01. SOP MANAJEMEN RISIKO
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
MANAJEMEN RISIKO
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” YOGYAKARTA
LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN DAN PENJAMINAN MUTU (LP3M)
Jalan. SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yogyakarta (55283)
e-mail: bpm@upnyk.ac.id
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
UPN/LP3M/SEK/01
1 Juni 2017
-3 Juli 2017
Rektor
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UPN “VETERAN” YOGYAKARTA
LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN DAN PENJAMINAN MUTU
(LP3M)
Jalan. SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yogyakarta (55283)
e-mail: bpm@upnyk.ac.id
Dasar Hukum
Persyaratan ISO 9001
Keterkaitan :
Semua SOP
Prof. Dr. Ir. Sari Bahagiarti K, M.Sc
NIP. 195612191984112001
Manajemen Risiko
Nama SOP
Kualifikasi Pelaksana
1. Mempunyai pengetahuan dibidang pengelolaan perguruan
Tinggi
2. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu
perguruan tinggi, standar, prinsip jaminan mutu, dan
peraturan-peraturan yang digunakan.
3. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.
4. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen.
5. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas.
Peralatan/Perlengkapan :
ATK, Komputer dan Printer
Peringatan
Pencatatan dan Pendataan
Mengidentifikasi dan menetapkan konteks pengelolaan risiko disusun 1. Surat undangan
supaya dapat digunakan sebagai panduan mengenai kriteria penilaian 2. Daftar hadir rapat
tingkat risiko serta strategi penanganan risiko agar dalam penilaian resiko 3. Notulen hasil rapat kaji ulang manajemen
pada proses memberikan informasi yang tepa
PROSEDUR MANAJEMEN RISIKO
No
Uraian Prosedur
Baku Mutu
Kapus
Sekretaris
Ketua
Persyaratan /
Kelengkapan
Ket
Waktu
Output
1
Melakukan Identifikasi,
penilaian, pengkajian dan
penanganan risiko sesuai
dengan tabel pada masingmasing proses
Ada proses yang
dijalankan
1 hari
Matrik
analisis
risiko
4
Menetapkan tingkat dampak
serta munculnya peluang dan
menetap tingkat resikonya.
Jika ditemukan tingkat risiko
yang tidak dapat diterima,
maka diusulkan tindakan
rencana kerja untuk
menghilangkan risiko atau
menurunkan risiko pada
tingkat yang dapat diterima
Menyerahkan draf dokumen
analisisi risiko untuk
diverifikasi ke Ketua melalui
Sekretaris untuk kajian akhir.
Jika ditemukan isi yang belum
disetujui, maka draf dokumen
tersebut dikembalikan untuk
diperbaiki
Menyerahkan dokumen
analisis risiko yang telah
disetujui kepada Ketua untuk
dikompilasi
Mengkompilasi dokumen
analisis risiko dan
mengesahkan
Tabel 1 . Nilai
Kemungkinan
Tabel 2 . Nilai
Konsekuensi
Dampak atau
Keparahan
1 hari
Matrik
analisis
risiko
Matrik
risiko
analisis 1 jam
Matrik
analisis
risiko
Matrik
risiko
analisis 1 jam
Matrik
analisis
risiko
Matrik
risiko
analisis 1 hari
Matrik
analisis
risiko
Melakukan pengkajian secara
rutin analisa risiko pada proses
rutin yang dijalankan
Matrik
risiko
analisis Menyesuai
kan taget
wakt
penyelesai
an
Matrik
analisis
risiko
5
6
7
8
TABEL RISIKO
1. Nilai Kemungkinan
Kemungkinan terjadinya adalah probabilitas dari suatu peristiwa yang terjadi.
Kemungkinan risiko, perlu mempertimbangkan baik probabilitas dan frekuensi kejadian.
BAK, BUK dan BPHM menggunakan peringkat kemungkinan berikut.
Tabel 1 . Nilai Kemungkinan
Nilai
Kemungkinan
Deskripsi
Kuantifikasi /
Frekuensi
1
Sangat Jarang
peristiwa mungkin terjadi tetapi hanya Sekali setiap 5 tahun atau
dalam keadaan luar biasa. Tidak ada lebih
riwayat kejadian masa lalu.
