Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Bahan Bakar Minyak (BBM) Bersubsidi Dan Non Subsidi Pada Pt Pertamina (Persero) Mor I Chapter III IV
BAB III
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN BBM
(BAHAN BAKAR MINYAK) BERSUBSIDI & NON
SUBSIDI PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I
A. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem adalah dua atau lebih komponen yang saling terkait dan
berinteraksi untuk mencapai sebuah tujuan, terdiri dari subsistem yang
mendukung sistem yang lebih besar. Contohnya, sekolah tinggi bisnis adalah
sistem yang terdiri dari berbagai departemen, masing masing merupakan
subsistem. Selanjut nya, sekolah tinggi sendiri adalah subsistem dari sebuah
universitas. Akuntansi adalah proses identifikasi, pengumpulan, dan
penyimpanan data serta proses pengembangan, pengukuran, dan komunikasi
informasi.
Berdasarkan
defenisi
tersebut,
akuntansi
adalah
proses
pengumpulan, pencatatan, penyimpanan dan pemprosesan data data transaksi
yang dibuat untuk menghasilkan informasi bagi pembuat keputusan.
Dari kedua pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem
informasi akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat,
menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi
pengambilan keputusan.
Universitas Sumatera Utara
2. Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Ada 6 komponen dari sistem informasi akuntansi yaitu sebagai berikut
ini:
•
Orang. Orang yang dimaksud adalah orang yang menggunakan
sistem.
•
Prosedur dan Instruksi. Prosedur dan instruksi ini digunakan untuk
mengumpulkan, memproses dan menyimpan data.
•
Data. Data yang dimaksud adalah data mengenai organisasi dan
aktivitas bisnis nya.
•
Perangkat Lunak. Perangkat yang digunakan adalah untuk mengolah
data.
•
Infrastruktur Teknologi Informasi. Hal ini meliputi komputer,
perangkat periferal, dan perangkat jaringan komunikasi yang
digunakan dalam sistem informasi akuntansi.
•
Pengendalian Internal dan Pengukuran Keamanan. Hal ini
digunakan untuk menyimpan dan melindungi data sistem informasi
akuntansi.
B. PENGERTIAN DAN JENIS PENJUALAN
1. Pengertian Penjualan.
Dibawah ini akan dijelaskan secara jelas dan tegas dari pengertian
penjualan menurut beberapa ahli yaitu sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
•
Menurut Moekijat dalam buku “Kamus Istilah Ekonomi” bahwa
penjualan adalah suatu kegiatan yang ditujukan untuk mencari
pembeli, mempengaruhi dan memberikan petunjuk agar pembeli dapat
menyesuaikan kebutuhannya dengan produk yang ditawarkan serta
mengadakan perjanjian mengenai harga yang menguntungkan bagi
kedua belah pihak.
•
Menurut Philip Kotler yang diterjemahkan oleh Ronny A. Rusli dan
Hendra dalam buku “Manajemen Pemasaran” bahwa penjualan adalah
proses sosial manajerial dimana individu dan kelompok mendapatkan
apa yang mereka butuhkan dan ingingkan, menciptakan, menawarkan
dan mempertukarkan produk yang bernilai dengan pihak lain.
•
Menurut Kusnadi dalam buku “Akuntansi Keuangan” bahwa
penjualan adalah sejumlah uang yang dibebankan kepada pembeli atas
barang dan jasa yang dijual.
Dari beberapa pengertian penjualan yang telah diterangkan diatas
maka dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah kegiatan yang terpadu
untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan kepada
usaha pemuasan kebutuhan serta keinginan pembeli/ konsumen, guna
untuk mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba atau keuntungan.
2. Jenis Penjualan.
Dibawah ini akan dijelaskan secara jelas dan ringkas mengenai jenis-jenis
dari penjualan yaitu sebagai berikut ini :
Universitas Sumatera Utara
•
Trade Selling adalah suatu jenis penjualan yang dilakukan oleh
wiraniaga kepada grosir-grosir, dengan tujuan untuk dijual
kembali.
•
Tehnical selling adalah berusaha meningkatkan penjualan dengan
pemberian saran & nasehat kepada pembeli/konsumen akhir dari
barang & jasanya. Dalam hal yang satu ini wirausaha tersebut
memiliki
tugas
utama
untuk
mengidentifikasi
dan
juga
menganalisis berbagai permasalahan yang dihadapi para pembeli
lalu kemudian serta menunjukkan bagaimana produk/jasa yang
ditawarkan dapat mengatasi masalah si pembeli/konsumen.
•
Missionary Selling adalah wirausaha berusaha meningkatkan
penjualan serta dengan mendorong pembeli yang tentunya untuk
membeli produk atau jasa dari penyalur perusahaan, dalam hal ini
perusahaan tersebut/yang bersangkutan mempunyai penyalur
tersendiri dalam pendistribusian produknya/jasanya.
•
New Business Selling adalah berusaha membuka transaksitransaksi baru dengan cara mengubah calon konsumen menjadi
konsumen.
Universitas Sumatera Utara
C. PENGERTIAN DAN JENIS BBM (BAHAN BAKAR MINYAK)
1. Pengertian BBM (Bahan Bakar Minyak).
BBM (Bahan Bakar Minyak) adalah senyawa hidrokarbon yang
dibentuk dari proses yang berlangsung dalam skala waktu geologis.
Bahan bakar minyak sendiri merupakan hasil pengilangan dari minyak
bumi (minyak mentah) yang telah melalui proses pemurnian dan
pengubahan struktur serta komposisinya. Proses pemurnian dan
pengubahan srtuktur serta komposisinya berlangsung di kilang minyak
yang merupakan tempat pengolahah sekaligus distribusi awal BBM
(Bahan Bakar Minyak).
2. Jenis BBM (Bahan Bakar Minyak).
•
HSD/Solar
•
Premium
•
Pertamax
•
Pertamax Dex
•
Kerosene
•
Pertalite
3. Penjualan BBM (Bahan Bakar Minyak)
Berikut ini adalah penjelasan tentang jenis penjualan bahan bakar minyak
yaitu sebagai berikut ini :
•
Bahan Bakar Minyak Bersubsidi. BBM (Bahan Bakar Minyak)
bersubsidi adalah bahan bakar minyak yang digunakan untuk
kendaraan bermotor yang pembeliannya sebagian di tanggungoleh
Universitas Sumatera Utara
pemerintah melalui APBN (Anggaran Pendapatan Belanja
Negara) sebagai salah satu bentuk kepedulian terhadap rakyat
miskin dan sebagai bayaran yang harus dilakukan oleh pemerintah
pada Pertamina dalam simulasi dimana pendapatan yang diperoleh
Pertamina dari tugas menyediakan BBM (Bahan Bakar Minyak)
di tanah air adalah lebih rendah dibandingkan dengan biaya yang
dikeluarkan. BBM bersubsidi ini ditujukan kepada masyarakat
langsung dan juga instansi pelayanan publik seperti Rumah Sakit,
kapal
penumpang
ASDP
(Angkutan
Sungai
Danau
dan
Penyebrangan) serta kapal pengangkut bahan makanan sembako
(sembilan bahan pokok) yang diperuntukkan kepada masyarakat
luas.
•
Bahan Bakar Minyak Non Subsidi. BBM (Bahan Bakar Minyak)
non subsidi adalah bahan bakar minyak yang digunakan untuk
kenderaan bermotor yang pembelian nya tidak ditanggung oleh
pemerintah melalui APBN (Anggaran Pendapatan Belanja
Negara). BBM Non Subsidi ditujukan kepada para pelaku industri
untuk menopang kegiatan operasional mereka seperti PT Riau
Andalan Pulp & Paper (RAPP), PT Perkebunan Nusantara, PT
Wilmar dan lain-lain. Dalam hal penjualan kepada konsumen
Industri ini, Pertamina tidak memberikan batasan alokasi BBM
karena bersifat business to business. Konsumen melakukan
pembelian sesuai dengan kebutuhan mereka dan tidak ada subsidi
Universitas Sumatera Utara
pemerintah terhadap harga BBM yang mereka beli. Pembelian
juga dapat langsung dilakukan ke Pertamina, tanpa melalui
lembaga penyalur. Tidak seperti BBM bersubsidi dimana
penyaluran BBM kepada masyarakat harus melalui lembaga
penyalur yang sudah bermitra dengan PT Pertamina (Persero).
