n t a s i ............................... 96
1.4.1.3. P e n g e n d a l i a n p e r a n g k a t keras, perangkiat
lunak s i s t e m operasi, d a n p e r a n g k a t l u n a k s i s t e m l a i n .................................... 971.4.1.4. P e n g e n d a l i a n p e n g g u n a a n komputer, fasili t a s , dan d a t a n y a ....................... 97
1.4.2.1. P e n g e n d a l i a n m a s u k a n ....... ................ 100
1.4.2.2. P e n g e n d a l i a n p e n g o l a h a n .................... 102
1.4.2.3. P e n g e n d a l i a n k e l u a r a n ....................... 102
2. P E M B A H A S A N
2.1. P e n g e n d a l i a n U m u m ................................ 104
2.1.1. P e n g e n d a l i a n o r g a n i s a s i d a n o p e r a s i ........ 104
2.1.2. P e n g e n d a l i a n p e n g e m b a n g a n s i s te m dan d o k u m e n t a s i .................................106
2.1.3. P e n g e n d a l i a n p e r a n g k a t keras, p e r a n g k a t
lunak s i s t e m operasi, dan p e r a n g k a t lunak s i s t e m l a i n ..................................... 107ix
2.1.4. P e n g e n d a l i a n p e n g g u n a a n komputer, fasil i t a s , dan d a t a n y a ........................ 107
2.2. P e n g e n d a l i a n P e n e r a p a n .......................... 109
2.2.1. P e n g e n d a l i a n m a s u k a n .......................... 109
2.2.2. P e n g e n d a l i a n p e n g o l a h a n .......................112
2.2.3. P e n g e n d a l i a n k e l u a r a n ......................... 114 B A B IV K E S I M P U L A N DAN SARAN
1. K E S I M P U L A N ........................................... 115
2. S A R A N ................................................. 117 x
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1: Formulir Permintaan Penambahan Rekening Lampiran 2: Kartu Batch Lampiran 3: Daftar Pertanyaan
xi
15
16
29
30
33
34
35
82
83
84
85 DAFTAR GAHBAR 1 1 . 1 : S i k lu s P e n g o l a h a n D a t a .............
1 1 . 2 : S i k lu s P e n g o l a h a n D a t a y a n g D i k e m b a n g k a n ......................... 1 1 . 3 : C o n t r o l l e r M e n b a w a h i A k u n t a n s i dan P D E ...............................
1 1 . 4 : F u n g s i P D E T i d a k D i b a w a h
C o n t r o l l e r ............................ 1 1 . 5 : S t r u k t u r O r g a n i s a s i PDE y an g S e d e r h a n a ............................. 1 1 . 6 : S t r u k t u r O r g a n i s a s i PDE M e n e n g a h .............. ............... 1 1 . 7 : S t r u k t u r O r g a n i s a s i P D E y a n g B e s a r .................................. 111.1 : B ag a n A l i r dan A r u s D o k u m e n S i s t e m P e m b e l i a n dan P e n g e l u a r a n Uan g . . . . 1 1 1 . 2 : B ag an Alir dan A r u s D o k u m e n S i s t e m P e n j u a l a n ............. ................ 1 1 1 . 3 : B a g a n Alir d a n A r u s D o k u m e n S i s t e m P e n e r i m a a n K a s ....................... 1 1 1 . 4 : B a g a n Ali r d a n Ar u s D o k u m e n S i s t e m Sistera P e n c a t a t a n W a k t u dan P e n g g a j i a n ............................ xii12. G A M B A R I I I . 5 : B ag an A l i r dan A r u s D o k u m e n S i s t e m A k u n t a n s i B i a y a ......................... 86
13. G A M B A R I I I . 6 : S t ru k t u r O r g a n i s a s i PT. " X " ........... 88
14. G A M B A R I I I . 7 : B a g a n Alir P r o s e d u r P e n g o l a h a n D a t a d e n g a n M e n g g u n a k a n B a t c h C o n t r o l ..................................Ill xiii
B A B I P E N D A H U L U A N
1. L A T A R B E L A K A N G M A S A L A H
Pada dasarnya akuntansi adalah sistem informasi yang mencatat, mengurapulkan dan mengkomun i k a s i k a n data keuangan untuk tujuan pengambilan keputusan. Untuk menjaga i n f o r m a si, data keuangan dihasilkan melalui sistem akuntansi.