2
Jarang
Peristiwa mungkin terjadi dalam Sekali dalam 2 tahun.
beberapa keadaan. Tidak ada riwayat
kejadian masa lalu.
3
Mungkin
Peristiwa mungkin terjadi dalam Sekali dalam 1 tahun
beberapa waktu. Adanya beberapa
tanda-tanda peringatan sebelumnya atau
riwayat kejadian sebelumnya
4
Lebih mungkin
Peristiwa akan kemungkinan terjadi. Sekali dalam 6 bulan
Beberapa kejadian masalalu terulang.
5
Hampir selalu
Peristiwa diperkirakan terjadi dalam Sekali setiap 1 bulan atau
situasi normal. Telah sering terjadi lebih frekuensi nya.
kejadian masalalu.
2.
Nilai Keparahan atau Konsekuensi
Penilaian “Severity” atau “konsekuensi” merupakan dampak dari resiko tersebut, yang
dapat diukur dari (atau kombinasi nya):
-
Dampak pada kegiatan organisasi
Dampak finansial
Reputasi pada organisasi.
BAK, BUK dan BPHM akan menggunakan penilaian konsekuensi berikut:
Tabel 2 . Nilai Konsekuensi Dampak atau Keparahan
Nilai
Konsekuensi
Dampak Kegiatan
Organisasi
Gangguan biasa yang
terjadwal.
Gangguan
yg
tak
terjadwal kurang dari 2
jam.
Aktivitas
utama
terganggu hingga ½
hari
/ Aktivitas
utama
terganggu hingga 1
hari
1
Tidak
signifikan
2
Minor
3
Moderat
Sedang
Dampak Finansial
Dampak Reputasi
Kerugian yang lebih Dampak yang sangat
kecil, dengan nilai > kecil – pengaruh
Rp. 100.000 ,pada
inetrnal
organisasi itu sendiri
Kerugian
secara
kecil, dengan nilai >
Rp. 500.000 ,Kerugian
secara
lokal, dengan nilai >
Rp.1.000.000,-
Dampak
yang
terbatas – pengaruh
pada media lokal.
Dampak yang pantas
dipertimbangkan –
pengaruh
media
lokal.
Dampak
terhadap
lisensi
nasional
4
Major
5
Katastropik
3.
Aktivitas
terganggu
hari
utama Kerugian yang luas Dampak Nasional –
hingga 2 dengan nilai > Rp. pengaruh
media
5.000.000,nasional. Dampak
terhadap
lisensi
nasional
Aktivitas
utama Luasan kerugian – Dampak
terganggu hingga > 2 substansi atau total internasional
–
hari
kerugian operasional pengaruh
media
> Rp. 10.000.000,internasional.
Dampak
terhadap
lisensi internasional.
Penilaian Resiko
Penilaian resiko ditentukan dengan perkalian antara nilai dampak dengan nilai
kemungkinan. Tingkat resiko tersebut menentukan bagaimana tindak lanjut penanganan
resiko. Tabel berikut dibawah menggambarkan tingkat resiko yang digunakan oleh BAK,
BUK dan BPHM.
Konsekuensi
1
Tabel 3 . Tingkat Resiko
Kemungkinan
2
3
4
5
mungkin
Ekstrim
Lebih mungkin
Ekstrim
Hampir selalu
Ekstrim
20
Eksrim
25
Ekstrim
20
Ekstrim
Sangat jarang
Sangat Besar
jarang
Ekstrim
Katastropik
4
5
Medium
10
15
Sangat Besar
Sangat Besar
Major
4
Medium
8
12
16
Besar
Besar
Sangat Besar
Moderat
2
3
Kecil
6
Medium
9
Besar
12
15
Besar
Sangat Besar
Minor
2
Kecil
4
Kecil
6
Kecil
8
Medium
10
Medium
1
2
3
4
5
5
3
1
Tidak signifikan
4. Evaluasi Resiko
Penialain resiko melibatkan komparasi nilai resiko yang muncul dan analisa proses
prioritas dan persyaratan yang ada.
Strategi penanganan resiko sebagai berikut :
-
Ekstrim : memerlukan tindakan segera karena sebaran potensi resiko
memungkinkan hancurnya organisasi.
