Pasien rawat jalan Askes

ii. melakukan pemeriksaan silang cross check dengan gudang dan sub instalasi distribusi setiap bulan dan menyesuaikannya dengan Kartu Administrasi Persediaan Farmasi iii. membuat laporan bulanan penjualan obat-obatan yang terjual melalui resep setiap bulan iv. membuat laporan pengeluaran obat-obatan, dan alat kesehatan yang dikeluarkan Instalasi Farmasi dalam bentuk laporan tahunan v. menyesuaikan jumlah uang hasil penjualan dengan kuitansi penjualan resep yang akan disetor ke Bagian Keuangan setiap hari vi. membuat neraca rugi laba berdasarkan data dari semua bagian IFRS tiap akhir tahun. Berdasarkan data yang dikumpulkan tersebut dapat diketahui persediaan akhir setiap bulan dan setiap tahun. Selain tugas-tugas di atas, Sub Instalasi Administrasi juga bertugas membuat, mengatur, dan mengevaluasi perhitungan unit cost. Unit cost adalah biaya yang dikeluarkan oleh IFRS untuk keperluan pemeriksaan, perawatan, dan tindakan medis bagi pasien, yang dalam penggunaannya tidak dapat ditentukan jumlah satuannya seperti reagen, kapas, plester, dan lain-lain. Penentuan besarnya biaya unit cost untuk pasien rawat jalan, operasi dan rawat inap dapat dihitung dengan menggunakan rumus:

a. Pasien rawat jalan

bulan setiap berkunjung pasien Jumlah bulan setiap n dikeluarka yang farmasi perbekalan biaya Jumlah farmasi perbekalan cost Unit = Keterangan: Data diambil minimal selama 3 bulan berturut-turut kemudian dihitung rata-ratanya. Universitas Sumatera Utara

b. Pasien rawat inap

bulan setiap rawatan hari Jumlah bulan setiap n dikeluarka yang farmasi perbekalan biaya Jumlah farmasi perbekalan cost Unit = Biaya unit cost untuk semua pasien besarnya sama. Jumlah biaya unit cost ini dicatat oleh petugas ruangan melalui opname brief Lampiran 28, dihitung jumlahnya oleh petugas Instalasi Farmasi dan pembayarannya langsung diklaim oleh Instalasi Farmasi ke keuangan Rumah Sakit. Contoh rekapitulasi perhitungan unit cost dapat dilihat pada Lampiran 3. Setiap bulan dibuat neraca RugiLaba untuk unit cost sehingga dapat dievaluasi secara berkala dan dapat segera disesuaikan jika terdapat perubahan yang signifikan. Contoh biaya unit cost dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 3.1. Perhitungan Unit Cost Partus Normal Pasien JamkesmasMedan Sehat No. Nama Perbekalan Farmasi Kemasan Harga Satuan Pemakaian Harga Pemakaian 1. Lidokain Amp Rp 1.100,- 2 amp Rp 2.200,- 2. Kapas 1 kg Rp 47.916,- 1 ons Rp 4.792,- 3. Iodin Povidon 60 cc Botol Rp 3.500,- ¼ botol Rp 875,- 4. Chromic 20 Sachet Rp 14.000,- 2 sachet Rp 28.000,- 5. Gelang bayi dan Ibu Pcs Rp 2.200 1 pasang Rp 2.200,- Jumlah Rp 38.067,-