Sistem Akuntansi yang efektif memberikan tiga tujuan luas. Pertama, pelaporan internal ke manajer untuk perencanaan dan pengendalian kegiatan rutin. Kedua, pelaporan internal untuk perencanaan strategik, dan ketiga untuk pemegang saham, p e merintah dan pihak luar lainnya. K e t i g a - t i g a n y a dihasilkan melalui pemrosesan data yang disebut transaksi a k u n t a n s i .
Pemrosesan data menjadi informasi dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan peralatan elektronik berupa komputer. Kemajuan dalam teknologi komputer m e m p u nyai dampak yang luar biasa pada seluruh aspek kegiatan usaha. Akuntansi, sudah barang tentu tidak terlepas dari dampak tersebut. Dalfitm sistem akuntansi manual d a t a s e b a gai input diproses menjadi informasi sebagai output dengan menggunakan t a n g a n . Pada sistem akuntansi yang berkomputer
. 1 . da t a sebagai input juga diproses menjadi informasi sebagai output. Keuntungan yang dapat dilihat secara jelas dari penggunaan komputer ini adalah kecepatan, ketepatan, dan kemudahan dalam memproses data menjadi informasi a k u n t a n si .
Disamping keuntungan tersebut, ada b eberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan komputer sebagai alat p e n g o l a h data yaitu :
1. Data mudah diubah tanpa meninggalkan jejak
2. Dikalangan orang-orang yang b e r k e c i m p u n g dalam dunia komputer ada istilah GIGO (Garbage In Garbage Out), artinya bila ada data (input ) yang diolah salah maka informasi yang d ihasilka juga akan salah
3. Penggunaan komputer harus melalui program yang dapat dimanipulasi
4. Tingkat keamanan data lebih membahayakan karena data lebih mudah hilang karena disimpan pada m e d i a yang peka
Adanya kelemahan-kelemahan seperti tersebut diatas, pengendalian akuntansi sangat d i perlukan dalam Pengolahan Data Elektronik (PDE). Pengolahan data e l ektronik adalah pengolahan data yang menggunakan komputer. Pengendalian akuntansi ini bertujuan untuk menghasilkan informasi yang dapat dipercaya.
Pengendalian akuntansi mempunyai tujuan utama menga- mankan harta kekayaaan perusahaan dan menjamin kebenaran data serta ketepatan data akuntansi. Pengendalian a k u n t a n si pada pengolahan data elektronik dapat dibedakan menjadi dua, yaitu pengendalian umura (general control), dan p e ngendalian penerapan (aplication control). Pengendalian umum merupakan standar dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk melaksanakan fungsinya. P e n g e ndalian p e n e rapan terutama bersangkutan dengan ketelitian dan keleng- kapan data dalam aplikasi tertentu. P e n g e ndalian ini d i rancang untuk menjamin bahwa pencatatan, p e n g g o l o n g a n , dan peringkasan transaksi yang telah d i o t orisasi dapat menghasilkan informasi yang teliti dan lengkap pada waktu yang seharusnya. Statement on Auditing Standards n o . 40 m e n y a t a k a n :
"Where the computer p r o cessing is used in significant accounting aplications, internal accounting control procedures are sometimes defined by classifying c o n t r o l 'procedures into two ways: general and a p l i c a tion control procedures. Whether the control p r o cedures are clasified by the auditor into general and aplication control, the objective of the system of internal accounting control remains the same: to provide reasonable, but no absolute, assurance that assets are saveguarded from u n a u t horized use or disposition and that financial records are reliable to permit the preparation of financial s t a t e m e n t . " 1
^■Stephen A.Moscove et al, A c c o u n t i n g Information SxaJfcga.__ Concept and Practise, for E f fective Decision__ HakzL ing,__ Edisi K e t i g a . John Wiley and Sons, New York, 1987, hal. 282 dikutip dari "The Effects of Computer P r o cessing
QH__ Examnination Financial__ S t a t e m e n t , C o d i fication of
Statement on Auditing Standard, American Institute of Certified Publis Accountants, AU Section 1030.05
4 PT "X" merupakan perusahaan yang b e r g e r a k di bidang
industri pembuatan sarung. Dalam operasi usahanya p e r u s a haan ini telah menggunakan komputer untuk pengolahan datanya. Mengintegrasikan penggunaan komputer pada operasi perusahaan membutuhkan suatu proses tersendiri yang harus dilaksanakan dengan b e r h a t i - h a t i . Proses ini terdiri atas b eberapa fungsi dan fungsi-fungsi ini dijalankan manajemen dengan pengendalian yang cermat. Suatu kekeliruan pelaksa- naan, akan mengakibatkan penggunaan komputer dalam p e r u s a haan menjadi kurang berguna bahkan menjadi suatu pemboro- s a n . Adanya pengdalian akuntansi yang memadai akan mampu menjaga kekayaan persahaan dan menjamin kebenaran data serta ketepatan data akuntansi.