D. PENYALURAN BBM (BAHAN BAKAR MINYAK)
Seperti yang sudah dijelaskan diatas sebelum nya bahwa terdapat 2
jenis penyaluran bahan bakar minyak dapat dibagi menjadi 2 yaitu bahan
bakar minyak bersubsidi dan non subsidi. Sehingga dapat dipastikan
bahwa lembaga penyalur BBM (Bahan Bakar Minyak) antara bahan bakar
bersubsidi dan non subsidi adalah berbeda. Untuk lebih jelasnya berikut
adalah diagram penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) bersubsidi dan
non subsidi :
Universitas Sumatera Utara
1. Penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) Bersubsidi.
Pemerintah melalui BPH Migas
menetapkan alokasi BBM Bersubsidi
PERTAMINA
a. AMT
Subsidi
(Alokasi)
b. APMS
Subsidi
(Alokasi)
e. SPBU
Subsidi
(Alokasi)
c. SPDN
Subsidi
(Alokasi)
d. SPBN
Subsidi
(Alokasi)
Masyarakat diwilayah
terpencil/ konsumen darat
Masyarakat Luas
Nelayan/ Konsumen di
wilayah Perairan
Gambar 3.1.
Penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) Bersubsidi
Sumber : PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I
Universitas Sumatera Utara
Penjelasan pennyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) bersubsidi yaitu sebagai
berikut ini :
a. AMT (Agen Minyak Tanah) Subsidi.
Agen Minyak Tanah (AMT) subsidi adalah lembaga penyalur
resmi yang sudah terikat perjanjian kerjasama dengan PT
Pertamina (Persero) dalam menyalurkan BBM(Bahan Bakar
Minyak) tanah bersubsidi kepada masyarakat yang berada di suatu
wilayah tertentu. Untuk wilayah Retail Marketing Region I, hanya
terdapat beberapa wilayah saja yang mendapatkan penyaluran
BBM Minyak Tanah bersubsidi. Hal ini dikarenakan pada
beberapa wilayah lainnya sudah melaksanakan program dry
kerosene. Program ini secara garis besar adalah konversi
penggunaan bahan bakar minyak tanah kepada gas bumi. Adapun
wilayah yang masih mendapatkan penyaluran Minyak Tanah
bersubsidi adalah
Aceh (Simeulue), Kepulauan Nias dan
Kepulauan Mentawai. Berikut adalah diagram pola penyaluarn
minyak tanah :
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3.2
Pola Penyaluran Miinyak Tanah
Sumber : PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I
b. APMS (Agen Premium dan Minyak Solar). Agen premium dan
minyak solar adalah lembaga penyalur yang sudah memiliki
perjanjian kerjasama dengan PT Pertamina (Persero) dalam hal
menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) produk premium dan
solar bersubsidi kepada masyarakat yang berada di wilayah
tertentu. Berikut ini contoh gambar APMS (Agen Premium dan
Minyak Solar) :
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3.3
APMS (Agen Premium dan Minyak Solar)
Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
c. SPDN (Solar Pockets Dealer Nelayan). SPDN ini terbagi menjadi
2 yaitu :
•
SPDN (Solar Pockets Dealer Nelayan) Non Standar yaitu
lembaga penyalur solar yang berada di daerah kepulauan yang
tidak memiliki bangunan yang tetap bisa menggunakan canting
dan drum dalam penyaluran nya kepada masyarakat nelayan
yang membeli nya.
•
SPDN (Solar Pocket Dealer Nelayan) Standart yaitu lembaga
penyalur solar yang telah menggunakan format standart
Universitas Sumatera Utara
pertamina dan memenuhi segala kriteria lembaga penyalur
bahan bakar minyak. Berikut ini contoh gambar nya SPDN
(Solar Pocket Dealer Nelayan)
Gambar 3.4
SPDN (Solar Pockets Dealer Nelayan)
Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
d. SPBN (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Nelayan) yaitu lembaga
penyalur bahan bakar minyak bersubsidi dengan sarana dan
fasilitas lebih komplit yaitu dengan memiliki lahan luas dan lahan
Universitas Sumatera Utara
parkir, memiliki minimal 4 noozle dan 2 dispencer dalam tempat
tersebut.
e. SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) yaitu lembaga
penyalur bahan bakar minya bersubsidi premium dan solar dengan
sarana dan fasilitas yang komplit yaitu dengan memiliki lahan luas
dan lahan parkir dan bisa memiliki lebih dari 4 noozle dan 2
dispencer. Jenis jenis SPBU di Indonesia saat ini ada 3 jenis bentuk
spbu yaitu sebagai berikut ini :
•
SPBU CODO (Company Oil Dealer Operation). SPBU ini
adalah SPBU yang dimana saham atas kepemilikan usaha
nya dibagi dua antara perusahaan PT. PERTAMINA
(Persero) Region I yang mempunyai saham 50% dengan
pihak pengusaha penyalur BBM (Bahan Bakar Minyak)
yang mempunyai saham 50%.
•
SPBU DODO (Dealer Oil Dealer Operation). SPBU ini
adalah SPBU yang dimana saham atas kepemilikan usaha
nya dimiliki secara penuh 100% oleh pihak pengusaha
penyalur BBM (Bahan Bakar Minyak) dan seluruh kegiatan
operasional dan non operasional nya dikendalikan sepenuh
nya oleh pihak pengusaha.
•
SPBU COCO (Company Oil Company Operation). SPBU
ini adalah SPBU yang dimana saham kepemilikan usaha
nya dimiliki secara penuh 100% dan seluruh kegiatan
Universitas Sumatera Utara
operasional dan non operasional nya dikendalikan sepenuh
nya oleh pihak perusahaan PT. PERTAMINA (Persero)
Region I.
Gambar 3.5
Pola Penyaluran BBM ke SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum)
Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
2. Lembaga Penyalur BBM (Bahan Bakar Minyak) Non Subsidi. Jika
dilihat lewat diagram akan tampak seperti berikut ini :
Universitas Sumatera Utara
PERTAMINA MOR I
Industrial Fuel
Marketing
Retail Fuel
Marketing
Aviation
Subsidiaries
(PT. Patra
Niaga)
Direct
Costumer
Agen industri
and
AgentMarine
Winback
Customer
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Perkebunan
Mall
Polisi
TNI AD
Rumah Sakit
SKPD
Konsumen yang
menggunakan BBM
non subsidi skala
kecil 5-10 kl/bln
SPBU (Stasiun
Pengisian Bahan
Bakar Umum)
khusus yang
menjual pertamax
series dan pertalite
Angkatan
Udara
Gambar 3.6
Penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) Non Subsidi
Sumber : PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I
Universitas Sumatera Utara
Penjelasan penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi yaitu sebagai
berikut ini :
1. Melalui salah satu fungsi di PT. PERTAMINA (Persero) MOR I yaitu
bagian industrial fuel marketing PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi kepada beberapa
lembaga penyalur yang dimana lembaga penyalur ini akan siap
menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) tersebut kepada konsumen
akhir . Lembaga penyalur yang dimaksud kan disini akan dijelaskan
sebagai berikut ini :
a) Direct Costumer (Konsumen Langsung). Konsumen langsung yang
dimaksud disini bukan lah konsumen akhir pengguna BBM (Bahan
Bakar Minyak) non subsidi. Konsumen yang dimaksud disini
sebenar nya adalah lembaga penyalur yang merupakan agen yang
memasarkan bahan bakar minyak non subsidi kepada konsumen
akhir. Target konsumen akhir yang dituju oleh agen direct
costumer yaitu sebagai berikut ini :
•
Perkebunan
•
Mall
•
Polisi Republik Indonesia
•
TNI AD (Tentara Negara Indonesia Angkatan Darat)
•
Rumah Sakit
•
SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah)
Universitas Sumatera Utara
b) Agen Industri dan Agen Marine. Target konsumen akhir yang
dituju oleh lembaga penyalur yang merupakan agen Industri dan
agen Marine untuk memasarkan BBM (Bahan Bakar Minyak) non
subsidi adalah sebagai berikut ini :
•
Konsumen yang menggunakan BBM (Bahan Bakar
Minyak) non subsidi dalam skala kecil yaitu kisaran
antaran 5-10 KL/Bulan.
•
TNI AL (Tentara Negara Indonesia Angkatan Laut)
c) Subsidiaries (PT. Patra Niaga). PT. Patra Niaga merupakan salah
satu anak perusahaan dari PT. PERTAMINA. Dalam hal ini PT.
Patra Niaga menjadi lembaga penyalur dalam penyaluran BBM
(Bahan Bakar Minyak) non subsidi ke konsumen akhir. Konsumen
akhir yang dituju atau menjadi target pasar dari PT. Patra Niaga
selaku anak perusahaan adalah winback customer. Yang dimaksud
kan dengan winback customer adalah konsumen akhir yang tidak
lagi melakukan kerja sama dengan PT. PERTAMINA dalam
mengambil BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi dikarena kan
adanya perbedaan diskon harga yang diberikan perusahaan lain
penyedia bahan bakar minyak. Nah tugas PT. Patra Niaga disini
untuk merebut kembali konsumen tersebut untuk kembali
menggunakan BBM (Bahan Bakar Minyak) yang dijual oleh PT.