Resiko tersebut dapat di alihkan ke pihak lain atau di hindari oleh BAK, BUK
dan BPHM.
-
Sangat Besar: memerlukan tindakan cepat [maksimal 3 bulan], karena potensi
dampak nya melemahkan organisasi. Prosedur atau Instruksi kerja pada aktivitas
terkait proses ini diperlukan.
Resiko tersebut dapat di alihkan ke pihak lain atau di hindari oleh BAK, BUK
dan BPHM.
Besar : Memerlukan penanganan dengan rencana tindakan [antara 3 – 6 bulan].
Resiko tersebut
dapat diterima, namun diperlukan usaha untuk menurunkan
kemungkinan munculnya penyebab kegagalan proses, atau menurunkan potensi
dampak kegagalan proses.
-
Medium : Merupakan batas resiko yang dapat diterima oleh BAK, BUK dan
BPHM., namun selalu memantau dan mengevaluasi resiko tersebut.
Menerima resiko dengan informasi yang diterima, namun ada upaya untuk
memperbaiki.
-
Kecil : Dikaji, dipantau dan dievauasi minimal setahun sekali.
Rekomendasi Tindakan
Penanggung
Jawab &
Target
Selesai
Status
Tindakan
& Tanggal
Selesai
Resiko
Kendali
Pencegahaan
[Saat Ini]
TerjadiPeluang
Penyebab
Potensi
Kegagalan
DampakLevel
Potensi
Dampak
Kegagalan
Hasil Tindakan
Resiko
Persyaratan
Moda Potensi
Kegagalan
Peluang Terjadi
Tahapan
Proses
Level Dampak
Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya
Residu resiko
Potensi
kegagalan
proses
Potensi
penyebab
kegagalan
proses
Persyaratan
terkait proses
atau output
Tahapan
proses sesuai
alur
Dampak
gagal proses
Tabel 2
Potensi dampak
gagalnya proses
Resiko =
Dampak x
Peluang
Kendali sekarang
mencegah
penyebab
kegagalan proses
Peluang
muncul
penyebab gagal
proses
Tabel 1
Rencana
tindakan untuk
resiko: Ekstrim,
Sangat Besar,
Besar,
Tahap 6
MANAJEMEN RISIKO
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” YOGYAKARTA
LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN DAN PENJAMINAN MUTU (LP3M)
Jalan. SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yogyakarta (55283)
e-mail: bpm@upnyk.ac.id
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
UPN/LP3M/SEK/01
1 Juni 2017
-3 Juli 2017
Rektor
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UPN “VETERAN” YOGYAKARTA
LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN DAN PENJAMINAN MUTU
(LP3M)
Jalan. SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yogyakarta (55283)
e-mail: bpm@upnyk.ac.id
Dasar Hukum
Persyaratan ISO 9001
Keterkaitan :
Semua SOP
Prof. Dr. Ir. Sari Bahagiarti K, M.Sc
NIP. 195612191984112001
Manajemen Risiko
Nama SOP
Kualifikasi Pelaksana
1. Mempunyai pengetahuan dibidang pengelolaan perguruan
Tinggi
2. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu
perguruan tinggi, standar, prinsip jaminan mutu, dan
peraturan-peraturan yang digunakan.
3. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.
4. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen.
5. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas.
Peralatan/Perlengkapan :
ATK, Komputer dan Printer
Peringatan
Pencatatan dan Pendataan
Mengidentifikasi dan menetapkan konteks pengelolaan risiko disusun 1. Surat undangan
supaya dapat digunakan sebagai panduan mengenai kriteria penilaian 2. Daftar hadir rapat
tingkat risiko serta strategi penanganan risiko agar dalam penilaian resiko 3. Notulen hasil rapat kaji ulang manajemen
pada proses memberikan informasi yang tepa
PROSEDUR MANAJEMEN RISIKO
No
Uraian Prosedur
Baku Mutu
Kapus
Sekretaris
Ketua
Persyaratan /
Kelengkapan
Ket
Waktu
Output
1
Melakukan Identifikasi,
penilaian, pengkajian dan
penanganan risiko sesuai
dengan tabel pada masingmasing proses
Ada proses yang
dijalankan
1 hari
Matrik
analisis
risiko
4
Menetapkan tingkat dampak
serta munculnya peluang dan
menetap tingkat resikonya.