2. P E R U H U S A N K A S A L A H
Seperti telah disebutkan dalam latar b elakang masa- lah, pengendalian akuntansi pada pengolahan data elektro- nik sangat penting untuk menghasilkan informasi yang dapat dipercaya. Pengendalian akuntansi pada p e ngolahan data elektronik dibedakan menjadi dua yaitu pengendalian umum dan pengendalian p e n e r a p a n .
Dengan dasar pemikiran tersebut diatas, penulis ingin mengetahui dan meneliti b a gaimana pelaksanaan pengendalian akuntansi pada pengolahan data elektronik P T . "X", dan selanjutnya akan dinilai apakah pengendalian akuntansinya sudah m e m a d a i .
3. T U J U A N P E N U L I S A N SK RI P SI
Tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui pelaksanaan pengendalian akuntansi pada pengolahan data elektronik PT. " X “ .
2. Untuk memberikan penilaian dan saran-saran perbaikan terhadap sistem pengendalian akuntansi yang d i l a k s a n a kan PT “X" dalam pengolahan data e l e k t r o n i k n y a .
4. M A N F A A T P E N U L I S A N S K R I P SI / Setelah b e r a khirnya penelitian ini diharapkan dapat
m e m peroleh manfaat :
1. Bagi penulis, bermanfaat untuk melengkapi pengetahuan teoritis terutama di bidang sistem informasi akuntansi yang menggunakan komputer dan penerapannya di suatu perusahaan. Hal ini sangat disadari oleh penulis, karena didalam praktek penerapan suatu teori tidak dapat dilakukan secara mutlak melainkan selalu dise- suaiksn dengan situasi dan kondisi yang ada.
2. Bagi pembaca, khususnya perusahaan dan mereka yang tertarik dengan penggunaan komputer dalam pengolahan data akuntansinya, skripsi ini diharapkan dapat memban- tu dalam penerapan pengendalian akuntansi, setidak- tidaknya sebagai bahan pembanding dalam rangka pemaha- man teoritis praktis tentang sistem p e n g e ndalian a k u n tansi pada pengolahan data elektronik.
5. S I S T E M A T I K A P E N U L I S A N S KR I PS I
Agar lebih teratur dan mudah dipahami, pembahasan skripsi ini disusun dengan sistematika sebagai berikut: BAB
I Pendahuluan, menguraikan mengenai latar b elakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika skripsi. BAB
II Tinjauan Pustaka, yang menguraikan tentang landa- san teori meliputi pengendalian intern yang terdiri dari pengertian sistem pengendalian intern, karakteristik sistem pengendalian intern yang memuaskan, batas-batas pengendalian intern, dan prosedur pengendalian intern. S e l anjutnya Komputerisasi pada operasi perusahaan, pengolahan data elektronik, komponen-komponen sistem p e n g o lahan data elektronik, pengendalian akuntansi pada pengolahan data elektronik, yang terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian penera- p a n . BAB
III Analisis data, menguraikan tentang gambaran umum industri tekstil dan P T . "X" Gresik, penilaian serta evaluasi permasalahan dengan m e m b a n dingkan antara teori yanga ada pada Bab II dengan yang diterapkan pada PT."X" Gresik
BAB
IV Kesimpulan dan saran, merupakan bab penutup yang memuat kesimpulan hasil penelitian ini.