PERTAMINA dengan berbagai cara salah satu nya memberikan
Universitas Sumatera Utara
diskon harga lebih tinggi dibandingkan dengan perusahaan lain
yang menjual produk yang sama.
2. RFM (Retail Fuel Marketing). Melalui salah satu
fungsi di PT.
PERTAMINA (Persero) MOR I yaitu bagian Retail fuel marketing PT.
PERTAMINA (Persero) MOR I menyalurkan BBM (Bahan Bakar
Minyak) non subsidi kepada beberapa lembaga penyalur yang dimana
lembaga penyalur ini akan siap menyalurkan BBM (Bahan Bakar
Minyak) tersebut kepada konsumen akhir . Lembaga penyalur yang
dimaksud kan disini akan dijelaskan sebagai berikut ini :
a) SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum). SPBU sebagai
lembaga penyalur yang dimaksud adalah SPBU yang hanya
menjual BBM (Bahan
Bakar Minyak) khusus non subsidi
seperti pertamax series dan pertalite.
3. Aviaton. Melalui salah satu fungsi di PT. PERTAMINA (Persero) MOR
I yaitu bagian aviaton PT. PERTAMINA (Persero) MOR I menyalurkan
BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi kepada beberapa lembaga
penyalur yang dimana lembaga penyalur ini akan siap menyalurkan
BBM (Bahan Bakar Minyak) tersebut kepada konsumen akhir . Lembaga
penyalur yang dimaksud kan disini akan dijelaskan sebagai berikut ini :
a) TNI (Tentara Negera Indonesia) angkatan udara.
Universitas Sumatera Utara
E. MEKANISME PENJUALAN BBM (BAHAN BAKAR MINYAK)
Gambar 3.7.
Proses Keseluruhan Alur Bisnis Pertamina
Sumber : PT.PERTAMINA MOR I
Alur proses diatas menjelaskan proses keseluruhan dari alur bisnis
Pertamina, mulai dari pengeboran minyak, pengolahan sampai dengan penjualan
ke pelanggan. Dari sumur pengeboran minyak, minyak mentah disimpan di dalam
tangki penyimpanan di stasiun pengumpul PT PEP (Pertamina Exploration and
Production). Di PT PEP, perlakuan minyak mentah ada yang langsung dijual ke
pelanggan export atau dijual ke BP Migas. Dari BP Migas kemudian dilanjutkan
dengan proses penjualan ke Refinery Pertamina untuk dilakukan pengolahan
minyak mentah menjadi barang jadi. Minyak mentah yang sudah diolah,
Universitas Sumatera Utara
kemudian dilakukan distribusi dari Refinery ke Depot atau Depot ke Depot
dengan menggunakan proses STO dengan TD Shipmen dibawah pengawasan
S&D.
Gambar 3.8
Sistem Penjualan PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
Alur proses di atas menjelaskan keseluruhan alur proses yang terjadi di
SAP, untuk proses Sales Distribution. Dimulai dari proses Pre Sales, yang terdiri
dari proses Inquiry, Quotation, Contract dan Scheduling Agreement . Berdasarkan
proses Pre Sales tersebut kemudian dilanjutkan dengan proses penerimaan order
menggunakan Sales Order. Berdasarkan informasi Sales Order tersebut kemudian
ditentukan apakah barang yang akan dijual tersebut akan diproduksi atau
dilakukan pembelian barang ke pemasok barang. Proses mengenai ketersediaan
barang tersebut akan ditindak lanjuti oleh bagian Material Management dan
Universitas Sumatera Utara
Production Planning. Setelah barang tersebut tersedia, kemudian dilakukan
proses Shipping yang terdiri dari proses Delivery ,Transfer Order dan Shipment.
Proses Delivery diakhiri dengan proses Good Issue, dimana ketersediaan barang
di gudang akan berkurang sesuai dengan jumlah pengiriman. Proses Billing
merupakan alur proses terakhir di Sales Distribution dimana dilakukan proses
penagihan ke pelanggan berdasarkan jumlah barang yang dikirim. Informasi dari
proses Billing tersebut nantinya akan dilanjutkan di bagian Finance untuk proses
penerimaan uang .
Gambar 3.9
Sistem Penjualan Pertamina Retail Business
Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
Pelanggan untuk bisnis unit ini antara lain : SPBU, Agen, Pertamina Outlet,
perusahaan minyak lain dan lain lain Cara pembayaran menggunakan tiga cara
yaitu :
Universitas Sumatera Utara
•
Cash & Carry. Pelanggan melakukan pembayaran di bank, kemudian
dalam jangka waktu maksimal 3 hari sudah dilakukan proses pengiriman
barang.
•
Pre Payment. Pelanggan melakukan pembayaran terlebih dahulu di bank
kemudian berdasarkan
pembayaran
tersebut
dilakukan
pengiriman
sesuai dengan tanggal permintaan pelanggan.
•
Credit. Pembayaran dilakukan dengan cara credit, dimana proses
penagihan ke pelanggan dilakukan setelah proses pengiriman barang
selesai dilakukan.
A. Penjualan Tunai
Penjualan dengan Cash & Carry
Gambar 3.10
Penjualan dengan Cash & Carry
Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
Universitas Sumatera Utara
1. Proses Cash & Carry :
Penjualan dengan metodeCash & Carry dimulai dengan pelanggan
membayar terlebih dahulu di bank setelah itu memesan / meng-order barang
ke Pertamina, yang terdiri dari : Pelanggan menyetor uang di bank yang
terhubung ke Pertamina dengan sistem H2H. Pelanggan datang ke bank dan
memberikan informasi barang yang akan dibeli. Kemudian pihak bank melakukan
proses simulate Sales Order (SO) untuk memastikan apakah informasi yang
dimasukkan sudah benar seperti nama customer, material, selling price. Setelah
data di simulate SO sudah benar, kemudian pihak bank akan menyimpan data SO
tersebut dimana otomatis akan terkena Delivery Order(DO) block. Kemudian
petugas bank akan menerima uang berdasarkan SO tersebut. Setelah petugas bank
menerima uang, kemudian petugas bank akan melakukan release DOblock untuk
SO tersebut. Jadi DO block dipergunakan untuk memastikan bahwa sebelum
dibuat DO di Depot, pihak bank sudah menerima pembayaran dari pelanggan.
Kemudian, pelanggan akan mendapatkan printout SO untuk pembuatan DO di
Depot Proses transfer H2H dari bank ke Pertamina tidak berfungsi sehingga
pembuatan sales order dilakukan di Depot. Pelanggan membayar terlebih dahulu
di bank, kemudian pelanggan akan mendapatkan struk/tanda bukti pembayaran
dari bank. Berdasarkan struk tesebut, pelanggan akan ke Depot untuk pembuatan
SO dan DO.
Pada saat pembuatan SO, sistem tidak akan melakukan proses DO block
karena uang sudah diterima oleh bank sesuai dengan struk / tanda bukti tersebut.
Pada waktu pihak bank/ Depot membuat SO, sistem automatis akan melakukan
Universitas Sumatera Utara
pengecekan apakah pelanggan masih mempunyai sisa pembayaran yang belum
dibayar lebih dari 7 hari dari tanggal jatuh tempo. Jika ya, maka SO yang dibuat
di bank akan terkena block credit limit. Jika SO tersebut terkena credit block,
maka SO tersebut masih tetap dapat di simpan tetapi pihak Depot tidak dapat
membuat delivery order. Pada malam hari, EBS akan diterima untuk mengupdate
data pembayaran customer ke account down payment. Kemudian sistem secara
otomatis akan melakukan clearing dari account down payment ke account
receivable sehingga akan mengubah status open oldest item tidak melebihi dari 7
hari. Pada saat proses pembuatan delivery order, sistem kemudian melakukan
pengecekan terhadap status SO tersebut. Jika status SO tidak terkena credit limit,
maka pihak Depot dapat langsung membuat DO. Tetapi jika status SO tersebut
terkena credit limit, maka pihak Depot tidak dapat membuat DO. Pelanggan harus
kembali ke bank untuk melunasi kekurangan pembayaran yang sudah jatuh tempo
lebih dari 7 hari. Setelah pelanggan membayar kekurangan di bank, maka pihak
bank akan memberikan struk / tanda bukti pembayaran ke pelanggan. Pelanggan
akan memberikan struk tersebut ke Depot. Berdasarkan struk tersebut, maka pihak
finance credit analyst di Depot akan melakukan proses release credit limit untuk
SO tersebut. Setelah SO di release, kemudian pihak Depot dapat membuat DO.
Universitas Sumatera Utara
2. Proses Delivery Order :
DO dapat dibuat dengan dua cara :
a.
Background job. Untuk depot dengan pelanggan yang banyak, DO akan
dicreate buat secara background job untuk setiap periode waktu tertentu (mis
setiap siang, sore, malam hari atau setiap beberapa jam) berdasarkan data SO /
scheduling agreement yang sudah di release. Pencetakan printout list DO dapat
dilakukan berdasarkan atas permintaan dari pelanggan, khusus untuk pelanggan
dengan perlakuan customer pick up.
b.