3.3.2 Sub Instalasi Perbekalan

Sub instalasi perbekalan farmasi dipimpin oleh seorang apoteker dan bertugas untuk membantu dan menunjang fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit dalam hal perencanaan, pengadaan, dan penyimpanan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan rumah sakit. Universitas Sumatera Utara Sub instalasi perbekalan farmasi dibagi atas dua bagian, yaitu: a. unit perencanaan dan pengadaan, mempunyai tugas sebagai berikut: i. merencanakan seluruh kebutuhan perbekalan farmasi dan alat kesehatan di dalam rumah sakit. Perencanaan ini dilakukan berdasarkan data pemakaian periode yang lalu, sisa stok, dan pola penyakit, kemudian ditambahkan sebesar 10. ii. memesan dan menyediakan perbekalan farmasi sesuai permintaan untuk kebutuhan rumah sakit. Bagian perencanaan dan pengadaan melakukan pemesanan bahan-bahan obat dan alat kesehatan untuk kebutuhan selama satu bulan berdasarkan permintaan dari gudang kecuali ada permintaan kebutuhan khusus yang mendesak. Prinsip pengadaan perbekalan farmasi yaitu tersedianya seluruh kebutuhan perbekalan farmasi dengan jenis dan jumlah yang memadai sesuai dengan formularium yang berlaku di rumah sakit tersebut. Proses pengadaan perbekalan farmasi dapat dijelaskan melalui tahap berikut: i. sub instalasi distribusi meminta barang ke gudang dengan menyerahkan Formulir B2 Daftar Permintaan dan Pengeluaran Farmasi yang dapat dilihat pada Lampiran 4. Jika barang yang diminta hampir habis dilihat dari kartu stok gudang maka gudang akan membuat permohonan pembelian barang dengan menggunakan Formulir P1 Lampiran 5 dan menyerahkannya pada unit pengadaan. ii. unit pengadaan memesan perbekalan farmasi dengan menggunakan surat pesananorder pembelian kepada Pedagang Besar Farmasi PBF setelah Universitas Sumatera Utara disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi. Untuk pemesanan obat-obat Askes harus sesuai dengan DPHO Daftar Plafon Harga Obat dan disetujui oleh petugas Askes. iii. untuk pengadaan obat golongan narkotika seperti Codein, Pethidin dan Fentanyl dilakukan oleh unit pengadaan dengan menggunakan surat pesanan Formulir N-9 Lampiran 6 kepada PT. Kimia Farma yang ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi atau apoteker yang ada ditempat. Sedangkan obat psikotropika seperti Diazepam dan Luminal dapat dipesan dari PBF lainnya selain PT. Kimia Farma. Contoh formulir pemesanan obat psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 7. iv. barang pesanan kemudian diantar oleh PBF ke gudang dengan membawa faktur pembelian dan diperiksa oleh petugas gudang. Sebelum jatuh tempo pihak PBF akan datang untuk penagihan. Pada saat penagihan PBF membawa faktur asli beserta kuitansi, surat pesanan, SSP PPh, dan SSP PPN. Pembayaran dilakukan apabila berkas penagihan telah disetujui oleh Direktur Rumah Sakit Lampiran 8-14. Pembayaran dilakukan apabila berkas penagihan telah disetujui oleh direktur. b. Unit Gudang Unit gudang bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi ke seluruh unit pelayanan yang ada di rumah sakit. Unit gudang dibagi menjadi dua bagian, yaitu: i. gudang obat-obatan Bertugas membuat permohonan pembelian obat, menerima, menyimpan, dan menyalurkan perbekalan farmasi berupa obat-obatan. Gudang obat Universitas Sumatera Utara terbagi dua yaitu gudang obat Askes dan gudang obat swakelola. Gudang obat Askes khusus mengelola obat-obatan yang termasuk dalam Daftar Plafon dan Harga Obat DPHO, sedangkan gudang swakelola mengelola obat-obat umum. ii. gudang alat kesehatan habis pakai Bertugas membuat permohonan pembelian alat kesehatan, menerima, menyimpan, dan menyalurkan alat kesehatan habis pakai seperti kapas, infus set, plester dan lain-lain. Bahan-bahan cairan seperti alkohol, formalin, dan hidrogen