BAB II TIHJAUAH PUSTAKA
1. L A H D A S A H T E OR I
1.1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern P e n g e n d a l i a n intern ( i n t e r n a l c o n t r o l ) m e m p u n y a i arti
s e m p i t dan arti luas. D i d a l a m p e n g e r t i a n s e m p i t p e n g e n d a
lian i nt er n m e r u p a k a n p e n g e c e k a n p e n j u m l a h a n , p e n g e n d a l i a n intern m e r u p a k a n p e n g e c e k a n p e nj u m l a h a n , b a i k p e n j u m l a h a n m e n d a t a r ( cr os s f o o t i n g ) m a u p u n p e n j u m l a h a n m e n u r u n (footing). P e n g e r t i a n p e n g e n d a l i a n i nt er n d a l a m p e n g e r t i a n s e m p i t ini s a m a d e n g a n a p a y a n g d i s e b u t k a n o l e h B a r r y E. C u s h i n g s e b a g a i b e r i k u t : “T h e f u nc t i o n of c h e c k i n g the a c c u r a c y and r e l i a b i l i ties of a c c o u n t i n g d a t a in a s y s t e m in r e f f e r e d to as i nt er n al check. D a l a m p e n g e r t i a n y a n g lebih luas, p e n g e n d a l i a n intern t i d a k h a n y a m e l i p u t i p e k e r j a a n p e n g e c e k a n p e n j u m l a h a n t et ap i j u g a m e l i p u t i s e m u a a l a t - a l a t y a n g d i g u n a k a n o l e h m a n a j e m e n d i d a l a m m e l a k u k a n p e n g e n d a l i a n p e r u sa h a a n.2B a r r y E. C us hi n g, A c c o u n t i n g I n f o r m a t i o n S y s t e m . A n d B u s i n e s s O r g a n i z a t i o n . S e c on d ■Ed it io n. A d d i s o n W e s l e y P u b l i s h i n g Com pa ny , I nc ., Ca n ad a , 1978, hal.64
7
8 Menurut Standar Profesional Akuntan Publik seksi 319
paragraf 02, bahwa struktur pengendalian intern satuan usaha mencakup tiga u n s u r : lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan dan prosedur pengendalian .
Definisi lainnya dikemukakan oleh Committee of A u d i t ing Procedure adalah : "Internal control comprises the plan of roganization and all of the coordinate methods and measures a d o p ted accuracy and reliability of its a c counting data, promote operational efficiency, and encourage a d herence to prescribed managerial policies..." dari definisi diatas menunjukkan bahwa suatu sistem p engendalian intern yang baik akan b e r g u n a untuk : “a. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi.
b. M e meriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
c. Memajukan efisiensi dalam operasi.
d. Membantu menjaga agar tidak ada yang m e n yimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih d a h u l u . Didalam pengertian diatas terkandung bahwa p e n g e n d a lian akuntansi (accounting control) dan pengendalian administratif (administrative control). Pengendalian
Cecil Gillespie, Accounting S y s t e m — Procedures and Methods. Third Edition Prentice Hall, of India Private Limited, New Delhi-1101, 1985, hal. 188
^Zaki Bar idwan dan Hetode edisi K e t i g a . Bagian Penerbitan Akademi Akun- tansi YKPN Yogyakarta, 1985, hal. 13
9
akuntansi menekankan pada perencanaan organisasi dan semua metode dan prosedur yang terutama berkaitan secara lang sung dengan keamanan aktiva dan kehandalan catatan k e uangan dan karenanya disusun sedemikian rupa untuk menya- kinkan bahwa :
a. Transaks i - t r a n s a k s i yang dilaksanakan sesuai dengan persetujuan atau wewenang pimpinan atau pejabat yang b e r w e n a n g .
b. T r a n saksi-transaksi dicatat sedemikian rupa sehingga memungkinkan d i buatnya laporan keuangan sesuai dengan prinsip-prinsip yang lazim.
c. Penguasaan atas harta perusahaan (acces to assets) diberikan hanya dengan persetujuan atau wewenang pimpi- nan .
d. Jumlah aktiva perusahaan yang tercantum dalam catatan perusahaan dicocokkan dengan aktiva yang ada pada saat yang tepat dan tindakan yang s e w ajarnya diambil bila terjadi perbedaan.
Pengendalian administratif lebih menekankan pada p erencanaan organisasi dan semua metode dan p rosedur yang terutama berkaitan dengan efisiensi operasi dan ketaatan terhadap kebijaksanaan manajemen.
1.2. K a r a k t e r i s t i k S i s t e m P e n g e n d a l i a n I n t e r n y a n g . M e m u a s - k a n
Sesuai dengan accounting Control, k a r a k t eristik
10
sistem pengendalian intern yang memuaskan meliput.i : "A plan of organization which provides appropriate segregation of functional responsibilities. A system of authorization and record procedures adequate to provide reasonable coctrol over assets, liabilities, revenues and expenses. Sound practices to be followed in the performance of duties and functions of each of the organizational d e p a r t e m e n t s , and A degree of quality of personel commensurate with r e s p o n s i b i l i ties . " ^ Keempat elemen diatas merupakan karakteristik suatu sistem pengendalian intern perusahaan. Elemen-elemen tambahan mungkin diperlukan untuk,dapat memberikan hasil dari sistem pengendalian intern yang memuaskan. Kelemahan salah satu elemen diatas akan melemahkan sistem p e n g e n d a lian intern perusahaan. Elemen-elemen tambahan mungkin diperlukan untuk dapat memberikan hasil dari sistem p e ngendalian intern yang memuaskan d i a n t a r a n y a laporan- laporan, budget/standar dan suatu staff audit intern.