Manual DO. Untuk depot dengan pelanggan yang sedikit, DO dapat dibuat
secara manual baik pada saat pelanggan datang ke depot atau tidak. Untuk barang
yang diambil oleh pelanggan, pelanggan akan ke depot untuk minta printoutlist
DO. Pada saat pelanggan akan mengambil barang di depot, printoutlist DO
tersebut diberikan ke supir sebagai surat pengantar ke depot untuk pengambilan
barang. Untuk pelanggan SPBU, barang akan dikirim oleh Pertamina berdasarkan
tanggal pengiriman di SO.
3.
Proses TD Shipment :
Delivery Order tersebut kemudian dilanjutkan dengan proses TD
scheduling di Depot dimana memasukkan informasi supir dan kendaraan. Master
kendaraan akan disimpan di SAP, jika tidak ada maka sementara akan
menggunakan dummy kendaraan. Data kendaraan akan disimpan dalam TD
shipment dimana proses pembuatan master data dilakukan oleh COE. Untuk nama
Universitas Sumatera Utara
supir tidak dimasukkan ke dalam master data, tetapi akan dimasukkan di dalam
text di TD shipment. Pencetakan filling slip dari TD scheduling dilakukan di pintu
masuk depot.Saat proses pemuatan barang (loading), TD loading confirmation
dan TD delivery confirmation dilakukan di Depot dengan menggunakan satu
proses. Proses serah terima barang dilakukan di Depot, dimana jika ada selisih
antara barang yang dikirim dengan barang yang diterima bukan menjadi tanggung
jawab Pertamina. Pencetakan Surat Jalan untuk pengiriman dengan franco ,
pencetakan dari TD load confirmation, sedangkan untuk loco pencetakan dari TD
delivery confirmation. Pencetakan dilakukan di pintu keluar depot dan diberikan
ke supir.
4. Proses Billing :
Berdasarkan jumlah barang yang dikirim tersebut, maka akan dilanjutkan
dengan pembuatan billing. Billing dapat dibuat dengan dua cara yaitu :
a.
Background job. Untuk depot dengan pelanggan yang banyak, billing akan
dibuat secara background job untuk setiap periode waktu tertentu (mis setiap
siang, sore, malam atau setiap beberapa jam). Pada saat proses background job
tersebut, dilakukan juga proses otomatis pencetakan billing. Printout billing
tersebut nantinya akan dikirim kepelanggan menggunakan kurir.
b.
Manual billing. Untuk depot dengan pelanggan yang sedikit, billing tetap
dibuat secara manual supaya billing dapat segera dibuat (tidak harus menunggu
background job). Proses pembuatannya dilakukan sebelum truk meninggalkan
depot dan printout billing akan dititipkan ke supir truk untuk pelanggan
Universitas Sumatera Utara
bersamaan dengan proses pengiriman barang. Billing yang sudah dibuat tersebut,
nantinya akan dimonitor oleh pihak Share Processing Center (SPC) dalam proses
automatic clearing.
5.
Aplikasi System
Aplikasi system yang dipergunakan untuk proses Cash & Carry yaitu :
a.
Host to Host. Aplikasi Host to Host dipergunakan di bank persepsi yang
terhubung dengan sistem My SAP di Pertamina. Aplikasi ini dipergunakan untuk
mengirim data transaksi My SAP yang dibuat di bank, seperti pembuatan sales
order.
b.
Sistem OSDS. Aplikasi OSDS dilakukan di Depot untuk pembuatan sales
order, delivery order, TD scheduling, TD load confirmation, TD delivery
confirmation and billing.
Universitas Sumatera Utara
Penjualan dengan Cash & Carry pada program Zero Loss
Gambar 3.11
Penjualan dengan Cash & Carry pada program Zero Loss
Sumber : PT.PERTAMINA (Persero) MOR I
1. Proses Cash & Carry dengan program Zero Loss :
Proses penjualan Retail dengan Cash & Carry pada Zero Loss program
berlaku pada pelanggan SPBU atau pengiriman yang dilakukan Pertamina (franco
customer). Jika selisih antara quantity yang dikirim oleh Pertamina dan aktual
quantity yang diterima oleh pelanggan terjadi kekurangan kirim melebihi toleransi
0.015% dalam suatu periode waktu tertentu. maka Pertamina akan membuat credit
note untuk mengurangi piutang pelanggan dan debit note untuk mengurangi utang
ke vendor pengangkutan. Berdasarkan catatan suatu periode tertentu, total jumlah
Universitas Sumatera Utara
tersebut dihitung dan pada akhir periode akan dibuatkan credit note oleh SPC
melalui program. Khusus untuk program zero loss ini pada master data customer
harus dimaintain untuk field incoterm adalah CFR. Alur proses keseluruhan sama
dengan Penjualan cash & carry.
2. Produk
Produk yang dijual dengan cara cash & carry dengan zero loss adalah Fuel
Bulk.
3. Aplikasi System
Aplikasi system yang dipergunakan untuk proses Cash & Carry yaitu :
a.
Host to Host. Aplikasi host to host dipergunakan di bank persepsi yang
terhubung dengan sistem host to host di Pertamina. Aplikasi ini dipergunakan
untuk mengirim data transaksi SAP yang dibuat di bank, seperti pembuatan sales
order.
b.
Sistem OSDS. Aplikasi OSDS dilakukan di Depot untuk pembuatan Sales
Order, Delivery Order, TD Scheduling, TD Load Confirmation, TD Delivery
Confirmation dan Billing.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dijelaskan diatas sebelumnya maka dapat
ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Penjualan BBM (Bahan Bakar Minyak) bersubsidi dan non subsidi
sangat tampak jelas perbedaannya yang sangat signifikan mulai dari
penyaluran yang dilakukan untuk sampai pada konsumen akhir dan juga
mekanisme penjualan BBM (Bahan Bakar Minyak) nya yang dilakukan
oleh PT. PERTAMINA (Persero) MOR I kepada para konsumen yang
dimana konsumen yang dimaksud adalah para lembaga penyalurnya.
Selain itu perbedaan yang sudah dijelaskan perbedaan lain juga dapat
dilihat
dari jumlah
bahan bakar
minyak
yang diberikan PT.
PERTAMINA (Persero) MOR I kepada para lembaga penyalur dalam
penebusannya. Untuk bahan bakar minyak yang subsidi tidak dibebaskan
berapapun yang ingin diambil karena sudah dialokasi namun berbeda
dengan yang non subsidi yang dapat dilakukan penebusan berapapun
yang diingikan para lembaga penyalur.
2. Penjualan BBM (Bahan Bakar Minyak) baik yang bersubsidi dan juga
non subsidi yang dilakukan oleh PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
pada bagian retail fuel marketing tidak dapat dilakukan secara kredit
sehingga seluruh penjualan yang dilakukan oleh PT. PERTAMINA
Universitas Sumatera Utara
(Persero) MOR I dilakukan secara tunai. Namun perlu diketahui
walaupun demikian bukan berarti tidak ada penjualan secara kredit yang
dilakukan PT. PERTAMINA (Persero) MOR I. Penjualan secara kredit
tetap ada dilakukan tapi tidak dalam fungsi Retail Fuel Marketing
melainkan di fungsi seperti Aviation. Dan penjualan secara kredit
dilakukan tidak hanya dengan seenaknya saja
melainkan harus
memenuhi beberapa syarat tertentu seperti dalam pengambilan BBM
(Bahan Bakar Minyak) dalam jumlah yang sangat besar.
B. SARAN
Adapun saran yang dapat penulis sampaikan dari hasil penelitian ini yaitu
sebagai berikut :
1. PT. PERTAMINA (Persero) MOR I seharusnya lebih memikirkan
cara atau solusi yang tepat agar BBM (Bahan Bakar Minyak)
bersubsidi yang seharusnya dialokasikan untuk masyarakat luas yang
khususnya masyarakat miskin merasakannya seluruh pasalnya pada
dewasa ini BBM (Bahan Bakar Minyak) bersubsidi juga banyak
dinikmati digunakan oleh masyrakat yang dapat dikatakan memiliki
kekuatan finansial diatas rata-rata alias kaya raya bukannya
seharusnya orang kaya seperti mereka menggunakan BBM (Bahan
Bakar Minyak) yang non subsidi.
Universitas Sumatera Utara
2. PT. PERTAMINA (Persero) MOR I hendaknya mengeluarkan
peraturan yang mewajibkan para lembaga penyalur BBM (Bahan
Bakar Minyak) khususnya untuk SPBU untuk meningkatkan fasilitas
mereka baik dari kamar mandi yang bersih dan juga mushola yang
layak untuk digunakan sebagai tempat ibadah masayrakat sekitar.