Jika ditemukan tingkat risiko
yang tidak dapat diterima,
maka diusulkan tindakan
rencana kerja untuk
menghilangkan risiko atau
menurunkan risiko pada
tingkat yang dapat diterima
Menyerahkan draf dokumen
analisisi risiko untuk
diverifikasi ke Ketua melalui
Sekretaris untuk kajian akhir.
Jika ditemukan isi yang belum
disetujui, maka draf dokumen
tersebut dikembalikan untuk
diperbaiki
Menyerahkan dokumen
analisis risiko yang telah
disetujui kepada Ketua untuk
dikompilasi
Mengkompilasi dokumen
analisis risiko dan
mengesahkan
Tabel 1 . Nilai
Kemungkinan
Tabel 2 . Nilai
Konsekuensi
Dampak atau
Keparahan
1 hari
Matrik
analisis
risiko
Matrik
risiko
analisis 1 jam
Matrik
analisis
risiko
Matrik
risiko
analisis 1 jam
Matrik
analisis
risiko
Matrik
risiko
analisis 1 hari
Matrik
analisis
risiko
Melakukan pengkajian secara
rutin analisa risiko pada proses
rutin yang dijalankan
Matrik
risiko
analisis Menyesuai
kan taget
wakt
penyelesai
an
Matrik
analisis
risiko
5
6
7
8
TABEL RISIKO
1. Nilai Kemungkinan
Kemungkinan terjadinya adalah probabilitas dari suatu peristiwa yang terjadi.
Kemungkinan risiko, perlu mempertimbangkan baik probabilitas dan frekuensi kejadian.
BAK, BUK dan BPHM menggunakan peringkat kemungkinan berikut.
Tabel 1 . Nilai Kemungkinan
Nilai
Kemungkinan
Deskripsi
Kuantifikasi /
Frekuensi
1
Sangat Jarang
peristiwa mungkin terjadi tetapi hanya Sekali setiap 5 tahun atau
dalam keadaan luar biasa. Tidak ada lebih
riwayat kejadian masa lalu.
2
Jarang
Peristiwa mungkin terjadi dalam Sekali dalam 2 tahun.
beberapa keadaan. Tidak ada riwayat
kejadian masa lalu.
3
Mungkin
Peristiwa mungkin terjadi dalam Sekali dalam 1 tahun
beberapa waktu. Adanya beberapa
tanda-tanda peringatan sebelumnya atau
riwayat kejadian sebelumnya
4
Lebih mungkin
Peristiwa akan kemungkinan terjadi. Sekali dalam 6 bulan
Beberapa kejadian masalalu terulang.
5
Hampir selalu
Peristiwa diperkirakan terjadi dalam Sekali setiap 1 bulan atau
situasi normal. Telah sering terjadi lebih frekuensi nya.
kejadian masalalu.
2.
Nilai Keparahan atau Konsekuensi
Penilaian “Severity” atau “konsekuensi” merupakan dampak dari resiko tersebut, yang
dapat diukur dari (atau kombinasi nya):
-
Dampak pada kegiatan organisasi
Dampak finansial
Reputasi pada organisasi.
BAK, BUK dan BPHM akan menggunakan penilaian konsekuensi berikut:
Tabel 2 . Nilai Konsekuensi Dampak atau Keparahan
Nilai
Konsekuensi
Dampak Kegiatan
Organisasi
Gangguan biasa yang
terjadwal.
Gangguan
yg
tak
terjadwal kurang dari 2
jam.
Aktivitas
utama
terganggu hingga ½
hari
/ Aktivitas
utama
terganggu hingga 1
hari
1
Tidak
signifikan
2
Minor
3
Moderat
Sedang
Dampak Finansial
Dampak Reputasi
Kerugian yang lebih Dampak yang sangat
kecil, dengan nilai > kecil – pengaruh
Rp. 100.000 ,pada
inetrnal
organisasi itu sendiri
Kerugian
secara
kecil, dengan nilai >
Rp. 500.000 ,Kerugian
secara
lokal, dengan nilai >
Rp.1.000.000,-
Dampak
yang
terbatas – pengaruh
pada media lokal.
Dampak yang pantas
dipertimbangkan –
pengaruh
media
lokal.