1.3. B a t a s - B a t a s P e n g e n d a l i a n I n t e r n
Pengendalian intern yang memuaskan m e n c e rminkan suatu keadaan ideal dibatasi oleh hal-hal sebagai berikut : "a. Persekongkolan b . Biaya
^Cecil Gillespie,
11
c. Kelemahan manusia"® Persekongkolan yang timbul didalam suatu perusahaan dapat menghancurkan sistem pengendalian intern yang bagai- manapun baiknya yang telah diciptakan sebelumnya. Sistem pengendalian intern yang baik dalam artian yang memuaskan m engusahakan agar persekongkolan sedapat mungkin dihin- dari. Namun walaupun terdapat sistem pengendalian yang memuaskan tidak sepenuhnya menjamin bahwa persekongkolan tidak akan terjadi.
Sistem pengendalian intern harus tetap memperhatikan unsur biaya dan manfaatnya. Biaya yang d i k e luarkan untuk melakukan pengendalian tertentu harus diusahakan sekecil mungkin dibandingkan dengan manfaat yang diharapkan diper- o l e h .
Kelemahan manusia selalu akan memungkinkan tidak dapat b e r f u n g s i n y a secara sempurna suatu sistem p e n g e n d a lian intern yang bagaimanapun baiknya. Kelemahan manusia ini timbul tanpa disadari oleh p e l a k u n y a sendiri. Dengan adanya keterbatasan ini maka sistem pengendalian intern yang diciptakan sedapat mungkin dapat mengatasi k e t e r b a t a san yang ada.
O °Theodorus M. Tuanakotta, A u d i t i n g P e n tun.iuk_Pemerik^ saan A k untan Publik. E d i s i K e t i g a . Lembaga Penerbit Fakul- tas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta, 1982, hal. 98
.12
1.4. Prosedur P e n g e n d a lian Intern Prosedur pengendalian intern merupakan kebijaksanaan manajemen dan peraturan yang mengatur perilaku karyawan yang didesign untuk memberikan jaminan yang sesuai dimana tujuan pengendalian dicapai. Secara umum prosedur p e n g e n dalian terdiri dari lima kategori :
"a. Proper authorization of transaction and a c t i v i ties , b. Segregation of duties,
c. Design and use of adequate d ocuments and records,
d. Adequate safeguards over acces to and use of assets and records, e. Independent checks on performance." Sistem otorisasi transaksi dan ativitas didalam suatu perusahaan harus dilakukan dengan semestinya sebagai alat bagi manajemen perusahaan untuk melakukan p e n g e ndalian terhadap operasi dan transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasi data akuntansi dengan tepat. Setiap transaksi yang dilakukan harus terlebih dahulu mendapatkan otorisasi dari pejabat yang berwenang.
Didalam suatu sistem akuntansi akan digunakan doku- men-dokumen yang merupakan bukti terjadinya transaksi dan juga sebagai dasar untuk pencatatan transaksi-transaksi tersebut. Dokumen dan catatan yang didesign secara baik dan digunakan secara efektif akan dapat membantu bagi
7 Barry E. Cushing and Marshall B. Romney, Q p c i t . hal.
499
1 3
pencapaian tujuan pengendalian internal manajemen p e r u s a haan. Bagian dimana suatu transaksi dilakukan melalui sistem data prosesing dari suatu dokumen sumber untuk membuat suatu ringkasan laporan dan saldo perkiraan dise- but sebagai audit trail atau transaction trail. Audit trail yang baik akan membantu koreksi kesalahan dan veri- fikasi dari output informas.i didalam suatu sistem.
Pengamanan aktiva menunjukkan perlindungan fisik terhadap aktiva dari pencurian, penggunaan yang tanpa otorisasi dan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Pengawasan yang efektif dan pemisahan tugas, memainkan peranan penting didalam mengainankan aktiva. Pengukuran secara fisik juga penting untuk menghindari hilangnya aktiva perusahaan.
.Internal check digunakan untuk menentukan prosedur yang memberikan reviu secara independen hasil fungsi klerikal didalam suatu sistem akuntansi. Reviu tersebut akan lebih efektif apabila dilakukan oleh seseorang yang independen dan tidak turut didalam pelaksanaan operasi k l e r i k a l .