peroksida juga disimpan dan didistribusikan oleh gudang alat kesehatan habis pakai. Penyimpanan dan pengeluaran perbekalan farmasi dilakukan berdasarkan prinsip FIFO First In First Out dan FEFO First Expired First Out. Obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan di dalam lemari khusus yang terkunci. Obat- obat yang penyimpanannya pada suhu tertentu seperti serum, vaksin, insulin, albumin, anti tetanus dan supositoria disimpan dalam lemari pendingin. Untuk obat-obat kanker ada yang disimpan di lemari tertutup dan ada juga yang disimpan di lemari pendingin dengan suhu 5°C-6°C, tergantung dari suhu penyimpanannya. Untuk obat bentuk salep, tetes mata, psikotropika, obat semprot hidung, injeksi, krim, disimpan di lemari tertutup. Obat-obat bentuk tablet, kapsul, larutan, injeksi bentuk serbuk disimpan di lemari terbuka. Untuk barang-barang yang dalam box disusun di atas valet kayu sehingga obat tidak bersentuhan dengan lantai. Universitas Sumatera Utara Seluruh perbekalan farmasi yang ada di gudang alat kesehatan dan gudang obat disalurkan ke: i. apotek Rawat InapRawat Jalan ii. apotek JamkesmasMedan SehatPempropsu Rawat Jalan iii. apotek AskesJamkesmasMedan SehatPempropsu Rawat Inap iv. apotek Instalasi Gawat Darurat IGD v. apotek COTIBS Central Operating TheatreInstalasi Bedah Sentral vi. distribusi ruang perawatanPoliklinik Seluruh permintaan tersebut dilayani dua kali seminggu yakni pada hari Selasa dan Jumat dengan menggunakan Formulir B2 Daftar Permintaan dan Pengeluaran Farmasi. Apabila ada perbekalan farmasi yang persediaannya hampir habis, pihak gudang akan mencatat dan memintanya ke unit pengadaan sebulan sekali yang ditulis dalam lembar Permohonan Pembelian Barang Medis Formulir P1. Permintaan perbekalan farmasi ke pengadaan dapat dilakukan lebih dari satu kali dalam sebulan jika kebutuhan rumah sakit meningkat dibandingkan biasanya. Setelah Permohonan Pembelian Barang Medis dikirim ke pengadaan, maka pengadaan akan membuat order pembelian dan memesannya ke PBF. Perbekalan farmasi yang telah dipesan selanjutnya akan diantar oleh PBF ke bagian gudang. Adapun prosedur penerimaan dan penyimpanan perbekalan farmasi di gudang instalasi farmasi yaitu: i. Perbekalan farmasi masuk ke gudang disertai dengan faktur pembelian ii. Petugas gudang memeriksa perbekalan farmasi, meliputi: ada tidaknya permintaan, nama perbekalan farmasi sesuai surat pesanan, jumlah sesuai surat pesanan, bentuk sediaan sesuai dengan permintaan, dosis sediaan Universitas Sumatera Utara sesuai permintaan, bentuk fisik sediaanperbekalan farmasi, tanggal kadaluwarsa iii. Petugas gudang memeriksa tanggal faktur tidak mendahului tanggal surat pesanan iv. Masa berlaku surat pesanan satu bulan v. Petugas gudang menandatangani faktur pembelian sesuai tanggal terima faktur. Terdiri dari dua faktur, satu lembar untuk pengadaan, dan satu lembar lagi untuk gudang Apabila telah sesuai maka barang yang diantar dicatat di buku barang masuk disertai potongan harganya, lalu dicatat di kartu stok gudang. Harga di buku barang masuk gudang sudah disesuaikan dengan Harga Pokok Penjualan HPP yaitu harga modal ditambah PPN 15. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan faktur dan surat pesanan maka barang akan dikembalikan. Keluar masuknya perbekalan farmasi dari gudang harus dicatat dalam buku besar barang masuk dan barang keluar kemudian dicatat dalam kartu stok gudang yang dapat dilihat pada Lampiran 15. Gudang mengeluarkan barang berdasarkan permintaan dari Sub Instalasi Distribusi dengan menggunakan Formulir B2 Daftar Permintaan dan Pengeluaran Farmasi. Setiap akhir bulan petugas gudang membuat laporan sisa stok dan menghitung jumlah dan kondisi kadaluwarsa perbekalan farmasi dan alat kesehatan di gudang. Universitas Sumatera Utara