Universitas Sumatera Utara
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN BBM
(BAHAN BAKAR MINYAK) BERSUBSIDI & NON
SUBSIDI PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I
A. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem adalah dua atau lebih komponen yang saling terkait dan
berinteraksi untuk mencapai sebuah tujuan, terdiri dari subsistem yang
mendukung sistem yang lebih besar. Contohnya, sekolah tinggi bisnis adalah
sistem yang terdiri dari berbagai departemen, masing masing merupakan
subsistem. Selanjut nya, sekolah tinggi sendiri adalah subsistem dari sebuah
universitas. Akuntansi adalah proses identifikasi, pengumpulan, dan
penyimpanan data serta proses pengembangan, pengukuran, dan komunikasi
informasi.
Berdasarkan
defenisi
tersebut,
akuntansi
adalah
proses
pengumpulan, pencatatan, penyimpanan dan pemprosesan data data transaksi
yang dibuat untuk menghasilkan informasi bagi pembuat keputusan.
Dari kedua pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem
informasi akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat,
menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi
pengambilan keputusan.
Universitas Sumatera Utara
2. Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Ada 6 komponen dari sistem informasi akuntansi yaitu sebagai berikut
ini:
•
Orang. Orang yang dimaksud adalah orang yang menggunakan
sistem.
•
Prosedur dan Instruksi. Prosedur dan instruksi ini digunakan untuk
mengumpulkan, memproses dan menyimpan data.
•
Data. Data yang dimaksud adalah data mengenai organisasi dan
aktivitas bisnis nya.
•
Perangkat Lunak. Perangkat yang digunakan adalah untuk mengolah
data.
•
Infrastruktur Teknologi Informasi. Hal ini meliputi komputer,
perangkat periferal, dan perangkat jaringan komunikasi yang
digunakan dalam sistem informasi akuntansi.
•
Pengendalian Internal dan Pengukuran Keamanan. Hal ini
digunakan untuk menyimpan dan melindungi data sistem informasi
akuntansi.
B. PENGERTIAN DAN JENIS PENJUALAN
1. Pengertian Penjualan.
Dibawah ini akan dijelaskan secara jelas dan tegas dari pengertian
penjualan menurut beberapa ahli yaitu sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
•
Menurut Moekijat dalam buku “Kamus Istilah Ekonomi” bahwa
penjualan adalah suatu kegiatan yang ditujukan untuk mencari
pembeli, mempengaruhi dan memberikan petunjuk agar pembeli dapat
menyesuaikan kebutuhannya dengan produk yang ditawarkan serta
mengadakan perjanjian mengenai harga yang menguntungkan bagi
kedua belah pihak.
•
Menurut Philip Kotler yang diterjemahkan oleh Ronny A. Rusli dan
Hendra dalam buku “Manajemen Pemasaran” bahwa penjualan adalah
proses sosial manajerial dimana individu dan kelompok mendapatkan
apa yang mereka butuhkan dan ingingkan, menciptakan, menawarkan
dan mempertukarkan produk yang bernilai dengan pihak lain.
•
Menurut Kusnadi dalam buku “Akuntansi Keuangan” bahwa
penjualan adalah sejumlah uang yang dibebankan kepada pembeli atas
barang dan jasa yang dijual.
Dari beberapa pengertian penjualan yang telah diterangkan diatas
maka dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah kegiatan yang terpadu
untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan kepada
usaha pemuasan kebutuhan serta keinginan pembeli/ konsumen, guna
untuk mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba atau keuntungan.
2. Jenis Penjualan.
Dibawah ini akan dijelaskan secara jelas dan ringkas mengenai jenis-jenis
dari penjualan yaitu sebagai berikut ini :
Universitas Sumatera Utara
•
Trade Selling adalah suatu jenis penjualan yang dilakukan oleh
wiraniaga kepada grosir-grosir, dengan tujuan untuk dijual
kembali.
•
Tehnical selling adalah berusaha meningkatkan penjualan dengan
pemberian saran & nasehat kepada pembeli/konsumen akhir dari
barang & jasanya. Dalam hal yang satu ini wirausaha tersebut
memiliki
tugas
utama
untuk
mengidentifikasi
dan
juga
menganalisis berbagai permasalahan yang dihadapi para pembeli
lalu kemudian serta menunjukkan bagaimana produk/jasa yang
ditawarkan dapat mengatasi masalah si pembeli/konsumen.
•
Missionary Selling adalah wirausaha berusaha meningkatkan
penjualan serta dengan mendorong pembeli yang tentunya untuk
membeli produk atau jasa dari penyalur perusahaan, dalam hal ini
perusahaan tersebut/yang bersangkutan mempunyai penyalur
tersendiri dalam pendistribusian produknya/jasanya.
•
New Business Selling adalah berusaha membuka transaksitransaksi baru dengan cara mengubah calon konsumen menjadi
konsumen.
Universitas Sumatera Utara
C. PENGERTIAN DAN JENIS BBM (BAHAN BAKAR MINYAK)
1. Pengertian BBM (Bahan Bakar Minyak).
BBM (Bahan Bakar Minyak) adalah senyawa hidrokarbon yang
dibentuk dari proses yang berlangsung dalam skala waktu geologis.
Bahan bakar minyak sendiri merupakan hasil pengilangan dari minyak
bumi (minyak mentah) yang telah melalui proses pemurnian dan
pengubahan struktur serta komposisinya. Proses pemurnian dan
pengubahan srtuktur serta komposisinya berlangsung di kilang minyak
yang merupakan tempat pengolahah sekaligus distribusi awal BBM
(Bahan Bakar Minyak).
2. Jenis BBM (Bahan Bakar Minyak).
•
HSD/Solar
•
Premium
•
Pertamax
•
Pertamax Dex
•
Kerosene
•
Pertalite
3. Penjualan BBM (Bahan Bakar Minyak)
Berikut ini adalah penjelasan tentang jenis penjualan bahan bakar minyak
yaitu sebagai berikut ini :
•
Bahan Bakar Minyak Bersubsidi. BBM (Bahan Bakar Minyak)
bersubsidi adalah bahan bakar minyak yang digunakan untuk
kendaraan bermotor yang pembeliannya sebagian di tanggungoleh
Universitas Sumatera Utara
pemerintah melalui APBN (Anggaran Pendapatan Belanja
Negara) sebagai salah satu bentuk kepedulian terhadap rakyat
miskin dan sebagai bayaran yang harus dilakukan oleh pemerintah
pada Pertamina dalam simulasi dimana pendapatan yang diperoleh
Pertamina dari tugas menyediakan BBM (Bahan Bakar Minyak)
di tanah air adalah lebih rendah dibandingkan dengan biaya yang
dikeluarkan. BBM bersubsidi ini ditujukan kepada masyarakat
langsung dan juga instansi pelayanan publik seperti Rumah Sakit,
kapal
penumpang
ASDP
(Angkutan
Sungai
Danau
dan
Penyebrangan) serta kapal pengangkut bahan makanan sembako
(sembilan bahan pokok) yang diperuntukkan kepada masyarakat
luas.
•
Bahan Bakar Minyak Non Subsidi. BBM (Bahan Bakar Minyak)
non subsidi adalah bahan bakar minyak yang digunakan untuk
kenderaan bermotor yang pembelian nya tidak ditanggung oleh
pemerintah melalui APBN (Anggaran Pendapatan Belanja
Negara). BBM Non Subsidi ditujukan kepada para pelaku industri
untuk menopang kegiatan operasional mereka seperti PT Riau
Andalan Pulp & Paper (RAPP), PT Perkebunan Nusantara, PT
Wilmar dan lain-lain. Dalam hal penjualan kepada konsumen
Industri ini, Pertamina tidak memberikan batasan alokasi BBM
karena bersifat business to business. Konsumen melakukan
pembelian sesuai dengan kebutuhan mereka dan tidak ada subsidi
Universitas Sumatera Utara
pemerintah terhadap harga BBM yang mereka beli. Pembelian
juga dapat langsung dilakukan ke Pertamina, tanpa melalui
lembaga penyalur. Tidak seperti BBM bersubsidi dimana
penyaluran BBM kepada masyarakat harus melalui lembaga
penyalur yang sudah bermitra dengan PT Pertamina (Persero).