Dalam latar belakang masalah telah disebutkan, p e n g gunaan komputer untuk mengolah data tidak merubah tujuan pengendalian akuntansinya, yaitu mengamankan aset (harta kekayaan) perusahaan dan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Yang berubah adalah prosedur p e n g e n dalian akuntansinya. Prosedur pengendalian akuntansi pada
14 Pengolahan Data Elektronik (PDE) dapat dibedakan menjadi
dua, yaitu pengendalian umum ( General Control) dan p e ngendalian penerapan (Aplication Control). Sebelum memba- has masalah ini lebih lanjut akan dibahas lebih dahulu elemen-elemen sistem PDE.
1.5. Rqjiputerisasi pada Operasi P e r u s a h a a n Menginteg r a s i k a n penggunaan komputer pada operasi perusahaan membutuhkan suatu proses tersendiri yang harus dilaksanakan dengan b e r h a t i - h a t i . Proses ini terdiri atas beberapa fungsi dan fungsi-fungsi ini dijalankan manajemen dengan pengendalian yang cermat. Suatu kekeliruan pelaksa- naan, akan mengakibatkan penggunaan komputer dalam p e r u s a haan menjadi kurang berguna bahkan menjadi suatu pemboros- an .
Suatu introduksi komputer pada operasi akan m e n g a k i batkan banyak terjadi penyesuaian pada kondisi intern perusahaan yang bersangkutan. Secara mendasar, penyesuaian yang terjadi akan merombak p r o sedur-prosedur yang berlaku. Dan bagi perusahaan, perombakan tersebut akan jauh lebih mudah dilaksanakan, jika sebagai langkah awal diadakan penyesuaian organisasi hingga pada komputerisasi operasi p e r u s a h a a n n y a . i^iL.1__ Pengolahan d a t a e A e k t r o n i k . Pengolahan data dengan menggunakan komputer terkenal dengan nama P e n g o l a han Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data P r ocessing
(EDP). Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu k e n y a t a a n . Data dapat berupa angka-angka, huruf- huruf, atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya. Data inentah belum bisa memberikan arti yang banyak, s e hingga perlu diolah lebih lanjut. Pengolahan d a t a (data processing) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu infor- masi. Informasi adalah hasil kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian. Jadi Pengolahan Data Elektronik adalah manipulasi dari d ata ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik yaitu k o m p u t e r .
Suatu proses pengolahan data terdiri dari tiga taha- pan dasar, yang disebut dengan siklus pengolahan data. Tiga tahapan tersebut secara sederhana dapat ditunjukkan pada Gambar I I .1
GAMBAR II.l SIKLUS PENGOLAHAN DATA Sumber : Jogiyanto H.M, Pengenalan Komputer, Dasar Ilmu Komputer.
Pemrograman. Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan. Pener bit Andi Offset, Yogyakarta, 1992, hal. 3
16 T i g a t ah a p d a s a r d a r i s i k l u s p e n g o l a h a n d a t a t e r s e b u t d a p a t d i k e m b a n g k a n l e bi h lanjut. S i k l u s p e n g o l a h a n d a t a y a n g d i k e m b a n g k a n d a p a t d i g a m b a r k a n s e p e r t i G a m b a r I I . 2
GAMBAR II.2 SIKLUS PENGOLAHAN DATA YANG DIKEMBANGKAN
Sumber : Jogiyanto H.M, Pengenalan_KomP_uter, Dasar Ilmu Komputer PemrofiTraman,-Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan. Pener bit Andi Offset, Yogyakarta, 1992, hal. 3 Dari k ed u a g a m b a r d i a t a s d a p a t d i j e l a s k a n p e n g e r t i a n m a s i n g - m a s i n g tahap s e b a g a i berikut: - O r i g i n a t i o n . T a h a p ini b e r h u b u n g a n d e n g a n p r o s e s dari p e n g u m p u l a n d a t a y a n g b i a s a n y a m e r u p a k a n p r o s e s p e n c a t a tan ( r e c o r d i n g) d a t a ke d o k u m e n d a s a r - Input. T a h a p ini m e r u p a k a n p r o s e s m e m a s u k k a n d a t a ke d a l a m p r o s e s k o m p u t e r lewat alat input - P r o c e s s i n g. T a h a p ini m e r u p a k a n p e n g o l a h a n d a r i d a t a y a n g s u d a h d i m a s u k k a n y a n g d i l a k u k a n o l e h alat p e m r os e s. P r o s e s ini d a p a t b e r u p a p r o s e s m e n g h i t u n g , m e m b a n d i n g -