3.3.3 Sub Instalasi Distribusi

Sub Instalasi Distribusi RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan dipimpin oleh seorang apoteker. Distribusi perbekalan farmasi obat-obatan dan alat kesehatan merupakan salah satu fungsi utama pelayanan farmasi rumah sakit. Hal terpenting yang harus diperhatikan adalah menjamin pemberian obat yang benar dan tepat kepada pasien sesuai dengan dosis dan jumlah yang tertulis pada resepkartu obat. Sistem distribusi perbekalan farmasi untuk pasien rawat jalan dan pasien umum rawat inap dilakukan berdasarkan resep perorangan Individual Prescription. Untuk pasien rawat inap Askes, Jamkesmas, Medan Sehat dan Pempropsu dilakukan berdasarkan One Day Dose Dispensing ODDD sedangkan untuk memenuhi kebutuhan mendesak perbekalan farmasi pada sore dan malam hari emergency dengan sistem floor stock. One Day Dose Dispensing ODDD merupakan sistem distribusi dimana obat dikemas untuk satu hari pemakaian. Sistem ini melibatkan apoteker dalam memonitor penyampaian perbekalan farmasi kepada pasien sehingga tercapai penggunaan obat yang rasional dan efektif. Secara umum sistem pemasukan dan pengeluaran perbekalan farmasi pada sub instalasi distribusi adalah sebagai berikut: a. sub instalasi distribusi meminta perbekalan farmasi ke gudang berdasarkan besarnya kebutuhan rumah sakit dengan menggunakan Formulir B2 Daftar Permintaan dan Pengeluaran Farmasi. b. sub instalasi distribusi menerima barang dari gudang dan menyalurkannya berdasarkan permintaan melalui resep dan kartu obat. Universitas Sumatera Utara Keluar masuknya perbekalan farmasi dari sub instalasi distribusi dicatat dalam kartu stok apotek yang dapat dilihat pada Lampiran 16. Sistem pengawasan terhadap pemasukan dan pengeluaran barang dari dan ke sub instalasi distribusi dilakukan dengan cara cross check dengan sub instalasi administrasi setiap bulan. Untuk lebih mengoptimalkan pelaksanaan pendistribusian perbekalan farmasi dan pelayanan kepada pasien, maka distribusi perbekalan farmasi dilaksanakan melalui: a. pelayanan Farmasi Rawat InapRawat Jalan b. pelayanan farmasi untuk pasien AskesJamkesmasMedan SehatPempropsu Rawat Inap c. pelayanan Farmasi untuk pasien JamkesmasMedan SehatPempropsu Rawat Jalan d. apotek satelit Instalasi Gawat Darurat IGD e. apotek satelit Instalasi Bedah Sentral IBS f. distribusi ruang perawatanpoliklinik