D. PENYALURAN BBM (BAHAN BAKAR MINYAK)
Seperti yang sudah dijelaskan diatas sebelum nya bahwa terdapat 2
jenis penyaluran bahan bakar minyak dapat dibagi menjadi 2 yaitu bahan
bakar minyak bersubsidi dan non subsidi. Sehingga dapat dipastikan
bahwa lembaga penyalur BBM (Bahan Bakar Minyak) antara bahan bakar
bersubsidi dan non subsidi adalah berbeda. Untuk lebih jelasnya berikut
adalah diagram penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) bersubsidi dan
non subsidi :
Universitas Sumatera Utara
1. Penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) Bersubsidi.
Pemerintah melalui BPH Migas
menetapkan alokasi BBM Bersubsidi
PERTAMINA
a. AMT
Subsidi
(Alokasi)
b. APMS
Subsidi
(Alokasi)
e. SPBU
Subsidi
(Alokasi)
c. SPDN
Subsidi
(Alokasi)
d. SPBN
Subsidi
(Alokasi)
Masyarakat diwilayah
terpencil/ konsumen darat
Masyarakat Luas
Nelayan/ Konsumen di
wilayah Perairan
Gambar 3.1.
Penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) Bersubsidi
Sumber : PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I
Universitas Sumatera Utara
Penjelasan pennyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) bersubsidi yaitu sebagai
berikut ini :
a. AMT (Agen Minyak Tanah) Subsidi.
Agen Minyak Tanah (AMT) subsidi adalah lembaga penyalur
resmi yang sudah terikat perjanjian kerjasama dengan PT
Pertamina (Persero) dalam menyalurkan BBM(Bahan Bakar
Minyak) tanah bersubsidi kepada masyarakat yang berada di suatu
wilayah tertentu. Untuk wilayah Retail Marketing Region I, hanya
terdapat beberapa wilayah saja yang mendapatkan penyaluran
BBM Minyak Tanah bersubsidi. Hal ini dikarenakan pada
beberapa wilayah lainnya sudah melaksanakan program dry
kerosene. Program ini secara garis besar adalah konversi
penggunaan bahan bakar minyak tanah kepada gas bumi. Adapun
wilayah yang masih mendapatkan penyaluran Minyak Tanah
bersubsidi adalah
Aceh (Simeulue), Kepulauan Nias dan
Kepulauan Mentawai. Berikut adalah diagram pola penyaluarn
minyak tanah :
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3.2
Pola Penyaluran Miinyak Tanah
Sumber : PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I
b. APMS (Agen Premium dan Minyak Solar). Agen premium dan
minyak solar adalah lembaga penyalur yang sudah memiliki
perjanjian kerjasama dengan PT Pertamina (Persero) dalam hal
menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) produk premium dan
solar bersubsidi kepada masyarakat yang berada di wilayah
tertentu. Berikut ini contoh gambar APMS (Agen Premium dan
Minyak Solar) :
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3.3
APMS (Agen Premium dan Minyak Solar)
Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
c. SPDN (Solar Pockets Dealer Nelayan). SPDN ini terbagi menjadi
2 yaitu :
•
SPDN (Solar Pockets Dealer Nelayan) Non Standar yaitu
lembaga penyalur solar yang berada di daerah kepulauan yang
tidak memiliki bangunan yang tetap bisa menggunakan canting
dan drum dalam penyaluran nya kepada masyarakat nelayan
yang membeli nya.
•
SPDN (Solar Pocket Dealer Nelayan) Standart yaitu lembaga
penyalur solar yang telah menggunakan format standart
Universitas Sumatera Utara
pertamina dan memenuhi segala kriteria lembaga penyalur
bahan bakar minyak. Berikut ini contoh gambar nya SPDN
(Solar Pocket Dealer Nelayan)
Gambar 3.4
SPDN (Solar Pockets Dealer Nelayan)
Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
d. SPBN (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Nelayan) yaitu lembaga
penyalur bahan bakar minyak bersubsidi dengan sarana dan
fasilitas lebih komplit yaitu dengan memiliki lahan luas dan lahan
Universitas Sumatera Utara
parkir, memiliki minimal 4 noozle dan 2 dispencer dalam tempat
tersebut.
e. SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) yaitu lembaga
penyalur bahan bakar minya bersubsidi premium dan solar dengan
sarana dan fasilitas yang komplit yaitu dengan memiliki lahan luas
dan lahan parkir dan bisa memiliki lebih dari 4 noozle dan 2
dispencer. Jenis jenis SPBU di Indonesia saat ini ada 3 jenis bentuk
spbu yaitu sebagai berikut ini :
•
SPBU CODO (Company Oil Dealer Operation). SPBU ini
adalah SPBU yang dimana saham atas kepemilikan usaha
nya dibagi dua antara perusahaan PT. PERTAMINA
(Persero) Region I yang mempunyai saham 50% dengan
pihak pengusaha penyalur BBM (Bahan Bakar Minyak)
yang mempunyai saham 50%.
•
SPBU DODO (Dealer Oil Dealer Operation). SPBU ini
adalah SPBU yang dimana saham atas kepemilikan usaha
nya dimiliki secara penuh 100% oleh pihak pengusaha
penyalur BBM (Bahan Bakar Minyak) dan seluruh kegiatan
operasional dan non operasional nya dikendalikan sepenuh
nya oleh pihak pengusaha.
•
SPBU COCO (Company Oil Company Operation). SPBU
ini adalah SPBU yang dimana saham kepemilikan usaha
nya dimiliki secara penuh 100% dan seluruh kegiatan
Universitas Sumatera Utara
operasional dan non operasional nya dikendalikan sepenuh
nya oleh pihak perusahaan PT. PERTAMINA (Persero)
Region I.
Gambar 3.5
Pola Penyaluran BBM ke SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum)
Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
2. Lembaga Penyalur BBM (Bahan Bakar Minyak) Non Subsidi. Jika
dilihat lewat diagram akan tampak seperti berikut ini :
Universitas Sumatera Utara
PERTAMINA MOR I
Industrial Fuel
Marketing
Retail Fuel
Marketing
Aviation
Subsidiaries
(PT. Patra
Niaga)
Direct
Costumer
Agen industri
and
AgentMarine
Winback
Customer
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Perkebunan
Mall
Polisi
TNI AD
Rumah Sakit
SKPD
Konsumen yang
menggunakan BBM
non subsidi skala
kecil 5-10 kl/bln
SPBU (Stasiun
Pengisian Bahan
Bakar Umum)
khusus yang
menjual pertamax
series dan pertalite
Angkatan
Udara
Gambar 3.6
Penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) Non Subsidi
Sumber : PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I
Universitas Sumatera Utara
Penjelasan penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi yaitu sebagai
berikut ini :
1. Melalui salah satu fungsi di PT. PERTAMINA (Persero) MOR I yaitu
bagian industrial fuel marketing PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi kepada beberapa
lembaga penyalur yang dimana lembaga penyalur ini akan siap
menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) tersebut kepada konsumen
akhir . Lembaga penyalur yang dimaksud kan disini akan dijelaskan
sebagai berikut ini :
a) Direct Costumer (Konsumen Langsung). Konsumen langsung yang
dimaksud disini bukan lah konsumen akhir pengguna BBM (Bahan
Bakar Minyak) non subsidi. Konsumen yang dimaksud disini
sebenar nya adalah lembaga penyalur yang merupakan agen yang
memasarkan bahan bakar minyak non subsidi kepada konsumen
akhir. Target konsumen akhir yang dituju oleh agen direct
costumer yaitu sebagai berikut ini :
•
Perkebunan
•
Mall
•
Polisi Republik Indonesia
•
TNI AD (Tentara Negara Indonesia Angkatan Darat)
•
Rumah Sakit
•
SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah)
Universitas Sumatera Utara
b) Agen Industri dan Agen Marine. Target konsumen akhir yang
dituju oleh lembaga penyalur yang merupakan agen Industri dan
agen Marine untuk memasarkan BBM (Bahan Bakar Minyak) non
subsidi adalah sebagai berikut ini :
•
Konsumen yang menggunakan BBM (Bahan Bakar
Minyak) non subsidi dalam skala kecil yaitu kisaran
antaran 5-10 KL/Bulan.
•
TNI AL (Tentara Negara Indonesia Angkatan Laut)
c) Subsidiaries (PT. Patra Niaga). PT. Patra Niaga merupakan salah
satu anak perusahaan dari PT. PERTAMINA. Dalam hal ini PT.
Patra Niaga menjadi lembaga penyalur dalam penyaluran BBM
(Bahan Bakar Minyak) non subsidi ke konsumen akhir. Konsumen
akhir yang dituju atau menjadi target pasar dari PT. Patra Niaga
selaku anak perusahaan adalah winback customer. Yang dimaksud
kan dengan winback customer adalah konsumen akhir yang tidak
lagi melakukan kerja sama dengan PT. PERTAMINA dalam
mengambil BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi dikarena kan
adanya perbedaan diskon harga yang diberikan perusahaan lain
penyedia bahan bakar minyak. Nah tugas PT. Patra Niaga disini
untuk merebut kembali konsumen tersebut untuk kembali
menggunakan BBM (Bahan Bakar Minyak) yang dijual oleh PT.
PERTAMINA dengan berbagai cara salah satu nya memberikan
Universitas Sumatera Utara
diskon harga lebih tinggi dibandingkan dengan perusahaan lain
yang menjual produk yang sama.