17 kan, m e n g k l a s i f i k a s i , m e n g u r u t k a n , m e n g e n d a l i k a n atau m e n c a r i di s to r ag e - Out pu t. T a h a p ini m e r u p a k a n p r o s e s m e n g h a s i l k a n k e l u a r a n d a r i h as il p e n g o l a h a n d a t a ke a l a t o u t p u t y a i t u b e r u p a i n f o rm a si - D i s t r i b u t i o n . T a h a p ini m e r u p a k a n p r o s e s d a r i d i s t r i b u s i k e l u a r a n k e p a da p i h a k y a n g b e r h a k dan m e m b u t u h k a n i n f o r masi - Storage. T a h a p ini m e r u p a k a n p r o s e s p e r e k a m a n h a si l p e n g o l a h a n ke s i m p a n a n luar (stora g e ) . H a s i l d a r i p e n g o lahan y a n g d i s i m p a n di s t o r a g e d a p a t d i p e r g u n a k a n s e b a gai b a h a n input u n t u k p r o s e s s e l a n j u t n y a G b . I I . 2 t a m p a k d u a a na k p a n a h y a n g b e r l a w a n a n arah. H a l i ini m e n u n j u k - kan hasil p e n g o l a h a n d a p a t d i s i m p a n di s t o r a g e d a n d a o a t d i a m b i l k em b al i u n t u k p r o s e s p e n g o l a h a n d a t a s e l a n j u t n - ya. S ua tu s i s te m p e n g o l a h a n d a t a e l e k t r o n i k t e r d i r i d a r i b e b e r a p a k o mp o n e n p e n t i n g y a i t u : ” 1. p e r a n g k a t k er a s 2. p e r a n g k a t lunak 3. m e t o d e o r g a n i s a s i d a n p e n g o l a h a n d a t a " ® ^ Wa l te r
G. K e l l et al. tlads.rn__ A c c o u n t i n g . e di s i
ketitfa, J o h n W i l e y and Sons, S i n g a po r e , 1986, hal. 177
18
1.5.2. Perangkat k e r a s . Susunan p e rangkat keras komputer terdiri dari :
1. Alat pengolah Alat pengolah terdiri dari CPU (Central P r o cessing Unit) dan main memory. CPU merupakan tempat pengolahan instruksi-instruksi program. CPU terdiri dari dua bagian utama yaitu CU (Control Unit) dan ALU (Arith- methic Logic Unit). Selain itu CPU mempunyai beberapa simpanan yang berukuran kecil dan berada di sebelah r e g i s t e r .
2. Alat masukan Alat masukan adalah alat alat yang digunakan untuk menerima masukan selain untuk memasukkan data, alat masukan juga digunakan untuk memasukkan program. 3. alat keluaran
Keluaran yang dihasilkan dari pengolahan data ada yang dapat dipergunakan langsung oleh manusia (berupa tuli- s a n . grafik atau gambar, dan suara) dan ada pula yang berbentuk simbol-simbol yang hanya dapat dibaca dan dimengerti oleh komputer (machine readable form). U n t u k menampilkan bentuk-bentuk keluaran tersebut dibutuhkan alat keluaran. Alat keluaran dapat berupa :
a. Hard copy device, yaitu alat yang digunakan untuk mencetak tulisan, grafik atau gambar pada media keras seperti kertas atau film. Alat keluaran jenis ini antara lain berupa, printer, plotter dan compu-
19
ter output to microfilm. Keluaran yang berupa h a r d copy bersifat permanen dan portable (dapat dilepas dari alat keluarannya dan dibawa k e m a n a - m a n a ) .
Hardcopy device yang banyak digunakan adalah p r i n t er .
b. Soft copy device, yaitu alat untuk menampilkan tulisan, grafik atau gambar pada media lunak yang berupa signal elektronik. Soft copy device dapat berupa video display dan speaker.
c. Drive device, yaitu alat yang digunakan untuk mere- kam simbol dalam bentuk machine readable pada media disk magnetis atau pita magnetis. Alat ini berfungsi sebagai lat keluaran. Drive device yang menggunakan media disk magnetis disebut tape drive. Simpanan luar Main memory didalam alat pengolah merupakan simpanan yang kapasitasnya tidak begitu besar dan umumnya b e r s i fat volatible (informasi yang d i k a n d u n g n y a akan hilang bila aliran listrik terputus). Untuk menyimpan data pada dan program dalam kurun waktu tertentu, d i p erlukan simpanan luar yang mempunyai kapasitas besar dan b e r s i fat n o n v o l a t i b l e , yaitu simpanan luar (external memory), karena terletak diluar alat pengolahnya. Simpanan luar ini sering juga disebut main storage (karena kapasitasnya umumnya lebih besar dari main memory), secondary storage, auxiliary storage (simpanan
20
tambahan, simpanan utama adalah main memory), p e r m a nent storage (karena n o n v o l a t i b l e ) , backing storage (simpanan pendukung) atau computer data bank (bank data c o m p u t e r ). Simpanan luar dapat digolongkan menjadi dua, yaitu SASD (Sequential Acces Storage Device) atau alat simpanan pengaksesan urut dan DASD (Direct Acces Storage Device) atau alat simpanan pengaksesan langsung. Pengaksesan data yang disimpan di SASD tidak dapat dilakukan secara langsung oleh CPU diposisinya. Yang termasuk SASD adalah kartu plong (punch card), pita kertas (paper tape) dan pita m agnetik (magnetik tape). Pengaksesan data yang disimpan di DASD dapat dilakukan secara langsung oleh CPU diposisinya. Yang termasuk DASD adalah magnetic disk, tape strip car- trige, optical disk, magnetik drum dan magnetic bubble m e m o r y .