3.3.3.1 Pelayanan Farmasi Rawat InapRawat Jalan

Pelayanan farmasi rawat inapjalan melayani pasien umum, pasien kredit dan pasien penderita HIV. Permintaan obat dengan menggunakan resep atau kartu obat. Pasien umum ini berasal dari poliklinik seperti poliklinik THT, gigi, paru, mata, neurology, obgyn, stroke dan bebas nyeri, kardiovaskular dan lain-lain. Pasien kredit yaitu pasien yang berasal dari perusahaan yang bekerja sama dengan rumah sakit seperti PJKA Perusahaan Jawatan Kereta Api, Kantor Pos dan PLN. Untuk Pasien kredit ini tidak dipungut biaya langsung, tetapi pihak keuangan rumah sakit akan menagih biaya tersebut pada perusahaan yang bersangkutan dan Universitas Sumatera Utara penagihan ini dilakukan sebulan sekali. Bagi pasien umum dan kredit pemilihan obat sesuai dengan permintaan dokter. Untuk pasien penderita HIV harus disertai kartu pasien VCT Voluntary Counseling and Testing dan tidak dipungut biaya. Prosedur pelayanan farmasi pasien umum : a. pasien memberi resep kepada Apoteker, resep harus dicek ketersediaan obat ada atau tidak di apotek. b. resep diberi harga dan diinformasikan kepada pasien. Jika pasien setuju maka petugas apotek menagih biayanya, kemudian obat disiapkan. c. petugas apotek akan memberi nomor yang sama pada resep dan kuitansi. Kuitansi rangkap dua dimana kuitansi asli putih diberikan pada pasien dan kuitansi copy kuning sebagai pertinggal di apotek. d. penyerahan obat disertai dengan pemberian informasi obat. Umumnya pemberian informasi yang diberikan masih pada tahap cara pemakaian obat. e. setelah obat diserahkan pada pasien disertai kuitansi asli, resep asli yang masuk tersebut disatukan dengan kuitansi copy masing-masing resep. Nomor kuitansi harus sesuai dengan nomor yang tertera di dalam resep. Setiap resep yang masuk dibukukan dalam buku besar beserta kuitansi, dikumpulkan setiap hari kemudian dijepit dan dibuat keterangan, pada keesokan harinya juru pungut akan memberikannya ke bagian administrasi. Universitas Sumatera Utara Prosedur pelayanan farmasi pada pasien kredit : a. perawatkeluarga pasien yang datang dari poliklinik membawa kertas resep rangkap tiga serta surat keterangan dari perusahaan yang telah disetujui oleh bagian keuangan rumah sakit ke pelayanan farmasi rawat inapjalan. b. obat yang terdapat di kertas resep dihitung harganya oleh petugas apotek, kemudian disiapkan obatnya, dikemas dan diberi etiket. c. obat diserahkan kepada perawatkeluarga pasien disertai dengan penjelasan cara pakai obat. d. sebagai bukti penerimaan, perawatkeluarga pasien harus memberi tanda tangan di belakang kertas resep. Prosedur pelayanan farmasi pasien VCT: a. pasien membawa resep asli yang telah diberi stempel dari poliklinik VCT disertai kartu pasien VCT lalu diserahkan kepada apotekerasisten apoteker. b. resep diperiksa kelengkapannya, lalu obat disiapkan. c. obat-obat yang diambil dicatat di dalam kartu pasien VCT. d. lalu obat diserahkan kepada pasien. e. pasien menandatangani buku catatan pengambilan obat. Pemakaian obat golongan narkotika untuk pasien rawat inap dicatat ke Formulir Pemakaian Obat Golongan Narkotika Lampiran 17 yang ditandatangani oleh dokter yang bersangkutan sebagai bukti pertinggal di Sub Instalasi Distribusi untuk keperluan administrasi dan pelaporan narkotika. Formulir Pemakaian Golongan Obat Narkotika tertera nama pasien, alamat pasien, nomor rekam medik pasien, ruang rawat, nama dokter, jumlah dan jenis Universitas Sumatera Utara narkotika yang digunakan.