Dampak
terhadap
lisensi
nasional
4
Major
5
Katastropik
3.
Aktivitas
terganggu
hari
utama Kerugian yang luas Dampak Nasional –
hingga 2 dengan nilai > Rp. pengaruh
media
5.000.000,nasional. Dampak
terhadap
lisensi
nasional
Aktivitas
utama Luasan kerugian – Dampak
terganggu hingga > 2 substansi atau total internasional
–
hari
kerugian operasional pengaruh
media
> Rp. 10.000.000,internasional.
Dampak
terhadap
lisensi internasional.
Penilaian Resiko
Penilaian resiko ditentukan dengan perkalian antara nilai dampak dengan nilai
kemungkinan. Tingkat resiko tersebut menentukan bagaimana tindak lanjut penanganan
resiko. Tabel berikut dibawah menggambarkan tingkat resiko yang digunakan oleh BAK,
BUK dan BPHM.
Konsekuensi
1
Tabel 3 . Tingkat Resiko
Kemungkinan
2
3
4
5
mungkin
Ekstrim
Lebih mungkin
Ekstrim
Hampir selalu
Ekstrim
20
Eksrim
25
Ekstrim
20
Ekstrim
Sangat jarang
Sangat Besar
jarang
Ekstrim
Katastropik
4
5
Medium
10
15
Sangat Besar
Sangat Besar
Major
4
Medium
8
12
16
Besar
Besar
Sangat Besar
Moderat
2
3
Kecil
6
Medium
9
Besar
12
15
Besar
Sangat Besar
Minor
2
Kecil
4
Kecil
6
Kecil
8
Medium
10
Medium
1
2
3
4
5
5
3
1
Tidak signifikan
4. Evaluasi Resiko
Penialain resiko melibatkan komparasi nilai resiko yang muncul dan analisa proses
prioritas dan persyaratan yang ada.
Strategi penanganan resiko sebagai berikut :
-
Ekstrim : memerlukan tindakan segera karena sebaran potensi resiko
memungkinkan hancurnya organisasi.
Resiko tersebut dapat di alihkan ke pihak lain atau di hindari oleh BAK, BUK
dan BPHM.
-
Sangat Besar: memerlukan tindakan cepat [maksimal 3 bulan], karena potensi
dampak nya melemahkan organisasi. Prosedur atau Instruksi kerja pada aktivitas
terkait proses ini diperlukan.
Resiko tersebut dapat di alihkan ke pihak lain atau di hindari oleh BAK, BUK
dan BPHM.
Besar : Memerlukan penanganan dengan rencana tindakan [antara 3 – 6 bulan].
Resiko tersebut
dapat diterima, namun diperlukan usaha untuk menurunkan
kemungkinan munculnya penyebab kegagalan proses, atau menurunkan potensi
dampak kegagalan proses.
-
Medium : Merupakan batas resiko yang dapat diterima oleh BAK, BUK dan
BPHM., namun selalu memantau dan mengevaluasi resiko tersebut.
Menerima resiko dengan informasi yang diterima, namun ada upaya untuk
memperbaiki.
-
Kecil : Dikaji, dipantau dan dievauasi minimal setahun sekali.
Rekomendasi Tindakan
Penanggung
Jawab &
Target
Selesai
Status
Tindakan
& Tanggal
Selesai
Resiko
Kendali
Pencegahaan
[Saat Ini]
TerjadiPeluang
Penyebab
Potensi
Kegagalan
DampakLevel
Potensi
Dampak
Kegagalan
Hasil Tindakan
Resiko
Persyaratan
Moda Potensi
Kegagalan
Peluang Terjadi
Tahapan
Proses
Level Dampak
Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya
Residu resiko
Potensi
kegagalan
proses
Potensi
penyebab
kegagalan
proses
Persyaratan
terkait proses
atau output
Tahapan
proses sesuai
alur
Dampak
gagal proses
Tabel 2
Potensi dampak
gagalnya proses
Resiko =
Dampak x
Peluang
Kendali sekarang
mencegah
penyebab
kegagalan proses
Peluang
muncul
penyebab gagal
proses
Tabel 1
Rencana
tindakan untuk
resiko: Ekstrim,
Sangat Besar,
Besar,
Tahap 6