1.5.3. P e rangkat l u n a k . Perangkat keras akan berfung- si bila telah diberi instruksi-instruksi tertentu. In- s truksi-instruksi tersebut disebut perangkat lunak ( s o f t ware), karena tidak dikeraskan (hardened) d i d a l a m sirkuit komputer .
Perangkat lunak dapat dikategorikan kedalam tiga b a gian , y a i t u :
1. Perangkat lunak sistem operasi (operation sistem soft-
21
w a r e ) yaitu program yang ditulis untuk mengendalikan dan me n g k o ordinir kegiatan sistem komputer.
2. Perangkat lunak bahasa (language sofware) yaitu program yang digunakan untuk memterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman kedalam bahasa mesin supaya dapat dimengerti oleh komputer.
3. Perangkat lunak aplikasi (aplication software) yaitu program yang ditulis dan diterjemahkan oleh perangkat lunak bahasa untuk menyelesaikan suatu aplikasi terten- t u .
Perangkat lunak sistem (system software) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk membantu pemakai komputer untuk melaksanakan p e k e r j a a n n n y a . Perangkat lunak sistem menyangkut perangkat lunak sistem operasi dan p e rangkat lunak bahasa. h s t ode Pengorga n i s a s i a n d a n p e n g o l a h a n d a t a . P e ngorganisasian data berhubungan dengan pengakuan data dalam file. sedangkan pengolah data meliputi kegiatan memasukkan data ke komputer dan kegiatan pengolahan data oleh komputer.
Ada dua metode p engorganisasian data yang penting, yaitu metode file tradisional, setiap aplikasi m e mbentuk d ata tersendiri yang tidak berhubungan satu dengan lainnya, karena itulah metode file tradisional mempunyai b e b e r a p a kelemahan yaitu :
a. Terjadi duplikasi data (data redundancy)
b. Tidak terjadi hubungan data (data reliability) K e l e m ahan-kelemahan ini dapat diatasi dengan adanya metode database. Didalam metode database, hanya terdapat satu file tunggal untuk semua aplikasi. Jadi setiap elemen data hanya disimpan sekali, tetapi dapat digunakan (di- akses) oleh berbagai macam aplikasi yang berbeda. Pengor- ganisasian file didalam metode ini berdasarkan pada h u bungan logis antar data, bukan hubungan fisik antar data.
Pada d asarnya dikenal dua cara untuk m engolah data, yaitu batch processing (secara kelompok per kelompok) dan on-line processing (secara satu per satu). Didalam metode batch processing, transaksi atau data yang ada dikumpulkan dalam kelompok-kelompok (batch) sampai saat tertentu untuk kemudian diolah b e r s a m a - s a m a . Sedangkan didalam metode o n line processing transaksi atau data yang ada langsung dimasukkan ke komputer sekaligus diolah. Kedua cara diatas dapat juga dikombinasikan sehingga ada tiga cara untuk mengolah data, yaitu :
"1. Batch entry/batch processing
2. On-line entry/batch processing
3. On-line entry/on-line processing"^ ®Zaki Baridwan, o p c i t . hal. 72
Didalam metode batch entry/batch processing, data dikelompokkan menurut jenis transaksinya, kemudian dima- sukkan dan diolah dalam k e l o m p o k - k e l o m p o k . Metode ini umumnya efisien karena transaksi yang sejenis diolah b e r s a m a - s a m a . Keuntungan lain adalah d i h a s i l k a n n y a batch atau control total sebelum dilakukan pengolahan dan adanya nomor batch sebagai transaction trail atau referensi pengolahan. Kelemahan dari metode ini adalah bahwa file induk tidak dapat disesuaikan sampai data batch terkumpul.