3.3.3.2 Pelayanan Farmasi untuk Pasien AskesJamkesmasMedan

SehatPempropsu Rawat Inap Peserta Askes yaitu semua PNS Pegawai Negeri Sipil beserta keluarga yang meliputi istri dan 2 orang anak. Untuk anak maksimum sampai umur 21 tahun, kecuali masih kuliah bisa sampai umur 25 tahun dengan adanya surat keterangan masih aktif kuliah. Jaminan kesehatan masyarakat Jamkesmas adalah suatu program pelayanan kesehatan bagi masyarakat miskin dan tidak mampu. Mulai Januari 2005, Instalasi Farmasi RSUD Dr. Pirngadi melayani pasien Jamkesmas rawat inap. Program ini diselenggarakan secara nasional agar terjadi subsidi silang dalam rangka mewujudkan pelayanan kesehatan yang menyeluruh bagi masyarakat miskin. Peserta Jamkesmas adalah semua anggota keluarga yang termasuk dalam kartu keluarga yang dinyatakan miskin oleh lurah setempat. Medan Sehat MS adalah program pemerintah daerah kota Medan untuk memberikan pelayanan kesehatan bagi warga kota Medan, sedangkan Pempropsu adalah program pelayanan kesehatan dari pemerintah Sumatera Utara. Pelayanan obat untuk pasien Askes rawat inap di Instalasi Farmasi RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan dimulai sejak 1 Mei 2004. Pelayanan Askes rawat inap melayani pasien di semua unit pelayanan dan ruang rawat. Pelayanan pasien Jamkesmas rawat inap dilayani pada ruangan bangsal yaitu di ruangan kelas tiga. Pelayanan obat yang diberikan kepada pasien Askes sesuai dengan yang tercantum dalam Daftar Plafon Harga Obat DPHO dan pasien JamkesmasMedan SehatPempropsu berdasarkan formularium Jamkesmas. Universitas Sumatera Utara Pelayanan obat AskesJamkesmasMedan SehatPempropsu rawat inap menggunakan sistem One Day Dose Dispensing ODDD, permintaan obat oral yang ditulis dalam resep khusus maksimum untuk tiga hari dan pelayanan ke pasien diberikan untuk pemakaian setiap hari. Untuk obat injeksi, resep ditulis dan diberikan ke pasien per hari. Untuk resep alat kesehatan habis pakai ditulis terpisah dari resep obat dan resep alat kesehatan langsung dilayani. Resep obat harus disetujui oleh Tim legalisasi terlebih dahulu. Setiap obat yang diberikan kepada pasien dicatat dalam Formulir Catatan Pemberian Obat CPO yang dapat dilihat pada Lampiran 18. Untuk mempercepat proses pelayanan obat pasien AskesJamkesmasMedan SehatPempropsu, maka dilakukan sistem floor stock di setiap ruangan rawat inap. Pelayanan ini dilakukan untuk mempermudah dan meningkatkan pelayanan obat terhadap pasien AskesJamkesmasMedan SehatPempropsu dikarenakan obat yang diperlukan segera telah langsung berada di setiap ruangan setiap waktu sehingga pasien AskesJamkesmasMedan SehatPempropsu dapat langsung dilayani setiap waktu obat di lemari floor stock tersebut umumnya digunakan pada malam harisituasi darurat. Resep penggunaan obat floor stock dilakukan pagi hari ke bagian AskesJamkesmasMedan SehatPempropsu rawat inap untuk proses administrasi. Pasien yang baru masuk pada sore dan malam hari dilayani di Farmasi satelit IGD dengan menggunakan resep dan kartu obat hanya untuk satu kali pemakaian, kemudian pada hari kerja berikutnya dibuat CPO dan obat diambil ke pelayanan farmasi AskesJamkesmasMedan SehatPempropsu rawat inap.

a. Askes

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melayani resep Askes: Universitas Sumatera Utara i. kertas resep rangkap tiga ii. bandingkan obat pada resep dengan yang tertulis pada status pasien iii. dalam satu lembar resep maksimum tiga R iv. ditandatangani oleh dokter dan kepala ruangan di sebelah kanan v. ditandatangani oleh Tim legalisasi resep Askes vi. surat Jaminan Perawatan SJP vii. bila anak sudah berumur 21-25 tahun harus ada surat keterangan masih aktif kuliah viii. obat sesuai dengan DPHO ix. jumlah obat yang diresepkan maksimum untuk pemakaian tiga hari x. protokol Terapi Askes Sosial yang dapat dilihat pada Lampiran 19, dimana perbekalan farmasi yang memerlukan protokol terapi yaitu: Obat-obat narkotika dan psikotropika, obat-obat kemoterapi, alat-alat yang harganya mahal, misalnya: double lumen 1220, obat-obat khusus misalnya albumin Pengklaiman ke kantor PT. Askes pada akhir bulan berdasarkan jumlah pemakaian obat setiap pasien yang dapat dilihat pada CPO Catatan Pemberian Obat dengan melampirkan resep pasien warna kuning, Surat Jaminan Perawatan SJP pasien dan protokol terapi jika perlu. Jalur Pelayanan resep Askes untuk pasien rawat inap di Instalasi Farmasi RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan dapat dilihat pada Lampiran 31 Universitas Sumatera Utara

b. JamkesmasMedan SehatPempropsu