2. RFM (Retail Fuel Marketing). Melalui salah satu
fungsi di PT.
PERTAMINA (Persero) MOR I yaitu bagian Retail fuel marketing PT.
PERTAMINA (Persero) MOR I menyalurkan BBM (Bahan Bakar
Minyak) non subsidi kepada beberapa lembaga penyalur yang dimana
lembaga penyalur ini akan siap menyalurkan BBM (Bahan Bakar
Minyak) tersebut kepada konsumen akhir . Lembaga penyalur yang
dimaksud kan disini akan dijelaskan sebagai berikut ini :
a) SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum). SPBU sebagai
lembaga penyalur yang dimaksud adalah SPBU yang hanya
menjual BBM (Bahan
Bakar Minyak) khusus non subsidi
seperti pertamax series dan pertalite.
3. Aviaton. Melalui salah satu fungsi di PT. PERTAMINA (Persero) MOR
I yaitu bagian aviaton PT. PERTAMINA (Persero) MOR I menyalurkan
BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi kepada beberapa lembaga
penyalur yang dimana lembaga penyalur ini akan siap menyalurkan
BBM (Bahan Bakar Minyak) tersebut kepada konsumen akhir . Lembaga
penyalur yang dimaksud kan disini akan dijelaskan sebagai berikut ini :
a) TNI (Tentara Negera Indonesia) angkatan udara.
Universitas Sumatera Utara
E. MEKANISME PENJUALAN BBM (BAHAN BAKAR MINYAK)
Gambar 3.7.
Proses Keseluruhan Alur Bisnis Pertamina
Sumber : PT.PERTAMINA MOR I
Alur proses diatas menjelaskan proses keseluruhan dari alur bisnis
Pertamina, mulai dari pengeboran minyak, pengolahan sampai dengan penjualan
ke pelanggan. Dari sumur pengeboran minyak, minyak mentah disimpan di dalam
tangki penyimpanan di stasiun pengumpul PT PEP (Pertamina Exploration and
Production). Di PT PEP, perlakuan minyak mentah ada yang langsung dijual ke
pelanggan export atau dijual ke BP Migas. Dari BP Migas kemudian dilanjutkan
dengan proses penjualan ke Refinery Pertamina untuk dilakukan pengolahan
minyak mentah menjadi barang jadi. Minyak mentah yang sudah diolah,
Universitas Sumatera Utara
kemudian dilakukan distribusi dari Refinery ke Depot atau Depot ke Depot
dengan menggunakan proses STO dengan TD Shipmen dibawah pengawasan
S&D.
Gambar 3.8
Sistem Penjualan PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
Alur proses di atas menjelaskan keseluruhan alur proses yang terjadi di
SAP, untuk proses Sales Distribution. Dimulai dari proses Pre Sales, yang terdiri
dari proses Inquiry, Quotation, Contract dan Scheduling Agreement . Berdasarkan
proses Pre Sales tersebut kemudian dilanjutkan dengan proses penerimaan order
menggunakan Sales Order. Berdasarkan informasi Sales Order tersebut kemudian
ditentukan apakah barang yang akan dijual tersebut akan diproduksi atau
dilakukan pembelian barang ke pemasok barang. Proses mengenai ketersediaan
barang tersebut akan ditindak lanjuti oleh bagian Material Management dan
Universitas Sumatera Utara
Production Planning. Setelah barang tersebut tersedia, kemudian dilakukan
proses Shipping yang terdiri dari proses Delivery ,Transfer Order dan Shipment.
Proses Delivery diakhiri dengan proses Good Issue, dimana ketersediaan barang
di gudang akan berkurang sesuai dengan jumlah pengiriman. Proses Billing
merupakan alur proses terakhir di Sales Distribution dimana dilakukan proses
penagihan ke pelanggan berdasarkan jumlah barang yang dikirim. Informasi dari
proses Billing tersebut nantinya akan dilanjutkan di bagian Finance untuk proses
penerimaan uang .
Gambar 3.9
Sistem Penjualan Pertamina Retail Business
Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
Pelanggan untuk bisnis unit ini antara lain : SPBU, Agen, Pertamina Outlet,
perusahaan minyak lain dan lain lain Cara pembayaran menggunakan tiga cara
yaitu :
Universitas Sumatera Utara
•
Cash & Carry. Pelanggan melakukan pembayaran di bank, kemudian
dalam jangka waktu maksimal 3 hari sudah dilakukan proses pengiriman
barang.
•
Pre Payment. Pelanggan melakukan pembayaran terlebih dahulu di bank
kemudian berdasarkan
pembayaran
tersebut
dilakukan
pengiriman
sesuai dengan tanggal permintaan pelanggan.
•
Credit. Pembayaran dilakukan dengan cara credit, dimana proses
penagihan ke pelanggan dilakukan setelah proses pengiriman barang
selesai dilakukan.
A. Penjualan Tunai
Penjualan dengan Cash & Carry
Gambar 3.10
Penjualan dengan Cash & Carry
Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
Universitas Sumatera Utara
1. Proses Cash & Carry :
Penjualan dengan metodeCash & Carry dimulai dengan pelanggan
membayar terlebih dahulu di bank setelah itu memesan / meng-order barang
ke Pertamina, yang terdiri dari : Pelanggan menyetor uang di bank yang
terhubung ke Pertamina dengan sistem H2H. Pelanggan datang ke bank dan
memberikan informasi barang yang akan dibeli. Kemudian pihak bank melakukan
proses simulate Sales Order (SO) untuk memastikan apakah informasi yang
dimasukkan sudah benar seperti nama customer, material, selling price. Setelah
data di simulate SO sudah benar, kemudian pihak bank akan menyimpan data SO
tersebut dimana otomatis akan terkena Delivery Order(DO) block. Kemudian
petugas bank akan menerima uang berdasarkan SO tersebut. Setelah petugas bank
menerima uang, kemudian petugas bank akan melakukan release DOblock untuk
SO tersebut. Jadi DO block dipergunakan untuk memastikan bahwa sebelum
dibuat DO di Depot, pihak bank sudah menerima pembayaran dari pelanggan.
Kemudian, pelanggan akan mendapatkan printout SO untuk pembuatan DO di
Depot Proses transfer H2H dari bank ke Pertamina tidak berfungsi sehingga
pembuatan sales order dilakukan di Depot. Pelanggan membayar terlebih dahulu
di bank, kemudian pelanggan akan mendapatkan struk/tanda bukti pembayaran
dari bank. Berdasarkan struk tesebut, pelanggan akan ke Depot untuk pembuatan
SO dan DO.
Pada saat pembuatan SO, sistem tidak akan melakukan proses DO block
karena uang sudah diterima oleh bank sesuai dengan struk / tanda bukti tersebut.
Pada waktu pihak bank/ Depot membuat SO, sistem automatis akan melakukan
Universitas Sumatera Utara
pengecekan apakah pelanggan masih mempunyai sisa pembayaran yang belum
dibayar lebih dari 7 hari dari tanggal jatuh tempo. Jika ya, maka SO yang dibuat
di bank akan terkena block credit limit. Jika SO tersebut terkena credit block,
maka SO tersebut masih tetap dapat di simpan tetapi pihak Depot tidak dapat
membuat delivery order. Pada malam hari, EBS akan diterima untuk mengupdate
data pembayaran customer ke account down payment. Kemudian sistem secara
otomatis akan melakukan clearing dari account down payment ke account
receivable sehingga akan mengubah status open oldest item tidak melebihi dari 7
hari. Pada saat proses pembuatan delivery order, sistem kemudian melakukan
pengecekan terhadap status SO tersebut. Jika status SO tidak terkena credit limit,
maka pihak Depot dapat langsung membuat DO. Tetapi jika status SO tersebut
terkena credit limit, maka pihak Depot tidak dapat membuat DO. Pelanggan harus
kembali ke bank untuk melunasi kekurangan pembayaran yang sudah jatuh tempo
lebih dari 7 hari. Setelah pelanggan membayar kekurangan di bank, maka pihak
bank akan memberikan struk / tanda bukti pembayaran ke pelanggan. Pelanggan
akan memberikan struk tersebut ke Depot. Berdasarkan struk tersebut, maka pihak
finance credit analyst di Depot akan melakukan proses release credit limit untuk
SO tersebut. Setelah SO di release, kemudian pihak Depot dapat membuat DO.
Universitas Sumatera Utara
2. Proses Delivery Order :
DO dapat dibuat dengan dua cara :
a.
Background job. Untuk depot dengan pelanggan yang banyak, DO akan
dicreate buat secara background job untuk setiap periode waktu tertentu (mis
setiap siang, sore, malam hari atau setiap beberapa jam) berdasarkan data SO /
scheduling agreement yang sudah di release. Pencetakan printout list DO dapat
dilakukan berdasarkan atas permintaan dari pelanggan, khusus untuk pelanggan
dengan perlakuan customer pick up.
b.
Manual DO. Untuk depot dengan pelanggan yang sedikit, DO dapat dibuat
secara manual baik pada saat pelanggan datang ke depot atau tidak. Untuk barang
yang diambil oleh pelanggan, pelanggan akan ke depot untuk minta printoutlist
DO. Pada saat pelanggan akan mengambil barang di depot, printoutlist DO
tersebut diberikan ke supir sebagai surat pengantar ke depot untuk pengambilan
barang. Untuk pelanggan SPBU, barang akan dikirim oleh Pertamina berdasarkan
tanggal pengiriman di SO.
3.
Proses TD Shipment :
Delivery Order tersebut kemudian dilanjutkan dengan proses TD
scheduling di Depot dimana memasukkan informasi supir dan kendaraan. Master
kendaraan akan disimpan di SAP, jika tidak ada maka sementara akan
menggunakan dummy kendaraan. Data kendaraan akan disimpan dalam TD
shipment dimana proses pembuatan master data dilakukan oleh COE. Untuk nama
Universitas Sumatera Utara
supir tidak dimasukkan ke dalam master data, tetapi akan dimasukkan di dalam
text di TD shipment. Pencetakan filling slip dari TD scheduling dilakukan di pintu
masuk depot.Saat proses pemuatan barang (loading), TD loading confirmation
dan TD delivery confirmation dilakukan di Depot dengan menggunakan satu
proses. Proses serah terima barang dilakukan di Depot, dimana jika ada selisih
antara barang yang dikirim dengan barang yang diterima bukan menjadi tanggung
jawab Pertamina. Pencetakan Surat Jalan untuk pengiriman dengan franco ,
pencetakan dari TD load confirmation, sedangkan untuk loco pencetakan dari TD
delivery confirmation. Pencetakan dilakukan di pintu keluar depot dan diberikan
ke supir.
4. Proses Billing :
Berdasarkan jumlah barang yang dikirim tersebut, maka akan dilanjutkan
dengan pembuatan billing. Billing dapat dibuat dengan dua cara yaitu :
a.
Background job. Untuk depot dengan pelanggan yang banyak, billing akan
dibuat secara background job untuk setiap periode waktu tertentu (mis setiap
siang, sore, malam atau setiap beberapa jam). Pada saat proses background job
tersebut, dilakukan juga proses otomatis pencetakan billing. Printout billing
tersebut nantinya akan dikirim kepelanggan menggunakan kurir.
b.
Manual billing. Untuk depot dengan pelanggan yang sedikit, billing tetap
dibuat secara manual supaya billing dapat segera dibuat (tidak harus menunggu
background job). Proses pembuatannya dilakukan sebelum truk meninggalkan
depot dan printout billing akan dititipkan ke supir truk untuk pelanggan
Universitas Sumatera Utara
bersamaan dengan proses pengiriman barang. Billing yang sudah dibuat tersebut,
nantinya akan dimonitor oleh pihak Share Processing Center (SPC) dalam proses
automatic clearing.
5.
Aplikasi System
Aplikasi system yang dipergunakan untuk proses Cash & Carry yaitu :
a.
Host to Host. Aplikasi Host to Host dipergunakan di bank persepsi yang
terhubung dengan sistem My SAP di Pertamina. Aplikasi ini dipergunakan untuk
mengirim data transaksi My SAP yang dibuat di bank, seperti pembuatan sales
order.
b.
Sistem OSDS. Aplikasi OSDS dilakukan di Depot untuk pembuatan sales
order, delivery order, TD scheduling, TD load confirmation, TD delivery
confirmation and billing.
Universitas Sumatera Utara
Penjualan dengan Cash & Carry pada program Zero Loss
Gambar 3.11
Penjualan dengan Cash & Carry pada program Zero Loss
Sumber : PT.PERTAMINA (Persero) MOR I
1. Proses Cash & Carry dengan program Zero Loss :
Proses penjualan Retail dengan Cash & Carry pada Zero Loss program
berlaku pada pelanggan SPBU atau pengiriman yang dilakukan Pertamina (franco
customer). Jika selisih antara quantity yang dikirim oleh Pertamina dan aktual
quantity yang diterima oleh pelanggan terjadi kekurangan kirim melebihi toleransi
0.015% dalam suatu periode waktu tertentu. maka Pertamina akan membuat credit
note untuk mengurangi piutang pelanggan dan debit note untuk mengurangi utang
ke vendor pengangkutan. Berdasarkan catatan suatu periode tertentu, total jumlah
Universitas Sumatera Utara
tersebut dihitung dan pada akhir periode akan dibuatkan credit note oleh SPC
melalui program. Khusus untuk program zero loss ini pada master data customer
harus dimaintain untuk field incoterm adalah CFR. Alur proses keseluruhan sama
dengan Penjualan cash & carry.
2. Produk
Produk yang dijual dengan cara cash & carry dengan zero loss adalah Fuel
Bulk.
3. Aplikasi System
Aplikasi system yang dipergunakan untuk proses Cash & Carry yaitu :
a.
Host to Host. Aplikasi host to host dipergunakan di bank persepsi yang
terhubung dengan sistem host to host di Pertamina. Aplikasi ini dipergunakan
untuk mengirim data transaksi SAP yang dibuat di bank, seperti pembuatan sales
order.
b.
Sistem OSDS. Aplikasi OSDS dilakukan di Depot untuk pembuatan Sales
Order, Delivery Order, TD Scheduling, TD Load Confirmation, TD Delivery
Confirmation dan Billing.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dijelaskan diatas sebelumnya maka dapat
ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Penjualan BBM (Bahan Bakar Minyak) bersubsidi dan non subsidi
sangat tampak jelas perbedaannya yang sangat signifikan mulai dari
penyaluran yang dilakukan untuk sampai pada konsumen akhir dan juga
mekanisme penjualan BBM (Bahan Bakar Minyak) nya yang dilakukan
oleh PT. PERTAMINA (Persero) MOR I kepada para konsumen yang
dimana konsumen yang dimaksud adalah para lembaga penyalurnya.
Selain itu perbedaan yang sudah dijelaskan perbedaan lain juga dapat
dilihat
dari jumlah
bahan bakar
minyak
yang diberikan PT.
PERTAMINA (Persero) MOR I kepada para lembaga penyalur dalam
penebusannya. Untuk bahan bakar minyak yang subsidi tidak dibebaskan
berapapun yang ingin diambil karena sudah dialokasi namun berbeda
dengan yang non subsidi yang dapat dilakukan penebusan berapapun
yang diingikan para lembaga penyalur.
2. Penjualan BBM (Bahan Bakar Minyak) baik yang bersubsidi dan juga
non subsidi yang dilakukan oleh PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
pada bagian retail fuel marketing tidak dapat dilakukan secara kredit
sehingga seluruh penjualan yang dilakukan oleh PT. PERTAMINA
Universitas Sumatera Utara
(Persero) MOR I dilakukan secara tunai. Namun perlu diketahui
walaupun demikian bukan berarti tidak ada penjualan secara kredit yang
dilakukan PT. PERTAMINA (Persero) MOR I. Penjualan secara kredit
tetap ada dilakukan tapi tidak dalam fungsi Retail Fuel Marketing
melainkan di fungsi seperti Aviation. Dan penjualan secara kredit
dilakukan tidak hanya dengan seenaknya saja
melainkan harus
memenuhi beberapa syarat tertentu seperti dalam pengambilan BBM
(Bahan Bakar Minyak) dalam jumlah yang sangat besar.
B. SARAN
Adapun saran yang dapat penulis sampaikan dari hasil penelitian ini yaitu
sebagai berikut :
1. PT. PERTAMINA (Persero) MOR I seharusnya lebih memikirkan
cara atau solusi yang tepat agar BBM (Bahan Bakar Minyak)
bersubsidi yang seharusnya dialokasikan untuk masyarakat luas yang
khususnya masyarakat miskin merasakannya seluruh pasalnya pada
dewasa ini BBM (Bahan Bakar Minyak) bersubsidi juga banyak
dinikmati digunakan oleh masyrakat yang dapat dikatakan memiliki
kekuatan finansial diatas rata-rata alias kaya raya bukannya
seharusnya orang kaya seperti mereka menggunakan BBM (Bahan
Bakar Minyak) yang non subsidi.
Universitas Sumatera Utara
2. PT. PERTAMINA (Persero) MOR I hendaknya mengeluarkan
peraturan yang mewajibkan para lembaga penyalur BBM (Bahan
Bakar Minyak) khususnya untuk SPBU untuk meningkatkan fasilitas
mereka baik dari kamar mandi yang bersih dan juga mushola yang
layak untuk digunakan sebagai tempat ibadah masayrakat sekitar.
Universitas Sumatera Utara